Směrnice II. 4 Projektové řízení

Transkript

1 Město Valašské Meziříčí, Náměstí 7, IČO , Městský úřad Valašské Meziříčí, Soudní 1221 Zrušuje předpis: Přílohu VIII OŘ- krycí list projektu ze dne Autor/správce TAJ Schvaluje: Rada města Účinnost od: Počet stran: Počet příloh: 4 Směrnice II. 4 Projektové řízení Obsah: 1. Účel a cíl směrnice 2. Platnost 3. Vymezení základních pojmů 4. Procesní mapa projektového řízení 5. Řízení projektů a řízení projektového týmu 6. Závěrečná ustanovení Dodatky: Formuláře Formulář č. 1- Koncept projektu Formulář č. 2- Investiční list projektu Matice Matice č. 1- Matice odpovědnosti Předpis v listinné podobě je uloţen: Předpis v elektronické podobě je uloţen: sekretariát tajemníka DATUM poznámka podpis zpracovatele podpis schvalovatele Schváleno RM Schváleno RM

2 1. Účel a cíl směrnice Účelem této směrnice je zajištění jednotného řízení projektů města Valašské Meziříčí, stanovení zásad řízení projektových týmů a realizace článku V.8 jednacího řádu zastupitelstva města v návaznosti na proces strategického řízení. Článek V.8 jednacího řádu zastupitelstva města zní: Spolu s rozpočtem města na příslušný rok bude projednán i rozpočtový výhled a akční plán. Rozpočtový výhled a akční plán se zpracovává zpravidla na 4 roky s každoroční aktualizací. Rozpočet, aktualizace rozpočtového výhledu a akčního plánu se schvaluje zpravidla v lednu každého roku. 2. Platnost 2.1 Směrnice je určena pro vnitřní potřebu organizace Městský úřad, je závazná pro všechny zaměstnance Města Valašské Meziříčí zařazených do MěÚ. 2.2 Směrnice nabyla účinnosti dne , revize byla provedena , , a datum poslední revize s účinností od Vymezení základních pojmů Strategický dokument: dlouhodobý rozvojový dokument určující rozvojové směry města v jednotlivých oblastech (např.: obyvatelstvo, ekonomika, výroba a služby, životní prostředí, doprava, ), zejména jde o strategický plán rozvoje města a strategický plán rozvoje mikroregionu. Územně plánovací dokumentace (ÚPD): platný územní plán včetně jeho schválených změn, který stanovuje funkční využití území dle převažujícího využití jednotlivých ploch v území Projektový inkubátor: veškeré záměry města, výborů, osadních výborů, náměty občanů jsou evidovány na ORRÚP. O zařazení projektu do projektového inkubátoru rozhoduje zastupitelstvo města na základě doporučení finančního výboru. Podmínkou předložení projektu finančnímu výboru a zastupitelstvu města je zpracování konceptu projektu. (Formulář č. 1). Před předložením návrhu finančnímu výboru ORRÚP zajistí posouzení předložených projektů z hlediska jejich reálnosti a možností financování. Informační systém projektů města na intranetu- obsahuje sumář (seznam, obsahující číslo, přesný název projektu, gestora, vedoucího projektového týmu, seznam členů projektového týmu, případně další poznámky) a dále složky jednotlivých projektů, které zřídí OÚSŘRR (jako administrátor). Vedoucí projektových týmů pak budou zodpovědní za zveřejnění investičního listu projektu. (formulář č. 2). Tyto investiční listy budou včetně aktualizací evidovány na odboru, který projekt realizuje. Akční plán: plán investic a významných oprav, dokument, nahrazující akční plán, schvalovaný zastupitelstvem spolu s rozpočtem a rozpočtovým výhledem. Ideový záměr: prvotní představa o záměru projektu, která podléhá analýzám zejména v oblasti strategické a ekonomické, dokument zpracovává ORRÚP ve spolupráci s realizujícím odborem na základě záměrů města, námětů občanů. 2 datum poslední revize

3 Koncept projektu: soubor prvotních identifikací projektu, zpracovaný na jednotném formuláři (formulář č. 1). Koncept projektu má zdůvodnit, proč by měl být předkládaný projekt podpořen. Projekt: jednoznačná skupina koordinovaných aktivit s jasně daným začátkem a koncem, provedených jednotlivcem nebo týmem za účelem splnění specifických cílů v rámci definovaného času, nákladů a pracovních parametrů Investiční list projektu: zpracovává se po schválení konceptu projektu a jeho zařazení do plánu investic a významných oprav. Zachycuje celý životní cyklus projektu v jednom dokumentu. Je to soubor podrobnějších identifikací projektu vycházející z konceptu projektu, doplněný o termíny, požadavky na zdroje a udržitelnost projektu. Investiční list projektu zpracovává ve spolupráci s ORRÚP realizátor projektu pro projekty nad 1 milion Kč bez DPH. Částka platí pro všechny realizované akce bez ohledu na případnou dotaci. Na projekty pod 1 milion Kč bez DPH se formuláře a metodiky této směrnice použijí přiměřeně. Strategický výbor: orgán, jež svolává výkonný koordinátor dlouhodobé strategie (vedoucí ORRÚP) dle potřeby, nejméně každé čtvrtletí, povinně však před tvorbou rozpočtu. Úkolem je koordinace informací o jednotlivých projektech s realizátory a také doporučení vedení města s návazností na rozpočet a rozpočtový výhled města. Strategický výbor je skupina tvořená vedením města, vedoucím ORRÚP, vedoucím OF, vedoucím dotčeného odboru. Projednává ideový záměr, určí vedoucího projektu a projektového týmu Garant (gestor) projektu: zástupce vedení města jmenovaný starostou města Vedoucí projektu (koordinátor): příslušný vedoucí odboru, vedoucí oddělení jmenovaný na návrh garanta projektu starostou města, který koordinuje aktivity vedoucí k realizaci jednoho projektu Projektový tým: skupina zaměstnanců (nejčastěji v počtu 4-9 specialistů s různými kvalifikacemi) pověřená vedením města zpracováním konkrétního projektu na základě návrhu vedoucího projektu, tým je odpovědný za přípravu projektu, dokumentace, podkladů, návrhu činností v rámci projektu, termínů, nákladů a odpovědný za samotnou realizaci projektu, postupuje dle časového plánu, stanovených úkolů a nákladů dle zásad řízení projektového týmu Zásady řízení projektového týmu: soubor opatření organizace práce, který umožňuje efektivní koordinaci práce projektového týmu na přípravě a realizaci projektu, stanovuje rozdělení kompetencí a zodpovědnosti v rámci realizačního týmu Ideový záměr Koncept projektu Projektový inkubátor Investiční list Akční plán (plán investic a významných oprav) Realizace projektu 3 datum poslední revize

4 4. Procesní mapa projektového řízení A. STRATEGIE Strategické plánování Vyhodnocení vlivů politik Soulad priorit s rozpočtovým výhledem Návrhy opatření a projektů 4 datum poslední revize

5 B. PROJEKTOVÉ ŘÍZENÍ 1 Ideový záměr 1.1 Ideový záměr prvotní informace o projektu, vychází ze strategie, zahrnuje náměty občanů. Sběr ideových záměrů probíhá postupně v průběhu celého roku, požadavky jsou shromažďovány na ORRÚP. (zpracuje ORRÚP) 1.2 Projednání ve Strategickém výboru (vedení města, vedoucí ORRÚP, vedoucí OF, vedoucí dotčeného odboru) určení vedoucího projektu a projektového týmu (odpovídá vedoucí ORRÚP) 1.3 Koncept projektu - soubor prvotních identifikací projektu, zpracovaný na jednotném formuláři (formulář č. 1). Koncept projektu má zdůvodnit, proč by měl být předkládaný projekt podpořen. (Zpracuje vedoucí projektu, konzultuje a poskytuje pracovníkům ORRÚP pro zařazení do plánu investic a oprav k projednání v Radě a zastupitelstvu města). 2 Koncept projektu 2.1 Projednání ve finančním výboru (popřípadě v dalších výborech) 2.2 Projednání RM (ORRÚP, případně vedoucí projektu, nebo příslušného odboru) 2.3 Projednání ZM (ORRÚP, případně gestor projektu) 2.4 zařazení projektu do plánu investic a oprav 3 Investiční list 3.1 Investiční list (vedoucí projektu zpracuje investiční list a je dále zodpovědný za jeho průběžnou aktualizaci, investiční list prochází celým životním cyklem projektu) 3.2 Projednání ve finančním výboru (popřípadě v dalších výborech vždy u projektů nad 1. mil. Kč) 3.3 Projednání RM (vedoucí projektu, případně příslušného odboru) 3.4 Projednání ZM (gestor projektu) 4 Přípravná fáze 4.1 Rozpočet odpovídá realizátor projektu, součinnost ORRÚP 4.2 Harmonogram - odpovídá realizátor projektu, součinnost ORRÚP 4.3 Dokumentace - odpovídá realizátor projektu, součinnost ORRÚP Soulad s ÚP Územní řízení Stavební povolení 4.4 Studie / analýzy - odpovídá realizátor projektu, součinnost ORRÚP 4.1 Studie proveditelnosti 4.2 Marketingová analýza 4.3 CB analýza 4.4 SEA 4.5 EIA 5 Realizační fáze 5.1 Předání dokumentace (realizátor projektu) 5.2 Předání staveniště (realizátor projektu) 5.3 Kontrolní dny (realizátor projektu) 5.4 Předání díla (realizátor projektu) 5.5 Kolaudace (realizátor projektu) 5 datum poslední revize

6 6 Financování 6.1 Přípravná fáze (realizátor projektu) Fakturace Úhrada 6.2 Realizační fáze (realizátor projektu) Fakturace Úhrada 6.3 Provozní fáze (realizátor projektu) Fakturace Úhrada 6.4 Dotační politika (realizátor projektu) Fakturace Úhrada 7 Zakázky 7.1 Přípravná fáze (ORRÚP) Výběrové řízení Smlouva 7.2 Realizační fáze (realizátor projektu) Výběrové řízení Smlouva 7.3 Provozní fáze (realizátor projektu) Výběrové řízení Smlouva 7.4 Dotační politika (ORRÚP) Výběrové řízení Smlouva 8 Dotační management 8.1 Monitoring dotačních příležitostí (ORRÚP) 8.2 Žádost o dotaci (ORRÚP) 8.3 Přílohy žádosti o dotaci (ORRÚP) 8.4 Dopracování žádosti o dotaci (ORRÚP) 8.5 Rozhodnutí o přidělení / nepřidělení dotace (ORRÚP) 8.6 Změny v projektu (ORRÚP ve spolupráci s realizátorem projektu) 8.7 Monitorovací zprávy (průběžné) (ORRÚP) 8.8 Žádosti o platbu (průběžné) (ORRÚP) 8.9 Monitorovací zpráva (závěrečná) (ORRÚP) 8.10 Žádost o platbu (závěrečná) (ORRÚP) 8.11 Publicita (ORRÚP) C. Provozní fáze Implementace (např. strategické dokumenty, koncepce) Užívání (např. stavby) Provoz o Zkušební provoz o Řádný provoz Pravidelné kontrolní prohlídky v záruční době 6 datum poslední revize

7 D. Vyhodnocení opatření a projektů Projekty budou vyhodnoceny každoročně k strategickým výborem, vyhodnocení bude předloženo RM a ZM. 5. Řízení projektů a řízení projektového týmu V čele projektového týmu stojí jeho vedoucí, který bez ohledu na své pracovní zařazení ve věcech přípravy projektu podléhá přímo vedení města. (garantovi projektu) Vedoucímu projektového týmu jsou podřízeni členové týmu bez ohledu na jejich pracovního zařazení a v případě nutnosti i další zaměstnanci, kteří nejsou členy týmu. Úkoly v rámci projektu jsou nečlenům týmu přidělovány prostřednictvím jejich vedoucích. Vedoucí týmu ukládá jednotlivým členům týmu k plnění dílčí úkoly projektu podle jejich charakteru včetně určení odpovědnosti jednotlivých členů týmu za jejich plnění a stanovení kontrolních mechanismů. Řídí, koordinuje a kontroluje členy týmu v průběhu přípravy a realizace projektu. Projektový tým se schází na pravidelných kontrolních poradách, které svolává vedoucí projektového týmu (intervaly porad stanovuje vedoucí projektového týmu a mohou se přizpůsobovat průběhu jednotlivým etap přípravy projektu). O průběhu porad je vždy prováděn záznam, záznamy jsou archivovány jako součást dokumentace projektu. Záznam obsahuje zejména vyhodnocení plnění úkolů a popřípadě nové úkoly s uvedením termínů a zodpovědnosti. O ukončení jednotlivých fází přípravy projektu je informováno vedení města prostřednictvím u, popř. na základě jeho rozhodnutí rada města a zastupitelstvo města. Za ukončení prací na projektovém úkolu je považováno vyhodnocení projektu. (splnění monitorovacích ukazatelů, podmínek dotace, podmínek pro udržitelnost). Odpovědnost za rozpočet projektu a jeho plnění nese vedoucí projektu. 6. Závěrečná ustanovení Tato směrnice zrušuje Přílohu VIII OŘ- krycí list projektu ze dne Formuláře a matice Formulář č. 1 Koncept projektu Formulář č. 2 Investiční list Matice č. 1 Matice odpovědnosti 7 datum poslední revize

8 II.4 formulář č.1 - KONCEPT PROJEKTU 1. Název projektu: 2. Garant projektu: 3. Předkladatel projektu: 4. Stručný popis výchozí situace: 5. Cíle projektu: 6. Cílová skupina projektu: 7. Klíčové aktivity vedoucí k dosažení výstupů projektu: 8. Výstupy a dopady projektu: 9. Ukazatele hodnocení dopadů projektu: 10. Míra současné rozpracovanosti projektu: 11. Finanční náročnost: odhadované náklady celkem: Vlastní zdroje: Předpoklad dotace: - z toho na realizaci projektu: - na udrţitelnost projektu: 12. Hodnocení projektu: 2 datum poslední revize

9 II.4 formulář č.2- Investiční list projektu Název projektu: Vypracoval: Datum: 1. Shrnutí Popis a účel projektu - PROČ - CO Celkové náklady projektu - Investiční náklady projektu: o Z toho: pokryto dotacemi: Z vlastních zdrojů města: - Neinvestiční náklady projektu: o Z toho: pokryto dotacemi: Z vlastních zdrojů města: - Provozní náklady rozpočtu v příštích 5 letech: - náklady CELKEM: 2. Záměr projektu - zahrnuje detailní popis všech prvků projektu, jeho účelu a záměrů 3. Zvažované varianty projektu Varianta maximalistická Varianta střední Varianta minimalistická Výběr varianty a zdůvodnění 4. Postup projednání projektu - Koncept projektu projednán dne: - Projekt zařazen do projektového inkubátoru dne: 3 datum poslední revize

10 - Investiční list projednán dne: - Projekt zařazen do akčního plánu dne: 5. Zákazníci projektu Specifikace skupiny na území města: typ Specifikace potřeb počet CELKEM Specifikace vytvořených míst: Typ počet poznámka CELKEM Počet nově vytvořených pracovních míst: akcentuje problematiku místní zaměstnanosti Poměr vytvořených míst na cílové skupině: ukazuje saturaci potřeb cílové skupiny investicí Náklady na občana cílové skupiny: dává ekonomický rozměr investici Náklady na vytvořené místo: dává ekonomický rozměr investici 6. Ekonomika projektu Tabulka sumarizovaně uvádí hlavní skupiny nákladů a příjmů v následujících pěti letech tak, aby byl zajištěn dlouhodobý pohled na investici a celkový ekonomický obrázek Náklad /příjem Hlavní náklady Investiční náklady Provozní náklady Hlavní příjmy Celkem Celkem za datum poslední revize

11 Náklady projektu Investiční náklady: Uvedeny všechny hlavní složky investičních nákladů investice (například cena komunikací, povrchy ) Náklad Vlastní zdroje Dotace CELKEM Neinvestiční náklady: Uvedeny všechny hlavní složky neinvestičních nákladů investice (například nábytek, vybavení ) Náklad Vlastní zdroje Dotace CELKEM Provozní náklady: Uvedena detailní analýza prvků ovlivňujících vývoj nákladů v letech provozu zařízení. Náklad Celkem za Celkem 5 datum poslední revize

12 Příjmy projektu Finanční příjmy Uvedena detailní analýza prvků ovlivňujících vývoj příjmů v letech provozu zařízení. Náklad Celkem za Celkem Nefinanční přínosy 1) Slovní popis všech nefinančních příjmů plynoucích z projektu 2) Poměr mezi nepokrytými náklady (finanční ztrátou projektu) a nefinančními přínosy projektu klíčové je vyjádření relevantního poměru mezi ztrátou z projektu a nefinančními příjmy. Ekonomické a daňové aspekty Slovní popis z pohledu daňové a majetkové evidence cílem kolonky je identifikovat důležité faktory jako je vliv DPH na celkové náklady projektu. Vyplňovat ve spolupráci s finančním odborem. 7. Návaznost na strategické dokumenty města, interakce s jinými projekty. 6 datum poslední revize

13 8. Harmonogram projektu - Konečný termín realizace: - Harmonogram: Vkládat všechny důležité kroky projektu, podbarvit zásadní milníky, například: Fáze / milník (modře) D+30 D+60 D+90 D+120 D+150 D+180 D+210 D Vypracování projektové dokumentace 2 Schválení projektu a schématu financování v zastupitelstvu 3 Zpracování žádosti o dotaci 4 Podání žádosti o dotaci 5 Přidělení dotace 6 Podání žádosti o stavební povolení 7 Získání stavebního povolení 8 Vypsání výběrového řízení 9 Vyhlášení vítěze tendru na stavbu 10 Započetí výstavby 11 Ukončení výstavby 12 Kolaudace 13 Vypořádání dotací 14 Uvedení do provozu 15 Vyhodnocení akce 16 Roční zhodnocení akce 9. Požadované přezkoumání a schvalování: Průběžný předmět plnění Projektová dokumentace Přezkoumání Schvalování Důvod Zadavatel, poskytovatel sociálních služeb Žádost o dotaci Zadavatel, poskytovatel sociálních služeb Zadávací dokumentace Zadavatel, poskytovatel sociálních služeb zadavatel zadavatel zadavatel 7 datum poslední revize PD musí odpovídat požadavkům provozovatele a dotačnímu programu Žádost musí splnit požadavky dotačního programu Dokumentace musí odpovídat požadavkům provozovatele a dotačnímu programu

14 Smlouva o dotaci ze strukturálních fondů EU Smlouva s dodavatelem Realizace akce Závěrečné vyhodnocení akce zadavatel zadavatel Eliminovat nevýhodné podmínky zadavatel zadavatel Eliminovat nevýhodné podmínky pro zadavatele Zadavatel, poskytovatel zadavatel Realizace musí probíhat sociálních služeb podle schválené dokumen- tace zadavatel zadavatel Splnění podmínek dle poskytovatele dotace 10. Rizika projektu vyhodnoťte všechna relevantní rizika projektu a akce podniknuté ke zmírnění těchto rizik. Pravděpodobnost a dopad rizika hodnotit na stupnici 1-3, kde 1 je nejnižší a 3 nejvyšší Č. Riziko Pravd. Dopad Nápravné opatření 1 Nezískání stavebního povolení Diskuse s dotčenými a zájmovými skupinami a stavebním úřadem 11. Zprávy o stavu projektu Další informace o stavu projektu: vyplnit informace o dalším informování zodpovědných orgánů o investici Typ zprávy 1 Monitorovací zpráva získání stavebního povolení 2 Závěrečná zpráva po dokončení projektu 3 Vyhodnocovací zpráva 1 rok po realizaci projektu 4 Vyhodnocovací zpráva 5 roky po realizaci projektu Specifický požadavek koho Poskytovatel dotace Poskytovatel dotace město město Požadované datum nebo četnost Obsah 12. Realizační tým Gestor: Vedoucí projektu: Projektový tým: 8 datum poslední revize

15 PŘÍPRAVNÁ FÁZE PŘÍPRAVA PROJEKTU INVESTIČNÍ LIST KONCEPT PROJEKTU IDEOVÝ ZÁMĚR ZASTUPITELSTVO RADA MĚSTA STAROSTA VEDENÍ MĚSTA STRATEGICKÝ VÝBOR VEDOUCÍ PROJEKTU + VED. TECHN. ODBORU. FINA- VEDOUCÍ FINANČNÍHO OD- BORU ORRÚP UŽIVATEL Matice č. 1 Matice odpovědnosti ROLE V PROJEKTU DÍLČÍ ÚKOLY SOULAD SE STRATEGICKÝM DOKUMENTEM I - O - SOULAD S ROZPOČTOVÝM VÝHLEDEM R R - - D O SO I - NÁVRHY OPATŘENÍ A PROJEKTŮ R R - - SO O - SP - IDEOVÝ ZÁMĚR R R - - D I - I - PROJEDNÁNÍ VE STRATEGICKÉM VÝBORU O SP - SP - KONCEPT PROJEKTU R R O D D - PROJEDNÁNÍ VE FINANČNÍM VÝBORU O PROJEDNÁNÍ V RM O PROJEDNÁNÍ V ZM O INVESTIČNÍ LIST O - SP - PROJEDNÁNÍ VE FINANČNÍM VÝBORU O SP SP - PROJEDNÁNÍ V RM O? - PROJEDNÁNÍ V ZM O? - ROZPOČET O HARMONOGRAM O SP - DOKUMENTACE SOULAD S ÚP O SP - ÚZEMNÍ ŘÍZENÍ O SP - STAVEBNÍ POVOLENÍ O SP - STUDIE/ANALÝZY O SP - STUDIE PROVEDITELNOSTI O SP - MARKETINGOVÁ ANALÝZA O SP - CB ANALÝZA O SP - SEA/EIA O SP - R ROZHODUJE O ODPOVÍDÁ SO SPOLUODPOVÍDÁ D DOPORUČUJE I INFORMUJE SP SPOLUPRACUJE 9 datum poslední revize

16 ZAKÁZKY FINANCOVÁNÍ REALIZACE PROJEKTU REALIZACE ZASTUPITELSTVO RADA MĚSTA STAROSTA VEDENÍ MĚSTA STRATEGICKÝ VÝBOR VEDOUCÍ PROJEKTU + VED. TECHN. ODBORU. FINA- VEDOUCÍ FINANČNÍHO OD- BORU ORRÚP UŽIVATEL ROLE V PROJEKTU DÍLČÍ ÚKOLY PŘEDÁNÍ DOKUMENTACE O PŘEDÁNÍ STAVENIŠTĚ O KONTROLNÍ DNY O - SP - PŘEDÁNÍ DÍLA O KOLAUDACE O PŘÍPRAVNÁ FÁZE FAKTURACE O SP - - ÚHRADA O SP - - REALIZAČNÍ FÁZE FAKTURACE O SP - - ÚHRADA O SP - - PROVOZNÍ FÁZE FAKTURACE O SP - - ÚHRADA O SP - - DOTAČNÍ POLITIKA FAKTURACE SP O - ÚHRADA SP O - PŘÍPRAVNÁ FÁZE VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ - R O SP SP - SMLOUVA - R O SP SP - REALIZAČNÍ FÁZE VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ - R O SP SP - PODPIS SMLOUVY - R O SP SP - R ROZHODUJE O ODPOVÍDÁ SO SPOLUODPOVÍDÁ D DOPORUČUJE I INFORMUJE SP SPOLUPRACUJE 10 datum poslední revize

17 REALIZACE PROJEKTU DOTAČNÍ MANAGEMENT ZASTUPITELSTVO RADA MĚSTA STAROSTA VEDENÍ MĚSTA STRATEGICKÝ VÝBOR VEDOUCÍ PROJEKTU + VED. TECHN. ODBORU. FINA- VEDOUCÍ FINANČNÍHO OD- BORU ORRÚP UŽIVATEL ROLE V PROJEKTU DÍLČÍ ÚKOLY MONITORING DOTAČNÍCH PŘÍLEŢITOSTÍ SP - O - ŢÁDOST O DOTACI - R SP SP O - PŘÍLOHY ŢÁDOSTI O DOTACI SP SP O - DOPRACOVÁNÍ ŢÁDOSTI O DOTACI O - ROZHODNUTÍ O PŘIDĚLENÍ DOTACE - R O - ZMĚNY V PROJEKTU - R SP SP O - MONITOROVACÍ ZPRÁVY SP SP O - ŢÁDOST O PLATBU SP SP O - PUBLICITA SP SP O - R ROZHODUJE O ODPOVÍDÁ SO SPOLUODPOVÍDÁ D DOPORUČUJE I INFORMUJE SP SPOLUPRACUJE 11 datum poslední revize