ZÁKLADNÍ ANALÝZA V OBLASTI PRACOVNÍCH POZIC SE ZAMĚŘENÍM NA EFEKTIVITU VYKONÁVANÝCH ČINNOSTÍ OBECNÍ ÚŘAD HLUBOŠ

Transkript

1 ZÁKLADNÍ ANALÝZA V OBLASTI PRACOVNÍCH POZIC SE ZAMĚŘENÍM NA EFEKTIVITU VYKONÁVANÝCH ČINNOSTÍ OBECNÍ ÚŘAD HLUBOŠ

2 Závěrečná zpráva Společnost Audit organizace s.r.o. provedla na Obecním úřadě Hluboš základní analýzu v oblasti pracovních pozic se zaměřením na efektivitu vykonávaných činností. Efektivita práce souvisí s mnoha faktory, především s množstvím vykonávaných činností v rámci fondu pracovní doby, s organizací práce i způsobem jak danou činnost zaměstnanec vykonává, jaké má k tomu schopnosti, jakou má motivaci. Projekt byl zaměřen na základní analýzu u konkrétních pracovních pozic a zaměstnanců, kteří je vykonávají. Byly provedeny časové snímky pracovních dnů a řízené rozhovory. Kombinací těchto metod je možné získat základní představu o kvantitativním využívání pracovní doby, o činnostech, které daný zaměstnanec vykonává, jejich množství i časové náročnosti, frekvenci střídání v rámci pracovního dne, základních dispozicích pro zajišťování činností dle náplně práce, a přístupu k těmto činnostem ze strany zaměstnance. Výstupy k jednotlivým pozicím jsou obsahem této závěrečné zprávy.

3 V úvodním zkoumání bylo na základě analýzy dokumentace a seznámení se se současnou situací MÚ doporučeno zrevidovat a aktualizovat interní dokumentaci z důvodů personálních změn (např. jméno starosty v organizačním řádu, pracovním řádu apod.) Součástí analýzy byly následující pracovní pozice reprezentované uvedenými zaměstnanci: Pracovní pozice Účetní, administrativní pracovník, úklid Pozice A 2 Sociální a administrativní pracovník, vedení matriky, ověřování a vidimace, czechpoint a péče o DPS Pozice B Tato analýza byla v organizaci první svého druhu, nenavazovala na žádná předchozí šetření. Cílem bylo zjistit základní stav způsobu práce na těchto pracovních pozicích.

4 Základními vstupy pro šetření byla poskytnutá dokumentace, především časové snímky pracovního dne, organizační řád, pracovní řád, popis pracovní funkce a kolektivní smlouva. Důležité pro další rozhodování je zjištění, zda činnosti, které skutečně zaměstnanci vykonávají v úřadě, jsou v souladu s činnostmi uvedenými v jejich náplni práce (každý vykonává to co má) nebo zda došlo k odklonu a jsou patrné určité rozdíly (má vykonávat skutečně vykonává). U analyzovaných pozic většinou zaměstnanci vykonávali ty činnosti, které měli ve své náplni práce, k výrazným odklonům nedocházelo. V pracovních výkazech se též objevují činnosti související například s úklidem pracoviště nebo studiem, což v popisech pracovní funkce u zaměstnanců chybí, doporučujeme doplnění. Pro detailnější komparaci pracovních náplní k identifikaci případných odklonů od svěřené agendy by bylo třeba hlubší analýzy. Popisy pracovní náplně jsou zpracovány relativně aktuálně (r. 202). V rámci vykonávaných administrativních činností se ale náplň práce u určitých činností shoduje a z důvodů časové hospodárnosti by mohla být vykonávána jen jednou osobou. Zaměstnanci každý den mají určité množství času pro výkon pracovních činností (fond pracovní doby docházka). V tuto dobu by tedy měly vykonávat činnosti pro zaměstnavatele. Dle provedených šetření je tento čas využíván jednotlivými zaměstnanci s pouze minimálními časovými rezervami. Kromě kvantitativního využití je však pracovní dobu třeba naplnit i kvalitativně, aby vznikla adekvátní přidaná hodnota. Z vykázaných činností lze totiž předpokládat, že některé činnosti jsou časově nadhodnocené. Kvantitativní využití pracovní doby ještě nedává odpověď na otázku, zda činnost, kterou zaměstnanec vykonává, může či nemůže vykonat rychleji a tím zvládnout více činností než nyní, nebo zda tuto činnost nemůže vykonávat dokonce jiný zaměstnanec. Pro přeskupování činností a zrychlování toho, co zaměstnanec vykonává, je třeba znát informace o osobnosti zaměstnance, jeho znalostech, dovednostech, návycích i postojích. Toto lze vyhodnotit na základě hlubší analýzy pracovního místa a profilu zaměstnance. U prověřovaných zaměstnanců bylo identifikováno napětí a celkově byla hodnocena "dusná atmosféra" na pracovišti. Jako komplikace se pak jeví i nedostatek komunikace na pracovišti.

5 Závěry vyplývající z rozhovoru se zaměstnanci a z analýzy snímku pracovního dne. Účetní, administrativní pracovník, úklid Pozice A , ,5 7, docházka vykázané činnosti oběd 3 2 0,5 0,5 0, Fond pracovní doby: Celkem bylo snímkováno 5 pracovních dnů. Vykázané činnosti: 39,83 hodiny Pro účely analýzy jsou použita data z 5 pracovních dnů. Vyčerpaný fond pracovní doby: 40 hodin. V případě všech sledovaných dnů se liší docházka a výkaz odpracovaných hodin o cca 4 hodiny. Tato doba přibližně odpovídá vyhrazené době na oběd, která je vykázána v docházkovém listu. Stanovený pracovní fond 40 hodin byl podle odevzdaných výkazů odpracován. Pracovní činnosti: Převažují činnosti v rozmezí kratších časových bloků, které jsou proloženy delšími časovými úseky zahrnující jeden typ činnosti. K výkonu činností zaměstnanec využívá převážně práci na PC, zbylé činnosti vykonává ve většině případů osobně. Pracovních náplň delších časových úseků činností se

6 týká převážně aktivit souvisejících s hlavní pracovní náplní tohoto zaměstnance, a to je vedení účetní agendy, které ale po odborném posouzení neodpovídá uvedeným údajům z časových snímků a je výrazně nadhodnoceno. Hlavní pracovní náplň, tedy vedení účetní agendy, zabírá až 80% z celé pracovní zátěže tohoto zaměstnance. Zbylou část agendy tvoří administrativní úkony nahodilého charakteru. Některé z činností v rozmezí kratších časových bloků jsou vykonávány oběma zaměstnanci, přičemž tyto administrativní činnosti by mohl zastat jeden zaměstnanec. Závěry rozhovoru: Zaměstnanec zastávající pozici A pociťuje nedostatky v komunikaci a vnímá atmosféru na pracovišti jako napjatou. Z pohledu nákladů a množství zpracovávané agendy by bylo vhodné porovnat současnou situaci s možností externího zajištění účetnictví v kombinaci s přesunutím ostatních činností na zbylé zaměstnance..

7 2 Sociální a administrativní pracovník, vedení matriky, ověřování a vidimace, Czechpoint a péče o DPS Pozice B ,63 8 7,25 8,63 7,5 7 6 docházka vykázané činnosti oběd 2 0,5 0, Fond pracovní doby: Celkem byly snímkovány 4 pracovní dny (nezahrnujeme , kdy byl zaměstnanec na celodenním školení v Praze). Vykázané činnosti: 3,5 hodiny Pro účely analýzy jsou použita data ze 4 pracovních dnů. Vyčerpaný fond pracovní doby: 32,5 hodin. V případě všech sledovaných dnů se docházka a výkaz odpracovaných hodin (včetně uvedené přestávky na oběd)liší přibližně o hodinu. Fond pracovní doby připadající na 4 dny byl tedy téměř naplněn. Pracovní činnosti: Převažují činnosti s kratší časovou dotací, přičemž některé z činností jsou vykonávány střídavě s osobou vykonávající pozici A, doporučujeme tyto činnosti lépe zkoordinovat, respektive přesunout na jednu pozici. Hlavní pracovní náplní tohoto zaměstnance je vedení administrativní agendy a matriky, které ale dle odborného posouzení neodpovídá uvedeným údajům z časových snímků a je nadhodnoceno. Lze tedy předpokládat, že objem vykonávaných činností by mohl být větší.

8 Závěry rozhovoru: Zaměstnanec na pozici B prokazuje vyšší míru adaptability, působí komunikativně a pozitivně. Práce ho naplňuje a bylo by možné využít tohoto potenciálu k tomu, aby práce byla vykonávána efektivněji a s větší časovou úsporou. Toho by mohlo být docíleno například účastí na školení zaměřeného na optimalizaci pracovních procesů. ZÁVĚR Celkově se situace na úřadě jeví jako dobrý start do nového období, především pozitivním přístupem starosty a snahou kvalitně zajišťovat služby občanům a zabezpečit fungování chodu MÚ. Pozitivně lze vnímat přechod k vyšší míře využití elektronického záznamu dat. Většina administrativních činností se tak zrychlí a zefektivní. Vzhledem k velikosti obce a množství účetní agendy doporučujeme využití externího subjektu, který by zajistil účetnictví pro MÚ. Toto nabízené řešení by mohlo přinést nezanedbatelnou finanční úsporu dlouhodobějšího charakteru. Z poskytnuté náplně práce lze usoudit, že hlavní pracovní náplní zaměstnance A je vedení účetní agendy, která by ale s ohledem na velikost úřadu nemusela být realizována zaměstnancem v uvedeném časovém rozmezí. Zbývající část administrativní agendy odpovídá popisu práce administrativního pracovníka, kterou zastává zaměstnanec na pozici B. U osoby zastupující pozici B pozitivně hodnotíme vyšší míru adaptability a aktivního přístupu. Lze předpokládat, že tato osoba by v rámci své pozice byla schopna zastat veškeré administrativní úkony. To vychází i z výše uvedeného, že časová dotace na pracovní náplň této pozice je nadhodnocená. Oba zaměstnanci také shodně při rozhovoru uvedli, že v porovnání s minulým volebním obdobím množství vykonávané práce ubylo z důvodu většího zapojení nově zvoleného pana starosty. V případě zaměstnance na pozici B lze pak doporučit účast na školení s cílem optimalizace pracovních procesů. Administrativní agenda by se tím zefektivnila a kladla by menší nárok na administrativního pracovníka. Jak už bylo výše uvedeno, na základě provedené analýzy uvádíme doporučení k využití možnosti převedení veškeré administrativní agendy na jednoho zaměstnance a zpracování účetnictví zajistit externím dodavatelem. Z porovnání těchto dvou variant vychází námi doporučená varianta jako podstatně úspornější. Ze současného stavu plynou i další nevýhody, mezi které patří například nulová zastupitelnost v případě nemoci a dovolené nebo další vynaložené náklady plynoucí z nutného vzdělávání zaměstnance. Úspornost námi uvedeného doporučení lze vidět v následující tabulce, která je sestavena na základě předložené kolektivní smlouvy

9 Úspora při externím zajištění účetní agendy a ponechání jednoho úvazku na HPP měsíční náklad na zaměstnance roční náklad kalkulace ukončení PP výpovědí pro nadbytečnost k dvou měsíční lhůta odstupné 4násobek 6 60 úspora do konce roku více náklad 6 60 úspora mzdových nákladů cena za externí vedení účetnictví vč. DPH Fakturace 06-2/ finální úspora Úspora 206 (a další období) K lepší optimalizaci a efektivnosti vykonávání práce by mohlo přispět nastavením procesů směrem k vyšší míře digitalizace a odklonění se od papírového řešení jednotlivých administrativních úkonů. U obou zaměstnanců se aktuálně projevovala nedostatečná komunikace se svým vedoucím (pravděpodobně pod vlivem napjaté atmosféry). Zde vidíme prostor pro vytvoření takových interních procesů, v rámci kterých bude zajištěn prostor pro zlepšení komunikace a vyjádření zpětné vazby. Pravidelné hodnocení je účinným nástrojem, jak zaměstnance dlouhodobě směřovat k vyššímu výkonu. Dále navrhujeme prodloužení úředních hodin v některý pracovní den (např. PO do 8-9hod) tak, aby bylo umožněno pracujícím občanům úřad navštívit po pracovní době bez nutnosti uvolňování se ze zaměstnání. Vyrovnání pracovního fondu je možné řešit např. zkrácením doby ke konci týdne, čímž by se zvýšila v rámci konceptu otevřeného úřadu přístupnost úřadu pro občany. Návrh konkrétního řešení Ponechat pozici B s tím, že zaměstnanec zastávající tuto pozici převezme a bude mít na starost veškeré administrativní činnosti včetně činností spojené s vedením matriky. Dále

10 doporučujeme, aby byla uzavřena smlouva typu DPP, DPČ s novým zaměstnancem, který by byl schopen v případě nemoci administrativního pracovníka zastoupit. Dále je možné ubrat z kompetencí zaměstnance B úklid v DPS a zajistit tuto činnost na základě dohody typu DPP, DPČ jiným zaměstnancem ekonomicky výhodněji. Současně by to znamenalo možnost celodenního působení osoby zastávající pozici B v sídle úřadu. Zaměstnance na pozici A navrhujeme zrušit v plném rozsahu s tím, že administrativní úkony, které měl tento zaměstnanec na starost, budou převedeny na zaměstnance vykonávající pozici B. Pozice účetní, kterou zaměstnanec vykonával, doporučujeme zajistit externí subjektem. Toto řešení nabízí výraznou dlouhodobě udržitelnou finanční úsporu. Za tým společnosti Audit organizace s.r.o. Ing. Jitka Urbánková Partner & CEO Audit organizace s.r.o. Bělehradská 347/ Praha 2