Příloha k Příkazu ministra č. 17/2014. Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy Č.j.: MSMT-13430/ SMĚRNICE O ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK

Transkript

1 Příloha k Příkazu ministra č. 17/2014 Ministerstvo školství, mládeţe a tělovýchovy Č.j.: MSMT-13430/ SMĚRNICE O ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK

2 OBSAH: ČÁST PRVNÍ - OBECNÁ ČÁST HLAVA I. ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ Čl. 1 PŘEDMĚT ÚPRAVY Čl. 2 VYMEZENÍ ZÁKLADNÍCH POJMŮ HLAVA II. MINISTERSTVO ŠKOLSTVÍ, MLÁDEŢE A TĚLOVÝCHOVY Čl. 3 PŮSOBNOST ÚTVARŮ, ORGÁNŮ A JEDNOTLIVÝCH ZAMĚSTNANCŮ ZADAVATELE PŘI ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK Čl. 4 PŘEDPOKLÁDANÁ HODNOTA VEŘEJNÉ ZAKÁZKY Čl. 5 PLÁNOVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK ČÁST DRUHÁ - ZADÁVANÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK Čl. 6 OBECNÁ USTANOVENÍ 6.1 Záměr VZ 6.2 Zadávací podmínky 6.3 Komise Komise pro otevírání obálek Hodnotící komise Nové posouzení a hodnocení nabídek 6.4 Uveřejňování informací o VZ Uveřejňování na profilu zadavatele Uveřejňování na Věstníku veřejných zakázek a v Úředním věstníku Evropské unie 6.5 Uzavírání a evidence smluv Čl. 7 CENTRALIZOVANÉ ZADÁVÁNÍ Čl. 8 ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU 8.1 Společná ustanovení pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu Zahájení zadávacího řízení Komise Výběr nejvhodnější nabídky Uzavření smlouvy Zrušení zadávacího řízení Opravný prostředek Výjimky z postupu dle Směrnice Bagatelní nákupy 8.2 Úprava jednotlivých postupů pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu Veřejné zakázky, jejichţ předpokládaná hodnota nedosahuje Kč bez DPH u VZ na dodávky a sluţby a Kč bez DPH u VZ na stavební práce Veřejné zakázky, jejichţ předpokládaná hodnota dosahuje nejméně Kč bez DPH u VZ na dodávky a sluţby a Kč bez DPH u VZ na stavební práce, avšak nedosahuje Kč bez DPH u VZ na dodávky a sluţby a Kč bez DPH u VZ na stavební práce Veřejné zakázky, jejichţ předpokládaná hodnota dosahuje nejméně Kč bez DPH u VZ na dodávky a sluţby a Kč bez DPH u VZ na stavební práce, avšak nedosahuje Kč bez DPH u VZ na dodávky a sluţby a Kč bez DPH u VZ na stavební práce Odlišná úprava jednotlivých postupů pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu zadávaných dle Pravidel OP EU nebo dle Pravidel programu Čl. 9 ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK PROSTŘEDNICTVÍM ELEKTRONICKÉHO TRŢIŠTĚ Čl. 10 UCHOVÁVÁNÍ DOKUMENTACE A JEJÍ EVIDENCE ČÁST TŘETÍ - PODŘÍZENÉ ORGANIZACE Čl. 11 OBECNÁ USTANOVENÍ Čl. 12 PŮSOBNOST ÚTVARŮ 2/25

3 Čl. 13 PLÁNOVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK Čl. 14 ZADÁVACÍ PODMÍNKY Čl. 15 HODNOTÍCÍ KOMISE, JEDNÁNÍ HODNOTÍCÍ KOMISE, VYŘAZENÍ NABÍDKY A NOVÉ POSOUZENÍ A HODNOCENÍ NABÍDEK Čl. 16 UVEŘEJŇOVÁNÍ INFORMACÍ Čl. 17 UZAVÍRÁNÍ A EVIDENCE SMLUV Čl. 18 ZADÁVÁNÍ NADLIMITNÍCH A PODLIMITNÍCH VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK Čl. 19 ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU Čl. 20 CENTRALIZOVANÉ ZADÁVÁNÍ Čl. 21 ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK PROSTŘEDNICTVÍM ELEKTRONICKÉHO TRŢIŠTĚ Čl. 22 UCHOVÁVÁNÍ DOKUMENTACE ČÁST ČTVRTÁ - PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Čl. 23 PŘECHODNÁ USTANOVENÍ Čl. 24 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 3/25

4 Preambule Směrnice o zadávání veřejných zakázek stanovuje závazný postup v rámci resortu Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy při zadávání veřejných zakázek (dále jen VZ ) směřující k uzavření smlouvy. Jejím cílem je uplatnit systém soutěţe při zadávání VZ a aplikovat trţní mechanismus v oblasti vynakládání veřejných prostředků tak, aby bylo dosaţeno jejich hospodárného, efektivního a účelného vyuţití. ČÁST PRVNÍ OBECNÁ ČÁST HLAVA I. ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ Čl. 1 PŘEDMĚT ÚPRAVY 1. Tato Směrnice o zadávání veřejných zakázek (dále jen Směrnice ) upravuje: a) pravidla zadávání veřejných zakázek malého rozsahu (dále jen VZMR ) a procesní postup realizace veškerých VZ v rámci Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy (dále jen MŠMT ), v jím zřízených a zákonem zřízených organizačních sloţkách státu (dále jen OSS ) a státních příspěvkových organizacích (dále jen SPO ) v působnosti MŠMT, b) odpovědnost jednotlivých útvarů MŠMT, OSS a SPO, které se podílejí na zadávání veškerých VZ, c) procedurální postupy a podpisová oprávnění pro schvalování dokumentů souvisejících s přípravou a zadáváním veškerých VZ. 2. Všechny útvary a zaměstnanci MŠMT, OSS a SPO, kteří se podílejí na přípravě a zadávání VZ, jsou povinni postupovat v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZVZ ) a Směrnicí, nestanoví-li interní či jiný relevantní předpis přísnější postup. 3. Při zadávání VZ financovaných a spolufinancovaných z operačních programů EU (dále jen OP EU ), finančních mechanismů nebo jiných dotačních titulů, je zadavatelský útvar a Odbor veřejných zakázek (dále jen Odbor VZ ) povinen postupovat v souladu se Směrnicí a pravidly pro zadávání VZ stanovenými poskytovatelem příslušné finanční podpory. V případě odlišné úpravy mezi Směrnicí a pravidly pro zadávání VZ stanovenými poskytovatelem příslušné finanční podpory postupuje zadavatelský útvar a Odbor VZ v souladu s pravidly pro zadávání VZ stanovenými poskytovatelem příslušné finanční podpory, nestanoví-li interní či jiný relevantní předpis přísnější postup. 4. Tato Směrnice se nevztahuje na: a) VZ na dodávky a sluţby, jejichţ předpokládaná hodnota je niţší neţ Kč bez DPH a stavební práce, jejichţ předpokládaná hodnota je niţší neţ Kč bez DPH s výjimkou povinností touto Směrnicí výslovně uvedených; zadavatel je však povinen vţdy dodrţet zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace a doloţit dodrţení zásady hospodárnosti, b) bagatelní nákupy, kterými je pořízení dodávek, sluţeb a stavebních prací, jejichţ cena za jednu komoditu v součtu nepřesáhne za kalendářní rok Kč bez DPH v rámci dané sekce, případně skupiny, pokud není sekce zřízena, s výjimkou povinností touto Směrnicí výslovně uvedených, c) případy uvedené v 18 odst. 1 ZVZ, d) dodávky, jejichţ jednotková cena je v průběhu účetního období proměnlivá, a zadavatel tyto dodávky pořizuje opakovaně podle svých aktuálních potřeb; zadavatel je však povinen vţdy 4/25

5 dodrţet zásady transparentnosti, rovného zacházení, zákazu diskriminace a doloţit dodrţení zásady hospodárnosti. 5. Výjimky z postupů dle Směrnice schvaluje ministr školství, mládeţe a tělovýchovy za podmínek stanovených v čl. 8 bodě Směrnice. Čl. 2 VYMEZENÍ ZÁKLADNÍCH POJMŮ Pro účely Směrnice se rozumí: a) centralizovaným zadáváním postup zadávání VZ dle ustanovení 3 odst. 1 písm. a) nebo b) ZVZ, kdy centrální zadavatel pro pověřující zadavatele pořizuje dodávky či sluţby, jeţ jsou předmětem VZ, které následně prodává pověřujícím zadavatelům za cenu nikoliv vyšší, neţ za kterou byly dodávky či sluţby pořízeny, nebo kdy centrální zadavatel provádí zadávací řízení a zadává VZ na dodávky, sluţby či stavební práce na účet pověřujících zadavatelů, b) centrálním zadavatelem zadavatel, který v souladu s ustanovením 3 odst. 1 ZVZ provádí centralizované zadávání VZ, c) číselníkem NIPEZ číselník komodit a komoditních kategorií s návazností na stávající hierarchii poloţek klasifikace CPV; číselník NIPEZ spravuje Ministerstvo pro místní rozvoj, d) dokumentací k veřejné zakázce souhrn všech dokumentů v listinné nebo elektronické podobě, jejichţ pořízení v průběhu zadávacího řízení, popř. po jeho ukončení, vyţaduje ZVZ nebo Směrnice, včetně úplného znění originálů nabídek všech uchazečů a uzavřených smluv, e) EPD elektronický systém spisové sluţby určený ke správě a archivaci dokumentů, přístupný jako intranetová aplikace všem zaměstnancům MŠMT prostřednictvím výpočetní techniky, f) e-trţištěm elektronický nástroj ve smyslu 149 odst. 2 ZVZ s webovým rozhraním, který je jako elektronické trţiště veřejné správy uveden v seznamu elektronických trţišť vedeném Ministerstvem pro místní rozvoj jako správcem e-trţišť a jehoţ prostřednictvím se zadávají VZ podle Pravidel e-trţišť, g) Evidenčním listem dokument doprovázející průběh VZ od okamţiku záměru realizace VZ po ukončení zadávacího řízení. Závazný formulář Evidenčního listu je přílohou Směrnice, h) oprávněnou osobou ministr školství, mládeţe a tělovýchovy (dále jen ministr ) či zaměstnanec zadavatele, který zastupuje zadavatele v zadávacím řízení a činí za něj právní úkony svěřené mu Směrnicí, přičemţ osobou oprávněnou k podpisu smlouvy a objednávky je v případě MŠMT výlučně příslušný příkazce operace, i) podřízenou organizací jakákoliv MŠMT či zákonem zřízená OSS a SPO v působnosti MŠMT, j) pokyny o finanční kontrole vnitřní předpis MŠMT upravující předběţnou řídící finanční kontrolu na MŠMT od , upravený příkazem ministra č. 21/2013 v návaznosti na zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, k) poptávajícím útvarem se pro účely VZ financovaných z technické pomoci OP EU rozumí jakýkoliv útvar, který konstatuje potřebu VZ, l) pověřujícím zadavatelem zadavatel, který pověřil centrálního zadavatele prováděním zadávacího řízení a zadáním VZ, m) Pravidly e-trţišť pravidla systému pouţívání elektronických trţišť subjekty veřejné správy při pořizování a obměně určených komodit, která jsou přílohou usnesení vlády ČR ze dne 10. května 2010 č. 343 ve znění usnesení vlády ČR ze dne 15. června 2011 č. 451, usnesení vlády ČR ze dne 14. prosince 2011 č. 933, usnesení vlády ČR ze dne 28. března 2012 č. 222 a usnesení vlády ČR ze dne 18. prosince 2013 č. 981, n) Pravidly OP EU pravidla pro čerpání prostředků z operačních programů, kterými se rozumí zejména Závazné postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU nespadajících pod aplikaci 5/25

6 zákona, vydané Národním orgánem pro koordinaci a dále příslušná řízená dokumentace daného Operačního programu, o) Pravidly programu podmínky pro čerpání finančních prostředků ze státního rozpočtu, p) profilem zadavatele elektronický nástroj, prostřednictvím kterého zadavatel podle ZVZ uveřejňuje informace a dokumenty ke svým VZ způsobem, který umoţňuje neomezený a přímý dálkový přístup, a jehoţ internetová adresa je uveřejněna ve Věstníku VZ, q) prováděcí smlouvou písemná smlouva, na základě které je poskytováno konkrétní plnění dodavatelem, r) příkazcem operace ministr a vedoucí zaměstnanci MŠMT pověření výkonem oprávnění ve vymezených rozpočtových odvětvích, majetkových věcech a finančních objemech ministrem dle bodu 10 pokynů o finanční kontrole, s) rámcovou smlouvou písemná smlouva mezi zadavatelem a jedním či více uchazeči uzavřená na dobu určitou, která upravuje podmínky týkající se jednotlivých VZ na pořízení opakujících se dodávek, sluţeb či stavebních prací s obdobným předmětem plnění zadávaných po dobu platnosti rámcové smlouvy, zejména pokud jde o cenu a mnoţství; na základě rámcové smlouvy není dodavatelem na rozdíl od prováděcí smlouvy poskytováno konkrétní plnění, t) resortem MŠMT MŠMT a podřízené organizace, u) správcem programu správce kapitoly státního rozpočtu dle zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), který odpovídá za hospodaření s prostředky státního rozpočtu na financování programů, v) správcem rozpočtu ředitel útvaru správce rozpočtu zajišťující předběţnou řídící finanční kontrolu v souladu s pokyny o finanční kontrole, w) usnesením vlády č. 343/2010 usnesení vlády ČR ze dne 10. května 2010 č. 343 k pouţívání elektronických trţišť subjekty veřejné správy při vynakládání finančních prostředků, x) usnesením vlády č. 451/2011 usnesení vlády ČR ze dne 15. června 2011 č. 451 o Seznamu komodit, které budou pořizovány a obměňovány prostřednictvím elektronického trţiště, o Vzorovém provozním řádu elektronických trţišť, o Metodickém pokynu k vybraným chybám v klasifikaci CPV a o změně usnesení vlády ze dne 10. května 2010 č. 343, y) usnesením vlády č. 563/2011 usnesení vlády ČR ze dne 20. července 2011 č. 563 k resortním systémům centralizovaného zadávání veřejných zakázek ústředních orgánů státní správy, z) veřejnou zakázkou malého rozsahu zakázka, jejíţ hodnota je vymezena v 12 odst. 3 ZVZ, aa) Věstníkem veřejných zakázek část Informačního systému o veřejných zakázkách, která zabezpečuje uveřejňování informací o veřejných zakázkách, bb) zadavatelským útvarem příslušný útvar MŠMT, OSS nebo SPO, který VZ realizuje za účelem plnění úkolů vyplývajících z jeho působnosti stanovené příslušným organizačním (vnitřním) předpisem; zadavatelským útvarem můţe být z povahy věci i jediná osoba či takový útvar zadavatele, který realizuje VZ bez spolupráce s dalšími útvary zadavatele. V případě, ţe jsou dva nebo více zadavatelských útvarů, povaţuje se za zadavatelský útvar ten, který má v dané VZ větší finanční podíl. V případě VZ zadávaných skupinou IV je zadavatelským útvarem vţdy útvar technické pomoci, který realizuje potřebu VZ poptávajícího útvaru zapojeného do implementace, cc) zadávací dokumentací soubor dokumentů, údajů, poţadavků a technických podmínek zadavatele vymezujících předmět veřejné zakázky v podrobnostech nezbytných pro zpracování nabídky, dd) zadávacími podmínkami veškeré poţadavky zadavatele uvedené v oznámení či výzvě o zahájení zadávacího řízení, zadávací dokumentaci či jiných dokumentech obsahujících vymezení předmětu VZ, ee) zadavatelem MŠMT nebo podřízená organizace, ff) záměrem VZ dokument, který zpracovává zadavatelský útvar a který obsahuje zejména věcné a technické vymezení potřeby, předpokládanou hodnotu VZ, druh VZ, navrhovaný druh zadávacího řízení, návrh kvalifikačních předpokladů, návrh hodnotících kritérií. 6/25

7 HLAVA II. MINISTERSTVO ŠKOLSTVÍ, MLÁDEŢE A TĚLOVÝCHOVY Čl. 3 PŮSOBNOST ÚTVARŮ, ORGÁNŮ A JEDNOTLIVÝCH ZAMĚSTNANCŮ ZADAVATELE PŘI ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK 1. Osoba vykonávající působnost oprávněné osoby je určena podle výše předpokládané hodnoty VZ. 2. Oprávněnou osobou u VZ zadávaných v rámci MŠMT je: a) ministr v případech, kdy výše předpokládané hodnoty VZ dosahuje nejméně Kč bez DPH, b) věcně příslušný náměstek v případech, kdy výše předpokládané hodnoty VZ dosahuje nejméně Kč bez DPH, avšak nedosahuje Kč bez DPH, nebo oprávněná osoba podle písm. a) tohoto odstavce, pokud si toto oprávnění vyhradí, c) věcně příslušný vrchní ředitel sekce v případech, kdy výše předpokládané hodnoty VZ dosahuje nejméně Kč bez DPH, avšak nedosahuje Kč bez DPH, nebo oprávněná osoba podle písm. a) nebo b) tohoto odstavce, pokud si toto oprávnění vyhradí, d) věcně příslušný ředitel odboru či vedoucí samostatného oddělení v případech, kdy výše předpokládané hodnoty VZ nedosahuje Kč bez DPH nebo oprávněná osoba podle písm. a), b) nebo c) tohoto odstavce, pokud si toto oprávnění vyhradí, e) vedoucí zaměstnanec v případě VZ, na které se podílí dva nebo více zadavatelských útvarů je oprávněnou osobou vedoucí zaměstnanec zadavatelského útvaru, který má v dané VZ větší finanční podíl nebo oprávněná osoba podle písm. a) aţ d) tohoto odstavce, pokud si toto oprávnění vyhradí, f) vedoucí zaměstnanec, který vykonává nejblíţe nadřízenou pracovní pozici v případě VZ, na které se podílí dva nebo více zadavatelských útvarů se shodným finančním podílem, případně oprávněná osoba podle písm. a) aţ d) tohoto odstavce, pokud si toto oprávnění vyhradí, g) ředitel Odboru VZ v případech provádění právních úkonů vymezených v odst. 8 tohoto článku. 3. V případě, ţe v organizační struktuře MŠMT není funkční označení věcně příslušné osoby určené dle odst. 2 tohoto článku, je oprávněnou osobou vedoucí zaměstnanec, který vykonává nejblíţe nadřízenou pracovní pozici a má příslušné oprávnění jako příkazce operace se schváleným finančním limitem. 4. Oprávněná osoba: a) schvaluje a podepisuje záměr VZ, b) schvaluje a podepisuje zadávací podmínky. 5. Příkazce operace schvaluje a podepisuje smlouvu. 6. Příkazcem operace u vícezdrojových VZ zadávaných v rámci MŠMT, resp. VZ, které jsou hrazeny z finančních zdrojů přesahujících jednu skupinu MŠMT je vţdy I. náměstek ministra nebo jím pověřená osoba. 7. Zadavatelský útvar: a) předkládá Odboru VZ plán svých VZ, podepsaný příslušným náměstkem ministra, b) provádí průzkum trhu u VZ dle čl. 1 odst. 4. písm. a) a b) Směrnice, c) stanovuje předpokládanou hodnotu VZ, d) připravuje záměr VZ a záměr soutěţe o návrh, e) pokud je finanční krytí zajištěno z programového financování, zajistí registraci akce odborem investic a příslušné potvrzení přiloţí k záměru VZ, f) přiděluje VZ číslo jednací vygenerované v EPD, 7/25

8 g) ţádá o případnou výjimku z postupu dle Směrnice, h) zprostředkovává schvalování a podepisování příslušných dokumentů oprávněnou osobou, i) zprostředkovává schvalování a podepisování smlouvy příkazcem operace u smlouvy, j) navrhuje účast věcně příslušných pracovníků za zadavatelský útvar a po jejich schválení zajišťuje jejich účast v komisi, k) vyjadřuje se k zadávacím podmínkám a návrhu smlouvy, l) zajišťuje provedení předběţné řídící kontroly správcem rozpočtu před podpisem smlouvy, resp. před odesláním oznámení o výběru nejvhodnější nabídky, m) informuje Odbor VZ o nezbytnosti plnění povinností vyplývajících pro zadavatele v rámci operačních programů, n) poskytuje součinnost Odboru VZ, zejména pak při formulování odpovědí uchazečům v rámci poskytování dodatečných informací k zadávacím podmínkám, o) v případě VZ, jejichţ předpokládaná hodnota nedosahuje Kč bez DPH v případě VZ na dodávky a sluţby a Kč bez DPH v případě VZ na stavební práce, je zadavatelský útvar povinen informovat Odbor VZ o záměru zadat VZ. Odbor VZ následně provede průzkum, zda další útvary MŠMT neplánují v kalendářním roce poptávat VZ se stejným či obdobným předmětem plnění. V kladném případě musí být takový předmět plnění soutěţen společně v rámci jedné VZ, aby nedocházelo k dělení předmětu plnění. Zadavatelským útvarem bude v takovém případě ten z nich, který má v dané VZ větší finanční podíl. V případě, ţe hodnota takových plnění přesáhne dohromady částku Kč bez DPH v případě VZ na dodávky a sluţby a Kč bez DPH v případě VZ na stavební práce, administruje takovou VZ Odbor VZ, p) odpovídá za správnost věcného vymezení a stanovení rozsahu předmětu VZ. 8. Odbor VZ: a) vyjadřuje se k záměru VZ, b) zpracovává stanovisko k ţádosti o výjimku z postupu dle Směrnice, c) vede evidenci plánů VZ zadavatelských útvarů, d) sestavuje plán VZ MŠMT, který zveřejní na intranetu MŠMT, e) vede evidenci realizovaných VZ, f) vede evidenci smluv uzavřených na základě realizovaných zadávacích řízení, g) zpracovává zadávací podmínky, h) organizuje zadávání VZ, včetně splnění všech povinností zadavatele při uveřejňování, i) organizuje soutěţ o návrh, j) informuje podatelnu o zahájení zadávacího řízení, k) organizuje jednání komise, l) zajišťuje účast svého pracovníka na komisi, m) připravuje rozhodnutí o vyloučení uchazeče z další účasti v zadávacím řízení, n) rozhoduje o moţnosti pouţití elektronické aukce, o) připravuje rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky, p) připravuje smlouvu, q) zajišťuje podpis smlouvy s vítězným uchazečem, r) vyjednává o podmínkách smlouvy s vítězným uchazečem v případě, ţe návrh smlouvy nebyl součástí zadávacích podmínek, 8/25

9 s) připravuje rozhodnutí o zrušení zadávacího řízení, plní povinnosti zadavatele při přezkoumání námitek podaných stěţovatelem, t) plní povinnosti zadavatele při řízení o přezkoumání úkonů zadavatele Úřadem pro ochranu hospodářské soutěţe (dále jen ÚOHS ), u) po ukončení zadávacího řízení zajišťuje uchovávání dokumentace k VZ popřípadě, předává dokumentaci VZ k archivaci útvaru vymezenému v čl. 10 Směrnice, v) odpovídá za koncepci informační podpory procesů zadávání VZ včetně informační podpory centralizovaného zadávání, w) plní roli centrálního zadavatele v případě centralizovaně zadávaných VZ, x) vydává a aktualizuje seznam komodit, které jsou v rámci resortu MŠMT zadávány centralizovaně, y) zajišťuje výběr provozovatele e-trţiště, z) vystupuje v roli administrátora e-trţiště, aa) odpovídá za správu uţivatelských účtů a rolí v rámci elektronického nástroje, bb) zajišťuje školení, výklad a aktualizaci Směrnice, cc) vede evidenci udělených výjimek, dd) zpracovává odpovědi k dodatečným informacím uchazečů ve spolupráci se zadavatelským útvarem, ee) vypořádává námitky uchazečů k VZ, ff) odpovídá za procesní stránku zadávacího řízení. 9. Ředitel odboru VZ: a) rozhoduje o výběru nejvhodnější nabídky, po předchozí konzultaci s oprávněnou osobou, b) rozhoduje o vyloučení uchazeče, c) schvaluje a podepisuje rozhodnutí o námitkách, d) rozhoduje o zrušení zadávacího řízení, po předchozí konzultaci s oprávněnou osobou, e) schvaluje a jmenuje členy a náhradníky komise, f) posuzuje důvody podjatosti člena či náhradníka komise, g) rozhoduje o novém posouzení a hodnocení nabídek, pokud zjistí, ţe hodnotící komise porušila postup stanovený ZVZ, touto Směrnicí či Pravidly OP EU. Čl. 4 PŘEDPOKLÁDANÁ HODNOTA VEŘEJNÉ ZAKÁZKY 1. Předpokládanou hodnotou VZ se rozumí předpokládaná výše peněţitého závazku vyplývající z plnění VZ, který je zadavatelský útvar povinen stanovit pro účely postupu v zadávacím řízení před jeho zahájením. Předpokládanou hodnotu je zadavatelský útvar povinen stanovit v rámci přípravy VZ pro účel volby odpovídajícího druhu zadávacího řízení. Při stanovení předpokládané hodnoty je vţdy rozhodná cena bez DPH. 2. Předpokládanou hodnotu stanoví zadavatelský útvar na základě údajů a informací o VZ stejného či podobného předmětu plnění. Nemá-li zadavatelský útvar k dispozici takové údaje, stanoví předpokládanou hodnotu na základě údajů a informací získaných průzkumem trhu s poţadovaným plněním, popřípadě na základě údajů a informací získaných jiným vhodným způsobem. O výši a stanovení předpokládané hodnoty musí zadavatelský útvar evidovat písemný doklad. Pro stanovení výše předpokládané hodnoty je rozhodný den zahájení zadávacího řízení. 9/25

10 3. Za splnění povinností uvedených v tomto článku je odpovědný vedoucí pracovník zadavatelského útvaru. Čl. 5 PLÁNOVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK 1. Roční plán VZ MŠMT sestavuje Odbor VZ vţdy nejpozději k 15. lednu kalendářního roku, na který se roční plán VZ vztahuje, a to z plánů VZ zadavatelských útvarů. Zadavatelské útvary za tímto účelem zasílají Odboru VZ nezbytné podklady. 2. Evidenci plánů VZ zajišťuje Odbor VZ. 3. Plán VZ musí obsahovat a) pořadové číslo VZ, b) název VZ, c) předmět VZ, d) kód a název komodit, které jsou předmětem VZ, z číselníku NIPEZ, e) předpokládanou hodnotu VZ, f) druh VZ (dodávka, sluţba, stavební práce), g) kategorii VZ (nadlimitní, podlimitní, malého rozsahu), h) druh zadávacího řízení (včetně soutěţe o návrh), i) informaci, bude-li VZ zadávána prostřednictvím e-trţiště, j) předpokládaný počet dodavatelů, s nimiţ bude uzavřena smlouva, k) předpokládanou dobu trvání smlouvy, l) důvody nutnosti nákupu, m) předpokládaný termín zahájení zadávacího řízení, n) předpokládaný termín zahájení plnění, o) zdroj financování (státní rozpočet/eu/jiný dotační titul). 4. Za jednotlivé zadavatelské útvary je povinen vedoucí pracovník/zaměstnanec zaslat vţdy nejpozději do před koncem příslušného kalendářního roku Odboru VZ plán VZ, u nichţ zadavatelský útvar předpokládá zahájení zadávacího řízení v následujícím kalendářním roce a na něţ má zajištěno finanční krytí. Plán VZ zadavatelského útvaru musí být vţdy opatřen podpisem náměstka ministra příslušné skupiny MŠMT. Potvrzení o finančním krytí zamýšlených VZ, jehoţ přílohou je vyjádření sekce financování kapitoly školství, přikládá zadavatelský útvar jako přílohu k plánu VZ. V případě VZ týkajících se realizace OP EU, potvrzuje finanční krytí VZ skupina IV MŠMT. 5. V případě potřeby změn v plánu VZ předloţeném zadavatelským útvarem, je zadavatelský útvar povinen zaslat Odboru VZ bez prodlení, vţdy však nejpozději 10 dnů před koncem příslušného kalendářního čtvrtletí, změnový list plánu VZ podepsaný příslušným náměstkem ministra dané skupiny. Součástí návrhu změn musí být odůvodnění poţadavku na změnu s popsáním důvodů změny, například proč nebyly VZ zahrnuty do plánu VZ, nebo proč se zadávací řízení na plánované VZ nebudou realizovat. 6. Odbor VZ sleduje při sestavování plánu VZ předpokládané hodnoty obdobných, spolu souvisejících dodávek či sluţeb, které mají být zadány v průběhu účetního období, mezi nimiţ je věcná, časová a místní souvislost a jejichţ předmět plnění tvoří jeden funkční celek v souladu s čl. 4 Směrnice. 10/25

11 ČÁST DRUHÁ - ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK Čl. 6 OBECNÁ USTANOVENÍ 6.1 Záměr VZ 1. VZ lze zadat pouze v případě, ţe je její plnění v souladu se schváleným nebo upraveným rozpočtem MŠMT, případně v souladu se schválenými programy, projekty nebo jinými rozhodnutími upravujícími plnění úkolů MŠMT, a pouze v případě zajištění finančního krytí VZ v době zahájení zadávacího řízení. 2. V souladu s plánem VZ a před zahájením zadávacího řízení zpracuje zadavatelský útvar záměr VZ, který je součástí Evidenčního listu VZ dle přílohy č. 1 Směrnice. Povinnost zpracovat záměr VZ se nevztahuje na VZ, jejichţ předpokládaná hodnota nedosahuje Kč bez DPH v případě VZ na dodávky a sluţby a Kč bez DPH v případě VZ na stavební práce. V případě VZ, jejichţ předpokládaná hodnota nedosahuje Kč bez DPH v případě VZ na dodávky a sluţby a Kč bez DPH v případě VZ na stavební práce, je zadavatelský útvar povinen informovat Odbor VZ o záměru zadat VZ. Odbor VZ následně provede průzkum, zda další útvary MŠMT neplánují v kalendářním roce poptávat VZ se stejným či obdobným předmětem plnění. 3. Pokud je u zadavatelského útvaru finanční krytí zajištěno z finančních prostředků státního rozpočtu programového financování podle 12 zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů, předloţí zadavatelský útvar Odboru VZ záměr VZ aţ poté, co mu byla udělena registrace akce, jejíţ formulář musí být nedílnou přílohou záměru VZ. 4. Zadavatelský útvar přidělí VZ číslo jednací vygenerované v EPD, které ji bude jednoznačně identifikovat v průběhu celé realizace zadávacího řízení vč. podpisu prováděcí nebo rámcové smlouvy. 5. V případě VZ spolufinancovaných či financovaných z OP EU musí záměr VZ odsouhlasit skupina IV MŠMT. 6. Záměr VZ předá oprávněná osoba Odboru VZ. Pokud záměr nesplňuje náleţitosti stanovené v Evidenčním listu nebo je v rozporu se ZVZ či Směrnicí nebo je nutné ho dopracovat z jiných důvodů, vrátí jej zpět zadavatelskému útvaru se stanoviskem k přepracování. V případě potřeby drobných úprav bude komunikace probíhat formou u. 7. Ředitel odboru VZ je oprávněn ve svém stanovisku navrhnout jiné parametry či odlišnou úpravu skutečností uvedených v záměru VZ, neţ jaká byla navrţena zadavatelským útvarem. Takový návrh je povinen zdůvodnit. 8. V případě sporu o náleţitosti záměru dle odst. 6 a 7 mezi Odborem VZ a zadavatelským útvarem bude svoláno jednání dotčených útvarů. Pokud se ani na tomto jednání nepodaří dojít ke shodě, rozhodne o dalším postupu 1. náměstek ministra. 6.2 Zadávací podmínky 1. V souladu s řádně vyplněným záměrem VZ a plánem VZ zpracuje Odbor VZ zadávací podmínky. Zadávací podmínky obsahují věcné vymezení předmětu plnění. Zadavatelský útvar je odpovědný za správnost a úplnost věcné stránky dokumentace VZ. U VZ zadávaných skupinou IV je za správnost a úplnost věcné stránky dokumentace VZ odpovědný poptávající útvar. 2. Zadávací podmínky musí obsahovat údaje, které jsou v souladu s údaji uvedenými ve schváleném záměru VZ a u zadávacích řízení dle ZVZ také údaje dle ZVZ. Zadávací podmínky musí dále obsahovat alespoň: a) identifikační údaje zadavatelského útvaru, b) jméno oprávněné osoby, 11/25

12 c) specifikaci druhu a předmětu VZ, d) obchodní podmínky, včetně platebních podmínek, e) poţadavek na způsob zpracování a členění nabídkové ceny (nabídková cena musí být členěna na cenu bez DPH, DPH a celkovou cenu včetně DPH), f) způsob hodnocení nabídek podle hodnotících kritérií. Pokud je základním hodnotícím kritériem ekonomická výhodnost nabídky, musí být vţdy jedním z dílčích hodnotících kritérií nabídková cena. Pokud je pouţito hodnotící kritérium ekonomická výhodnost nabídky a pokud dílčí hodnotící kritérium nabídková cena má niţší váhu neţ 60% u VZ na sluţby, nebo 80% u VZ na dodávky a stavební práce, musí být odůvodněna přiměřenost takto stanovených kritérií, g) lhůtu a místo pro podání nabídek, h) podmínky a poţadavky na zpracování nabídky, přičemţ nabídka musí být zpracována vţdy v českém jazyce, i) stanovení délky zadávací lhůty nebo jejího konce datem, j) poţadavek na předloţení všech částí nabídky v uzavřené a neporušené obálce označené slovem NEOTEVÍRAT, názvem VZ a adresou uchazeče (vyjma e-trţiště), k) termín a místo otevírání obálek s nabídkami/nabídek, pokud se otevírání obálek s nabídkami/nabídek bude konat za účasti uchazečů, jejichţ nabídky byly doručeny ve lhůtě pro podání nabídek, a dalších osob, o nichţ tak stanoví zadavatelský útvar (vyjma e-trţiště). 3. Součástí zadávacích podmínek bude zpravidla v souladu s odst. 2 písm. d) tohoto článku návrh smlouvy zadavatele. Ve zcela výjimečných případech lze z objektivních důvodů namísto návrhu smlouvy vloţit obchodní podmínky, které budou uchazeči o VZ povinni zapracovat do jimi zpracovaného návrhu smlouvy předkládaného v nabídce. 4. Odbor VZ předloţí zadávací podmínky ke schválení zadavatelskému útvaru a zajištění podpisu oprávněné osobě. V případě VZ dle čl. 6 bod 6.1 odst. 3 Směrnice předloţí Odbor VZ zadávací podmínky ke schválení nejdříve odboru investic. 6.3 Komise 1. Pro účely zadávacího řízení v reţimu ZVZ se stanoví následující komise: a) Komise pro otevírání obálek s nabídkami b) Komise pro posouzení kvalifikace c) Hodnotící komise 2. Stanoví-li tak Odbor VZ, plní funkce komise pro otevírání obálek s nabídkami a posouzení kvalifikace hodnotící komise. Samostatné komise pro otevírání obálek a pro posouzení kvalifikace se v takovém případě nestaví. 3. V případě VZMR plní předmětné úkoly jediná komise v souladu s čl. 8 bod Směrnice. 4. Členem komise musí být vţdy jeden zástupce Odboru VZ a minimálně jeden zástupce zadavatelského útvaru. Pokud je u zadavatelského útvaru finanční krytí zajištěno z programového financování, musí být členem komise dále minimálně jeden zástupce odboru investic. Pokud je VZ financována nebo spolufinancována z OP EU, musí být členem komise dále minimálně jeden zástupce poptávajícího útvaru. 5. Návrh členů a náhradníků komise schvaluje ředitel Odboru VZ. 6. Členové komise jsou povinni zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o nichţ se dozvěděli v souvislosti se svou účastí v komisi. To platí obdobně i pro jiné osoby, které byly na jednání přizvány zadavatelským útvarem, Odborem VZ nebo komisí. 12/25

13 7. Členové komise nesmí být ve vztahu k VZ a k uchazečům podjati, zejména se nesmí podílet na zpracování nabídky, nesmí mít osobní zájem na zadání VZ a s uchazeči je nesmí spojovat osobní ani pracovní či jiný obdobný poměr Komise pro otevírání obálek 1. Komise pro otevírání obálek musí mít minimálně 3 členy. 2. Komise otevírá předloţené obálky s nabídkami/nabídky, ţádosti o účast (dále jen nabídky ) v pořadí, v jakém došly zadavateli. Seznam přijatých nabídek vyhotovuje podatelna MŠMT. Podatelna (na základě předchozí výzvy Odboru VZ) je povinna nabídky před předloţením komisi označit číslem pořadí, datem a časem, ve kterém je obdrţela. 3. Jsou-li při otevírání obálek přítomni uchazeči, stvrdí svoji účast podpisem v listině přítomných uchazečů. 4. Komise otevírá obálky postupně podle pořadového čísla a kontroluje, zda je nabídka zpracována v poţadovaném jazyku a zda je návrh smlouvy podepsán osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. Po provedení kontroly kaţdé nabídky sdělí komise identifikační údaje uchazeče a informaci o tom, zda nabídka splňuje výše uvedené poţadavky. Komise přítomným uchazečům sdělí rovněţ informace o nabídkové ceně a informace o údajích z nabídek odpovídající číselně vyjádřitelným dílčím hodnotícím kritériím. 5. Jestliţe nabídka nevyhovuje poţadavkům dle odst. 4 tohoto článku, komise nabídku vyřadí Hodnotící komise 1. U VZ, u kterých výše předpokládané hodnoty dosahuje nejméně Kč bez DPH a nedosahuje Kč bez DPH u VZ na dodávky a na sluţby a nejméně Kč bez DPH a nedosahuje Kč bez DPH u VZ na stavební práce, musí mít hodnotící komise minimálně 3 členy a ke kaţdému členovi jednoho náhradníka. 2. U VZ, u kterých výše předpokládané hodnoty dosahuje nejméně Kč bez DPH u VZ na dodávky a na sluţby a Kč bez DPH u VZ na stavební práce, musí mít hodnotící komise minimálně 5 členů a ke kaţdému členovi jednoho náhradníka. Je-li to odůvodněno předmětem VZ, musí mít komise nejméně jednu třetinu členů s příslušnou odborností ve vztahu k předmětu VZ. 3. První jednání hodnotící komise svolává Odbor VZ. Další jednání hodnotící komise jiţ svolává a řídí předseda, popř. místopředseda hodnotící komise, který byl zvolen členy hodnotící komise na jejím prvním jednání. Nemůţe-li se člen hodnotící komise jednání zúčastnit, je povinen tuto skutečnost neprodleně oznámit před prvním jednáním hodnotící komise Odboru VZ, v případě dalších jednání pak předsedovi nebo místopředsedovi hodnotící komise, který zajistí účast náhradníka. 4. Členové hodnotící komise jsou povinni na počátku svého prvního jednání podepsat prohlášení o mlčenlivosti a nepodjatosti. Pro tento účel sdělí Odbor VZ členům hodnotící komise před zahájením jejich jednání identifikační údaje uchazečů, kteří podali nabídky ve lhůtě pro podání nabídek. Prohlášení o mlčenlivosti podepisují rovněţ další osoby přítomné na jednání komise. 5. Je-li mezi dílčími hodnotícími kritérii (nebo jejich subkritérii) u základního hodnotícího kritéria ekonomická výhodnost nabídky subjektivní kritérium (tj. takové kritérium, které není matematicky či číselně přímo odvoditelné z nabídky a vyţaduje slovní ohodnocení), provede hodnotící komise hodnocení, které slovně odůvodní, a postupuje-li se podle bodové metody, přidělí nabídce počet bodů. V případě VZMR hodnotící komise neprovede hodnocení nabídek, pokud by měla hodnotit nabídku pouze jednoho uchazeče. 13/25

14 6.3.3 Nové posouzení a hodnocení nabídek Pokud bude zjištěno, ţe hodnotící komise porušila postup stanovený ZVZ nebo touto Směrnicí, ustanoví ředitel Odboru VZ jinou hodnotící komisi. Odůvodnění nového posouzení a hodnocení nabídek připojí Odbor VZ k původní zprávě/zápisu o posouzení a hodnocení nabídek. 6.4 Uveřejňování informací o VZ Uveřejňování na profilu zadavatele 1. Na profilu zadavatele se uveřejňují informace o všech VZ, jejichţ předpokládaná hodnota dosahuje nejméně Kč bez DPH u VZ na dodávky a sluţby a Kč bez DPH u VZ na stavební práce, pokud Směrnice neurčí jinak. 2. Na profilu zadavatele musí být uveřejněny veškeré údaje, o kterých tak stanoví ZVZ. 3. Veškeré údaje na profilu zadavatele uveřejňuje Odbor VZ Uveřejňování ve Věstníku veřejných zakázek a v Úředním věstníku Evropské unie 1. Ve Věstníku veřejných zakázek a v Úředním věstníku Evropské unie se uveřejňují informace o VZ stanovené v ZVZ. 2. Veškeré údaje ve Věstníku veřejných zakázek a v Úředním věstníku Evropské unie uveřejňuje Odbor VZ. 6.5 Uzavírání a evidence smluv 1. Odbor VZ odešle návrh smlouvy (dále jen NS ) zadavatelskému útvaru k zajištění provedení předběţné řídící kontroly správcem rozpočtu. Pokud je u zadavatelského útvaru finanční krytí zajištěno ze státního rozpočtu programového financování, zašle zadavatelský útvar NS ke schválení, popř. k připomínkám odboru investic a zároveň zašle odboru investic ţádost o vydání řídící dokumentace programového financování (Rozhodnutí o poskytnutí dotace nebo Stanovení výdajů na financování akce). Součástí ţádosti je kopie NS podepsaného vítězným uchazečem, kopie Protokolu ze zadávacího řízení a kopie rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky a další dokumentace stanovená správcem programu (odborem investic). Smlouva nesmí být podepsána příkazcem operace před vydáním řídící dokumentace. 2. Zadavatelský útvar zašle NS odboru správce rozpočtu k provedení předběţné řídící kontroly dle pokynů o finanční kontrole. 3. Schválený NS Odbor VZ vytiskne, zajistí proti manipulaci a zabezpečí podpis vítězného uchazeče. Uzavírané smlouvy musí být minimálně ve třech stejnopisech, z nichţ alespoň dva připadnou zadavateli. Poté Odbor VZ předá smlouvy zadavatelskému útvaru k zajištění podpisu příkazcem operace. 4. Zadavatelský útvar předloţí smlouvu ke schválení a podpisu příkazci operace a následně podepsané smlouvy předá Odboru VZ zpět k digitalizaci a doručení stejnopisu smlouvy druhé smluvní straně. 5. Odbor VZ při uzavírání smlouvy s uchazeči, kteří se umístili jako další v pořadí, pokud vítězný uchazeč neposkytl součinnost při uzavírání smlouvy, postupuje analogicky dle odst. 1 aţ 4 tohoto článku. 14/25

15 Čl. 7 CENTRALIZOVANÉ ZADÁVÁNÍ 1. Zadavatelé v rámci celého resortu MŠMT jsou povinni zadávat VZ na dodávky, sluţby a stavební práce uvedené v seznamu, jehoţ vydávání a aktualizaci zajišťuje Odbor VZ prostřednictvím centrálního zadavatele. 2. Odbor VZ aktualizuje seznam komodit, které jsou povinně nakupovány, a to vţdy k kalendářního roku, na který je sestavován plán centralizovaných VZ, nebo vţdy dle příslušných právních či jiných předpisů závazných pro celý resort MŠMT. Seznam komodit je zveřejňován na internetových stránkách MŠMT. 3. Závazné postupy pro centralizované zadávání VZ stanovují Resortní pravidla Ministerstva školství mládeţe a tělovýchovy, Č.j.: MŠMT-13438/ Rolí administrátora centralizovaně zadávaných VZ pro celý resort MŠMT je pověřen Odbor VZ, který tuto činnost vykonává za součinnosti věcně příslušných útvarů MŠMT či podřízených organizací. Čl. 8 ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU 8.1 Společná ustanovení pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu Zahájení zadávacího řízení 1. Dnem zahájení zadávacího řízení se rozumí den uveřejnění výzvy k podání nabídek obsahující schválené zadávací podmínky na profilu zadavatele. Výzva k podání nabídek bude odeslána vybraným uchazečům v den uveřejnění na profilu zadavatele. 2. Odbor VZ vyzve k předloţení nabídky uchazeče uvedené zadavatelským útvarem v záměru VZ. Zadavatelský útvar nebude k předloţení nabídky opakovaně navrhovat stejný okruh uchazečů. V případě, ţe zadavatelský útvar nebude moci z objektivních důvodů vyzvat k předloţení nabídky poţadovaný počet vhodných uchazečů nebo k předloţení nabídky opakovaně vyzve stejné uchazeče, musí takový postup řádně zdůvodnit a toto zdůvodnění přiloţit k záměru VZ. 3. Jako prostředek komunikace mezi zadavatelem a uchazeči je moţné pouţívat se zaručeným elektronickým podpisem. U VZ spolufinancovaných nebo financovaných z OP EU je nutno vţdy zajistit doklad o doručení u Komise 1. Komise vypracuje protokoly o otevírání, posouzení a hodnocení nabídek (dále jen Protokol ). Protokoly podepisují všichni členové komise, kteří se účastnili jednání. 2. Protokol (vyjma vygenerovaných protokolů u VZ zadávaných přes e-trţiště) musí minimálně obsahovat: a) datum, čas a místo jednání komise, b) identifikační údaje zadavatele, c) specifikaci druhu a předmětu VZ, d) seznam přítomných členů komise, včetně určení předsedy, e) seznam oslovených uchazečů, f) seznam obdrţených nabídek seřazených v pořadí, v jakém byly doručeny zadavateli, 15/25

16 g) informace o nabídkové ceně a informace o údajích z nabídek odpovídající číselně vyjádřitelným hodnotícím kritériím, h) byla-li vyţadována kvalifikace, pak uvedení uchazečů, jejichţ kvalifikace byla posuzována, uchazečů, kteří prokázali splnění kvalifikace a uchazečů, kteří neprokázali splnění kvalifikace s uvedením důvodů, i) posouzení nabídek, j) hodnocení nabídek, k) údaj o tom, jak byly nabídky hodnoceny, l) výsledné pořadí hodnocení nabídek, m) seznam nabídek, které byly komisí ze zadávacího řízení vyřazeny, spolu s uvedením důvodu, n) odlišný názor člena komise s odůvodněním, zastává-li člen komise odchylný názor proti názoru většiny, o) podpis všech členů komise, kteří se účastnili jednání komise. 3. Komise neprovede hodnocení nabídek, pokud by měla hodnotit nabídku pouze jednoho uchazeče. V takovém případě komise pouze zkontroluje, zda nabídka splňuje všechny poţadavky a obsahuje všechny náleţitosti stanovené zadavatelem ve výzvě. Zadavatel následně rozhodne, zda tuto nabídku přijme jako nejvhodnější nebo zadávací řízení zruší. 4. Po ukončení své činnosti doručí komise Odboru VZ podepsaný Protokol a ostatní dokumentaci Výběr nejvhodnější nabídky 1. Na základě Protokolu připraví Odbor VZ Rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky (Rozhodnutí o výběru). 2. Nejpozději do 5 pracovních dnů od vydání Rozhodnutí o výběru Odbor VZ odešle Oznámení tohoto rozhodnutí písemně všem uchazečům, kteří nebyli vyloučeni z účasti v zadávacím řízení. Oznámení odešle Odbor VZ aţ po provedení předběţné řídící kontroly, jejíţ provedení je povinen zajistit zadavatelský útvar Uzavření smlouvy 1. Odbor VZ písemně vyzve, v souladu s výsledkem zadávacího řízení, vítězného uchazeče k uzavření smlouvy. Zadavatel nesmí uzavřít smlouvu dříve, neţ ji v rámci předběţné řídící kontroly schválí správce rozpočtu. 2. Odmítne-li vybraný uchazeč uzavřít smlouvu, nebo neposkytne-li řádnou součinnost, aby mohla být uzavřena smlouva, můţe Odbor VZ vyzvat k uzavření smlouvy uchazeče, který se umístil jako druhý v pořadí. Odmítne-li uchazeč druhý v pořadí uzavřít smlouvu, nebo neposkytne-li řádnou součinnost k jejímu uzavření, můţe Odbor VZ vyzvat k uzavření smlouvy uchazeče, který se umístil jako třetí v pořadí. Ustanovení čl. 6 bod 6.5 odst. 2 se pouţije v těchto případech obdobně. 3. Pokud je u zadavatelského útvaru finanční krytí zajištěno ze státního rozpočtu programového financování, zašle oprávněná osoba před podpisem smlouvy odboru investic ţádost o vydání řídící dokumentace programového financování (Rozhodnutí o poskytnutí dotace nebo Stanovení výdajů na financování akce). Součástí ţádosti je kopie smlouvy podepsané vítězným uchazečem, kopie Protokolu ze zadávacího řízení a kopie rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky a další dokumentace stanovená správcem programu (odborem investic). Smlouva nesmí být podepsána oprávněnou osobou před vydáním řídící dokumentace. 16/25

17 8.1.5 Zrušení zadávacího řízení 1. Oprávněná osoba můţe kdykoliv do okamţiku odeslání oznámení o rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky navrhnout zrušení zadávacího řízení s uvedením důvodu. Odbor VZ posoudí odůvodněnost zrušení zadávacího řízení. Odbor VZ je povinen odeslat písemné Oznámení o zrušení zadávacího řízení nejpozději do 5 pracovních dnů ode dne přijetí Rozhodnutí o zrušení zadávacího řízení všem známým zájemcům či uchazečům. Rozhodnutí o zrušení zadávacího řízení musí obsahovat řádné odůvodnění zrušení. 2. Odbor VZ navrhne zrušení zadávacího řízení zejména v případě, ţe a) ve stanovené lhůtě nebyly podány ţádné nabídky, b) z účasti v zadávacím řízení byli vyloučeni všichni uchazeči, c) po zahájení zadávacího řízení se objeví potřeba opravy výzvy, která by měla zásadní vliv na průběh zadávacího řízení (např. změna výše předpokládané hodnoty VZ nebo změna obchodních podmínek) a nelze postupovat změnou zadávacích podmínek a prodlouţením lhůty pro podání nabídek. 3. Odbor VZ navrhne zrušení zadávacího řízení pokud a) vítězný uchazeč, popř. uchazeč, který se umístil jako druhý nebo třetí v pořadí, odmítl uzavřít smlouvu nebo neposkytl zadavateli k jejímu uzavření řádnou součinnost, b) odpadly důvody pro pokračování v zadávacím řízení v důsledku podstatné změny okolností, které nastaly v době od zahájení zadávacího řízení a které zadavatel s přihlédnutím ke všem okolnostem nemohl předvídat a ani je nezpůsobil, c) v průběhu zadávacího řízení se vyskytly důvody hodné zvláštního zřetele, pro které nelze na zadavateli poţadovat, aby v zadávacím řízení pokračoval. 4. Oznámení o zrušení zadávacího řízení uveřejňuje na profilu zadavatele Odbor VZ Opravný prostředek 1. Kterýkoliv uchazeč, který podal nabídku, má právo podat proti úkonům zadavatele námitky, a to nejpozději do 3 pracovních dnů od doručení úkonu zadavatele, proti kterému námitka směruje. 2. O námitkách a případné nápravě rozhoduje ředitel Odboru VZ. 3. Odbor VZ nejpozději do 10 pracovních dnů od obdrţení námitky odešle uchazeči písemné Rozhodnutí o námitce s uvedením odůvodnění, v případě nevyhovění námitky. V případě vyhovění námitky se v Rozhodnutí o námitce uvede způsob nápravy a odešle se všem uchazečům, kteří podali nabídky a nebyli ze zadávacího řízení vyloučeni Výjimky z postupu dle Směrnice 1. V případě VZMR, u nichţ by okolnosti opravňovaly zadavatelský útvar k pouţití zpravidla jednacího řízení bez uveřejnění dle ZVZ, nebo z důvodu jiných závaţných skutečností, je zadavatelský útvar oprávněn navrhnout uzavření smlouvy s určitým dodavatelem přímo, nebo vyzvání k předloţení nabídky niţšího počtu dodavatelů, neţ je Směrnicí stanoveno. 2. Ţádost o výjimku musí být doloţena písemným odůvodněním schváleným a podepsaným oprávněnou osobou. 3. Odůvodněnou ţádost o výjimku schválenou a podepsanou oprávněnou osobou zasílá zadavatelský útvar ministrovi (zadavatelský útvar v rámci MŠMT zasílá ţádost současně se záměrem VZ) po předchozím vyjádření se k ţádosti o výjimku Odborem VZ. 17/25

18 4. Vedoucí zadavatelského útvaru je povinen informovat Odbor VZ, v souladu se Spisovým řádem MŠMT, č.j. MŠMT I/1, o skutečnosti, zda mu byla či nebyla ministrem výjimka udělena. 5. V případě udělení výjimky zašle zadavatelský útvar Odboru VZ její znění. Odbor VZ vede evidenci udělených výjimek. 6. V případě, ţe Výzvou k podání nabídky má být osloven pouze jeden uchazeč, nezasílá Odbor VZ tomuto uchazeči Výzvu k podání nabídky, ale Výzvu k jednání o uzavření smlouvy Bagatelní nákupy 1. Za bagatelní nákupy je povaţováno pořízení dodávek, sluţeb a stavebních prací, jejichţ cena za jednu komoditu v součtu nepřesáhne za kalendářní rok Kč bez DPH v rámci dané sekce, případně skupiny, pokud není sekce zřízena. 2. Zadavatelský útvar, který pořizuje bagatelní nákup je povinen provést před jeho zahájením cenový průzkum. Cenový průzkum se provádí šetřením ceníků relevantních dodavatelů, předběţnými poptávkami apod. 3. Zadavatelský útvar informuje Odbor VZ o objednávce bagatelního nákupu, k této informaci je povinen připojit protokol o provedení předběţné řídící kontroly. 4. Zadavatelský útvar neprovádí průzkum dle čl. 3 odst. 7. písm. o) Směrnice, avšak nese odpovědnost za nepřekročení stanoveného limitu dle odst. 1 tohoto článku. 5. Zadavatelský útvar je vţdy povinen dodrţet zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace a doloţit dodrţení zásady hospodárnosti. 8.2 Úprava jednotlivých postupů pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu Veřejné zakázky, jejichţ předpokládaná hodnota nedosahuje Kč bez DPH u VZ na dodávky a sluţby a Kč bez DPH u VZ na stavební práce 1. V souladu s plánem VZ provede zadavatelský útvar cenový průzkum. Cenový průzkum se provádí šetřením ceníků relevantních dodavatelů, předběţnými poptávkami apod. Zadavatelský útvar nezpracovává záměr VZ, Odbor VZ nezpracovává zadávací podmínky. 2. Zadavatelský útvar musí zadat VZ uchazeči vybranému transparentním a nediskriminačním způsobem dle odst. 1. formou objednávky či smlouvy za podmínky maximální ekonomické výhodnosti. Vybraný uchazeč musí přitom za smluvní cenu garantovat kvalitní věcné i časové plnění předmětu VZ. 3. Objednávku lze vystavit pouze v souladu s pokyny o finanční kontrole. 4. Na zadávání VZ dle tohoto článku se ostatní ustanovení Směrnice nevztahují Veřejné zakázky, jejichţ předpokládaná hodnota dosahuje nejméně Kč bez DPH u VZ na dodávky a sluţby a Kč bez DPH u VZ na stavební práce, avšak nedosahuje Kč bez DPH u VZ na dodávky a sluţby a Kč bez DPH u VZ na stavební práce 1. V souladu s plánem VZ zpracuje zadavatelský útvar záměr VZ dle čl. 6 bodu. 6.1 Směrnice a Odbor VZ po předloţení řádně vyplněného záměru VZ zpracuje zadávací podmínky dle čl. 6 bodu 6.2 Směrnice. 2. Návrh zadávacích podmínek Odbor VZ zasílá ke schválení zadavatelskému útvaru a zajištění podpisu oprávněné osoby. 3. Odbor VZ prokazatelným způsobem vyzve k předloţení nabídky minimálně 3 vhodné uchazeče a současně uveřejní oznámení o zahájení výběrového řízení na profilu zadavatele. Při výběru vhodných uchazečů, které Odbor VZ vyzve k předloţení nabídky, bude Odbor VZ vycházet především 18/25

19 z doporučení zadavatelského útvaru uvedeného v záměru VZ. Zadavatelský útvar vychází ze svých zkušeností, ze zkušeností jiných zadavatelských útvarů, ale téţ ze zkušeností jiných zadavatelů. 4. Lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší 4 pracovních dnů Veřejné zakázky, jejichţ předpokládaná hodnota dosahuje nejméně Kč bez DPH u VZ na dodávky a sluţby a Kč bez DPH u VZ na stavební práce, avšak nedosahuje Kč bez DPH u VZ na dodávky a sluţby a Kč bez DPH u VZ na stavební práce 1. V souladu s plánem VZ zpracuje zadavatelský útvar záměr VZ dle čl. 6 bodu. 6.1 Směrnice a Odbor VZ po předloţení řádně vyplněného záměru VZ zpracuje zadávací podmínky dle čl. 6 bodu 6.2 Směrnice. 2. Návrh zadávacích podmínek Odbor VZ zasílá ke schválení zadavatelskému útvaru a zajištění podpisu oprávněné osoby. 3. Odbor VZ prokazatelným způsobem vyzve k předloţení nabídky minimálně 5 vhodných dodavatelů a současně uveřejní oznámení o zahájení výběrového řízení na profilu zadavatele. Při výběru vhodných dodavatelů, které Odbor VZ vyzve k předloţení nabídky, bude Odbor VZ vycházet především z doporučení zadavatelského útvaru uvedeného v záměru VZ. Zadavatelský útvar vychází ze svých zkušeností, ze zkušeností jiných zadavatelských útvarů, ale téţ ze zkušeností jiných zadavatelů. 4. Lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší 6 pracovních dnů Odlišná úprava jednotlivých postupů pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu zadávaných dle Pravidel OP EU nebo dle Pravidel programu 1. V případě VZ spolufinancovaných nebo financovaných z OP EU, resp. zadávaných dle Pravidel OP EU a v případě VZ zadávaných dle Pravidel programu, resp. VZ, u nichţ je finanční krytí zajištěno ze státního rozpočtu programového financování zadávaných dle Pravidel programu (dále společně jen Pravidla ) se pouţijí pro čl. 8 body a limity předpokládaných hodnot stanovené Pravidly. 2. U VZ spolufinancovaných nebo financovaných z OP EU nesmí být lhůta pro podání nabídek kratší 10 kalendářních dnů ode dne odeslání výzvy dodavatelům. 3. V případě Pravidly stanoveného přísnějšího postupu se vţdy pouţije tento přísnější postup. Čl. 9 ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK PROSTŘEDNICTVÍM ELEKTRONICKÉHO TRŢIŠTĚ 1. V případě nákupu komodity uvedené v seznamu schváleném usnesením vlády č. 451/2011 je povinnost zadávat VZ jiţ od Kč bez DPH na elektronickém trţišti. 2. U VZ na dodávky a sluţby, uvedené v předchozím odstavci, jejichţ předpokládaná hodnota nedosahuje Kč bez DPH a stavební práce, uvedené v předchozím odstavci, jejichţ předpokládaná hodnota nedosahuje Kč bez DPH, zadává zadavatelský útvar sám. 3. V případě zadávání VZ prostřednictvím e-trţiště, kdy je hodnotícím kritériem nejniţší nabídková cena, nemusí být jmenována komise. 4. Při realizaci zadávání VZ prostřednictvím e-trţiště se postupuje dle Pravidel e-trţišť a přiměřeně dle Směrnice. 5. Pro VZ zadávané prostřednictvím e-trţiště jsou postačující veškeré procesy a dokumenty automaticky generované tímto systémem. 19/25

20 6. V případě rozporu Pravidel e-trţišť a Směrnice se postupuje dle Pravidel e-trţišť. 10. UCHOVÁVÁNÍ DOKUMENTACE A JEJÍ EVIDENCE 1. Veškerá dokumentace k VZ, tj. originály nabídek uchazečů, smlouvy nebo objednávky a všechny dokumenty, jejichţ pořízení v průběhu přípravy a zadávání VZ vyţaduje ZVZ nebo Směrnice, a to včetně dokladů prokazujících provedení určitého úkonu, se uchovává po dobu 10 let ode dne uzavření smlouvy nebo vystavení objednávky, její změny nebo ode dne zrušení zadávacího řízení. V případě VZ spolufinancovaných nebo financovaných z OP EU bude zajištěno uchovávání originálu nejméně po dobu 10 let od finančního ukončení projektu. 2. Uchovávání dokumentace k VZ provádí: a) v případě VZ, na které se podílí více zadavatelských útvarů, z nichţ jedním je útvar technické pomoci, vţdy útvar technické pomoci, b) v případě VZ, na které se podílí více zadavatelských útvarů, z nichţ jedním je útvar strategických projektů, vţdy útvar strategických projektů, c) v případě VZ, na které se podílí více zadavatelských útvarů, z nichţ jedním je útvar technickém pomoci a druhým útvar strategických projektů, popř. dva útvary technické pomoci, vţdy útvar, který má na dané VZ větší finanční podíl, d) v ostatních případech vţdy Odbor VZ. 3. Útvar, který dokumentaci uchovává, umoţní v případech stanovených ZVZ a vnitřními předpisy MŠMT nahlíţet do dokumentů souvisejících se zadáním VZ všem subjektům nebo osobám, o kterých to stanoví ZVZ, kontrolním útvarům MŠMT, osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu a útvarům technické pomoci, z nichţ je plnění předmětu smlouvy hrazeno. 4. Odbor VZ eviduje všechny uzavřené smlouvy v elektronické podobě. Zadavatelský útvar předá Odboru VZ elektronickou verzi smlouvy k evidenci. 5. Veškerá dokumentace k VZ musí být protokolárně předána útvaru, který dokumentaci uchovává nejpozději do 30 dnů od ukončení zadávacího řízení. ČÁST TŘETÍ PODŘÍZENÉ ORGANIZACE Čl. 11 OBECNÁ USTANOVENÍ 1. Oprávněnou osobou u VZ zadávaných podřízenými organizacemi je vţdy statutární orgán nebo jím pověřený zaměstnanec této organizace. 2. Zadavatelským útvarem i administrátorem VZ zadávaných podřízenými organizacemi je vţdy podřízená organizace, vyjma VZ dle čl. 7 Směrnice. 3. Podřízené organizace se mohou odchýlit od ustanovení Části druhé nebo pouţití jejich jednotlivých ustanovení svým vnitřním předpisem vyloučit s výjimkou ustanovení: čl. 6 bod 6.2 odst. 2 a odst. 3, bod 6.3 odst. 6 a odst. 7, bod 6.3.1, bod odst. 5, čl. 7, čl. 8 bod odst. 1 a odst. 3 a bod Směrnice. 20/25