Úvod do technologie workflow systémů. Miroslav Beneš

Transkript

1 Úvod do technologie workflow systémů Miroslav Beneš

2 Obsah přednášky Motivace Podnikové procesy Prvky a nástroje technologie workflow Typy workflow produktů Standardizace Architektura workflow systému Struktura kroku úlohy, zpracování požadavku, směrování toku řízení Technologie workflow 2

3 Vývoj architektur informačních systémů 60. léta řada samostatných aplikací vlastní uživatelské a datové rozhraní vlastní metody ukládání dat vlastní komunikace s uživatelem 70. léta osamostatnění dat databázové systémy 80. léta osamostatnění uživatelského rozhraní Windows API, X Window, léta osamostatnění řídicích procesů workflow systémy Technologie workflow 3

4 Motivace Příklad procesu: objednávání zboží objednávka zpracování objednávky schválení obch.. oddělením potvrzení obj. verifikace platby účtárnou faktura Kde mohou nastat problémy? expedice zboží dodací list Technologie workflow 4

5 Organizace podniku Organizační hierarchie: kdo co dělá? jednotlivci, profese, role, skupiny zodpovědnost, podřízenost zdroje (stroje, pomůcky, služby,...) Pracovní postupy: jak se co dělá? kroky, algoritmy Technologie workflow 5

6 Podnikové (business) procesy Podnikový proces je efektivní koordinační mechanismus napříč organizačními jednotkami distribuovaný v čase a prostoru; integruje a koordinuje distribuované zdroje a poskytuje správnou informaci správnému jednotlivci ve správný čas k vykonání přiděleného úkolu. CO JAK KDY KDO Technologie workflow 6

7 Další příklady procesů Recenze příspěvků na konferenci zaslání příspěvku, předání recenzentům, recenze příspěvků, zpráva autorovi,... Zařízení služební cesty objednávka letenek, ubytování, vypůjčení auta, zaplacení poplatků, schválení cesty,... Vyřízení pojistné události (reklamace) obdržení požadavku, rozhodnutí o oprávněnosti, odpověď,... Sledování pacientů v nemocnici příjem, RTG, EKG, krev, diagnóza, léčení,... Technologie workflow 7

8 Další příklady procesů Vyřízení žádosti o půjčku žádost o půjčku, analýza rizik, schválení, sledování splátek, uzavření případu,... Vývoj programů návrh, specifikace, implementace,... Zápis studentů do dalšího ročníku předběžný zápis, kontrola studia, zápis, změny,... Výběrové řízení na zakázky zadání, vyhodnocení nabídek, výběr dodavatele, řešení námitek, realizace,... Technologie workflow 8

9 Workflow management efektivní správa toku informací a řízení v podnikových procesech infrastruktura podniku je tvořena kombinací procesů některé procesy jsou klíčové pro přežití a další růst podniku zvýšení efektivity správy procesů vede ke snížení nákladů, zlepšení služeb zákazníkům a zvýšení konkurenceschopnosti podniku Technologie workflow 9

10 Problémy správy procesů Špatná nebo žádná dokumentace nejasné kompetence Určité procesy bývají pomalé časové ztráty v komunikaci špatná zpětná vazba malá informovanost managementu Technologie workflow 10

11 Výhody workflow technologie Z hlediska managementu zjednodušení a modernizace podnikových procesů, snížení režijních nákladů, urychlení podnikových procesů, možnost sledování a řízení procesů, just-in-time manufacturing Technologie workflow 11

12 Výhody workflow technologie Z technického hlediska automatizace složitých podnikových procesů, integrace existujících aplikací, vyšší spolehlivost, plánování všech použitých zdrojů (lidé, data) Technologie workflow 12

13 Zavedení workflow v podniku Obvyklá metoda: pozveme konzultanty, kteří všechno vyřeší za nás Problém: musíme mít sami jasno v tom, čeho chceme dosáhnout Nutná spolupráce se zadavatelem kompetence zodpovědných osob k realizaci změn Technologie workflow 13

14 Zavedení workflow v podniku 1. rozpoznání a pojmenování procesů ve firmě proces, počáteční a koncový stav 2. rozpoznání nefungujících procesů kvalita, cena, rychlost, spokojenost zákazníka, flexibilita 3. zvýšení priority nefungujících procesů faktory kritické pro úspěch firmy strategické faktory principiální faktory Technologie workflow 14

15 Prvky technologie workflow Nástroje pro definici procesů umožňují definici a rozplánování procesů na počítači obvykle grafické nástroje, využití jazyka UML prvky modelu: zprávy zaslané účastníkům procesu, události, které mohou nastat, rozhodnutí, která je třeba učinit; základní prvky určují charakter modelu Technologie workflow 15

16 Prvky technologie workflow Workflow servery čtou, provádějí a sledují jednotlivé kroky definice workflow Klientské aplikace nástroje pro interakci uživatelů s workflow obvykle nejsou součástí WF systému Nástroje pro monitorování procesů vyhodnocování účinnosti a ceny procesů podpora optimalizace procesů Technologie workflow 16

17 Prvky technologie workflow Nástroje pro simulaci procesů Co se stane, když...? Ověření modelu, predikce Nástroje pro verifikaci procesů Bude každá objednávka vyřízena? Bude každá reklamace vyřízena do 14 dnů? Matematické metody Petriho sítě Nástroje pro administraci Technologie workflow 17

18 Typy workflow produktů WF založené na zprávách využití ového serveru (MS Exchange, Lotus Notes, SMTP/POP3,...) běžně používané systémy úkoly se rozesílají elektronickou poštou GFI flow, Keyfile s keyflow, Jetform, Eastman WFX Technologie workflow 18

19 Typy workflow produktů WF založené na WWW serverech používají intranetový nebo internetový WWW server, k němuž se uživatelé připojují uživatele nelze nutit k převzetí úkolu, pokud se do systému nepřihlásí Action Technologies, Ultimus Technologie workflow 19

20 Typy workflow produktů WF založené na samostatných systémech implementují úplně všechno ve vlastní režii nejobecnější (a nejdražší) varianta FlowMark, IBM (OS/2, AIX) InConcert, XSoft (Unix) Staffware (20 platforem, $1000/klient) Technologie workflow 20

21 Technologie důležité pro workflow Databázový server vhodné použití sw podporujícího ODBC Obrazový server skenování papírových dokumentů Faxový server server Operační systém wf software nejčastěji pod Windows NT WWW, server, databáze - Unix Technologie workflow 21

22 Standardizace v oblasti workflow Workflow Management Coalition (WfMC) založena v srpnu 1993 nevýdělečná mezinárodní organizace prodejců, uživatelů, analytiků a univerzitních / výzkumných skupin (asi 130 členů) tvorba standardů v oblasti terminologie, spolupráce a propojení wf systémů tři komise a pracovní skupiny Technologie workflow 22

23 Hlavní standardy Workflow Reference Model Workflow Client Application Application Programming Glossary Interoperability Abstract Specification Audit Data Specification Process Definition Interchange Interoperability Internet MIME Binding Objektový model s návazností na OLE a IDL Bezpečná spolupráce wf systémů Technologie workflow 23

24 Referenční model workflow Nástroje pro definici procesů Služby pro řízení workflow Nástroje pro administraci a monitorování Workflow Engine Workflow API & Interchange Formats Workflow Engine Klientské aplikace Spouštěné aplikace Technologie workflow 24

25 je definován Podnikový proces je řízen Definice procesu skládá se z použije se pro WFMS řídí proces pomocí Manuální činnost může být Činnost reprezentována pomocí Automatizovaná činnost Instance procesu zahrnuje Instance činnosti zahrnuje Základní pojmy podle WfMC Pracovní Spouštěná WfMC položka aplikace Technologie workflow 25

26 3D pohled na workflow resource dimension resource activity case task case dimension work item process dimension Technologie workflow 26

27 3D pohled na workflow případ (case) konkrétní řešení problém (žádost o půjčku) obvykle jej generuje externí zákazník zpracovává se prováděním úloh v určitém pořadí na základě definice workflow procesu úloha (task) krok provádění procesu charakterizuje se podmínkami platnými před (precondition) a po (postcondition) provedení Technologie workflow 27

28 3D pohled na workflow zdroj (resource) zařízení (fax, tiskárna) nebo osoba (účastník, dělník, zaměstnanec) vytvářejí třídy zdrojů na základě podobných charakteristik role je třída založená na schopnostech svých prvků (např. programátoři) organizační jednotka je třída založená na struktuře organizace (např. reklamační oddělení) Technologie workflow 28

29 3D pohled na workflow pracovní položka, požadavek (work item) úkol řešený pro konkrétní případ, např. vrátit panu Novákovi peníze za reklamované zboží činnost (activity) úkol řešený pro konkrétní případ a využívající konkrétní zdroj vytváří frontu požadavků (worklist) Technologie workflow 29

30 Role práci vykonávají kategorie pracovníků jedna osoba může mít více rolí, mnoho osob má stejnou roli role jsou autorizovány provádět požadavky z front spojených s činnostmi požadavky na zpracování se přidělují staticky nebo dynamicky (load balancing) Technologie workflow 30

31 Typy rolí Tvůrce ten, kdo vytvořil instanci Zodpovědná osoba ten, kdo je zodpovědný za instanci, i když krok neprovádí (např. manažer) Vlastník ten, kdo vykonává krok instance Technologie workflow 31

32 Struktura (automatizované) činnosti innost i činnost i činnost j činnost i činnost j položka položka položka položka worklist synchronizace položka položka startovací podmínka příprava dat příkaz ke spuštění aplikace směrování uložení dat zjištění stavu Technologie workflow 32

33 Struktura činnosti Pracovní položka a fronta požadavků požadavky na provedení aplikace strukturované zprávy obsahující parametry pro provedení činnosti maximální doba provedení činnosti (připomenutí, předání jinam) synchronizace paralelních instancí workflow různé strategie: FIFO, LIFO, priority Technologie workflow 33

34 Struktura činnosti Příprava k provedení vybrané činnosti vyhodnocení vstupní podmínky na základě dat závislých na řešeném případu získání vstupních dat pro činnost Akce jako jádro činnosti interaktivní: výběr položky uživatelem spustí provedení činnosti automatické: příchod položky do fronty způsobí provedení činnosti Technologie workflow 34

35 Struktura činnosti Závěrečná analýza monitorování provádění aplikace: úspěch, chyba, havárie uložení výsledků aplikace konverze a uložení dat do společné paměti Směrování přesun požadavků k dalším činnostem na základě stavu (návratového kódu), výsledku Technologie workflow 35

36 Provedení požadavku uživatelem 1. Výběr požadavku, za který uživatel ponese odpovědnost 2. Rezervování nebo delegování požadavku na jiného uživatele 3. Provedení požadované práce 4. Vyhodnocení výstupní podmínky 5. Vyhodnocení podmínky pro přechod na další činnosti a jejich aktivace Technologie workflow 36

37 Směrování toku řízení Sekvenční A B C Paralelní (AND-split, AND-join) B1 A C B2 Technologie workflow 37

38 Směrování toku řízení Podmíněné (OR-split, OR-join) B1 A C B2 Iterační A B C Technologie workflow 38

39 Odkazy Workflow Management Coalition Podrobný seznam programového vybavení, výzkumných projektů a dalších odkazů Workflow and Reengineering International Association ww2.usabilityfirst.com/usability/cscw.html Kolekce informací týkajících se groupware včetně workflow Technologie workflow 39