Uživatelský manuál. innovaphone mypbx. Version 11 R2. Profil Vyhledávání

Transkript

1 Uživatelské jméno Video telefon Uživatelský manuál innovaphone mypbx Version 11 R2 Nastavení Výběr zařízeni Sdílení aplikací Můj stav Přesměrování Zprávy Profil Vyhledávání Oblíbené - Jmeno Oblíbené - Stav Oblíbené - Tel.číslo Oblíbené možnosti Zobrazit oblíbené Zobrazit historii innovaphone AG Böblinger Str Sindelfingen Tel Original: Operating_manual_myPBX_V11_R1_en.docx Version: June 2015 Subject to availability and technical modifications without notice. Errors excepted. Copyright 2015 innovaphone AG

2 Obsah Začínáme... 3 Hovor Příchozí hovor s možností otevření externí aplikace... 3 Předání hovoru... 4 Parkování hovoru a jeho vyzvednutí... 5 Zaparkování hovoru... 6 Vyzvednutí zaparkovaného volání s použitím mypbx... 6 Vyzvednutí zaparkovaného volání bez použitím mypbx... 7 DTMF tóny Konference... 8 Přesměrování hovoru... 8 Mobility Videohovor Chat Chat konference Sdílení aplikací Vyhledávání...16 Nastavení Stavu přítomnosti Oblíbené Přidání do položky Oblíbené...17 Odstranění kontaktu z položky Oblíbené Historie hovorů Instalace a konfigurace Instalace Přihlášení Nastavení viditelnosti Výběr koncového zařízení Konfigurace Záložka: mypbx...22 Záložkal:Externí aplikace...23 O dokumentu Strana 2 / 25

3 Začínáme Pokud jste neprovedli nastavení programu mypbx, nejprve si přečtěte kapitolu Konfigurace na konci této příručky. Hovor Příchozí hovory zobrazeny v oblasti jsou zpráv. Pokud jsou k dispozici další informace, jako jméno a telefonní číslo volajícího, jsou také zobrazeny. Příchozí hovor můžete přijmout telefonem. Pokud použijete k přijetí hovoru ikonu zeleného sluchátka, telefon přejde do režimu hlasitého telefonu. Hovor odmítnete ikonou červeného sluchátka. Volající uslyší obsazovací tón. Odchozí hovory jsou primárně sestavovány na účastníky ze seznamu Oblíbených. Přesunem myši na jednotlivé položky seznamu zobrazíte dostupné služby účastníků. Pro sestavení hovoru klikněte na ikonu sluchátka. Váš telefon provede volání v režimu hlasitého telefonu. Chcete-li ukončit režim hlasitého telefonu zvedněte sluchátko. Telefonní číslo lze zadat přímo do pole vyhledávání. Zatímco zadáváte číslo, systém vám navrhuje odpovídající položky z telefonního seznamu. Stisknutím tlačítka Enter zahájíte vytáčení. Do pole pro vyhledávání můžete pomocí klávesy F2 také vložit jakékoliv zvýrazněné číslo z vašeho počítače (rychlá klávesa F2 je pro tuto funkci předdefinována). Příchozí hovor s možností otevření externí aplikace Pokud jste si nastavili externí aplikaci, která může být otevřena během příchozího volání, pak uvidíte v informačním poli počítače vedle ikony zeleného sluchátka ještě další ikonu. Pokud si do propojené aplikace ukládáte historii hovorů, pak můžete aplikaci otevřít a připravit se na hovor ještě před tím, než na volání odpovíte. Strana 3 / 25

4 Stejnou možnost máte také k dispozici v rozhraní mypbx v oblasti zpráv. Jméno aplikace, které jste uvedli v nastavení, se zobrazí jako popis ikony. Níže uvedený příklad ukazuje aplikaci Notepad systému Windows. Tuto ikonu lze zároveň nalézt v historii volání. Kliknutím na ikonu otevřete stejnou aplikaci a můžete si udělat poznámky k již dokončenému hovoru. Předání hovoru Přijatý hovor můžete kdykoliv předat. Pro přidržení spojení klikněte na ikonu přidržet. Nyní můžete sestavit nebo přijmout druhé volání. Můžete použít jakýkoliv postup popsaný v kapitole Hovor. Chcete-li spojit oba účastníky, jednoduše zavěste nebo ukončete hovor stisknutím ikony červeného sluchátka. V seznamu oblibených je k dispozici další ikona, kterou můžete hovor předat přímo (předat bez ohlášení). Tato ikona umožňuje okamžité přepojení hovoru na zvoleného účastníka s následným automatickým zavěšením vašeho telefonu. Pokud byl hovor předán v rámci příslušného telefonního systemu, zobrazí se, kdo příchozí hovor předává. Strana 4 / 25

5 Tato informace se zobrazí u volání předáných automaticky i ručně. U volání, která byla předána několikrát, se zobrazí seznam obsahující každý krok předání volání. Jednotlivá předání hovoru jsou uložena v historii hovorů a jsou dostupná v režimu zobrazení podrobností. Parkování hovoru a jeho vyzvednutí Zaparkování hovoru je pohodlný a flexibilní způsob předání hovoru. Skutečnost, že hovor lze předat z libovolného telefonu v PBX, je velká výhoda. Hovor lze zaparkovat na libovolné telefonní číslo (linku) pod označením parkovací pozice 0 až n. Každý autorizovaný účastník ze stejné skupiny může následně hovor vyzvednout (odparkovat). Příklad použití lze popsat následovně: Spojovatelka přijme hovor. Pokud neví kde požadovaný učástník je, zaparkuje hovor na jeho číslo. Oznámením, např. podnikovým rozhlasem apod., informuje požadovanou osobu, že hovor byl zaparkovaný na jeho číslo. Vyzvaná osoba dojde k nejbližšímu telefonu a zde si může zaparkovaný hovor vyzvednout. Strana 5 / 25

6 Zaparkování hovoru Po přijetí hovoru se zobrazí v mypbx u položek v seznamu Oblíbených nová ikona P, kterou je možné zaparkování provést. Kliknutím na tuto ikonu můžete aktivní hovor na zvolené číslo/účastníka zaparkovat. Volající slyší hudbu. Telefon cílového účastníka nevyzvání. Pro zaparkování hovoru na vlastní číslo, klikněte na tutéž ikonu v oblasti Zpráv. Kliknutím na ikonu P, zaparkujete volání na svoje vlastní číslo a volající uslyší hudbu. Vyzvednutí zaparkovaného hovoru s použitím mypbx Hovory zaparkované na vlastní číslo jsou v mypbx označeny ikonou P a jsou zobrazeny v oblasti Zpráv. Hovor odparkujete kliknutím na ikonu zelené šipky a budete okamžitě spojeni. Ostatní účastníci mohou vidět zaparkované hovory v mypbx v seznamu Oblíbených. Hovor lze vyzvednout kliknutím na ikonu odparkovat. Strana 6 / 25

7 V tomto případě se volání chová jako příchozí a k sestavení hovoru dojde, když zvednete sluchátko. Vyzvednutí zaparkovaného hovoru bez použití mypbx Lze předpokládat, že ne všechny telefony májí povolenou aplikaci mypbx. Hovory lze také vyzvednout přímo z telefonů. To se provádí pomocí speciálních kódů. Pro vyzvednutí zaparkovaného hovoru na vlastním čísle, použijte následující syntaxi: #16$(1) přičemž #16 je číslo kódu pro vyzvednutí zaparkovaného hovoru a $(1) se vztahuje na parkovací pozici. Parkovací pozice je přiřazena automaticky a vždy se začíná číslem 0. Ve většině případů tedy stačí k vyzvednutí zaparkovaného volání volba #160. Vyzvednutí zaparkovaného volání z jiného telefonního čísla se realizuje vytočením kódu #17. Syntaxe kódu: #17$(1)NNN# přičemž $(1) opět souvisí s parkovací pozicí a NNN je telefonní číslo, kde je v současné době zaparkovaný hovor. Konec telefonního čísla je označen #. Tento kód vyzvedne hovor a spojí jej okamžitě na telefon, ze kterého byla provedena volba kódu. Postup, který jsme popsali dříve, je tedy opravdu možné jednoduše použít, pokud spojovatelka odpoví na volání pomocí mypbx a zaparkuje hovor na správné cílové účastnické číslo. Volaný, který je na příchozí hovor upozorněn podnikovým rozhlasem, si tak může hovor vyzvednout kdekoliv použitím kódu #170nnn#, kde nnn je jeho účastnické číslo. DTMF tóny Tóny DTMF se používají k ovládání automatické distribuce volání (hlasová oznámení s možností volby používaná při volání do některých firem nebo na info linky) nebo hlasových záznamníků - voic . Pro odesílání DTMF tónů je možné v mypbx zobrazit numerickou klávesnici. Zobrazíte ji kliknutím na ikonu číselník u položky kontaktů. Seznam Oblíbené je pak nahrazen numerickou klavesnicí. Strana 7 / 25

8 Numerickou klávesnici můžete skrýt stisknutím tlačítka Uzavřít. Konference Pro konferenční hovor budete potřebovat dva hovory, aktivní hovor a přidržený hovor. Kliknutím na ikonu konference v poli kontaktu u přidrženého hovoru spojíte všechny tři účastníky dohromady, tedy do konference. Chcete-li konferenci ukončit, klikněte u jednoho z kontaktů na ikonu přidržet (II). Konference je ukončená a tento účastník je v přidržení. Druhý učastník je dále s vámi spojen. Nyní jste ve stejném režimu jako před konferenčním hovorem. Konferenci lze také ukončit stiskem ikony červeného sluchátka. Po ukončení spojení s jedním z účastníků konference jste nadále ve spojení s účastníkem druhým a to dokud neukončíte i toto spojení. Poznámka: Ukončíte-li hovor zavěšením sluchátka, zůstanou další dva účastníci spojeni. Přesměrování hovoru Strana 8 / 25

9 Pomocí mypbx můžete provádět vlastní nastavení přesměrování hovorů. Vytáhněte konfigurační záložku na levé straně oblasti Zpráv. Máte k dispozici tři možnosti přesměrování hovoru: Vždy Obsazení Neodpovídá Stiskněte tlačítko té možnosti přesmerování, kterou chcete změnit. Otevře se okno konfigurace. Zadejte telefonní číslo, na které chcete přesměrovat vaše hovory a potvrďte tlačítkem uložit. Příslušné tlačítko je nyní zvýrazněné. Chcete-li ukončit přesměrování, jednoduše klikněte na zvýrazněné tlačítko. Strana 9 / 25

10 Jakmile jste nastavili cílové číslo pro přesměrování hovoru, můžete zapínat a vypínat přesměrování hovoru jednoduchým kliknutím na příslušné tlačítko. Mobility innovaphone Mobility umožňuje integraci mobilních telefonů do pobočkové ústředny. Přesměrovat hovor na váš mobilní telefon můžete kdykoliv. Pokud je ale váš mobilní telefon administrativně přiřazen do PBX, můžete používat funkci Mobility. Aktivací funce Mobility nepřesměrujete hovor, ale zapínate nebo vypínáte "Forking" (současné vyzvánění) na svém pevném i mobilním telefonu. Videohovor Videohovor je možné sestavit, pokud mají oba účastníci videohovor povolen. V okně mypbx můžete videohovory povolit nebo zakázat. Můžete zároveň definovat, zdali preferujete sestavení videohovoru vždy nebo se budete rozhodovat individuálně při každém hovoru. Na horním obrázku vidíte ikonu s povoleným videotelefonováním. Dolní obrázek ukazuje ikonu, kdy tato služba není aktivní. Velikost okna videa lze měnit. Rozlišení a poměr šířky a výšky zůstávají stejné. Obrázek z vlastní kamery lze přesunout do některého ze čtyř rohů. Chcete-li toto provést, klikněte na oranžový okraj okna Video. Strana 10 / 25

11 Po ukončení spojení se okno Video automaticky zavře. Chat Služba Chat umožňuje vzájemnou výměnu krátkých textových zpráv formou diskuse. Chat s protějším účastníkem záhajíte kliknutím na ikonu Spustit chat (bublina) v položce Oblíbené. Příchozí požadavek na chat je indikován ikonou v dolním panelu systému windows. Zároveň se před ostatními okny otevře okno chatu, ale není automaticky aktivní. Můžete tedy nadále pokračovat v práci v aktivní aplikaci. Chcete-li přijmout žádost o konverzaci, přepněte na aplikaci mypbx a klikněte na žádost o konverzaci v oblasti Zpráv. Strana 11 / 25

12 Pokud jste potvrdili žádost o chat, otevře se samostatné okno konverzace. Ostatním účastníkům se v okně Chat zobrazí zpráva, že jste se připojili do konverzece. V horní části okna Chat se zobrazují obecné informace, dosavadní konverzace a také editor vašich zpráv. Horní pole je statické a ukazuje jméno vašeho chat partnera. Pomocí ikony na pravé straně (kolečko) můžete relaci chatu ukončit. Dále máte v okně Chatu možnost stanovit téma konverzace. Historie událostí a zpráv je řazena chronologicky, vždy s označením jejich autora a času. Nejstarší události jsou posounovány směrem nahoru a mizí v horní části okna. Strana 12 / 25

13 Editor ve spodní části vám umožňuje napsat zprávu. Zprávu odešlete stiskem tlačítka Odeslat. Pozdější změny zprávy už nelze provést. Kliknutím na ikonu v horní pravé straně okna ukončíte relaci chatu. Okno konverzace se automaticky zavře. Zprávy nelze odvolat. Chat partner obdrží zprávu, že jste opustili chat. Chat konference Aplikace mypbx Chat má neomezený počet účastníků. Do vaší konverzace můžete pozvat více účastníků. Jedině účastníci zapojení do chatu mohou pozvat další účastníky. Není možné aktivně se zapojit do již existující chat relace. Účastníci mohou opustit konverzaci v libovolném pořadí. K ukončení relace chatu dojde, pokud v relaci zústane poslední účastník. Sdílení aplikací Sdílení aplikací se spouští v hlavním okně mypbx. Ikona pro Sdílení aplikace se nachází vedle ikony pro Videohovory. Strana 13 / 25

14 Možnost sdílet aplikace je dostupná aktivním účastníkům telefoního hovoru. V případě konferenčního hovoru je aplikace sdílena se všemi účastníky. Kliknutím na ikonu se otevře ovládací okno, kde si můžete vybrat okno s aplikací, kterou chcete sdílet. Dokonce můžete sdílet celou plochu. Sdílená aplikace je ovládána uživatelem, který aplikaci sdílí. Tento uživatel může předat řízení i ostatním uživatelům. Pokud aplikaci sdílí více uživatelů, můžete vybrat jméno toho, komu předáte nad sdílenou aplikací kontrolu. Uživatel na druhém konci může také požádat o kontrolu nad sdílenou aplikací. Účastník sdílející aplikaci může tuto žádost přijmout nebo odmítnout. Strana 14 / 25

15 Kontrolu nad aplikací může sdílející zrušit stisknutím tlačítka Odstranit ovládání vedle jména uživatele, který aplikaci v současné době ovládá. Tlačítko Nesdílet v dolní části okna ukončí sdílení aplikace. Ukončení aktivního hovoru zároveň ukončí Sdílení aplikace. Jedním kliknutím v seznamu oblíbených můžete otevřít ového klienta a zaslat e- mail uživateli na jeho ovou adresu uloženou v kontaktu. Klikněte na ikonu Poslat a váš ový program otevře nové okno poštovní zprávy. Strana 15 / 25

16 Vyhledávání Vyhledávání probíhá v seznamu všech uživatelů telefonního systému a zároveň v centrálně spravovaném telefonním adresáři. Do pole vyhledávání zadejte jméno nebo telefonní číslo. Výsledek hledání je aktualizován pokaždé, když zadáte číslo nebo písmeno. Atributy, jako jsou název společnosti nebo adresa, lze také použít jako kritéria vyhledávání. Pokud je hledaný účastník nalezen, můžete mu zavolat nebo jej kontaktovat pomocí dalších dostupných služeb. Nastavení Stavu přítomnosti Váš aktuální stav přítomnosti si můžete nastavit sami. Máte na výběr ze šesti možných stavů a poznámky, kterou mužete libovolně upravovat. Váš stav se odpovídajícím způsobem změní také na všech zařízeních vašich partnerů. Vezměte prosím na vědomí, že informace o vaší nedostupnosti se nezmění zpět sama. Pokud chcete přijímat volání, klikněte na Dostupný v okně stavu přítomnosti. Poznámka již také nebude aktivní. Strana 16 / 25

17 Oblíbené Je výhodné, abyste kolegy a partnery, se kterými úzce spolupracujete, přidali na váš seznam oblíbených kontaktů. Se souhlasem partnera jste schopni přehledně vidět jeho stav. Vidíte pak, jestli právě volá a vidíte stav jeho přítomnosti. Stavy telefonu jsou: - Aktivní - Neaktivní - Obsazený Partner vám může dokonce povolit zobrazení telefonního čísla linky, se kterou právě hovoří. Počet položek v seznamu Oblíbené je celkově omezen na 32 položek, které mohou být rozděleny do různých skupin. Přidání do položky Oblíbené Pomocí vyhledávacího pole naleznete požadovaný kontakt. Pro přidání kontaktu do Oblíbených klikněte na ikonu Hvězdička. Tento výběr potvrďte kliknutím na tlačítko Uložit. Strana 17 / 25

18 Odstranění kontaktu z položky Oblíbené K odstranění kontaktu ze seznamu Oblíbených, klikněte na ikonu tužky. Otevře se okno pro úpravu kontaktu a kliknutím na ikonu Vymazat jej odstraníte z Oblíbených. Pozor! Položka je odstraněna ze seznamu Oblíbené bez požadavku na potvrzení. Historie hovorů Historie hovorů zobrazuje kompletní historii všech předchozích komunikací. Až 20 položek se zobrazí přímo. Každá položka obsahuje následující informace: Úspěšnost spojení (červená ikona - nespojeno) Směr volání (šipkou v ikoně) Jméno a telefonní číslo druhého účastníka Datum, čas a délka hovoru Kromě uvedeného je také možné vyvolat u položek v historii další akce. Posunutím myši na položku je možné zobrazit všechny dostupné možnosti, jako: Strana 18 / 25

19 Volba/zpětné volání telefonem Zahájit chat Uložit do seznamu Oblíbené Spusit aplikaci, která je propojena s tímto kontaktem Zobrazit podrobnosti o spojení. Kliknutím na ikonu Odstranit odstraníte celou historii volání bez požadavku na potvrzení. Záznamy jsou nevratně odstraněny. V podrobnostech o spojení uvidíte další informace o trvání a průběhu hovoru - může být důležitý, pokud vám hovor byl přepojován. Kromě výše uvedených možností můžete jednoduše odeslat s žádostí o zpětné volání, pokud je u kontaktu uložena ová adresa. Strana 19 / 25

20 Instalace a konfigurace K instalaci a konfiguraci budete potřebovat některé informace od administrátora vaší innovaphone PBX. Některé operace může provádět pouze administrátor. Instalace Instalace probíhá spuštěním instalačního balíčku pro Windows, mypbxsetup.msi. Spusťte program dvojím kliknutím na název souboru. Na obrazovce se spustí průvodce instalací mypbx a provede vás procesem instalace. mypbx se nainstaluje do adresáře Programy/innovaphone/myPBX. Přihlášení Pro spuštění aplikace je potřeba uživatelské jméno a heslo. Tyto údaje jsou předem nastavené administrátorem. Jakmile se zaregistrujete, můžete změnit své heslo. Chcete-li to provést, klikněte na ikonu Nastavení (ozubené kolečko) na horním pravém rohu aplikace a vyberte z menu položku Změnit heslo. Strana 20 / 25

21 Zadejte staré heslo, následně nové heslo a jeho potvrzení. Klikněte na Uložit. Od této chvíle je platné pouze nové heslo. Nastavení viditelnosti Zde je možné určit, jaké informace chcete zobrazit ostatním uživatelům. Omezení lze nastavit na celou společnost nebo název domény, stejně tak jako pro jednotlivé účastníky. Nastavení pro jednotlivce potlačí nastavení pro celou společnost. Základní nastavení Viditelnosti provádí administrátor předem. Nastavení lze individuálně změnit. Následující informace lze vypnout: Stav online Stav přítomnosti Podrobnosti o stavu přítomnosti Stav obsazení Volání V nastavení lze přidat další účastníky. Viditelnost lze konfigurovat pomocí pole "Přidat nové URI". Nastavení musíte potvrdit tlačítkem Uložit. V případě, že si vás někdo přidá do položky Oblíbené, budete vyzváni k nastavení viditelnosti. Strana 21 / 25

22 Nastavení lze změnit podle potřeby i později, jak bylo uvedeno výše. Výběr koncového zařízení Pokud máte více než jedno koncové zařízení registrované k vašemu uživatelskému jménu, můžete vybrat, které telefonní zařízení by mělo být použíto k řízení mypbx. Jsou zobrazena všechna dostupná telefonní zařízení. Konfigurace Klikněte pravým tlačítkem myši na ikonu (rybka) na hlavním panelu systému Windows, otevře se následující nabídka. V menu vyberte položku Konfigurace. Otevře se okno konfigurace mypbx. Záložka: mypbx URL: Tato položka obsahuje http odkaz. Požádejte administrátora o jeho sdělení. Strana 22 / 25

23 Alternativní URL: Pro zvýšení spolehlivosti může být vyplněn alternativní http odkaz. Rychlá klávesa: Je klávesa nebo kombinace kláves. Rychlá klávesa se používá v případě, že telefonní číslo označené v jiné aplikaci chcete přímo vložit do pole pro vyhledávání v mypbx. Akce rychlé klávesy: obsahuje akci, která by se měla uskutečnit, je-li rychlá klávesa stisknuta. Automaticky se objeví Offline: Je-li váš počítač neaktivní po nastavenou dobu, vaše přítomnost může být automaticky nastavena na "offline. Jazyk: MyPBX uživatelské rozhraní je nastaveno podle jazykového nastavení systému Windows. Zde můžete nastavit jiný jazyk. Dokování: Okno mypbx je aplikace systému windows, které lze přesouvat a měnit velikost podle potřeby. Okno mypbx můžete ukotvit k pravé nebo levé straně obrazovky nastavením v této položce. Automatiský start: Zajistí automatické spuštění aplikace mypbx po spuštění operačního systému Windows. Spustit minimalizovaně: aplikace mypbx se spustí pouze v panelu nástrojů systému Windows. Kliknutím na ikonu otevřete okno. Spustit softwarový telefon: Je-li vybrán innovaphone SoftwarePhone v mypbx, může být spuštěn automaticky. Zobrazit v hlavním panelu (taskbaru): Rozhodněte, zda chcete mypbx zobrazený jako aplikaci Windows na hlavním panelu, nebo jen pomocí ikony v oblasti informací. Vypisovat trasování: pro administrator k odstranění chyb. Záložka: Externí aplikace Jméno: Jakýkoli název aplikace jak se zobrazí v mypbx. Cesta: Přesnou cestu k programu název souboru stačí pro aplikace systému Windows. Parametry: Parametry, které lze volitelně nastavit. Proměnné parametry pro spojení lze rovněž použít. K dispozici jsou následující parametry: $n: Telefonní číslo pro příchozí volání $u: URI příchozího volání $d: Zobrazené jméno volajícího $c: Identifikační číslo telefonní konference Například parametr pro notepad.exe: c:/contact/$d.txt Strana 23 / 25

24 Spustit s hovorem: Odpovíte-li na příchozí hovor, aplikace se automaticky spustí. Pokud jste tuto možnost nevybrali, můžete spustit nastavenou aplikaci ručně z pole na ploše signalizujícího příchozí hovor. Strana 24 / 25

25 O dokumentu Tento dokument se vztahuje k softwaru: innovaphone mypbx, Version 11 R2 Negarantujeme, že všechny uvedené obchodní názvy lze volně použít. Téměř všechna hardwarová a softwarová označení v této příručce jsou registrovanými ochrannými známkami a jako k takovým by mělo být přistupováno. Všechna práva vyhrazena. Žádná část této příručky nesmí být reprodukována žádným způsobem (tiskem, fotokopií, mikrofilmem nebo jakýmikoliv jinými prostředky), nebo zpracována, duplikována nebo distribuována pomocí elektronických systémů bez výslovného souhlasu. Texty a ilustrace byly sestaveny a software vytvořený s maximální péčí, ale chyby nelze zcela vyloučit. Tato dokumentace je proto dodávána s vyloučením jakékoliv odpovědnosti nebo záruky vhodnosti pro specifické účely. innovaphone si vyhrazuje právo zlepšovat nebo měnit tuto dokumentaci bez předchozího upozornění. Strana 25 / 25