SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN

Transkript

1 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN Spisový znak Název dokumentu Skartační znak a lhůta 010 ORGANIZACE A ŘÍZENÍ 010/1 Zřizovací listina, dodatky a změny, rozhodnutí o zápisu do školského rejstříku a o jeho změnách a doklady uvedené v 147 školského zákona, výpisy ze školského rejstříku A /2 Jmenování/odvolání ředitele, zástupců ředitele A /3 Kolektivní smlouva A /3 Koncepce rozvoje domova mládeže A /4 Pamětní záznamy (nepovinné) 010/41 Filmy, zvukové záznamy, výstřižky z novin A /42 Fotoalba A /43 Kronika školského zařízení A /44 Vlastní publikace, ročenky A VNITŘNÍ PŘEDPISY 020/1 Pracovní řád V 5 020/2 Organizační řád V 5 020/3 Organizační struktura V 5 020/4 Spisový a skartační řád V 5 020/5 Vnitřní řád domova mládeže V 5 020/6 Vnitřní řád školní jídelny V 5 020/7 Další vnitřní předpisy V ŘÍZENÍ A ČINNOST 030/1 Organizační informace, pokyny A 5 030/2 Příkazy, nařízení a další opatření A5 030/3 Delegování pravomocí S5 1

2 030/4 Podpisová oprávnění A10 030/50 Zápis z porad vedení organizace A5 030/51 Zápis z provozních porad všech zaměstnanců A5 030/52 Zápisy z porad pedagogický útvar A5 030/53 Zápisy z porad úsek ekonomický A5 030/54 Zápisy z porad úsek provozu A5 030/55 Zápisy z porad školní jídelna A5 030/56 Zápisy z jednání metodických komisí A5 030/60 Ostatní dokumenty, zápisy z projednání A5 030/70 Plány práce S5 030/71 Týdenní plány, pokyny a řídící akty ředitele domova mládeže 030/8 Zadávání veřejných zakázek, výběrová řízení, zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, maximálně však do výše předpokládané hodnoty veřejné zakázky stanovené zřizovací listinou V /85 Poptávková řízení A10 030/90 Korespondence běžná S5 030/91 Korespondence ředitele S5 030/92 Korespondence s rodiči S5 030/93 Korespondence s úřady S5 040 KONTROLNÍ ČINNOST 040/1 Vnitřní kontrola, auditní zprávy V 5 040/2 Protokoly a záznamy o kontrolách V 5 040/3 Opatření provedená na základě kontroly V 5 040/4 Záznam z hospitací V 5 040/5 Ostatní dokumenty o kontrolách V 5 040/6 Kontrolní a revizní zprávy, prověrky BOZP a PO V5 040/7 Závěry kontrol prováděných jinými orgány (ČŠI, MSSZ, FÚ, ÚP, PO, BOZP, hygiena) V5 2

3 050 SPRÁVNÍ ŘÍZENÍ 050/1 Evidence stížnosti V 5 050/2 Vlastní stížnosti - žáků, rodičů, vychovatelů a ostatních zaměstnanců V 5 050/3 Výchovná opatření V5 060 PEDAGOGICKÁ DOKUMENTACE 060/1 Matrika žáků S /2 Osobní spisy žáků, katalogy S /21 Přihláška do domova mládeže S /4 Denní záznam S /5 Průkaz žáka, vycházková knížka S 3 060/6 Seznamy žáků a výchovných skupin A /7 Práce v zájmových útvarech S 1 060/8 Dohledy, zastupování, uvolňování vychovatelů S 1 060/9 Rozvrhy vychovatelů, skupin a místnosti S 1 060/91 Plány výchovných skupin a zájmových činností 070 PERSONÁLNÍ ZÁLEŽITOSTI 070/1 Popisy pracovních činností a funkcí A10 070/2 Osobní spisy zaměstnanců (obsahují žádost o přijetí do pracovního poměru a další dokumenty související s přijetím do zaměstnání, preventivní prohlídky, doklady o zvyšování a prohlubování kvalifikace, platové výměry) A50 (30) 070/3 Ostatní osobní spisy, krátkodobé pracovní poměry, dohody 0 070/4 Osobní listy zaměstnanců po ukončení pracovní smlouvy V /5 Osobní spisy zaměstnanců, kteří pracovali v domově mládeže do odchodu do důchodu nebo do smrti 070/6 Pracovní smlouvy a jejich dodatky 070/7 Nemocenské a sociální zabezpečení S /8 Zdravotní pojištění zaměstnanců S DALŠÍ VZDĚLÁVÁNÍ ZAMĚSTNANCŮ 080/1 Plán dalšího vzdělávání pedagogických pracovníků V 10 3

4 080/2 Další vzdělávání ostatních zaměstnanců, prověrky 090 MZDOVÉ ZÁLEŽITOSTI 090/1 Mzdové listy, mzdové sestavy (průměrné denní vyměřovací základy nemocenské, průměrné výdělky pracovně právní) 090/2 Evidenční listy důchodového zabezpečení S 3 090/30 Doklady o výplatě mezd (výplatní listiny, výplatní lístky, převodní příkazy, odměny) 090/31 Osobní příplatky 090/32 Náhradní plnění 090/33 Evidence náhrady za ušlou mzdu 090/34 Evidence pracovní doby 090/4 Dohody o provedení práce, Dohody o pracovní činnosti 090/5 Korespondence ve věci zaměstnávání (žádosti o přijetí, životopisy) 090/6 Přihlašování a odhlašování zaměstnanců ke zdravotním pojišťovnám 090/7 Dávky nemocenského a zdravotního pojištění S /8 090/9 Statistická hlášení a výkazy (výkaz o práci (čtvrtletní) - Práce 2-04, výkaz o pracovní neschopnosti pro nemoc a úraz (půlroční), hlášení o vývoji zaměstnanosti (roční), zaměstnání se změnou pracovní schopnosti, výkaz o platech ISP (pololetní), čtvrtletní výkaz o zaměstnancích a mzdových prostředcích v regionálním školství P 1-04, přehled o výši pojistného (MSSZ), FKSP rozpočet, případně další dokumenty, které nejsou zařazeny v rámci běžného účetnictví 100 SPISOVÁ SLUŽBA 100/1 Podací deník 100/2 Kniha poštovného - evidence známek 100/3 Evidence dokumentů uložených ve spisovně (např. archivní kniha) 100/4 Předávací protokoly dokumentů předaných do spisovny 100/5 Evidence razítek S 10 A 10 S 10 A 5 100/6 Razítka S 1 100/7 Kniha výpůjček dokumentů ze spisovny 4

5 100/8 Skartační návrhy, protokoly a záznamy o předání archiválií k trvalému uložení do archivu, protokoly o likvidaci dokumentů 110 FINANČNÍ ZÁLEŽITOSTI A trvale uloženy v organizaci* 110/10 Peněžní deník S10 110/20 Kniha faktur, kniha závazků 110/21 Přijaté faktury 110/22 Vydané faktury 110/3 Evidence objednávek 110/4 Bankovní doklady (příkazy k úhradě, výpisy z účtů) 110/5 Pokladní kniha 110/51 Příjmové pokladní doklady 110/52 Výdajové pokladní doklady 110/6 Žádanky o poskytnutí zálohy 110/7 Daňová přiznání a prohlášení S10 110/80 Účtový rozvrh 110/81 Hlavní účetní kniha A /82 Účetní rozvaha A /83 Účetní závěrka A /84 Účetní rozbory a výkazy A /85 Evidence cenin 110/90 Rozpočet, čerpání rozpočtu 110/91 Rozpočtová opatření 110/92 Bilance 110/93 Revize k hospodaření s finančními prostředky 110/94 Korespondence se zřizovatelem k rozpočtu 120 BOZP A PO 120/1 Kniha úrazů zaměstnanců V 5 120/2 Záznamy o úrazech zaměstnanců závažné a smrtelné A 5 5

6 120/25 Záznamy o úrazech zaměstnanců ostatní 120/3 Kniha úrazů žáci V 5 120/4 Záznamy o úrazech dětí závažné a smrtelné A 5 120/45 Záznamy o úrazech dětí ostatní 120/5 Zápisy o prověrkách BOZP, PO, revizní záznamy 120/6 Záznamy o školení PO a BOZP 120/7 Evidence ochranných osobních pomůcek 120/8 Požární kniha 120/9 Kniha BOZP S HOSPODAŘENÍ S MAJETKEM 130/1 Smlouvy delimitační V 5 130/2 Smlouvy darovací V 5 130/30 Smlouvy kupní movitosti 130/31 Smlouvy nájemní 130/32 Smlouvy zajištění služeb 130/33 Smlouvy pojistné 130/34 Smlouvy leasingové 130/4 Evidence dlouhodobého hmotného i nehmotného majetku 130/41 Zařazovací protokoly 130/42 Vyřazovací protokoly 130/43 Předávací protokoly 130/50 Inventura 130/51 Inventura běžná 130/52 Inventura mimořádná A 5 130/53 Škodní protokoly (zápisy škodní komise) S /60 Budovy 130/61 Dokumenty související se získáním nemovitosti do vlastnictví (kupní smlouva, výpis z katastru, posudek atd.) A 5 6

7 130/62 Dokumenty související s výstavbou budovy, rekonstrukcí nebo modernizací budovy, projektová dokumentace, investiční záměry, výběrová řízení atd. V 5 130/63 Technická dokumentace zařízení 130/64 Kontroly a revize budov a zařízení (revizní zprávy, audity atd.) 130/65 Evidence klíčů a záznamy o výdeji 130/70 Telefonní provoz 130/75 Provoz internetu 130/80 Rozdělení šaten S 1 130/90 Přehled spotřeby energií, energetický management 130/91 Kontrola spotřeby vody 130/92 Kontrola spotřeby tepla 130/93 Kontrola spotřeby plynu 130/94 Kontrola spotřeby elektrické energie 140 AUTODOPRAVA 140/1 TP, povinné ručení, kopie havarijního pojištění 140/2 Školení o řízení referenčních vozidel 140/3 Dohody o řízení referenčních vozidel 140/4 Přehled o spotřebě PHM 140/5 Kniha jízd, schvalování používání vozidla 150 STRAVOVÁNÍ 150/1 Přihlášky strávníků S 1 150/11 Záznam stravovaných osob a poplatků 150/12 Objednávky jídla S 1 150/13 Objednávky potravin S 1 150/14 Kniha faktur 150/15 Faktury přijaté 150/16 Faktury vydané 7

8 150/17 Evidence závazků vůči dodavateli 150/2 Uzávěrka stravování 150/3 Inventurní soupis 150/4 Vyhodnocení mank, přehled inventurních rozdílů S /5 Skladové karty zásob 150/6 Protokol o poškození, zničení a ztrátě zásob 150/7 Kniha zbytků 150/8 Jídelní lístky S 1 150/9 Evidence stravovacích čipů S 1 150/10 Systém kritických bodů (HACCP) 150/11 Zavedení systému kritických bodů, dokumentace systému 150/12 Sledování kritických bodů S 3 150/13 Evidence údržby jednotlivých přístrojů S 3 150/4 Proškolení a seznámení zaměstnanců s obsluhou přístrojů S 3 8