Workflow, definice, charakteristika, trendy

Transkript

1 Workflow, definice, charakteristika, trendy Workflow management je efektivní správa toku informací a řízení v podnikových procesech. Workflow automatizuje procesy. Workflow podporuje tok dokumentů, informací a úkolů od jednoho účastníka ke druhému. Workflow zprůhledňuje procesy a vede k jejich zjednodušení, zvýšení efektivnosti a zkrácení průběhu.

2 Ukázky workflow

3 Workflow Infrastruktura podniku je stvořena kombinací procesů, z nichž některé jsou klíčové pro přežití podniku a jeho další růst. Zvýšení efektivity správy procesů vede ke snížení nákladů, zlepšení služeb zákazníkům a zvýšení konkurenceschopnosti podniku. Výhody workflow technologie: Z hlediska managementu: Zjednodušení a modernizace podnikových procesů Snížení režijních nákladů Možnost sledování a řízení procesů Výroba just-in-time. Základním principem workflow systémů je oddělení logiky procesu do samostatné úrovně nad výkonné jádro informační podpory systému, což umožňuje flexibilně měnit jednotlivé prvky procesu bez nutnosti přeprogramování aplikace.

4 Workflow Výhody workflow technologie: Z technického hlediska: Automatizace složitých podnikových procesů Integrace existujících aplikací Vyšší spolehlivost Kvalitnější plánování zdrojů. Zavedení workflow v podniku přinese: Rozpoznání a pojmenování procesů ve firmě (proces a jeho počáteční a koncový stav) Rozpoznání nefungujících procesů (kvalita, cena, rychlost, spokojenost zákazníka, flexibilita) Zvýšení priority nefungujících procesů (faktory kritické pro úspěch firmy, strategické faktory)

5 Workflow Nestačí procesy pouze jednou definovat a následně jejich řízení automatizovat, ale je nezbytné do budoucna umožnit flexibilní změnu jejich průběhu, vstupů, výstupů či participujících rolí. Automatizovat řízení procesů je možné mnoha různými, více či méně výkonnými prostředky informačních technologií. Jedním z nejprogresivnějších nástrojů v této oblasti jsou workflow systémy, které automatizují řízení procesu a na základě sledování a vyhodnocování jeho průběhu jej umožňují s minimálními náklady měnit a upravovat. Nezbytné je provést analýzu současného stavu procesů, která zahrnuje popis procesů, navržení metrik a vyhodnocení efektivity procesů. K popisu procesu neodmyslitelně patří definice jeho dílčích činností a specifikace rolí, které se procesu i jeho částí účastní. Samozřejmostí je i identifikace vstupů a výstupů, včetně zjištění datových formátů informací, určení vazeb, přístupových práv a dalších pravidel, které jsou v procesu respektovány.

6 Workflow Mezi nejčastější příčiny snižující kvalitu procesů patří: přílišná složitost jednotlivých prvků procesu (složitost vazeb, velké množství paralelních alternativních toků, přílišná délka procesu, složité datové struktury na vstupu a výstupu, krátké doby mezi navazujícími činnostmi bez rozumného dorovnání předchozích zpoždění), úzká místa, která jsou obvykle tvořena závislostí na jedné osobě (respektive malé skupině osob), u které se hromadí úkoly nutné pro další průběh procesu, složitá organizační struktura, která přináší přeorganizovanost do procesů takovou nevyhovující organizační strukturu je třeba zjednodušit. Optimalizace spočívá tedy především v odstranění složitostí a úzkých míst procesů, čímž zvýšíme kvalitu výstupu i rychlost průběhu procesu. Výstupem analýzy procesů jsou tedy na základní úrovni optimalizované procesy, připravené pro zavedení informačního systému podporujícího jejich řízení.

7 Systém řízení workflow Workflows Management System (WfMS) WfMS definuje, vytváří a řídí průběh procesu a zajišťuje jeho procedurální automatizaci řízením posloupnosti pracovních činností a vyvoláváním odpovídajících lidských nebo technických zdrojů. Propojuje principy, metodiky a technologie různorodých oblastí informatiky a řízení (klient/server koncept, el. pošta, ERP, OIS, SŘBD, el. zpracování dokladů, řízení úkolů, modelování a monitoring procesů, ). mscomstc&videoid=63790e4e-3a9e-4723-ba2c- 0e30dfede093

8 Typy workflow systémů Podle charakteru procesů Administrativní workflow (rutinní činnosti administrativního charakteru) Ad hoc workflow (nestandardizované procesy, definují se, až když vzniknou, obsahují výjimky a unikátní operace) Kolaborativní workflow (podporuje týmovou spolupráci) Produkční workflow (podporuje hlavní procesy, dobře strukturovatelné, jejich výskyt je častý). Podle technologické infrastruktury Produkty založené na el. poště (MS Exchange, Lotus Notes) Produkty, založené na dokumentech (systémy pro převod listinných dokumentů do el. podoby, DIP Document Imaging Processing) Produkty založené na procesech (analýza a automatizace BP) Produkty založené na webu Podle orientace procesů Procesy orientované na lidi (předávané informace jsou nejednotné, proměnlivé, proces je závislý na jednotlivcích) Procesy orientované na sebe (klíčové procesy, předpověditelné, mají pevná pravidla, jsou měřitelné)

9 Pozn. BPM (zde ve významu management) a historie První vlna procesního řízení - Taylor (1920) (analýza metod a procedur, vznik samostatných manuálů o procesech). Druhá vlna procesního řízení cca před 15 lety (reengineering, ale pak zabetonování do SW ). Třetí vlna dnes, neustálá změna (často formou projektu), jde o syntézu a rozšíření BPR a SW do jednotícího celku, o systémovou integraci resp. integraci podnikových řešení jako nikdy nekončící proces.

10 Business Process Reengineering Business Process Reengineering (BPR) je rozhodné znovuzavedení základních podnikových procesů k dosažení dramatického zlepšení v produktivitě, cycle time a kvalitě. Jiný zdroj: BPR je analýza a design pracovních toků a procesů uvnitř a mezi organizacemi. Formální reengineering obsahuje: popis, který specifikuje každou činnost a výstup, výstupy ve formě podnikových modelů - architektura podniku, proces vývoje a zavádění IS v podniku. BPR znamená: Znovu se zaměřit na hodnoty společnosti a potřeby zákazníka. Znovuvytvořit základní procesy řízení využívající IT pro dosažení zlepšení. Reorganizaci do vzájemně provázaných pracovních týmů se zodpovědností spojenou s fungováním jednotlivých procesů. Změnu základních organizačních a lidských přístupů k řešení problémů. Zlepšení výkonu podnikových procesů skrze celou organizaci.

11 Business Process Reengineering Výsledkem BPR je: Snížení nákladů a cycle time odstraněním neproduktivních aktivit a lidí, kteří je vykonávali, vznikne týmová spolupráce s jinými úrovněmi řízení. Zlepšení kvality snížením roztříštěnosti práce a stanovením jasné zodpovědnosti za vykonávané procesy.

12 Business Process Improvement Business Process Improvement (BPI) je postupné zlepšování podnikových procesů. Rozdíl mezi BPR a BPI zatímco BPR je zásadní změna procesu, BPI je kontinuální (dílčí) změna procesu, lze také říci, že po BPR provádí firma dílčí úpravy (BPI) až do dalšího reengineeringu (BPR). Právě v souvislosti s BPR se více hovoří o podnikovém modelování, tedy o modelování podnikových procesů resp. podnikové architektury.

13 Vztah BPR a workflow Ne všechny aktivity BPR ústí do workflow, a ne všem implementacím workflow předchází BPR. Společné rysy: Pro obojí je třeba získat podporu maxima zaměstnanců (podmínkou je vysoká úroveň komunikace a informační kampaň po celou dobu projektu). Cílem BPR je optimalizovat stávající BP, aby byly efektivní pro firmu i zákazníka. Cílem Wf je automatizace řízení jednotlivých průběhů procesů. Význam Wf však není pouze v automatizaci procesů, ale v jejich koordinaci, v nastavení a kontrole termínů, lidí a dokumentů, v jejich sledování a vyhodnocování. Oba přístupy jsou odvozeny od myšlenek delegování pravomocí, jsou zaměřeny na proces a vedou k organizační restrukturalizaci.

14 Komponenty systému workflow Programové komponenty Pro definici procesů, rolí, pravidel, Řídící jádro spouští externí aplikace, udržuje statistiky o průběhu, Správce úkolů zprostředkovává komunikaci mezi jádrem a uživateli, Uživatelské rozhraní zprostředkovává komunikaci mezi správcem úkolů a uživatelem. Datové komponenty Definice procesu, Řídící data, Aplikační data (jsou řízena aplikacemi podporujícími proces), Věcná data (zpracovává je jádro systému a pak rozhoduje o dalším kroku), Seznam úkolů, Organizační schéma.

15 Komponenty systému workflow

16 Konkrétní produkty workflow MS/Series Workflow W4 RosaData IBM Lotus Workflow V7.0 Workflow software INOVIO Enterprise agilesworkflow - nadstavbové řešení k podnikovému informačnímu systému Microsoft Dynamics NAV Datahaven for Microsoft Dynamic AX SharePoint 2010,

17 Manažer procesu nová role v podniku Odpovědnosti Odpovídá za racionální a efektivní koncepci a realizaci procesu tak, aby optimálně využíval disponibilní zdroje a zabezpečoval splnění ostatních požadavků jako jsou: Pravomoci Návrh procesu, Podpora procesu systémem Wf, Odpovědnost za funkčnost, provozovatelnost, efektivnost, věcnou správnost, bezpečnost dat, Konkrétně vytvoření pracovního prostředí, zabezpečení Wf s cíli podniku, zabezpečení vazby na organizační schéma, v souladu s legislativou, specifikace činností, uživatele, jejich kvalifikaci, přístupových práv, zajištění ochrany dat, odstraňování chyb, revize procesů Rozhoduje o přístupových právech, navrhuje realizaci změn, navrhuje začlenění resp. vyjmutí pracovišť z Wf, rozhoduje o nestandardních operacích, kontroluje uživatele a opatření v rámci Wf. Nezávislý konzultant (další možná role) je člověk, jehož se průběh procesu netýká a proto může poskytovat objektivní pohled na proces.