ECM. Jaroslava Klegová

Transkript

1 ECM Jaroslava Klegová

2 Obsah přednášky Definice Historie Produkty Komponenty Implementace a rizika Trendy

3 Co pro vás znamená ECM?

4 Co znamená ECM pro mne? Enterprise Content Management = Správa podnikového obsahu Strategie, metody a nástroje sloužící k získání, řízení, uložení, zachování a doručení obsahu a dokumentů vztahující se k procesům organizace. [AIIM] ECM není pouze produkt nebo technologie. Bez strategie a metod ECM systém nebude fungovat. ECM patří mezi jednu z nejdynamičtěji se rozvíjející oblastí dnešního podnikového IT. [ICT Manažer]

5 Prakticky to znamená Množství informací ve firmě roste každoročně o 60 až 200 %. 80 % těchto informací je nestrukturovaná: Office dokumenty, reporty, formuláře, obrázky, fotky, webové stránky, xml, y, faxy, audio a video nahrávky

6 Kde ukládáme obsah?

7 Kde ukládáme obsah? Neví 1 uložiště 5% Více jak 15 uložišť 25% 17% 36% The Future of Content in the Enterprise, Connie Moore a Robert Markham 2-5 uložiště 14% uložišť 4% 6-10 uložišť 81 dotázaných (USA)

8 Tedy máme problém Časově náročné vyhledávání informace Špatně definované procesy nad obsahem Zmatení zaměstnanci Ztráta důležitých informací Nedostatečná spolupráce

9 ECM je řešení Reporty Skenované dokumenty a faxy y Office dokumenty, formuláře Enterprise Content Management (ECM) ZÍSKÁNÍ ŘÍZENÍ ULOŽENÍ ZACHOVÁNÍ Audio, video, obrázky Webový obsah DORUČENÍ

10 Pojišťovna České spořitelny Problém Důležité dokumenty společnosti byly uloženy na různých úložištích s omezenými možnostmi jejich efektivního vyhledávání, schvalování, řízení jejich životního cyklu a zveřejňování. Řešení ECM MS SharePoint intranet portál Přínosy Centrální uložiště Rychlejší publikování dokumentu Rychlejší vyhledávání

11 Historie ECM Digitalizace listinných dokumentů 80. léta 20. st. DMS 90. léta další komponenty 2001 termín enterprise content management 2006, Microsoft (SharePoint) a Oracle Corporation (Oracle Content Management) se přidávají k lídrům EMC, OpenText

12 Produkty Produkty pro konkrétní oblast (např. ABBY, Kofax) Produkty komplexní (EMC, IBM, Microsoft, OpenText, Oracle, Hyland Software)

13 Životní cyklus obsahu VSTUP ZPRACOVÁNÍ VÝSTUP Přijetí Pořízení Uložení Úpravy Užívání Publikování Archivace Skartace Hodiny Dny-Měsíce Měsíce-Roky DIS FFM DMS WCM BPM KM DAM EM RM OM CT

14 Komponenty ECM Document Management System Web Content Management Business Process Management Document Imaging System Collaboration tools Knowledge Management Record Management Digital Asset Management Management Final Form Management Output Management

15 Document management (DM) Systém pro správu dokumentů Funkce Složky, metadata Sledování historie, verzování Uzamčení dokumentu Prohlížeč Notifikace změn Práce offline Schvalovací procesy Přístupová práva Fulltext vyhledávání Sledování návštěvnosti dokumentu ECM není DM

16 DM a metadata Strukturovaná data o datech Jak uložit dokumenty? Složky x Metadata

17 Record management (RM) Správa záznamů Dokumenty právně vymahatelné a jsou předmětem kontroly Funkce Zabezpečení přístupu pouze oprávněným uživatelům Fulltext vyhledávání Ochrana záznamu před jakýmikoliv změnami Archivace a skartaci záznamu dle řádu Klasifikace záznamů a zařazení do systému Jednoznačná identifikace záznamu

18 Document x Record management DM Všechny dokumenty Dokument ukládán dle uvážení uživatele Doba uložení nebývá sledována Dokument je možné upravovat Dokument lze mazat RM Některé dokumenty Záznamy jsou ukládány dle definovaného schématu Záznamy musí být uloženy po zákonem stanovenou dobu Záznam nesmí být modifikován Záznam není možné vymazat před stanovenou lhůtou jejich uchování

19 Business process management (BPM) Řízení podnikových procesů Nástroje pro řízení, optimalizaci a automatizaci firemních procesů. Přínosy Omezení chyb uživatele Shodné procesy probíhají jednotným postupem Zkrácení délky procesu Nezávislost procesu na pracovní době Zpětná vazba, kontrola a monitorování

20 Collaboration tools (CT) Týmová spolupráce Umožňuje dvěma a více lidem navzájem komunikovat, kooperovat na společném díle a koordinovat jejich aktivity Možnosti Elektronická pošta Plánování schůzek Osobní a skupinový kalendář Instant Messaging (Mobile instant messaging) Video konference Workspace pro sdílené dokumenty

21 Další komponenty ECM Document Imaging System (DIS) Digitalizace dokumentů Převod listinných dokumentů do digitální podoby Final Form Management (FFM) Vytěžování dat Získávání strukturovaných dat z dokumentů Output Management System (OMS) Tisková řešení Dávkový výstup dokumentů Výstup dokumentů na požadované médium (např. tiskárna, )

22 Další komponenty ECM pokračování Management (EM) Správa elektronické pošty Přesun a zatřídění celého obsahu poštovních zpráv do sdíleného úložiště Digital Asset Management (DAM) Správa multimediálního obsahu Web Content Management (WCM) Správa webového obsahu Jednoduché publikování a správa webu Knowledge Management (KM) Sada nástrojů, které slouží k tvorbě a údržbě znalostí

23 Implementace ECM Výzvy Migrace dat Integrace s dalšími systémy Customizace Training uživatelů, správců a adminů Je třeba Vytvořit ECM a migrační strategii Komunikovat Připravit a zaškolit zaměstnance Definovat přínosy, náklady, rizika

24 Náklady a přínosy ECM Náklady Software, hardware Před implementace (analýza) Implementace, integrace, customizace Čištění dat, migrace, další přípravné práce Školení Přínosy Vyčíslitelné (tisk, , uložiště ) Nevyčíslitelné, soft (spolupráce, minimalizace ztracených dokumentů, efektivnější vyhledávání, automatizace procesů )

25 Rizika spojená s ECM Plánování bez podpory vrcholového managementu Nezapojení zaměstnanců Nejasné obchodní cíle a nevytvoření Business Case Není proveden audit obsahu Není definován tým pro správu podnikového obsahu Špatně definovaná nebo žádná migrační strategie

26 Trendy v ECM Zjednodušení uživatelského rozhraní Vylepšení nástrojů pro vyhledávání Mobilní platformy Integrace s Business Inteligence Zavedení CMIS Vyšší požadavky na podporu dokumentů speciální ho typu Cloud (SaaS) Social Enterprise

27 ECM a cloud Důvody Nepořizujeme hardware, software Náklady jsou vyčíslitelné předem Eliminace nákladů na údržbu Neřešíme zálohu dat Rychlá implementace Problémy Závislost na poskytovateli Obtížná customizace Nutnost připojení k internetu Uložení dat mimo organizaci Legislativa Poskytovatelé Microsoft Office 365 EMC

28 ECM a social enterprise Klíčem k úspěchu již není samotná transakce (nákup zákazníka), ale kvalitní a rychlá komunikace se zákazníkem. Společnosti k tomu využívají celosvětové i vnitropodnikové sociální sítě. Nástroje Wiki Blog RSS Profil Tagy, poznámky

29 Zajímavé zdroje Organizace AIIM, Renáta Kunstová, Efektivní správa dokumentů

30 Otázky?