BETA EVIDENCE DOCHÁZKY I. INSTALACE PROGRAMU

Transkript

1 BETA EVIDENCE DOCHÁZKY I. INSTALACE PROGRAMU

2 - 2 - OBSAH 1 ÚVOD OBECNÝ POPIS PROGRAMU TECHNICKÝ POPIS PROGRAMU OBSAH INSTALAČNÍHO CD INSTALACE PROGRAMU DOPORUČENÝ POSTUP UMÍSTĚNÍ SOUBORŮ UPOZORNĚNÍ INSTALACE DATOVÉHO SERVERU INTERBASE INSTALACE NA LOKÁLNÍ POČÍTAČ INSTALACE DATOVÉHO SERVERU INTERBASE V POČÍTAČOVÉ SÍTI Server Pracovní stanice NASTAVENÍ PŘÍSTUPOVÝCH HESEL A PRÁV K DATABÁZI SPRÁVCE UŽIVATELŮ LOKÁLNÍ POČÍTAČ spuštění a přihlášení otevření databáze výběr aplikace POČÍTAČOVÁ SÍŤ spuštění a přihlášení Otevření databáze volba databáze výběr aplikace SEZNAM PŘÍSTUPOVÝCH PRÁV ÚPRAVA PŘÍSTUPOVÝCH PRÁV ZADÁNÍ NOVÉHO UŽIVATELE ZRUŠENÍ UŽIVATELE DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ!

3 - 3-1 ÚVOD OBECNÝ POPIS PROGRAMU Program BETA EVIDENCE DOCHÁZKY bezprostředně navazuje na předchozí aplikaci ALFA ŘÍZENÍ PŘÍSTUPU a je tak v pořadí druhým článkem logického souboru programů s obchodním názvem ALFA SOFTWARE. Tyto programy řeší komplexním způsobem problematiku docházky zaměstnanců do zaměstnání, umí sledovat pohyb zaměstnanců v dané lokalitě, zaznamenávat jejich skutečné příchody a odchody do/ze zaměstnání a vypočítávat odpracované doby zaměstnanců. Výsledky jedné aplikace slouží jako vstupní údaje pro aplikaci logicky navazující. Významným koncovým efektem celého souboru aplikací je možnost kompletního zpracování personální a mzdové agendy zaměstnanců programem MZDY UNICOS nebo jakýmkoliv jiným programem pro zpracování mezd. Vstup podkladů pro výpočet mezd do jiného software lze zajistit formou databázových výstupů. ALFA ŘÍZENÍ PŘÍSTUPU eviduje a řídí pohyb osob ve sledovaných objektech pomocí elektronických identifikačních karet (čipů) a získané údaje průběžně ukládá do jednotlivých záznamů. Záznamy jsou automaticky přenášeny do navazujícího programu BETA EVIDENCE DOCHÁZKY. Aplikace BETA EVIDENCE DOCHÁZKY přebírá záznamy o docházce jednotlivých zaměstnanců z ALFY a umožňuje s nimi dále pracovat. BETA Vám nabízí prohlížení docházky jednotlivých zaměstnanců nejen za aktuální, ale i za uplynulé měsíce, možnost kontroly a úprav načtených záznamů v aktuálním měsíci a současně i plánování směn na měsíce následující. K dispozici jsou také různé tiskové výstupy. Výsledky zpracované programem BETA slouží jako vstupní údaje pro navazující program MZDY UNICOS. 2 TECHNICKÝ POPIS PROGRAMU Vlastní program BETA EVIDENCE DOCHÁZKY je vytvořen jako 32 bitová aplikace pro prostředí operačních systémů WINDOWS 9x, WINDOWS 2000 a WINDOWS NT. Program pracuje s datovou strukturou CLIENT SERVER a pro správu dat využívá INTERBASE server. Licence pro užívání INTERBASE serveru je pro koncového uživatele aplikací ALFA SOFTWARE zdarma. Konstrukce programu umožňuje jak instalaci vlastního programu spolu s celou databází a správou této databáze na jednom lokálním PC, tak i používání programu na větším počtu lokálních stanic Vaší počítačové sítě s využitím jednoho samostatného databázového serveru. 3 OBSAH INSTALAČNÍHO CD Na Vašem instalačním CD naleznete následující adresáře: [Beta-uuu-nnn] v podadresáři [Disk 1] naleznete soubor Setup.exe, který provede instalaci SW DOCHÁZKOVÝ SYSTÉM BETA. Číslo uuu je číslem uživatele, číslo nnn určuje rozsah zakoupené licence. 3

4 - 4 - [Client InterBase 6.0.1] instalace INTERBASE serveru pomocí Setup.exe [Server InterBase 6.0.1] instalace INTERBASE serveru pomocí Setup.exe [InterBase 6 0-2] novější verze INTERBASE serveru, instalace je možná spuštěním samorozbalovacího archivu InterBase6-0-2.exe. Poznámka: Všechny funkce aplikace BETA EVIDENCE DOCHÁZKY jsou v obou distribuovaných verzích INTERBASE serveru totožné. 4 INSTALACE PROGRAMU 4.1 DOPORUČENÝ POSTUP Program BETA EVIDENCE DOCHÁZKY nainstalujete z distribučního CD spuštěním souboru Setup.exe z adresáře [Beta-uuu-nnn]. Celou instalací Vás bude krok za krokem provázet instalační program. Při úspěšné instalaci vznikne ve Vaší programové nabídce Start Programy nová skupina s názvem AlfaSoftware, která bude obsahovat dva zástupce. Jeden je určen pro spouštění programu BETA EVIDENCE DOCHÁZKY, druhý pro spouštění pomocného programu SPRÁVCE UŽIVATELŮ. Popisu programu SPRÁVCE UŽIVATELŮ je věnována samostatná kapitola 7. Poznámka: Pokud jste již dříve na počítač instalovali aplikaci ALFA ŘÍZENÍ PŘÍSTUPU, skupina s názvem AlfaSoftware v nabídce Start již existuje a pouze do ní přibude zástupce pro spouštění programu BETA EVIDENCE DOCHÁZKY. 4.2 UMÍSTĚNÍ SOUBORŮ BETA EVIDENCE DOCHÁZKY je standardně instalován do dvou různých adresářů. Programová část je ve Vašem počítači umístěna do adresáře ALFASOFTWARE\ BETA, datový soubor naleznete v adresáři ALFASOFTWARE\IBDATA. Poznámka: Cílové adresáře lze v případě potřeby změnit hned při instalaci. 4.3 UPOZORNĚNÍ Pro zajištění funkčnosti programu je nezbytné mít na Vašem PC nainstalován datový INTERBASE server. Jeho instalace neprobíhá automaticky současně s instalací programového vybavení BETA EVIDENCE DOCHÁZKY. Pokud tento datový server dosud nepoužíváte, nainstalujete jej z distribučního CD podle návodu uvedeného v kapitole

5 - 5 - INSTALACE DATOVÉHO SERVERU INTERBASE 5.1 INSTALACE NA LOKÁLNÍ POČÍTAČ Budete-li používat modul BETA EVIDENCE DOCHÁZKY pouze na jednom samostatném počítači (nebo na více samostatných počítačích), budete potřebovat na tento počítač (počítače) nainstalovat jak uživatelský modul BETA EVIDENCE DOCHÁZKY, tak i databázový server. Na distribučním CD najdete v adresáři [Server InterBase 6.0.1] soubor Setup.exe. Po jeho spuštění se nechte vést instalačním programem. Potvrďte standardní nabídky, při výběru komponent vyberte první dvě řádky, tj. CLIENT a SERVER. 5.2 INSTALACE DATOVÉHO SERVERU INTERBASE V POČÍTAČOVÉ SÍTI SERVER Na Vašem databázovém serveru (případně na tom počítači, který bude databázový server představovat) budete kromě uživatelského programu instalovat obě základní části INTERBASE serveru, tedy CLIENT i SERVER (viz předchozí odstavec Instalace na lokální počítač) PRACOVNÍ STANICE Na jednotlivé pracovní stanice, které budou využívat databázi uloženou jinde, budete potřebovat kromě uživatelského programu nainstalovat z INTERBASE serveru pouze část CLIENT. Instalační soubor Setup.exe pro tuto část naleznete na distribučním CD v adresáři [Client InterBase 6.0.1]. Poznámka: Při instalaci INTERBASE serveru do počítačové sítě doporučujeme požádat o spolupráci Vašeho správce počítačové sítě. 6 NASTAVENÍ PŘÍSTUPOVÝCH HESEL A PRÁV K DATABÁZI Jednotlivé záznamy o docházce Vašich zaměstnanců jsou uloženy v databázi PRISTUPY.GDB. Aby s databází mohli jednotliví uživatelé pracovat, je potřeba jim umožnit k této databázi přístup, to znamená nadefinovat přístupová hesla a práva všem uživatelům, kteří budou danou databázi využívat ať už ke čtení, třídění nebo k dalším úpravám záznamů. Nastavení přístupů jednotlivých uživatelů k databázi PRISTUPY.GDB je realizováno prostřednictvím pomocného programu SPRÁVCE UŽIVATELŮ. Tento program je nainstalován automaticky spolu s programem BETA EVIDENCE DOCHÁZKY (viz kapitola 4. Instalace programu Doporučený postup) a jeho popis je uveden v následující kapitole. 7 5

6 - 6 - SPRÁVCE UŽIVATELŮ 7.1 LOKÁLNÍ POČÍTAČ SPUŠTĚNÍ A PŘIHLÁŠENÍ Pro snadné spuštění využijte zástupce, který vznikl při instalaci modulu BETA a je umístěn v programové nabídce Start Programy AlfaSoftware. Po kliknutí na zástupce Vám bude nabídnuto okno Přihlášení. Zde zadejte do kolonky Uživatelské jméno SYSDBA, do kolonky Heslo masterkey. Po přihlášení se zobrazí následující okno: obr OTEVŘENÍ DATABÁZE Pro nastavení přístupů na jedné konkrétní pracovní stanici ponechte zaškrtnuté okénko lokální server a potvrďte OK. V následujícím nabídce Správce uživatelů volbou Databáze Otevřít nastavte pomocí tlačítka Procházet cestu k místu na pevném disku, kde je uložena Vaše databáze PRISTUPY.GDB. (Pokud jste při instalaci ponechali nabízené umístění souborů, naleznete ji v adresáři ALFASOFTWARE\IBDATA.) Ponechejte zaškrtnutou přednastavenou volbu lokální a potvrďte stiskem OK. Další postup je podrobně popsán v následující podkapitole Nastavení přístupů. Poznámka: V případě, že potřebujete nastavit přístupy k databázi, která není uložena na počítači, na němž právě pracujete, přejděte ke kapitole 7.2. POČÍTAČOVÁ SÍŤ. 6

7 - 7 - obr VÝBĚR APLIKACE V následující nabídce Výběr aplikace je zobrazen seznam všech aplikací, které databázi PRISTUPY.GDB používají. Kliknutím myší na příslušný řádek vyberte BETA EVIDENCE DOCHÁZKY a volbu potvrďte stiskem OK. Zobrazí se Vám seznam již existujících uživatelů a jejich přístupových práv. Další postup je popsán v kapitole SEZNAM PŘÍSTUPOVÝCH PRÁV. 7.2 POČÍTAČOVÁ SÍŤ SPUŠTĚNÍ A PŘIHLÁŠENÍ Pro snadné spuštění využijte zástupce, který vznikl při instalaci Docházkového systému a je umístěn v programové nabídce Start Programy AlfaSoftware. Po kliknutí na zástupce Vám bude nabídnuto okno Přihlášení. Zde zadejte do kolonky Uživatelské jméno SYSDBA, do kolonky Heslo masterkey. obr OTEVŘENÍ DATABÁZE V případě, že databáze PRISTUPY.GDB není uložena na Vašem lokálním PC, zrušte v okně Přihlášení Podrobnosti Zvolit jinou databázi přednastavenou volbu Lokální. Tím se Vám zpřístupní políčko Server. Sem zadejte IP adresu Vašeho databázového serveru, 7

8 - 8 - tj. toho počítače z Vaší počítačové sítě, na kterém jsou v databázi PRISTUPY.GDB uložena Vaše data. Poznámka 1: Databázový server nemusí být nutně shodný přímo se skutečným hlavním počítačem serverem Vaší počítačové sítě. Poznámka 2: Místo IP adresy můžete použít také logické jméno databázového serveru, pokud je toto jméno uvedeno v systémovém souboru HOSTS Vašeho počítače a je tak pro stanici známé. Po vyplnění políček Uživatelské jméno, Heslo a Server správnými údaji pokračujte tlačítkem OK. V následující nabídce Správce uživatelů volbou Databáze Otevřít nastavte správně umístění Vaší databáze PRISTUPY.GDB. Obdobně jako v předchozím kroku vyberte v položce Umístění serveru možnost Vzdálený a do volného pole zadejte opět IP adresu nebo logické jméno databázového serveru. V pravé části Protokol serveru ponechte nastaven typ protokolu TCP/IP. Ostatní přípustné možnosti se využívají jen ve speciálních případech vždy po konzultaci se správcem sítě VOLBA DATABÁZE V horním poli Zvolená databáze uveďte úplnou cestu k umístění souboru PRISTUPY.GDB na Vašem databázovém serveru. Vzhledem k tomu, že databázový soubor PRISTUPY.GDB není umístěn na Vašem lokálním PC, ale na jiném vzdáleném počítači, který slouží jako databázový server, nelze použít na tomto počítači funkci tlačítka Procházet a cestu k Vašim datům je potřeba zadat ručně. Pokud jste při instalaci na databázovém serveru ponechali instalačním programem standardní nabízené umístění souborů, úplná cesta k Vašim datům bude C:\ALFASOFTWARE\IBDATA\PRISTUPY.GDB, kde C:\ je pevný disk databázového serveru. Po zadání úplné cesty k Vašim datům stiskněte OK VÝBĚR APLIKACE V následující nabídce Výběr aplikace je zobrazen seznam všech aplikací, které databázi PRISTUPY.GDB používají. Kliknutím myší na příslušný řádek vyberte BETA EVIDENCE DOCHÁZKY a volbu potvrďte stiskem OK. Zobrazí se Vám seznam již existujících uživatelů a jejich přístupových práv. Další postup je popsán v kapitole SEZNAM PŘÍSTUPOVÝCH PRÁV

9 - 9 - SEZNAM PŘÍSTUPOVÝCH PRÁV V seznamu již existujících uživatelů a jejich přístupových práv je vždy vlevo před uživatelským jménem ikona, která Vám dává okamžitou informaci o aktuálním stavu nastavení práv jednotlivých uživatelů Mohou nastat tyto 3 varianty: 1. Červeně přeškrtnutá ikona uživatel není nadefinován v IB Serveru (na obr. 4 např. EKONOMICKE). 2. Ikona s červenou pomlčkou uživatel je nadefinován v IB Serveru, ale nemá nadefinována žádná práva pro přístup k vybrané aplikaci BETA (na obr. 4 např. NOVAK). 3. Černá ikona uživatel je nadefinován v IB Serveru a současně má nastavená práva pro práci s vybranou aplikací. Seznam povolených práv vidíte ve sloupci Práva vpravo od uživatelského jména (na obr. 4 např. ADMINISTRATIVA). obr ÚPRAVA PŘÍSTUPOVÝCH PRÁV Upravovat (tj. přidávat nebo rušit dílčí přístupy) lze po dvojím kliknutí na konkrétní uživatelské jméno nebo volbou Uživatel z menu programu. 7.5 ZADÁNÍ NOVÉHO UŽIVATELE Zadání nového uživatele provedete snadno z menu programu volbou nabídky Uživatel Nový. Vyplňte jednotlivá políčka karty Osobní údaje uživatele. Všechny údaje vyplňujte bez použití české diakritiky, tedy bez háčků a čárek. Vyplněné údaje potvrďte stiskem OK. 9

10 obr. 5 Poznámka: Položky Jméno, 2. jméno a Příjmení nejsou povinné, nemusíte je vyplňovat. Slouží pro snazší orientaci při úpravách hesla nebo práv jednotlivých uživatelů. Uživatelské jméno se nemusí shodovat se skutečným jménem a příjmením uživatele. Program SPRÁVCE UŽIVATELŮ přidá Vámi zadaného nového uživatele do konkrétní vybrané aplikace (v našem případě do Docházkového systému) i do seznamu uživatelů INTERBASE serveru. 7.6 ZRUŠENÍ UŽIVATELE Zrušení uživatele provedete snadno z menu programu volbou nabídky Uživatel Zrušit. Program SPRÁVCE UŽIVATELŮ provede zrušení přístupů uživatele k vybrané aplikaci, na serveru bude uživatel zrušen jen v případě, že odpovíte kladně na otázku Má se zrušit uživatel také na serveru? 7.7 DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ! Při instalaci INTERBASE serveru je automaticky správci databáze přiřazeno uživatelské jméno SYSDBA a heslo masterkey. Toto uživatelské jméno a heslo slouží správci databáze pouze pro první spuštění programu SPRÁVCE UŽIVATELŮ. Aby byla zajištěna důsledná ochrana Vašich datových záznamů v databázi, doporučujeme správci databáze změnit si své heslo nejlépe ihned při prvním spuštění programu SPRÁVCE UŽIVATELŮ, nejpozději však před předáním nainstalovaných a správně nastavených aplikací běžným uživatelům. Změnu hesla je možné provést v okně IB Console (volbou Start Programy InterBase Server IB console). 10

11 - 1 - BETA EVIDENCE DOCHÁZKY II. UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA 1

12 - 2 - OBSAH3 1. SPUŠTĚNÍ PROGRAMU, PŘIHLÁŠENÍ, OBECNÝ POPIS MENU ZMĚNA DATABÁZE ZMĚNA SEZNAMU NABÍZENÝCH DATABÁZÍ POHYB V NABÍDCE PROGRAMU POPIS MENU PROGRAMU NEŽ ZAČNETE PRVNÍ KROKY POUŽÍVANÁ TERMINOLOGIE ZÁKLADNÍ POJMY DODÁVANÉ ZÁKLADNÍ NASTAVENÍ PARAMETRŮ PROGRAMU DOPORUČENÝ POSTUP NASTAVENÍ ZÁKLADNÍCH PARAMETRŮ ZPŮSOB VYHODNOCENÍ ÚDAJŮ O DOCHÁZCE, ZÁPOČTY SMĚN ÚPRAVY DOCHÁZKY V PŘÍKLADECH MENU POLOŽKA NASTAVENÍ ZÁKLADNÍ SMĚNA Základní směna zadaná délkou pracovní doby přestávka v Základní směně ZÁKLADNÍ SMĚNA JAKO PRACOVNÍ DOBA S PEVNÝMI HRANICEMI Přestávka Příplatek mzdový kód SMĚNA definice nové směny úprava definice směny odstranění směny tisk NEPŘÍTOMNOSTI nový zaměstnanec - nástup do pracovního poměru v průběhu měsíce DŮVODY UDÁLOSTÍ PRACOVNÍ ROZVRHY VEDOUCÍ ZAMĚSTNANCI HESLA ZMĚNA VLASTNÍHO HESLA ZMĚNA HESLA JiNÉHO ZAMĚSTNANCE CESTA PRO EXPORT DAT VYTVOŘENÍ EXPORTNÍHO SOUBORU Popis exportního souboru: MENU POLOŽKA ZOBRAZENÍ MENU POLOŽKA ZOBRAZENÍ OKNO DRŽITELÉ KARET DRŽITELÉ KARET POPIS OKNA Držitelé karet třídění, výběry podmnožin ze seznamu Držitelé karet výběr podmnožiny ze seznamu držitelé karet ikona pracovní doba držitelé karet ikona vedoucí držitelé karet ikona Docházka držitelé karet ikona tisk PŘEHLED DOCHÁZKY MM/RRRR PŘEHLED DOCHÁZKY popis okna Docházka úprava události DOCHÁZKA nová událost DOCHÁZKA zrušení události DOCHÁZKA začátek a konec směny v různých dnech DOCHÁZKA směny DOCHÁZKA náhled DOCHÁZKA součet DOCHÁZKA uzavření zpracovaného výkazu

13 SPUŠTĚNÍ PROGRAMU, PŘIHLÁŠENÍ, OBECNÝ POPIS MENU Program spustíte pomocí tzv. zástupce programu, který vznikl při instalaci. Pro rychlé a jednoduché spouštění je vhodné zástupce umístit přímo na pracovní plochu Vašeho počítače. Před zahájením práce s aplikací BETA se budete do programu přihlašovat následujícím způsobem: v nabídnutém okně Přihlášení vyplníte své Uživatelské jméno (přednastavené zůstává jméno uživatele, který aplikaci spouštěl z Vašeho počítače naposledy) a Heslo, zkontrolujete název nabízené databáze a údaje potvrdíte OK. Poznámka: Při zadávání hesla jsou rozlišována malá a velká písmena, proto pozor na omylem zapnutý přepínač CAPS LOCK na Vaší klávesnici! Obr ZMĚNA DATABÁZE Pokud chcete pracovat s jinou databází než je ta, která je Vám nabídnuta v poli Databáze, zobrazte si pomocí šipky na konci pole Databáze seznam databází a vyberte Vámi požadovanou databázi. Všimněte si políčka Podrobnosti označeného modrou šipkou (obr. 5). Toto pole slouží jednak jako informativní, tzn. popisuje kompletní cestu k vybrané databázi (viz položka Umístění), dále pomocí něj můžete upravovat seznam nabízených databází - viz následující kapitola ZMĚNA SEZNAMU NABÍZENÝCH DATABÁZÍ. Obr. 5 3

14 ZMĚNA SEZNAMU NABÍZENÝCH DATABÁZÍ Z předchozího obrázku je patrné, že v okně Přihlášení po stisku tlačítka Podrobnosti můžete snadno upravovat seznam databází. Vybranou databázi můžete jednoduše odstranit ze seznamu nabízených databází stiskem tlačítka Vyřadit ze seznamu. Tlačítko Zvolit jinou databázi Vám umožní pomocí okna Výběr databáze přidávat do seznamu nové databáze. Platí zde stejná pravidla pro práci s lokálním/vzdáleným serverem, jaká jsou popsána v kapitole NASTAVENÍ PŘÍSTUPŮ V POČÍTAČOVÉ SÍTI POHYB V NABÍDCE PROGRAMU V nabídce programu se můžete pohybovat klasickým způsobem pomocí klávesnice. Kurzorové šipky slouží pro pohyb směrem nahoru, dolů a do stran, klávesou Enter potvrzujete vybranou volbu. Aktuální nabídku opustíte kombinací kláves Ctrl-F4, kombinace kláves Alt-F4 ukončí práci s programem. Klávesnicí lze také zadávat tzv. zkracovací volby, což je kombinace klávesy Alt s písmeny podtrženými v jednotlivých položkách menu, například Alt-a pro volbu položky Nastavení apod. Rychlejším a pohodlnějším způsobem je zcela jistě pohyb myší a výběr položek menu stiskem levého tlačítka myši. Všechny činnosti jsou prováděny v tzv. oknech, hlavní okno programu má název Beta a jsou do něj vnořená další pracovní okna. Pro zavírání oken, jejich zmenšování nebo zvětšování, minimalizaci a opětovnou aktualizaci platí obecná pravidla společná pro všechny aplikace operačního systému Windows. Poznámka: Pracovní okno Přehled docházky má výhradní režim. Pokud zůstane okno otevřené, nelze ukončit práci s programem, otevřít nové okno nebo se přepnout do jiného okna. Při minimalizaci okna Přehled docházky na lištu je minimalizován celý program POPIS MENU PROGRAMU Po úspěšném přihlášení se otevře pracovní okno aplikace BETA, název pracovního okna programu je Beta. Hlavní menu programu je rozděleno na pět základních částí: ZOBRAZENÍ, VÝSTUPY, NÁSTROJE, NASTAVENÍ, O APLIKACI, KONEC. 4

15 NEŽ ZAČNETE PRVNÍ KROKY 1.5. POUŽÍVANÁ TERMINOLOGIE ZÁKLADNÍ POJMY V dalších kapitolách je nadále používána jednotná terminologie, jejíž pojmy korespondují s názvy jednotlivých položek v menu programu. Zavedení a používání této terminologie se nám osvědčilo jak při psaní této uživatelské příručky, tak při komunikaci s uživateli našeho programového vybavení. Držitel karty osoba, jejíž pohyb sledujeme. Základní směna je základní pracovní doba, která převažuje u většiny zaměstnanců dané organizace. Není potřeba ji jednotlivým zaměstnancům (držitelům karet) přiřazovat, program ji automaticky nastaví všem držitelům karet, kterým neurčíte jinou směnu, tj. jiný typ pracovní doby nebo jiný pracovní rozvrh. Směna jiná pracovní doba definovaná odlišně od základní směny. Pracovní rozvrh pravidelně se opakující cyklus pracovních směn, definovaný uživatelem. Událost záznam pořízený čtečkou karet (snímačem), skládá se ze dvou základních částí: časového údaje (čas události) a důvodu události. Eviduje pohyb držitele karty (např. příchod do zaměstnání, odchod k lékaři, odchod služebně, příchod od lékaře, odchod na přestávku, odchod ze zaměstnání apod.). Důvod události určuje charakter a způsob vyhodnocení úseku sledované doby (odpracovaná doba, omluvená doba, neomluvená doba). karty. Evidovaná doba, sledovaná doba celá doba, po kterou je sledován pohyb držitele Úsek časové intervaly, části sledované doby. Záznamy jednotlivých událostí (čas události + důvod události) rozdělují evidovanou dobu na úseky. Nepřítomnost specifický typ úseku, nevzniká skutečným záznamem pohybu sledované osoby. Je to časový interval menší nebo rovný délce příslušné pracovní směny, patří sem např. doba strávená u lékaře, doba nemoci, doba omluveného volna, doba dovolené apod. Plánovaná doba doba předpokládané přítomnosti, pracovním rozvrhem naplánovaná směna. Smluvní doba plánovaná doba, odpovídá předpokládané délce směny a délce příslušného fondu pracovní doby. Povinná doba část smluvní doby, kdy držitel karty musí být přítomen nebo řádně omluven. 5

16 - 6 - Omluvená doba omluvená nepřítomnost, v závislosti na důvodu nepřítomnosti placená zaměstnavatelem (dovolená, překážky), placená formou nemocenských dávek (nemoc, ošetřování) nebo neplacená (neplacené volno). Započítaná doba doba odpracovaná a doba evidovaná jako odpracovaná (např. služební cesta, školení) a doba omluvená. Neomluvená doba neomluvená nepřítomnost (absence). Uvedené základní pojmy nám poslouží k vysvětlení mechanismu, jakým způsobem jsou data o docházce programem vyhodnocována a zpracovávána. 6

17 DODÁVANÉ ZÁKLADNÍ NASTAVENÍ PARAMETRŮ PROGRAMU Aplikace BETA EVIDENCE DOCHÁZKY je používána v mnoha různých typech společností a firem, proto je potřeba nejprve nadefinovat tzv. základní nastavení programu. Toto nastavení ovlivní chování programu tak, aby výsledek odpovídal konkrétním požadavkům jednotlivých uživatelů, tzn. aby respektoval zvláštní ustanovení interních předpisů a současně aby byly dodrženy povinné principy zpracování plynoucí ze Zákoníku práce. Novým uživatelům je program dodáván pouze v nejjednodušším nastavení. Kromě základní směny je navíc na ukázku nastavena jedna další směna (viz menu Nastavení Směny) odlišná od základní směny, jeden pracovní rozvrh (viz menu Nastavení Pracovní rozvrhy) a několik standardních důvodů událostí (viz menu Nastavení Důvody událostí). Všechny části tohoto nastavení lze upravovat, přidávat libovolné množství dalších definic, případně již existující definice zcela zrušit. Výjimkou je přednastavená základní směna, jejíž definici sice lze upravit, ale nelze ji zrušit. Obecně platí, že údaje o pohybu jednotlivců (tj. jednotlivé události) jsou porovnávány s typem směny zadaným u konkrétního držitele karty. Pokud držitel karty nemá zadaný žádný specifický typ směny, potom jsou události jeho docházky porovnávány se základní směnou, jejíž definice je přístupná k editaci pomocí položky menu programu Nastavení Základní směna (viz obr.6). 7

18 DOPORUČENÝ POSTUP NASTAVENÍ ZÁKLADNÍCH PARAMETRŮ Z výše uvedeného vyplývá, že použitím nabídky Nastavení (viz obr. 6) lze modifikovat základní nastavení programu tak, aby výsledky zpracovaných dat o docházce vyhovovaly všem Vašim požadavkům. 1. V menu programu Nastavení Základní směna zkontrolujte nastavení základní pracovní doby, případně toto nastavení upravte tak, aby splňovalo Vaše požadavky. Zde zadaná základní směna bude automaticky programem přidělena všem zaměstnancům, kterým neurčíte jiný typ směny. 2. V menu programu Nastavení Směny nadefinujte všechny varianty pracovních směn, které používáte. 3. V menu programu Nastavení Nepřítomnosti zkontrolujte, případně upravte a doplňte druhy možných nepřítomností. 4. V menu programu Nastavení Důvody událostí zkontrolujte, případně upravte a doplňte typy důvodů událostí. Zde zadané důvody budou dále používány při automatickém vyhodnocování jednotlivých úseků sledované doby i při ručních úpravách docházky jednotlivců. 5. V menu programu Nastavení Pracovní rozvrhy podle Vašich potřeb zapište jednotlivé pracovní rozvrhy. Pro definici pracovních rozvrhů použijte dříve zadané směny (viz bod 2.). 6. Jednotlivým držitelům karet přiřaďte konkrétní pracovní směny, případně pracovní rozvrhy a zkontrolujte, zda program vyhodnocuje údaje o docházce zaměstnanců správně. obr. 6 Poznámka: Podrobně jsou jednotlivé možnosti položky Nastavení popsány v kapitole 10. 8

19 ZPŮSOB VYHODNOCENÍ ÚDAJŮ O DOCHÁZCE, ZÁPOČTY SMĚN Vyhodnocování jednotlivých událostí v rámci jedné pracovní směny a pracovní doby celkem se řídí přesně definovanými pravidly. Jednotlivé úseky evidované doby jsou vyhodnocovány každý zvlášť, začátek a konec úseku vznikne záznamem určité události. Charakter události je přímo závislý na použitém důvodu události. Důvod události tedy určuje, jak bude úsek evidované doby vyhodnocen. Při definování jednotlivých důvodů událostí je potřeba věnovat pozornost hodnotám zadávaným do položek přechod z a přechod na. Podle použitého důvodu události bude vyhodnocen příslušný úsek evidované doby a v konečném důsledku i celá evidovaná doba. Důvod poslední události evidované doby by měl mít ve své definici vždy přechod na konec evidované doby. Tím přestává být držitel karty veden v přehledu osob přítomných ve sledovaném objektu. Události Příchod návštěva a Odchod návštěva jsou pouze evidenční, návštěvy figurují v přehledu přítomných osob, doba jejich přítomnosti není nijak započítaná a při vyhodnocování docházky se k ní nepřihlíží. 9

20 ÚPRAVY DOCHÁZKY V PŘÍKLADECH V příkladech 1 4 jsou uvedeny některé možnosti, jak upravit zaměstnanci průběh konkrétní pracovní směny. Ke konkrétnímu dni a konkrétní pracovní směně jsou vázány události zaznamenané čtečkou, automatické vyhodnocení těchto údajů však uživateli nevyhovuje a potřebuje docházku upravit. Pro úpravy v rámci jedné směny se používají dříve nadefinované důvody událostí. Úprava směny je potom možná pomocí kláves F6 nebo F7 (nový příchod, nový odchod) nebo pomocí myši tak, jak je popsáno v kapitole DŮVODY UDÁLOSTÍ. Ručně vložené údaje jsou oproti údajům ze čtečky znázorněny modrou barvou (údaje ze čtečky černě). V příkladech 5 7 jsou ukázky, jak ošetřit nepřítomnost zaměstnance v případech, kdy na pracovišti chyběl celý den a přestože má plánovanou směnu, neexistují v tento den o pohybu zaměstnance žádné události zaznamenané čtečkou. Příklad 1: školení v rámci pracovní doby Zaměstnanec pracuje na denní 7,5 hodinové směny s pevnými hranicemi od 6.00 do hodin, doba před 6.00 hodinou není započítávaná, po hodině je započítávaná až po odpracovaných 30-ti minutách. Přestávka v délce 30-ti minut je generovaná automaticky po 4 odpracovaných hodinách. Dne 5.6. se zaměstnanec zúčastnil školení. Doba strávená na školení je vedená jako neodpracovaná omluvená (důvod události 207 Odchod na školení je nadefinován jako přechod na školení pracovní doba), výpočet mzdy za tuto dobu se řídí podle platných směrnic. Po příchodu ze školení zaměstnanec pokračuje ve své plánované směně důvod události 107 Příchod ze školení je nadefinován jako přechod na plánovanou dobu. 10

21 Příklad 2: školení mimo rámec pracovní doby (např. jazykový kurz ve sledovaných prostorách) Tentýž zaměstnanec jako v příkladě 1 se zúčastnil školení mimo rámec pracovní doby. Dne měl jazykový kurz. Ve odešel ze svého pracoviště (jeho plánovaná směna už skončila a zaměstnanec má řádně odpracováno 7,5 hodin), v se vrátil zpět na pracoviště a v opustil sledovaný objekt. Dne měl jazykový kurz již od hodin. Doba strávená na kurzu není započtená jako odpracovaná, protože důvod události 300 Odchod na školení-jazyky je definován jako přechod z jakékoliv doby na konec evidované doby. Po skončení kurzu se zaměstnanec v vrátil zpět na pracoviště (důvod události 301 Příchod ze školení-jazyky je definován jako přechod z jakékoliv doby na plánovanou dobu) a v opustil sledovaný objekt. Za tento den má odpracováno pouze 6,5 hodin a vznikl mu takto rozdíl mezi plánovanou a skutečně odpracovanou dobou -1:00 hodina. Dne proto zaměstnanec zůstal pracovat o 1 hodinu déle. 11

22 Příklad 3: návštěva lékaře během pracovní doby Zaměstnanec strávil u lékaře 40 minut času z pracovní směny. Tato doba je evidovaná jako omluvená neodpracovaná. 12

23 Příklad 4: odchod služebně zaměstnanec odešel služebně v 6.37 a vrátil se zpět do sledovaného objektu v Doba strávená mimo objekt je zaměstnanci plně započítána jako doba odpracovaná použitý důvod odchodu a příchodu je služebně. Poznámka: K tomuto dni již není potřeba vázat jako důvod nepřítomnosti S, nejedná se totiž o celodenní nepřítomnost a situace je ošetřena důvodem ochodu a příchodu. Poznámka: požadavky na způsob vyhodnocování jednotlivých úseků pracovní doby se u různých subjektů liší. Výše uvedené příklady jsou pouze ilustrační. Změnou definic v položce menu Nastavení lze nastavit vyhodnocování podle takových pravidel, která budou vyhovovat právě Vašim požadavkům. 13

24 Příklad 5: celodenní nepřítomnost na pracovišti služební cesta Zaměstnanec z příkladu 4 byl dne 5.6. na služební cestě, k tomuto dni nemá evidovány žádné události (čtečka nezaznamenala žádné průchody), zaměstnanci je za tento den započtena odpracovaná doba v délce plánované směny. Celodenní nepřítomnost jsme v tomto případě ošetřili přiřazením důvodu S k datu 5.6. Příklad 6: celodenní nepřítomnost na pracovišti dovolená Zaměstnanec z příkladu 4 měl den dovolené. K tomuto dni nemá evidovány žádné události (čtečka nezaznamenala žádné průchody), zaměstnanci je za den dovolené započtena délka plánované směny jako doba neodpracovaná omluvená. Celodenní nepřítomnost jsme v tomto případě ošetřili přiřazením důvodu D k datu 6.6. Příklad 7: celodenní nepřítomnost na pracovišti nemoc Zaměstnanec z příkladu 4 od onemocněl. Za dny, kdy měl plánovány směny, je zaměstnanci započtena délka plánované směny jako doba neodpracovaná omluvená. Celodenní nepřítomnost jsme v tomto případě ošetřili přiřazením důvodu N ke dnům Poznámka: Pokud je zatržena u definice Důvod nepřítomnosti volba Opakovat v dalších dnech, potom stačí písmeno N doplnit pouze k prvnímu dni nemoci a na další dny s chybějícími událostmi ze čtečky program doplní tentýž důvod nepřítomnosti sám. V záložce Součet se výše uvedené nepřítomnosti z příkladů 5 7 projeví takto: 14