3 BUDOVÁNÍ KNIHOVNÍCH FONDŮ

Transkript

1 3 BUDOVÁNÍ KNIHOVNÍCH FONDŮ Mgr. Věra Škochová, vedoucí oddělení budování fondů Po radikálních změnách v r. 2003, kterými byly implementace základních modulů integrovaného knihovního systému (IKS) Aleph a soustředění všech centralizovaných činností souvisejících s budováním knihovního fondu VŠE do jednoho oddělení, jsme se v r soustředili především na zkvalitnění obsahu, forem a metod práce, prohlubování vazeb na ostatní oddělení a odbory CIKS a navázání spolupráce s externími subjekty, především Národní knihovnou ČR. Pracovníci oddělení podle své kompetence připravovali podklady k připomínkovým řízením v rámci nových projektů VŠE (např. integrovaný ekonomický systém, integrovaný studijní systém) i k interním materiálům CIKS. Pracovníci oddělení se aktivně podíleli na jednání čtyř Pracovních skupin NK ČR (viz tab. D.2.2), jehož výsledkem jsou doporučení NK ČR na podobu minimálního záznamu do souborného katalogu ve formátu MARC21, a předali též připomínky k české interpretaci zpracování elektronických zdrojů. V listopadu 2004 absolvovali přípravné školení pro zapojení do projektu NK ČR Kooperace při vytváření jmenných národních autorit. V průběhu celého roku se účastnili několika dalších školení, odborných seminářů a exkursí a přispěli tak ke zlepšení práce a výstupů celého oddělení. V únoru 2004 bylo uspořádáno setkání systémových knihovníků a pracovníků knihoven tří vysokých škol, které v r současně zakoupily IKS Aleph (Masarykovy university, Vysokého učení technického v Brně a VŠE). Cílem setkání bylo porovnání současného stavu implementace Aleph na školách, výměna zkušeností z práce v jednotlivých modulech, identifikace a možná řešení problémů. Pracovnice oddělení v průběhu roku poskytly řadu odborných konzultací ke katalogizaci v Aleph a k formátu MARC21, který jsme začali používat jako jedni z prvních již v r (viz tab. D.1.2). Budování a zpracování knihovního fondu Začátkem roku 2004 byly zavedeny do provozu další dva moduly systému Aleph modul AKVIZICE a modul SERIÁLY. Znamenalo to nejen zásadní změnu pracovních postupů pro pracovníky úseků Akvizice neperiodických publikací a Periodika, ale i zvýšený objem práce všech ostatních, a tím i nutnost nově rozpracovat a zpřesňovat posloupnosti činností a odpovědností v rámci zpracovatelské linky v linii Akvizice Jmenná katalogizace Věcná katalogizace u publikací a elektronických dokumentů a Časopisy Jmenná katalogizace Věcná katalogizace u periodik a elektronických periodik. Na rozdíl od r. 2003, kdy do systému (do modulu KATALOGIZACE) se dostal až fyzický dokument, nyní cesta virtuálního dokumentu systémem začíná již v momentu jeho objednávky (v modulu AKVIZICE). Také propojení více modulů systému s sebou přineslo řadu problémů, které se však společným úsilím systémových a odborných knihovníků dařilo a daří řešit. 21

2 Základní zásadou budování fondu je skutečnost, že veškeré knihovní jednotky, bez ohledu na způsob jejich získání a úhrady za ně nebo na jejich formát, jež jsou zpracovány v elektronickém katalogu Aleph nebo prošly jinou evidencí CIKS (např. databázové zdroje spravované odborem informační podpory studia a výzkumu), jsou majetkem VŠE, který CIKS spravuje. Z hlediska tematické struktury knihovního fondu jsme při získávání literatury kromě plnění konkrétních objednávek z pracovišť VŠE postupovali v souladu s informační gescí CIKS VŠE. V průběhu roku byly také analyzovány možnosti využití metody Konspekt pro: tematickou klasifikaci knihovního fondu VŠE zařazením skupiny Konspektu do struktury bibliografického záznamu, kategorizaci obsahu virtuální ekonomické knihovny Econlib v součinnosti s oborovými knihovníky, stanovení strategie systematického budování fondů při racionálním vynakládání finančních prostředků. V tomto ohledu jsme nejdále pokročili v první oblasti: byla navržena koncepce věcného popisu knihovního fondu na VŠE vedoucí ke zkvalitnění věcné analýzy obsahu dokumentu, informačnímu zpřístupnění knihovního fondu a zajištění kompatibility s jinými systémy. V rámci koncepce věcného zpracování byly stanoveny tyto cíle: dodržení základní/střední varianty věcného zpřístupnění podle metodiky NK ČR, charakterizované počtem věcných selekčních prvků přidělovaných katalogizátorem; dosažení takového stupně kvality záznamu pro potřeby sdílené katalogizace, kdy věcný popis obsahuje znak MDT a záznam skupiny Konspektu; aplikace metody Konspekt pro předmětovou kategorizaci, oborové třídění a tematickou klasifikaci informačních zdrojů na 2. hierarchické úrovni; aplikace metody Konspekt pro zpřístupnění informačních zdrojů ve vícejazyčném prostředí. V seznamu 98 časopisů, v nichž pedagogičtí a výzkumní pracovníci VŠE publikují nebo plánují publikovat, byly u jednotlivých titulů ověřeny bibliografické údaje, doplněny hodnoty impakt faktoru a údaj, zda je/byl daný titul dostupný v tištěné podobě ve fondu periodik VŠE. V budoucnu hodláme doplnit existující impakt faktory (pokud jsou stanoveny) ke všem odebíraným titulům; vedle metody Konspekt by tento údaj měl být jedním z hlavních kritérií pro akvizici časopisů a pro eventuální změnu struktury jejich odběru. Velký význam pro kvalitu fondu mají kromě nákupu i dary. CIKS je na základě smluv depozitní knihovnou Světové banky a OECD. Vlastní publikace nám pravidelně zasílá OSN, ILO, Česká národní banka, Mezinárodní měnový fond a řada českých i zahraničních vysokých škol a ústavů. Významnou sbírkou knihovního fondu jsou materiály Evropské unie (publikace, periodika, elektronické zdroje), jež jsou soustředěny 22

3 v Evropském dokumentačním středisku. Většina z těchto dílčích sbírek má vlastní systém klasifikace. Z hlediska druhové struktury fondu je třeba zmínit zvýšený počet zpracovaných vysokoškolských prací. Přijetím Pokynu rektorky č. 5/2003 ke zpřístupnění vysokoškolských kvalifikačních prací (VŠKP bakalářských, diplomových, doktorských disertačních) s platností od byl vyřešen problém autorských práv a VŠKP mohly být opět přebírány a zpracovávány. K tomu byl ředitelkou CIKS vydán Metodický pokyn č. 1/2004 upravující postupy předávání těchto prací z kateder do knihoven VŠE (CIKS a Knihovny FM JH). Starší diplomové práce (z r. 2003) bez licenční smlouvy byly zkatalogizovány a spolu se staršími ročníky 2002 a 2001 zpřístupněny v prostorách Studijního a informačního centra Jarov, kam mají přístup pouze studenti a zaměstnanci VŠE. Neustále roste také počet dokumentů dodávaných na elektronických nosičích: v roce 2004 bylo takto zkatalogizováno 110 titulů, z toho 8 periodik. Na žádost Studijní knihovny Jižní Město a Knihovny FM JH, které mají ve fondu vícedílné soubory (učebnicové sady) sestávající ze samostatných knihovních jednotek a příloh, jež uživatelé požadují odděleně od tištěných materiálů (např. tištěná učebnice a přílohy na CD-ROM či videokazetě), jsme museli řešit problém zpracování těchto příloh tak, aby je bylo možno půjčovat zvlášť. Doporučení NK ČR ke zpracování jednotlivých typů speciálních dokumentů zatím chybí. Ve spolupráci s odborem sítě knihoven a studoven byly dále stanoveny postupy a priority dalšího zpracování starých fondů (retrokatalogizace), umístěných v těchto lokacích: Žižkov hlavní sklad SB Žižkov sklep SB CDMS Veleslavín Točná Klub knihovny Při všech změnách ve jmenném i věcném zpracování (návrhy a úpravy šablon, využívání národních autorit apod., vytváření a úpravy volně tvořených termínů předmětových skupin) konzultujeme katalogizační postupy s Knihovnou Fakulty managementu v Jindřichově Hradci s cílem zachování jednotné, ucelené podoby Souborného katalogu VŠE. 3.1 Akvizice neperiodických publikací PhDr. Ingrid Hronovská Akvizici neperiodických publikací zabezpečuje s celoškolskou působností ze všech možných finančních zdrojů úsek Akvizice. Ve své kompetenci má centrální objednávání a nákup odborné literatury, tuzemskou i zahraniční výměnu, organizaci prodejních knižních výstavek v prostorách VŠE a následné přebírání publikací jako nepeněžní plnění, dále pak příjem a lokaci knižních darů. Celkový nákup knih a periodik za rok 2004 činil Kč, z toho byl nákup knih Kč. Kromě peněz z rozpočtu byly použity na nákup i 23

4 prostředky z cca 60 grantů v celkové hodnotě Kč. V porovnání s rokem 2003 se množství finančních prostředků na nákup literatury z grantů snížilo téměř o třetinu. Částka vydaná na nákup publikací z grantů není fixní, ale rok od roku se liší podle toho, jak velkou část chtějí a mohou řešitelé na tento účel využít. V roce 2003 tak byly z grantu CIKS nakoupeny tituly za více než Kč, ale v r tu nebyl žádný větší grant, v jehož rámci by řešitelé nakoupili větší množství odborné literatury. Typické pro nákup z grantů je i to, že řešitelé většinou žádají o nákup ke konci kalendářního účetního roku, kdy pracovníci Akvizice již s obtížemi mohou vyhovět požadavkům objednavatelů koupit co nejrychleji a co nejlevněji. (Viz tab. A.4.1). Úsek Akvizice zajistil knihy pro kursy pořádané Institutem oceňování majetku a Francouzsko-českým institutem řízení v celkové hodnotě Kč. Tyto publikace byly rozdány přímo v kurzech a nebyly zpracovány v katalogu Aleph. Rozložení přírůstků knihovních jednotek podle jazyka je zřejmé z tab. A.2.2. Dary, výměny a prodejní akce nakladatelství Celkem bylo získáno ks publikací za Kč. Dárci jsou mezinárodní instituce jako je ILO, OECD, OSN, IMF, EU, ministerstva, česká nakladatelství i vydavatelství, dovozci zahraniční literatury, vyučující i studenti VŠE a soukromé osoby. CIKS plní funkci depozitní knihovny OECD a EU (publikace vydávané Office for Official Publications of the European Communities). Od r. 2003, kdy byla podepsána smlouva mezi VŠE a Světovou bankou, jsme oficiálně depozitní knihovnou Světové banky místo Národní knihovny ČR. Protože se často jedná o publikace neprodejné či jinak veřejnosti nedostupné, jsou vítaným přínosem pro obohacení knižního fondu VŠE. V prostorách VŠE v letním i zimním semestru probíhaly prodejní akce nakladatelství a distributorů odborné literatury. Ty jsou stále oblíbené studenty, kteří mají možnost získat doporučovanou literaturu s výraznou slevou (10 20 %). Také knihovna si takto doplňuje knihovní fond o nejvíce žádané multiplikáty doporučované literatury; v roce 2004 získala knihy v celkové hodnotě Kč. Seznam akcí je uveden v příloze V. Počet exemplářů skript, které dostáváme do knihovny z Edičního oddělení VŠE, závisí na jejich nákladu a pořadí vydání: při prvním vydání 12 %, při 1. dotisku 5 %, při každém dalším dotisku již nic. Ve srovnání s rokem 2003 jsme v r při menším počtu titulů obdrželi téměř o 900 exemplářů více, a tak větším počtem multiplikátů můžeme uspokojit větší počet uživatelů. Celková hodnota těchto učebních textů VŠE byla Kč. Skripta neprocházejí oddělením Akvizice, ale jsou předávána přímo do oddělení Katalogizace ke zpracování. Akvizice v systému Aleph Od ledna 2004 jsme začali používat modul AKVIZICE. V ČR není mnoho knihoven se systémem Aleph, které tento modul aktivně provozují, proto je obtížné konzultovat postupy. 24

5 Z dříve používaného systému Tinlib bylo potřeba přesunout rejstříky seznamy a adresy dodavatelů, nově nadefinovat rozpočty a nastavit limity, včetně jejich překročení a doby trvání, stanovit přístupová práva k rozpočtům, rozhodnout, jak v modulu řešit nákupy knihovních jednotek, které se dále nekatalogizují. Počet rozpočtů se zvýšil cca na 100, neboť jsme začali odlišovat nejen rozpočty fakult a grantů, ale i jednotlivých kateder. Musel se upravit formální vzhled objednávek. Vytvoření objednávky je komplikovanější a trvá déle než v Tinlibu. Postupně bylo třeba řešit nové neočekávané problémy. Propojení samostatných databází v Praze a v Jindřichově Hradci vedlo k duplikování záznamů. Proto před vložením nového titulu do modulu AKVIZICE je nezbytná důsledná kontrola všech stávajících záznamů v OPAC podle dostupných informací (název, autor, ISBN aj.). S pomocí systémových knihovníků byly vyřešeny problémy propojenosti jednotlivých modulů, kdy operace provedená v jednom modulu automaticky měnila údaj již nastavený v jiném modulu (např. publikace, v modulu AKVIZICE označená jako zaplacená, se jeví v OPAC jako již zpracovaná, i když modulem KATALOGIZACE ještě neprošla). Problémy průběžně řešíme s kolegy na konzultacích a jednáních oddělení budování fondu. Modul AKVIZICE má ve srovnání s předchozím systémem mnohé výhody. Podstatně jednodušší je práce s fakturou, lze vyhledávat čerpání finančních prostředků od úrovně jednotlivých fakult až po úroveň kateder, a také z grantů. Lze tak grantovým řešitelům i zástupcům pracovišť VŠE v RAKIS podat komplexnější informace, mnohdy téměř na počkání. Předpokládáme využívání dalších možností, které tento modul nabízí, např. evidence plateb v hotovosti (nákupy na paragon), urgence nedodaných knih apod. 3.2 Periodika Eva Zárubová Objednávky periodik v tištěné i elektronické podobě jsou na VŠE zajišťovány centrálně nejen pro knihovny a studovny, ale i pro všechny katedry a ostatní pracoviště VŠE s výjimkou Fakulty managementu v Jindřichově Hradci, která má samostatný rozpočet. Úplný seznam objednaných titulů je od r dostupný na webových stránkách CIKS ( včetně odkazu na úplný záznam v Alephu. Veškeré údaje o periodikách VŠE (včetně elektronických na CD-ROM) a jejich dostupnosti je možné zjistit v katalogu Aleph ( U řady titulů jsou k dispozici i online přístupy do jejich archivů; v r jich bylo 60. Přelomem pro práci úseku Periodika bylo zprovoznění dvou dalších modulů knihovního systému Aleph od ledna 2004, a sice modulu AKVIZICE pro objednávky, rozpočty a fakturaci titulů a modulu SERIÁLY pro evidenci, přijímání, urgence a archivaci jednotlivých exemplářů. 25

6 V roce 2004 jsme byli jediným pracovištěm mezi uživateli IKS Aleph, které používalo všechny části modulu SERIÁLY i AKVIZICE, a to včetně jejich funkcí pro správu rozpočtů a tvorbu objednávek. Při přechodu na Aleph byla ve spolupráci s knihovníky ze systému Tinlib převedena řada rejstříků seznam dodavatelů včetně adres, seznam adres dodání, lokací, vlastnictví starších jednotek apod. Pro periodika byly zkonvertovány i všechny objednávky a faktury, týkající se titulů objednaných na rok 2004 ještě v systému Tinlib. Zcela byly přepracovány rozpočty původní nákladová střediska již nevyhovovala požadavkům ze strany učitelů, kteří chtěli mít informace o čerpání nejen v souhrnu za fakulty, ale i podle kateder. Výsledkem byl seznam více než šedesáti nových rozpočtů navržených systémovými knihovníky a v konzultacích s úsekem časopisů doladěných do vstupního souboru, který byl nakonec exportován do Alephu. Podle ohlasů jsou uživatelé spokojeni. Dále byl v součinnosti s úsekem Katalogizace přepracován postup jmenného a věcného zpracování titulů, řada nových činností se stále dolaďuje. Nákup Nákup je hrazen především z prostředků přidělených z rozpočtu školy (rozdělení schvaluje Rada pro knihovnické a informační služby VŠE RAKIS) a z grantů (viz tab. A.4.2). Pokles hodnoty darů ve finančním vyjádření oproti r téměř o 2,4 mil. Kč byl způsoben přerušením dodávky novin Wall Street Journal téměř na 10 měsíců roku Z rozhodnutí společnosti THE WALL STREET JOURNAL EUROPE, Boulevard Brand Whitlock 87, 1200 Brussels, Belgium je tento dar od konce října 2004 opětovně dodáván v nezměněném počtu 100 výtisků denně. Největší objem titulů dodávají na základě výsledků veřejné obchodní soutěže tři velké firmy: Dovoz tisku Praha Suweco CZ, s.r.o., Bonus, v.o.s. a CZ Press, spol. s r.o. Ostatní tituly knihovna objednává přímo u vydavatelů nebo jiných distributorů. V roce 2004 bylo zakoupeno celkem 584 titulů periodik, z toho 253 českých a 331 zahraničních. Ve studovnách bylo zpřístupněno všem návštěvníkům 364 titulů časopisů a 12 deníků. Ostatní periodika byla uložena v dalších knihovnách a na katedrách. Dary Časopisy se získávají i formou darů (viz tab. A.4.2 Periodika ve finančním vyjádření), a to v zásadě dvěma způsoby. Knihovna získává buď celé ročníky po jednom exempláři (tituly jsou pak katalogizovány a výtisky evidovány), nebo příslušný titul ve více exemplářích, které jsou určeny přímo k rozdání studentům. K nejvýznamnějším dárcům patří: OECD Knihovna VŠE je depozitní knihovnou OECD, a proto získává ročně 25 titulů v roční hodnotě asi Kč. Firma DOWJONES & COMPANY anglická periodika: 26

7 Od obnovila firma dodávání 100 výtisků deníku The Wall Street Journal (denně) v roční hodnotě asi Kč Firma PRAGO-MEDIA, spol. s r. o. německá periodika: Obvykle 100 ks týdeníku Prager Zeitung, v roční hodnotě asi Kč Vydavatel Stanford, a. s. česká periodika: o týdeník Profit v celkovém počtu 200 výtisků týdně, v roční hodnotě asi Kč o měsíčník Lobby přibližně 200 výtisků měsíčně v roční hodnotě asi Kč Vydavatel RIX, s.r.o. Týdeník Prosperita, který je distribuován zdarma v počtu 200 ks týdně 3.3 Katalogizace knihovních fondů Jmenné zpracování Eva Bazalová V oblasti jmenné katalogizace byly zvládnuty základní problémy přechodu na nový knihovní systém, ke kterému došlo v srpnu roku 2003; začali jsme plně využívat možností, které Aleph na rozdíl od dříve používaného systému T-series nabízí. To se týká hlavně vazebních polí 7XX a možnosti dokonalejšího zpracování elektronických zdrojů a jiných neknižních materiálů. Pomocí propojovacího pole LKR se začaly samostatně zpracovávat i elektronické a audiovizuální zdroje, které tvoří volnou přílohu jazykových učebnic a uživateli jsou vyžadovány samostatně. Zavedením modulu Aleph pro seriály začátkem r bylo převedeno, upraveno a nově zpracováno cca 600 titulů periodik, včetně prověření historie titulu. Po začlenění databáze Knihovny Fakulty managementu do Souborného katalogu VŠE bylo nutné porovnat a sjednotit několik set záznamů, které vykazovaly drobné odchylky. V součinnosti s odborem sítě knihoven a studoven VŠE jsme se podíleli na odzkoušení postupů při revizi katedrových a příručních knihoven sítě (na vzorku příruční knihovny CIKS) co se týče změn lokace a statusu výpůjčky v systému Aleph i jednoznačné identifikace osoby, pro niž byl dokument do katedrové či příruční knihovny předán. Úsek jmenného zpracování je distributorem zpracovaných dokumentů pro jednotlivé katedry a pracoviště VŠE a podle Metodického pokynu CIKS č. 1/2004 příjemcem vysokoškolských kvalifikačních prací z kateder VŠE (práce Fakulty managementu jsou přijímány a zpracovány Knihovnou FM JH). Porovnáním a částečným stahováním záznamů z Jednotné informační brány se snažíme sjednotit bibliografický popis s ostatními knihovnami. 27

8 Koncem roku proběhlo přípravné školení pro zpracování jmenných autorit a jejich ukládání přímo do báze Národní knihovny. Tím byl učiněn významný krok ke zkvalitnění záznamů v oblasti jmenných autorit. Zvládnutím pravidel ve formátu MARC21 byly vytvořeny předpoklady pro rychlejší a kvalitní zpracování přírůstků Věcné zpracování Jana Šebková V oblasti věcného zpracování byla naše činnost zaměřena na postupné plnění cílů stanovených koncepcí věcného zpracování, na zlepšení zpracovatelských postupů a tím zkvalitnění výstupů směrem k uživatelům, a na součinnost s ostatními úseky a odděleními CIKS. S cílem dodržet stanovenou úroveň věcného zpřístupnění (základní/střední varianta NK ČR) byly pro zápis ve formátu MARC21 zpracovány šablony pro jednotlivé typy dokumentů tištěné monografie, seriály a vysokoškolské kvalifikační práce tak, aby odpovídaly doporučením minimálního záznamu pro Souborný katalog. Zároveň byl věcný popis rozšířen o údaje uživatelského určení a geografické označení místa. Účast na školení NK ČR zaměřeném na zpracování jmenných autorit nás přivedla k rozhodnutí přebírat personální a korporativní autority NK ČR také do polí věcného popisu a přistoupit k soustavnějšímu využívání věcných autorit NK ČR. Ve spolupráci s oddělením služeb jsme zdokonalovali systém hřbetních štítků, podle něhož jsou ve volném výběru ve studovnách VŠE stavěny speciální sbírky: byla provedena kontrola u dokumentů OECD, OSN, ILO a EU a změněny hřbetní štítky u publikací Světové banky. V průběhu dvou měsíců proběhla mimořádná prověrka dílčí kolekce Nositelé Nobelovy ceny za ekonomii (cca 350 titulů) z hlediska úplnosti a správnosti katalogizace a ke všem titulům byly přiřazeny nové hřbetní štítky. Pro sbírku vysokoškolských kvalifikačních prací ve volném výběru bylo vypracováno zcela nové klasifikační schéma založené na studijních programech VŠE viz příloha IX. Z úseku věcného zpracování jsou dokumenty distribuovány do pěti studoven a knihoven CIKS (Studovna Žižkov, Evropské dokumentační středisko, Knihovna Pavla Eislera, Mediatéka, Studijní knihovna Jižní Město) a do Studijního a informačního centra Jarov. Postupy při jejich označování a předávání jsou průběžně upřesňovány Zlatý fond českého ekonomického myšlení Mgr. Věra Škochová V r jsme pokračovali v budování této speciální sbírky poněkud nerovnoměrně. Zatímco za dva předchozí roky 2002 a 2003 bylo zkatalogizováno 45 vybraných titulů a z nich plných 39 digitalizováno, v r jsme do Zlatého fondu vybrali a kompletně knihovnicky zpracovali 64 publikací. Bohužel pouze 13 z nich bylo digitalizováno a URL adresy přiřazeny do bibliografických záznamů (viz příloha X). Plánovaný CD-ROM II. tak vyjde až v roce 2005, především z důvodů personálních, jelikož příslušné pracovní místo bylo přes půl roku neobsazené. 28

9 V letních měsících byla provedena prověrka fondu umístěného v Klubu knihovny a řada titulů z něho byla zařazena do Zlatého fondu. Knihovnické zpracování ostatních svazků proběhne podle plánu retrokatalogizace. Mezi 64 tituly zkatalogizovanými v r mají největší zastoupení díla Karla Engliše, Josefa Grubera a Josefa Kolouška, podařilo se zkompletovat i práce Albína Bráfa, které tvoří základ připravovaného CD-ROM II. Přistoupili jsme i ke zpracování ucelených ročníků periodik; prvním titulem bylo 52 svazků časopisu Naše doba: revue pro vědu, umění a život sociální, který vycházel v letech Přestože v hlavních rysech existuje představa rozvoje této sbírky, jednotlivé kroky je třeba konzultovat s příslušnými experty v oboru hospodářských dějin českých zemí zvláště co se týče výběru titulů pro digitalizaci. Ukazuje se, že není vždy snadné skloubit odborná a tři formální hlediska, která musí být pro tento účel splněna: publikace jsou ve fondu knihovny, musí být volné z hlediska autorských práv a kvalita tisku je vhodná pro skenování. 3.4 Revize knihovních fondů Ing. Lenka Bělohoubková, vedoucí odboru sítě studoven a knihoven VŠE Revize fondů Během letních měsíců, v době, kdy byly studovny uzavřeny pro veřejnost, proběhly každoroční řádné revize volně přístupných fondů všech knihoven. Celkem bylo zrevidováno více než 42 tisíc svazků ve volném výběru ve studovnách na Žižkově, Jižním Městě i v Jindřichově Hradci. Revizi studovny provedli i pracovníci Výpočetního centra ve Studijním a informačním centru na Jarově. Během revizí dochází i ke kontrole stavu knih, jejich značení a ochranných prvků, stejně jako ke kontrolám jednotlivých lokačních označení na regálech a nástěnkách v prostorách studoven a k jejich následným opravám. V květnu roku 2004 provedli pracovníci výpůjčního protokolu za spolupráce všech pracovníků CIKS i revizi příruční knihovny CIKS, tj. fondu umístěného na jednotlivých pracovištích a v kancelářích a doposud evidovaného v autonomním knihovním systému KP-SYS. Tato revize pokračovala dohledáváním publikací až do prosince. Řada dohledaných publikací musela projít rekatalogizací, neboť se jednalo o tituly sice evidované, ale dosud nezpracované do elektronického katalogu. Veškeré výsledky a doporučení budou zpracovány do závěrečné zprávy o revizi v roce Pro nás tato revize představovala určitý pilotní projekt pro provádění budoucích revizí knihoven pracovišť VŠE zařazených do knihovní sítě školy (viz tab. A.1.3), který měl splnit několik cílů: vyzkoušet revizní postupy na fondu roztroušeném v mnoha místnostech, a tak připravit doporučení pro provádění budoucích revizí v knihovnách knihovní sítě VŠE, 29

10 využít nových možností integrovaného knihovního systému Aleph a jednoznačně identifikovat nejen pracoviště, ale přímo pracovníka, pro kterého byla knihovní jednotka určena a který za ni odpovídá, usnadnit tím dohledání dokumentu v knihovní síti v případě požadavku meziknihovní výpůjční služby nebo od jiných uživatelů knihovny. Na podzim roku 2004 dvě pracoviště školy Výzkumné středisko integrace (IČRE) a Laboratoř inteligentních systémů (LISP) požádala o vytištění revizních seznamů, podle kterých si chtěla provést vlastní revize svěřeného fondu. Tyto revize nejsou zatím dokončeny. Už dnes však lze konstatovat, že revize příručních knihoven jsou časově mnohem náročnější než revize fondů umístěných ve studovnách a skladech z důvodu složitého dohledávání po kancelářích a mezi pracovníky daného pracoviště, které nemívá řádně vedenou vlastní evidenci. Vyřazování dokumentů Během roku pokračovalo i odepisování již vyřazených publikací do odpisové databáze ISIS. Na rozdíl od roku 2003 však byly nejen vkládány záznamy, ale byla fyzicky vyřazena část z již odepsaného fondu, který prošel řádným nabídkovým řízením. Počty odepsaných knihovních jednotek jsou uváděny v tabulce A.3.1 Počet knihovních jednotek zapsaných do odpisové databáze ISIS. V letních měsících se také opakoval přesun diplomových prací. Nejprve byly z fondu knihovny vyřazeny diplomové práce s rokem obhajoby 1999 a starší a přesunuty do skladu CDMS na Veleslavín, aby uvolnily tolik potřebné a chybějící místo. Do skladu Knihovny Žižkov byly přesunuty ze Studijního a informačního centra Jarov diplomové práce obhájené v roce 2001; v SIC Jarov tak zůstaly dostupné diplomové práce z let 2002 a V souladu s Pokynem rektorky č. 5/2003 o zveřejňování vysokoškolských prací na základě podepsaných smluv z tak do dvou let budou všechny vysokoškolské kvalifikační práce (VŠKP), tj. bakalářské, diplomové, disertační, habilitační aj. opět umístěny ve veřejných prostorách CIKS; do knihoven VŠE mohou být přitom přijímány za účelem zpřístupnění veřejnosti ve volném výběru pouze práce s podepsanými licencemi. Během června a července proběhla v centrálním skladu na Žižkově obsahová probírka publikací z let , při které byly z fondu vyřazeny především nadbytečné a poškozené multiplikáty zastaralých jazykových a právnických publikací. Vyřazené publikace byly nabídnuty k převzetí jiným knihovnám obdobně jako při vyřazování starého fondu, evidovaného v odpisové databázi v ISIS. 30