SEZNAM TABULEK A OBRÁZKŮ Tabulky Obrázky REJSTŘÍK POUŽITÉ ZDROJE Odborná literatura Webové stránky...

Transkript

1 SEZNAM ZKRATEK...Ю ÚVOD STRUČNÁ HISTORIE SPISOVÉ SLUŽBY V ČESKÉ REPUBLICE LEGISLATIVNÍ ZÁKLAD SPISOVÉ SLUŽBY Zákon o archivnictví a spisové službě Přehled novelizací zákona o archivnictví a spisové službě Povinnosti vykonávat spisovou službu podle zákona Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby Národní standard Další právní předpisy Způsoby podání Způsoby doručování...55 ^ Elektronický podpis Důležité pojmy Informace Záznam...7i Dokument Písemnost Spis Původce VÝKON SPISOVÉ SLUŽBY Příjem Fyzický příjem podání Příjem podání pomocí elektronické komunikace Příjem podání hlasovou komunikací anebo ú stn ě Zveřejnění informací o podatelně Vstupní převody dokumentů Třídění přijatých dokumentů Evidence...I* Označení a zaevidování přijatého dokumentu Označení a zaevidování dokumentu vytvořeného činností původce Podací deník

2 3.2.4 Evidence dokumentů podle NS ESSS Samostatná evidence dokum entů Problematika jednoznačného identifikátoru Číslo jednací a evidenční číslo dokumentu ze samostatné evidence dokumentů Spisová značka Spisový a škartační p lá n Význam a tvorba spisových zn ak ů Škartační režim Označování dokumentů a spisů spisovým znakem, úplným spisovým znakem a ukládacím znakem Další evidenční pomůcky Rozdělování dokum entů Oběh dokumentů a spisů Oběh digitálních a analogových dokumentů Transakční protokol Znázornění dokum entu Vyřizování dokumentů, tvorba spisu Příprava na vyřízení - získání informací Spisy Tvorba spisu spojováním dokumentů Tvorba spisu prostřednictvím sběrného archu Spojení vyřizovaného dokumentu s dokumentem vyřizujícím Práce se spisem při vyřizování Typové spisy Vyřízení dokumentu, spisu a typového spisu Vyhotovování Tvorba záznamů Pojmy prvopis, druhopis, stejnopis a ztvárnění dokum entu Výstupní formáty dokumentů v digitální podobě Redakce Podepisování Evidence úředních razítek a evidence certifikátů Odesílání Příprava zásilek Odesílání analogových dokumentů

3 Obsah Osobní předání odesílaného dokumentu Odesílání datových zpráv z el. adresy podatelny Odesílání prostřednictvím datové schránky Dodejka Doložka nabytí právní moci Ukládání dokumentů a spisů...1^ Příprava dokumentů a spisů к uložení Ukládání spisů a dokumentů ve spisovně Správa ve spisovnách uložených dokumentů Spisovny pro analogové dokumenty Správní archivy Ukládání utajovaných informací Zánik původce a spisová rozluka Uložení dokumentů jako služba: komerční spisovny Výběr archiválií Výběr archiválií ve skartačním řízení v Výběr archiválií mimo škartační řízení Předání dokumentů vybraných za archiválie určenému archivu Předání dokumentů v digitální podobě a metadat z ERMS Utajované informace a jiné chráněné zájmy Obecné postupy uplatňované archivem při výběru archiválií Kontrola a dohled ve spisové službě PŘÍSTUPY К ŘEŠENÍ A IMPLEMENTACI SPISOVÉ SLUŽBY Zavádění spisové služby Strategie, návrh a zavedení spisové služby v organizaci metodou DIRKS Školení Návrh a zavedení systému spisové služby - shrnutí Specifika zavádění ERMS Tvorba spisového řád u Realizace spisovny aneb stavebně-technické podmínky uložení dokumentů Úložiště digitálních dokumentů Krátkodobé uložení digitálních dokum entů

4 4.4.2 Střednědobé uložení digitálních dokumentů Základní informace к datovým formátům pro střednědobé uložení Datové formáty PDF a PDF/A Zabezpečení důvěryhodnosti digitálních dokumentů Archivace versus zálohování Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů Realizace digitálních úložišť Model OIAS Technologická centra Technologická centra obcí s rozšířenou působností Krajské digitální spisovny Vybrané typy dokumentů Účetní dokumenty Technická (projektová) dokumentace Matriční dokumenty Výstupy z ISVS ARCHIVY, ARCHIVÁLIE A ZÍSKÁVÁNÍ INFORMACÍ Z ARCHIVÁLIÍ Soustava archivů Využívání archiválií Studium v badatelně Orientace v archiváliích Využívání archiválií podáním písemné žádosti o rešerši, výpis nebo opis archiválií Vystavování archiválií SHRNUTÍ SUMMARY PŘÍLOHY Příloha č. 1: Vzor spisového řádu původce Příloha č. 2: Vzor spisového a skartačního plánu Příloha č. 3: Vzor spisového a skartačního plánu pro obce s rozšířenou působností Příloha č. 4: Vzor průvodního dopisu skartačního návrhu Příloha č. 5: Přehled stupňů projektové dokumentace staveb podle dřívějších právních předpisů

5 Obsah SEZNAM TABULEK A OBRÁZKŮ Tabulky Obrázky REJSTŘÍK POUŽITÉ ZDROJE Odborná literatura Webové stránky