Úvod do egovernmentu. Jana Třísková Zuzana Hamzová

Transkript

1 Úvod do egovernmentu Jana Třísková Zuzana Hamzová

2 Obsah semináře: Úvod do egovernmentu Datové schránky a informační systém datových schránek Co potřebuje vědět klient o své datové schránce Změny ve spisové službě Autorizovaná konverze Datové schránky: příklad pro příspěvkovou organizaci Dotazy, diskuse 2

3 Co je to egovernment? Využívání informačních a komunikačních technologií ve veřejné správě, které provází změna organizace a osvojení nových dovedností s cílem zlepšit služby veřejnosti, posílit demokratické procesy a podpořit veřejný zájem. definice Evropské unie 3

4 Co je to egovernment? Efektivní komunikace mezi orgány státní správy navzájem a mezi orgány státní správy a občanem 4

5 egon symbol egovernmentu 5

6 Obecné cíle vlády při zavádění egovernmentu zrovnoprávnění papírové a elektronické formy přiblížení úřadů k občanům prostřednictvím elektronických nástrojů zjednodušení komunikace mezi lidmi a úřady či úřady navzájem zavedení nového fungování a nových procesů u veřejné správy 6

7 Zákon o egovernmentu zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů účinnost od upravuje: elektronické úkony orgánů veřejné moci informační systém datových schránek autorizovanou konverzi dokumentů 7

8 Hlavní problémy digitalizace dokumentů chybné, nebo nejasné chápání takových pojmů jako je listina, písemnost, dokument apod. přílohy, které nelze v elektronické podobě doručovat negativní přístup k zákonu o archivnictví a spisové službě touha mít v ruce papír 8

9 Dokument základní pojem dříve písemnost písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla doručena nebo vznikla z vlastní činnosti určeného původce 9

10 Zaručený elektronický podpis Údaje, které jsou připojeny k obsahu elektronického dokumentu a které jsou vytvořeny zvláštním postupem s využitím kryptografie. Umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě. Je ke zprávě připojen takovým způsobem, že lze zjistit jakoukoliv následnou změnu zprávy. 10

11 Elektronická značka Je technicky (nikoliv právně) elektronický podpis, který byl vytvořen technickým zařízením. Zatímco elektronický podpis označuje fyzickou osobu, která jedná svým jménem nebo jménem právnické osoby nebo jejího orgánu, elektronická značka může označovat i právnickou osobu nebo organizační složku státu. 11

12 Kvalifikované časové razítko Důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem. Zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamžikem. Zatímco elektronický podpis je především potvrzením identity autora dokumentu nebo odesílatele zprávy, časové razítko potvrzuje existenci dokumentu v čase. 12

13 Fyzická osoba a právnická osoba Fyzická osoba - zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník Podnikající fyzická osoba - zákon č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání Právnická osoba - zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník 13

14 Orgán veřejné moci Orgány veřejné moci: státní orgány, orgány územních samosprávných celků, Pozemkový fond ČR a jiné státní fondy, Český rozhlas, Česká televize, samosprávné komory zřízené zákonem, notáři a soudní exekutoři. zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů 14

15 Datové schránky a informační systém datových schránek Jana Třísková Zuzana Hamzová

16 Datové schránky v právním řádu zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů zákon č. 301/2008 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů 16

17 Datové schránky v právním řádu Související právní předpisy zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a změně dalších zákonů zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů 17

18 Datové schránky v právním řádu Prováděcí a související předpisy vyhláška MV č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek vyhláška MV č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentu vyhláška MV č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby národní standard pro elektronické systémy spisové služby 18

19 Datové schránky a spisová služba Vyhláška o podrobnostech výkonu SSL příjem dokumentu, označování a evidence dokumentu číslo jednací a tvorba spisu, rozdělování, oběh a vyřizování dokumentu spisový znak, skartační znak a skartační lhůta, skartační řízení Národní standard pro E-SSL výše uvedené činnosti metadata atd... 19

20 Vyhláška o ISDS přístupové údaje (jméno a heslo) elektronické prostředky pro přihlašování (certifikáty) technické podmínky a bezpečnostní zásady přípustné formáty datové zprávy (např. PDF, PDF/A, DOC, XLS, ODT, ODS, JPG) maximální velikost datové zprávy (10 MB) 20

21 Přínos datových schránek zrychlení a zefektivnění komunikace bezpečnost komunikace úspora nákladů (poštovné, kancelářský materiál) přístupnost z kteréhokoliv místa planety (přes internet) úspora času občanům je tato služba poskytována zdarma 21

22 Vymezení základních pojmů Datová schránka Datová zpráva Kontaktní místo veřejné správy Czech POINT Orgán veřejné moci 22

23 Datová schránka Datová schránka je elektronické úložiště. Není to ani elektronický archiv. Slouží k: doručování dokumentů orgánů veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci. 23

24 ISDS umí odesílat zprávy přijímat zprávy zjišťovat stavy odeslaných zpráv přijímat doklady o dodání a doručení ověřovat, zda adresát má datovou schránku datové schránky pracují s elektronickými formuláři 24

25 Datová schránka Zpráva, doručená přes datovou schránku, plně nahrazuje doporučenou zásilku, a to i do vlastních rukou! 25

26 Doručení datové zprávy Dokument dodaný do datové schránky je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba mající dle svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Nepřihlásí-li se do datové schránky oprávněná osoba ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání do datové schránky, považuje se dokument za doručený posledním dnem této lhůty. 26

27 Doručení datové zprávy - převzetím 27

28 Doručení datové zprávy - fikcí 28

29 Kdy se nedoručuje pomocí datové schránky obsahuje-li dokument utajované informace nemá-li adresát zpřístupněnou datovou schránku neumožňuje-li to povaha dokumentu doručuje-li se na místě (při úkonu) z dalších zákonných důvodů (např. doručování veřejnou vyhláškou, jiné pořadí způsobů doručování) 29

30 Pro koho jsou datové schránky zřizovány Orgány veřejné moci Právnické osoby Advokáti, daňoví poradci a insolvenční správci Fyzické osoby nepodnikající i podnikající 30

31 Zřízení datové schránky ZE ZÁKONA NA ŽÁDOST Orgán veřejné moci Právnická osoba zapsaná v obchodním rejstříku Fyzická osoba Podnikající fyzická osoba Právnická osoba (která není zapsaná v obchodním rejstříku) 31

32 Použití datových schránek POVINNĚ: OVM OVM NEPOVINNĚ: PO OVM FO OVM OVM PO OVM FO PROZATÍM NELZE VYUŽÍT: FO FO FO PO PO PO 32

33 Platby za použití datové schránky Za zřízení datové schránky se neplatí! Orgány veřejné moci za odeslání a příjem zpráv neplatí Fyzické i právnické osoby za odeslání a příjem zpráv vůči orgánu veřejné moci neplatí Komunikace mezi fyzickými a právnickými osobami navzájem bude zpoplatněna (od pro elektronickou fakturaci, od pro jakoukoliv komunikaci) 33

34 Platby za použití datové schránky Hranice transakcí kumulativně Cena služby pro OVM Cena s DPH Cena bez DPH 0-33 mil. 17,90 15, mil. 15,90 13, mil. 13,90 11, mil. 11,90 10,00 nad 123 mil. 9,90 8,32 34

35 Nakládání s datovými zprávami s digitální zprávou je nutné nakládat jako s originálem 18 odst. 2 z. č. 300/2008 Sb. úkon učiněný prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný 35

36 Přístup do datové schránky Webový portál Rozhraní spisových služeb 36

37 Webový portál 37

38 Rozhraní spisových služeb slouží k vyžívání služeb ISDS spisovými službami automatizovaný příjem a odeslání zpráv možnost stahovat seznamy odeslaných zpráv, přijatých zpráv, historii včetně doručenek odpadnou listinné evidence 38

39 Aktivace datové schránky přechodné období od do krajský úřad Moravskoslezského kraje aktivoval svou datovou schránku krajem zřízené a zakládané organizace zabezpečí zřízení datové schránky nejpozději

40 Přístup do datové schránky Oprávněná osoba Administrátor Pověřená osoba 40

41 Stavy datové schránky zřízení ze zákona na žádost zpřístupnění znepřístupnění zrušení 41

42 Postavení MV ČR v projektu ISDS správce informačního systému vydává prováděcí vyhlášky nakupuje služby provozu od držitele poštovní licence kontroluje provoz systému 42

43 Povinnosti správce ISDS zajistí připojení kvalifikovaného časového razítka k odeslané datové zprávě dodá odesílanou datovou zprávu do datové schránky adresáta vyrozumí adresáta o dodání zprávy oznámí odesílateli, že zpráva byla doručena datová schránka příjemce byla znepřístupněna, zrušena, neexistuje o těchto událostech vede bezpečnou evidenci 43

44 Bezpečnost datových schránek Bezpečnost dostupnost systému 99,9 % důvěrnost provozovatel nemá přístup k datům omezení formátů příloh Autentifikace a autorizace uživatelů Audit a dohled bezpečnostní audity dohled MV, ÚOOÚ 44

45 Další služby provozovatele SMS notifikace ová notifikace Autentifikace a autorizace uživatelů Dlouhodobé uchovávání zpráv Úschovna (vazba na autorizovanou konverzi) 45

46 Co potřebuje vědět klient o své datové schránce Jana Třísková Zuzana Hamzová

47 Zřízení datové schránky Chci si zřídit datovou schránku, co mám dělat? Dostavte se osobně na kterékoliv kontaktní místo Czech POINT. 47

48 Platba za datovou schránku Budu za datovou schránku něco platit? Ne, zřízení a provoz je zdarma. Korespondence s OVM je zdarma. Od budu platit za korespondenci s ostatními subjekty (s výjimkou OVM, ty jsou stále zdarma). 48

49 Datová zpráva Co mám dělat s doručenou elektronickou datovou zprávou? Zpráva bude po 90 dnech z datové schránky smazána, pokud ji budu v budoucnu potřebovat tak musím: zprávu uložit do počítače nebo na jiné médium pro převod do papírové podoby využít autorizované konverze 49

50 Změny ve spisové službě Jana Třísková Zuzana Hamzová

51 Spisová služba - SSL Soubor pracovních činností spojených s manipulací s dokumenty Cíl: jednoznačná identifikace dokumentů sledování pohybu dokumentů 51

52 Předpisy SSL zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů vyhláška MV č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby oznámení MŠMT č /2003 seznam povinné dokumentace škol a školských zařízení pro školní rok 2004/2005 spisový řád 52

53 Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě 63 SSL vykonávají 64 příjem, označování a evidence dokumentů 65 vyřizování a podepisování dokumentů 66 spisový řád 67 odesílání dokumentů 68 ukládání dokumentů 68a spisová rozluka 69a zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě 70 prováděcí právní předpis o podrobnostech výkonu SSL 53

54 Vyhláška MV č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby příjem analogových a digitálních dokumentů označování dokumentů, konverze do listinné podoby evidence v podacím deníku ČJ vyřizování přidělení skartačního znaku a lhůty vyhotovování dokumentů, podepisování odesílání ukládání do spisovny skartační řízení spisová rozluka vedení SSL v mimořádných situacích přechodné ustanovení 54

55 Spisový řád spisový řád - popis organizace práce s dokumenty od příjmu po skartační řízení 55

56 Spisový a skartační plán Oznámení MŠMT č /2003 seznam povinné dokumentace škol a školských zařízení pro školní rok 2004/2005 spisový plán - rozdělení dokumentů podle věcného zařazení do skupin přidělení skartačního znaku a skartační lhůty skartační znak stanovuje dokumentární hodnotu dokumentu (A, S, V) skartační lhůta lhůta, po kterou jsou dokumenty uloženy ve spisovně 56

57 Ukázka spisového plánu Protokol o maturitní zkoušce Protokol o přijímacím řízení Záznamy z pedagogických rad A 45 S 10 V 5 57

58 Elektronická spisová služba centrální evidence podle PID sledování pohybu dokumentu možnost vyhledávání 58

59 Autorizovaná konverze Jana Třísková Zuzana Hamzová

60 Právní úprava zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentu technické náležitosti provádění konverze technické náležitosti vstupu a výstupu 60

61 Autorizovaná konverze Úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě Úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě. 61

62 Autorizovaná konverze se provádí Na pracovišti Czech POINT na žádost klienta z moci úřední 62

63 Autorizovaná konverze na žádost 63

64 Autorizovaná konverze na žádost 64

65 Povinnosti při provedení konverze připojení ověřovací doložky, která obsahuje: název subjektu, který konverzi provedl pořadové číslo údaj o ověření shody obsahu vstupu a výstupu údaj o počtu listů vstupu nebo výstupu datum vyhotovení ověřovací doložky atd. záznam do evidence provedených konverzí 65

66 Autorizovaná konverze se neprovádí Dokument: - je v jiné než listinné či datové podobě - jehož jedinečnost nelze nahradit (OP, ŘP, cestovní pas ) - obsahuje změny, škrty - není prvopis - obsahuje plastický text nebo plastické razítko 66

67 Správní poplatky Konverze na žádost je zpoplatněna 30,- Kč za každou i započatou stránku 67

68 Právní účinky Dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl. Konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy. 68

69 Předkládání listin Má-li být podle jiného právního předpisu předložen dokument v listinné podobě správnímu orgánu, nebo soudu anebo jinému státnímu orgánu, zejména aby byl užit jako podklad pro vydání rozhodnutí, je tato povinnost splněna předložením jeho výstupu (datové zprávy). 69

70 Datové schránky: příklad pro příspěvkovou organizaci Jana Třísková Zuzana Hamzová

71 Zřízení datové schránky Rada kraje usnesením č. 17/919, ze dne , bod 5) uložila ředitelům příspěvkových organizací, které nejsou zapsány v obchodním rejstříku, zabezpečit zřízení datové schránky v souladu se zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, a to nejpozději ke dni

72 Jak zřídit datovou schránku Jsem právnická osoba zapsaná v obchodním rejstříku. Datová schránka je zřízena ze zákona. Statutárnímu právnické osoby (např. řediteli) orgánu budou automaticky doručeny přístupové údaje. 72

73 Jak zřídit datovou schránku Jsem právnická osoba a nejsem zapsaná v obchodním rejstříku. nejjednodušší způsob: osoba oprávněná jednat jménem právnické osoby (např. ředitel) se dostaví osobně na nejbližší pracoviště Czech POINT vezme s sebou tyto doklady: zřizovací listinu doklad o oprávnění jednat jménem právnické osoby (jmenovací listinu) doklad totožnosti 73

74 Přístup do datové schránky Po převzetí přístupových údajů určit osoby, které budu mít právo do schránky vstoupit. Oprávněná osoba ředitel příspěvkové organizace Administrátor osoba, která má právo měnit přístupy Pověřená osoba osoba pověřená pracovat s datovou schránkou 74

75 Přístup do datové schránky určení osob 75

76 Přístup do datové schránky určení osob 76

77 Přístup do datové schránky určení osob 77

78 Přístup do datové schránky prohlížení osob 78

79 Aktivace datové schránky Po převzetí přístupových údajů k datové schránce oprávněná osoba nebo administrátor aktivuje datovou schránku organizace. Pokud tak neučiníte bude datová schránka zpřístupněna ze zákona nejpozději

80 Aktivace datové schránky 80

81 Aktivace datové schránky 81

82 Aktivace datové schránky 82

83 Co potřebuji pro fungování? Podrobnosti a postup najdete na Základ: Přístup k internetu Webový prohlížeč (Internet Explorer, FireFox) 602XML Filler Naimportovaný kořenový certifikát PostSignum 83

84 Přihlášení do datové schránky 84

85 Informace o počtu doručených zpráv 85

86 Upozornění na došlou zprávu 86

87 Základní funkce datové schránky 87

88 Prohlížení seznamu doručených zpráv 88

89 Co dělat s doručenou zprávou? Pro potřebu spisové služby vytisknout. Datovou zprávu uložit a takto uložené zprávy pravidelně zálohovat. Nestačí ukládat pouze dopisy to jsou jen přílohy. 89

90 Uložení datové zprávy 90

91 Prohlížení seznamu odeslaných zpráv 91

92 Co dělat s odeslanou zprávou? Pro potřebu spisové služby vytisknout. 92

93 Jaké zprávy budeme přes datové schránky posílat? Odbor školství, mládeže a sportu připravuje seznam dokumentů, které budou zasílány přes datovou schránku. 93

94 Shrnutí Datová schránka příspěvkové organizace kraje je datovou schránkou právnické osoby. Právnická osoba může zatím korespondovat pouze s orgány veřejné moci. Korespondence s orgány veřejné moci je pro právnickou osobu zdarma. 94

95 Další informace, dotazy a diskuse Jana Třísková Zuzana Hamzová

96 Další studium 96

97 Další zdroje informací bezplatná informační telefonická linka MV ČR

98 Dotazy, diskuse 98

99 Děkujeme za pozornost Jana Třísková Zuzana Hamzová