Článek 1 Předmět úpravy

Transkript

1 UNIVERZITA PARDUBICE Směrnice č. 4/2014 Věc Postup při přípravě, vydávání, zveřejňování a evidenci vnitřních norem Univerzity Pardubice Působnost všechny zaměstnance a organizační útvary Účinnost 18. srpna 2014 Číslo jednací RPO/0030/14 Vypracoval Bc. Alice Michalů, referát organizační JUDr. Pavel Horák, referát právní Předkládá Mgr. Martina Víghová, vedoucí Oddělení právní a organizační Schválil Ing. Petr Gabriel, MBA, kvestor Článek 1 Předmět úpravy 1. Tato směrnice upravuje postup při přípravě, vydávání, zveřejňování a evidenci vnitřních norem Univerzity Pardubice (dále jen univerzita ) v souladu s vnitřními předpisy univerzity a organizačním řádem Vedení univerzity realizuje řídící a organizační činnost s využitím systému vnitřních norem, kterými jsou směrnice, příkazy nebo opatření a oznámení. Vydávání vnitřních norem stanoví čl. 5 Statutu Univerzity Pardubice. 3. Vnitřní normy vydávané univerzitou vydává rektor k provedení a zajištění povinností univerzity vyplývajících z právních předpisů nebo z vnitřních předpisů univerzity. 4. Vydané vnitřní normy nesmějí být v rozporu s obecně závaznými právními předpisy a vnitřními předpisy univerzity. Evidence vydaných vnitřních norem je prováděna v souladu se spisovým a skartačním řádem Pro okruh podřízených organizačních útvarů a zaměstnanců nebo metodicky řízených organizačních útvarů součástí univerzity může příslušný prorektor nebo kvestor vydávat závazný metodický pokyn. Článek 2 Vymezení základních pojmů 1. Směrnice jsou řídící akty metodického charakteru obsahující formy a metody postupu jednotně předpokládané pro výkon uvedených činností. Obsah směrnice zpravidla tvoří předmět úpravy, vlastní obsah směrnice, který se člení na jednotlivé články a závěrečné ustanovení. Při stanovení povinností nebo kompetencí jednotlivých organizačních útvarů se ve směrnici uvádí pouze název součásti univerzity nebo organizačního útvaru nebo pracoviště, případně pracovní funkce odpovědného zaměstnance. Směrnice nesmí odporovat právním předpisům nebo vnitřním předpisům univerzity, k jejichž provádění byly vydány a je nutné dbát na jejich aktuálnost. Za aktuálnost obsahu vnitřních norem odpovídá předkladatel. 1 Směrnice Univerzity Pardubice č. 26/2006 Organizační řád Univerzity Pardubice 2 Směrnice Univerzity Pardubice č. 4/2013 Spisový a skartační řád Univerzity Pardubice

2 2. Příkazy nebo opatření obsahují souhrn rozhodnutí a úkolů zavazujících stanovený okruh osob v souvislosti s realizací jedné, časově ohraničené společné věci. Jsou obvykle rozděleny na část úvodní, v níž jsou uvedeny důvody a cíle jejich vydání, a část přikazovací, v níž jsou stanoveny časově termínované úkoly přímo zavazující konkrétní vedoucí zaměstnance a jejich podřízené. 3. Oznámení jsou akty řízení obsahující informace o důležitých skutečnostech, s nimiž je nutné seznámit širší okruh zaměstnanců a studentů, např. sdělení informující o konkrétním právním předpise a právech a povinnostech z něho vyplývajících. 4. Metodické pokyny obsahují metodický postup upřesnění vnitřních norem. Metodické pokyny se nepředkládají k připomínkovému řízení. Článek 3 Příprava vnitřní normy vydávané univerzitou 1. Návrh na vydání vnitřní normy navrhuje vedoucí organizačního útvaru, do jehož odborné kompetence zpracovávaná problematika spadá (dále jen předkladatel ) a předkládá ji ke schválení nadřízenému prorektorovi nebo kvestorovi. Návrh na vydání vnitřní normy musí obsahovat okruhy problémů, které má vnitřní norma řešit, stanovit povinnosti jednotlivých organizačních útvarů při jejich zajištění a způsob jejich realizace. 2. Předkladatel při přípravě návrhu vnitřní normy od počátku spolupracuje s referentem organizačního referátu (dále jen organizační referent ), který koordinuje postup přípravy vnitřní normy a připomínkové řízení. Návrh vnitřní normy předkladatel předloží organizačnímu referentovi v elektronické podobě. 3. Potřebu součinnosti dalších organizačních útvarů při tvorbě návrhu vnitřní normy konzultuje předkladatel s nadřízeným prorektorem nebo kvestorem. Organizační referent po dohodě a ve spolupráci s předkladatelem organizuje a koordinuje připomínkové řízení a v rámci přípravy vnitřní normy i spolupráci s dalšími organizačními útvary, kterým přísluší k připravované vnitřní normě vyjádření. 4. Organizační referent předloží návrh vnitřní normy k připomínkovému řízení ostatním organizačním útvarům, které se k navrhovanému obsahu mají možnost vyjádřit. Své stanovisko k obsahu ve formě revizí v textu předají zpět organizačnímu referentovi, který ji se všemi obdrženými připomínkami předá předkladateli. Předkladatel připomínky zapracuje do textu směrnice nebo je odmítne a svůj názor sdělí podateli připomínky. V případě, že nedojde ke shodě mezi předkladatelem a organizačními útvary, může organizační referent, na žádost předkladatele, svolat řešitelskou schůzku k uzavření připomínek. 5. Připomínkového řízení se vždy povinně účastní vedoucí ekonomického odboru, právník a referent kontroly. Je-li to žádoucí vzhledem k obsahu vnitřní normy, je možné doplnit připomínkové řízení o další osoby nebo organizační útvary. 6. Předkladatel odpovídá za obsah a úplnost vnitřní normy a její soulad se zvláštními právními předpisy.

3 7. Právník odpovídá za soulad obsahu vnitřní normy s vnitřními předpisy univerzity 3 a za formální úpravu vydané vnitřní normy. 8. Vedoucí Ekonomického odboru odpovídá za soulad vnitřní normy s vnitřními předpisy 4. Rovněž posuzuje ekonomické dopady, souvislosti a jejich řešení v předkládaném návrhu. 9. Návrh vnitřní normy, ve znění dohodnutém se zúčastněnými organizačními útvary, předloží předkladatel nadřízenému prorektorovi nebo kvestorovi, který s navrhovaným zněním vnitřní normy seznámí vedení univerzity. Předkladatel následně zajistí zapracování případných připomínek do návrhu vnitřní normy a předá ji organizačnímu referentovi k vydání. 10. Organizační referent provede finální úpravu, v případě potřeby i závěrečnou konzultaci se všemi odbornými pracovníky, kteří se na tvorbě vnitřní normy podíleli, a zajistí před jejím schválením posouzení referátem auditu, kontroly a vyřizování stížností. 11. Každý návrh nové vnitřní normy nebo návrh na úpravu stávající vnitřní normy musí v záhlaví obsahovat úvodní tabulku, která je přílohou č. 1. Organizační referent vyplní údaje v úvodní tabulce a vyplní průvodku, která je přílohou č. 2. Současně zajistí evidenci návrhu vnitřní normy v podacím deníku elektronického informačního systému modulu Spisová služba (dále jen podací deník ). 12. Průvodka vnitřní normy musí být vždy potvrzena předkladatelem, zpracovatelem, pokud návrh připravuje podřízený pracovník předkladatele, organizačním referentem, právníkem, referentem kontroly a vedoucím ekonomického odboru. 13. Návrh vnitřní normy před jejím podpisem rektorem schvaluje prorektor nebo kvestor nadřízený předkladateli a prorektor pro vnitřní záležitosti. 14. Ustanovení odstavců 1 až 13 se použije i pro změny vnitřních norem (dodatky). Článek 4 Vydání, distribuce a zveřejnění vnitřní normy 1. Organizační referent, po podpisu vnitřní normy rektorem, elektronicky zašle vnitřní normu na vědomí všem vedoucím zaměstnancům univerzity. Seznamy vedoucích zaměstnanců fakult a jejich aktualizaci zajistí Oddělení lidských zdrojů. 2. Organizační referent zajistí zveřejnění vnitřní normy, včetně příloh, v elektronické podobě na intranetovém serveru univerzity. V případě změny vnitřní normy zpracuje a zajistí zveřejnění nového úplného znění. 3. U zrušených vnitřních norem provede organizační referent v archivu vnitřních norem na intranetovém serveru poznámku o jejich neplatnosti a zajistí přesunutí neplatné vnitřní normy z příslušné oborové skupiny do archivu norem. 4. Ustanovení odstavců 1 až 3 se použije i pro změny vnitřních norem zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů; Pravidla hospodaření Univerzity Pardubice.

4 Článek 5 Centrální evidence vnitřních norem 1. Jednotná centrální evidence vnitřních norem vydávaných univerzitou (dále jen registr ) je vedena Oddělením právním a organizačním. Organizační referent přiřazuje každé nové vnitřní normě univerzity pořadové číslo, pod nímž bude vydána. Směrnice, příkazy nebo opatření a oznámení se vždy číslují zvlášť, a to od čísla 1/ rok vydání. 2. Číslo jednací uvedené v záhlaví vnitřní normy je generováno automaticky při evidenci návrhu vnitřní normy v podacím deníku. 3. Originály vydaných vnitřních norem v písemné podobě, včetně dodatků, jsou uloženy na Oddělení právním a organizačním. 4. Organizační referent na základě centrální evidence průběžně kontroluje platnost vnitřních norem zveřejněných na intranetovém serveru univerzity. 5. Za aktuálnost obsahu vnitřních norem odpovídá předkladatel. V případě, že organizační referent zjistí, že obsah vnitřní normy je v rozporu s právními předpisy nebo vnitřními předpisy univerzity, upozorní na tuto skutečnost předkladatele. Článek 6 Závěrečná ustanovení 1. Zrušuje se Směrnice Univerzity Pardubice č. 26/2006 Postup při přípravě, vydávání, zveřejňování a evidenci vnitřních norem Univerzity Pardubice. 2. Tato směrnice nabývá platnosti dnem podpisu. V Pardubicích dne prof. Ing. Miroslav Ludwig, CSc. rektor Přílohy: Příloha č. 1 Vzor záhlaví vydávané vnitřní normy Univerzity Pardubice, Příloha č. 2 Průvodka návrhu vnitřní normy Univerzity Pardubice.

5 Příloha č. l Směrnice Univerzity Pardubice č. 4/2014 Vzor Záhlaví vydávané vnitřní normy Univerzity Pardubice Věc Působnost Účinnost Číslo jednací Vypracoval Předkládá 1) Schválil UNIVERZITA PARDUBICE Směrnice / Příkaz / Oznámení č. x/20xx název určení koho (např. všechny útvary univerzity) dd mm rrrr RPO xxxxx zpracovatel (vedoucí organizačního útvaru nebo jím pověřený pracovník útvaru) předkladatel (vedoucí organizačního útvaru) prorektor nebo kvestor 1) v případě, že předkladatel je zároveň i osobou, která normu vytváří, jsou kolonky Vypracoval/Předkládá spojené

6 Příloha č. 2 Směrnice Univerzity Pardubice č. 4/2014 PRŮVODKA NÁVRHU VNITŘNÍ NORMY UNIVERZITY PARDUBICE předkládaného k podpisu statutárnímu zástupci univerzity Evidenční číslo - PID: Název vnitřní normy: Datum zadání: Druh vnitřní normy: Předkladatel - jméno a podpis zodpovědné osoby Útvar: Normu prověřil a schválil: Jméno, příjmení, titul podpis datum zpracovatel: - za obsah a formální náležitosti právník: - za soulad s vnitřními předpisy a formální úpravu vedoucí ekonomického odboru: - za ekonomické náležitosti organizační referent: - za úplnost připomínkového řízení referent kontroly: další osoby nebo organizační útvary: prorektor nebo kvestor: prorektor pro vnitřní záležitosti: - schválil k podpisu rektora INFORMACE PRO CENTRÁLNÍ REGISTR NOREM: Platnost od: (datum zveřejnění) Poznámka: Zrušuje se: Zařazení do skupiny: (číslo a název předešlých norem, které se novou normou ruší) (číslo a název skupiny norem podle odborné působnosti)