Teritoriální CRM systém pro farmaceutické společnosti

Transkript

1 Teritoriální CRM systém pro farmaceutické společnosti

2 Úvodem Informační systém Fleet IS je teritoriální CRM systém, vyvinutý a určený především pro farmaceutické společnosti. Vhodný je ovšem obecně pro firmy propagující či prodávající své produkty prostřednictvím teritoriálních obchodních zástupců. Systém nabízí CRM řešení pro podporu marketingových aktivit obchodního zástupce. Umožňuje mu pohodlně pracovat s databází svých klientů a zadávat do ní potřebné informace, jako jsou návštěvy a další kontakty s klientem, vydané vzorky (včetně šarží), marketingové náklady a další údaje call reportingu. Dále systém řeší problematiku plánování prodejů a na ně navazující zpracování a vyhodnocení skutečných prodejů, a to od firemní úrovně přes jednotlivé úrovně územního členění až po koncové odběratele. Fleet IS je internetová (online) aplikace. Pro její provoz není třeba instalovat na počítačích uživatelů žádný klientský software. Uživateli stačí pro práci internetový prohlížeč. Data, zadaná jedním uživatelem, jsou ostatním oprávněným uživatelům okamžitě k dispozici. Například obchodní zástupce zadá po jednání v lékárně do systému návštěvu i dohodnutou objednávku, která je současně odeslána distributorovi. Uživatel není závislý na svém počítači může se přihlásit z jiného zařízení připojeného k internetu, včetně tabletu či chytrého telefonu. Datové replikace pro výměnu dat mezi ústředím a stanicí uživatele nejsou potřebné. Online přístup přes internet v kombinaci s použitím libovolného prohlížeče nabízí uživateli přístup k datům kdykoliv odkudkoliv uživatel si zobrazí potřebné informace, stejně tak může nové údaje ihned zadávat do systému. Internetová aplikace s centrálním uložením dat má vyřešeno sdílení dat více uživateli, například při sdílení teritorií obchodními zástupci to bývá problém u offline řešení s datovými replikacemi. Podmínkou využívání Fleet IS je internetové připojení. Pro dostatečně rychlou odezvu systému jsou vyhovující všechny dnes běžné typy připojení. Komunikace mezi uživatelem a systémem Fleet IS probíhá kvůli ochraně dat prostřednictvím šifrovaného protokolu. Dlouholetá specializace na problematiku CRM pro farmaceutické firmy Propojení call reportingu, prodejů a nákladů do jednoho systému Moderní technologie a rozvoj S informačním systémem Fleet IS Vám nabízíme účinné a celistvé řešení teritoriálního CRM systému. Poskytneme Vašim obchodním zástupcům vhodný nástroj pro jejich práci, uživatelům v řídících pozicích pak nabídneme prostředek pro vyhodnocování informací podle své oblasti působení a odpovědnosti. Fleet IS Vám poskytne nejen aktuální informace, ale i historii jejich vývoje, neboť změny v datech jsou v databázi evidovány a při vyhodnocování využívány. Struktura a komplexnost datového modelu odráží naše bohaté dlouholeté zkušenosti v této oblasti od roku 1995.

3 Vlastnosti Agenda objednávek Asistent obchodního zástupce Obchodní zástupce najde v systému potřebné informace o svých klientech a objektech, o svých ná- až po prodeje jednotlivého přípravku do konkrétního cuje si prodeje na svém teritoriu, od sumárních údajů vštěvách i návštěvách svých předchůdců či kolegů, objektu. Vytvoří si plán své činnosti na příští období marketingových nákladech a další údaje. Vyhodno- a systém mu pomůže při kontrole jeho plnění. Plánování prodejů Plán prodejů je členěn po produktech, územních něž lze vést zvlášť plány pro skladové prodeje jednotkách a časovém období. Územní členění (z konsignačních skladů distributorům) a zvlášť pro plánu může být strukturováno od úrovně firmy přes prodeje koncovým odběratelům (od distributorů obchodní zástupce až po okresy. Plánují se ceny, do lékáren). Údaje nastavené v plánování se používají v prodejních reportech pro vyhodnocení plnění obraty a počty prodaných balení. Lze si vytvořit více variant plánu pro jeden kalendářní rok. Rov- plánu prodejů. Systém nabízí možnost zadávání a vyhodnocování objednávek. Obchodní zástupce založí objednávku do systému Fleet IS, přičemž tato objednávka může být automaticky odeslána na objednávkový portál příslušného distributora, kde je zpracována. Z objednávkového portálu se vrací odpověď, kterou v systému vidí obchodní zástupce. Objednávku lze distributorovi odeslat i prostřednictvím automaticky vytvořené ové zprávy. Objednávky lze vyhodnocovat, podobně jako prodeje, tedy v čase, v územních úrovních, po přípravcích, v měsíčních tendencích. Uživatel má rovněž k dispozici reporty pro porovnání objednávek a prodejů, tedy má možnost mimo jiné vyhodnotit podíl svých objednávek na celkových prodejích. Zpracování a vyhodnocení prodejů Flexibilita systému V systému jsou rozlišeny prodeje skladové a prodeje koncovým odběratelům. Ve skladových prodejích lze zpracovávat i přímé prodeje z konsignačního skladu koncovým odběratelům. Prodeje distributorů koncovým odběratelům se zpracovávají z distributorských hlášení, posílaných na základě smlouvy o poskytování prodejních dat mezi distributorem a farmaceutickou firmou. Rovněž lze prodejní data importovat ve spolupráci s třetí firmou specializovanou na zpracování distributorských hlášení. Standardně se zpracovávají prodeje na organizace (lékárny, zdravotnické prodejny, nemocnice), ale lze zpracovat i prodeje vázané přímo na klienty. Prodeje jsou vyhodnocovány v jednotlivých územních úrovních, od firmy až po lékárny, po přípravcích, lékových skupinách či souhrnně. Vyhodnotit si lze kumulativní údaje za dané období, nebo si můžeme údaje rozložit do měsíčních tendencí. Prodeje lze porovnávat s plánem, případně s loňskými prodeji za stejné období. Údaje si uživatel může zobrazit i nástroji obchodní grafiky nebo v mapě. Systém lze i v provozním režimu přizpůsobovat požadavkům zákazníka vyplývajícím ze změn reálného prostředí. Zákazník má k dispozici řadu parametrizovatelných či uživatelsky definovatelných informací, např. kódování produktů a jejich seskupování, druhy kontaktů (návštěva, seminář, telefonický kontakt ), targeting klientů a objektů, aktivity obchodních zástupců. Dokumentace Systém je stále vyvíjen a rozšiřován, na základě podnětů zákazníků i našich zkušeností z provozu. Nejnověji jsme na základě požadavků zákazníků přidali funkci odesílání objednávek ze systému na objednávkové portály distributorů. Jazykové verze Skladové zásoby Zpracování prodejů lze rozšířit o modul skladových zásob. Zpracování skladových zásob probíhá v týdenním cyklu z hlášení distributorů. Modul skladových zásob obsahuje informace o stavu a pohybech jednotlivých produktů na skladech distributorů a jejich poboček. Sledují se prodeje koncovým odběratelům, přesuny zboží mezi pobočkami distributora a přeprodeje mezi distributory. Systém je vybaven kontextovou nápovědou na stránce příslušného modulu je ikona nápovědy, pomocí níž si otevřeme stránku s textem nápovědy, který se vztahuje k tomuto modulu. Vedle toho je systém vybaven ucelenou uživatelskou dokumentací v PDF, kterou je vystavena ke stažení v nabídce systému, v části Nápověda. Uživatel si může zvolit jazykovou verzi uživatelského rozhraní standardně má na výběr češtinu, angličtinu a slovenštinu. Na přání lze snadno doplnit i další jazykové verze.

4 Manažerské reportovací nástroje Nástroje Business Intelligence OLAP kostka Pro uživatele s náročnějšími požadavky na vyhodnocování dat jsou připraveny možnosti pro zkoumání dat nástroji Business Intelligence. Máme připravenu pilotní multidimenzionální OLAP kostku pro vyhodnocování prodejů. Podle požadavků zákazníka lze kostku rozšířit o další vyhodnocované informace. Pro práci s OLAP kostkou je vhodné používat program Microsoft Excel verze 2007 a vyšší. Grafické zobrazení dat Běžná textová forma reportů je doplněna o možnost grafického zobrazení vyhodnocovaných dat. K dispozici jsou všechny známé typy grafů, každý z nich navíc v trojrozměrné variantě. Grafické výstupy lze tisknout, poslat em či uložit jako obrázek. Vyhodnocení dat v mapě Další vlastností systému je možnost vyhodnocení informací v geografické mapě. Jedná se o výstupy do mapy okresů (včetně obvodů Prahy) a do mapy regionů obchodních zástupců. Takto si lze zobrazit všechny informace v systému vázané na okres (návštěvy, prodeje, náklady). Mapa s vyhodnocením se zobrazí v internetovém prohlížeči, není třeba dalšího software. Reportovací služby Reportovací služby jsou nadstavbou databázového systému MS SQL Server. Vytváříme pomocí nich adhoc uživatelské reporty nad databází Fleet IS, a to mimo uživatelského rozhraní. Výhodou je především rychlost vytváření takového reportu a úspora nákladů, protože se neprogramuje uživatelské rozhraní. Další funkce reportovacích služeb nabízejí doplňkový komfort práce s informacemi, příkladem je automatické vytváření reportů a jejich rozesílání na určené ové adresy v požadovaném časovém cyklu.

5 Podpora a služby Provoz systému Po uvedení systému Fleet IS do provozu, které zahrnuje i školení uživatelů, posky tujeme zákazníkům služby technické podpory, dále služby Standardní služby technické podpory jsou: údržby a zpracování dat. Tyto služby jsou smluvně specifikovány, včetně metrických parametrů jednotlivých služeb. Informační systém Fleet IS je poskytován formou pronájmu. Cena pronájmu se řídí počtem uživatelů, kteří mohou využívat systém, bez ohledu na roli uživatele v systému, rovněž bez ohledu na používané koncové zařízení pro přístup k systému (desktop, notebook, tablet, smartphone). helpdesk pro hlášení a řešení incidentů, podporu užívání a konzultace řešení problémů ve stanovené lhůtě doby odezvy a doby řešení prodloužení doby odpovědnosti za vady v systému po dobu trvání smlouvy pravidelný upgrade systému Nejčastější služby zpracování dat jsou: administrace dat (číselníky, regiony reprezentantů, ceny) na základě pokynů zákazníka zpracování prodejních dat do systému pravidelná archivace dat Systém běží na infrastruktuře dodavatele, zákazník potřebuje pouze připojení k internetu a některý z internetových prohlížečů. Tento režim je výhodný pro obě strany především z těchto důvodů: Data i aplikace běží na serveru v chráněném datovém centru. Provoz centra je připojen k internetu na optické páteřní síti, což zaručuje vysokou rychlost připojení ze strany centra i zálohování připojení ze strany poskytovatele. Garantován je nepřetržitý provoz a dostupnost. Rozšířením provozu systému Fleet IS o potřebné služby poskytujeme zákazníkům kompletní zázemí pro využívání systému. Zákazník se nemusí zabývat technickými detaily systému, jeho implementace, provozu a administrace dat. Stačí mu znát internetovou adresu a přihlašovací údaje uživatelů. Všechno ostatní k provozu systému je starostí dodavatele. Systém Fleet IS stále rozvíjíme, a to na základě jak podnětů od zákazníků, tak i našich zkušeností z provozu. Drobné úpravy (typicky přidání výběrového kritéria, řazení, sloupce ) realizujeme v rámci podpory zákazníků, tedy v naší režii. Pokud považujeme i rozsáhlejší požadovanou úpravu za vhodné doplnění či rozšíření systému obecně, nebo máme stejný požadavek od více zákazníků, zařadíme požadavek do plánu prací na rozvoji systému a implementace proběhne rovněž v naší režii. Rozsáhlejší úprava či implementace speciálního modulu nebo agendy se řeší jako placená zakázka. Péče o provoz systému je na straně dodavatele. Zákazníkovi odpadají investice do licencí a počítačů, náklady na údržbu. Aktualizace dat i systému probíhá pouze na jednom místě na serveru. Odpadají datové replikace i rozesílání upgradů. Možnost rychlého přístupu dodavatele do systému při řešení problémů.

6 2K PROJECT, spol. s r.o. Společnost 2K PROJECT, spol. s r.o. byla založena V oblasti teritoriálních CRM systémů pro farmaceutické společnosti patří společnosti 2K PROJECT, v roce O dva roky později přibyla do firmy skupina vývojářů věnujících se od roku 1995 vývoji spol. s r.o. významné místo na českém i slovenském trhu. teritoriálního CRM informačního systému pro farmaceutické společnosti. Tento systém byl původně Důsledná orientace na moderní informační technologie a zaměření na oblast CRM systémů, urče- vytvořen na zakázku pro společnost Glaxo. Od roku 1997 se datuje jeho rozšíření na českém i slovenském trhu. produkty nebo služby prostřednictvím obchodních ných pro společnosti nabízející či prodávající své V současnosti nabízíme a provozujeme internetový zástupců, umožňuje společnosti podporovat a rozvíjet rozsáhlé aplikace u řady zákazníků. Pracovní informační systém Fleet IS, dále i nadstavby k tomuto systému analytické OLAP nástroje, reportovací tým společnosti je schopen nabídnout řešení, rychlou implementaci i provozní podporu a další rozvoj moduly na bázi Reporting Services, vyhodnocování dat v mapě, připojení online k objednávkovým implementovaného řešení. portálům distributorů. Provoz systému u zákazníků je Našimi zákazníky je řada farmaceutických a veterinárních společností v České republice a na podporován službami typu helpdesk, zpracování dat, školení uživatelů a je smluvně zajištěn. Slovensku. Spojení MHD od hlavního nádraží ČD i od ÚAN Zvonařka tram č. 9, směr Lesná, výstup na konečné (Čertova rokle) z dopravního uzlu Česká tram č. 11, směr Lesná, výstup na konečné (Čertova rokle) bílá budova Agroprojektu vlevo ve směru jízdy Z historie 1995 vývoj pilotního projektu CRM systému 1997 začátek rozšíření na českém a slovenském trhu 2000 registrace ochranné známky Fleet 2007 implementace internetové verze 2010 přidány jazykové verze ve slovenštině a angličtině 2011 rozšíření o podporu prohlížečů včetně tabletů 2012 implementace transferových objednávek online 2013 přidána možnost nahrávání a zobrazení obrázků Ing. Stanislav Měchura jednatel Sídlo společnosti 2K PROJECT, spol. s r.o. Kaštanová 129a, Brno IČO , DIČ CZ Registrace u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka

7 2K PROJECT, spol. s r.o. Slavíčkova 1a, Brno T/F: kp@2kp.cz GPS: 49 13'32.393''N / 16 37'20.536''E