Je váš software legální?

Transkript

1 Je váš software legální? Díky příručce pro prevenci PIRÁTSTVÍ sami zjistíte, zda tomu tak opravdu je. nebo

2 Jak správně používat příručku pro prevenci PIRÁTSTVÍ Chcete-li se ujistit, že vaši zaměstnanci používají skutečně jen legální software, postupujte podle následujícího postupu. Jelikož mají různé organizace různé požadavky, může být potřeba některé části tohoto dokumentu upravit vašim potřebám. Klíčem ke správě softwaru a zamezení nezákonnému kopírování softwaru zaměstnanci společnosti je dobré plánování a sestavování rozpočtů, ruku v ruce s dobře zdokumentovanými pravidly, která jsou v rámci společnosti pravidelně připomínána. Pro začátek můžete využít některý z následujících formulářů: Profil uživatele softwaru Etický kodex používání softwaru Doporučené zásady využívání softwaru ve společnosti Doporučené upozornění zaměstnanců společnosti Softwarový registr ČÁST I: Používejte originální licencované produkty K zajištění legálního a eticky korektního využívání softwaru ve vaší společnosti se řiďte následujícími procedurami. 1. Zhodnoťte potřeby vaší společnosti s ohledem na software a definujte co nejpřesněji profily uživatelů jednotlivých počítačů či pozic. Seznamte se s uživateli ve vaší společnosti a určete, které programy jsou pro ně potřebné. Své poznatky zaznamenejte do přiloženého formuláře Profil uživatele softwaru. Mezi nejčastější software patří operační systémy a programy pro práci s textem a tabulkami, dále komunikační nástroje či nástroje pro správu databází. Mezi další pak patří například CAD nástroje, publikační programy či programovací prostředí a další. Poznámka: Profil uživatele softwaru slouží k tomu, aby bylo možné kdykoliv zjistit, jaký program daný uživatel potřebuje, nikoliv to, jaké programy má momentálně nainstalované. Pro získání přehledu programů na pevném disku uživatelů použijte proceduru č. 4, Sledování změn v softwarovém registru, kterou naleznete v části II, Dosažení legálního stavu. 2. K uspokojení nároků na softwarové vybavení svých uživatelů používejte výhradně originální software. Ujistěte se, že jsou k vámi zakoupeným produktům přiřazeny odpovídající licence a obchodní podmínky ve správném počtu kopií dle množství konečných uživatelů tohoto programu. Tato množství by měla splňovat požadavky všech uživatelských profilů, které společnost identifikovala. 3. Sestavte si pro nákup hardwaru a softwaru reálný rozpočet. Software je stejné zboží, jako kterékoliv jiné, bez ohledu na jeho nefyzickou podobu. Platba za software je stejným typem výdaje jako platba za hardware. Nezapomeňte, že investice do softwaru se řídí stejnými zásadami jako investice do hardwarového vybavení podniku. 4. Poskytněte svým uživatelům potřebné nástroje včas. Pokud je potřebný software dostupný, ale jeho pořízení oficiální cestou trvá neúměrně dlouho, uživatelé nebudou moci vykonávat svou práci tehdy, když potřebují. Tato situace může vyústit v neautorizovaném kopírování dat. Nezapomeňte proto zajistit svým zaměstnancům nástroje, které potřebují, včas zabráníte tak šíření pirátského softwaru ve firmě. 5. Komunikujte s uživateli a plánujte aktualizaci jejich softwarového vybavení. Změna je neustálý proces, kterým prochází nejenom vaši zaměstnanci, ale také množství programů. Profily uživatelů softwaru byste měli pravidelně kontrolovat a v případě potřeby aktualizovat. Motivem pro tuto změnu mohou být pravidelné roční či půlroční pohovory s uživateli. Snadno tak odhalíte rostoucí potřebu po konkrétním nástroji či jeho nové verzi. Analýza profilů vám rovněž pomůže zefektivnit rozdělování nevyužívaných softwarových zdrojů mezi jednotlivými oddělení.

3 ČÁST II: Dosažení legálního stavu V okamžiku, kdy jsou profily jednotlivých počítačů a uživatelů ve vaší společnosti vyhotovené, rozpočet je sestaven a procesy potřebné k účtování softwarového vybavení nastaveny, přichází na řadu procedury, které zajistí, že bude vaše společnost po stránce legálního softwaru vždy v souladu se zákonem. 1. Ujistěte se, že splňujete požadavky popsané v Části I. Odstraňte příčiny, které by mohly vést k nelegálnímu kopírování softwaru. Naplnění organizačních potřeb vaší společnosti prostřednictvím legálního softwaru je jediný, nejefektivnější způsob prevence nelegálního kopírování. 2. Prezentujte záměr společnosti používat výhradně originální software svým zaměstnancům. Nechejte své zaměstnance podepsat přiložený Etický kodex používání softwaru či podobné prohlášení a kopie tohoto kodexu publikujte v rámci společnosti. Upozornění na tuto skutečnost spolu s informacemi o dopadech plynoucích z porušení tohoto kodexu umístěte na veřejná místa, jako je například kuchyň či vstupní hala. Šablona Firemní zásady využívání softwaru je součástí tohoto balíčku a je jednou z variant, kterou lze k tomuto účelu použít. Současně můžete všem svým zaměstnancům rozeslat také připomínku týkající se používání pouze legálního softwaru viz přiložený dokument Doporučené upozornění zaměstnanců společnosti. 3. Určete osobu, která bude zodpovědná za správné používání softwaru v rámci vaší společnosti. Touto osobou bývá zpravidla správce informačního systému či EDP systému. Stejně tak může ovšem tuto roli zastat také právník, finanční specialista nebo účetní, a to jak v rámci vaší firmy, tak mimo ní. 4. Veškeré změny v softwarovém vybavení zaznamenávejte do softwarového registru. K tomuto účelu můžete použít přiložený Softwarový registr. Softwarový registr obsahuje informace o každém počítači, včetně jeho umístění, autorizovaného uživatele a také seznamu softwaru, který je v rámci daného počítače legální. Softwarový registr oceníte nejenom pro plánování nákupu softwaru, ale také pro monitorování používání programů a kontrolu jejich legálnosti. V souvislosti se softwarovým registrem byste měli udržovat také přehledy licenčních ujednání zakoupených programů, faktur a dalších dokumentů prokazujících, že byly dané programy zakoupeny legálně. Registrační karty softwarových společností tyto procesy významně usnadňují a navíc mohou přinášet i jiné další výhody. Výhodou registrace produktů Autodesk je například možnost získání přístupu k informacím o nových produktech a upozornění na významné změny v nabízených programech. 5. Zkontrolujte, zda jsou všechny programy používané ve vaší společnosti řádně zakoupené a uvedené v softwarovém registru. Kontrola používaného softwaru bývá nejúčinnější bez předchozího upozornění. Mnoho soudů již v případech, které před ním skončily, uznaly náhlé kontroly u společností, které byly podezřelé z používání nelegálního softwaru, za oprávněné a plně legitimní. Buďte připraveni na kontroly tím, že mezi svými zaměstnanci provedete sami jednu takovou. K tomuto účelu existuje široká škála nástrojů pro analýzu nainstalovaných programů jednoduchými dávkovými soubory operačních systémů počínaje a komplexními specializovanými aplikacemi konče. K tomuto účelu vytvořilo dokonce mnoho společností speciální nástroje určené přímo pro softwarové audity. Mnoho společností dokonce provádí v rámci finančního auditu také softwarový audit. Více informace získáte u svého auditora. 6. V případě, že odhalíte nelegálně získaný software, podstupte příslušné kroky. Dodržujte striktně definované firemní zásady a zajistěte, aby byl problém odstraněn a již se více neopakoval.

4 Profil uživatele softwaru Jméno uživatele Datum Název pozice Uživatel provozuje na počítači následující typy aplikací: 1 Operační systém 2 Práce s textem 3 Práce s tabulkami 4 Správa databází 5 CAD design 6 3D animace 7 Editace a kompozice 8 DTP 9 Utility 10 Komunikace 11 Programovací jazyk 12 Ostatní Stručný popis instalace programů

5 Etický kodex používání softwaru vytvořený organizací Business Software Alliance Neautorizované kopírování počítačového softwaru chráněného autorským právem představuje porušení zákona a je v rozporu s etickými standardy společnosti. Nesouhlasíme s nelegálním kopírováním a v zájmu zamezení jeho výskytu dodržujeme následující zásady: Nebudeme za žádných okolností schvalovat ani tolerovat vytváření či používání neautorizovaných kopií softwaru. K činnosti svého podnikání budeme používat výhradně legální software, vždy v dostatečném počtu k množství koncových uživatelů. Budeme dodržovat veškerá licenční ujednání, která se k pořízení či využívání softwaru vztahují. Zavedeme interní prostředky prevence vytváření neautorizovaných kopií softwaru, včetně pravidelných kontrol dodržování těchto zásad. V případě porušení těchto standardů budou vyvozena odpovídající disciplinární nápravná opatření. Podpisem tohoto dokumentu se zavazuji dodržovat zásady Etického kodexu používání softwaru. Podpis Název a pozice Společnost Datum

6 Doporučené zásady využívání softwaru ve společnosti 1. využívá při výkonu své činnosti řadu nástrojů dodávaných externími společnostmi. není vlastníkem tohoto software ani související dokumentace a nemá tak právo k jeho reprodukci, kromě případů, kdy je takové využití autorizováno přímo výrobcem programu. 2. Zaměstnanci společnosti smí využívat software v prostředí lokálních sítí či na více počítačích pouze v souladu s licenčními ujednáními. 3. Zaměstnanci společnosti jsou poučeni o následcích zneužití softwaru či související dokumentace v rámci společnosti a jsou povinni jakékoliv takové porušení neprodleně hlásit vedoucímu svého oddělení či právnímu zástupci společnosti. 4. Dle autorského zákona hrozí osobám zapojeným do nelegální reprodukce softwaru žaloba za poškozování cizího majetku, která může být postižena finančními pokutami či trestem odnětí svobody. v žádném případě nepovoluje nelegální kopírování softwaru. Zaměstnanci, kteří vytvoří, získají či jakýmkoliv způsobem použijí neautorizovaný software, budou disciplinárně potrestáni a jejich pracovní poměr bude ukončen. Já, poměru ve společnosti, jsem si plně vědom zásad využívání softwaru v rámci pracovního a souhlasím s jejich dodržováním, Podpis Datum sem doplňte název společnosti sem doplňte Vaše jméno

7 Profil uživatele softwaru Jméno uživatele Datum Název pozice Uživatel provozuje na počítači následující typy aplikací: 1 Operační systém 2 Práce s textem 3 Práce s tabulkami 4 Správa databází 5 CAD design 6 3D animace 7 Editace a kompozice 8 DTP 9 Utility 10 Komunikace 11 Programovací jazyk 12 Ostatní Stručný popis instalace programů

8 Doporučené upozornění zaměstnanců společnosti Příjemce: Odesilatel: Předmět: Software a jeho používání v rámci společnosti Datum: Cílem tohoto upozornění je připomenout zaměstnancům firemní zásady týkající se kopírování softwaru. Jakákoliv reprodukce licencovaného softwaru, s výjimkou vytváření záložních kopií či pro účely archivace, představují porušení autorského zákona. Veškeré softwarové vybavení, jako jsou programy AutoCAD nebo 3ds max, které společnost při výkonu své činnosti legálně používá, mohou být používány nejvýše na jednom počítači či jedné pracovní stanici současně. Pokud je program nainstalovaný na pevném disku počítače, v žádném případě by se ten samý program neměl nacházet na žádném dalším počítači. Pokud tedy společnost využívá 10 licencí programu AutoCAD, nesmí být tento program instalován na více než 10 počítačích. Veškeré pracovní stanice či počítače, které tato společnost používá, jsou dodávány spolu s novými, licencovanými kopiemi programu/programů. Osobou zodpovědnou za řádnou registraci softwaru v naší společnosti je. Tato společnost nebude tolerovat jakékoliv vytváření neautorizovaných kopií softwaru. Se zaměstnancem, který bude přistižen při vytváření jiné než záložní kopie programu, bude rozvázán pracovní poměr. Stejný postih hrozí také zaměstnancům, kteří poskytnou legální software třetí straně, včetně klientů či zákazníků. (Jestliže chcete využívat programy licencované touto společností doma, kontaktujte nejdříve, jenž o těchto záležitostech rozhoduje). V případě, že nebudou tyto zásady striktně dodržovány, hrozí společnosti závažná právní obvinění za porušování autorských práv výrobce. Současně ale dochází také k porušování našich etických standardů vztahujících se k řádnému podnikání. bude v průběhu příštího týdne kontrolovat pevné disky jednotlivých pracovních stanic ve společnosti a ujistí se, že jsou veškeré programy na těchto počítačích nainstalované v souladu se zákonem a náleží k nim odpovídající instalační CD a příslušná dokumentace. V případě, že nebudou tyto náležitosti splněny, budou potřebné licence objednány a přeúčtovány na příslušné oddělení. V zájmu urychlení celé procedury si, prosím, připravte veškerou dokumentaci a instalační disky dopředu. V případě jakýchkoliv dotazů kontaktujte, prosím,. sem doplňte seznam adresátů sem doplňte jméno příslušného nadřízeného pracovníka sem doplňte odpovídající datum sem doplňte názvy programů, které společnost používá sem doplňte jméno zodpovědného zástupce

9 Registr softwaru Jméno autorizovaného uživatele Název pozice Využití Název aplikace a její verze Sériové číslo Cena Operační systém Tabulky Správa databází CAD 3D animace Editace a kompozice Práce s textem DTP Utility Komunikace Programovací jazyk Ostatní Využití Umístění licence a záložní kopie Prodejce Datum zakoupení Operační systém Tabulky Správa databází CAD 3D animace Editace a kompozice Práce s textem DTP Utility Komunikace Programovací jazyk Ostatní

10 Autodesk, Inc. 111 McInnis Parkway San Rafael, CA USA Autodesk a logo Autodesk jsou registrovanými ochrannými značkami společnosti Autodesk, Inc., na území USA a ostatních zemí. Veškeré názvy značek, produktů či ochranných známek jsou majetkem příslušných vlastníků. Copyright 2000 Autodesk, Inc. Všechna práva vyhrazena.