S M L O U V U o správě domu a pozemku (dále jen správa domu )

Transkript

1 Správa majetkového portfolia Praha 3 a.s. se sídlem Praha 3, Olšanská 2666/7, PSČ zastoupená předsedou představenstva Michalem Kuciánem zapsaná v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze, oddíl B, vložka IČ: DIČ: CZ (dále jen smluvní správce ) a Společenství vlastníků v domě Husitská 114/74, Praha 3 se sídlem Husitská 114/74, Žižkov, Praha 3 zapsané v rejstříku společenství vlastníků jednotek vedeném Městským soudem v Praze, oddíl S, vložka IČ: zastoupené předsedou společenství vlastníků: společností Správa majetkového portfolia Praha 3 a.s. se sídlem Praha 3, Olšanská 2666/7, PSČ zapsanou v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze, oddíl B, vložka IČ: zastoupenou při výkonu funkce Zdenou Hladíkovou (dále jen společenství ) uzavírají podle 2430 a násl. zákona č. 89/2012 Sb. (občanského zákoníku) příkazní S M L O U V U o správě domu a pozemku (dále jen správa domu ) 1. Předmětem této smlouvy je: I. Předmět smlouvy 1.1. závazek smluvního správce zajišťovat pro společenství správu, provoz a opravy domu č.p. 114, ul. Husitská 74, v Praze 3, který je součástí pozemku parc. č. 593, katastrální území Žižkov a to v souladu s právními předpisy, stanovami a pokyny společenství a závazek společenství zaplatit smluvnímu správci smluvní odměnu závazek smluvního správce vést účetnictví společenství a připravit daňové přiznání k dani z příjmů společenství v souladu s platnými právními předpisy. Daňové přiznání k dani z příjmů společenství bude připraveno pouze tehdy, pokud tato povinnost společenství dle platných právních předpisů vznikne. Správa domu a pozemku zahrnuje vše, co nenáleží vlastníku jednotky a co je v zájmu všech spoluvlastníků nutné nebo účelné pro řádnou péči o dům a pozemek jako funkční celek a zachování nebo zlepšení společných částí. 1

2 2. Činnost smluvního správce dle čl. I. odst. 1 zahrnuje právní jednání při jednáních s příslušnými orgány státní správy a samosprávy a dalšími subjekty jménem společenství na jeho účet na základě plné moci, která je přílohou č. 1 této smlouvy, a v praktických činnostech, k nimž plné moci není třeba. 3. Pokyny společenství adresované smluvnímu správci dle této smlouvy jsou pokyny statutárního orgánu, které musí být provedeny prokazatelným způsobem (písemně, em, faxem) a jsou pro smluvního správce závazné. Každou smlouvu uzavřenou jménem a na účet společenství je oprávněn smluvní správce podepsat na základě plné moci až po odsouhlasení statutárním orgánem společenství. 4. Společné části domu dle 1160 zák. č. 89/2012 Sb. ve spojení s 4 a násl. nařízení vlády č. 366/2013 Sb. jsou specifikovány v čl. III prohlášení vlastníka. 5. Spoluvlastnický podíl vyjádřený zlomkem je uveden u každé konkrétní jednotky v čl. II prohlášení vlastníka a vztahuje se ke všem společným částem domu včetně pozemku. II. Povinnosti smluvního správce 1. Smluvní správce je povinen zajišťovat zejména: 1.1. provoz domu včetně technických zařízení a společných částí technických sítí a to tak, aby společné části domu byly provozuschopné, bezpečné a sloužily jejich řádnému užívání a k řádnému užívání bytů a nebytových prostorů v domě opravy a rekonstrukce společných částí domu včetně havarijní údržby vždy po dohodě s předsedou společenství, popř. pověřeným členem výboru společenství protipožární zabezpečení domu a jeho revize a opravy revize a opravy rozvodů plynu, rozvodů elektrické energie, hromosvodů, rozvodů studené vody, společné televizní a rozhlasové antény a ostatních systémů k příjmu a rozvodu televizního a rozhlasového signálu, elektrických sdělovacích zařízení v domě, vchodových a balkónových dveří umístěných na chodbách objektu spolupráci na uzavření smlouvy, jejímž předmětem bude úklid společných částí domu uvedených v této smlouvě; následně kontrolovat plnění uzavřené smlouvy administrativní a operativně technické činnosti spojené se správou domu a vedení příslušné technické a provozní dokumentace k domu vybírání, vedení evidence a případné vymáhání plateb od vlastníků jednotek na náklady spojené se správou společných částí domu, popřípadě dalších příspěvků, pokud jsou z rozhodnutí společenství vybírány. Vymáhání plateb od vlastníků zahrnuje v rámci základní ceny tyto úkony smluvního správce: a) zasílání přehledů dlužníků 1x čtvrtletně výboru společenství b) vyhotovení dohody o uznání dluhu a jeho splátkách c) zasílání upomínky obyčejnou poštovní zásilkou (max. 3x ročně) 2

3 1.8. vybírání a evidence úhrad na pojistné od vlastníků jednotek vedení evidence nákladů vzniklých se zajišťováním správy domu a činnosti společenství vedení samostatného účtu společenství č. XXXXXXXXXX zřízeného u Fio banka, a.s. pro hospodaření s peněžními prostředky vlastníků jednotek svěřených společenství na úhradu nákladů spojených se správou a provozem společných částí domu a činností společenství. Rozsah dispozičního práva smluvního správce k účtu společenství bude dohodnut v bankovním ústavu vedení účetnictví společenství podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, s odděleným účtováním na jednotlivé jednotky (byty a nebytové prostory) a sledování nákladů a výnosů v příslušném účetním období. Zpracovanou účetní závěrku běžného roku je smluvní správce povinen předložit společenství vždy do 31. března roku následujícího příprava daňového přiznání k dani z příjmů právnické osoby počínaje zdaňovacím obdobím kalendářního roku 2016, a to vždy do 31. března roku následujícího po roce, za který se daňové přiznání zpracovává, pouze pokud tato povinnost společenství dle platných právních předpisů vznikne informování vlastníků jednotek a výboru společenství o své kontaktní adrese, pracovní době domovní správy a telefonu vývěskou v domě a o kontaktních adresách důležitých institucí a organizací (záchranná služba, havarijní služba atd.) vedení přehledu nájemců a vlastníků (včetně počtu osob) jednotlivých jednotek a změny vlastníků jednotek na základě informací od společenství. 2. Dále je smluvní správce povinen zajišťovat: 2.1. plnění poskytovaná s užíváním jednotek a společných částí domu včetně odvozu komunálního odpadu (dále jen "služby"), s výjimkou těch, která si zajišťují vlastníci jednotek od dodavatele přímo (např. dodávka elektrické energie nebo plynu do jednotlivých bytů) dodávky studené vody a odvádění odpadních vod pro jednotlivé jednotky provedení vyúčtování služeb spojených s užíváním jednotek a rozúčtování těchto nákladů mezi vlastníky jednotek 1x ročně v termínu podle platných právních předpisů odečítací služby na zajištění podkladů pro vyúčtování služeb spojených s užíváním jednotek (např. odečty vodoměrů studené vody) V případě, že společenství dodá odečty provedené v souladu s platnými právními předpisy, smluvní správce bude akceptovat tyto odečty v případě potřebných oprav společných částí domu: zajistit výběr vhodného dodavatele a to po dohodě nebo na základě pokynu společenství. 3

4 smluvní správce je povinen převzít od dodavatele pouze opravy provedené odborně a v požadovaném rozsahu. Zajistit případné vymáhání odstranění zjištěných nedostatků od dodavatele, ještě před proplacením ceny za opravu. 3. Při zabezpečování správy domu se správce řídí pravidly pro přispívání spoluvlastníků domu na výdaje spojené se správou, údržbou a opravami společných částí domu, popř. domu jako celku uvedenými v čl stanov společenství a v této smlouvě. Smluvní správce má právo požádat výbor společenství o svolání shromáždění společenství. 4. Smluvní správce je povinen informovat neprodleně společenství o tom, které revize a opravy ve společných částech domu je nutno provést, včetně odhadu finanční náročnosti a dále postupovat podle pokynů společenství. 5. Při výkonu správy je smluvní správce povinen postupovat podle pokynů společenství. Smluvní správce je povinen vykonávat svoji činnost s maximální odbornou péčí. Pokud společenství udělí smluvnímu správci pokyn, jehož realizace by mohla společenství poškodit nebo je zjevně nesprávný, a smluvnímu správci je toto známo, je povinen na tuto skutečnost společenství před splněním příkazu písemně upozornit a vyčkat vyjádření společenství. 6. Smluvní správce je povinen vést a archivovat veškerou související technickou a provozní dokumentaci k domu (revizní zprávy, pasporty domu a bytů apod.). Smluvní správce je dále povinen vést přehlednou evidenci a doklady o příjmech a výdajích spojených se správou domu odděleně, zvlášť na úseku oprav a údržby, zvlášť na úseku evidence příspěvků na pojištění nemovitosti a zvlášť na úseku služeb poskytovaných s užíváním jednotek. 7. Smluvní správce je povinen vést a archivovat veškerou účetní dokumentaci týkající se společenství a to nejdéle 18 měsíců po skončení účetního období. Po uplynutí této lhůty je společenství povinno si účetní dokumentaci od smluvního správce převzít, pokud není mezi smluvními stranami dohodnuto jinak (např. je dohodnuto uskladnění ve zvláštních prostorech smluvního správce za sjednanou odměnu). Smluvní správce je povinen umožnit každému členovi společenství nahlédnout do účetních knih a dokladů souvisejících s domem. 8. Smluvní správce je povinen mít uzavřenou pojistku své odpovědnosti za škodu, která by mohla vzniknout společenství nebo třetím osobám v souvislosti s obstaráváním správy společných částí domu. III. Pravidla pro hospodaření domu 1. Smluvní správce sestavuje na každý rok rozpočet nutných nákladů spojených se správou podle čl. I odst. 1 této smlouvy. 2. Společenství vytváří dlouhodobou zálohu, z níž budou hrazeny náklady spojené se správou domu včetně údržby, oprav, revizí a prohlídek ve společných částech domu. Tato záloha je tvořena příspěvky členů společenství a to tak, že výše měsíčních úhrad je pro vlastníky jednotek stanovena poměrně podle velikosti jejich spoluvlastnických podílů na společných částech domu. 4

5 3. Smluvní správce je povinen evidovat náklady za dům odděleně od ostatních domů, které má ve správě. 4. Společenství (vlastníci jednotek) je povinno platit měsíčně na účet společenství vedený pro spravovaný dům: 4.1. příspěvek na dlouhodobou zálohu dle čl. III odst zálohy na plnění poskytovaná s užíváním jednotky a společných částí domu (voda, STA, odvoz odpadu, osvětlení společných prostor domu, provoz výtahu, úklid společných částí domu atd.), 4.3. zálohu na provoz společenství (zahrnující odměnu statutárního orgánu, odměnu smluvního správce atd.) 5. Platby společenství (vlastníků jednotek): 5.1. Příspěvek na dlouhodobou zálohu dle čl. III odst. 2 ve výši dle rozhodnutí společenství počítaný měsíčně za 1 m 2 podlahové plochy jednotky vymezené v čl. II. prohlášení vlastníka. V případě nedostatku prostředků vybraných na dlouhodobou zálohu dle čl. III odst. 2 zajistí smluvní správce provádění údržby a schválených oprav pouze do doby vyčerpání zálohy dle čl. III odst. 2 a dále pouze odstraňování havárií, odstraňování závad z revizí, požární prohlídky a pravidelné revize a kontroly, které stanoví příslušné předpisy Na úhradě služeb poskytovaných s užíváním jednotky a společných částí domu se vlastníci podílejí podle rozhodnutí společenství. Výši jednotlivých záloh na služby stanoví smluvní správce pro jednotlivé vlastníky jednotek na základě vyúčtování služeb provedeného v termínu podle platných právních předpisů v minulém zúčtovacím období. Smluvní správce je povinen v případě změny výše záloh písemně informovat vlastníka jednotky o nově stanovené výši záloh na další období a vystavit každému vlastníkovi jednotky nový evidenční list. Pokud se smluvní strany nedohodnou na úpravě výše záloh na příslušné období, má se za to, že platí výše záloh z období předešlého Odměna za správu společných částí domu činí XXXXXX Kč + DPH dle platných právních předpisů měsíčně za jednu jednotku. Odměna za správu bude každoročně k 1. lednu zvýšena o prosincovou míru inflace vyjádřenou přírůstkem průměrného ročního indexu spotřebitelských cen vyhlášenou Českým statistickým úřadem za uplynulý rok Odměna dle odst nezahrnuje odměnu za přípravu daňového přiznání dle čl. II odst této smlouvy. Odměna za přípravu daňového přiznání počínaje účetním obdobím 2016 bude sjednána dodatečně podle rozsahu podkladů a bude splatná vždy na základě daňového dokladu vystaveného správcem do 15 dnů ode dne předání daňového přiznání společenství. V případě nutnosti konzultace složitého účetního či daňového problému s externím poradcem smluvního správce předem informuje společenství. Společenství bude umožněna účast na této konzultaci. Náklady na toto poradenství budou společenství zvlášť vyfakturovány. Společenství předem odsouhlasí předpokládanou výši těchto nákladů. 5

6 5.5. V případě vedení mzdové agendy (odměny členům statutárního orgánu, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti apod.) se sjednává odměna za její vedení ve výši XXXXXX Kč + DPH dle platných právních předpisů za jednu zpracovávanou osobu měsíčně. Tato odměna bude každoročně k 1. lednu zvýšena o prosincovou míru inflace vyjádřenou přírůstkem průměrného ročního indexu spotřebitelských cen vyhlášenou Českým statistickým úřadem za uplynulý rok. Ohledně vystavení daňového dokladu platí přiměřeně ustanovení čl. III odst. 6. Společenství bere na vědomí, že v případě uzavření dohody o provedení práce, popř. dohody o pracovní činnosti je povinno registrovat se k tzv. zákonnému pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání (netýká se odměn členů statutárního orgánu) V odměně dle odst je zahrnuta náhrada nákladů, které byly smluvním správcem vynaloženy při plnění závazků z této smlouvy s výjimkou: nákladů na poštovné v případě vymáhání plateb dle pokynů společenství nad rámec specifikovaný v čl. II odst smlouvy (zejména zasílání většího počtu opakovaných běžných upomínek nebo zasílání upomínek s dodejkou do vlastních rukou) nákladů dle čl. II odst. 2.4., čl. II odst. 7 a dle čl. III odst a Souhrn plateb dle čl. III. odst. 5.1., 5.2., 5.3. je společenství (vlastníci jednotek) povinno uhradit na účet společenství uvedený v čl. II odst této smlouvy vždy nejpozději do posledního dne běžného měsíce. Dnem platby se rozumí den, kdy je na účet společenství platba připsána. Splnění této povinnosti společenství bude realizováno v souladu se stanovami společenství jednotlivými vlastníky jednotek. Smluvní správce rozdělí prostředky do podúčtů dle účelu plateb (fond oprav, užívání a provoz, správa, společenství, pojištění). Smluvní správce vystaví společenství na konci každého kalendářního měsíce daňový doklad, ve kterém bude účtována položka dle odstavce 5.3. (tj. odměna správci). Datem zdanitelného plnění bude poslední den v kalendářním měsíci. Splatnost daňového dokladu bude vždy 14 dnů po doručení společenství. V případě, že bude společenství v prodlení s platbou dle odstavce 5.3. (odměna smluvnímu správci), je oprávněn smluvní správce požadovat zaplacení smluvní pokuty ve výši 0,05 % za každý den prodlení po dni splatnosti. 7. Veškeré doklady (faktury atd.) k zaúčtování budou zasílány na adresu smluvního správce: Olšanská 2666/7, Praha 3. V případě dokladů, které nejsou adresovány přímo na adresu smluvního správce, je společenství povinno bez prodlení předat smluvnímu správci veškeré podklady podléhající zaúčtování tak, aby byla zajištěna plynulost účtování. V opačném případě nenese smluvní správce zodpovědnost za případné nedodržení termínu roční účetní závěrky. IV. Ostatní práva a povinnosti smluvních stran 1. Společenství je povinno dohlížet, aby vlastníci jednotek dodržovali povinnosti uvedené v právních předpisech a stanovách společenství. 6

7 2. V případě havárie, pokud náklady na její odstranění budou vyšší než prostředky ve fondu dle čl. III odst. 2, poskytne společenství nezbytné finanční prostředky na odstranění havarijního stavu. 3. O odpovědnosti smluvních stran za škodu vzniklou porušením povinnosti podle této smlouvy platí 2894 a násl. občanského zákoníku. 4. Při výkonu správy zastupuje smluvního správce Domovní správa č. 1, adresa Olšanská 2666/7, Praha 3, zejména tito pracovníci: vedoucí domovní správy, pracovník účtárny BD a SVJ, provozní technik, výtahový technik (jména konkrétních pracovníků a jejich telefonní čísla je povinen smluvní správce vyvěsit v domě dle čl. II odst této smlouvy a aktuálně informovat o jejich změnách). Společenství zastupují ve věcech správy předseda výboru společenství a dále jím pověření vlastníci jednotek. 5. Pokud z této smlouvy nevyplývá jinak, může smluvní správce ke splnění závazků vyplývajících z této smlouvy použít jiné osoby. Učiní-li tak, odpovídá jako by záležitost obstaral sám. V. Závěrečná ustanovení 1. Tato smlouva se uzavírá na dobu neurčitou. Obě smluvní strany jsou oprávněny smlouvu vypovědět bez udání důvodu s tím, že výpovědní lhůta je dva měsíce a počítá se od prvého dne měsíce následujícího po doručení výpovědi. 2. Při opakovaném, nebo závažném porušení povinností smluvního správce uvedených především v článku II. je společenství oprávněno tuto smlouvu vypovědět s tím, že výpovědní lhůta je jeden měsíc a počítá se od prvého dne měsíce následujícího po doručení výpovědi. 3. V případě ukončení smluvního vztahu je smluvní správce povinen předat společenství originály veškeré účetní a spisové dokumentace, týkající se spravovaného domu včetně technické dokumentace a to nejpozději do 30 dnů po skončení smlouvy. Smluvní správce je povinen provést vyúčtování správy domu (tzn. doložit, že byly splněny veškeré povinnosti smluvního správce k datu skončení smlouvy, zejména uhrazeny veškeré faktury atd.) a to nejpozději do tří měsíců po ukončení smluvního vztahu. Za provedení tohoto vyúčtování správy mu nepřísluší zvláštní odměna. Vyúčtování správy po skončení smlouvy dle předchozího odstavce nezahrnuje vyúčtování služeb dle čl. II odst smlouvy (to, zda vyúčtování služeb po skončení smlouvy vyhotoví smluvní správce za zvlášť sjednanou odměnu nebo případně nový smluvní správce, bude sjednáno dodatečně). 4. Smluvní správce je osobou dle ustanovení 2 odst. 1 písm. n) zákona č. 340/2015 Sb. Smluvní strany výslovně souhlasí s tím, aby tato smlouva byla ze strany smluvního správce uveřejněna v registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb. Smluvní správce prohlašuje, že údaje o ceně uvedené v této smlouvě tvoří předmět jeho obchodního tajemství ve smyslu 504 zákona č. 89/2012 Sb. a nesouhlasí s jejich zveřejněním. 7

8 5. Změny a doplňky této smlouvy lze provést pouze formou písemných dodatků. 6. Tato smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech s platností originálu, z nichž po jednom obdrží každá smluvní strana. 7. Tato smlouva nabývá platnosti dnem podpisu této smlouvy smluvními stranami a účinnosti dne V Praze dne V Praze dne Smluvní správce Společenství 8

9 Příloha č.1 ke Smlouvě o správě domu a pozemku PLNÁ MOC Společenství vlastníků v domě Husitská 114/74, Praha 3 se sídlem Husitská 114/74, Žižkov, Praha 3 zapsané v rejstříku společenství vlastníků jednotek vedeném Městským soudem v Praze, oddíl S, vložka IČ: zastoupené předsedou společenství vlastníků: společností Správa majetkového portfolia Praha 3 a.s. se sídlem Praha 3, Olšanská 2666/7, PSČ zapsanou v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze, oddíl B, vložka IČ: zastoupenou při výkonu funkce Zdenou Hladíkovou (dále jen zmocnitel) zmocňuje společnost Správa majetkového portfolia Praha 3 a.s. se sídlem Praha 3, Olšanská 2666/7, PSČ zastoupenou předsedou představenstva Michalem Kuciánem zapsanou v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze, oddíl B, vložka IČ: DIČ: CZ (dále jen zmocněnec) aby dle příkazní smlouvy o správě domu a pozemku uzavřené dne (dále též smlouva ) jménem zmocnitele a na jeho účet právně jednal v souladu s touto smlouvou, a to po dobu platnosti a účinnosti této smlouvy; zejména aby zmocněnec za zmocnitele na jeho účet uzavíral smlouvy s dodavateli energií a služeb. Tato plná moc se uděluje pouze pro jednání zmocněnce, jež bude v souladu se smlouvou. V Praze dne V Praze dne Vyjádření zmocněnce: Plnou moc přijímá: zmocněnec zmocnitel