PŘÍRUČKA PRO ŽADATELE A PŘÍJEMCE. v rámci INTEGROVANÉHO OPERAČNÍHO PROGRAMU

Transkript

1 PŘÍRUČKA PRO ŽADATELE A PŘÍJEMCE finanční podpory v rámci INTEGROVANÉHO OPERAČNÍHO PROGRAMU pro prioritní osy 1a a 1b Výzva číslo 16 - kontinuální Strategické projekty Smart Administration Verze příručky 1.1 Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 1 (celkem 40) Verze 1.1; Platnost od:

2 Obsah 1. Základní legislativa Pojmy Úvod Typy projektů a oprávnění žadatelé Co předchází žádosti o finanční podporu Projektový záměr Studie proveditelnosti a analýza nákladů a přínosů Monitorovací indikátory Rozpočet projektu Způsobilost výdajů - obecně Způsobilé výdaje v oblasti intervence Nezpůsobilé výdaje v oblasti intervence Pořízená technika a technologie Minimální a maximální velikost projektu a doba trvání Vyhlášení výzvy a předkládání žádostí o finanční podporu Forma žádosti Seznam příloh Způsob podání žádosti Příjem žádostí, jejich hodnocení a výběr projektů Hodnocení přijatelnosti a formálních náležitostí Hodnotící proces pro typové projekty Vydání Řídícího dokumentu Financování projektů Realizace projektu Povinnosti příjemců Vedení účetnictví Archivace Informování o projektu, propagace projektu Výběr dodavatelů Změny projektu Monitorování postupu projektů Způsob proplácení a žádosti o platbu Kontroly projektu Práva kontrolované osoby Povinnosti kontrolované osoby Práva kontrolních pracovníků Povinnosti kontrolních pracovníků Odstoupení od projektu Závěrečné vyhodnocení akce Nesrovnalosti Stížnosti a odvolání Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 2 (celkem 40)

3 1. Základní legislativa Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 ze dne 11. července 2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999, Nařízení Evropského parlamentu a rady (ES) č. 1080/2006 ze dne 5. července 2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj a o zrušení nařízení (ES) č. 1783/1999, Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 ze dne 8. prosince 2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních týkajících se Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu a Fondu soudržnosti a k Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 255/2012 Sb., o kontrole ( kontrolní řád), Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech ve znění pozdějších předpisů, Metodika finančních toků a kontroly programů spolufinancovaných ze strukturálních fondů, Fondu soudržnosti a Evropského rybářského fondu, Metodická příručka způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti na programové období , Vyhláška č. 560/2006 Sb., o účasti státního rozpočtu na financování programů reprodukce majetku, ve znění pozdějších předpisů (novela č. 11/2010 Sb.), Vyhláška MF č. 52/2008 Sb., kterou se stanoví zásady a termíny finančního vypořádání vztahů se státním rozpočtem, státními finančními aktivy nebo Národním fondem, Vyhláška MF č. 165/2008, kterou se stanoví rozsah a struktura údajů pro vypracování návrhu zákona o státním rozpočtu a termíny jejich předkládání, Usnesení vlády ČR č. 48/2009 o Závazných postupech pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů Evropské unie, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období let 2007 až 2013; bylo revidováno v únoru 2011 v souladu s usnesením vlády č. 745 ze dne 20. října 2010 Usnesení vlády České republiky ze dne 22. února 2010 č. 158 o opatřeních při zadávání veřejných zakázek, Usnesení vlády č. 536/2008 o strategických projektových záměrech pro čerpání finančních prostředků ze strukturálních fondů EU v rámci Smart Administration, Usnesení vlády č. 854/2008 ke Strategii rozvoje služeb pro informační společnost, Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 3 (celkem 40)

4 Usnesení vlády ČR č. 50/2012 o změně Koncepce rozvoje Komunikační infrastruktury veřejné správy, Usnesení vlády ČR č. 224/2012 k Informaci o zajištění vybraných služeb informačních a komunikačních technologií využívaných státní správou. 2. Pojmy Etapa: Etapou projektu se rozumí technicky, finančně a časově nezávislá fáze projektu, která je logicky kontrolovatelná. Projekt může, ale nemusí být rozdělen do jednotlivých etap. Kontrola: Kontrola je důležitou součástí řídící práce. Jde o činnost, při které se ověřuje, zda skutečný stav odpovídá stavu žádoucímu a zda existují (a jak se naplňují) opatření k dosažení souladu mezi skutečným stavem a stavem žádoucím. Směřuje k objektivnímu zajištění plnění závazků vyplývajících z řídícího dokumentu a k dodržování obecně závazných předpisů pro používání veřejných prostředků. Prověřuje účinnost, efektivnost, hospodárnost a účelovost použití veřejných prostředků a stav v nakládání s majetkem a závazky. Zajišťuje, že budou přijata opatření na odstranění zjištěných nedostatků a příčin jejich vzniku. Nesrovnalost: Pojem nesrovnalost ( irregularity ) je pro účely ochrany finančních zájmů EK a zacházení s prostředky poskytnutými ze souhrnného rozpočtu Evropských společenství definován v Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti. Nesrovnalostí se rozumí porušení právních předpisů Společenství vyplývající z jednání nebo opomenutí hospodářského subjektu, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu Evropských společenství, a to započtením neoprávněného výdaje do rozpočtu Společenství. Nesrovnalosti představují porušení pravidel ES nebo českých právních norem, a to úmyslné i z nedbalosti. Řídící dokument: Jedná se o dokument poskytující peněžní prostředky příjemci. Je vydáván příslušným zprostředkujícím subjektem, do jehož působnosti spadá daný projekt a který rozhoduje o poskytnutí finančních prostředků. Je vydáván na celkovou dobu uskutečňování daného projektu a obsahuje zejména označení příjemce finančních prostředků, účel, na který jsou tyto finanční prostředky poskytovány, výši pomoci ze strukturálních fondů, popř. státního rozpočtu, časový harmonogram plnění projektu a podmínky užití finančních prostředků, resp. podmínky, které je nutné dodržet po jejich poskytnutí finančních. Další náležitosti řídícího dokumentu stanoví zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, v platném znění. Příkladem řídícího dokumentu v případě organizačních složek státu je Stanovení výdajů na financování akce OSS. Příjemce: Příjemci podpory jsou subjekty zodpovědné za zajištění realizace projektů. Příjemci připravují vlastní projekty, které realizují, a to buď vlastními silami nebo ve spolupráci s partnery či prostřednictvím externího dodavatele, případně kombinací těchto variant. Řídící orgán: Řídícím orgánem operačního programu je subjekt odpovědný za jeho řízení a implementaci. V případě IOP je jím Ministerstvo pro místní rozvoj ČR (dále také MMR ). Řídící orgán může výkon některých činností delegovat na zprostředkující subjekty. Závěrečné vyhodnocení akce: Jedná se o pojem vycházející z paragrafu 6 vyhlášky č. 560/2006 Sb., o účasti státního rozpočtu na financování programů reprodukce majetku (ve znění pozdějších předpisů novela č. 11/2010 Sb.). V termínu daném řídícím dokumentem předkládá příjemce Ministerstvu vnitra ČR příslušnému odboru poskytovatele dotace zprávu pro závěrečné vyhodnocení akce. ZVA zpracuje poskytovatel dotace. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 4 (celkem 40)

5 Zprostředkující subjekt: Zprostředkující subjekt je subjekt, na který Řídící orgán deleguje výkon některých svých činností. Rozsah delegovaných činností je stanoven formou písemné dohody mezi Řídícím orgánem a zprostředkujícím subjektem. Pro oblast intervence 1.1 Rozvoj informační společnosti ve veřejné správě je zprostředkujícím subjektem Ministerstvo vnitra ČR. Žádost o finanční podporu: Žádost o finanční podporu je dokument, ať již v papírové či elektronické formě, který je předkládán v rámci vyhlášené výzvy. Žádost o platbu: Žádosti o provedení platby zasílá příjemce finančních prostředků příslušnému zprostředkujícímu subjektu. Žádosti jsou zasílány v intervalech, které stanoví řídící dokument. Žádost musí být doložena potřebnými doklady (zaplacené faktury, výpisy z účtů). Žadatel: Žadatel o finanční podporu je subjekt, který předkládá svou projektovou žádost k hodnocení za účelem získání podpory ze strukturálních fondů, resp. z IOP. Po vydání právního aktu se z žadatele stává příjemce. 3. Úvod Globálním cílem Integrovaného operačního programu (dále jen IOP ) je prostřednictvím zefektivnění fungování veřejné správy a veřejných služeb podpořit socioekonomický růst ČR a zvýšit kvalitu života občanů. Splnění tohoto cíle je v programovém období finančně podporováno z jednoho ze strukturálních fondů EU Evropského fondu pro regionální rozvoj (ERDF), a to až do výše 85% z celkových způsobilých veřejných výdajů. Zbylých 15 % způsobilých veřejných výdajů je hrazeno z národních finančních zdrojů ČR. Za část implementace IOP odpovídá Ministerstvo vnitra ČR jako zprostředkující subjekt pro: - Prioritní osu 1a - Modernizace veřejné správy v oblasti Cíle Konvergence, - Prioritní osu 1b - Modernizace veřejné správy v oblasti Cíle Regionální konkurenceschopnost a zaměstnanost. podporuje v rámci oblasti intervence 1.1 aktivity: Vybudování přístupových míst pro komunikaci s informačními systémy veřejné správy. Elektronizace služeb veřejné správy, a to zejména formou elektronizace procesních postupů u jednotlivých agend v oblasti justice, daňové a celní správy, kultury, vzdělávání, zdravotnictví, dopravy, zaměstnanosti, sociální péče, hospodářství a archivnictví. Zdůvodnění podpory: nedostatečné využívání moderních ICT ústřední veřejnou správou, neefektivní investování do rozvoje ICT v ústřední státní správě, špatná infrastrukturní vybavenost pro šíření vysokorychlostního připojení k internetu, roztříštěné, nejednoznačné a nepopsané datové zdroje, nejednotné a izolované datové registry, chybějící definice podmínek a standardů pro sdílení dat mezi orgány veřejné správy, malá nabídka služeb na úrovni interakcí a transakcí, nedostatečné zabezpečení informačních sítí a služeb, funkce aplikačního SW nejsou dostatečně integrovány, malá typovost používaných produktů, Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 5 (celkem 40)

6 nedostatečná koordinace a standardizace rozvoje informatizace. Globální cíl: modernizace ústřední státní správy prostřednictvím rozvoje informační společnosti. Specifické cíle: zlepšit úroveň služeb elektronické veřejné správy, zvýšit využívání internetu občany pro komunikaci s veřejnou správou, snížit administrativní zatížení občanů, podnikatelů a veřejného sektoru. Veřejná podpora Není poskytována veřejná podpora. Podpora je poskytována ústředním orgánům veřejné správy, které své služby neposkytují na ekonomické bázi; výkon veřejné činnosti nemá charakter ekonomické činnosti. Příjmy z projektu Budou podpořeny pouze projekty, které negenerují příjmy v průběhu realizace, udržitelnosti a referenčního období, tj. 15 let od zahájení realizace projektu. Typ podpory Individuální (strategické) projekty. 4. Typy projektů a oprávnění žadatelé Projekty podávané v této výzvě mají charakter tzv. strategických projektů. 4.1 Vymezení žadatelů o finanční podporu O finanční podporu v rámci oblastí intervence IOP implementovaných Ministerstvem vnitra mohou žádat výhradně subjekty, které jsou v Programovém dokumentu IOP uvedeny jako oprávnění žadatelé, a to na základě výzvy k předkládání žádostí o podporu, zpracované odborem strukturálních fondů a vyhlašované na webových stránkách Oprávněnými žadateli v rámci oblasti intervence 1.1 jsou ústřední orgány státní správy. 5. Co předchází žádosti o finanční podporu 5.1 Projektový záměr První a nejdůležitější věcí v celém procesu přípravy žádosti o finanční podporu je vždy kvalitní projektový záměr. Žadatel musí mít jasnou představu o tom, jaký projekt se má uskutečnit. Projekt musí být realizovatelný, odpovídat situaci a možnostem žadatele, být dostatečně efektivní a udržitelný. Žadatel musí vycházet z analýzy situace a na jejím základě definovat potřeby, jejichž naplnění je cílem projektu. Po stanovení cíle projektu, vstupů, nástrojů a aktivit projektu je nutné Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 6 (celkem 40)

7 zvážit technické, finanční, personální a časové požadavky pro úspěšnou realizaci projektu a srovnat je s možnostmi, kterými žadatel disponuje. Teprve poté, co má ujasněnou ucelenou strategii či záměr, by měl žadatel zjistit možnosti podpory svého potenciálního projektu. Za tímto účelem může žadatel hledat informace na webových stránkách a následně konzultovat svůj záměr s pracovníky odboru strukturálních fondů MV ČR. Důležitým faktorem je mít projektový záměr provázaný s příslušnou legislativou a se strategickými a metodickými dokumenty, z nichž výzva vychází: Zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, viz Podrobná uživatelská příručka, vč. návrhu postupů, Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů, Integrovaný operační program Programový dokument, Usnesení vlády ČR č. 757/2007, Strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby (verze 2010), Usnesení vlády ČR č. 536/2008, Strategické projekty pro čerpání prostředků ze Strukturálních fondů EU v rámci Smart Administration příloha č. 8, Usnesení vlády ČR č. 854/2008, Strategie rozvoje služeb pro informační společnost v České republice na období , Usnesení vlády ČR č. 50/2012, o změně Koncepce rozvoje Komunikační infrastruktury veřejné správy, Usnesení vlády ČR č. 224/2012 k Informaci o zajištění vybraných služeb informačních a komunikačních technologií využívaných státní správou. 5.2 Studie proveditelnosti a analýza nákladů a přínosů Součástí přípravy projektu a následně povinnou přílohou žádostí o podporu musí být i studie proveditelnosti, která slouží jako nástroj ke zdůvodnění projektu z ekonomického, právního a technického hlediska ve vazbě na konkrétní cíle dané prioritní osy a oblasti intervence IOP. Součástí této studie bude rovněž Analýza nákladů a přínosů (tzv. CBA). Studie proveditelnosti slouží poskytovateli podpory jako podklad k posouzení realizovatelnosti projektu a ověření jeho smysluplnosti; pro žadatele o podporu představuje jeden z klíčových nástrojů samotného projektového řízení. Smyslem studie je provést všestrannou analýzu projektového investičního záměru, resp. jeho variant. Proto musí obsahovat analýzu současného stavu, odhad budoucího vývoje řešené oblasti a návrh možných věcných variant řešení (včetně varianty nulové projekt se nebude realizovat) včetně analýzy případných změn parametrů projektu, stability cílů projektu a jeho následné udržitelnosti. Z pohledu žadatele o podporu je ve studii proveditelnosti důležitý i odhad možných rizik a jejich dopad na uvažované varianty. Analýza rizik a z ní vytvořená mapa rizik poslouží realizátorovi projektu také při sestavování a vedení projektového týmu. Studie proveditelnosti musí: poskytnout hodnotitelům a poskytovateli finančních prostředků veškeré informace, které jsou nezbytné pro posouzení a ohodnocení projektu, zejména ve vazbě na všechna výběrová kritéria, informovat o záměru z hlediska stávajícího stavu řešené problematiky i jejího budoucího vývoje, prokázat, že pro samotný projekt, o jehož podporu se žádá, byla vybrána nejlepší a ekonomicky nejvýhodnější varianta, prokázat správnost odhadu a reálnost plánovaného rozpočtu, prokázat udržitelnost projektu a schopnost jeho financování ze strany žadatele po ukončení finanční podpory ze strukturálních fondů, popsat a zdůvodnit případné zapojení partnerů do realizace projektu. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 7 (celkem 40)

8 Osnova studie proveditelnosti a CBA je uvedena v přílohách č. 1a a 1b této Příručky. Osnova studie proveditelnosti a CBA je závazná. Kontaktní osoby pro výzvu: Kontaktní adresa: Ministerstvo vnitra ČR Odbor strukturálních fondů Jindřišská 34, Praha 1 Kontakt na útvar hlavního architekta pro získání stanoviska: Ministerstvo vnitra ČR Odbor veřejné správy a egovernmentu Nám. Hrdinů 1634/ Praha Monitorovací indikátory Při tvorbě žádosti o finanční podporu si musí žadatel také ujasnit cíle svého projektu monitorovací indikátory. Měřitelným parametrem realizace projektů je plnění monitorovacích indikátorů výstupu. Vykazovat plnění indikátorů bude příjemce podpory v pravidelných hlášeních o pokroku a monitorovacích zprávách. Žadatel je povinen indikátory projektu dodržet, tzn. naplnit zvolenou cílovou hodnotu, ke které se zavázal. Pokud během realizace projektu nastane situace, kdy by mohlo dojít ke změnám projektu, které mohou ovlivnit výslednou hodnotu indikátoru, příjemce změnu neprodleně ohlásí OSF před jejím uskutečněním. Indikátory jsou zaneseny v systému Benefit. Žadatel při vyplňování žádosti vloží cílovou hodnotu indikátoru, který se týká jeho projektu. Indikátor výstupu: Počet registrů nově napojených na centrální registry 6. Rozpočet projektu Kromě výstižného slovního popisu projektu je nutné zaměřit se i na důslednou přípravu projektového rozpočtu, který musí být přiměřený plánovaným aktivitám, jasně a logicky strukturovaný a přehledný. Rozpočet musí odpovídat obsahové náplni a rozsahu projektu a respektovat případná omezení stanovená legislativními a metodickými dokumenty. Rozpočet musí mít takovou strukturu, aby bylo možné posoudit přiměřenost výdajů, úplnost a relevanci jednotlivých položek rozpočtu ve vztahu k aktivitám projektu i k rozpočtu jako celku. Rozpočet projektu uvedený ve studii proveditelnosti musí navazovat na záložku Potřeby EDS uvedenou v systému Benefit7 a nesmí být v rozporu. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 8 (celkem 40)

9 V záložce Potřeby EDS v Benefit7 se dále vyplňují sumarizované položky jednotlivých druhů způsobilých výdajů z rozpočtu a jejich vazba na rozlišení druhů výdajů programového financování EDS/SMVS. Rozpočet dle položek je povinnou součástí žádosti o podporu. Vzor rozpočtu je uveden v příloze Příručky č. 2. Žadatelé uvádějí výdaje včetně DPH. 6.1 Způsobilost výdajů - obecně Způsobilost výdajů projektu je podmíněna dodržením principů uvedených v této kapitole. Podrobná pravidla způsobilosti výdajů a příklady jejich aplikace jsou uvedeny v Pravidlech způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti na programové období , která byla schválena usnesením vlády ČR č. 61/2007, a v navazující Metodické příručce způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti na programové období Aktualizované verze obou dokumentů jsou k dispozici na: Výdaje na realizaci projektu lze uhradit z přidělené podpory až do výše 85 % rozpočtu celkových způsobilých výdajů za předpokladu, že rozpočtované prostředky splňují následující principy: hledisko hospodárnosti výdaj musí odpovídat cenám v místě, čase a v daném oboru obvyklým. Výdaj musí být co nejnižší, vynaložen ve správné době a získané protihodnoty musejí být v přiměřené kvalitě a dostatečné kvantitě. hledisko účelnosti výdaj musí mít přímou vazbu na projekt a být pro jeho realizaci nezbytný, hledisko efektivnosti je nutné usilovat o maximalizaci poměru mezi vstupy a výstupy projektu, hledisko časové výdaj byl skutečně uhrazen nejdříve po , přičemž projekty nesmějí být dokončeny před schválením prvního Stanovení výdajů na financování akce OSS, dokladování a zaplacení výdaje - výdaje musí být identifikovatelné, prokazatelné (tzn. prokazatelně zaplaceny příjemcem), definitivní a příjemce podpory je musí kdykoliv doložit účetními doklady, které v souladu s požadavky legislativních předpisů musí být zachycené v účetnictví nebo v daňové evidenci příjemce. Plnění těchto základních principů je podmínkou tzv. způsobilosti výdajů, tj. pouze výdaje splňující podmínky způsobilosti mohou být proplaceny z finančních prostředků přidělených v rámci podpory. Výdaj, na který se vztahuje přiznaná podpora z této výzvy, nelze uplatnit v jiném dotačním programu financovaném z veřejných zdrojů EU a ČR. Výdaje pořízené před datem vyhlášení výzvy je možné financovat (viz způsobilost výdajů po ), avšak je nutné prokázat dodržení všech pravidel, která jsou součástí výzvy. Z tohoto důvodu lze doporučit financovat jen výdaje, které vzniknou až po vyhlášení výzvy. 6.2 Způsobilé výdaje v oblasti intervence 1.1 pořízení dlouhodobého nehmotného majetku, pořízení dlouhodobého hmotného majetku, pořízení drobného hmotného a nehmotného majetku, Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 9 (celkem 40)

10 výdaje na nákup služeb bezprostředně souvisejících s realizací projektu, projektová dokumentace, odborné studie, posudky a analýzy, jejichž vyhotovení je nezbytné pro realizaci projektu (vč. studie proveditelnosti) do 5 % celkových způsobilých výdajů projektu, náklady na nezbytnou publicitu projektu nepřesáhnou 5 % z celkových způsobilých výdajů projektu, daň z přidané hodnoty u neplátců DPH, daň z přidané hodnoty u plátců DPH, pokud nemají nárok na odpočet DPH na vstupu. Výdaje musí souviset s pořizováním a rozšiřováním informačních systémů za použití informačních a komunikačních technologií. Informačními a komunikačními technologiemi (ICT) se rozumí hardwarové a softwarové prostředky pro sběr, přenos, ukládání, zpracování, distribuci a zabezpečení dat, včetně projektů pro jejich implementaci, resp. tvorbu. Mezi hardwarové (technické) prostředky patří zejména servery, stacionární a přenosné personální počítače, tiskárny, komunikační a síťová zařízení (především vysílače, směrovače, přepínače) a další specializovaná koncová zařízení (myš, tablet, scanner, kamera, PDA, mobilní telefon apod.). Mezi softwarové (programové) prostředky patří základní software (operační systém, databázový systém, komunikační systém) a aplikační software. Způsobilost výdajů z hlediska místa realizace Podpora v rámci prioritní osy 1a, 1b se týká projektů s dopadem na celé území České republiky. 6.3 Nezpůsobilé výdaje v oblasti intervence 1.1 Jedná se o kategorie výdajů, které nelze hradit z přidělené podpory. Tyto výdaje, pokud vzniknou, musí být uhrazeny z vlastních zdrojů příjemce. výdaje bez přímého vztahu k projektu, výdaje nesplňující principy hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti, osobní náklady, úroky z úvěrů, výdaje partnerů, nákup staveb a použitého zařízení, daň z přidané hodnoty, pokud existuje zákonný nárok na její odpočet ve smyslu zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, a jiné daně, splátky půjček a úvěrů, sankce a penále, výdaje na záruky, výdaje na bankovní záruky, pojištění, úroky, bankovní poplatky, kursové ztráty, celní a správní poplatky, režijní výdaje. Pokud budou v rámci projektu vynaloženy i nezpůsobilé výdaje, je nutné je v žádosti o podporu uvést a explicitně označit jako nezpůsobilé. Tyto výdaje nebudou zahrnuty do požadované výše podpory. Z těchto důvodů důrazně doporučujeme konzultovat Žádost o platbu před jejím oficiálním podáním se zprostředkujícím subjektem Ministerstvo vnitra ČR Odbor strukturálních fondů (dále také OSF). 6.4 Pořízená technika a technologie Vytváření, rozvoj a údržba celostátních základních a dalších relevantních registrů a agendových informačních systémů veřejné správy včetně systému bezpečného a chráněného přístupu. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 10 (celkem 40)

11 6.5 Minimální a maximální velikost projektu a doba trvání Minimální ani maximální výše celkových způsobilých nákladů na jeden projekt není stanovena. Maximální délka realizace projektů je do Ukončení financování projektu termín, do kterého budou ukončeny všechny platby spojené s realizací projektu, tzn. datum, do kterého musí příjemce proplatit všechny faktury. Následuje po termínu ukončení realizace projektu a předchází závěrečnému vyhodnocení akce. Maximální datum ukončení financování projektu je Vyhlášení výzvy a předkládání žádostí o finanční podporu Výzva bude zveřejněna na webových stránkách Ministerstva vnitra a na webu Výzva 16 je otevřena od do do 14,00 hodin. Projekty, které budou podány nad rámec stanovené alokace, budou zařazeny do zásobníku projektů. V případě, že by došlo k prodloužení výzvy, budou potenciální žadatelé 10 pracovní dnů před datem původně plánovaného ukončení výzvy informováni o jejím prodloužení prostřednictvím zprávy, která bude zveřejněna na webu OSF. 7.1 Forma žádosti Žádost o finanční podporu (žádost) se vyplňuje do standardního elektronického formuláře, který je dostupný na webových stránkách V případě dotazů k vyplňování žádosti se mohou žadatelé obracet na kontaktní osoby uvedené v této Příručce pro žadatele a příjemce. Postup pro zpracování a podání elektronické žádosti je podrobně uveden v příloze č. 9 této Příručky pro žadatele a příjemce. Žádost musí být odevzdána také v tištěné podobě, kterou žadatel získá výtiskem finalizované sestavy vyplněného formuláře projektové žádosti zpracované v aplikaci Benefit7. Tu musí podepsat statutární zástupce žadatele nebo osoba pověřená k tomuto úkonu (v takovém případě je třeba doložit i pověření pro tuto osobu k tomuto úkonu). Kromě tištěné žádosti předloží žadatel ještě dvakrát první dvě strany projektové žádosti, tj. po vytištění projektové žádosti ještě dvakrát vytiskne stránku č. 1 a 2 nebo je dvakrát okopíruje. 7.2 Přílohy žádosti o finanční podporu K tištěné žádosti musí být přiloženy všechny povinné přílohy, které jsou upřesněny v příloze č. 3 Příručky pro žadatele a příjemce. Listy výtisku žádosti a listy jednotlivých příloh je třeba pevně spojit, tj. podepsaná žádost musí být sešita a přelepena páskou v levém horním rohu nebo jiným obdobným způsobem zamezujícím neoprávněnému nakládání s žádostí. Páska musí být označena podpisem (případně podpisem a razítkem) představitele žadatele oprávněného jednat jeho jménem na první a/nebo poslední straně žádosti. Za pevné spojení není považována kroužková vazba či vazba do hřbetu. Přílohy žádosti o finanční podporu: se předkládají v jednom vyhotovení, Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 11 (celkem 40)

12 jsou originálem nebo úředně ověřenou kopií (s výjimkou dokumentace výběrových řízení, která postačí předložit v prosté kopii s čestným prohlášením žadatele/příjemce o tom, že kopie se shoduje s originálem), musí být očíslovány podle seznamu příloh uvedeného v žádosti Benefit7 a podle tohoto seznamu seřazené. Počet stran příloh musí souhlasit s údajem o počtu stran uvedeném v seznamu příloh. Přílohy, které žadatel dodává nad rámec povinných příloh žádosti, připojí za poslední povinnou přílohu a při číslování bude pokračovat od posledního čísla povinné přílohy. Přílohy, u nichž je vyžadován podpis žadatele, musí být statutárním zástupcem žadatele nebo k úkonu pověřenou osobou řádně podepsány. Přílohy žadatel přikládá též v elektronické podobě k žádosti v IS Benefit7. Pokud je příloha příliš rozsáhlá (např. dokumentace k ukončeným, resp. probíhajícím VŘ), přikládá žadatel přílohy vypálené na nosiči CD k listinné verzi žádosti. Pokud charakter či rozsah příloh neumožňuje jejich pevné svázání v nerozebíratelném vyhotovení formátu A4, použije žadatel jiný obdobný postup odpovídající charakteru příloh a současně zamezující neoprávněnému nakládání s nimi. Pokud charakter či rozsah příloh neumožňuje přiložení totožných verzí příloh k elektronické i listinné podobě žádosti, přiloží tyto žadatel pouze k listinné formě žádosti, a to buď v tištěné podobě, nebo na nosiči dat. 7.3 Seznam příloh Přehled povinných příloh předkládaných spolu se žádostí o finanční podporu je uveden v příloze č. 3 této Příručky pro žadatele a příjemce a v IS Benefit7. Po vyplnění jej musí žadatel vytisknout. V případě, že některá příloha není relevantní, žadatel do formuláře v IS Benefit7 uvede k příslušné žádosti informaci, že tato příloha není pro daný projekt relevantní a proč. 7.4 Způsob podání žádosti Na obálku dále uveďte: 1. číslo výzvy ve formátu Výzva 16, IOP - prioritní osa 1, oblast intervence 1.1; 2. název projektu; 3. na obálku uveďte NEOTVÍRAT v levém horním rohu; 4. adresu vyhlašovatele; 5. plný název a adresu žadatele. Všechny uvedené náležitosti lze automaticky vygenerovat prostřednictvím aplikace Benefit7 Štítek na obálku, který žadatel nalepí na obal, se tiskne jako samostatná poslední strana po finalizaci projektové žádosti. Rozhodným okamžikem je doručení, nikoli odeslání projektové žádosti. Rizika plynoucí ze zvoleného způsobu doručení nese žadatel. Příjem žádostí probíhá v pracovní dny po celou dobu od vyhlášení výzvy do konečného termínu uvedeného ve výzvě k předkládání projektů, a to vždy od 9 do 14 hodin na adrese Ministerstvo vnitra ČR Odbor strukturálních fondů, Jindřišská 34, Praha 1. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 12 (celkem 40)

13 Doporučujeme neodkládat odevzdání žádosti na poslední dny příjmu. Žádosti doručené po stanoveném datu nebudou převzaty. 8. Příjem žádostí, jejich hodnocení a výběr projektů 8.1 Hodnocení přijatelnosti a formálních náležitostí Bezprostředně po odevzdání žádosti obdrží žadatel potvrzení o převzetí žádosti podepsané příslušným pracovníkem odboru strukturálních fondů (OSF). Po ukončení výzvy, případně od převzetí žádosti pracovníkem OSF, začíná běžet lhůta pro posouzení přijatelnosti a kontrolu formálních náležitostí, v rámci níž může být žadatel osloven pracovníkem OSF s požadavkem o doplnění žádosti tak, aby mohla být postoupena k dalšímu hodnocení. Posouzení přijatelnosti Žádost je posuzována z hlediska obecných a specifických kritérií přijatelnosti. Obecná kritéria přijatelnosti: žádost se vztahuje pouze na jednu oblast intervence IOP, projekt je svým zaměřením v souladu s cíli a aktivitami příslušné oblasti intervence, projekt odpovídá pokynům nastaveným v příslušné výzvě, projekt respektuje minimální a maximální hranici celkových způsobilých výdajů a povolené období v případě, že tyto hranice byly pro danou oblast intervence případně příslušnou výzvu stanoveny, projekt nemá negativní vliv na žádnou z horizontálních priorit IOP, žadatel splňuje definici příjemce u příslušné oblasti intervence, vymezenou v příslušné výzvě. Specifická kritéria přijatelnosti: projekt je svým zaměřením v souladu s cíli Strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby (Smart Administration), požadovaná dotace se vztahuje pouze ke způsobilým výdajům stanoveným pro příslušnou oblast podpory, projekt je v souladu s pravidly veřejné podpory pro příslušnou oblast podpory, v projektu jsou popsána všechna zadávací řízení, pokud s nimi projekt počítá. Uvedený popis zadávacích řízení nevykazuje rozpor s příslušnou legislativou. Kontrola formálních náležitostí: Pokud žádost splní všechna kritéria přijatelnosti, provede pracovník OSF kontrolu formálních náležitostí, při které se zjišťuje, zda: žádost byla podána v předepsané formě (v elektronické podobě, vytištěná, počet výtisků), tištěná žádost je podepsána statutárním zástupcem žadatele, v žádosti jsou vyplněny všechny předepsané a požadované údaje, jsou doloženy všechny povinné přílohy a ty jsou v požadované formě (včetně očíslování), povinné přílohy obsahově splňují příslušné náležitosti, verze elektronické i tištěné žádosti jsou (dle kontrolního znaku) shodné. V případě, že projekt nesplňuje všechny formální náležitosti nebo nelze vyhodnotit kritéria přijatelnosti (např. kvůli chybějícím dokumentům), vyzve pracovník OSF žadatele k doplnění nebo opravě chybějících náležitostí. Pracovník OSF může vyzvat žadatele k doplnění nejvýše dvakrát u kontroly přijatelnosti a nejvýše dvakrát u kontroly formálních náležitostí. Žadatel je povinen dodat nebo opravit Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 13 (celkem 40)

14 formální náležitosti a doplnění pro posouzení přijatelnosti do 5 pracovních dnů od potvrzení převzetí výzvy k doplnění. Pokud žadatel ve stanoveném termínu neprovede nápravu, je vyřazen z dalšího postupu administrace a je mu zaslán dopis s doručenkou, oznamující tuto skutečnost, s uvedením výčtu nesplněných kritérií přijatelnosti nebo formálních náležitostí včetně odůvodnění. 8.2 Hodnotící proces Po vyhodnocení kritérií přijatelnosti a formálních náležitostí je projekt předložen externím hodnotitelům, kteří provedou hodnocení kvality projektu na základě výběrových kritérií schválených Monitorovacím výborem IOP, která jsou uvedena v následující tabulce. SKUPINY A VÝBĚROVÁ KRITÉRIA Maximální počet bodů 1. Zdůvodnění projektu 10 Zdůvodnění projektového záměru - jaké jsou cíle projektu, jak je doložena potřeba jejich plnění; posuzuje se analýza stávající situace, kterou projekt řeší, a cílový stav, kterého má být projektem dosaženo Projektový tým a jeho začlenění v org. struktuře příjemce posuzují se odborné kvality, profesní struktura, přiměřená velikost projektového týmu 2. Kvalita projektu 40 Vazba na tematickou strategii (SA) - posuzuje se, nakolik přispívá projekt k naplnění SA a na ni navazující strategické dokumenty a umístění projektu v Hexagonu (viz kapitola 4.1 strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby, usnesení vlády 757/2007) hodnotí se zakotvenost projektu v posledním vrcholu Hexagonu veřejné správy, kterým jsou technologie, a jeho vazba na ostatní související vrcholy; posuzuje se systematičnost přístupu projektu k řešené problematice Volba klíčových aktivit - posuzuje se míra souladu obsahu a formy aktivit projektu s cíli Strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby Provázanost projektu s OP LZZ - posuzuje se, zda realizace projektu IOP počítá s doplňkovým, navazujícím projektem podpořeným z OP LZZ a jaká je očekávaná synergie využití obou OP k dosažení cíle Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 14 (celkem 40)

15 Ekonomický dopad - posuzuje se přínos projektu k eg a jeho následný ekonomický dopad pro daný resort resp. pro řešenou problematiku Technické parametry řešení posuzuje se kvalita nabízeného technického řešení (na základě variantní SP), kompatibilita se souvisejícími stávajícími či plánovanými technologiemi Projekt má systémovou, resp. národní povahu a týká se podpory na celém území státu, to je v rámci cíle Konvergence i RKaZ 3. Řešení realizace projektu 40 Kvantifikace cílových hodnot hodnotí se výše a přiměřenost objemu plánovaných hodnot monitorovacích indikátorů a vhodnost/správnost zvolených procesů vedoucích k jejich dosažení a udržení Finanční náročnost projektu posuzuje se přiměřenost a transparentnost rozpočtu vzhledem k obsahu a rozsahu projektu Identifikace rizik a návrhy opatření na jejich zmírnění, eliminaci či řešení 5 Udržitelnost projektu - posuzuje se navrhovaný postup vedoucí k udržení aktivit a výstupů i po skončení projektu (hledisko finanční a institucionální, příp. legislativní) 4. Horizontální kritéria 10 Rovné příležitosti hodnotí se, zda má projekt pozitivní či neutrální dopad 5 Udržitelný rozvoj - hodnotí se zda má projekt pozitivní či neutrální dopad 5 C e l k e m: Bodové zvýhodnění vyplývající z IPRM + 10 % z dosažených bodů Ex-ante analýza rizik Po přidělení bodů externími hodnotiteli provede pracovník OSF ex-ante analýzu rizik projektu dle předem stanovených kritérií (viz níže). Při ex-ante analýze rizik jsou vyhodnocovány následující skupiny a podskupiny kritérií: 1) Technická rizika realizace Riziko technických problémů při realizaci projektu; Riziko nesprávnosti resp. nedosažitelnosti plánovaných indikátorů; Riziko nesouladu uskutečněného/probíhajícího zadávacího řízení s platným zákonem o veřejných zakázkách. 2) Finanční rizika realizace Riziko nedostatečného finančního krytí projektu; Riziko nezpůsobilosti výdajů; Riziko dvojího financování; Riziko nedovolené veřejné podpory; Riziko neplnění Podmínek právního aktu. 3) Dokladová rizika realizace Riziko neúplnosti dokladů. 4) Časová rizika realizace Riziko nezrealizování projektu v plánovaném termínu; Riziko změny projektu; Riziko ukončení projektu před vydáním právního aktu. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 15 (celkem 40)

16 5) Organizační rizika realizace Riziko organizačního nezvládnutí realizace projektu a nedostatečný projektový tým. 6) Rizika udržitelnosti Udržitelnost projektu vzhledem k poptávce po výstupu projektu; Finanční riziko udržitelnosti. 7) Jiná rizika. V případě, že analýza rizik poukáže na možné zvýšené riziko projektu, provede OSF kontrolu na místě. Výsledkem provedených ex-ante kontrol mohou být případná doporučení neposkytnout finanční podporu, případně sdělení o nenaplnění cíle projektu. V takovém případě obdrží žadatel do 5 pracovních dnů od obdržení výsledku kontrol oznámení o vyřazení z další administrace projektů na základě výsledků ex-ante kontroly. Na základě provedených ex-ante kontrol můžou být upraveny rovněž způsobilé výdaje projektu včetně krácení. 8.4 Další postup schvalování Následně je projekt předložen k posouzení výběrové komisi. Projekty, které dosáhly hranice 65 bodů včetně a více, jsou doporučeny výběrové komisi ke schválení. Projekty, které dosáhly hranice méně než 65 bodů, jsou doporučeny k zamítnutí. Po zasedání výběrové komise rozhodne ředitel OSF na základě jejích závěrů o konečném přidělení finančních prostředků. Žadatelům, jejichž projekt byl zamítnut, zašle OSF do dvou pracovních dnů od rozhodnutí o přidělení prostředků dopis o zamítnutí projektu. Žadatelům, jejichž projekt byl schválen, zašle OSF do dvou pracovních dnů od rozhodnutí o přidělení prostředků dopis o schválení projektu. 9. Vydání Řídicího dokumentu Projekty předložené OSS Obsah vzoru Podmínek Stanovení výdajů na financování akce OSS uvedený v příloze této příručky (příloha 12a) použije správce kapitoly. V případě, že příjemcem je jiná OSS, OSF zašle Dopis ředitele OSF jako písemný právní akt o schválení projektu příjemce, v němž stanoví základní údaje o projektu, účel projektu, podmínky pro čerpání prostředků. Současně s Dopisem ředitele OSF jsou příjemci zaslána 3 paré Podmínek Stanovení výdajů na financování akce OSS, které musí příjemce splnit v průběhu realizace projektu a po dobu udržitelnosti projektu. V případě, že projekt je zařazen do programového financování (dle vyhlášky č. 560/2006 Sb., o účasti státního rozpočtu na financování programů reprodukce majetku, v platném znění), jiná OSS (příjemce) zajistí vydání řídicí dokumentace (Registrace akce a Stanovení výdajů) do 3 měsíců od schválení projektu. OSS může se souhlasem OSF Podmínky Stanovení výdajů doplnit o další povinnosti specifické pro danou OSS. Příjemce je povinen zaslat bezodkladně OSF schválené Stanovení výdajů. Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 16 (celkem 40)

17 Příjemce bez zbytečného odkladu zašle na OSF zpět jedno paré řídící dokumentace - Registrace akce, Stanovení výdajů na financování akce OSS a samotný Dopis ředitele OSF. Příjemce vygeneruje dávku EDS/SMVS a zašle jí elektronickou formou ( em) na OSF. Je nanejvýš nutné, aby se žadatel seznámil důkladně s textem těchto Podmínek, neboť neplnění ustanovení Podmínek jde na vrub příjemce. Zaslané Podmínky příjemce použije jako Podmínky Stanovení výdajů na financování akce OSS. Podmínky Stanovení výdajů na financování akce OSS (Podmínky) jsou platné, i když je příjemce nepodepíše. Rámcový harmonogram administrace žádosti o financování projektu od příjmu projektu po vydání Stanovení výdajů na financování akce OSS Aktivita Příjem projektů Vystavení potvrzení o převzetí žádosti Posouzení přijatelnosti projektu* Kontrola formálních náležitostí* Hodnocení externích hodnotitelů Ex-ante analýza rizik Ex-ante kontrola Schvalování projektů výběrovou komisí Zaslání Oznámení a Dopisu včetně Podmínek žadatelům Vystavení RA a návrhu Podmínek ke kontrole příjemci Lhůta Příjem projektů probíhá v termínech stanovených výzvou Bezprostředně do 5 pracovních dnů od data uzavření výzvy nebo od převzetí projektu 2 pracovní dny od ukončení kontroly přijatelnosti projektu 15 pracovních dnů (v případě, že se shodnou) od ukončení kontroly formálních náležitostí 5 pracovních dnů po ukončení hodnocení projektu 10 pracovních dnů po ukončení ex-ante analýzy rizik výběrová komise zasedá co nejdříve po ukončení exante analýzy rizik, příp. ex-ante kontroly (VK zasedá minimálně 5x ročně) 2 pracovní dny od rozhodnutí o přidělení prostředků Zajišťuje příjemce sám do 3 měsíců od schválení projektu Kontrola vystavených Podmínek příjemcem Vydání Stanovení výdajů na financování akce OSS *V případě, že je žadatel vyzván k doplnění informací, prodlužuje se lhůta o pět pracovních dní od potvrzení převzetí výzvy k doplnění. Pozn. V případě projektů, schvalovaných Ministerstvem financí ČR se může lhůta pro vydání Stanovení výdajů na financování akce OSS lišit. V případě, že se bude v rámci výše uvedených kroků žádat o podklady k doplnění, lhůty se tímto prodlužují. V případě pozastavení administrace žádosti se běh jednotlivých lhůt pozastavuje. Realizace projektu nesmí být ukončená před schválením řídícího dokumentu. 10. Financování projektů Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 17 (celkem 40)

18 OSS odpovědná za realizaci projektu (příjemce) zabezpečí narozpočtování prostředků odpovídajících podílu evropského spolufinancování (na příjmech a výdajích) ve své rozpočtové kapitole pro následující rozpočtový rok po schválení projektové žádosti a zároveň narozpočtuje podíl připadající na národní spolufinancování (výdajová strana rozpočtu). Mezitím je možné průběžné platby řešit rozpočtovým opatřením. Správce kapitoly si nechá prostřednictvím OSF od ŘO (dle vyhlášky č. 165/2008 Sb., kterou se stanoví rozsah a struktura údajů pro vypracování návrhu zákona o státním rozpočtu a termíny jejich předkládání) odsouhlasit výši výdajů, které mají být kryty z rozpočtu Evropské unie (přílohu č. 9 vyhlášky 165/2008 Sb.). Podíl SR musí být zajištěn v rámci výdajů kapitoly bez požadavků na navýšení výdajů. Prostředky jsou čerpány vždy na základě vydaného Stanovení výdajů na financování akce OSS. Takto čerpané prostředky budou ze strany příjemce pravidelně vyúčtovávány (po ukončení etapy/ projektu) formou Zjednodušené žádosti o platbu a jejích příloh. Zjednodušená žádost o platbu bude předkládána vždy do dvaceti pracovních dnů po ukončení etapy/projektu. Způsob předkládání Zjednodušené žádosti o platbu a popis její administrace je uveden v kapitole Realizace projektu Podmínky poskytnutí finančních prostředků na realizaci projektu zavazují příjemce k řadě povinností, vyplývajících především z platné legislativy ES a ČR. Je vhodné, aby Podmínkám poskytnutí finančních prostředků věnoval žadatel zvýšenou pozornost již před přípravou projektu a neodkládal seznámení se s nimi na později, např. na realizaci projektu Povinnosti příjemců Příjemce finančních prostředků má povinnost realizovat projekt v souladu se schválenou verzí projektu a při dodržení příslušných právních předpisů EU a ČR a dále se musí řídit postupy uvedenými v Příručce pro žadatele a příjemce pro tuto výzvu. Příjemce musí: zajišťovat řádnou realizaci projektu dle Stanovení výdajů na financování akce OSS; zajišťovat efektivní řízení projektu a jeho rizik v souladu s vydanou dokumentací; plně a prokazatelně naplnit účel projektu; naplnit monitorovací indikátory stanovené ve Stanovení výdajů; zajistit spolufinancování projektu tzn. 15% podíl z celkových způsobilých výdajů (podíl spolufinancování národních prostředků) a financování případných nezpůsobilých výdajů, pokud při realizaci projektu vzniknou; zajišťovat zavedení a udržování adekvátního vnitřního kontrolního systému včetně finanční kontroly po celou dobu realizace projektu; postupovat v souladu s vyhláškou č. 560/2006 Sb. v platném znění; na základě právního aktu zajistit registraci v EDS/SMVS a s tím související kroky; zamezit dvojímu financování projektu; Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 18 (celkem 40)

19 nesmí majetek získaný z finančních prostředků projektu během realizace projektu ani po dobu pěti let po jeho ukončení bez písemného souhlasu odboru strukturálních fondů MV ČR - prodat, převést či pronajmout jinému subjektu a k tomuto majetku nesmí být po tuto dobu zřízeno věcné břemeno, ani nesmí být předmětem zástavního práva; zajišťovat přípravu zadávací dokumentace, zadávání veřejných zakázek v souladu s příslušnými právními předpisy, pravidly danými v této Příručce a realizaci smluv uzavřených s vybranými dodavateli; vést příjmy a výdaje s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu projektu zajišťovat zavedení a udržování adekvátního vnitřního kontrolního systému včetně finanční kontroly po celou dobu realizace projektu; vést účetní evidenci o příjmech a výdajích s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu projektu, v souladu se zákonem o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů). každý účetní doklad musí být označen číslem projektu a informací, že se jedná o projekt spolufinancovaný z IOP a ERDF. pokud je to možné, mělo by být účetnictví vedeno v elektronické formě; ověřovat faktury a jejich proplácení dodavatelům, a požadovat, aby faktury obsahovaly dílčí rozpis položek, které jsou předmětem fakturace; zajistit včasné proplácení faktur dodavatelům; veškeré platební nároky musí být podloženy potvrzenými fakturami, nebo (pokud to nelze provést) účetními dokumenty rovnocenné důkazní hodnoty; zajišťovat neustálou dostupnost dokladů o projektu pro účely kontroly prováděné oprávněnými osobami a umožnit kontrolám vstup do svých objektů minimálně do ; předkládat odboru strukturálních fondů MV ČR žádosti o platby na standardních formulářích, přičemž musí doložit, že uváděné náklady odpovídají podmínkám, na které je poskytnutí finančních prostředků vázáno a které jsou uvedeny v Podmínkách Stanovení výdajů; veškeré platební nároky musí být podloženy potvrzenými fakturami, nebo pokud to nelze provést, účetními dokumenty rovnocenné důkazní hodnoty; plnit povinnosti spojené s monitorováním, tj. zejména podávat hlášení o pokroku a monitorovacích zpráv o realizaci projektu; předložit v termínu Zprávu o závěrečném vyhodnocení akce; oznamovat všechny změny a skutečnosti, které mají vliv nebo souvislost s plněním závazku plynoucího ze Stanovení výdajů, s předstihem, nepředvídatelné situace způsobených force majeure oznamovat neprodleně; písemně informovat OSF o všech zahájených, probíhajících či ukončených správních, daňových, trestních popř. dalších obdobných řízení vztahujících se k realizaci projektu; písemně informovat OSF o všech zahájených, probíhajících či ukončených auditech a kontrolách vztahujících se k realizaci projektu; uchovávat dokumentaci o výběrových řízeních a záznamy o elektronických úkonech souvisejících s realizací zakázky po dobu 10 let od finančního ukončení projektu za účelem ověřování plnění povinností vyplývajících ze Stanovení výdajů na financování akce OSS a těchto Podmínek a poskytovat požadované informace a dokumentaci zaměstnancům nebo zmocněncům pověřených orgánů, uchovávat veškerou dokumentaci související s realizací projektu včetně účetních dokladů v souladu s článkem 90 Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 minimálně do konce roku 2021, a pokud je v českých právních předpisech stanovena lhůta delší než v evropských předpisech, musí být použita pro úschovu delší lhůta, Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 19 (celkem 40)

20 zajistit udržitelnost projektu po dobu 5 let od jeho ukončení; v průběhu realizace a v době udržitelnosti vést dokumentaci o projektu, která bude dostatečnou pomůckou pro audit zaměřený na finanční toky. Doporučujeme příjemcům sjednat pojištění majetku pořízeného z finančních prostředků poskytnutých z IOP. Pojištění je vhodné zejména pro případ, kdy v průběhu realizace projektu nebo v období 5 let od ukončení jeho realizace dojde ke zničení nebo poškození majetku pořízeného z finančních prostředků. Pokud příjemce nebude schopen naplnit účel projektu a zachovat po stanovené období výsledky realizace projektu, bude povinen vyplacené finanční prostředky vrátit. Pojištění majetku však není povinné a výdaje na něj nejsou způsobilé. V rámci předkládání jednotlivých Žádostí o platbu bude probíhat ze strany poskytovatele finanční pomoci (OSF) kontrola souladu a porovnání skutečného věcného plnění s deklarovaným (v projektové žádosti a v dokumentaci ze zadávacího řízení) za účelem ověření technických a technologických parametrů dodávek a služeb, poskytnutých v rámci zadávacích řízení, včetně schopnosti poskytnutých dodávek a služeb naplnit požadované cíle projektu a výzvy. Bude kontrolována i adekvátnost a relevance použitých prací/dodávek/služeb ve vztahu k naplňování cíle projektu a výzvy. Poskytovatel finanční pomoci důrazně doporučuje nastavit parametry předávacích protokolů (včetně dílčích) tak, aby z nich bylo možno ověřit jednoznačně soulad poskytnutých dodávek a služeb s uzavřenou smlouvou o dílo Vedení účetnictví Příjemce je povinen v době realizace a udržitelnosti projektu vést účetnictví nebo daňovou evidenci v souladu s předpisy ČR. Příjemce, který vede účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, je povinen vést své příjmy a výdaje s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu projektu, tzn., že musí jednotlivé účetní záznamy týkající se příjmů a výdajů vztahujících se k realizaci projektu identifikovat. Příjemci musí kontrolním orgánům poskytovat účetní a další údaje o projektu. Účetní doklady musí obsahovat informaci, že se jedná o projekt IOP a být označeny registračním číslem projektu. Účetní záznamy musí být chráněny a uchovány v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů Archivace Příjemci jsou povinni uchovávat veškeré dokumenty související s projektem (účetní písemnosti, projektovou dokumentaci, inventurní soupisy hmotného majetku, veškeré související potvrzení a průvodní materiály, apod.) v písemné podobě, na technických nosičích dat anebo mikrografických záznamech. Příjemci jsou povinni uchovávat dokumentaci o výběrových řízeních a záznamy o elektronických úkonech souvisejících s realizací zakázky po dobu 10 let od finančního ukončení projektu za účelem ověřování plnění povinností vyplývajících ze Stanovení výdajů na financování akce OSS a těchto Podmínek a poskytovat požadované informace a dokumentaci zaměstnancům nebo zmocněncům pověřených orgánů, Příručka pro žadatele a příjemce finanční podpory v rámci IOP Strana 20 (celkem 40)