Tzv. životní cyklus dokumentů u původce (Tematický blok č. 4) 1. Správa podnikového obsahu 2. Spisová služba

Transkript

1 Tzv. životní cyklus dokumentů u původce (Tematický blok č. 4) 1. Správa podnikového obsahu 2. Spisová služba

2 1. 1. Správa podnikového obsahu (Enterprise Content Management ECM) Strategie, metody a nástroje sloužící k získání, řízení, uložení, zachování a doručení obsahu a dokumentů vztahujících se k procesům organizace Řízení nestrukturovaných informací organizace Pojmy obsah X dokument

3 1. 2 Fáze životního cyklu podnikového obsahu VSTUP ZPRACOVÁNÍ VÝSTUP Přijetí Pořízení Uložení Úpravy Užívání Publikování Archivace Skartace DMS RMS

4 1. 3 Komponenty ECM Digitalizace dokumentů (Document Imaging Systém DIS) Stupně integrace ED v IS: - žádná integrace = listinné dokumenty zpracovávány mimo IS - na úrovni evidence jednoznačný identifikátor - na úrovni dat obsažených v dokumentech různé druhy formulářů - úplná integrace = listinné dokumenty skenovány Fáze procesu digitalizace: 1/ příprava dokumentů 2/ zpracování 3/ výstup Přínosy a rizika digitalizace Příklady: ČR Národní digitální knihovna + Manuscriptorium + Kramerius + WebArchiv, EU / EK Europeana

5 1.3.1 Digitalizace dokumentů Fáze procesu digitalizace dokumentů. 1/ příprava dokumentů (manuální, restaurování, konzervace ) 2/ zpracování skenování rozpoznávání (OCR Optical Character Recognition) indexace (metadata) verifikace a validace (kontrola operátorem) uložení (výstupní formáty JPEG, TIFF, PNG + PDF) 3/ výstup export dat a souborů přenosná paměťová média datová úložiště

6 3.2 Vytěžování dat (Data Mining - DM) 3.3 Systém pro správu dokumentů (Document Management Systém DMS) DMS = základ ECM komponenty ECM podnikové aplikace Enterprise Resource Planning (ERP) Customer Relationship Management (CRM) strukturovaná data (ERP) Workflow (ERP) Dokumenty nestrukturovaná data (ECM) Workflow (ECM) DMS = živé dokumenty (záznamy) X RMS = neměnné záznamy

7 POROVNÁVÁNÍ ARCHIVACE A ZÁLOHOVÁNÍ Archivace Data jsou z primárního úložiště přesouvána do jiného úložiště. Cílem je uchování dat pro budoucí užití. Data jsou uložena na nepřepisovatelných paměťových médiích. Spadá do problematiky splnění legislativních požadavků. Archivovaným datovým objektem jsou jednotlivé záznamy, dokumenty apod. Data jsou archivována roky. Zálohování Data jsou z primárního úložiště kopírována do dalšího úložiště. Cílem je rychlá obnova dat při jejich ztrátě. Data jsou uložena na přepisovatelných paměťových médiích. Spadá do problematiky zajištění bezpečnosti provozu informačního systému. Zálohovaným datovým objektem je celá databáze či souborový systém. Data jsou zálohována dny/týdny/měsíce.

8 3.4 Správa záznamů Správa záznamů (Records Management RM) Funkcionalita RM správa elektronických, analogových, hybridních záznamů jednoznačná identifikace záznamů zatřídění záznamů do systému vyplnění metadat ochrana před změnami + před výmazem nastavení přístupových práv vyhledávání podle metadat / fulltextu zobrazování záznamů trvalá čitelnost záznamů archivace a skartace záznamů podle skartačního plánu

9 ROZDÍLY MEZI DMS A RMS Document Management System Records Management System - týká se všech dokumentů - vztahuje se pouze na některé dokumenty - dokumenty jsou ukládány uživateli do struktury, kterou mohou upravovat - záznamy jsou ukládány dle definovaného schématu třídění, který udržuje správce systému - doba uložení nebývá sledována - záznamy musí být uloženy po zákonem stanovenou dobu - dokumenty je možné upravovat - záznamy nesmí být modifikovány - dokumenty je možné mazat bez ohledu na dobu uložení - s dokumenty je manipulováno na základě užití oprávněným uživatelem - záznamy není možné vymazat před stanovenou lhůtou jejich uchování - manipulace se záznamy je řízena událostmi nebo kalendářem

10 3.5 Správa elektronické pošty 3.6 Archivace 3.7 Automatizace procesů Správa elektronické pošty ( Management EMS) Archivace (Archive Management Systém AMS) důvěryhodné uložení správa zachování zpřístupňování ( vytěžování ) Projekt NDA (Národní digitální archiv) zastaven co dál??? Model OAIS: - SIP (Submission Information Package) = IB původce archiv - AIP (Archival Information Package) = vybrané A původce archiv - DIP (Dissemination Information Package) = odpověď na externí dotaz: digitální archiv žadatel Automatizace procesů = Workflow

11 FUNKČNÍ MODEL OAIS Plánování uchovávání Popisné informace Správa dat Popisné informace DOTAZY Příjem Přístup VÝSLEDKY SIP AIP Archivní úložiště AIP OBJEDNÁVKY DIP Administrace MANAGEMENT

12 3.8 Standardy ECM Standardy de iure normy ISO Standardy de facto MoReq, XML Standardy ECM: o kvalitě řízení a služeb: ISO 9000, ISO správa záznamů a dokumentů: ISO , Dublin Core, MoReq archivace e-dokumentů (model OIAS, formát PDF + PDF/A)

13 2.1 Spisová služba Spisová služba (SSL) Elektronická spisová služba (ERMS) NSESSSL Fáze ERMS příjem: podatelna (e-podatelna?), konverze evidence: registraturní pomůcky, podací deník, číslo jednací označování: jednoznačný identifikátor rozdělování a oběh: transakční protokol vyřizování: spis podepisování a používání razítek odesílání: podatelna, DS, konverze, výstupní datové formáty ukládání: spisovna, spisové a skartační znaky + lhůty, výstupní datové formáty skartační řízení / výběr archiválií