PALSTAT s.r.o. systémy řízení jakosti PALSTAT CAQ verze Archiv 08/ Obsah

Transkript

1 1 Obsah 1 Obsah Úvod Výhody Spuštění SW Palstat Launcher SW Palstat a otevření programu Ovládání SW Jednotlivé funkce v menu Funkce Soubor Funkce filtrování záznamů Profily filtru Tiskové sestavy Historie změn Konec Ukončení práce v modulu Důležité funkce v menu Nástroje Pomocné databáze Katalog dokumentů Ovládání Katalogu dokumentů Popis jednotlivých oken Katalogu dokumentů Hlavní obrazovky SW Obrazovka Seznam Kopírování dokumentů Zobrazení dokumentů určených ke skartaci Zobrazení dokumentů vyžadující zařazení do skupiny pro likvidaci Přílohy Propojení na SW Úkoly Obrazovka Detail Popis polí záložky Detail Oddíl Dokument Oddíl Informace Oddíl Poznámka Oddíl Data Další funkce menu Nástroje Skartace ace/ Zálohování Vložit dávku ze scanneru Změna názvů položek Nastavení Seznam přihlášených uživatelů Nápověda O programu Přístup k dokumentům Strana 1 z 28

2 1. Úvod Modul je určen ke kompletní evidenci a řízení oběhu dokumentů v organizaci. Umožňuje evidenci dokumentů, jak z hlediska jejich identifikace jejich tak i obsahu. Do databáze je možné uložit dokument v jakékoliv běžně používané podobě (scanovaný dokument, fotografie, textový dokument, případně libovolný soubor na disku, je možné řídit i odkazované dokumenty). 1.1 Výhody - Možnost využití výhod práce v počítačové síti, - Snadné vyhledávání archivovaných dokumentů a záznamů dle různých, i kombinovaných kritérií. - Možnost určení délky archivace a následné provedení skartace po schválení uživatelem. - Úspora času při vyhledávání dokumentů a úspora místa při jejich uložení a archivaci. - Modul pro tisk materiálů uložených v modulu s možností jejich následné úpravy Strana 2 z 28

3 2 Spuštění SW Palstat SW je spouštěn z launcheru Palstat, jehož funkce je popsána v Základním manuálu PALSTAT CAQ. Launcher - Viz. následující obrázek je obrazovka, která se uživateli zobrazí po spuštění SW Palstat 2.1 Launcher SW Palstat a otevření programu V tomto okně se zobrazují ikony programů, do kterých má uživatel povolený přístup a nastavena přístupová práva v SW Databáze uživatelů. Pokud není označená ikona zobrazena v launcheru není pro přihlášeného uživatele nastaven přístup a práva v SW Databáze uživatelů. SW se otevře po kliknutí na příslušnou ikonu. Strana 3 z 28

4 3 Ovládání SW Menu V horní části programu se nachází hlavní nabídka programu. Pod hlavní nabídkou se nachází funkční lišta, která obsahuje základní databázový navigační panel s tlačítky. Doplňková tlačítka, kopírování filtrování,. přílohy. Pod funkční lištou se nachází informační lišta Pod informační lištou v levé části je seznam, který je možno seskupovat dle vybraných polí. 3.1 Jednotlivé funkce v menu Funkce Soubor Funkce filtrování záznamů Slouží pro vyhledávání a její spuštění je totožné s tlačítkem na liště. Tato funkce otevírá kombinovaný filtr, který je také možno spustit tlačítkem a také klávesovou zkratkou Ctrl + F. Strana 4 z 28

5 Po spuštění se otevře okno s výběrem vyhledávaných údajů. Filtr se sestává ze dvou částí: Jednotlivé obrazovky filtru jsou indikovány záložkami Dokument a Informace. Na předcházejícím obrázku je část výběru údajů týkajících se dokumentů a na následujícím obrázku jsou další informace, dle kterých lze vyhledávat. Na dolním obrázku jsou nadpisy kolonek vyznačených červenou elipsou přejmenovány dle funkce Změna názvů položek která je popsána v části zabývající se menu Nástroje Strana 5 z 28

6 Tato obrazovka slouží pro vyhledání požadovaného záznamu dle zvolených parametrů. Je možno vyhledávat dle jednoho nebo více parametrů. Jednotlivá okna vyhledávání se aktivují zaškrtávátkem umístěným před každým polem filtru. Filtr si v průběhu používání programu pamatuje filtrované položky a lze vyhledávat i dle části záznamů a to pomocí znaku % nebo * + známé údaje. Funkce jednotlivých tlačítek filtru: Zavře se okno filtru a aplikuje se zvolený filtr Aplikuje se zvolený filtr, okno se nezavírá Zavře se okno bez aplikování zvoleného filtru Tlačítko provede nastavení položek do výchozího stavu po spuštění programu Tlačítko slouží k ukládání vzorů jednotlivých filtrů Profily filtru Po kliknutí na tlačítko se objeví Pokud chceme zvolit již stanovený profil volíme pokyn Otevřít Pokud chceme zadat nový profil, zvolíme Uložit jako. Uložit jako Součástí definování filtru je volba, zda filtr bude pouze pro lokální účel nebo pro všechny uživatele. K tomuto nastavení slouží okna pro zaškrtnutí. Uživatelský profil je pro stanici uživatele, který profil zadává, Výchozí profil je pro všechny uživatele. Strana 6 z 28

7 Nastavený nový filtr se objeví při spuštění filtrování z menu tak, jak ukazuje následující obrázek Tiskové sestavy Tiskové sestavy je možno tisknout za pomoci obou označených funkcí na následujícím obrázku. Jednotlivé funkce editoru tiskových sestav jsou popsány v příslušném Základním manuálu PALSTAT CAQ. Všechny uložené dokumenty je možno pomocí funkce Tisk vytisknout, či vytvořit v tiskovém editoru sestavy dokumentů. Podrobný popis funkce tiskového editoru je součástí Základního manuálu PALSTAT CAQ. Strana 7 z 28

8 3.1.5 Historie změn V tomto okně je možno vyhledat všechny provedené změny v modulu, dle předdefinovaných kritérií. V tomto okně je možno vyhledat všechny provedené změny v SW modulu, dle předdefinovaných kritérií, buď Obecné změny nebo i Změny v tabulkách. Podrobný popis funkce Historie změn je součástí Základního manuálu PALSTAT CAQ Konec Ukončení práce v modulu Je možno provádět buď pomocí zmíněné funkce v menu nebo kliknutím na křížek v pravém horním rohu obrazovky. Strana 8 z 28

9 4 Důležité funkce v menu Nástroje 4.1 Pomocné databáze Účelem pomocných databází je především urychlit práci uživatele při naplňování hlavní databáze programu. Lze do ní vkládat číselníky, které budou později vybírat při práci s hlavní databází. Názvy jednotlivých číselníků se mění v souladu s přejmenováním kolonek. jednotlivých 4.2 Katalog dokumentů V katalogu se evidují jednotlivé typy dokumentů a zejména se dopředu nastavuje jejich doba skartace nebo archivace. Strana 9 z 28

10 Levá strana okna je seznamem druhů dokumentů a na pravé straně jsou podrobné informace o dokumentu Dokument s číslem 2 šedé barvy znamená, že dokument je neaktivní Ovládání Katalogu dokumentů Základní ovládání Je popsáno v Základním manuálu PALSTAT CAQ. Zobrazení neaktivních dokumentů Zobrazují se pomocí. V seznamu jsou neaktivní dokumenty zobrazeny šedou barvou. Neaktivní Změnování druhu dokumentu Záznamy provedených změnách dokument se stává použitím Funkce umožňující řízené provádění změn druhů dokumentů. Je prováděno pomocí Předchozí vydání (změna) druhu dokumentu je automaticky vedena dále jako neaktivní. Změny v záznamových polích podléhající sledování jsou evidovány. Pomocí tlačítka je možno je zobrazit. Funkce je stejná jako v hlavním programu. Strana 10 z 28

11 Toto tlačítko umožňuje zobrazování historie změn Toto tlačítko slouží k návratu, pokud byla využita funkce seskupování v seznamu. Toto je popsáno v Základním manuálu PALSTAT CAQ. Export do Excelu Toto tlačítko umožňuje filtrování záznamů Přiřazení uživatelů skupiny Použitím tlačítka se k druhu dokumentu přiřazují z databáze uživatelů jednotlivý uživatelé nebo skupiny. Související dokumenty Spuštění pomocí tlačítka souvisejících dokumentů. umožňuje přikládání Popis jednotlivých oken Katalogu dokumentů Pořadové číslo je číslo záznamu v SW Palstat. Nemá nic společného s číslováním pro identifikaci dokumentu. Index změn = POZOR! Jedná se o index změnového stavu druhu dokumentu. Není změnovým stavem konkrétního uloženého dokumentu. Má souvislost se zobrazováním v seznamu. Označuje používané druhy dokumentů. Aktivní jsou v seznamu s černým písmem. Neaktivní vyšedlé. Strana 11 z 28

12 Druh dokumentu. Dle tohoto údaje je zařazován dokument v obrazovce Detail Způsob likvidace. Jedná se o údaj po jakou dobu se uložený dokument uchovává. Po uplynutí této doby se dokument přeřadí mezi dokumenty určené ke skartaci. Lhůta začíná běžet od data zplatnění v obrazovce Detail Číslo Může být použito pro číslo dokumentu nebo záznamu Účel K jakému účelu dokument slouží Označení Například přesný název dokumentu Aktivní do: Pole pro označení aktivnosti dokumentu Druh dat Přednastavení druhu dat. Volná pole Pole, která je možno použít pro další informace o záznamu. Poznámka Může sloužit například pro podrobnější informace o druhu dokumentu. Strana 12 z 28

13 5 Hlavní obrazovky SW 5.1 Obrazovka Seznam Jedná se o řádkový seznam dokumentů. V tomto seznamu je možno využít všech funkcí, které jsou vhodné pro tyto druhy seznamů a jejich funkce je popsána v Základním manuálu ovládání SW Palstat. Například výběr ve sloupcovém filtru nebo možností seskupování dle vybraných položek. Funkce seznamu se spouští po kliknutí pravým tlačítkem myši v nadpisu sloupců. Strana 13 z 28

14 5.1.1 Kopírování dokumentů Provádí se pomocí ikony označené na následujícím obrázku Zobrazení dokumentů určených ke skartaci Je prováděno za pomocí tlačítka označeného na následujícím obrázku. Pomocí tohoto tlačítka jsou zobrazeny dokumenty, které v Katalogu dokumentů nebyly stanoveny jako archiválie a prošla jejich stanovená skartační lhůta od data zplatnění. Popis definování druhů dokumentů v Katalogu dokumentů je popsáno dále ve stejnojmenné části. Strana 14 z 28

15 5.1.3 Zobrazení dokumentů vyžadující zařazení do skupiny pro likvidaci Použitím označeného tlačítka se v seznamu zobrazují dokumenty, které byly v katalogu nebo při zadání nového dokumentu stanoveny jako dokumenty u kterých se neví, zda jsou archiválie nebo podléhají skartaci jedná se tedy o dokumenty neurčené a datum do kdy mělo být rozhodnuto je roven nebo nižší dnu, kdy byla použita tato funkce (datum počítače) Přílohy Funkce slouží pro přikládání souvisejících dokumentů různých druhů. Funkci popisuje Základní manuál PALSTAT CAQ. Strana 15 z 28

16 5.1.5 Propojení na SW Úkoly Funkce slouží pro přímé zadávání a sledování úkolů prostřednictvím SW Úkoly. Funkce podrobně popisuje Základní manuál PALSTAT CAQ a manuál pro SW Palstat Úkoly. Slouží pro případné snadné plánování a řízení úkolů a událostí vzešlých zde ze SW. V SW Úkoly jsou úkoly vytvořené v SW identifikovány ikonou SW v seznamu úkolů. 5.2 Obrazovka Detail 5.3 Popis polí záložky Detail Záložka Detail je rozdělena do čtyř oddílů, které jsou vyznačeny rámečkem. Strana 16 z 28

17 5.3.1 Oddíl Dokument Číslo dokumentu identifikace - jedinečný údaj, klíčová položka databáze, povinně vyplnitelné Vytvořil - Přihlášený uživatel SW Palstat. V SW se nastavuje automaticky, toto pole nemusí ani nemůže uživatel vyplňovat Vytvořeno - Datum založení záznamu. V SW se nastavuje automaticky, toto pole nemusí ani nemůže uživatel vyplňovat Druh dokumentu vybírá se z databáze Katalog dokumentů. Ovlivňuje další život dokumentu z hlediska jeho doby uchování do skartace nebo stanovení archiválií. Povinně vyplnitelné. Způsob likvidace přihrává se automaticky s výběrem druhu dokumentu, ale při zadání nového dokumentu do SW lze způsob likvidace měnit. Povinně vyplnitelné. Datum vzniku dokumentu je datumové pole, kam je možno pomocí výběrového okna, které se otevře po kliknutí na. Datum zplatnění - vyplněním data zplatnění dokument již nelze jakkoliv upravovat. Zároveň začíná běžet lhůta pro skartaci. Označení produktu/číslo dílu slouží pro výběr z SW Palstat Databáze dílů a to pomocí tlačítka. Tlačítko slouží jako náhled na podrobnější specifikaci dílu (detail). Strana 17 z 28

18 Tuto funkci lze použít, pokud uživatel potřebuje vybranou dokumentaci přiřadit k nějakému materiálu nebo výrobku. Název firmy - slouží pro výběr z SW Palstat Databáze kontaktů (odběratelé/dodavatelé) a to pomocí tlačítka. Tlačítko slouží jako náhled na podrobnější specifikaci kontaktu (detail). Tuto funkci lze použít, pokud uživatel potřebuje vybranou dokumentaci přiřadit k nějakému dodavateli nebo odběrateli. Možnost výběru média dokumentu. Provádí se zaškrtnutím příslušné kolonky nebo obou kolonek Oddíl Informace Tato část slouží pro bližší specifikaci druhu dokumentu. Nejedná se o pole povinná a jejich funkcí je posloužit k třídění dokumentů. V případě nově instalovaného programu se jednotlivé kolonky obsahující ikony jmenují info pole 1 13 a lze je pomocí funkce Změna názvů položek přejmenovat tak, jak je to provedeno v některém případě u předchozího obrázku Oddíl Poznámka Strana 18 z 28

19 Je vhodný pro doplňující informace k záznamu Oddíl Data Slouží jako část, do které se vkládají dokumenty a zároveň slouží jako informativní náhled na uložený dokument. Postup používání je následující: Výběr typu dokumentu Kliknutím na (Soubor) se objeví okno Pokud je vybrán typ dokumentu soubor, je třeba vložit vybraný soubor pomoci vedle zobrazeného okna. Strana 19 z 28

20 Pokud je vybrán typ dokumentu obrázek, je třeba vložit vybraný soubor pomoci vedle zobrazeného okna. Je-li následně zvolen pokyn vytvořit Je-li následně zvolen pokyn vložit ze souboru Je-li následně zvolen pokyn naskenovat Otevře se grafický editor, ve kterém je možno malovat. Vkládá se po vyhledání obrázek. POZOR:musí být ve formátu.jpg, bmp, png,tiff! Je třeba mít scanner připojený přímo k počítači, jinak se pro vkládaný obrázek volí vložit ze souboru Strana 20 z 28

21 6 Další funkce menu Nástroje Skartace Kliknutím na tuto funkci se otevře okno ve kterém se zobrazují dokumenty, které jsou připraveny ke skartaci. Jedná se o dokumenty, kterým proběhla nastavená lhůta skartace. Tato lhůta je nastavena při zadání dokumentu nebo přednastavena druhem dokumentu v katalogu. Termín skartace se počítá od data zplatnění dokumentu v obrazovce Detail. Zobrazení tohoto okna a propojení na seznam dokumentů je na níže uvedeném obrázku. Strana 21 z 28

22 Další postup při skartaci Dokumenty označené zaškrtnutím jsou pomocí tlačítka Další a následně po pokynu k tisku a opětovném pokynu Další skartovány Tlačítka výběru označení dokumentů Toto tlačítko slouží k označení dokumentu na kterém stojí kurzor Toto tlačítko slouží k označení všech dokumentu za kurzorem včetně Toto tlačítko slouží k zrušení vybrání Toto tlačítko slouží k označení všech dokumentu před kurzorem včetně ace/ Zálohování Funkce sloužící pro zálohu, eventuelně obnovu dat s cílem uložit data a vyprázdnit program. Strana 22 z 28

23 Kliknutím na ovat / zálohovat data se otevře okno a funkce pro možnost uložení nebo vypálení dat. Po výběru Nastavení se otevře následující okno a data jsou v tomto případě vypálena na CD. Strana 23 z 28

24 6.1.3 Vložit dávku ze scanneru Slouží k vložení záznam vybraného druhu dokumentu s připojeným obrázkem získaným ze skeneru. Tato funkce je vhodná pro vícenásobné skenování (u scanneru je podavač). Před pokynem scanování je třeba vybrat formát obrázku. Druh dokumentu se vybírá z dokumentů, u kterých byl v Katalogu vybrán Druh dokumentu obrázek Změna názvů položek Po zapnutí volby je možné v celém programu přejmenovat vybrané popisky polí. Po dvojitém kliknutí levým tlačítkem myši na zvolenou položku lze editovat název. Podrobný popis funkce je proveden v Základním manuálu PALSTAT CAQ. Pomocí této funkce také dochází k nastavení ukládání změn do funkce Historie změn a nastavuje se zde požadavek zdůvodnění změny. Strana 24 z 28

25 6.1.5 Nastavení Slouží pro nastavení SW pro všechny i jednotlivé uživatele Zobrazí okno pro nastavení programu. Uživatelské nastavení Znamená nastavení je pro počítač ze kterého se nastavení provádí Nastavení aplikaci pro Podsvícení řádku lze měnit barvy řádků v seznamu Načítání dat může být omezena velikost uloženého dokumentu Nastavení je pro všechny uživatele Palstat Strana 25 z 28

26 Povolené přílohy Nastavení dokumentů, které se zobrazují pod ikonou Seznam přihlášených uživatelů Slouží pro přehled, kteří uživatelé v danou dobu používají modul. 6.2 Nápověda O programu - zde je možno zjistit informace o tom, na koho je program registrován, jaká verze je používána, platnost licence atd. Strana 26 z 28

27 6.3 Přístup k dokumentům Přístup k jednotlivým dokumentům je zabezpečen následně: Ke všem dokumentům mohou všichni uživatelé SW, pokud u jednotlivých dokumentů nejsou stanoveni v Katalogu nebo zprostředkovaně v obrazovce Detail pracovníci, kteří mají dokument zpřístupněn. Nastavení probíhá dle obrázku. Jedná se zde o Záznam výstupní kontroly ke kterému je přiřazen z Databáze uživatelů František Nový. Na obrazovce Detail se přístupy regulují vybráním Druhu dokumentu a Zejména způsobu likvidace. Strana 27 z 28

28 Strana 28 z 28