Obsah Úvod Začínáme s programem MS Word Spuštění programu Ukončení programu Popis obrazovky

Transkript

1 Obsah Úvod Začínáme s programem MS Word Spuštění programu Ukončení programu Popis obrazovky Měřítko zobrazení. Lupa Práce s celými soubory Zavření souboru Otevření souboru Uloţení souboru Základní techniky práce Přesun kurzoru Označování (výběr) znaků, textu Najít/Nahradit Kopírování a přesun Zpět Značky formátování Formát Formátování znaku Velká písmena Vkládání symbolů Odstavec Tabulátory Kopírovat formát Odráţky a číslování Sloupce Styly Nastavení stylu Změna stylu Číslování stylů Vymazat formátování Nový styl Odstranění stylu Vkládání objektů Vloţit obrázek z galerie Klipart Vloţit obrázek ze souboru Vloţit WordArt Vkládání textového pole a dalších objektů Obsah a tisk Vytvoření obsahu Tisk Náhled Vzhled stránky Záhlaví a zápatí Tabulky Vloţit tabulku Pohyb v tabulce Označování tabulky (jejích částí) Vloţit řádek Vloţit sloupce Odstranit řádek, sloupec, tabulku Sloučit buňky, rozdělit buňky Formátování v buňce Směr textu

2 8.10 Změna šířky sloupce, řádku Ohraničení a stínování tabulky Další úpravy v tabulce Hromadná korespondence Hlavní dokument Jak pracujeme s hromadnou korespondencí Dopis Nový zdroj dat a případné úpravy Obálky Štítky Závěr Seznam pouţitých informačních zdrojů Kontrolní otázky

3 Úvod Úvod Textový editor Microsoft Word (dále jen Word) je součástí kancelářského systému Microsoft Office. Word je program, který umoţňuje uţivateli psát texty nejrůznějších vlastností a stupňů obtíţnosti ať jiţ krátké texty, dopisy, poznámky nebo psaní členitých textů s obrázky, tabulkami, obsahem, seznamem obrázků, tabulek, hypertextovými odkazy a komentáři aţ po vyuţití hromadné korespondence. Jeho ovládání je obdobné ovládání ostatních programů kancelářského systému Microsoft Office. Jistě víte, ţe Word, stejně jako další programy, má celou řadu verzí. Výklad bude standardně vycházet z verze 2003, ale je moţné pouţít i verze jiné (odlišnosti nejsou příliš velké, s výjimkou verze 2007, která je zcela přetvořena). Text je určen širokému okruhu uţivatelů, jediným předpokladem je znalost základů práce s operačním systémem Windows, nepředpokládá se ţádná předchozí znalost práce s textovými editory, do jejichţ skupiny program patří. Pomocí tohoto textu se seznámíte se základními technikami práce ve Wordu, abyste v něm byli schopni zvládnout nejen zcela základní, ale zčásti i pokročilé činnosti. Jednotlivé kapitoly budou mít podobnou strukturu. Vţdy na jejich počátku se dozvíte jaké jsou cíle dané kapitoly. Vlastní text vás povede vaší prací doporučuji si kapitolu nejprve celou přečíst a potom kapitolu procházet se spuštěným programem a provádět to, co je popisováno. Ale samozřejmě pokud se rozhodnete pro odlišný postup, je to zcela na vás. Na závěr kapitoly najdete shrnutí látky a pojmy k zapamatování (také označovaná jako klíčová slova). U některých kapitol zde naleznete příklady k řešení. Skripta dále obsahují kontrolní otázky. Ty najdete na konci celého textu, vţdy ke kaţdé kapitole zvlášť. Slouţí vám jako zpětná vazba, k ověření, zda jste si zapamatovali, resp. pochopili, důleţité vědomosti z příslušné kapitoly. Pro práci s nimi mám následující představu. Po skončení studia kapitoly si udělejte přestávku (jedno, jestli na kávu nebo zda budete pokračovat třeba druhý den, ale nedoporučuji zde práci přerušit třeba na týden). Pak si nalistujte kontrolní otázky a pokuste se na otázky odpovědět bez toho, abyste museli listovat zpět v textu. Pokud to nepůjde, zkuste si text projít znovu a pokud ani potom nebudete nacházet odpovědi, kontaktujte vyučujícího a dohodněte se s ním, co dál. Značky pouţívané v učebním textu: Cíle příslušné kapitoly Pojmy k zapamatování Shrnutí shrnutí předcházející látky 3

4 Začínáme s programem MS Word 1 Začínáme s programem MS Word Cíl: Cílem této kapitoly je, abyste po jejím prostudování byli: schopni spustit a ukončit Word seznámeni se základními pojmy, pouţívanými dále schopni se orientovat v okně Wordu 1.1 Spuštění programu Program Word lze spustit několika způsoby: klepněte na tlačítko Start na Hlavním panelu, rozbalte nabídku Programy, poloţku Microsoft Office (tento krok jen u verze 2003, ve starších verzích je Word jiţ v nabídce Programy) a vyberte program Microsoft Word. pro urychlení spouštění programu lze vytvořit přímo na pracovní ploše ikonu zástupce (nebo ve starších verzích nainstalovat Panel zástupců Microsoft Office v nabídce Start>Programy vyberte Nástroje sady Microsoft Office a zde Panel zástupců Microsoft Office). Rovněţ je moţné zkopírovat ikonu zástupce do panelu Snadné spuštění (v hlavním panelu vpravo od tlačítka Start). pomocí příkazového řádku v nabídce Start/Spustit Do tohoto řádku napište název spouštěcího souboru Winword a klikněte tlačítko Spustit nebo stiskněte klávesu Enter, z nabídky Start lze vybrat Všechny programy (resp. při klasické nabídce Start přímo v ní) a zde pak Nový dokument Office a dál zvolit např. na kartě obecné Prázdný dokument, Také můţete Word spustit poklepáním na ikonu souboru s příponou DOC. Seznam posledních 15 souborů, s nimiţ se pracovalo, najdete v nabídce Start>Dokumenty (zde na soubor stačí kliknout). 1.2 Ukončení programu Program Word lze ukončit několika různými, ale rovnocennými způsoby: Pomocí nabídky Soubor, příkaz Konec, klávesami ALT+ F4 (jen v případě, ţe máte otevřený jen jeden soubor), pouţitím tlačítka pro zavření okna programu v pravé části titulku okna (horní, opět jen v případě, ţe máte otevřený jen jeden soubor, spodní pouze zavře otevřený soubor). 1.3 Popis obrazovky Po spuštění Wordu se zobrazí okno programu s otevřeným prázdným sešitem v dokumentovém okně. Okno aplikace je maximalizováno a vyplní tedy celou plochu obrazovky (pokud tomu tak není, kliknutím na maximalizační tlačítko okno maximalizujte pro většinu činností je vhodné mít okno maximalizované, aby pracovní plocha byla co největší). Okno dokumentu je v obr. níţe maximalizováno. 4

5 Začínáme s programem MS Word Titulkový pruh (záhlaví okna) obsahuje jméno programu a název dokumentu "Microsoft Word Dokument1", vlevo je tlačítko systémové nabídky (pokud na něj klepnete, rozhalí se systémová nabídka moţnost obnovení, resp. maximalizace okna, jeho minimalizace, přesun, resp. změna velikosti pomocí klávesnice a konečně jeho zavření). Název "Dokument+číslo" je uveden u nových, ještě neuloţených souborů, jinak se zde objeví název souboru. V pravé části jsou ovládací tlačítka pro práci s oknem programu (shodná jako v libovolném jiném programu). Hlavní nabídka (menu) obsahuje rozbalovací nabídky všech moţností programu, vpravo pak tlačítka pro ovládání okna souboru (shodná s tlačítky okna programu). Poloţky podnabídek rozbalíme buď kliknutím myší na příslušnou poloţku, nebo se klávesou F10 dostaneme do hlavního menu a pomocí šipek vybereme nebo podrţíme klávesu levý Alt a současně písmeno, které je v názvu podnabídky podtrţené (např. u poloţky Nástroje se jedná o N), čímţ se rovnou podnabídka rozbalí. V jednotlivých podnabídkách jsou standardně zobrazeny jen nejčastěji pouţívané. Všechny příkazy zobrazíme pomocí tlačítka s dvojitou šipkou v dolní části nabídky. Pokud příkaz vyberete, přesune se mezi často pouţívané, tj. rovnou zobrazené, příkazy. Chcete-li zobrazit všechny příkazy v nabídkách trvale (začátečníkům doporučuji), klepněte v nabídce Nástroje na příkaz Vlastní a na kartě Moţnosti zaškrtněte pole Vţdy zobrazovat úplné nabídky (alternativní postup klikněte pravým tlačítkem myši kamkoli do prostoru Panelů nástrojů a v příručním menu vyberte poloţku Vlastní a na kartě Moţnosti zaškrtněte pole Vţdy zobrazovat úplné nabídky) viz obr. níţe. 5

6 Začínáme s programem MS Word V nabídce se můţeme setkat se třemi typy poloţek, vyzkoušejte si: poloţku tvoří slovo rovnou se provede uvedená poloţka (v nabídce Zobrazit/Normálně změní se typ zobrazení dokumentu) poloţku tvoří slovo a za ním je šipka po vybrání se objeví další podnabídka (Zobrazit/Panely nástrojů vybereme, který panel nástrojů má být zobrazen) poloţku tvoří slovo, za kterým jsou tři tečky po vybrání této poloţky se objeví dialogové okno s upřesněním (v nabídce Soubor/Vzhled stránky se doplní další poţadavky např. na šířku okrajů stránky ). Panely nástrojů jsou pruhy tlačítek pro ovládání programu pomocí myši. Zobrazen můţe být jeden nebo více panelů. Po instalaci jsou panely nástrojů umístěny v jednom řádku, aby pracovní plocha byla co největší. Začátečníkům opět doporučuji spíše pouţít druhou moţnost a to mít zobrazené všechna tlačítka a panely Standardní a Formát ve dvou řadách. Nastavit to lze kliknutím na tlačítko na konci panelu nástrojů s malou černou šipkou (trojúhelníčkem) a vybráním volby Zobrazit tlačítka ve dvou řadách nebo ve stejném dialogovém okně jako u nabídek zaškrtnutím pole Umístit panely nástrojů Standardní a Formát ve dvou řadách viz obr. Pokud chcete pouţívat nějaký další panel nástrojů, musíte ho nejprve zobrazit. V menu Zobrazit je poloţka Panely nástrojů a jejím potvrzením se zobrazí seznam všech panelů. Panely, u kterých je zatrţítko, jsou momentálně viditelné, kliknutím na příslušný řádek se panel zobrazí/skryje (alternativní postup klikněte pravým tlačítkem myši kamkoli do prostoru Panelů nástrojů a příruční menu bude vypadat úplně stejně). Pod panely nástrojů se zobrazuje Pravítko. Pravítko je nástroj, které nám ukazuje šířku okrajů papíru (šedá část pravítka), vzdálenost prvního řádku odstavce od levého okraje papíru (horní levý trojúhelník), vzdálenost dalšího řádku odstavce od levého okraje papíru (dolní levý trojúhelník) a konec odstavce (pravý dolní trojúhelník), případně umístění tabelačních zaráţek, šířky sloupců, šířky sloupců tabulky, šířku textového pole atp. Všechny tyto atributy lze pomocí pravítka a myši nastavovat. Je proto dobré mít Pravítko zobrazeno. Pokud by pravítko nebylo zobrazené, zobrazíte ho v nabídce Zobrazit/Pravítko (pozor jedná se o přepínač čili dalším kliknutím na poloţku pravítko opět skryjete). Pracovní plocha s oknem otevřeného souboru zaujímá největší část obrazovky. Počet současně otevřených 6

7 Začínáme s programem MS Word oken není omezen, ale není dobré mít otevřených zbytečně mnoho souborů. Vpravo a dole vidíte, stejně jako v jiných programech, posuvníky. V případě, ţe se Vám nezobrazuje svislý ani vodorovný posuvník zkontrolujte u volby Nástroje/Moţnosti kartu Zobrazení. Pro jejich zobrazení musí být volba zaškrtnuta. Stavový řádek na spodní hraně okna aplikace obsahuje zprávu o stavu programu. Aby se Stavový řádek zobrazoval, musí být v nabídce Nástroje/Moţnosti na kartě Zobrazení zaškrtnuta volba Stavový řádek. Zmíním se zde o jedné informaci, kterou ze stavového řádku získáte. Je to informace, zda jste v reţimu vkládání nebo v reţimu přepisu Jedná se o slovo PŘES na stavovém řádku. Standardně je toto slovo světle šedě (je neaktivní) nyní ve Wordu lze vkládáme znaky v reţimu VKLÁDÁNÍ (znaky se vkládají, případné znaky vpravo od kurzoru se odsouvají doprava) a v reţimu PŘEPISU (nové znaky přepisují znaky původní). Reţim přepisu můţeme aktivovat dvojitým poklepáním na tlačítko PŘES ve stavovém řádku nebo pomocí klávesy INS (Insert). Opět se jedná o přepínač, deaktivace tedy proběhne stejným způsobem. V textovém editoru Word můţeme pracovat v několika typech zobrazení. Mezi různými typy zobrazení dokumentu se můţeme přepínat pomocí hlavní nabídky Zobrazit nebo pomocí tlačítek, které najdete v levém dolním rohu okna aplikace, na začátku vodorovného posuvníku. Máme-li dokument zobrazen Normálně Zobrazit/Normálně (tlačítko zcela vlevo) zobrazuje se pouze text bez zobrazení např. umístění objektů, rozloţení textu psaného do sloupců atp. V Normálním zobrazení se zobrazuje pouze vodorovné pravítko. Máme-li dokument zobrazen Rozloţení při tisku Zobrazit/Rozloţení při tisku jedná se o zobrazení, ve kterém přibliţně vidíme, jak bude vypadat vytištěná stránka. V tomto zobrazení se zobrazuje jak vodorovné, tak svislé pravítko. Kurzor myši Především je třeba říci, ţe jsou zde kurzory dva jeden, který se pohybuje s myší a druhý, který nám sděluje, kam budeme vkládat znaky (nebo odkud budeme naopak mazat). Tento druhý je svislá blikající čára v textu. První má několik různých podob. Pokud jsme v oblasti pracovní plochy, standardní tvar je nitkové I (pokud kliknete, změníte polohu blikající čáry). Jestliţe najedete vlevo od textu, do tzv. výběrového pruhu, zobrazí se obrácená šipka nástrojů nebo pravítka, zobrazí se běţná šipka kurzoru. 1.4 Měřítko zobrazení. Lupa. a jestliţe najedete např. do panelů Po otevření dokumentu se zobrazí dokument v procentuální velikosti zobrazení, ve kterém byl naposledy uloţen. Změna velikosti zobrazení se nastavuje v nabídce Zobrazit/Lupa, kde je moţné si vybrat z předdefinovaných moţností nebo zvolit vlastní hodnotu. Rychlejší změna měřítka zobrazení je moţná pomocí poloţky na Standardním panelu nástrojů. Rozbalením rozvírací šipky, lze vybrat z nabídky nebo zadat hodnotu a potvrdit klávesou Enter. Tip: pro maximální vyuţití plochy monitoru je nejideálnější zvolit měřítko zobrazení Šířka stránky. 7

8 Začínáme s programem MS Word Shrnutí: Program můţeme spustit z nabídky Start, pomocí zástupce z pracovní plochy, tlačítkem z Panelu zástupců Microsoft Office nebo z panelu Snadné spuštění, nebo otevřením souboru s příponou DOC. Program můţeme ukončit kombinací Alt+F4, v menu Soubor poloţkou Konec nebo pouţitím tlačítka pro zavření okna. Pojmy k zapamatování: titulkový pruh hlavní nabídka panely nástrojů pravítko reţim zobrazení Normální, Rozloţení při tisku stavový řádek 8

9 Práce s celými soubory 2 Práce s celými soubory Cíl: Cílem této kapitoly je, abyste po jejím prostudování byli schopni: vytvořit nový soubor nebo otevřít jiţ existující soubor zavřít, uloţit nebo uloţit jinam nebo pod jiným názvem (tzn. vytvořit jeho kopii) 2.1 Vytvoření nového souboru Nový soubor je soubor, který ještě nebyl uloţen. Nazývá se Dokument1 atd., kdy 1 znamená, kolikátý takovýto dokument byl otevřen během aktuálního spuštění programu s tím, ţe jeden se vytvoří hned při spuštění. Jestliţe chcete vytvořit další, je několik moţných způsobů (postupně si jednotlivé moţnosti, jak budou jmenovány, vyzkoušejte, budete potřebovat otevřené soubory, které potom budete zavírat). Jednak kliknutím na tlačítko Nový zcela vlevo na panelu nástrojů Standardní, dále pouţití klávesové zkratky Ctrl+N. Další moţností je poloţka Nový... v menu Soubor, ale v tomto případě se program zachová poněkud jinak. Po stisknutí Ctrl+N se objevil Dokument2, po kliknutí na tlačítko Nový Dokument3, ale v tuto chvíli k ničemu takovému nedošlo, pouze se objevilo Podokno úloh zcela vpravo zúţilo pracovní plochu. V něm vybereme poloţku Prázdný dokument (provede totéţ co klávesová zkratka nebo tlačítko coţ nás nyní zajímá a pouţijte jí). Seznam momentálně otevřených souborů můţete vidět v menu Okno momentálně byste měli mít v seznamu Dokument1, Dokument2, 3 a 4. Jak v tomto tak v dalších případech se, jak jsem zmiňoval na začátku první kapitoly, seznámíte s více moţnostmi, jak lze činnost provést, abyste si mohli vybrat, která Vám bude vyhovovat. 2.2 Zavření souboru Soubor můţete opět zavřít několika způsoby. Jednak kliknutím na tlačítko Zavřít okno (ne na horní kříţek, tím byste mohli ukončit celý program), dále kombinací kláves Ctrl+F4 nebo Ctrl+W nebo v menu Soubor je poloţka Zavřít. Pokud před a při kliknutí na slovo Soubor v hlavní nabídce podrţíte klávesu Shift ( ), místo poloţky Zavřít se objeví Zavřít vše a jejím pouţitím zavřete najednou všechny soubory. Neţ budete pokračovat, pozavírejte všechny otevřené sešity. 2.3 Otevření souboru Na rozdíl od nového souboru se zde jedná o soubory, které jiţ byly pojmenovány a uloţeny. Opět je několik moţností, na rozdíl od "otevírání" nového souboru se při všech děje to samé. Kliknutím na tlačítko Otevřít na panelu nástrojů Standardní, kombinací kláves Ctrl+O nebo v menu Soubor je poloţka Otevřít. Ve všech případech se otevře následující dialog: 9

10 Práce s celými soubory Pokud se soubor nenachází ve sloţce, která je přednabídnuta (standardně Dokumenty), rozbalením pole se seznamem Oblast hledání a vyberete disk (např. soubor je na disku USB), následně poklepáním na ikonu příslušné sloţky tuto otevřete. Pokud zvolíte chybnou sloţku, můţete se vrátit tlačítkem Zpět (nyní zešedlé protoţe se není kam vracet, vpravo od pole se seznamem), pokud byste se potřebovali dostat do nadřízené sloţky, pouţijete tlačítko O úroveň výš vpravo od tlačítka Zpět. Soubor, který budete chtít otevřít buď vyberte kliknutím na jeho název a následně kliknutím na tlačítko Otevřít (vpravo dole) nebo poklepáním na názvu. Nyní tedy rozbalte pole se seznamem oblast hledání a vyberte v umístění, které Vám sdělí vyučující soubor WORD.DOC (na velikosti znaků v OS Windows nezáleţí, ale pro odlišení jsou názvy souborů a sloţek psány velkými písmeny). Pokud budete chtít ukládat své soubory trvale do jiné sloţky neţ je sloţka DOKUMENTY, v menu Nástroje vyberte poloţku Moţnosti a na kartě Umístění souborů zvolte cestu k této sloţce v řádku Dokumenty pomocí tlačítka Změnit (musíte mít pochopitelně daný řádek vybraný viz obr.) a následně se budou nové soubory ukládat sem a při otvírání souborů se bude nejprve nabízet tato sloţka. 2.4 Uloţení souboru Ve Wordu sice samozřejmě můţete napsat texty, které potřebujete, vytisknout a program zavřít, ale většinou 10

11 Práce s celými soubory budete chtít mít moţnost se ke své práci vrátit. Vypnutím programu (celého počítače) se samozřejmě neuloţené změny ztratí, ale nemusíte mít obavy kdyţ nic jiného, tak v okamţiku, kdy dáte poţadavek na zavření neuloţeného souboru se program zeptá, zda chcete uloţit změny (samozřejmě se neptejte, kde jsou data, pokud jste klikli na Ne). Soubor tedy uloţíte kliknutím na Ano v tomto okně, nebo (bez uzavírání souboru) kliknutím na tlačítko Uloţit Uloţit. na panelu nástrojů Standardní, kombinací kláves Ctrl+S nebo v menu Soubor je poloţka Ovšem pozor zde záleţí na tom, zda se jedná o soubor jiţ dříve uloţený (tj. pojmenovaný) potom touto volbou přepíšete dříve uloţená data změnami, které jste provedli při posledním otevření souboru nebo soubor zcela nový (typicky Dokument1 ), resp. soubor uloţený na CD (obecně na médiu, ze kterého lze pouze číst). Ve druhých dvou případech se v případě pouţití moţností v minulém odstavci vlastně dostanete k volbě Uloţit jako v menu Soubor (resp. stisknutí klávesy F12). Tato volba slouţí také u jiţ uloţených souborů, které chceme uloţit pod jiným jménem nebo na jiné místo (vlastně vytvořit jejich kopii). V dialogovém okně vyplníte v poli Název souboru název bez přípony (tu byste v některých speciálních případech nebudeme se zde jimi zabývat změnili výběrem v poli Typ souboru) a v poli se seznamem Uloţit do: vyberete sloţku, do které soubor uloţíte doporučuji DOKUMENTY. Pokud soubor WORD.DOC ještě nemáte v dokumentech uloţený, uloţte ho tam (příp. jinam podle pokynu vyučujícího). Během práce je dobré občas soubor uloţit pro případ náhlého výpadku proudu nebo kolapsu PC nebo aplikace z jiného důvodu. Po znovu nastartování nepřijdete o svou práci. Pro tyto účely je dobré nastavit interval automatického ukládání souboru po určité době. Doporučuji 10minutový interval. Při náhlém spadnutí aplikace bez vašeho vědomého ukončení se po znovuotevření aplikace otevře obnovený dokument v podobě naposledy automatického uloţení. Automatické ukládání se nastavuje v nabídce Nástroje/Moţnosti karta Ukládání. Kromě toho ovšem (nejen ve Wordu) doporučuji kaţdému (v podstatě pokaţdé, kdy si na to vzpomenete) soubor ukládat (Ctrl+S, resp. Další moţnosti). 11

12 Práce s celými soubory Shrnutí: Nový soubor vytvoříme pomocí klávesové zkratky Ctrl+N, tlačítka Nový ze Standardního panelu nástrojů nebo poloţky Nový z menu Soubor. Soubor můţeme otevřít pomocí klávesové zkratky Ctrl+O, tlačítka Otevřít ze Standardního panelu nástrojů nebo poloţky Otevřít z menu Soubor. Soubor můţeme zavřít pomocí klávesové zkratky Ctrl+F4 (Ctrl+W, pozor Alt+F4 sice také zavře soubor, ale současně můţe zavřít i celý program) nebo poloţky Zavřít z menu Soubor. Soubor můţeme uloţit pomocí klávesové zkratky Ctrl+S, tlačítka Uloţit ze Standardního panelu nástrojů nebo poloţky Uloţit z menu Soubor. Soubor můţeme uloţit pod jiným názvem (vytvořit jeho kopii) a/nebo na jiné místo souhrnně uloţit jako pomocí klávesy F12 nebo poloţky Uloţit jako z menu Soubor. Pojmy k zapamatování: nový soubor (Dokument+číslo) otevřít soubor uloţit soubor uloţit soubor jako zavřít soubor 12

13 Základní techniky práce 3 Základní techniky práce Cíl: Cílem této kapitoly je, abyste po jejím prostudování uměli: nastavit kurzor na místo, které chceme editovat vybrat text, se kterým budete pracovat, zkopírovat ho nebo jej přesunout znát značky formátování (netisknutelné znaky) Na konci minulé kapitoly jste si otevřeli a následně uloţili jako soubor WORD.DOC, se kterým budeme nyní dále pracovat. Pokud průběţně pokračujete v práci, rád bych, abyste si přesto Word vypnuli a znovu zapnuli. V menu Soubor (v některých verzích vidíte tento seznam i v podokně úloh, pruh úplně vpravo) vidíte následující situaci (resp. podobnou, podle toho odkud jste soubor původně otevřeli). Je zde seznam naposledy otevřených souborů a tím ţe klikneme na název souboru, se kterým chceme pracovat, tento soubor otevřeme. Drobný problém je v tom, ţe první dvě poloţky (Word.doc) jsou na první pohled stejné. Při pečlivějším pohledu vidíme, ţe se liší cesta (umístění souboru), tj. otevřeme soubor uloţený ve sloţce DOKUMENTY (v mém případě první). 3.1 Přesun kurzoru Při přesunu kurzoru v dokumentu (svislá blikající čára v textu) lze vyuţít myši nebo kurzorových kláves. Vyuţíváme-li k pohybu po dokumentu myš, stačí najet myší nad dané místo a kliknout. Zmíním zde ještě jednu moţnost pokud se chci přemístit na následující (předchozí) stránku (nikoli o monitor, ale skutečně o stránku, která se vytiskne), můţeme kliknout na tlačítka vpravo dole pod (a nad) tlačítkem s kolečkem pod svislým posuvníkem. V některých případech je snazší pro pohyb po dokumentu pouţít kurzorové klávesy. Šipka nás posune o jeden znak (řádek) v daném směru. Klávesy Home (End) přesunou kurzor na začátek, resp. konec, řádky, klávesy Page Up (Page Down) přesunou kurzor o monitor nahoru (dolů). Kombinace kláves CTRL+Home (End) přesune kurzor na začátek (konec) dokumentu, CTRL + šipka vlevo (vpravo) přesunou kurzor na začátek předchozího (dalšího) slova, Shift + F5 přesune kurzor na předchozí místo. Další kombinace uvádím spíše v závorce (nepovaţuji je za tak důleţité) CTRL+šipka nahoru (dolů) pohyb kurzoru po odstavcích, CTRL+Page Up (Down) pohyb kurzoru po oddílech (viz dále). 3.2 Označování (výběr) znaků, textu Výběr textu je potřeba ovládat pro dodatečné úpravy dokumentu, pro formátování, kopírování nebo přesun znaků, odstavce, tabulky nebo objektů. K označování opět můţeme vyuţít jak myš tak kurzorové klávesy nebo jejich kombinaci. Opět doporučuji si všechny uvedené způsoby vyzkoušet (nejlépe na souboru WORD.DOC). Označení pomocí myši Nejběţnější postup je taţením myši, pro zrušení označení stačí kliknout kamkoli mimo označený text. Kromě toho lze pouţít ještě další moţnosti: 13

14 poklepání ve slově označí slovo Základní techniky práce 3 kliknutí v textu nebo poklepání ve výběrovém pruhu (výběrový pruh zcela vlevo od textu, kde se zobrazí obrácená šipka ) označí celý odstavec kliknutí ve výběrovém pruhu označí celý řádek, taţením ve výběrovém pruhu svisle lze označovat více řádků 3 kliknutí ve výběrovém pruhu označí celý dokument Pro označení větší části textu pouţijeme kombinaci klávesnice a myši umístíme kurzor na začátek textu (nebo konec), který chceme vybrat, přidrţíme klávesu Shift a znovu klikneme na konci (nebo začátku) vybíraného textu. Označení pomocí klávesnice Pro označování krátkých úseků textu nebo pro uţivatele méně zdatné v práci s myší jsou v následujícím výčtu uvedeny způsoby označování textu kurzorovými klávesami. Pouţití kurzorových kláves je téměř totoţné s pohybem po dokumentu, k pohybu stačí jen stisknout klávesu Shift. Opět doporučuji si vše vyzkoušet na souboru s textem. Shift+šipka vlevo označí znak vlevo od kurzoru Shift+šipka vpravo označí znak vpravo od kurzoru Shift+šipka nahoru (dolů) označování po řádcích Shift+Home (End) označení znaků od kurzoru k začátku (konci) řádku Ctrl+Shift+šipka vlevo (vpravo) označování po slovech Ctrl +Shift+Home (End) označení znaků od pozice kurzoru k začátku (konci) dokumentu Ctrl+A označí celý dokument (zde je případ, kdy se nevyuţije Shift) Ctrl+Shift+šipka nahoru (dolů) označení znaků k začátku (konci) odstavce a dál po odstavcích Oba způsoby označování (pomocí myší a klávesy se Shiftem) můţeme kombinovat, je jen třeba dát pozor na směr, v jednom se Vám budou znaky do výběru přidávat, v opačném odebírat. Příkladem kombinace obou způsobů je označování sloupce. Levý ALT + myš označování sloupce Odznačení znaku textu se provede kliknutím kdekoliv do dokumentu (resp. budeme-li chtít zůstat v reţimu pouţívání klávesnice, libovolná moţnost pro pohyb kurzoru, např. šipka). Opět upozorňuji, ţe všechny uvedené způsoby označování textu nemusíte znát, kaţdý ať si vybere způsob, který mu vyhovuje nejlépe. 3.3 Najít/Nahradit Neţ pouţijeme znalost označení textu, zastavím se u jedné moţnosti, kterou s výhodou můţete pouţít zvláště u rozsáhlých textů (ne ţe by soubor WORD.DOC k takovým patřil, ale můţeme si tuto funkci zde 14

15 Základní techniky práce vyzkoušet). Ještě neţ danou funkci pouţijeme, všimněte si pravého dolního rohu pracovní plochy (jiţ jsem o něm hovořil v kapitole 3.1 Přesun kurzoru). Jde mi teď o dvojité šipky, resp. jejich barvu. Momentálně slouţí k přesunu na další (předchozí) stránku a jsou černé. Uvidíme, ţe to se brzy změní. Jestliţe vím, ţe v rozsáhlém textu se nachází nějaké slovo (nebo ještě lépe sousloví), ale nevím přesně kde, MS Word mi ho můţe vyhledat. V souboru WORD.DOC máme sousloví Text před úpravou (je skoro na konci, ale to je zatím jedno) a to budeme chtít nalézt. Můţeme pouţít tři moţnosti: v menu Úpravy poloţku Najít klávesovou zkratku Ctrl+F kolečko v předchozím obrázku. V prvních dvou případech se dostáváme rovnou do dialogového okna, kam text napíšeme, v případě třetím musíme nejprve vybrat tlačítko z dalšího obrázku. V tomto textu se nebudeme zabývat pokročilými volbami tohoto dialogu, jen si řekneme, ţe nyní zvolíme tlačítko Najít další. Pokud bylo nalezeno (náš případ) správné, hledání skončilo. Pokud by se v textu slovo (sousloví) vyskytovalo vícekrát, nemusíme ani mít otevřený tento dialog (zakrývá nám podstatnou část pracovní plochy). Všimněte si, ţe dvojité šipky nad a pod kolečkem vpravo dole zmodraly. MS Word nám signalizuje změnu jejich funkce. Kaţdým kliknutím na spodní šipku nás posune k dalšímu výskytu a kliknutím na horní k předchozímu. Podobné je to s funkcí Nahradit (samozřejmě má smysl v okamţiku, kdy chci zaměnit v dokumentu řádově padesát slov např. ţák za slovo student). Prohlédněte si i tento dialog a pokud budete mít dotazy, opět kontaktujte vyučujícího. 3.4 Kopírování a přesun Víme tedy, jak vytvořit výběr, abychom s ním mohli provést některé činnosti. Jednou z činností, se kterou se kromě formátování setkáte poměrně často, je kopírování, resp. přesun textu (případně i jiné objekty postup je shodný). Obě činnosti jsou v mnohém velmi podobné, proto je projdeme současně. Je doufám jasné, ţe po přesunu na původním místě nebude nic a vše je na novém místě, po zkopírování bude obsah jak na původním místě tak na novém. Můţete pouţít dvě základní techniky kopírování (přesun) pomocí schránky a pomocí myši. V obou případech je první krok shodný označíte text, který budete kopírovat (přesouvat). Jestliţe chcete provést kopírování (přesun) pomocí schránky (jedná se většinou o postup obecně platný 15

16 Základní techniky práce kdekoli v operačním systému), budou následovat další tři kroky, kde se kopírování a přesun liší pouze v kroku prvním. Takţe první krok pro přesun opět se zde setkáte s několika moţnostmi na výběr. Jednak můţete pouţít tlačítka Vyjmout na panelu Standardní, nebo v menu Úpravy vyberte poloţku Vyjmout, nebo pouţijte klávesovou zkratku Ctrl+X (viděli jste ji v menu Úpravy) a konečně můţete kliknout na vybranou oblast pravým tlačítkem myši (pozor je nezbytné kliknout v oblasti výběru, jinak výběr zrušíte) a z příručního menu vybrat Vyjmout. Teď projdeme první krok pro kopírování, ve stejném pořadí jako moţnosti pro přesun. Jednak můţete pouţít tlačítka Kopírovat na panelu Standardní, nebo v menu Úpravy vyberte poloţku Kopírovat, nebo pouţijte klávesovou zkratku Ctrl+C a konečně můţete kliknout na vybranou oblast pravým tlačítkem myši a z příručního menu vybrat Kopírovat. V tomto okamţiku máme obsah vybrané oblasti ve schránce. Dalším krokem je vybrání místa kam budeme tento obsah dostat tj. nastavit sem kurzor. A poslední krok má zase několik moţností, tentokrát shodných pro přesun i kopírování. Jednak můţete pouţít tlačítka Vloţit na panelu Standardní, nebo v menu Úpravy vyberte poloţku Vloţit, nebo pouţijte klávesovou zkratku Ctrl+V a konečně můţete kliknout na vybrané místo pravým tlačítkem myši a z příručního menu vybrat Vloţit. A to je celé. Nyní se podíváme na kopírování (přesun) pomocí myši. Předpokládám samozřejmě, ţe text máte jiţ označené. Kurzorem myši najeďte na označený výběr. Stiskněte a drţte levé tlačítko myši a táhněte na místo, kam chcete text přesunout nebo zkopírovat. Rozdíl mezi přesunem a kopírováním je při puštění levého tlačítka myši. Pokud chcete oblast přesunout, stačí tlačítko prostě pustit. Aby došlo ke zkopírování, je potřeba v době, kdy pouštíte tlačítko, drţet klávesu Ctrl (můţete ji stisknout i dřív, ale důleţitý je okamţik puštění myši). Pro úplnost zmiňuji, ţe v okamţiku, kdy stisknete Ctrl, se u kurzoru objeví malé znaménko +. Při pouţití myši máte ještě jednu moţnost a to taţení provést pravým tlačítkem (není třeba tisknout ţádné klávesy). V okamţiku, kdy tlačítko pustíte, objeví se příruční menu, kde zvolíme jednu z prvních dvou poloţek (ostatních si zatím nevšímejte). 3.5 Zpět Vynikající nástroj asi nejen v textovém editoru. Provedete-li omylem nějakou změnu v dokumentu a chcete ji odvolat, vrátit zpět buď zvolíte nabídku Úpravy/Zpět, tlačítko na Standardním panelu nástrojů nebo klávesovou zkratku Ctrl+Z (Alt+Backspace). 16

17 Praktická úloha Označování textu a klávesa Zpět 1. Otevřete si soubor WORD.DOC. 2. Označte celý dokument. 3. Stiskněte mezerník (Enter) Základní techniky práce Po stisknutí mezerníku je celý dokument nahrazen mezerou (znakem konce odstavce). Má pouze jednu stránku, veškerý text je pryč. Zvolte zpět. Celý dokument je opět zpět. 3.6 Značky formátování Informují o umístění značek formátování (netisknou se, proto také budu občas pouţívat termín netisknutelné znaky) jako jsou mezera, stisknutí klávesy Enter, tabulátor apod. Zobrazení značek formátování můţete nastavit v nabídce Nástroje/Moţnosti na kartě Zobrazení Značky formátování. Vybráním volby Všechny se zobrazí všechny značky formátování, ale doporučuji zde ponechat přednastavené hodnoty, tj. záleţí na nastavení v dalším odstavci. Rychlé zapnutí a vypnutí značek formátování provedete pomocí tlačítka na standardním panelu nástrojů Zobrazit nebo skrýt (netisknutelné znaky). Význam značek formátování: mezera, kaţdé stisknutí mezerníku se zobrazí tečka, netiskne se znak konce odstavce, kaţdé stisknutí klávesy Enter přechod na nový řádek bez ukončení odstavce, Shift + Enter tabulátor, kaţdé stisknutí klávesy Tabulátor pevná mezera, při vloţení mezi dvě slova vytvoří slova jeden objekt, vkládá se za neznělé jednopísmenné předloţky (s, z, v, k), které nesmí stát osamoceně na konci řádku (podle ČSN) a mezi mezerou oddělené řády tisíců a milionů v číslech. Pevná mezera se objeví aţ po stisknutí mezery za následujícím slovem nebo napsaným číslem. Za neznělé předloţky se vkládá pevná mezera ve standardním nastavení automaticky. Pevnou mezeru vloţíte i na jiná místa z nabídky Vloţit/Symbol karta Speciální znaky. Zde vidíte i klávesovou zkratku pro vloţení pevné mezery Ctrl+Shift+mezerník. označení konce buňky tabulky Naučte se při práci v textovém editoru pouţívat zobrazení značek formátování. Podají vám informaci o konci odstavce, o počtu mezer mezi slovy, pouţití klávesy tabulátor, nebo textu napsaného do tabulky. Princip je takový, ţe by se v dokumentu neměly opakovat stejné znaky (např. desetkrát za sebou Enter, samozřejmě jsou výjimky třeba značka mm). 17

18 Základní techniky práce Shrnutí: Kurzor můţeme přemístit tak, ţe myší klikneme na místo, kam ho chceme dostat, dále pomocí šipek na klávesnici, resp. kláves Page Up, Page Down nebo v kombinaci s klávesou Ctrl. Část textu můţeme vybrat taţením myší, pomocí kláves pro pohyb kurzoru za současného drţení klávesy Shift ( ) nebo tak, ţe klikneme na počátek textu, který chceme označit, stiskneme a drţíme Shift a klikneme do slova na konci výběru. Celý dokument vybereme klávesovou zkratkou Ctrl+A. Vybraný text můţeme kopírovat nebo přesunovat. Oboje můţeme pomocí schránky nebo pomocí myši (taţením). Nejprve musíme vţdy označit, co chceme kopírovat (přesunovat). V případě přesunu pomocí schránky poté vybereme buď v menu Úpravy poloţku Vyjmout, nebo v příručním menu Vyjmout, nebo klávesovou zkratku Ctrl+X nebo pouţijeme stejnojmenné tlačítko na Standardním panelu nástrojů. V případě kopírování pomocí schránky pak vybereme buď v menu Úpravy poloţku Kopírovat, nebo v příručním menu Kopírovat, nebo klávesovou zkratku Ctrl+C nebo pouţijeme stejnojmenné tlačítko na Standardním panelu nástrojů. Nyní vybereme místo, kam chceme kopírovat (přesunout) a v menu Úpravy vybereme poloţku Vloţit, nebo v příručním menu Vloţit, nebo klávesovou zkratku Ctrl+V nebo pouţijeme stejnojmenné tlačítko na Standardním panelu nástrojů. Při přesunu (kopírování) pomocí myši najedeme kurzorem na označený text a taţením přesuneme na nové místo, pro kopírování musíme při pouštění levého tlačítka podrţet klávesu Ctrl, resp. taţení můţeme provést pomocí pravého tlačítka a po puštění se objeví příruční menu, kde vybereme, zda chceme přesunout nebo kopírovat. Pokud provedeme nějakou činnost omylem, můţeme vyuţít tlačítka Zpět (kombinace Ctrl+Z, Alt+Backspace). Pojmy k zapamatování: označení kopírování přesun vrácení akce zpět 18

19 Formát 4 Formát Cíl: Cílem této kapitoly je, abyste po jejím prostudování uměli: nastavit a změnit formátování písma (znaků) pouţívat moţnosti vkládání znaků nastavit a změnit formátování odstavce nastavit a změnit tabulační zaráţky nastavit a změnit odráţky a číslování, včetně víceúrovňového číslování pouţívat psaní textu ve více sloupcích 4.1 Formátování znaku Formátování znaku (nebo se také hovoří o formátování písma) můţeme udělat jednak z panelu nástrojů (uvidíme, ţe většinou si s ním vystačíme) nebo z dialogového okna Písmo. Neţ se pustíme do vlastního formátování, zmíním se zde ještě o jedné věci. Jestliţe budeme chtít naformátovat nějaký úsek (větu, odstavec) jiţ napsaného textu, je jasné, ţe ho musíme označit. Zmíním se o dvou situacích, kdy text označovat nemusíme jednak v případě, ţe formátování nastavíme ještě před začátkem psaní (např. hned po otevření nového dokumentu). Druhá moţnost je v případě, ţe chceme naformátovat jedno slovo pak stačí do něj kdekoli kliknout a nastavené formátování se projeví na celém slově. Ale ani v tomto případě neuděláte chybu, pokud si slovo označíte jako jakýkoli jiný úsek textu. Formátování z panelu nástrojů Nejprve si otevřete soubor WORD. DOC. Zkusíme si v něm nastavit situaci, kterou vidíte na obrázku. Pokud si označíte první řádek v otevřeném souboru, vidíme tuto situaci. Úpravy asi napadnou kaţdého na první pohled např. zamáčknutí tlačítka s písmenem B (nastaví tučné písmo) nebo rozbalením seznamu s Courier New a zvolení hodnoty Arial, atd. Pokud by nastal nějaký problém, kontaktujte vyučujícího. Formátování v dialogovém okně Obdobně bychom postupovali v dialogovém okně, které vidíte na obrázku a které můţete vyvolat buď z menu Formát/Písmo, nebo z příručního menu/písmo nebo klávesovou zkratkou Ctrl+D. Styl podtrţení, barvu podtrţení, která nemusí být shodná s barvou písma a styly písma jako jsou přeškrtnuté, obrys, všechna velká apod. nastavujeme pouze v dialogovém okně Formát/Písmo, ale jsem přesvědčen, ţe si většinou vystačíme s volbami z panelu nástrojů (naopak nepřehánějte to s volbami, abyste z dokumentu nevytvořili omalovánky, ale zůstal zde seriózní text). V podstatě jediné, co bych odtud doporučil (a je to v daných případech) zcela nutné, jsou volby Horní/Dolní index. Jen jejich pomocí napíšete správně např. km 2 nebo H 2 SO 4. Postup je následující (lze i jinak, ale doporučuji tento) nejprve vše 19

20 Formát napište (km2), potom označte, co má být indexem a volbu v okně vyberte. Naopak bych se zde zmínil o jedné volbě ze zbývajících záloţek. Pro zvýraznění písma můţete vyuţít prokládání znaků mezerami (tzv. prostrkávání) nebo umístění textu nad řádek. Tuto volbu najdete v nabídce Formát/Písmo na kartě Proloţení znaků (zcela jistě nevyuţívejte nechvalně oblíbený trik vkládat mezi znaky mezery mezerníkem je to hrubá chyba, z hlediska programu totiţ slova přestávají být slovy, ale kaţdé písmeno je vlastně slovem ). Při proloţení znaků např. 3 body se přizpůsobí i šířka mezery mezi slovy psanými proloţeně. Můţeme vyuţít i klávesové kombinace (to je také důvod, proč na tlačítcích nejsou české, ale anglické zkratky bold, italic, underline): Ctrl+B tučné písmo Ctrl+I kurzíva Ctrl+U podtrţené písmo Ještě se zmíním o jednom tlačítku na panelu nástrojů o tlačítku Zvýraznění poměrně jasná zvýrazní ( podkreslí ) označený text vybranou barvou.. Jeho funkce je Praktická úloha Nastavení formátu písma Najděte si v souboru WORD.DOC větu a někdy aţ tun Slon aţ vysoký pět váţí je metry indický tři. (pouţijte funkci Najít). Nastavte kurzor na konec tohoto řádku a označte text aţ k začátku souboru (pokud nevíte jak, podívejte se do kapitoly 3.2 Označování (výběr) znaků, textu Označení pomocí klávesnice, pokud ani potom ne, kontaktujte vyučujícího). Nyní nastavte označenému textu písmo Times New Roman, velikost 12. Totéţ ještě proveďte s textem od slova Bábovka do konce dokumentu. 4.2 Velká písmena Další poloţku najdete opět v menu Formát Velká písmena. Kdyţ při psaní textu si omylem stisknete klávesu Caps Lock a napíšete část textu velkými písmeny, není potřeba celý text přepisovat. Označte chybně napsaný text a vyvolejte nabídku Formát/Velká písmena a zvolte jednu z nabídek podle potřeby. Tuto nabídku je moţné vyuţít i v jiných případech neţ je uvedeno. Nabídka snad nepotřebuje bliţší vysvětlení. Zmíním zde ale ještě jednu moţnost pokud máte označený text (jinak se pracuje se slovem, ve kterém je kurzor), stiskněte opakovaně kombinaci kláves Shift ( )+F3 význam je asi také jasný. Pokud by nastal nějaký problém, opět kontaktujte vyučujícího. 4.3 Vkládání symbolů V kapitole 3.5 Značky formátování byla zmínka o pevné mezeře. Vkládání dalších symbolů či speciálních znaků do textu se naučíte nebo si zopakujete v této krátké kapitole. Různé symboly např. z písma Wingdings a např. z písma Symbol, ale i jiné jako < > ß z různých písem vloţíte z nabídky Vloţit/Symbol. Vyberete si písmo a poţadovaný znak a kliknete na Vloţit nebo na znak dvakrát poklepáte myší. Pro rychlejší vloţení znaku, který byl v poslední době jiţ vybrán, jsou k dispozici Naposledy pouţité znaky. Symboly se vkládají jako znaky, lze je dodatečně (označené) formátovat jako znak např. změna barvy písma, velikosti apod. 20

21 Formát Nabídka Vloţit/Symbol má dvě karty. Na kartě Speciální znaky vyberete a opět tlačítko Vloţit nebo dvojité poklepání myší. U speciálních znaků můţete vyuţít přiřazenou klávesovou zkratku, kterou jde kliknutím na tlačítko Klávesová zkratka jednoduchým postupem změnit. Zde také vidíte klávesovou zkratku, o které jsme hovořili v kapitole 3.5. Praktická úloha Vkládání symbolů a speciálních znaků Otevřete si soubor WORD.DOC a na jeho konec opište následující text s pouţitím symbolů. Babička si vzala ze stolu a začala číst. Na palubě lodi plující pod se znakem vybuchla. V tom zazvonil. Babička odloţila a přijala zprávu, ţe její odlétá ve. Proto zazvonil a pohádky je konec. 4.4 Odstavec Nyní si řekneme, co všechno se dá nastavit u dalšího základního prvku textového editoru, kterým je odstavec. Pro zopakování: Odstavec je část textu, která je ohraničená dvěma stisknutími klávesy Enter. Jestliţe chcete přejít na nový řádek bez ukončení odstavce, můţete pouţít tzv. ručně zalomený řádek. Lze jej vloţit z nabídky Vloţit/Symbol karta Speciální znaky nebo pomocí kombinace kláves Shift+Enter. Při zobrazení netisknutelných (značek formátování) znaků se objeví. Na novém řádku se zachovává nastavení pro formátování odstavce. Stejně jako u formátování textu musel být text před formátováním označen, jinak jsme formátovali pouze slovo, ve kterém se nacházel kurzor, pokud chcete formátování pouţít pro více odstavců, musí být označeny (nemusí být označeny všechny znaky odstavce, stačí konec předchozího a začátek následujícího, pouze části odstavců). Pokud nastavujete atributy odstavce (jako je zarovnání, řádkování aj.) pouze pro jeden odstavec, 21

22 Formát stačí do něho umístit kurzor. Informace o formátování odstavce se uchovávají ve znaku konce odstavce (znak Enter) za odstavcem. Nový odstavec, který vytvoříme stiskem klávesy Enter uvnitř stávajícího odstavce, získává automaticky formát přiřazený tomuto aktuálnímu odstavci. Jak formátovat odstavec z uvedených způsobů: Odstavec můţeme formátovat pomocí některého panelu nástrojů Formát, který zobrazíme příkazem Zobrazit/Panely nástrojů/formát klávesových zkratek pravítka, které zobrazíme příkazem Zobrazit/Pravítko dialogového okna Odstavec, které otevřeme příkazem Formát/Odstavec Jednotlivé způsoby, lze opět kombinovat, záleţí pouze na vás, který ze způsobů je pro vás nejpřijatelnější. Co můţeme formátovat u odstavce U odstavce můţeme měnit zarovnání. Text zarovnáváme vlevo, vpravo, do bloku a na střed. Zarovnáním se myslí zarovnání textu na šířku textového sloupce, jehoţ šířka se nastavuje odsazením zleva a zprava, nemusí být totoţná s okraji papíru (Soubor/Vzhled stránky). U odstavce navíc můţe mít zvláštní postavení první řádek. Můţe být odsazen (první řádek) nebo předsazen, vţdy můţeme upřesnit o jakou vzdálenost nebo nemusí být ani odsazen ani předsazen. V dobách vyuţívání psacích strojů pro psaní textů se v obchodních dopisech odsazoval první řádek o pět prázdných úhozů, tato vzdálenost odpovídá odsazení prvního řádku o 1,25 cm. Můţeme měnit řádkování, navíc si nastavením mezer před a za odstavcem nastavíme větší svislé mezery mezi odstavci neţ je pouţité řádkování. V pokročilejším nastavení můţeme vloţit konec stránky před odstavec, svázat s následujícím, tj. Word nezalomí stránku mezi tímto a následujícím odstavcem (např. při této volbě nadpis kapitoly nezůstane osamoceně na předchozí stránce), kontrola osamocených řádků nedovolí výpis posledního řádku odstavce na začátku nové stránky (takzvaná vdova ) a prvního řádku odstavce na konci stránky (takzvaný sirotek ), svázání řádků všechny řádky odstavce se vypíší na stejné stránce (Word nezalomí stránku uvnitř odstavce). Pomocí formátovacího panelu nástrojů Z panelu nástrojů lze nastavit zarovnání textu nebo objektu a řádkování. Pomocí klávesových kombinací Klávesovými zkratkami měníme hlavně zarovnání textu nebo objektu. 22

23 Ctrl+L Ctrl+R Ctrl+J Ctrl+E zarovnání vlevo zarovnání odstavce vpravo zarovnání odstavce do bloku zarovnání odstavce na střed Formát Pomocí pravítka V pravítku lze velice rychle taţením myší nastavit odsazení nebo předsazení prvního řádku odstavce a dalších řádků odstavců a pravý okraj textu odstavce. Taţením za obdélník pod dolním trojúhelníkem, který nastavuje odsazení dalšího řádku odstavce lze měnit odsazení odstavce se zachováním odsazení (nebo předsazení) prvního řádku. POZOR: Značky nastavující začátek odstavce by neměly být v pravítku umístěny v šedivé (barevné) části, který představuje nastavený okraj papíru. Formátování odstavců s dialogovým oknem Odstavec Dialogové okno Odstavec otevřeme příkazem Formát/Odstavec, případně klepnutím pravého tlačítka myši ve vybraném textu a příkazem Odstavec z místní nabídky. Konkrétní poţadovaný formát odstavce uvedený ve výčtu v předchozím odstavci aplikujeme z karty Odsazení a mezery, případně Tok textu; podobně jako u dialogového okna Písmo zobrazuje Word i zde náhled odstavce po aplikaci příslušného formátu. Většinu voleb na kartě Odsazení a mezery můţeme nastavovat z panelu nástrojů, co nelze, jsou Mezery. Jedná se vlastně o svislou mezeru před (nebo za) odstavcem obdoba řádkování, ale jen na začátku a konci odstavce. Oproti tomu volby na záloţce Tok textu jsou dostupné pouze z karty dialogového okna. Co jednotlivé volby znamenají? Kontrola osamocených řádků pokud se víceřádkový odstavec dostane na přelom dvou stránek, tato volba (standardně zaškrtnutá) zajistí, aby na první stránce nezůstal jen jeden řádek (bude přesunut na stranu druhou), resp. aby se na druhé stránce neobjevil jen jeden řádek (bude k němu z první strany přisunut ještě 23

24 jeden). Tiskaři těmto jevům říkají sirotci a vdovy. Formát Svázat řádky pokud se výše zmíněný odstavec octne na konci stránky, je celý přesunut na další stránku (je jedno z kolika řádků se skládá). Svázat s následujícím volba vhodná u nadpisů u nich samozřejmě nechceme, aby odstavec zůstal na konci jedné stránky a vlastní text byl na stránce další. Je to vlastně volba obdobná pevné mezeře ze dvou odstavců udělá jakoby jeden. Vloţit konec stránky před opět vhodné u nadpisů, zvláště u kapitol. Zaručí, ţe odstavec se bude nacházet na začátku nové stránky, bez ohledu na to, kolik bylo popsáno na předchozí. Stejného efektu lze dosáhnout tak, ţe nastavíme kurzor na začátek odstavce a stiskneme klávesy Ctrl+Enter (nebo v menu Vloţit/Konec vybereme Konec stránky). Můţete si zkontrolovat, ţe co nastavíte jednou metodou (např. pomocí panelu nástrojů nebo pravítka) se projeví i ve zbylých způsobech nastavení (např. dialogové okno Odstavec, příp. naopak). 4.5 Tabulátory Vyuţívání tabulátorů v textu je vhodné zvláště tam, kde chcete v textu pracovat se sloupci. Proč dávám toto slovo do uvozovek? Protoţe později se setkáme s funkcí stejného názvu, ale jinak fungující. Tabulátory můţete typicky vyuţít např. při tvorbě jídelního lístku, skutečnost (mám na mysli situaci v mnoha restauracích) je bohuţel značně odlišná a výsledek podle toho vypadá. Budou zde uvedeny dva způsoby nastavení tabulačních zaráţek. Opět záleţí na vás, který budete pouţívat. Lze pouţívat i jejich kombinaci. Vzhledem k tomu, ţe v textovém editoru se daleko častěji pouţívá proporcionální písmo, tzn., ţe kaţdé písmeno je jinak široké, takţe i mezery, tudíţ nelze pouţít pro odsazování textu mezerník. Výhodou pouţití tabulačních zaráţek je, ţe text nebo objekt je umístěn na místě, které jsme zvolili. Kdybychom pouţili pro umístění textu nebo objektu v dokumentu mezerník, stačí změna fontu písma a uspořádání textu nebo objektů můţe být úplně mimo naše představy. Navíc zarovnání textu se nám nemusí podařit umístit přesně pod sebe. To nakonec uvidíme přímo v našem vzorovém souboru WORD.DOC. V jedné z předchozích kapitol jsme si našli sousloví Text před úpravou. Situace zde vypadá podobně jako na obrázku: Řádky, na kterých budeme funkci tabulátorů zkoušet, jsou v obrázku vybrány (coţ proveďte také). Pokud se podíváte na panel nástrojů Formát, vidíte ţe písmo je naformátováno velikostí 10 a písmem Courier New (neproporcionální písmo). Změňte formát písma na Times New Roman a velikost na 12. Výsledek vidíte sami sloupce, tvořené mezerníky, se rozpadly. Nastavení tabulačních zaráţek pomocí dialogového okna Tabulátory Nastavit tabulační zaráţky si můţeme buď před psaním textu nebo napsat text, napsaný text označit (náš případ, ale abychom si mohli vyzkoušet i další moţnosti, označte nejprve jen druhý řádek ze čtyř) a nastavit tabulační zaráţky. Místo mezer při psaní musíme pouţít klávesu tabulátor (nebo mezery nakonec nahradit tabulátory). Nastavení tabulačních zaráţek můţeme provést dvěma způsoby. Buď pomocí nabídky Formát/Tabulátory nebo pomocí myši. Začneme nabídkou Formát/Tabulátory. Výběrem této nabídky se otevře dialogové okno Tabulátory. Toto 24

25 Formát dialogové okno se otevře také kliknutím na tlačítko Tabulátory v dialogovém okně Formát/Odstavec. Umístění tabulačních zaráţek v textovém editoru můţeme pouţívat 4 typy tabulačních zaráţek. Levá zaráţka (tlačítko se nachází vlevo od pravítka) text psaný podle této zaráţky je zarovnán podle prvního písmene slova Zaráţka na střed Pravá zaráţka zarovná text na střed slova text psaný podle této zaráţky je zarovnán podle posledního písmene slova Desetinná čárka vyuţívá se pro psaní čísel, zarovnává je podle desetinné čárky, způsobí, ţe řády v číslech jsou psány pod sebou bez ohledu, zda má číslo desetinnou část, či nikoliv Do okna Umístění zaráţek zadáme vzdálenost zaráţky od levého okraje, zvolíme typ zaráţky a klikneme na tlačítko Nastavit. Opět zadáme další vzdálenost, vybereme typ Zarovnání zaráţky a Nastavit. Pod poloţkou Umístění zaráţek se vypisuje seznam nastavených zaráţek. Pro změnu typu zaráţky, stačí vybrat její umístění a změnit typ zaráţky a potvrdit Nastavit. Máme-li nastaveny všechny zaráţky, potvrdíme tlačítkem OK nebo stisknutím klávesy Enter. Jestliţe omylem zavřeme dialogové okno Tabulátory před nastavením všech zaráţek, znova jej vyvoláme nabídkou Formát/Tabulátory a pokračujeme v nastavování. Pro vymazání zaráţky, vybereme její umístění a pouţijeme tlačítko Vymazat. Pro vymazání všech nastavených zaráţek je to tlačítko Vymazat vše. Praktická úloha Nastavení tabulačních zaráţek V dialogovém okně Formát/Tabulátory napište do poloţky Umístění zaráţek 2,5 cm a zvolte Zarovnání Vpravo, klikněte na tlačítko Nastavit. Další umístění zaráţky bude 3 cm a Zarovnání Vlevo, opět Nastavit, 6 cm a zarovnání Na desetinnou čárku, 8,5 cm (Na desetinnou čárku) a 11 cm (Na desetinnou čárku) a poslední umístění 14,5 cm a Zarovnání Na střed a klikněte na tlačítko OK nebo stiskněte klávesu Enter. V pravítku se objeví značky jednotlivých zaráţek. Ovšem pozor na pravítku sice vidíme nastavené tabulační zaráţky, ale text zůstal rozházený. Jak to? Udělali jsme totiţ jen první krok nastavili tabulační zaráţky. Musíme udělat ještě krok druhý vloţit mezi slova znaky tabulátoru nyní jsou zde stále mezerníky (viz obrázek). 25

26 Formát Nyní musíte postupně označit vţdy všechny mezerníky mezi dvěma slovy a stisknout jednou tabulátor. Dokud to neuděláte v celém řádku, slova se správně nepřizpůsobí (pozor i na vkládání více tabulátorů na jednom místě). Výsledek by měl vypadat následovně (při zobrazení netisknutelných znaků): Nastavení tabulačních zaráţek myší Nastavit tabulační zaráţky můţeme také pomocí myši. Na průsečíku pravítek je tlačítko, ve kterém je zobrazena levá zaráţka, kliknutím na toto tlačítko se cyklicky mění typ zaráţky. Praktická úloha Nastavení tabulačních zaráţek Vyberte první řádek (začínající slovem Kus, ale stačí do něj jen kliknout). Máte nastavenou levou zaráţku (tvar písmene L) a klikněte myší do pravítka ve vzdálenosti 3 cm (na číslo 3). Pomocí levého tlačítka vyberte zaráţku, která zarovnává na střed (tvar písmene obráceného T) a klikněte do pravítka ve vzdálenosti 14,5 cm opět by se v místě kliknutí měla objevit zaráţka zarovnávající na střed. Takto pokračujte i s dalšími zaráţkami pravá na 2,5 cm a desetinná na 6 cm, 8,5 cm a 11 cm. Výhodou pouţití tabulačních zaráţek je snadná manipulace s napsaným textem. Pokud posunete myší pravou zaráţku z 2,5 cm na 2 cm, posune se i text. Pro vymazání zaráţky uchopte vybranou zaráţku myší a stáhněte ji z pravítka směrem dolů a pusťte. Pro vymazání velkého mnoţství zaráţek doporučuji dialogové okno Tabulátory a tlačítko Vymazat vše. Pokud před některou tabulační zaráţkou chceme mít např. tečky (jídelní lístek), pouţijeme u ní volbu Vodicí znak (v tomto případě 2) z dialogového okna Tabulátory (nelze pomocí pravítka). 4.6 Kopírovat formát Pravděpodobně nás napadne, ţe Word je vlastně značně nešikovný. Kdyţ zapomeneme předem označit všechny řádky, musíme nastavovat vše znovu. Samozřejmě nemusíme. Proto jsem nechával první řádek bez formátování (vloţení tabulačních zaráţek). Jak je sem tedy přeneseme (obecně libovolné formátování)? Označíme libovolný naformátovaný odstavec (máme-li stále označený první řádek, necháme ho označený), klikneme na tlačítko Kopírovat formát a ve výběrovém pruhu přejedeme vlevo od třetího a čtvrtého řádku. A formát je přenesen. Jen pro kontrolu v pravítku u třetího a čtvrtého řádku by měly být stejné tabulační zaráţky, ještě musíte nahradit mezerníky tabulátory. Ale pro příště jiţ víte, ţe je potřeba je vkládat rovnou, nikoli mezerníky 4.7 Odráţky a číslování Odráţky nastavení Pro nastavení odráţek vyuţijeme dialogové okno Odráţky a číslování karta Odráţky, které najdete v menu Formát. V okamţiku, kdy není vybrán ţádný typ odráţek je neaktivní tlačítko Vlastní (vpravo 26

27 Formát dole). Abychom s ním mohli pracovat, je potřeba vybrat jakýkoliv typ předdefinovaných odráţek. Kliknutím na tlačítko Vlastní, můţeme v dalším dialogovém okně upravit nejen vzhled odráţky tlačítko Znak a vybrat z různých písem (nebo Obrázek, kde si můţeme importovat svůj vlastní uloţený obrázek POZOR odráţka je velmi malá spíš nedoporučuji). Odráţka se chová jako textový znak, lze měnit její velikost, barvu pomocí atributů písma (tlačítko Písmo). V dialogovém okně Vlastní seznam s odráţkami dál nastavíme umístění odráţky od levého okraje volba v části Umístění odráţky Odsadit na (horní trojúhelník v pravítku začátek prvního řádku odstavce). Za kaţdou odráţku se automaticky vkládá tabulátor, volba v části Umístění textu Šířka tabulátoru číslem (v pravítku se objeví levá tabulační zarážka) tedy určuje, jak daleko od odráţky bude vlastní text. Je-li text za odráţkou na více řádků je potřebné nastavit i v části Umístění textu Odsadit na (dolní trojúhelník v pravítku další řádek odstavce) stejnou hodnotu jako v předchozí poloţce, která nastaví odsazení dalších řádků za odráţkou. Po vybrání všeho potřebného potvrdíme výběr kliknutím na tlačítko OK nebo stisknutím klávesy Enter. Při práci s odráţkami nezáleţí, zda odráţky zadáme před začátkem psaní nebo aţ po napsání textu. Kdykoliv se lze do nabídky vrátit zpět a výběr provést znova (při označení textu výběr pro vybraný text), případně lze v odstavci kliknout pravým tlačítkem a z příručního menu vybereme poloţku Odráţky a číslování (v některých případech nemusí fungovat). Všechna nastavení můţeme kontrolovat v části dialogového okna Náhled. Praktická úloha Nastavení odráţek Najděte si v souboru WORD.DOC slovo Suroviny (pouţijte funkci Najít). Následujícím řádkům (počínaje vejce, konče kakao nebo oříšky) nastavte jako odráţku plné kolečko. Pokud chcete odráţky vypnout, v dialogovém okně Formát/Odráţky a číslování na kartě Odráţky vyberte Ţádné. Spokojíme-li se s naposledy zvolenou odráţkou a jejím nastavením vyuţijeme toto tlačítko. Tlačítko slouţí téţ k rychlému vypnutí odráţek. Text se téţ přestane psát po odráţkách, kdyţ 2 stisknete Enter. Lze vyuţít i klávesovou kombinaci CTRL + Q. 27

28 Číslování nastavení Formát Pro nastavení číslování vyuţijeme dialogové okno Odráţky a číslování karta Číslování, které najdete v menu Formát. V okamţiku, kdy není vybrán ţádný typ číslování je neaktivní tlačítko Vlastní (vpravo dole). Abychom s ním mohli pracovat, je potřeba vybrat jakýkoliv typ předdefinovaného číslování. Kliknutím na tlačítko Vlastní můţeme v dalším dialogovém okně upravit číslování v poloţce Styl číslování vybrat typ číslování. Číslování se chová jako textový znak, lze měnit jeho velikost, barvu pomocí atributů písma (tlačítko Písmo). V poli Formát číslování se nám v šedivém obdélníku zobrazuje číslování, které se bude postupně měnit, vše co je napsané v bílém poli se píše beze změny za kaţdým číslováním např. tečka, závorka. Číslování nemusí vţdy začínat od jedničky, v poloţce Začít od nastavíme začátek číslování. V dialogovém okně Vlastní číslovaný seznam dál nastavíme v části Umístění číslování, jak bude číslování pod sebou zarovnáno (vlevo čísla zarovnána zleva, vpravo čísla zarovnána podle řádů zprava [tato volba má smysl u seznamu, který má deset a více poloţek, abychom měli jednotky pod sebou], na střed čísla vystředěna pod sebou) a jak daleko bude od levého okraje Zarovnat na (horní trojúhelník v pravítku začátek prvního řádku odstavce). Za kaţdé číslování se automaticky vkládá tabulátor, volba v části Umístění textu Šířka tabulátoru číslem (v pravítku se objeví levá tabulační zarážka) tedy určuje, jak daleko od číslování bude vlastní text. Je-li text za číslováním na více řádků je potřebné nastavit i v části Umístění textu Odsadit na (dolní trojúhelník v pravítku další řádek odstavce) stejnou hodnotu jako v předchozí poloţce, která nastaví odsazení dalších řádků za číslováním. Po vybrání všeho potřebného potvrdíme výběr kliknutím na tlačítko OK nebo stisknutím klávesy Enter. Při práci s odráţkami nezáleţí, zda odráţky zadáme před začátkem psaní nebo aţ po napsání textu. Kdykoliv se lze do nabídky vrátit zpět a výběr provést znova (při označení textu výběr pro vybraný text), případně lze v odstavci kliknout pravým tlačítkem a z příručního menu vybereme poloţku Odráţky a číslování (v některých případech nemusí fungovat). Všechna nastavení opět můţeme kontrolovat v části dialogového okna Náhled. Praktická úloha Nastavení číslování Najděte si v souboru WORD.DOC slovo Suroviny (pouţijte funkci Najít). Následujícím řádkům (počínaje 28

29 Formát vejce, konče kakao nebo oříšky) nastavte jako odráţku plné kolečko. Vypnutí číslování v dialogovém okně Formát/Odráţky a číslování na kartě Číslování vyberte Ţádné. Spokojíme-li se s naposledy zvoleným číslováním a jeho nastavením vyuţijeme tlačítka na panelu nástrojů pro číslování. Tlačítko slouţí téţ k rychlému vypnutí číslování. Text se téţ přestane psát po číslování, kdyţ 2krát stisknete enter. Lze vyuţít i klávesovou kombinaci CTRL + Q. V dokumentu lze průběţně číslovat nesouvislé texty. Po zvolení číslování vyvolejte jeho místní nabídku (pravé tlačítko myši) a zvolte podle potřeby Číslovat od začátku nebo Navázat na předchozí. POZOR: PŘI OZNAČOVÁNÍ TEXTU SE ODRÁŢKY ANI ČÍSLOVÁNÍ NEOZNAČUJÍ. Víceúrovňové odráţky a číslování nastavení V některých případech potřebujeme strukturovat dokument ve více úrovních. Pro tyto případy pouţíváme třetí kartu z nabídky Formát/Odráţky a číslování Víceúrovňové. Toto víceúrovňové číslování umoţňuje např. kombinovat číslování s odráţkami nebo číslování a označování za a), b), c), atd. Dále jej vyuţijeme pro číslování stylů. Doporučuji nejprve text, který budeme chtít takto naformátovat, nejprve celý napsat (Kapaliny, voda, olej, ), potom celému seznamu nastavit např. číslování (v našem příkladě 1., 2., 3., ) a poté budete muset rozhodnout, které poloţky budou na tzv. první úrovni (Kapaliny) a které na niţších, v našem příkladě je dostupná pouze druhá úroveň (voda, olej, ). Nyní to musíte programu sdělit: Word neví, v jakém odstavci má být, která úroveň. Chceme-li pro další odstavec pouţít 2. úroveň číslování, musíme zvětšit odsazení pomocí tlačítka na panelu nástrojů (pro návrat k 1. úrovni zmenšit odsazení ), pomocí klávesových zkratek Ctrl+Shift+ (pro návrat k 1. úrovni Ctrl+Shift+ ) nebo z místní nabídky Zvětšit/zmenšit odsazení. 29

30 Formát Jak se nastavuje víceúrovňové číslování. Nejdříve vybereme úroveň číslování a pro ni vybereme číslování, umístění číslování a umístění textu, které je stejné jako v dialogových oknech číslování nebo odráţky. U druhé úrovně můţeme pouţít i číslování úrovně předchozí. Nejprve si zvolíme číslování pro první úroveň. Pak zvolíme Úroveň 2, zvolíme styl číslování. V poli Formát číslování se objeví v šedivém obdélníku styl číslování. Umístíme kurzor do pole Formát číslování před zvolené číslování, před šedivý obdélník a v okně Číslo předchozí úrovně vybereme ze seznamu číslo předchozí úrovně. Ve Formátu číslování můţeme mezi čísla doplnit tečku, pomlčku, jak budeme potřebovat. Vše opět vidíme v okně Náhled. Vše opět potvrdíme stisknutí tlačítka OK nebo stisknutí klávesy Enter. Po stisknutí klávesy Enter, při přechodu do nového odstavce se objeví číslování, které jsme si zvolili pro 1. úroveň. Praktická úloha Nastavení víceúrovňových odráţek a číslování Najděte si v souboru WORD.DOC slovo Kapaliny (pouţijte funkci Najít). Nastavte odráţky a číslování podle následujícího vzoru. 30

31 Formát 4.8 Sloupce Text nemusíme mít vţdy jen v jednom sloupci (klasicky psaný text), můţeme ho rozdělit do sloupců. Počet sloupců můţe být různý, sloupce mohou být různě široké. Krom toho sloupce mohou být pouţity pouze na vybraný text (část souboru) nebo celý dokument. Sloupce si můţeme nadefinovat před psaním textu nebo dodatečně do sloupců upravit uţ napsaný text, ten pak před úpravou, má-li více neţ jeden odstavec, musí být označen. Sloupce najdete v nabídce Formát/Sloupce. V dialogovém okně nastavíte počet sloupců, zda bude zobrazena čára mezi sloupci, šířku sloupců, která můţe být pro všechny sloupce stejná nebo různá a zmiňované pouţití, na celý dokument, na vybraný text, od tohoto místa dále (opět se bude jednat o část souboru). Změnu šířky sloupce lze také upravit v pravítku taţením za okraj sloupce myší. Šířky sloupců a mezery mezi nimi v součtu dávají vţdy šířku textového pole, kterou vymezují zvolené okraje papíru (Soubor/Vzhled stránky karta Okraje). Kaţdý sloupec se chová jako odstavec, jeho levý okraj je vţdy povaţován za 0. Pozor situace neodpovídá hodnotám uvedeným v pravítku. Začnete psát text do sloupce a dokud nedosáhnete konce délky stránky nepřejde kurzor do dalšího sloupce. Pokud chcete předčasně sloupec ukončit a začít psát do nového sloupce, buď v nabídce Formát/Sloupce vpravo dole zaškrtnete Začít nový sloupec nebo z nabídky Vloţit/Konec Zalomení sloupce nebo stisknout kombinaci kláves CTRL+Shift+Enter. 31

32 Formát Aby se délky sloupců vyrovnaly je potřeba při označování textu neoznačit Enter za posledním znakem odstavce (ve kterém je uchováno formátování odstavce). Praktická úloha Nastavení sloupců Najděte si v souboru WORD.DOC slovo Kapaliny (pouţijte funkci Najít, pracovali jsme s ním při nastavení víceúrovňových odráţek). Nastavte sloupce podle následujícího vzoru. Shrnutí: Většinu formátování Písma lze nastavit pomocí tlačítek z panelu nástrojů Formát. V dialogovém okně Formát/Písmo potřebujeme hlavně volbu Horní/Dolní index (km 2 nebo H 2 SO 4 ). Z nabídky Vloţit/Symbol můţeme vloţit různé symboly, ale také speciální znaky, jako pevná (neoddělitelná mezera). Odstavec můţete formátovat buď pomocí tlačítek z panelu nástrojů a pravítka nebo z dialogového okna Formát/Odstavec. Pokud budeme chtít pracovat se sloupci (např. při tvorbě jídelního lístku), pouţijeme k tomu tabulátory. Nejprve musíme nastavit tabulační zaráţky a mezi slova (sousloví) místo mezerníků vloţit znak tabulátoru. Jestliţe chceme v textu pouţít seznam s odráţkami (číslováním) vyuţijeme buď tlačítka na panelu nástrojů Formát, nebo dialogové okno Odráţky a číslování v menu Formát. Text nemusíme mít vţdy jen v jednom sloupci (klasicky psaný text), můţeme ho rozdělit do sloupců. Pojmy k zapamatování: formátování písma velká písmena Shift+F3 symboly formátování odstavce tabulátory tabulační zaráţky kopírovat formát odráţky a číslování sloupce 32

33 Styly 5 Styly Cíl: Cílem této kapitoly je, abyste po jejím prostudování uměli: nastavit textu styl upravit styl, včetně číslování (nadpisy) vytvořit nový styl, odstranit styl Styl je sada formátování, pomocí které lze rychle změnit vzhled textu, tabulek a seznamů dokumentů. Pouţijete-li určitý styl, přiřadíte celou skupinu formátování pomocí jediné snadné úlohy, např. místo provedení tří kroků, kterými postupně zformátujete titulek na velikost 16 bodů, písmo Arial a zarovnáte ho na střed, můţete například stejného výsledku dosáhnout jediným krokem pouţitím stylu Nadpis1. Jedná se vlastně o souhrn formátování, které jsme probrali v předchozí kapitole. Hlavní výhodou je ale to, ţe změnou některého ze stylů změníme formátování na všech místech v dokumentu, kde jsme ho pouţili. Dalším důvodem je např. automatického vytvoření obsahu, čehoţ bez pouţití stylů nelze dosáhnout. Následují typy stylů, které lze vytvořit a pouţít: Styl odstavce řídí všechny prvky vzhledu odstavce, například zarovnání textu, zaráţky tabulátorů, řádkování nebo ohraničení, a můţe obsahovat formátování znaků. V podokně úloh se vedle stylu odstavce zobrazí ikona odstavce. Formátování stylu odstavce bude pouţito pro veškerý text odstavce. Styl znaku ovlivňuje vybraný text v rámci odstavce, jako je například velikost písma a jeho formátování tučně nebo kurzívou. V podokně úloh se vedle stylů znaků zobrazí ikona znaku. Styl tabulky umoţňuje dosáhnout jednotného vzhledu ohraničení, stínování, zarovnání a písem v tabulce. V podokně úloh se vedle stylů znaků zobrazí ikona znaku. Styl seznamu umoţňuje v seznamech pouţít podobné zarovnání, číslování nebo znaky odráţek a písma. V podokně úloh se vedle stylů znaků zobrazí ikona znaku. (Zdroj: nápověda MS Word) V našem textu se z nich budeme věnovat nejdůleţitějšímu z nich stylu odstavce. 5.1 Nastavení stylu Jestliţe chceme nastavit např. nadpisu styl, stačí do něj kliknout a z pole se seznamem Styl vybrat poloţku Nadpis1. Druhou moţností je rozbalení podokna úloh Styly a formátování tlačítkem vedle tohoto pole se seznamem podoknem úloh budeme pracovat později)., s následným vybráním stylu, coţ ale není nezbytné (s tímto Praktická úloha Nastavení stylu Najděte si v souboru WORD.DOC odstavce Můj rychlostní rekord, Jak jsem přednášel na Sorboně a Paegas pod Eiffelovkou (pouţijte funkci Najít) a nastavte jim styl Nadpis1. 33

34 5.2 Změna stylu Styly Ke změně stylu potřebujeme rozbalit podokna úloh Styly a formátování tlačítkem nebo poloţkou Styly a formátování z menu Formát. Upravíme si styl Nadpis1 a budu předpokládat, ţe máme kurzor v jednom z odstavců, který má tento stal nastavený (není to podmínkou, ale je to lepší). Kliknutím na tlačítko se šipkou dolů vpravo od názvu stylu (na obrázku vpravo je styl Normální, ale to nevadí, mi upravíme styl Nadpis1 a princip je stejný) se zobrazí nabídka stylu a vybereme poloţku Změnit. Zobrazí se nám následující dialogové okno (zde jiţ Nadpis1): Ve středu dialogového okna vidíme obdobu panelu nástrojů Formát a vlevo dole obdobu tlačítka Formát. Hlavní rozdíl je v tom, ţe z klasického panelu nebo menu nastavujeme formátování pro příslušné místo, zatímco odtud pro všechny výskyty stylu (v našem případě Nadpis1), čili pro celý dokument najednou. Praktická úloha Změna stylu Nastavíme si v souboru WORD.DOC pro Nadpis1 vlastnosti zmíněné na začátku kapitoly (tj. velikost písma 16 bodů, písmo Arial a zarovnáme ho na střed), dále si změníme jeho barvu na automatickou a zrušíme podtrţení. Kromě toho budeme chtít, aby kaţdá kapitola začínala na nové stránce. Klikneme si na tlačítko Formát a vybereme Odstavec. Na záloţce Tok textu zaškrtneme volbu Vloţit konec stránky před. Pozor pokud jste zde dříve nastavili před tyto nadpisy konec stránky (Ctrl+Enter nebo menu Vloţit/Konec/Konec Stránky) vytvoří se před nadpisy prázdná stránka (je zde vlastně dvakrát za sebou konec stránky). V tom případě klikněte na začátek řádku s příslušným nadpisem, stiskněte šipku vlevo a klávesu Delete, čímţ nadbytečný konec stránky odstraníte. Po potvrzení by se změny měly projevit u všech tří nadpisů pokud se něco nepovede, opět kontaktujte vyučujícího. Ještě si všimneme zaškrtávacího pole Automaticky aktualizovat. Jak vidíte v obrázku, je zaškrtnuté, ale já doporučuji toto zaškrtnutí zrušit. Proč? Pokud ho zruším a rozhodnu se, ţe jeden z nadpisů budu chtít mít např. zelený, označím ho, nastavím mu zelenou barvu a tím ho odliším od ostatních. Pokud bych měl zaškrtnuto, nepovede se mi to, zezelenají mi všechny nadpisy. Ale to bych přece mohl udělat právě v předchozím dialogu. 34

35 5.3 Číslování stylů Styly Číslovat styly můţete v dialogovém okně Úprava stylu (změnit styl) kliknutím na tlačítko Formát a vybráním nabídky Číslování. V dialogovém okně Odráţky a číslování vyberte některý z předefinovaných stylů číslování a klikněte na tlačítko vlastní. V dalším dialogovém okně Vlastní číslovaný přehled klikněte na tlačítko více, rozbalí se další nabídka dialogového okna, kde můţete jednotlivým úrovním přiřadit různé styly. Při pouţití stylů se pak nemusíte starat o číslování kapitol a podkapitol, číslování to pohlídá za vás. POZOR: Číslování kapitoly je bez tečky. Příklad viz obr. Praktická úloha Číslování stylu Nastavíme si v souboru WORD.DOC pro Nadpis1 číslování kapitol 1, 2, Vymazat formátování Poloţkou Vymazat formátování z pole se seznamem Styl nebo z podokna úloh Styly a formátování odeberete také přímé formátování, tedy veškeré formátování, které jste aplikovali pomocí tlačítek nebo moţností v dialogových oknech. Pokud chcete vrátit formátování odstavce nebo styl odstavce, klepněte do odstavce nebo jej celý vyberte (není přitom třeba vybírat konce odstavce) a klepněte na poloţku Vymazat formátování. 5.5 Nový styl Chcete-li vytvořit styl, přičemţ ale nechcete trvale změnit původní styly, vytvořte Nový styl (domnívám se ale, ţe to není zcela nutné, většinou stačí si přizpůsobit předinstalované styly). Umístěte kurzor do odstavce, na kterém chcete nový styl zaloţit. Potom klepněte na tlačítko Nový styl v podokně úloh pro Styly a formátování. Tímto způsobem otevřete dialogové okno Nový styl, kde můţete provést všechny poţadované změny. Zadejte název stylu, popřípadě změňte další vlastnosti (styl, na kterém bude váš styl zaloţen, zvolte typ stylu, v případě typu stylu odstavec i styl následujícího odstavce tzn. jaký styl bude použit pro další odstavec, tedy po stisknutí klávesy Enter). Zadejte formátování. Rychlé formátování nastavíte pomocí panelu nástrojů v dialogové okně Nový styl, ostatní kliknutím na tlačítko 35

36 Formát v levém dolním rohu dialogového okna. Styly Nový styl je vytvořen, stačí kliknout na jeho název v podokně úloh a vybrat jej pro psaný text. 5.6 Odstranění stylu Chcete-li se zbavit stylu nebo uloţeného formátu, zobrazte nabídku příslušné poloţky a klepněte na příkaz Odstranit. Styl nebo uloţený formát bude odebrán ze seznamu podokna úloh Styly a formátování i z dokumentu. Z veškerého textu, ve kterém byl styl nebo uloţený formát pouţit, bude toto formátování vymazáno. Stav textu po této akci závisí na formátování, které jste pouţili dříve. Pokud jste dříve pouţili jiný styl nebo formát, vrátí se formátování textu do tohoto stavu. Formát odstavce s odstraněným stylem bude vrácen do stylu Normální. Aplikace Word obsahuje několik předdefinovaných stylů, které nelze odstranit, ať uţ jste je změnili či nikoli. Jsou to následující styly: Styl odstavce Normální. Styly odstavce Nadpis (Nadpis 1 aţ Nadpis 9). Shrnutí: Styl nastavíme rozbalením pole se seznamem Styl kliknutím na příslušnou poloţku (kurzor musí být v odstavci, pro který chceme styl nastavit, případně musí být odstavce označené). Ke změně stylu potřebujeme mít zobrazené podokno úloh Styly a formátování. Kliknutím na tlačítko se šipkou dolů vpravo od názvu stylu se zobrazí nabídka stylu a vybereme poloţku Změnit a následně se zobrazí dialogové okno Úprava stylu. Z tohoto okna můţeme nastavit obdobné volby jako z menu Formát, např. Odráţky a číslování. Pokud nám ţádný ze stylů nevyhovuje, můţeme ho tlačítkem Nový styl vytvořit. Pokud se naopak chceme některého stylu v dokumentu zbavit, klikneme na šipku vpravo a vybereme Odstranit Pojmy k zapamatování: pole se seznamem Styl tlačítko Styly a formátování podokno úloh Styly a formátování Automaticky aktualizovat 36

37 Vkládání objektů 6 Vkládání objektů Cíl: Cílem této kapitoly je, abyste po jejím prostudování uměli: vloţit do dokumentu různé objekty (obrázek, WordArt, textové pole, editor rovnic, ) upravit formát těchto objektů V předchozích kapitolách jsme zvládli základní dovednosti při práci s textovým editorem a můţeme přistoupit k dalším moţnostem, které textový editor umoţňuje. Začneme vkládáním různých objektů a především obrázků do textu. Při vkládání obrázků nebo objektů je dobré pracovat v zobrazení souboru Rozloţení při tisku (Zobrazit/Rozložení při tisku). Toto zobrazení se nejvíc blíţí reálné podobě vytištěného dokumentu. Je-li na kartě Zobrazení z nabídky Nástroje/Moţnosti zaškrtnuta volba Symboly obrázků, obrázky se nezobrazují, zobrazuje se jen hranice obrázku. Pro zobrazování obrázků je potřeba toto zaškrtnutí zrušit viz obr. 6.1 Vloţit obrázek z galerie Klipart Vloţit obrázek lze z nabídky Vloţit/Obrázek a tím nejjednodušším případem je vybrat obrázek z galerie Klipart. Ta se zobrazí v podokně úloh, je tedy moţné si zobrazit galerii Klipart rovnou ze zobrazení podokna úloh. Při prvním spuštění galerie Klipart po vás můţe Word chtít tuto nainstalovat, potvrďte OK nebo Nyní. Pro vyhledávání konkrétního obrázku je potřeba upřesnit pomocí klíčového slova hledaný obrázek, co se bude prohledávat, doporučuji Všechny kolekce a Očekávané výsledky téţ nastavit na Všechny typy mediálních souborů (alternativní moţnost je pouţití odkazu Uspořádat klipy ve spodní části podokna úloh). 37

38 Vkládání objektů Vybereme obrázek, klikneme na něj pravým tlačítkem (klikneme na šedou šipku vpravo od obrázku), vybereme Kopírovat a po přepnutí zpět do Wordu a kliknutí na tlačítko Vloţit (Ctrl+V, ) se obrázek vloţí na pozici kurzoru do dokumentu. U vloţeného obrázku můţeme upravit jeho formátovací nastavení. Kliknete-li na obrázek, objeví se kolem něho rámeček s černými čtverečky po obvodu, obrázek je aktivní. Zároveň s vybráním obrázku se zobrazí i panel nástrojů pro Obrázek. V případě, ţe se panel nástrojů nezobrazuje, vyberte v nabídce Zobrazit/Panely nástrojů Obrázek. Pokud chcete upravovat jeho vlastnosti, kliknete na něj pravým tlačítkem a z příručního menu vyberete Formát obrázku. Toto dialogové okno se také zobrazí, kdyţ v menu Formát vyberete Obrázek Formát obrázku Dialogové okno Formát obrázku má několik karet. Na kartě Obrázek se dá z obrázku vystřihnout pouze určitá část. Na rozdíl od nůţek má tato funkce tu výhodu, ţe je moţné kdykoliv k obrázku zpět přidat oříznuté části bez nového vkládání obrázku. Na kartě Obrázek zvolte různé hodnoty v části oříznutí. Pro rychlejší oříznutí můţete pouţít tlačítko oříznout na panelu nástrojů Obrázek. Změněným tvarem kurzoru najeďte na hraniční čtvereček a stiskněte levé tlačítko myši a táhněte. Doladit oříznutí je moţné v dialogovém okně Formát obrázku na kartě Obrázek. Na této kartě jsou další moţnosti pro ovládání barevnosti, jasu a kontrastu obrázku. 38

39 Vkládání objektů Na kartě Barvy a čáry se upravuje barevné pozadí, bez výplně je obrázek průhledný a barevnost ohraničení obrázku, bez ohraničení je obrázek bez okrajové čáry. Záleţí na typu obrázku a dostupnosti moţných voleb. Na kartě Velikost upravíme velikost obrázku. Je-li zaškrtnuta volba Zachovat poměr výšky a šířky, stačí měnit pouze jeden rozměr a druhý se dopočítá. Změna velikosti obrázku se dá určit i procentuelně. Všimněte si, ţe volba otočení je neaktivní. Měnit velikost obrázku se dá snadno pomocí myši. Najetím myší nad hraniční čtvereček se objeví roztahovací šipka ve směru změny rozměru, stiskneme levé tlačítko myši a táhneme a rozměr se mění. Doporučuji měnit myší rozměr taţením za rohový čtvereček, objeví se šikmá šipka. Jinak se velikost obrázku mění pouze ve vodorovném nebo svislém směru a obrázek se deformuje. Někdy to ovšem je účinné a z malé postavy uděláte vysokou, z úzké vázy dţbán. Karta Pozice kde volíme pozici obrázku vzhledem k ostatnímu textu. Zvolíte-li jakoukoliv jinou pozici neţ je pozice v textu a potvrdíte tlačítkem OK nebo stisknutím klávesy Enter, při dalším zobrazení dialogového okna Formát obrázku je na kartě velikost aktivní poloţka Otočení. S obrázkem jde otáčet. Pozici obrázku můţeme snadněji měnit na panelu nástrojů pro obrázek kliknutím na ikonu s obrázkem psa viz. obrázek. Je-li zvolena jiná pozice neţ Rovnoběţně s textem můţeme s obrázkem otáčet. Nad obrázkem se objeví zelený krouţek. Najetím myší nad tento krouţek se změní tvar kurzoru v zatočenou šipku, stisknutím levého tlačítka měníte natočení obrázku. Kliknutím na tlačítko upřesnění upřesňujeme pozici obrázku vzhledem k umístění v dokumentu, pro pozici v textu (Rovnoběţně s textem) je nejméně voleb aktivních. 39

40 Vkládání objektů POZOR na umístění obrázku za textem. Je obtíţnější takový obrázek znovu vybrat a editovat jeho formátování. Pro obrázek si můţeme nastavit odsazení a tím zvolit umístění obrázku nebo tabulační zaráţku a odsadit jej do vzdálenosti nastavené tabulační zaráţky atd. V případě, ţe máme v textu několik obrázků přes sebe, jeden z části překrývá druhý. Pokud bychom překrytí chtěli změnit (také se hovoří o pozici), klikneme na obrázek pravým tlačítkem a z příručního menu vybereme poloţku Pořadí. Rozdíl mezi poloţkami Přenést dál a Přenést dozadu je jen při třech a více obrázcích (obecně objektech). Situaci si lze představit jakoby kaţdý obrázek byl na jednom papíru, které jsou poskládané na sobě. První volba náš obrázek přesune o jednu vrstvu níţ, druhá rovnou aţ úplně dospod. Toto byl stručný výčet manipulace s obrázkem. Stejná nastavení se objevují v různých dialogových oknech pro vloţené objekty. Nebudu je tedy dál opakovat a vţdy vás odkáţu na Formát obrázku. Praktická úloha Vkládání a manipulace s obrázky z galerie Klipart Otevřete si nový prázdný dokument. Zvolte zobrazení Rozloţení při tisku a měřítko zobrazení (Lupa) na šířku stránky. Vloţte obrázek domu z galerie Klipart. Ze stejné galerie vloţte další dva obrázky auto a letadlo. Změnou pozice a přizpůsobením velikosti obrázků zaparkujte auto před domem a letadlo na oblohu nad dům. Vloţit můţete i další obrázky. 6.2 Vloţit obrázek ze souboru Další jednoduchý způsob pro vloţení obrázku. Vloţit/Obrázek a vybereme Ze souboru. Pak jen zvolíme umístění obrázku a vloţíme (poklepáním nebo vložit). Další manipulace s obrázkem je opět moţná v dialogovém okně Formát obrázku viz výše. 40

41 6.3 Vloţit WordArt Vkládání objektů Pomocí galerie WordArt můţeme vytvářet ozdobné nadpisy, části textu. Pozor nepřehánějte jeho pouţití, např. do oficiálního dopisu WordArt rozhodně nepatří! Dialogové okno galerie WordArt se zobrazí z nabídky Vloţit/Obrázek WordArt nebo kliknutím na tlačítko v panelu nástrojů pro kreslení, který se zobrazuje v dolní části okna textového editoru Word. Vybereme druh WordArtu, napíšeme text a potvrdíme klávesou Enter nebo kliknutím na tlačítko OK. Kdybychom si nejdřív označili a zkopírovali text, který chceme zvýraznit pomocí galerie WordArt, nemusíme text psát. Další manipulace s tímto objektem je stejná jako s obrázkem. Jak lze nastavit stín či prostorový stín a další tipy pro práci s WordArtem se dozvíte v praktické úloze, kterou doporučuji vypracovat i pokročilým uţivatelům. Praktická úloha Moţnosti WordArtu Nastavte si kurzor na konec souboru WORD.DOC (Ctrl+End). Budeme sem chtít vloţit následující ozdobný nadpis. Spusťte si galerii Word Art, vyberte některý z nabízených stylů (nemusí být stejný jako předloha, ta slouţí jen pro ilustraci). V druhém kroku napište text Příklad. Neţ potvrdíte OK nebo stisknete klávesu Enter, zvolte si tvar písma (pozor na to, aby příslušné písmo umělo česky. Poznáte to jednoduše pokud neumí, mají písmena ř a í výrazně jiný tvar neţ ostatní), případně tučnost nebo kurzívu. Co naopak nemá příliš smysl, je velikost písma velikost celého nadpisu (a tím i písma) budeme měnit stejně jako u obrázků. Teď upravíme formátování textu. Začneme změnou barvy písma (příp. ohraničení čáry) si vystačíme s tlačítkem na panelu nástrojů pro WordArt nebo poloţkou v příruční menu Formát objektu WordArt (po kliknutí pravým tlačítkem myši). Na záloţce Barvy a čáry v sekci Výplň rozbalíme poloţku Barva a zvolíme nabídku Vzhled výplně (na obrázku jsem úmyslně nechal jinou barevnou kombinaci neţ v příkladu výše, protoţe na zvolených barvách skutečně nezáleţí). Pokud budeme chtít změnit tvar nadpisu, pouţijeme další tlačítko na panelu nástrojů pro galerii 41

42 Vkládání objektů WordArt a vybráním (opět si zvolte libovolný tvar). Nastavení stylu stínu a prostorový styl (pozor nelze pouţít současně, vţdy si musíte vybrat buď stín nebo prostorový styl) si nastavíme pomocí posledních dvou tlačítek na panelu nástrojů pro kreslení. Upozorňuji na ně proto, ţe tentokrát je nenajdete v panelu pro WordArt. Tady záleţí jen na vaší fantazii, aby výsledný efekt byl co nejlepší. U obou tlačítek a dalších nabídek si vyzkoušejte jednotlivé moţnosti sami. 6.4 Vkládání textového pole a dalších objektů Do dokumentu můţeme vkládat i další prvky Vloţit textové pole Do zvláštního textového pole vloţíme text, který chceme např. zvýraznit barevným odlišením nebo prostorovým stínem, případně text, který nesouvisí s ostatním textem na dané stránce. S textovým polem pracujeme stejně jako s obrázkem a formátovací nastavení jsou shodná s formátováním obrázku a dalších vkládaných objektů např. objekt WordArt viz výše. Dejte si pozor na několik následujících situací. Především, kdyţ vkládáte textové pole (kromě menu Vloţit/Textové pole je to moţné také tlačítkem z panelu Kreslení ), Word nejprve vloţí tzv. kreslící plátno. To je z hlediska naší práce zcela zbytečné. Abyste se ho zbavili pro aktuální okamţik, stačí kliknout na tlačítko Zpět, pokud se budete chtít zbavit vkládání kreslicího plátna natrvalo, vyberte v menu Nástroje poloţku Moţnosti a na kartě Obecné zrušte zaškrtnutí u volby Při vkládání automatických tvarů vytvořit automaticky kreslící plátno. Druhá věc je potřeba řešit podle situace. Pokud chcete nějaký jiţ napsaný text vloţit do textového pole, nemusíte ho vyjímat a poté do pole vkládat, ale stačí ho, před tím neţ textové pole vloţíte, označit. Tento text bude automaticky přenesen do textového pole. Pokud jsme ţádný text neoznačili, po vybrání volby Textové pole se jakoby nic neděje. Ovšem při podrobnějším pohledu vidíte, ţe se kurzor změnil v kříţek a program očekává, ţe nakreslíte obdélník tvar textového pole, taţením přes úhlopříčku. Po ukončení do textového pole můţeme napsat poţadovaný text a samozřejmě ho můţeme kdykoli dále upravovat (viz předchozí kapitoly o jiných objektech) Vloţit soubor Chceme-li do dokumentu vloţit obsah celého souboru včetně jeho formátování je lepší neţ obsah souboru kopírovat a vkládat přes schránku, rovnou celý obsah souboru vloţit na pozici kurzoru. Nabídku pro vloţení 42

43 Vkládání objektů souboru najdete v nabídce Vloţit/Soubor, dál uţ jen zvolíte umístění souboru a potvrdíte kliknutím na tlačítko Vloţit nebo stisknutím klávesy Enter Vloţit objekt Do Wordu je moţné vkládat i objekty vytvořené v jiných aplikacích. Výhodou je, ţe vkládáme objekty upravené v aplikacích, které jsou určeny ke zpracování dané vlastnosti objektu. Mnoţství vkládaných objektů závisí na instalaci na vašem PC. Dialogové okno Objekt se nachází v nabídce Vloţit/Objekt. Za zmínku stojí zajímavý objekt vytvořený pomocí Editoru rovnic 3.0, který je součástí rozšířené instalace textového editoru Word, lze jej z instalačního CD doinstalovat. Slouţí k psaní především matematických vzorců. Na obrázku vidíte nejen spuštění editoru rovnic, ten lze spustit i pomocí tlačítka na panelu nástrojů, které je ovšem nutné na panel nástrojů přidat. Jednotlivé matematické symboly vkládáte pomocí panelu nástrojů, který se objeví v okně pro práci s editorem rovnic. Opět jen praktická činnost s tímto nástrojem vám umoţní proniknout do jeho moţností. Následující praktická úloha je dobrovolná a je určena pouze pro ty uţivatele, kteří mají program editor rovnic nainstalovaný. Praktická úloha Editor rovnic Pomocí editoru rovnic napište vzorec pro výpočet průměru, obsahu trojúhelníka a uvedený matematický výraz (viz následující obrázek). x S x 2 n i 1 x i n a v 2 a Vloţit konec stránky S vloţením konce stránky před odstavec jsme se jiţ setkali v kapitole 4.4 Formát/Odstavec. Zde jsme si řekli, ţe kdyţ nastavíme kurzor na začátek odstavce a stiskneme klávesy Ctrl+Enter (nebo v menu Vloţit/Konec vybereme Konec stránky), vloţí se před odstavec právě konec stránky. 43

44 6.4.5 Vloţit Čísla stránek Vkládání objektů Pokud budeme vytvářet rozsáhlejší text (např. tato skripta), je z důvodů orientace dobré číslovat stránky. V menu Vloţit je poloţka Čísla stránek. Pokud na ní kliknete, objeví se dialogové okno, ve kterém si zvolíte, zda čísla budou nahoře nebo dole a následně i zda budou uprostřed stránky nebo jinde. Navíc můţete zvolit, ţe se nebude číslovat první stránka (vhodné v případě, ţe máte nějaký titulní list, např. s ozdobným nadpisem) Vloţit Záloţka Záloţky jiţ podle názvu slouţí k témuţ jako klasické záloţky v knize. Jestliţe (opět to má smysl hlavně v rozsáhlých dokumentech) někam dočtete a příště odtud budete chtít pokračovat, v menu Vloţit zvolíte Záloţka a pojmenujete ji (Názvy záloţek musí začínat písmenem a mohou obsahovat číslice, nesmí však obsahovat mezery. K oddělení slov však můţete pouţít podtrţítka, například Nadpis_jedna. Zdroj: nápověda MS Word). Celou akci dokončíte tlačítkem Přidat. Pokud se při dalším otevření souboru chcete na tuto pozici vrátit, buď v menu Úpravy vyberete poloţku Přejít na nebo pouţijete klávesovou zkratku Ctrl+G. V následném dialogovém okně vyberte v seznamu Cíl: Záloţka. V našem případě máte v souboru záloţku jedinou, čili stačí potvrdit. Pokud byste jich měli více, můţete vybírat z jejich seznamu, který rozbalíte pomocí šipky vpravo. Shrnutí: Různé objekty můţeme do textu vkládat na pozici kurzoru pomocí menu Vloţit (nebo i tlačítky na panelu nástrojů). Kliparty jsou obrázky, které se instalují s instalací programu. Stejně jako u obrázků u nich lze upravit velikost, oříznutí, obtékání a pokud jich je více i vzájemnou pozici. Pomocí WordArtu můţeme vytvářet ozdobné nadpisy a nastavit jejich formát (stín nebo prostorový styl nastavíme z panelu Kreslení). Dále můţeme vkládat textová pole, editor rovnic, konec stránky a její číslo (do záhlaví nebo zápatí) a záloţku. Pojmy k zapamatování: klipart obtékání pořadí (pozice) WordArt vzhled výplně stín prostorový styl textové pole Editor rovnic konec stránky čísla stránek záloţka 44

45 Obsah a tisk 7 Obsah a tisk Cílem této kapitoly je, abyste po jejím prostudování uměli: vytvořit u rozsáhlejšího souboru obsah připravit si soubor k tisku a následně ji vytisknout 7.1 Vytvoření obsahu Obsah pro čtenáře představuje něco jako mapu. Poskytuje přehled o tom, co se nachází v dokumentu, a pomáhá čtenáři rychle najít potřebné části. Obsah můţe mít formu jednoduchého seznamu názvů kapitol, ale můţe také zahrnovat několik úrovní nadpisů. Abychom mohli vytvořit obsah dokumentu, je potřeba pro nadpisy a podnadpisy pouţít styly, coţ jsme v souboru WORD.DOC pouţili. Obsah se vkládá na pozici kurzoru (pozor je to kamkoli do dokumentu, čili neţ začnete, zvolte si, kam obsah chcete vloţit) z nabídky Vloţit/Odkaz/Rejstříky a seznamy karta Obsah. Jestliţe jste pro nadpisy pouţili styly Nadpis1, Nadpis2 atd. stačí jen vybrat formátování obsahu a potvrdit klávesou Enter nebo kliknutím na tlačítko OK. V případě pouţití vlastních stylů, klikněte na tlačítko Moţnosti (vpravo dole) a přiřaďte úrovně vašim stylům. V případě, ţe se souborem dále pracujete (pokud budete pracovat s opravdu velkým dokumentem je to i dobré obsah totiţ umoţňuje něco podobného jako jsou záloţky. Pokud nad obsah najedete myší, objeví se ve ţlutém obdélníčku nápověda, která upozorňuje, ţe kdyţ podrţíte Ctrl a kliknete myší, kurzor se přesune k příslušnému nadpisu, coţ je vlastně ekvivalent pouţití záloţky), je potřeba vygenerovaný obsah aktualizovat. Protoţe se obsah vkládá opět jako pole, tak jej aktualizujeme buď vybráním místní nabídky obsahu (pravé tlačítko myši na obsahu) a vybráním poloţky Aktualizovat pole, nebo označení obsahu a stisknutí funkční klávesy F9.V daném okamţiku se zobrazí dotaz, zda chceme aktualizovat celou tabulku (to je nutné při přidání nebo odebrání nějakého nadpisu) nebo Pouze čísla stránek (pouze při jednoduchých úpravách např. vloţení konců stránek, zkrácení nebo prodlouţení některých odstavců apod.). Volbou Celá tabulka sice chybu neuděláme, ale u rozsáhlých souborů můţe operace trvat značně dlouho. Automatická aktualizace pole před tiskem se nastavuje v nabídce Nástroje/Moţnosti karta Tisk. 45

46 7.2 Tisk Obsah a tisk Jestliţe máme soubor hotový, velmi často jej potřebujeme vytisknout. Vlastní tisk můţeme spustit dvěma odlišnými způsoby. Na panelu Standardní je tlačítko pro tzv. přímý tisk tiskne se na výchozí tiskárnu bez moţnosti tento proces nějak ovlivnit, tj. tento postup příliš nedoporučuji. Druhá moţnost je vyvolání dialogového okna pro tisk, coţ lze pomocí menu Soubor a poloţky Tisk, nebo klávesové zkratky Ctrl+P. V horní části lze volit, na kterou tiskárnu budete tisknout (např. jednu máte připojenou k Vašemu PC a druhá je dostupná v síti), dále počet kopií, zda se budou tisknout všechny stránky nebo jen některé (např. 2,4-6,8). Pokud jste před vyvoláním dialogu označili nějaký výběr, zpřístupní se volba se stejným názvem a máte moţnost vytisknout to, co jste předem vybrali. V případě, ţe byste chtěli tisknout oboustranně, musíte u většiny tiskáren vytisknou nejprve liché a pak teprve sudé strany (na druhé strany listů). To můţete provést pomocí rozevíracího seznamu Tisknout, výběrem poloţky Liché stránky nebo Sudé stránky. V tomto případě budete asi také potřebovat tisknout dokument od poslední stránky. V dialogovém okně Moţnosti tisku zaškrtněte políčko Opačné pořadí tisku (před příštím tiskem ho nezapomeňte zrušit, Word si tuto volbu pamatuje). 7.3 Náhled Vţdy před tiskem doporučuji pouţít náhled souboru. Buď na panelu nástrojů Standardní klepněte na tlačítko Náhled nebo v menu Soubor vyberte poloţku se stejným názvem. Dokument se zobrazí tak, jak bude vytištěn, tj. bez podbarvení polí, šedého číslování stránek atd. Klepnutím na tlačítko Zavřít náhled ukončíte a obnovíte předchozí zobrazení dokumentu. 46

47 7.4 Vzhled stránky Obsah a tisk V některých případech potřebujete dokument vytisknout na šířku papíru nebo změnit okraje (vzdálenost textu od kraje listu). Tyto vlastnosti nastavíme ve Vzhledu stránky. Toto dialogové okno vyvoláme buď pomocí menu Soubor nebo poklepáním v šedé části pravítka. Zmíním se zde pouze o první záloţce, kde můţeme v sekci Okraje nastavit vzdálenost textu od kraje listu a v sekci Orientace, jak bude text vytisknutý. 7.5 Záhlaví a zápatí V předchozím odstavci jsem zmínil číslování stránek (seznámili jsme se s ním v kapitole Vloţit Čísla stránek). Čísla stránek jsou ve speciální části stránky, která se opakuje na začátku (konci) kaţdé a nazývá se záhlaví (zápatí, předpokládám, ţe je jasné, ţe záhlaví je nahoře). V tomto záhlaví můţeme mít i další texty (např. v těchto skriptech se jedná o názvy kapitol), můţeme ho také (jako jiný text) formátovat. V menu Zobrazit je poloţka Záhlaví a zápatí. Po kliknutí se zobrazí panel nástrojů Záhlaví a zápatí a záhlaví. V něm především můţeme pracovat jako v běţném textu tzn. lze zde cokoli psát, běţně formátovat (normálně z panelu nástrojů nebo z menu jako v běţném textu), ale pozor změny se projeví na všech stránkách. Co se týče tlačítek na panelu, zmíním se jen o některých. Druhé zleva (Vloţit pole STRÁNKA) vloţí na pozici kurzoru číslo stránky (druhá moţnost jak toto udělat, samozřejmě bude na kaţdé stránce její číslo), třetí (Vloţit počet stránek) vloţí na pozici kurzoru počet stránek celého souboru. Pokud budeme chtít se záhlavím přestat pracovat, zcela vlevo je tlačítko Zavřít. Zatím jsem stále mluvil jen o záhlaví. Ale co zápatí? Do něj se musíme přepnout buď pomocí čtvrtého tlačítka zprava (Přepnout mezi záhlavím a zápatím) nebo (a domnívám se, ţe jednodušeji) stisknutím šipky dolů na klávesnici. Panel se nemění (zamáčkne se tlačítko Přepnout mezi záhlavím a zápatím), jen ho nyní pouţijete pro zápatí. Shrnutí: K vytvoření obsahu dokumentu je potřeba pro nadpisy a podnadpisy pouţít styly. Obsah se vkládá na pozici kurzoru z nabídky Vloţit/Odkaz/Rejstříky a seznamy karta Obsah. Při změně (počtu stránek, nadpisů) je třeba Aktualizovat pole (F9). Aţ na výjimky při tisku pouţijeme dialogové okno Tisk (Ctrl+P nebo Soubor Tisk), při zmíněných výjimkách tlačítko s výchozí tiskárnou. Vţdy si před tiskem práci prohlédneme v Náhledu. Dialogové okno Vzhled stránky vyvoláme buď pomocí menu Soubor nebo poklepáním v šedé části pravítka. Před tiskem (zvláště u rozsáhlých souborů) nastavíme v menu Zobrazit Záhlaví a zápatí. Pojmy k zapamatování: obsah styly nadpisů Aktualizovat pole (F9) náhled Vzhled stránky záhlaví a zápatí čísla stránek 47

48 Tabulky 8 Tabulky Cíl: Cílem této kapitoly je, abyste po jejím prostudování uměli: vytvořit tabulku provádět s tabulkou různé úpravy Tabulka se skládá z řádků a sloupců tvořících buňky, které lze vyplnit textem a grafikou. Tabulky často slouţí k uspořádání a prezentaci informací. Vše kolem tabulky najdete v samostatném menu Tabulka v hlavní nabídce nebo na panelu nástrojů Tabulky a ohraničení. (Výtah z ČSN Úprava písemností, týkající se tabulky, najdete na adrese Vloţit tabulku Tabulku lze vloţit z nabídky Tabulka/Vloţit. V okamţiku kdy není v dokumentu ţádná tabulka, je aktivní pouze podnabídka Tabulka. V dialogovém okně upřesníte počet sloupců a řádků, můţete zadat šířku sloupců, necháte-li volbu, Auto přizpůsobí se šířka sloupce šířce textového pole. Druhá moţnost je pomocí tlačítka Vloţit tabulku na Standardním panelu nástrojů. Po kliknutí taţením vybereme počet řádků a sloupců (pokud chcete větší tabulku neţ 4 5 buněk, je potřeba skutečně taţení stisknout a drţet levé tlačítko, jinak je moţné později řádky i sloupce přidat). Praktická úloha Vloţit tabulku Otevřete si soubor WORD.DOC a najděte v něm text Nejlépe se prodávající květiny firmy Terra (nejlépe pouţijte funkci Najít, Ctrl+F). Vloţte před něj tabulku se dvěma řádky a čtyřmi sloupci. 8.2 Pohyb v tabulce Myší nebo kurzorovými šipkami. Těmi se v tabulce pohybujete po znacích a pak teprve do další buňky tabulky. Pomocí klávesy Tab se pohybujete v tabulce po buňkách ve směru hodinových ručiček. Kombinace Shift+Tab proti směru hodinových ručiček. 8.3 Označování tabulky (jejích částí) Kdo si oblíbil označování pomocí kláves, pro označování klikne do první z buněk, stiskne a drţí Shift+kurzorové klávesy (šipky). Pomocí myši označíme oblast buněk taţením (kliknu do první a táhnu). Kliknutí před řádkem (vlevo od řádku), označí řádek tabulky. Najetím myší nad horní okraj tabulky, objeví se svislá černá šipka, při kliknutí se označí sloupec. Při taţením mohu takto označit více řádků (sloupců). Najetím myší do blízkosti levého dolního okraje buňky se objeví šikmá černá tučná šipka, při kliknutí se označí právě jedna buňka. Kliknutím do tabulky se v levém horním rohu tabulky objeví přesouvací kříţ ve čtverci. Kliknutím do toho čtverce s kříţem se označí celá tabulka. Taţením za tento kříţ se tabulka přesouvá. Pro označování částí tabulky s úspěchem vyuţijeme i nabídky Tabulka/Vybrat. 48

49 8.4 Vloţit řádek Tabulky Budeme chtít upravit námi vloţenou tabulku jako základ pro tabulku na obrázku. Budeme tedy chtít přidat nejprve řádky. To můţeme udělat několika způsoby. Je-li kurzor v poslední buňce tabulky (v našem případě buňka zcela vpravo ve druhém řádku), kliknutí na klávesu Tab se pod tabulku přidá další řádek tabulky. Umístíte-li kurzor za tabulku (vpravo od buňky v předchozím případě) a stisknete klávesu Enter, přidá se další řádek tabulky. POZOR: kliknutí na klávesu Enter se v tabulce přidá další řádek (odstavec) v buňce. Nabídka Tabulka/Vloţit umoţňuje vkládat řádky Nad a Pod vybraný řádek tabulky. Existuje ještě jedna moţnost, kterou preferuji (pokud nevkládám řádek na konec tabulky viz výše). Kliknutím vlevo od tabulky označím její řádek. V tu chvíli se tlačítko Vloţit tabulku změní na tlačítko Vloţit řádky a řádek se vloţí nad označený (pokud byste označili taţením několik řádků, vloţí se jich tolik, kolik máte označeno). Toho samého lze dosáhnout, kdyţ v okamţiku označení řádku (řádků) na ně kliknete pravým tlačítkem myši a vyberete Vloţit řádky. Praktická úloha Vloţit řádky Přidejte do tabulky několik řádků (aby jich bylo alespoň pět). 8.5 Vloţit sloupce Z nabídky Tabulka/Vloţit vloţí sloupce buď nalevo nebo napravo od sloupce, ve kterém je právě kurzor. Opět existuje ještě jedna moţnost, kterou preferuji (v tomto případě lze i na konec tabulky čili vpravo od posledního sloupce). Kliknutím nad tabulku označím její sloupec. V tu chvíli se tlačítko Vloţit tabulku změní na tlačítko Vloţit sloupce a sloupec se vloţí vlevo od označeného (pokud byste označili taţením několik sloupců, vloţí se jich tolik, kolik máte označeno). Toho samého lze dosáhnout, kdyţ v okamţiku označení sloupce (sloupců) na ně kliknete pravým tlačítkem myši a vyberete Vloţit sloupce. Praktická úloha Vloţit sloupce Přidejte do tabulky několik sloupců (aby jich bylo alespoň sedm). 8.6 Odstranit řádek, sloupec, tabulku Nabídka Tabulka/Odstranit a vybraná poloţka nám odstraní prvek (prvky), ve kterém je kurzor (jsou označené). Jestliţe označíme řádek, sloupec nebo celou tabulku a stiskneme klávesu Backspace, vybraný prvek se odstraní (POZOR: klávesa Delete vymaţe pouze obsah buněk). V okamţiku, kdy máme označeno, můţeme opět na výběr kliknout pravým tlačítkem a v příruční menu bude poloţka Odstranit (za tímto textem bude ještě napsáno co máme označené řádek, sloupec, nefunguje pro celou tabulku. 49

50 Praktická úloha Odstranit Tabulky Odstraňte z tabulky přebytečné řádky a sloupce tak, aby zůstalo šest sloupců a čtyři řádky. 8.7 Sloučit buňky, rozdělit buňky Označíme buňky, z nichţ chceme získat jednu a v nabídce Tabulka/Sloučit buňky. Nebo kliknutím pravým tlačítkem vyvoláme místní nabídku na označených buňkách a vybereme opět Sloučit buňky. Opakem Slučování buněk je rozdělení buněk. Buď v nabídce Tabulka/Rozdělit buňky nebo místní nabídka. Zadáme počet sloupců a řádků. Praktická úloha Sloučit buňky Podle vzoru tabulky na předchozí stránce proveďte příslušné sloučení buněk. Následně do tabulky přesuňte jednotlivé texty (nejjednodušší způsob je jejich označení a následné přetaţení myší, pozor na jednu věc pokud při přesunu do buňky přesunete i znak konce odstavce, je potřeba ho následně vymazat, jinak bude mít buňka dva řádky, i kdyţ druhý bude prázdný). 8.8 Formátování v buňce Nastavení formátování textu v tabulce je stejné jako v běţném textu, tj. můţeme nastavovat jeho tvar, velikost, řez a další vlastnosti jak z panelu nástrojů Formát, tak z dialogového okna Písmo. Buňka se chová jako odstavec. Vodorovné zarovnání platí vţdy pro danou buňku. V buňce tabulky můţeme text zarovnávat také svisle. Nejrychleji vyvoláme místní nabídku v buňce a vybereme podle rozloţení v nabídce Zarovnání buněk. Druhá moţnost je vyvolat panel Tabulky a ohraničení, kliknutím rozbalit tlačítko pro zarovnání a následně vybrat příslušné zarovnání ve vodorovném i svislém směru. Svislé zarovnání buněk můţeme nastavit v nabídce Tabulka/Vlastnosti tabulky (příruční menu Vlastnosti tabulky) na kartě Buňka. Vodorovné stejně jako změna vodorovného zarovnání odstavce. Praktická úloha Formátování Nastavte všem textům písmo Times New Roman, velikost 12 (s výjimkou prvního řádku vel. 16). První řádek, slova Trvalky, Sezónní, Jaro, Léto a ceny budou tučně, první řádek, slova Trvalky, Sezónní a názvy rostlin kurzívou (viz vzor). Text v prvním řádku je odsazený zleva o 0,5 cm, Jaro a Léto jsou zarovnané vodorovně na střed a všechny buňky svisle na střed. Barvu písma zatím neměňt (její úprava je stejná jako u běţného textu). 8.9 Směr textu Text v buňce nemusí být psaný vţdy vodorovně. Změnu vybereme v místní nabídce Směr textu nebo v nabídce Formát/Směr textu. Praktická úloha Směr textu Upravte směr textu v buňkách podle vzoru Změna šířky sloupce, řádku Budeme pokračovat v praktické úloze. Kdyţ porovnáme námi vytvořenou tabulku se vzorem, vidíme, ţe tabulka je celkově příliš široká, naopak buňky s texty Trvalky a Sezónní jsou příliš nízké. Najetím myší na 50

51 Tabulky svislou nebo vodorovnou čáru tabulky změní se podoba ukazovátka myši na dvojitou čáru se šipkami, stiskneme levé tlačítko myši a táhneme, mění se šířka nebo výška buňky. Vţdy upravujeme šířku buňky, jejíţ pravý okraj drţíme, u sloupců pouţijeme spodní okraj. Pokud nemáme nic označené, pracujeme s celým sloupcem (řádkem), pokud bychom z nějakého důvodu chtěli změnit např. šířku jediné buňky, musíme ji nejprve označit (ale samozřejmě platí opak pokud máme označeno buňku, měníme jen její parametry. Pro změnu šířky nebo výšky vyuţijeme i rozhraní mezi sloupci řádky v pravítku. Najetím na rozhraní a stisknutí levého tlačítka myši a taţení, mění se příslušný rozměr. POZOR: výška řádku nemůţe být nikdy menší neţ je text, který je v buňce tabulky. Přesné nastavení šířky a výšky buňky tabulky v nabídce Tabulka/Vlastnosti tabulky (příruční menu Vlastnosti tabulky) na příslušné kartě a zaškrtnutím políčka Upřednostňovaná šířka nebo Zadat výšku. POZOR: zadáte-li na kartě Tabulka šířku tabulky, je vţdy součet šířek sloupců roven zadané šířce tabulky. Pokud chceme ponechat rozvrţení buněk v tabulce, ale celou ji zmenšit (zvětšit), můţeme najet na její pravý dolní roh a taţením (jako např. u obrázku) změnit velikost celé tabulky. Pokud chceme dosáhnout stavu, kdy budeme mít stejně široké sloupce (stejně vysoké řádky, v obou případech musí jít po sobě), označíme je (v našem příkladu např. buňky s texty Jaro, Stračka a Vlčí bob) a buď z příručního menu nebo panelu nástrojů vybereme Řádky stejně vysoké. Praktická úloha Změna šířky Upravte rozměry tabulky (zhruba) podle vzoru Ohraničení a stínování tabulky Pro ohraničení a stínování vyuţijeme panel Tabulky a ohraničení (tady pozor na oblíbenou chybu pokud text v buňce označíme a pouţijeme tlačítko Zvýraznění, nedosáhneme efektu, který je v příkladu. Zkuste si, co se stane, např. s prvním řádkem). Pokud budeme chtít mít tuto buňku jako ve vzoru, musíme buňku označit (stačí v ní mít kurzor), pouţít z panelu tlačítko Barva stínování a vybrat z palety barvu (v našem případě jasně zelenou). Všimněte se ještě, co se stane s barvou písma, kdyţ klikneme do buňky s textem Stračka a nastavíme Barvu stínování na tmavě zelenou (názvy se objeví, pokud v paletě najedete na barvu). Barva písma se změní na bílou je to tím, ţe písmo má nastavenou tzv. automatickou barvu a pokud je jeho pozadí tmavé, přepne se z černé na bílou. Pokud ale chceme mít bílou barvu písma v prvním řádku (světlé pozadí), musíme text označit a ručně nastavit bílou barvu. Co se týče ohraničení, je třeba postupovat tak, ţe nejprve nastavíme parametry čáry (styl, tloušťka, barva) a potom buď tuţkou vybrat čáru nebo pro vybranou buňku vybrat Ohraničení, pro které parametry platí. Praktická úloha Ohraničení a stínování Upravte ohraničení a stínování tabulky podle vzoru Další úpravy v tabulce Jednotlivé podnadpisy jsou vybrané (důleţité) zbývající poloţky z menu Tabulka. 51

52 Rozdělit tabulku Tabulky Tato funkce udělá z jedné tabulky dvě. Označte si řádek, který chcete mít jako první v nové tabulce a vyberte v menu Tabulka tuto poloţku. Zpět vrátíte vymazáním vloţeného prázdného řádku (odstavce). Pokud vytvoříte např. v novém dokumentu tabulku hned na začátku a potom se rozhodnete, ţe chcete ještě něco nad ní napsat, označte první řádek této tabulky a pouţijte Rozdělit tabulku. Tím se nad tabulkou objeví prázdný odstavec, do kterého můţete psát Přizpůsobit Šířku buňky nebo tabulky můţeme přizpůsobit (nejčastěji) obsahu tj. vţdy nejdelšímu textu, napsanému v jednotlivých sloupcích tabulky Opakování řádků záhlaví Výborná funkce pro dlouhé tabulky (opravdu dlouhé, smysl má jen pokud je tabulka na více stránek), označíme první řádky, které chceme aby se opakovaly v záhlaví tabulky na kaţdé stránce a vybereme tuto nabídku Převést Tabulku převedeme výběrem této nabídky na text a obráceně text můţeme převést na tabulku. V dialogovém okně doplníme další informace, co pouţijeme jako oddělovače, kolik sloupců má mít tabulka apod Skrýt mříţku Obrysy tabulky nemusí být vţdy zvýrazněny a nám se zobrazuje pouze šedivé ohraničení tabulky, které má pouze informativní charakter a lze jeho zobrazení vypnout v nabídce Tabulka/Skrýt mříţku Seřadit Text můţeme v tabulce řadit Tabulka/Seřadit podle jednotlivých sloupců. Pro řazení je moţné zvolit aţ tři kritéria (např. nejprve podle příjmení, potom podle křestního jména a nakonec podle místa bydliště). Praktické úlohy Tabulka Otevřete si nový prázdný dokument. Nabídku Zobrazit nastavte na Rozvrţení při tisku a měřítko zobrazení na šířku stránky. Vloţte tabulku, která má 5 sloupců a 4 řádky. V prvním řádku tabulky slučte všechny buňky a nastavte výšku prvního řádku na 1,5 cm. Do prvního řádku napište text Práce s tabulkou a zarovnejte jej vodorovně i svisle na střed. Přidejte pod poslední řádek tabulky jeden řádek. Slučte v prvním sloupci zbývající čtyři buňky. Do prvního sloupce napište text Svisle, změňte jeho orientaci na výšku a zarovnejte jej opět svisle i vodorovně na střed. Poslední buňku tabulky rozdělte na 3 sloupce a jeden řádek. Změňte ohraničení tabulky tak, aby vnější obrys byl modrý, šířka čáry 3 b. a vnitřní obrysy zelené, šířka čáry ¼ b. První řádek a první sloupec tabulku vyplňte ţlutou barvou. Rozdělené buňky v pravém dolním rohu tabulky vyplňte oranţovou barvou. 52

53 Tabulky Praktická úloha Ohraničení a stínování tabulky Otevřete si nový prázdný dokument. Vloţte tabulku, která bude mít 2 řádky a 2 sloupce. Nastavte šířku buněk 2 cm a výšku buněk také 2 cm. Vybarvěte kaţdou buňku jinou barvou. Ohraničení tabulky nezvýrazňujte. Do kaţdé buňky vepište písmeno a zarovnejte je k vnějšímu rohu buňky. Praktická úloha Šachovnice Navrhněte tabulku, která má 9 řádků a 9 sloupců. Kaţdý sloupec je 12 cm široký a výška řádku je 1 cm. Vybarvěte jednotlivá pole jako šachovnici. Nesouvislou oblast označujeme myší a stisknutou klávesou CTRL. Do posledního sloupce doplňte čísla 1 8 a do posledního řádku písmena a h. Obrysy posledního sloupce a řádku nezvýrazňujte (viz obrázek). Shrnutí: Tabulku lze vloţit z nabídky Tabulka/Vloţit nebo pomocí tlačítka Vloţit tabulku. Označením řádku (sloupce) se tlačítko Vloţit tabulku změní v tlačítko Vloţit řádky (sloupce). Totéţ lze provést i pomocí příručního menu nebo z nabídky Tabulka/Vloţit. Označením řádku (sloupce) a pouţitím klávesy Backspace, příručního menu nebo pomocí nabídky Tabulka/Odstranit lze odstranit označené prvky. Buňky můţeme slučovat a také rozdělovat. Pokud chceme změnit šířku sloupce (výšku řádku), nejsnáze to provedeme taţením za pravý okraj 53

54 sloupce (spodní okraj řádku). Tabulky Pojmy k zapamatování: Vloţit tabulku Vloţit řádky (sloupce) Odstranit 54

55 9 Hromadná korespondence Cíl: Hromadná korespondence Cílem této kapitoly je, abyste po jejím prostudování uměli: vytvořit a editovat různé typy hlavních dokumentů vytvořit a editovat zdroj dat vytvořit sloučený dokument Hromadná korespondence slouţí k opakovanému odesílání stejných dopisů, dokumentů více adresátům (např. v září určité skupině příjemců pošleme jeden dopis, v listopadu téţe skupině další), kdy se na určitém místě v dokumentu mění pouze určité poloţky, které jsou v seznamu příjemců. Seznam příjemců (tzv. zdroj dat) musíte poprvé vytvořit, čili výhoda je v opakování. Při hromadné korespondenci budete pracovat vţdy se dvěma (někdy se třemi) různými soubory: počátečním hlavním dokumentem (vţdy ve formátu *.doc), zdrojem dat jména a adresy, jejichţ sloučením do hlavního dokumentu vytvoříte jedinečné dokumenty (tyto informace mohou být uloţeny například v tabulce textového editoru ve formátu *.doc, v listu programu Excel ve formátu *.xls či v seznamu kontaktů aplikace Outlook) a případným dalším souborem je dokončená sada dokumentů (vţdy ve formátu *.doc). 9.1 Hlavní dokument Hlavní dokument je počátečním dokumentem, který nastavíte tak, aby měl stejnou velikost a vzhled, jaký mají mít konečné dopisy, ové zprávy, obálky, štítky, kupóny nebo jiné dokumenty. Do hlavního dokumentu zadáte informace, které budou ve všech kopiích shodné. Pokud je hlavním dokumentem například obálka, můţete zadat zpáteční adresu. U dopisu můţete vloţit logo společnosti a napsat zprávu, kterou si mají přečíst všichni příjemci. Do hlavního dokumentu také přidáte slučovací pole. Slučovací pole určují, kde mají být zobrazeny jedinečné informace. U obálky můţete například přidat slučovací pole pro adresu příjemce, zatímco u dopisu můţete přidat slučovací pole pro jméno v oslovení. Při sloučení jsou slučovací pole nahrazeny jedinečnými informacemi. Jedinečnými informacemi se u hromadné korespondence rozumí informace, které jsou v kaţdé vytvořené sloučené kopii odlišné (jsou doplněny ze zdroje dat). Zdroj dat je termín, který zastřešuje celou kategorii souborů, se kterými často pracujete. Zdrojem dat je například tabulka vytvořená v programu Word, list programu Excel nebo seznam kontaktů aplikace Outlook. Jedinečné informace (například jména a adresy), které chcete pouţít při hromadné korespondenci, musí být uloţeny v tabulce (to se týká hlavně Wordu, kde na rozdíl od ostatních zmíněných programů tabulku musíte vytvořit). Tato vlastnost totiţ umoţňuje spárovat specifické části těchto informací se slučovacími poli v hlavním dokumentu. Dokončená sada dokumentů (případný třetí soubor) hromadné korespondence se skládá jiţ z jedinečných štítků, obálek, dopisů, ových zpráv, faxů nebo jiných dokumentů, které můţete vytisknout nebo elektronicky odeslat. 9.2 Jak pracujeme s hromadnou korespondencí Hromadnou korespondenci najdete v nabídce Nástroje/Dopisy a korespondence/hromadná korespondence. V podokně úloh se zobrazí průvodce Hromadnou korespondencí. Také je moţné při 55

56 Hromadná korespondence zobrazeném podokně úloh vybrat z moţností podokna právě Hromadnou korespondenci. Průvodce hromadnou korespondencí má 6 kroků. Opět si vyzkoušíme všechny způsoby práce s hromadnou korespondencí na praktických úlohách. Druhou moţností je pouţití panelu nástrojů Hromadná korespondence, který můţete vyvolat buď opět přes nabídku Nástroje/Dopisy a korespondence nebo např. klikněte pravým tlačítkem myši kamkoli do prostoru Panelů nástrojů a v příručním menu vyberte tento panel. Doporučuji si je vyzkoušet. 9.3 Dopis Praktická úloha Hromadná korespondence Dopis Začneme tím, ţe si z umístění, které Vám sdělí vyučující, zkopírujte na disk G: soubory HK.DOC, DATA.DOC a DATAHK.DOC. Potom otevřeme soubor HK.DOC (na disku G:, obsahuje běţný dopis konkrétně urgenci). Prvním krokem v průvodci je vybrání typu dokumentu. Vybereme Dopis. Kliknutím na hypertextový odkaz Další (modrý v dolní části podokna úloh) se dostaneme do druhého kroku. Pokud bychom chtěli pouţít panel nástrojů, zcela vlevo je tlačítko Nastavení hlavního dokumentu. Po kliknutí na něj vybereme Dopis z příslušného dialogového okna. Druhý krok umoţňuje vybrat, co bude hlavním dokumentem jestli ho budeme teprve vytvářet z prázdného souboru, pouţijeme šablonu nebo otevřeme existující dokument. Vyberte Pouţít aktuální dokument. Na panelu obdoba není, ale doporučuji vţdy začít tím, ţe si připravíte běţný dopis, ten budete mít otevřený a s ním budete pracovat čili vlastně opět Pouţít aktuální dokument. Ve třetím kroku vybíráme příjemce. Nemáme-li vytvořený seznam, budeme muset vybrat poloţku Zadat nový seznam. K této činnosti se ještě vrátíme, nyní ale pouţijeme druhý zkopírovaný soubor DATA.DOC (není potřeba ho otevírat). K tomu necháme vybranou první poloţku Pouţít existující seznam a klikneme na odkaz Procházet (na panelu druhé tlačítko zleva Otevřít zdroj dat hrom. korespondence) a obdobně jako bychom otevírali soubor vybereme náš zdroj dat (DATA.DOC). Po potvrzení se buď rovnou nebo po kliknutí na odkaz Upravit seznam příjemců (třetí tlačítko zleva Příjemci hromadné korespondence) objeví dialogové okno Příjemci hromadné korespondence (jedná se vlastně o tabulku, kde kaţdý řádek odpovídá jednomu příjemci). Zde můţeme seznam upravit pokud bychom např. tento dopis nechtěli poslat některým příjemcům v seznamu, stačí kliknutím zrušit zaškrtnutí v levém sloupci. Pokud bychom chtěli přidat dalšího příjemce, můţeme to zde udělat pomocí tlačítka Upravit a následně tlačítka Přidat nový 56

57 Hromadná korespondence aţ budeme vytvářet zdroj dat.. Jinou moţnost přidání dalšího příjemce si ukáţeme Ve čtvrtém kroku, Vytvořit dopis, vloţíme do hlavního dokumentu propojení se zdrojem dat, slučovací pole (existuje sice moţnost pouţít tzv. Blok adresy také na panelu, čtvrté tlačítko zleva Vloţit blok adresy, ale tuto moţnost spíše nedoporučuji, protoţe nemáte moţnost manipulace s jednotlivými částmi adresy). Čtvrtý krok si můţeme usnadnit pouţitím panelu nástrojů pro Hromadnou korespondenci. Při prvním pouţití musíme nejdříve panel upravit a přidat si na něj tlačítko Vloţit slučovací pole (Možnosti panelu nástrojů/přidat či odebrat tlačítka Hromadná korespondence). V souboru HK.DOC si zobrazte netisknutelné znaky a označte si Cihelny, a. s. (pozor, abyste neoznačili znak tabulátoru před nebo znak konce odstavce za tímto textem, celý dopis by se začal bortit ), klikněte na nově zobrazené tlačítko a v podmenu vyberte poloţku Organizace. Pokračujte vybráním textu p. Hlaváček a z menu Vloţit slučovací pole postupně vyberte Titul, Jméno a Příjmení.. Takto pokračujte aţ výsledek bude vypadat následovně: (nezapomeňte ještě text Váţený pane Hlaváčku nahradit polem Oslovení). V tomto okamţiku v hlavním dokumentu vidíte názvy slučovacích polí (sloupců tabulky). Přechod do dalšího kroku průvodce provede to samé, jako kliknutí na tlačítko Zobrazit slučovaná data. 57

58 Hromadná korespondence V obou případech se místo názvu slučovacího pole zobrazí konkrétní jméno ze seznamu. Pro procházení jednotlivých poloţek seznamu slouţí tlačítka v červeném oválu na obr. Zkontrolujte si, zda dopisy vypadají tak, jak očekáváte. Jiţ ve třetím kroku průvodce jsem upozorňoval, ţe po kliknutí na odkaz Upravit seznam příjemců (třetí tlačítko zleva Příjemci hromadné korespondence) se objeví dialogové okno Příjemci hromadné korespondence a v něm můţeme dočasně vyřadit některého z příjemců. Pokud jste to provedli, budete mít pro volbu záznamů jen takové číslo, u kolika záznamů zůstalo zaškrtnutí (ovšem ze zdroje dat jste záznam neodstranili). Posledním krokem je dokončení Hromadné korespondence. Pokud budete chtít mít všechny dopisy stejné (samozřejmě aţ na adresu příjemce), pak můţete rovnou odeslat na Tisk. V případě, ţe chceme pro jednotlivé příjemce ještě provést nějaké změny, zvolíme Upravit jednotlivé dopisy, kdy se tyto sloučí do nového dokumentu (to je výše zmiňovaný případný třetí soubor), který bude obsahovat sloučené informace z hlavního dokumentu se zdrojem dat. Tento soubor dostane automatický název Dopis1, kaţdý dopis začíná vţdy na nové stránce. Tady lze do jednotlivých dopisů dopsat konkrétní informace, které nebyly určeny ostatním příjemcům. V jednotlivých krocích hromadné korespondence se lze kdykoliv vracet kliknutím na odkaz Předchozí. Tip: není-li potřeba uchovat doplňující informace v dopisech, stačí uloţit pouze hlavní dokument hromadné korespondence. 9.4 Nový zdroj dat a případné úpravy Ve třetím kroku průvodce jsme vybírali příjemce. Nemáme-li vytvořený seznam, můţeme vybrat poloţku Zadat nový seznam (ukáţeme si poté ještě jiný postup) a následně odkaz Vytvořit. Tento seznam obsahuje mnoho poloţek (polí). Upravíme nejdříve seznam poloţek kliknutím na tlačítko Vlastní a kliknutím na tlačítko Odstranit (nebo Přidat) si upravte poloţky tak, aby ve výsledku byly Jméno, Příjmení, Ulice, PSČ, Město. Kliknutím na OK se vrátíte do dialogového okna, ve kterém byste vyplnili prvního příjemce, tlačítkem Nová poloţka byste pak přidávali dalšího. Kliknutím na tlačítko Zavřít budete vyzváni k uloţení zdroje dat s adresami musíte zadat jeho jméno a umístění. Uloţí se ve formátu souboru programu Access. A tady jsme u toho, co jsem avizoval výše ukáţeme si ještě jiný postup. Proč? Důvodem je zmíněná skutečnost, ţe soubor se uloţí ve formátu programu Access. S tímto programem zatím neumíte (alespoň většina) pracovat a navíc v řadě počítačů není ani nainstalován. Předvedeme si tedy postup, při kterém nebudeme potřebovat další program zdroj dat si uděláme ve Wordu. Otevřete si nový soubor (tak jak jsme zvyklí např. Ctrl+N to, ţe ho pouţijeme pro HK nemá v tuto chvíli ţádný vliv) a současně si otevřete soubor DATAHK.DOC (pouţijeme ho jen jako vzor). Kdyţ se do tohoto souboru podíváte, vidíte, ţe ho celý tvoří tabulka má sedm sloupců a nám budou na začátek stačit dva řádky. Obsah prvního klidně můţete zkopírovat jedná se o názvy sloupců (polí). Do řádku druhého zadejte údaje třeba o sobě (a neostýchejte se, přidělte si titul, kterého chcete dosáhnout). Pokud jste vyplnili PSČ, stiskněte klávesu tabulátor (jiţ víme, ţe nám do tabulky přidá řádek) a vyplňte další osobu (např. spoluţáka nebo pouţijte vzorová data). Podle tempa ostatních si zvolte několik příjemců a soubor uloţte jako DHK.DOC. Nyní se vrátíme do souboru HK.DOC a budeme jako zdroj dat pouţít náš nově vytvořený zdroj. První problém je v tom, ţe v souboru DHK.DOC nemáme sloupec (pole) Oslovení. Pomoc je velmi jednoduchá 58

59 Hromadná korespondence kamkoli do tabulky vloţíme sloupec, který nazveme Oslovení a vyplníme ho (a soubor následně uloţíme). Druhá chyba je, ţe původně jsme měli pole Organizace a teď máme Společnost. Jedna moţnost je samozřejmě pole ve zdroji dat přejmenovat, ale ukáţeme si, ţe ani to není třeba. V souboru HK.DOC buď v průvodci HK (krok 3) zvolíme odkaz Vybrat jiný seznam nebo tlačítkem Otevřít zdroj dat hrom. korespondence zvolíme soubor DHK.DOC. V tuto chvíli ještě ţádný problém nevidíme. Ale v okamţiku, kdy chceme zobrazit jednotlivé příjemce, se zobrazí dialog, který nás upozorní. Jak je na obrázku vidět, musíme zvolit v rozbalovacím seznamu poloţku Společnost. 9.5 Obálky Opět si tvorbu obálek vyzkoušíme na konkrétní praktické úloze. Vstupním předpokladem pro zvládnutí této praktické úlohy je zvládnutí předchozí praktické úlohy. Některé kroky nebudou tak podrobně rozebírány. Praktická úloha Hromadná korespondence Obálky Otevřeme si nový, prázdný dokument. První krok je vybrání typu dokumentu. Vybereme Obálky. Druhý krok umoţňuje upřesnit Moţnosti obálky. Nejčastěji pouţívaná je obálka C5 (ale pochopitelně vyberete konkrétní, kterou budete chtít pouţít). Záleţí samozřejmě na obsahu, pokud posíláte několikastránkovou smlouvu, potřebujete jiný rozměr neţ na jeden list papíru). Zde se nastavuje i písmo, kterým budou psány adresy (ale to lze upravit i dodatečně). Pro adresu příjemce pouţijte bezpatkové písmo, černé barvy. Pro adresu odesilatele záleţí na vaši fantazii. Také chci upozornit na jednu věc pokud máte v Nástrojích/Moţnostech na záloţce Informace o uţivateli zadanou Poštovní adresu, automaticky se vloţí jako adresa odesilatele (ale opět není problém ji případně přepsat, jde spíš o situaci, kdy obálky vytváříte často, nemusíte ji opakovaně psát. Na druhé straně to řada institucí řeší tak, ţe obálky razítkuje). Ve třetím kroku vybíráme příjemce. Vyberte uloţený soubor z předchozí úlohy. Čtvrtý krok, Uspořádat obálku znamená vloţit do adresního pole obálky adresu příjemce (jak vidíte, tlačítko Vloţit slučovací pole nezmizelo, máte ho k dispozici). Ještě dejte pozor adresa příjemce je textovém poli, které je příliš vlevo. Nejlepší pomoc je uchopit myší za okraj a celé textové pole posunout doprava. 59

60 Hromadná korespondence Pátý krok Zobrazit náhled obálek zase umoţňuje některé příjemce vyloučit. Poslední krok slučuje data do nového dokumentu Obálky1 (nebo je moţné rovnou vytisknout). Pro uloţení opět stačí pouze hlavní dokument s obálkami. 9.6 Štítky Jestliţe nemáte moţnost tisknout ve vaší tiskárně obálky, můţete si vytisknout adresy na lepící štítky. Nejdůleţitějším krokem při vytváření štítků je krok 4, kde aktualizováním všech štítků se informace z prvního štítku přenesou do všech dalších štítků. Změna zástupných znaků se neděje po listech, ale v jednotlivých oknech štítků. Štítky jsou uspořádány jako tabulka. Praktická úloha Hromadná korespondence štítky První krok je vybrání typu dokumentu. Vybereme Štítky. Druhý krok umoţňuje upřesnit Moţnosti štítku. Vyberte např. štítky s označením C 2354 Karta (opět pochopitelně vyberete konkrétní, které budete chtít pouţít). Ve třetím kroku vybíráme příjemce. Vyberte uloţený soubor z první úlohy. Čtvrtý krok, Uspořádat štítky. Zde upravujeme pouze první štítek. Do něj vloţíme adresu i s oslovením a kliknutím na tlačítko Aktualizovat všechny štítky se upraví i ostatní štítky. 60

61 Hromadná korespondence Pátý krok Zobrazit náhled štítků zase umoţňuje některé příjemce vyloučit. Poslední krok slučuje data no nového dokumentu Štítky1. Pro uloţení opět stačí pouze hlavní dokument s obálkami. Vraťte se k hlavnímu dokumentu hromadné korespondence se štítky. V této úloze označte pole <<Město>> a změňte písmo na Všechna velká (Formát/Písmo). Vraťte se do čtvrtého kroku a Aktualizujte všechny štítky. Všechna města by se měla psát velkými písmeny. Shrnutí: Hlavní dokument je počátečním dokumentem, do kterého vloţíme slučovací pole (propojení se zdrojem dat). Při prvním pouţití hromadné korespondence si přidejte na panel tlačítko Vloţit slučovací pole. Nejprve se nastaví typ dokumentu (dopis, obálky, štítky ), potom je nutné zadat, kde se nachází zdroj dat. Dále je nutné do hlavního dokumentu slučovací pole. V závěru se rozhodneme, zda chceme všem poslat totéţ (hlavní dokument rovnou vytiskneme) nebo pro některé příjemce pouţít odlišné podrobnosti (hlavní dokument sloučíme do nového dokumentu, který následně editujeme). Pojmy k zapamatování: hlavní dokument zdroj dat sloučený dokument slučovací pole 61