Využití produktu EMC Documentum xcp pro řízení a automatizaci procesů

Transkript

1 Využití produktu EMC Documentum xcp pro řízení a automatizaci procesů Vojtěch Havránek ARBES Finance Day, Bratislava,

2 Agenda Case Management EMC Documentum xcp Use Cases v xcp Business Process Management a xcp Enterprise Content Management a xcp Srovnání xcp a jiných přístupů řešení Use Case schválení úvěru

3 EMC Documentum xcp CASE MANAGEMENT NÁSTROJ BPM PLATFORMA ECM PLATFORMA

4 OBSAH PRAVIDLA SPOLUPRÁCE LIDÉ PROCESY DATA DOCUMENTUM xcp ALL INFORMATION IN CONTEXT

5 EMC Documentum xcp Automatizace procesů Monitoring & reporting procesů a obsahu Efektivní správa změn Delegování úkolů Bezpečnost S 5

6 Implementované technologie ECM na trhu Za poslední dva roky si platformu CM Documentum xcp zvolily tyto banky v ČR: Česká spořitelna Komerční banka Raiffeisenbank Equa bank Platforma EMC Documentum je rozšířená i v jiných odvětvích: RWE, EON Ministerstvo obrany ČR, Dopravní podnik Praha Volkswagen Zentiva Český Aeroholding

7 Use cases pro xcp VEŘEJNÁ SPRÁVA FINANČNÍ SEKTOR POJIŠŤOVNY ZDRAVOTNICTVÍ Nárok na sociální dávky Sociální služby Řízení soudních procesů Řešení sporů Hypotéky Úvěrové produkty Wealth management Akviziční procesy Zpracovaní pojistných událostí Akviziční procesy Zavádění nových produktů a produktových balíčků Evidence pacienta, řízení jednotlivých agend a vyšetření Zaměstnanecké procesy Zdravotní dokumentace, životní cyklus Archivace

8 Use cases pro xcp finanční sektor Finance Human Resources Customer Service Legal Corporate Services Depozitní účty Úvěrové účty Reklamace, pohledávky, Řízení dodavatelů Příkazy k úhradě Centrální nákup Administrace benefitů Nábor zaměstnanců Rušení zaměstnanců Hodnocení výkonnosti zaměstnanců Zákaznická korespondence Call centrum Delegování úloh Řízení smluv Řízení zákonných situací Audit a compliance Zdravotnictví a bezpečnost Správa majetku a budov Monitoring kvality a výkonnosti Cestovní ruch

9 CAPTIVA Enterprise Capture Enterprise Capture Platforma pro implementace CM a BPS řešení PARTNER SOLUTIONS IIG SERVICES PRODUCTIZED SOLUTIONS IN-HOUSE CUSTOMER SOLUTIONS Sample Sample Apps Apps (BPM) Reusable Reusable Components Components Design Tool Design Design Patterns Patterns (UI, Process, Design Data ToolModel, Reports) Best Practices Practices Process Engine Analytics Reporting (BPM) DOCUMENTUM xcp (UI, Process, Data Model, Reports) Best Customer Communications Customer Communications SCIENCES XPRESSION DOCUMENT Content, DOCUMENTUM Metadata, Library PLATFORM Services, Security Content, Metadata, Library Services, Security

10 xcp ve verzi 2.1 přináší Business process engine / Business templates provider Automatizace, správa a řízení procesů v celé společnosti B2B, B2C Verzování procesů Time to market / time to produkt Menší podíl programování Moderní GUI (Sencha, JavaScript) / wysiwyg nástroj xcp Designer Responzivní aplikace Re - použitelnost vytvořených komponent Rychlá aplikace změny v procesech řídí business (dny ne týdny) Integrované DMS Documentum D7 a jednoduchá (wysiwyg) integrace s 3 rd aplikacemi

11 xcp architektonické začlenění Call centrum Risk Management Finance a back/office Správa účtů Work-out Automatizovaný proces spojený s rozhodováním (výpočty, obchodní pravidla, scoring, apod.) Složité procesy vyžadují odpovědné řízení konzistence procesu a Documentum xcp Automatizované rozhodování celistvosti V průběhu procesu je potřeba maximálně využít existující klientská data Audit procesů a kontrola průběhu v Externí datové zdroje reálném čase jsou důležité pro jistotu a důvěryhodnost fungování Vizualizace a transparentnost nastavení úživatelů, přiblíží svět IT a obchodu

12 xcp modelování procesů Návrh procesu automatického a manuálního zpracování toku událostí, aktivit a informací Možnost kombinace různých procesů v jedné platformě Řízení přístupu uživatelů dle rolí a oprávnění k různým úlohám Výkonnost a průběh procesu je detailně zaznamenáván a monitorován (audit trail) Visualizace a transparentnost procesu včetně systémové kontroly před jeho spuštěním zajistí porozumění mezi IT a businessem

13 xcp modelování procesů a GUI Informační/datový Integrovaná Integrační Komplexní analytika model a a specifikace Flexibilní služby relacemetadat UI nastavení design a datově business řízené procesu UI

14 xcp Designer

15 Vytvoření formuláře objektu

16 Vytvoření statefull procesu

17 Uživatelská práce s xcp Personalizované Rich Všechny and flexibilní relevantní a na roli a závislé rozložení dostupné zobrazení pracovní informace pracovní plochy na analýzy plochy jednom místě Výkonné kontextové

18 xcp monitoring a reporting procesů

19 ECM - D7 - Ukládání a správa obsahu Různé typy obsahu (dokumenty, scan, XML, šablony, atd ) Data klientská, interní, rozpracovaná, archiv Management obsahu přístupy, životní cyklu, verzování, publikace, bezpečnost Řízení přístupu uživatelů dle rolí a oprávnění k různým úlohám Detailní audit Vizualizace, transparentnost a reporting všech proběhlých akcí na obsahem Transformace Automatické aktivity on action Obsah Atributy Číslo faktury: Zákazník: Datum splatnosti: Stav: Schváleno (kým): Adresa Fulltext Page 20

20 D7 - Řízení životního cyklu Řízení životního cyklu na základě obchodního procesu Automatické stavy od vzniku po skartaci Ruční a automatické workflow Dynamické přidělování práv, compliance, skartační podmínky Životní cyklus Tvorba Úprava Kontrola Schválení Zveřejnění Skartace Page 21

21 D7 -Bezpečnost a přístupová práva Zabezpečení obsahu Šifrované uložiště Elektronické podpisy Information Rights Management Definovaná přístupová práva Elektronická skartace Authentication Auditing Encryption Information rights Electronic signatures Digital shredding Single sign-on Page 22

22 D7 - Přístup k obsahu & úkolům D2 xcp Mobile apps SAP, ERP MS Office & Outlook SharePoint xcp runtime D2 nativní, konfigurovatelný klient Administrator administrátorská aplikace Klient pro Outlook, Integrace do MS Office Applikační Server iviews Web Parts & Web Services Přístup ze SAPu Přístup z MS SharePoint Mobilní aplikace SOA integrace EMC Documentum Platform Process Services Regulated Content Mgmt Records Mgmt Vyhledávání Advanced Content Services Business Process Management Auto klasifikace XML Servicy Integrace Řízení životních cyklů Správa digit.obsahu Oprávnění Transformace Trusted Content Svcs Integrovaný archiv Zálohování & Obnova Úložiště Page 23 Repository Services

23 Srovnání přístupů vývoje řešení KRABICOVÁ ŘEŠENÍ (BPM or ECM) Aplikace vyvinutá na míru EMC Documentum xcp Náklady na vývoj a údržbu Medium Přednastavené komponenty; Změny a úpravy jsou realizovány různými vývojářskými nástroji High Programování, customizace, bez užití frameworků Low Knihovny aplikací; xcelerators; znovupoužití komponent, jeden designový nástroj Uživatelská vybavenost odpovídá uživatelským očekáváním Low Slabá uživatelská přívětivost; dodané GUI nemusí vyhovovat všem, nelze změnit High Přizpůsobené uživatelské rozhraní High Standardní UI, moderní, výkonné s možností redesignu Rychlost rozvoje a nasazení nových verzí a změn Medium Možnost dovývoje kódováním dodatečných částí, nasazení prostřednictvím TI High Omezené kapacity rozvoje, zdlouhavý rozvoj, neexistence upgradů, závislost na 1 dodavateli Low 48 katalogových řešení; Nastavení, desgin a nikoliv hardcoding; Nástroje pro uživatelský release management Možnost filtrovat funkce a informace dle zdroje a uživatele Medium Omezený počet konektorů na externí systémy; omezené funkce ECM v rámci BPM Medium Možnost dovývoje konektorů na jakékoliv systémy; integrace je formou hardcodingu; omezená výkonnost a analytika High Možnost nastavit napojení na jakýkoliv ws orientovaný systém včetně analytiky Možnost jednoduše měnit/adaptovat řešení Low Omezeno jen na nabízené funkce a komponenty Low Jedna změna ovlivňuje celý systém. Nutnost použít dodavatele. High Možnost provádění změn kdykoliv, podpora verzování Možnost rychle vyvíjet a provozovat více řešení Medium Nemožné použít části existujícího řešení Low Každý systém je unikátní a jeho vývoj dlouhodobý High Přenos a znovupoužití komponent a existujících řešení podporováno v platformě Page 24

24 Ukázka praktické realizace implementace xcp pro případ schvalování retailového úvěru

25 Proces a informační složka automaticky vytvořena Metadata uložena do datové struktury procesu Zajištěna bezpečnost informací Karel Dvořák Žádá o úvěr Vyplní elektronickou žádost prostřednictvím internetu Žádost je vyplněna a odeslána Zahájen proces zpracování žádosti Documentum xcp CASE MANAGEMENT PLATFORM

26 Proces automaticky komunikuje s ostatními interními systémy a datovými sklady Počas procesu se udržuje auditní stopa Informační složka klienta je založena do databáze. Nad daty jsou vyhodnocena obchodní pravidla a kontroly (Decision engine) Komunikace Proces s externími zpracování datovými žádosti zdroji a systémy Documentum xcp CASE MANAGEMENT PLATFORM

27 Vícekanálová komunikace / různými technickými prostředky Veškerá komunikace (a komunikované dokumenty) jsou uloženy v informační složce Žadatel je požádán o zaslání doplňujících informací Veškerá komunikace je automaticky ukládána u procesu schvalování a v informační složce žadatele Phone SMS Obchodní pravidla a principy schvalování vyhodnotila požadavek na doplňující informace a dokumenty Vyhodnocení obdržených Komunikace dat žádosti se zákazníkema dat z externích zdrojů Documentum xcp CASE MANAGEMENT PLATFORM

28 Papírové dokumenty mohou být nascanovány Metadata automaticky získána a verifikována ze scanovaných dokumentů (OCR) jsou uložena do informační složky Žadatel posílá elektronické a papírové informace a dokumenty Doplňující dokumenty (poštou) Verifikace (faxem) Papírové dokumenty jsou scanovány (digitalizace) Všechny dokumenty jsou uloženy do informační složky Vytěžení metadat z digitalizovaných dokumentů Documentum xcp CASE MANAGEMENT PLATFORM

29 V rámci decision making procesu jsou zapojeni různé role uživatelů úvěrový analytik, call centrum (verifikace), fraud analytik, Data o žadateli a získané dokumenty jsou posouvány procesem dle nastavené logiky a pravidel k vyhodnocení schválení nebo zamítnutí žádosti. Business process management schvalování úvěru Documentum xcp CASE MANAGEMENT PLATFORM

30 Komunikace prostřednictvím mobilních prostředků, e- mailů, nebo poštou Proces schvalování žádosti může automaticky poslat welcome letter a případně prostřednictvím bankovního systému také peníze na účet žadatele Na základě schválení jsou Veškerá vygenerovány korespondence smluvní je uložena dokumenty informační a welcome letter se složky složenkami klienta k úhradě splátek úvěru a automaticky zaslány klientovi. Komunikace s klientsm Documentum xcp CASE MANAGEMENT PLATFORM

31 A Z auditní stopa je uložena do archivu s informační složkou klienta Automaticky jsou nastavena pravidla archivace a přístupů k informacím v rámci archivu Informační složka je uzavřena a je k ní nastaveno datum úplné či částečné skartace Compliance Docmumentum xcp CASE MANAGEMENT PLATFORM Compliance Documentum xcp CASE Storage MANAGEMENT Management PLATFORM Informační složka je přesunuta do nákladově nejúspornějšího úložiště dle nastavených IT pravidel

32 Monitoring průběhu, eskalace zpoždění úkolů, varování při problémech a vyjímkách Přístup k dashboard dle role každý uživatel může vidět různé statistiky Pohled na trendy a statistiky přes běžící a ukončené procesy Zaslání eskalací pokud jsou KPI/výkonnosti překročeny Zasílání varování v případě zjištění operačního rizika nebo podvodu. Dashboards Documentum xcp CASE MANAGEMENT PLATFORM

33

34 Díky za pozornost. Vojtěch Havránek ECM/BPM Department Director ARBES Technologies, s.r.o.