Část IV / Zprávy 461. Část IV. Zprávy

Transkript

1 Část IV / Zprávy 461 Část IV Zprávy

2 462 Kapitola 12 / Zprávy

3 Část IV / Zprávy 463 Kapitola 12 Zprávy Jak získat pozornost managementu. Filozofie zprávy. Napětí při psaní zprávy. Navrhovaná řešení. Jak prodávat auditorskou zprávu. Kroky ke splnění auditorských doporučení. Zlepšení časového harmonogramu vypracování zpráv interního auditu. Součásti komunikace: postupy při psaní zprávy, komunikace, diskuse, faktografické zprávy, hlediska, přesnost, jasnost, základní informace, technická diskuse, organizace, konstruktivní postoj, včasnost, doporučení, stanovisko auditovaného, odpovědnosti ředitele interního auditu. Neformální zprávy. Auditorské zprávy typu due diligence. Komunikování zprávy mimo organizaci. Ústní zprávy a flipcharting. Jak dobře psát a dobře myslet: osnova, předchozí zprávy, první návrh zprávy. Jazyk. Fyzická charakteristika. Náměty pro psaní zprávy z auditu. Efektivní strategie pro psaní zprávy. Složky mimořádných zpráv. Krátké zprávy. Rychlejší zprávy. Bezpečnost informací. Editace zpráv. Čtení korektur. Tři vzorové zprávy.

4 464 Kapitola 12 / Zprávy Co znamenají zprávy a jak fungují Zprávy jsou pro interního auditora příležitostí vzbudit soustředěnou pozornost managementu. To je způsob, jak by měli auditoři posuzovat vypracování zprávy jako příležitost, nikoliv jako jednotvárnou dřinu jako perfektní příležitost ukázat managementu, jak mohou auditoři pomoci. Příliš často auditoři jednoznačně zahazují tuto jedinečnou příležitost, která otevře oči managementu, ukáže managementu čeho dosáhli a čeho by mohli dosáhnout, vysvětlí managementu, co potřebuje vědět a co by měl udělat. Interní auditoři zahazují tuto příležitost tím, že užívají neslaně nemastného omílání nepodstatného, že vytvoří hromady nesmyslů, že se spokojují s nepřitažlivým charakterem zpráv, že vytvářejí obvinění, která nevydrží napadení, že docházejí k nepodloženým a nelogickým závěrům a že oznamují zjištění bez uvedení řešení. Auditoři by měli pohlížet na své zprávy ve stejném světle, jako když prodejce posuzuje svou příležitost nabízet své produkty prezidentovi společnosti; je to příležitost pro dobře připravenou, dobře vyzkoušenou, dobře formulovanou prezentaci. Z tohoto pohledu má auditorská zpráva tři funkce: za prvé komunikovat; za druhé vysvětlovat; a za třetí přesvědčit, a jeli to nutné, zatroubit k útoku. Jak řekl Dudley E. Brown před čtyřiceti lety: Máme možnost říci celkem dobře připravenou historku podloženou fakty a čísly a podepřenou analýzou a zdravým úsudkem a tato si zajisté zaslouží, aby byla vyprávěna často a na správných místech 1 (a se správným zaujetím). Auditní zjištění a názory jsou pro management důležité. Nezaujaté, objektivní závěry mohou uklidnit management o jinak dobře fungujících aktivitách a doporučení mohou upozornit management na záležitosti, které vyžadují zlepšení. Management však musí chtít zprávy číst nebo je slyšet. Aby byla komunikace účinná, musí být kanály čisté a nosič signálu musí být pronikavý a snadno srozumitelný. Historka musí být hodna materiálu; mnohé dovedné a konstruktivní auditorské úsilí se zmítá v kalných vodách špatně napsaných zpráv. Auditoři s ostřím svých auditorských technik, avšak s tupým ostřím svých zpráv, nebudou schopni proniknout do manažerských kruhů, kde by jejich zpráva měla být sdělena. Když jim poskytne management publikum neměli by interní auditoři nikdy zapomínat, že něčemu dělají reklamu. Musí tedy být vědomě přesvědčiví motivační technikou a použitým stylem. Musí se tedy zaměřit

5 Část IV / Zprávy 465 na oblasti, na které se orientuje management. Musí zlehčovat nebo vynechat to, co je nevýznamné. Technickou hantýrku musí obratně převést do snadno srozumitelného jazyka. Musí pohotově poukázat na nutnost opatření, popsat je a objasnit výhody těchto opatření a důsledky, ke kterým dojde při absenci opatření. Teprve poté si management začne uvědomovat důležitost auditorského produktu, pronikne do cenné podstaty věci, kterou může získat a naučí se očekávat přesnost, objektivitu a prostý selský rozum toho, co chtěl auditor říci. Až potom a nikoliv dříve se stane zpráva z auditu povinnou četbou pro management. Takový vývoj pomůže auditorům dosáhnout jeden z jejich vlastních cílů: přispět k prosperitě organizace, stát se součástí rady vedení organizace a mít přístup k přízni managementu. Je málo pravděpodobné, že by se auditoři narodili s mistrovstvím slova hodným Shakespeara nebo rázným, úsporným stylem Hemingwaye. Kdyby se takoví narodili, byli by z nich pravděpodobně spisovatelé a nikoliv auditoři. Avšak s talentem pro psaní, který mají a se správným úsilím, se správnou touhou, se správnými standardy a technikami se auditoři mohou propracovat k efektivnímu nástroji. Filozofie zprávy Zprávy interního auditu se mohou stát silným nástrojem, pokud jsou správně využívány a zpracovány. Mohou vytvářet správný dojem profesionality při auditu. Mohou informovat své klienty vrcholový management o důležitých událostech, o kterých by jinak nevědělo. Mohou změnit myšlení. Mohou popohnat nápravná opatření. Auditorská zpráva, jak již bylo uvedeno, má trojí účel. Nesplní-li interní auditoři tyto cíle, stávají se jejich zprávy ztrátou času. Ve svých zprávách by interní auditoři měli 2 : Informovat Přesvědčit Mít výsledky Říci o tom, co zjistili Přesvědčit management o hodnotě a věrohodnosti auditních zjištění Přimět management ke změnám a nápravě Zprávy tedy mají prezentovat auditní zjištění jasně a jednoduše. Mají doložit závěry přesvědčivými důkazy. Mají ukazovat managementu směr k

6 466 Kapitola 12 / Zprávy rozhodování tím, že nabídnou doporučení k nápravě. Tyto cíle lze dosáhnout těmito prostředky: Cíle Prostředky Informovat Přesvědčit Mít výsledky Vytvářet povědomí o věcech Získat akceptaci; získat podporu Popohnat nápravná opatření Účelem auditorské zprávy je poskytnout tyto prostředky. Zpráva by měla u čtenáře vytvořit ujištění, že (1) se dá spolehnout na to, co je v ní uvedené, a (2) to, co se doporučuje, je platné a užitečné. Pro uplatnění těchto prostředků je potřebné, aby se ve zprávě z auditu objevily tyto prvky: Prostředky Povědomí o věcech Akceptace / Podpora nápravných kroků Prvky Jasná a srozumitelná identifikace obtíží nebo příležitostí pro zlepšení Reálná a přesvědčivá podpora závěrů a důkaz o jejich důležitosti. Zajištění konstruktivních a praktických prostředků pro dosažení potřebné změny K vytvoření povědomí o věcech by zpráva měla vysvětlovat zjištěnou situaci a porovnat ji s některými kritérii přijatelného opatření. Z důvodu dosažení akceptace ze strany managementu musí zpráva přesvědčivě poukázat na skutečný důsledek stavu nebo na jeho potenciální důsledek. Při pomoci managementu přijmout přiměřená opatření k nápravě by zpráva měla poukázat na příčinu problému; nikoliv pouze na povrchovou příčinu, ale rovněž na základní problém. Pro zvýšení šance na nápravná opatření by měla zpráva obsahovat doporučení nějaké prostředky na řešení problémů. Dále v této kapitole uvádíme příklad uplatnění těchto metod. Napětí při psaní zpráv Pouze málo zdrojů napětí v rámci útvaru interního auditu převyšuje to napětí, které je způsobeno procesem psaní zpráv. Nejbrilantnější analýzy

7 Část IV / Zprávy 467 a nejproduktivnější auditní zjištění se zapomínají během traumatu při psaní zpráv. Důvodů je mnoho 3 : Opravování ze strany supervizora. Když zkušený, profesionální auditor dokončí svoji předběžnou verzi zprávy, je to obvykle vizitkou jeho nejlepšího úsilí. Auditor však není moc potěšen, když vidí supervizora, který jeho zprávu ostře zkritizuje pomocí modré tužky nebo dokonce ještě hůř, když úplně bez vysvětlení zavrhne jeho tvrdou práci a začne s jejím přepisováním od úplného začátku. Psaní zprávy pod časovým tlakem. Interní auditoři v prvé řadě neradi píší zprávy. I tak se však snaží předvídat připomínky supervizora a sestavovat zprávu, která by reagovala na předchozí kritiky. To chce ale čas. Proto tlak na rychlé psaní předběžných verzí zpráv je neustálým zdrojem podrážděnosti. Provozní manažeři a výkonní vedoucí pracovníci se zajímají o výsledky auditu a netrpělivě očekávají hotovou auditorskou zprávu. Na ředitele interního auditu vyvíjejí tlak kvůli konečnému znění předběžné verze zprávy. Podrážděnost narůstá. Na psaní zpráv se vynakládá příliš mnoho času. Ve snaze vytvořit produkt splňující profesionální standardy a eliminující chyby a mylné představy stanovují ředitelé útvarů interního auditu postupy pro kontroly tak, aby vytvořili nejlepší možný produkt. To také chce svůj čas. Takže velká část času a rozpočtu, který je vyčleněn na audit se věnuje procesu vypracování zpráv. Špatná předběžná verze zprávy. Většina auditorů se spíše zabývá prováděním auditu než psaním. Splnění svých cílů vidí ve zjištění závažných chyb a v dosažení jejich nápravy. Zpráva jim připadá jako prostředek k dosažení cíle. Proto předběžné verze zpráv předkládané supervizorům mohou být lajdáckými produkty. Jiní auditoři se domnívají, že supervizor i tak jejich zprávu přepíše, tak neexistuje důvod, proč by měli strávit příliš mnoho svého přiděleného času na jejím psaní. Špatné psaní. Málokterý interní auditor je zdatným spisovatelem. Na školách se nyní snaží pomoci s nápravou tohoto problému. Dříve se nevěnovalo moc času tomu, jak se naučit jasnému a jednoznačnému vyjadřování v písemném projevu. Počítače dnes pomáhají s nápravou tohoto nedostatku. Neshody mezi auditory a jejich supervizory. Neshody pokrývají celou škálu od gramatiky a pravopisu až po logiku a interpretaci zjištěných stavů.

8 468 Kapitola 12 / Zprávy Psaní zpráv daleko od místa auditu. Mnoho auditorských zpráv se píše v kanceláři až po ukončení práce v terénu. Čas působí na paměť, i když pracovní materiály mohou zčásti poskytnout jistou míru podpory. Psaní jednotlivých segmentů zpráv v terénu poskytuje realizmus a zaměření na detaily, které mohou, ale nemusí být zachyceny v pracovních materiálech. Pokud tomu tak není, je tendence vynechávat nebo zkrátit úplnost zjištění. Zde opět pomáhají počítače při možnosti psát zprávy v terénu souběžně se supervizí v reálném čase během procesu. Nezájem ze strany auditovaného klienta. V případech, kdy jsou zprávy špatně napsány a těžko srozumitelné, kde jejich struktura se dá obtížně vysledovat a nejhorší je, když klienti nemají žádnou povinnost na ně reagovat, potom tvrdě pracující auditoři nenacházejí nic kromě frustrace během obtížného procesu psaní zpráv. Navrhovaná řešení Co by mělo být řešením? Bohužel neexistují jednoduchá řešení. Kurzy na psaní zpráv se soustřeďují na výběr slov, délku vět, strukturu odstavců a podobné záležitosti, které se nacházejí mezi obaly gramatických textů. Avšak začínají být dostupné nástroje v rámci softwaru pro automatizované zpracování textu (textové editory). Nemohou však doučit zdravý úsudek, schopnost vcítit se do duševního stavu jiných, pohled do budoucna nebo analytickým schopnostem. Zdroje problémů auditorských zpráv se dá však často nalézt v samotném procesu auditu. Tento proces lze zlepšit, ne-li úplně napravit některými následujícími kroky: Vypracujte příručku o stylu pro auditorské činnosti. Příručka o stylu může stanovit standardy pro gramatiku, pravopis, psaní velkých písmen a podobně, čímž se odstraní drobné zdroje neshod mezi pracovníky auditu a dosáhne se jistá míra standardizace a dokonalosti v rámci auditorské organizace. Pro rozsáhlejší činnosti interního auditu by měl být z více důvodů zvažován editor, který by zkontroloval zprávy předtím, než se předloží supervizorovi. Drobné gramatické a zjevné logické problémy se vyřeší předtím, než dojde k jakékoli konfrontaci mezi auditorem a supervizorem auditu. Ústřední editační funkce zajišťuje konzistenci jak v psaní zpráv, tak ve formátu zprávy. Je zapotřebí věnovat pozornost tomu, aby se toto nestalo slabým článkem práce.

9 Část IV / Zprávy 469 Realizujte školení na téma psaní a zpracování zpráv v rámci auditorské organizace pokud je to možné lektory by měli být samotní auditoři. Školení mohou komunikovat standardy, které jsou přijatelné pro ředitele interního auditu. Nezávislá editace může posílit školení a zajistit, že standardy budou plněny. Využívat formát, který zajistí přítomnost všech prvků zjištění. Tato struktura by měla být dokončena přímo v terénu, bez ohledu na to, kde se zpráva vypracovává. Krátce řečeno, pro účely zlepšení procesu psaní zpráv: Stanovte alespoň minimální standardy přijatelnosti pomocí příručky o stylu. Sdělte tyto standardy pracovníkům auditu prostřednictvím školení. Podpořte stanovené standardy nezávislou editací nebo vyhodnocováním všech zpráv srovnáváním s těmito standardy. Zajistěte přítomnost všech prvků zjištění. Problém, jak zajistit, aby klienti akceptovali zprávy je částečně koncepční a částečně procesní. Klienti musí podle organizačních zásad reagovat na všechny zprávy obsahující zjištění, která nebyla napravena. Tyto zásady stanovují pozici vrcholového managementu ve vztahu k auditorské zprávě. V rámci přiměřeného procesu psaní zpráv je možné, aby zprávy byly srozumitelné a úplné a napomohly ke svému přijetí ze strany klientů. Jak prodávat auditorskou zprávu Jedním z důvodů, proč někteří příjemci zpráv z auditu v rámci managementu klienta až po vrcholové management a výbor pro audit či orgán dozorčí rady je často nečtou nebo neocení je, že v nich vidí málo užitku. Útvar auditu podporován a sponzorován výborem pro audit by měl provádět program Propagace auditorských zpráv. Tento program je v podstatě orientační program zaměřený na motivaci příjemce zprávy, aby takovou zprávu chtěl. Tomuto chtění je třeba napomáhat: vysvětlováním auditorského procesu jako doplňku managementu popisem profesionalizmu pracovníků auditu jednoduchým identifikací anatomie auditních zjištění

10 470 Kapitola 12 / Zprávy výčtem výhod pro každou úroveň managementu vyplývajících z využití auditorské zprávy vysvětlováním, jak může management získat pomoc od pracovníků auditu při objektivním řešení problémů managementu. Kroky ke splnění auditorských doporučení V této kapitole již bylo dříve uvedeno, že jedním cílem auditorských zpráv je přesvědčit nebo stimulovat opatření k nápravě. Bylo řečeno, že předkládání faktické zprávy o situaci, kterou je potřebné změnit není dostatečné; že netečnost čtenáře povede k pasivitě nebo k vůbec žádné aktivitě. V roce 1991 vydal Úřad generálního účetního USA (U.S. General Accounting Office) dokument k nápravě na základě výzkumu v této oblasti 4. V něm byly pojednány některé charakteristiky, o kterých se předpokládá, že zajistí aktivitu u většiny auditorských doporučení. Tento materiál rozdělil své návrhy do čtyř skupin: účinná doporučení orientovaná na zajištění aktivity zasazování se o dosažení výsledků monitorování a systémy následných kontrol plnění doporučení zvláštní pozornost věnovaná klíčovým doporučením Každá tato skupina bude krátce pojednána. Za účelem úplnému rozsahu by čtenář udělal dobře, kdyby si opatřil kopii zprávy. 1. Účinná doporučení orientovaná na zajištění aktivity Doporučení orientovaná na zajištění aktivity - správně nasměrována - tvrdě úderná - specifická - přesvědčivá - významná - pozitivní svým tónem a obsahem Účinná doporučení; musí: - řešit základní příčiny - být proveditelná - být efektivní k vynaloženým nákladům - zvažovat alternativy - představovat problematiku, jež má zajímat řídicí orgány společnosti

11 Část IV / Zprávy Zasazování se o dosažení výsledků Zasazování se o realizaci zlepšení Zasazování se pracovníků: - víra ve správnost svých doporučení - podpora akcí k nápravě - pochopení klienta (nebo prostředí, ve kterém klient působí) - spolupráce a pomoc - víra v potřebu změny Zasazování se organizační - systémy řízení práce - přidělování zdrojů a rozhodování o pracovnících - školící programy - systémy odměňování za výkonnost 3. Monitorování a systém následných kontrol plnění doporučení auditu Zajištění zlepšení: důkladné monitorování a následné kontroly plnění doporučení auditu Základní prvky pro monitorování a systémy následné kontroly plnění doporučení auditu - pevná základna pro monitorování a následné kontroly plnění doporučení auditu - aktivní statut pro monitorování stanovení pokroku přijetí dodatečných opatření k dosažení realizace doporučení - stanovení adekvátnosti nápravných opatření realizovaných na základě doporučení - nahlašování dosažených výsledků - přiznání základní odpovědnosti klientů 4. Zvláštní pozornost věnovaná klíčovým doporučením Identifikace klíčových doporučení Včasný a trvalý důraz Příklady způsobů ke zdůraznění klíčových doporučení - dopady pravidel - dopady postupů - dopady zákonů a předpisů - pozornost hlavních funkcionářů organizace

12 472 Kapitola 12 / Zprávy Výše uvedený náčrt holé kostry je souhrnným kontrolním seznamem pro měření doporučení interního auditu. Útvary auditu by měly tato doporučení rozšířit vysvětlujícím komentářem, který by zahrnoval jejich vlastní prostředí, organizační kulturu a zásady. Pravděpodobně neexistuje univerzální metodologie. Každá organizace je jedinečná. Zlepšení časového harmonogramu vypracování zpráv interního auditu Vypracování a napsání zpráv z interního auditu bylo obvykle pomalým a pracným procesem. Zprávy se v některých případech běžně vydávaly až po třech až šesti měsících potom, co auditoři ukončili práci v terénu a po formální závěrečné konferenci. Výsledek byl dvojitý. Za prvé, management nedostal možnost, aby se plně dozvěděl o situaci, která vyžadovala okamžitá nápravná opatření, často v podobě pravidla nebo postupu. Za druhé to zpomalovalo realizaci doporučení auditu, která měla charakter účinnosti nebo efektivnosti a tím měla nepříznivé dopady na finanční a provozní výsledky. Zpoždění byla způsobena několika faktory, přičemž všechna z nich byla tradičně považována za prvek dobrého auditního postupu ale byla prokazatelně časově náročná. Mezi některé z nich patřilo: prodlení při předkládání všech zjištění až do doby závěrečné konference poskytnutí klientům přiměřené doby k připomínkování: obvykle 30 až 60 dní psaní předběžné verze zprávy v kanceláři na základě pracovních materiálů uspokojení připomínek klientů: - pozitivní může vést k restrukturalizaci zprávy - negativní zde bylo běžně zapotřebí dodatečné psaní zprávy Editace návrhů zprávy na dvou nebo třech úrovních Kontroly zpráv: - pokud jde o právoplatnost - pokud jde o pravidla auditu - pokud jde o postup auditu Závěrečná kontrola ředitelem útvaru auditu

13 Část IV / Zprávy 473 Tato situace představovala obtížný a nepříjemný problém u mnohých pracovišť interního auditu. Neustále je vyvíjen tlak na urychlené vydávaní zpráv ale neměly by se vynechávat žádné prvky v procesu předkládání zpráv. Jedním výsledkem této snahy je srazit k zemi útvar auditu souběžným delegovaním pravomocí kolem vydávání zpráv na nižší úroveň. Dalším je také zvýšena zodpovědnost za dodržovaní firemních zásad a postupů na nižší decentralizované úrovni. Avšak jednou z nejefektivnějších změn byla změna zavedená společností TWR Inc., a to vypracování a používání IAM (Interim Audit Memorandum), což znamená Předběžné interní sdělení z auditu 5. Tento postup používá metody, které nejsou nové, ale uvádí je do logické a účinné kombinace. V rámci tohoto postupu se vydává IAM okamžitě po zveřejnění auditního zjištění, které zasluhuje oznámení a popsat situaci a navrhnout doporučené činnosti. Klient je požádán, aby v průběhu několika dní reagoval písemně nebo ústně. Každé IAM je omezeno na jedno zjištění a tímto způsobem může být tohoto zjištění uzavřeno ještě v době, kdy probíhá audit. Pokud jsou IAM správně sestavena, lze je využít jako podstatné části zprávy z auditu. Zajímavou inovací je, že pracovní auditorské materiály související s takovým zjištěním jsou dostupná klientovi k přezkoumání, což mu umožňuje předložit novou informaci, která může změnit auditní zjištění nebo nabídnout alternativní doporučení nebo řešení 6. Tímto způsobem je zpráva z auditu předběžně dokončena ve fázi práce v terénu. Dokončení zprávy je takto nejenom urychlené, ale rovněž se krystalizují reakce klienta na zprávu a jejich dopad. Všechna IAM se nepoužívají v závěrečné zprávě; významnost a důležitost určují jejich využití. IAM, která jsou vyloučena z použití se uchovávají až do doby následujícího auditu a pokud se neuskutečnila plánovaná realizace opatření u klienta, pak se tyto položky stávají zjištěním, které si zasluhuje oznámit. Tato metoda snížila dobu přípravy zprávy z pěti týdnů na pouhý jeden týden a podle názoru autora byla Kvalita zpráv posílena zlepšenou komunikací mezi klienty a auditory 7. Komunikace Zprávy potřebují komunikaci. Pokud neplní funkci komunikace, jsou bezcenné. Jednotlivec, který chápe ingredience komunikace, je však výjimečný. Mnoho auditorů však zaujímá postoj, že když zprávu připravili

14 474 Kapitola 12 / Zprávy v písemné formě, tak dosáhli komunikaci. Častěji však komunikaci překazí. Zplodili slova, ale nevybudují most mezi míněním autora a čtenáře. Potíže začínají v myšlení: autoři zprávy mysleli více na psaní než na čtení. Nepochopili, že komunikace neprobíhá pouze u autora, u toho, kdo formuluje; ale také v tom co se děje v mysli adresáta, který přijímá sdělení. Pokud adresát nevnímá sdělení, komunikace prostě neexistuje pouze jsou slova na papíře. Vnímání je klíčem. Takže všichni autoři zpráv se musí tázat sami sebe, když kladou slova na papír: Je toto v dosahu vnímání a chápání mého čtenáře? Autor si musí uvědomit, že on nebo ona dobře znají základní informace a okolnosti souvisejícími s materiálem, který se předkládá. Čtenář obvykle seznámen není. Materiál by tudíž měl být uváděn s dostatečnými základními informacemi, aby čtenář mohl vnímat úplný rozsah sdělení. Co je za hranicí vnímání čtenáře, tomu nemůže porozumět. Co mysl neočekává, to nevezme. Mysl nakloněná jedním směrem odmítne to, co přichází z jiného směru. Hlavním pravidlem při psaní zpráv je poznat čtenáře. Co mohou vnímat? Co očekávají? K čemu jsou vedeni, aby očekávali? Co potřebují? Jakmile jsou tyto otázky zodpovězeny, může auditor doufat, že dosáhne jistou míru komunikace. Vrcholový management dokáže nejlépe vnímat všeobecné koncepce. Umí vnímat ty záležitosti, které se dotýkají organizace jako celku. Očekává, že se mu řeknou významné záležitosti. Očekává, že mu řeknou buď informace uklidňující jeho obavy nebo nabízející opatření ohledně některých rizik, kterým se lze vyhnout, či vážných chyb, které lze napravit. Provozní management může vnímat podrobnosti o svých operacích. Umí porozumět diskusím vedeným ve stylu jejich známého jazyka. Umí plně pochopit podrobnosti špatných stavů. Avšak má právo nebýt zaskočen. Má právo vidět ve zprávě z auditu ty záležitosti, které se projednávaly během auditu. Interní auditoři musí tedy vědět, že komunikace se nakonec uskutečňuje u adresáta, a že se skládá z vnímání a z očekávání. I ta nejlepší práce v terénu a nejbrilantnější analýza se neubrání práchnivění v pracovních materiálech až do té doby, než jsou sděleny.

15 Část IV / Zprávy 475 Při snaze o komunikaci si musí interní auditoři zapamatovat své hlavní cíle: (1) poskytovat užitečné a včasné informace o podstatných záležitostech jak ústně, tak písemně; a (2) prosazovat zlepšení v řízení a výkonu operací organizace. Postupy při zprávách Standardy pro profesionální praxi interního auditu (2400) poskytují vodítko o odpovědnostech interního auditora za předkládání zpráv o výsledcích auditů. Standardy jsou uvedeny níže Předávání výsledků Interní auditoři neprodleně předávají výsledky auditu Kritéria komunikace Zprávy z auditu zahrnují cíl a rozsah zakázky auditu, příslušné závěry, doporučení a rozvrh opatření k nápravě A1 V závěrečné zprávě o výsledcích auditu by interní auditor měl vyjádřit také svůj celkový názor tam, kde je to relevantní A2 Zpráva z auditu by měla potvrdit uspokojivý výkon Kvalita komunikace Je třeba, aby zprávy z auditu byly přesné, objektivní, jasné, stručné, konstruktivní, kompletní a včasné Chyby a opomenutí Pokud závěrečná zpráva z auditu obsahuje závažné chyby nebo opomenutí, vedoucí útvaru auditu předá opravené informace všem osobám, které obdržely původní zprávu Audit informuje o nedodržení Standardů Pokud nedodržení Standardů ovlivní určitý audit, zpráva o výsledcích auditu má obsahovat informace o: standardu (ech), které nebyly dodrženy, důvodu (ech) nedodržení, a dopadu tohoto nedodržení na daný audit.

16 476 Kapitola 12 / Zprávy 2440 Distribuce výsledků Vedoucí útvaru auditu předá výsledky všem příslušným osobám A1 Vedoucí útvaru auditu odpovídá za předání závěrečných výsledků příslušným osobám, které mohou zajistit, aby výsledkům byla věnována dostatečná pozornost. Předběžné zprávy. Doporučuje se, aby se předběžné zprávy používaly tam, kde jsou potřebné rychlé informace, ale neměly by být náhradou za závěrečnou zprávu. Zjištění diskutovaná v předběžné zprávě a úspěšně vyřešená před vydáním závěrečné zprávy není zapotřebí zařazovat do závěrečné zprávy. Výjimkou jsou ta zjištění, která jsou významná a jsou důležitá při operacích klienta. Navrhujeme opatrnost při odstraňování jakýchkoli významných zjištění ze závěrečné zprávy. Předběžná zpráva může minimalizovat čas na psaní zprávy. Průběžné popisy zjištění a prověrky prováděné supervizorem mohou zkrátit čas na přípravu zpráv po ukončení práce v terénu. Předběžné zprávy jsou dále pojednány v této kapitole. Souhrnné zprávy. Důležitým cílem interního auditu je, aby vrcholový management měl zájem o auditování a o čtení zpráv z auditu. Zprávy z auditu mohou poskytovat objektivní informace o organizaci, které obvykle nejsou jinde dostupné. Jedním problémem pro dosažení tohoto cíle je čas, který musí zaneprázdněný vedoucí pracovník vynaložit na prostudování dlouhé zprávy, které poskytují provozním manažerům informace potřebné pro realizaci nápravných opatření. Při velkých auditorských projektech mohou být zprávy z auditu, a také správně jsou, dlouhé a podrobné. Vrcholový management by měl vědět o významných zjištěních útvaru auditu včas. Které auditované jednotky fungují dobře a nevyžadují pozornost vrcholového managementu? Které záležitosti zjištěné auditory vyžadují urychlenou a/nebo neustálou pozornost? Takové informace mohou zaneprázdněným vedoucím pracovníkům poskytnout souhrnné zprávy v rozsahu maximálně jedné nebo dvou stran. Interní auditoři by se měli vážně zamyslet nad tím, co vrcholový management potřebuje a chce vědět o dokončených projektech auditu. Takové informace lze získané průzkumem názorů vrcholového managementu a dotazováním, co potřebují.

17 Část IV / Zprávy 477 Interní auditoři by se však také měli vžít do role zaneprázdněných vedoucích pracovníků a sami by se měli ptát, co by vlastně chtěli v daném případě. Zde jsou některé návrhy na jednostránkové souhrnné přehledy: stručný popis toho, co bylo auditováno závěry auditora zestručněné konstatování skutečně významných zjištění s odvoláním na stránky, kde lze nalézt detaily krátký popis nápravných opatření přijatých klienty při těchto zjištěních celkové prohlášení, které uvádí zjištění a závěry do správného pohledu. Ukázka 12-1 je příkladem takového souhrnu pro zodpovědné činitele. Audit se týkal celé divize obchodu, ale každý segment auditu byl dostatečně velký, aby zdůvodnil samostatné závěry. Auditoři použili přídavné hodnocení pro každý segment s vysvětlením významu těchto hodnocení v poznámce. Ukázka 12-1 Shrnutí pro zodpovědné činitele Divize marketingu Prověřovaná činnost Názory auditorů Průzkum trhu dobrý (1) Reklama chvalitebný (2) Propagace prodeje dostatečný (3), (4) Úvěry výborný Zákaznický servis dobrý (5) Zjištění (1) Údaje o nákladech průzkumu trhu ve výši USD, získané průzkumem názorů v terénu na Program Q byly dostupné v obchodních publikacích. (2) Oddělení reklamy jednalo v mnoha případech místo oddělení nákupu přímo s dodavateli. (3) Objednávky materiálu pro podporu prodeje nebyly vystavovány včas, což si vyžádalo práci přesčas a zbytečně vysoké náklady na přepravu.

18 478 Kapitola 12 / Zprávy (4) Náklady nebyly sledovány a proto nebyl manažer podpory prodeje informován o tom, že náklady programů překročily rozpočet o USD (38 %). (5) Instrukce pro zákazníky o používání výrobků organizace byly popsány v technické hantýrce, která nebyla srozumitelná laikům. Nápravná opatření Nápravná opatření byla realizována ve zjištění (1) a (2) na základě upravených postupů. Zjištění (3) a (4) byla napravena pomocí lepších pokynů pro zaměstnance a důkladnější kontrolou ze strany supervizora. Nápravná opatření byla zahájena ve zjištění (5), ale zatím nebyla ukončena; požaduje se písemná odpověď. Komentář I když bylo zjištěno pět nedostatků věříme, že lidé z divize marketingu byli vysoce motivováni a technicky zdatní. Reklama a podpora prodeje je kvalitní a obě získaly pochvalná uznání v obchodních publikacích. Byla okamžitě zahájena náprava zjištěných nedostatků. I když některé z nich představují závažnou odchylku od správné praxe, nejsou významné z pohledu celkového poslání této divize. Ředitel marketingu nyní věnuje zvýšenou pozornost řízení. Legenda Výborný bez nedostatků. Dobrý relativně menší nedostatky. Dobrý relativně větší nedostatky. Dostatečný více než jeden větší nedostatek. Nedostatečný nerealizuje se hlavní poslání činnosti. Diskuse s klienty. Interní auditoři by si měli dát pozor na možné reakce na auditorské zprávy, které zpochybňují fakta uvedená ve zprávě. Takové připomínky, ať jsou pravdivé nebo ne, zpochybňují důvěryhodnost auditu. Auditoři by tedy měli prověřit všechna zjištění s pracovníky klienta i jeho managementem během auditu a zajistit, aby nedošlo k neshodě ve faktech. V případě názorových rozdílů na interpretaci mají být stanoviska auditovaného klienta zahrnuta do zprávy. Podobně je užitečné prodiskutovat s auditovaným klientem nikoliv pouze dopady zjištění na operace jejich příčiny a důsledky nýbrž také doporučení auditora pro nápravná opatření. Interní auditor by však neměl zapomínat, zvláště při auditech operací, že zkušenosti a znalosti o operacích u klienta daleko převyšují ty, které má auditor. Proto se někdy auditorovi zdá

19 Část IV / Zprávy 479 jeho doporučení úplně logické, a pro auditovaného klienta je to nepraktické nebo má závažné vedlejší důsledky. Nesmírně důležitá je shoda o směrování nápravných opatření. Způsob, vzájemně akceptovaný oběma stranami a vedoucí k nápravě nedostatků, bude mít podporu auditovaného klienta. Tento postoj ještě může být posílen tím, že ve zprávě z auditu je uvedeno plné uznání způsobu realizace nápravných opatření schválených klientem. Například následující konstatování ve zprávě navazující na prohlášení o zjištěních bude zajisté vyhovovat klientovi a bude přijato s větším nadšením: Projednali jsme tyto záležitosti s vedoucím provozu, který okamžitě pozměnil postupy tak, aby předem vyloučil opakování situací, které jsme zjistili. Rozdílné názory na interpretaci faktů a na způsob nápravy jsou pochopitelné. Při jejich vzniku má auditor určit obě stránky problému dohromady s argumenty pro a proti. Protože zpráva z auditu je nástrojem auditora, může auditor vyvrátit stanovisko klienta. Je možné, že klient ve svém dopisu s odpovědí může rovněž vyvrátit stanovisko auditora. Tento dopis by měl tvořit přílohu zprávy z auditu. Nepříznivé důsledky předem neprojednaných zjištění mohou vážně ohrozit příští audit. Ústní kontrola předběžných verzí zpráv nebo segmentů předběžných verzí zpráv má spoustu kladů, že vlastně nemůže existovat zdůvodnění pro vydání zprávy bez takové kontroly. Kontroly mohou zvrátit nesprávné vnímání. Mohou být zdrojem získání dalších informací. Mohou osvětlit znění a formulace, které jsou pro klienta buď nesprávné nebo iritující. Mohou vést k doporučením, která mají nejlepší příležitost korigovat problémy s nejmenšími nepříznivými vedlejšími důsledky. Účastníci diskuse. Vedoucí útvaru auditu může zajistit určitou jednotnost při kontrolách předběžných verzí zpráv tím, že vydá písemné pokyny, kterými se auditoři a supervizoři auditu budou řídit. Přesto by pokyny neměly být tak neflexibilní, aby nezohledňovaly lidský faktor. Většina velkých organizací má několik hierarchických úrovní například: vedoucí provozu, ředitel divize, ředitel pobočky, viceprezident, prezident a představenstvo. Ve většině případů by měly stačit kontroly s vedoucím provozu a s ředitelem divize; první je odpovědný za realizaci opatření, druhý odpovídá za zajištění celkové nápravy. Často však lidé, kteří jsou postaveni na řebříčku hierarchie výše uznávají důležitost udržování kroku se současným průběhem a zapojují se do auditů

20 480 Kapitola 12 / Zprávy ve své oblasti odpovědnosti. Někteří klienti rádi kontrolují předběžné verze zpráv za přítomnosti auditora. Jiní pouze chtějí mít příležitost si v klidu přečíst předběžnou verzi zprávy před jejím vydáním. Další dávají přednost tomu, aby interní auditoři poskytli ústní prezentaci auditorských zjištění. To dává těmto manažerům příležitost prodiskutovat nikoliv pouze záležitosti, o kterých je zpráva, ale také dojmy auditora o supervizi, školeních, morálce a ostatních záležitostech, které se neobjevují ve formálních zprávách, ale které mohou zajímat vrcholový management. Faktografické zprávy. Zpráva se musí zabývat úzkostlivě jenom fakty. Každé kategorické prohlášení, každé číslo, každý odkaz musí být podložen průkaznými důkazy. Útvar interního auditu musí vytrvalým úsilím vytvářet dobrou pověst o své spolehlivosti naprostá spolehlivost se musí stát charakteristickým znakem zprávy z auditu. Měla by být psaná a dokumentována tak, aby si vynutila důvěru a spolehlivost a celkové uznání. Má být na jedničku. Má vyjádřit autoritu. Cokoli se řekne, zejména v provozních oblastech mimo běžně akceptovaného rozsahu práce auditora, musí být zdůvodněno nebo zdůvodnitelné. Čtenář musí být schopen se spoléhat na zprávu z důvodu dobře zdokumentovaných faktů a nezvratné logiky. Tvrzení o faktu musí obsahovat ujištění, že auditoři osobně sledovali nebo prověřili fakta. Jestliže uvedou, že se nahromadilo mnoho práce, znamená to, že oni osobně vědí, že to je fakt. Znamená to, že vědí jaké nahromadění práce se považuje za normální, a rozsah a míra práce, kterou posuzovali. Někdy vznikají situace, že auditoři něco osobně nezjistí, ale management by měl o těchto případech vědět. Prohlášení v tomto smyslu by mělo poukázat na zdroj: Vedoucí oddělení nám řekl, že se nahromadilo nadměrně moc práce. Uvedené tvrzení se zakládá na faktu auditor osobně slyšel prohlášení od vedoucího oddělení, ale auditoři samotní nepotvrzují pravdivost nebo rozsah takové situace. Úhel pohledu. Objektivita také zahrnuje úhel pohledu cíl, zjištění bez nafukování toho, co není významné nebo relevantní. Vrcholový management obvykle věnuje velkou pozornost zprávám z auditu. Nahlášené stavy, údajně chybné, vytvářejí rozhořčení výkonných pracovníků. Není proto správné hodnotit jednu špatnou činnost z tuctu souvisejících činností, aniž by se poukázalo na to, jak tato jedna činnost zapadá do mozaiky celkové činnosti organizace. Například, když vedoucí provozu nelítostně a úspěšně bojuje o kvalitu, dodací lhůty a náklady ve své organizaci, přičemž vyrábí přijatelné