Univerzita sv. Cyrila a Metoda v Trnave - referát kontroly a sťažností Z Á S A D Y

Transkript

1 Univerzita sv. Cyrila a Metoda v Trnave - referát kontroly a sťažností Z Á S A D Y na realizáciu systému vnútornej kontroly organizácie a súhrn povinností a postupov na zabezpečenie zákona NR SR č. 10/1996 Z.z. o kontrole v štátnej správe a vykonávanie finančnej kontroly v zmysle zákona NR SR č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a o doplnení niektorých zákonov Vypracoval: Ing. Gabriel Kubál, kontrolór univerzity, Trnava, december 2006

2 Na základe Pokynov Ministerstva školstva Slovenskej republiky, v zmysle 7 zákona NR SR č. 10/1996 Z.z. o kontrole v štátnej správe a 19 zákona NR SR č. 131/2002 Z.z. o vysokých školách, s cieľom zvýšiť a zdokonaliť účinnosť jestvujúceho kontrolného systému a zabezpečiť jeho funkčnosť na jednotlivých stupňoch riadenia organizácie, vytvoriť základné pravidlá, ciele a spôsob vykonávania finančnej kontroly, ktorá je súčasťou komplexného systému finančného riadenia, vydáva rektor UCM tieto Zásady. I. Vymedzenie systému vnútornej kontroly organizácie 1. Systém vnútornej kontroly organizácie tvoria, zabezpečujú, za jeho výkon a funkčnosť zodpovedajú a jeho funkcie vykonávajú subjekty, uvedené v časti III, odseku 1 a 2 týchto Zásad. 2. Subjekty vykonávajúce kontrolnú činnosť v rámci organizácie, kde jestvuje vzťah podriadenosti a nadriadenosti, vykonávajú vnútornú kontrolu a tvoria systém vnútornej kontroly. 3. Subjekty poskytujúce účelové finančné prostriedky plnia pri kontrole použitia týchto prostriedkov funkciu vonkajšej kontroly. 4. Funkciu vonkajšej kontroly tiež plnia kontrolné orgány nadriadenej organizácie v rámci rezortu, tiež mimorezortné orgány poverené výkonom kontroly, napr.: Najvyšší kontrolný úrad, Úrad vlády SR, Ministerstvá SR a ich finančné správy, Správy finančnej kontroly, Úrad bezpečnosti práce a pod. 5. Výkon vnútornej kontroly pozostáva z plánovaných a mimoriadnych kontrol hospodárenia, tematických previerok a funkčných kontrol, pričom: a, komplexné kontroly hospodárenia, tematické previerky s účelovým zameraním na základe písomného poverenia vedúceho organizácie, v zmysle časti VII, týchto Zásad, zabezpečuje a vykonáva kontrolný referát organizácie sám, alebo v súčinnosti s odbornými útvarmi organizácie, b, tematické previerky, účelovo zamerané na konkrétnu oblasť kontroly, môžu na základe písomného poverenia vedúceho organizácie vykonávať aj osobitné kontrolné skupiny, zložené zo zamestnancov odborných útvarov organizácie, c, funkčné kontroly vyplývajúce zo ZP vykonávajú vedúci zamestnanci, prípadne na základe ich rozhodnutia aj zamestnanci ich odborných útvarov ako povinnosť systematicky, operatívne a preventívne overovať plnenie úloh organizácie, vlastných rozhodnutí, ako aj plnenie a dodržiavanie všeobecne záväzných platných právnych noriem, v okruhu svojej činnosti a pôsobnosti ( bližšie v časti V. týchto Zásad ).

3 II. Funkcie a úlohy kontrolnej činnosti, resp. systému vnútornej kontroly organizácie 1. Kontrolná činnosť je nedeliteľnou súčasťou riadiacej práce, ktorú riadiace subjekty na príslušnej úrovni systému riadenia sú povinné v rámci svojej pôsobnosti permanentne priamo vykonávať alebo zabezpečovať. 2. Pod kontrolou rozumieme cieľavedomú činnosť, ktorou sa pomocou príslušných metód a prostriedkov: - hospodárenie s dotačnými prostriedkami a verejnými financiami, - vybavuje podanie petícií, sťažností, oznámení a podnetov, - kontroluje dodržiavanie všeobecne záväzných predpisov a opatrení vydávaných na ich základe, - zabezpečuje plnenie opatrení na nápravu zistených nedostatkov vydaných vedúcim kontrolovaného subjektu, - pôsobí metodicky a preventívne, v záujme predchádzania možným nedostatkom, - určuje osobná zodpovednosť za spôsobené škody a porušenie noriem a predpisov, - predkladajú návrhy na pracovno-právny, resp. trestno-právny postih voči osobne zodpovedným pracovníkom za zistené nedostatky. 3. Kontrola sa musí vykonávať predovšetkým: a, trvale, aby umožňovala včas a operatívne reagovať na jestvujúci nepriaznivý vývoj a nedostatky, b, cieľavedome, koordinovane a hospodárne, a má nadväzovať na výsledky predchádzajúcich kontrol, aby sa overilo aj plnenie už prijatých opatrení. 4. Pôsobenie kontroly orientovať predovšetkým na upevňovanie rozhodovacích, realizačných a kontrolných funkcií a fáz riadiaceho procesu na jednotlivých stupňoch riadenia. III. Subjekty zabezpečujúce a vykonávajúce kontrolnú činnosť organizácii 1. Vnútorný kontrolný systém organizácie tvoria a za jeho činnosť a funkčnosť zodpovedajú nasledovné subjekty: a, vedúci organizácie,

4 b, vedúci zamestnanci organizácie, resp. akademickí funkcionári a ich odborné útvary v rozsahu svojej pôsobnosti i vo vzťahu k odborným útvarom s rovnakou činnosťou a zameraním v podriadených organizáciách s dodržaním ustanovení ZP najmä 9 odsek 3, 82, c, zamestnanci kontrolných útvarov v organizácii, resp. zamestnanec referátu kontroly a sťažností (ďalej len kontrolné útvary ). 2. V rámci organizácie sa vykonáva aj ďalšia kontrolná a inšpekčná činnosť, podľa osobitných predpisov, a to: a, kontrola vykonávaná odbornými technickými útvarmi, napr: inšpektorát bezpečnosti práce, požiarna ochrana, životné prostredie, podľa predpisov platných na úseku predmetných činností, c, kontrola, ktorú vykonávajú odborové orgány podľa 149 ZP. IV. Úlohy a povinnosti vedúceho organizácie pri zabezpečovaní kontrolnej činnosti Vedúci organizácie, ktorá má právnu subjektivitu a je do funkcie menovaný ministrom prezidentom republiky, je povinný v rámci organizácie, ktorú riadi predovšetkým: 1. Vybudovať účinný vnútorný kontrolný systém organizácie, s vymedzením úloh, povinností, právomocí a zodpovednosti jednotlivých subjektov kontroly a stupňov riadenia výkonu kontroly. 2. V prípade zriadenia kontrolného útvaru organizácie, vymenovať hlavného kontrolóra organizácie, resp. vedúceho kontrolného útvaru, ktorý je mu priamo podriadený a dbať o personálne obsadenie kontrolného útvaru tak, aby tento mohol odborne a včas plniť uložené úlohy. V menších organizáciách môže funkciu kontrolného útvaru plniť aj jeden zamestnanec, referátu kontroly a sťažností. Počet zamestnancov kontrolného útvaru určí vedúci organizácie na základe kritérií uvedených v prílohe č Orientovať kontrolný systém na rozhodujúce úlohy organizácie, účelnosť, efektívnosť a hospodárnosť vynakladania pridelených finančných prostriedkov a materiálnych zdrojov, dodržiavania zákonnosti, štátnej hospodárskej a pracovnej disciplíny a pod. 4. Zabezpečiť podmienky na plnenie funkcií a úloh kontrolnej činnosti uvedených v časti II. týchto Zásad.

5 5. Využívať výsledky kontrolných zistení na skvalitnenie riadiacich procesov v organizácii a na zabránenie opakovaniu sa negatívnych javov, resp. vzniku ďalších. V. Úlohy a povinnosti ostatných vedúcich zamestnancov na všetkých stupňoch riadenia pri zabezpečovaní a výkone kontrolnej činnosti Základné povinnosti vedúcich zamestnancov, ktoré sa týkajú ich povinností vykonávať kontrolu, sú uvedené v ustanovení 9 a 82 ZP. Za účelom dosiahnutia žiadúcej úrovne riadenia, dodržiavania zákonnosti a zabezpečenia plnenia určených úloh, ako aj zabezpečenia výkonu kontroly zameranej na činnosť riadených úsekov a odborných útvarov v podriadených organizáciách, sú vedúci zamestnanci povinní najmä: 1. Osobnými funkčnými kontrolami, prípadne prostredníctvom podriadených zamestnancov útvaru, ktorý riadia, zabezpečovať preventívnu kontrolu plnenia: - úloh vyplývajúcich z plánu hlavných úloh na príslušnom stupni riadenia, - záväzných riadiaco-organizačných noriem, príkazov, smerníc, pokynov a pod. patriacich do ich spôsobnosti, - vlastných príkazov a rozhodnutí na priamo riadenom úseku ale aj v podriadených útvaroch organizácie, ktoré v systéme riadenia organizácie sú povinné predkladať nadriadenému útvaru výsledky svojej činnosti a svojich rozhodnutí. 2. Obsahové zameranie funkčných kontrol odborných útvarov orientovať podľa bodu 1 a diferencovať ich podľa odbornej a funkčnej pôsobnosti. 3. Na základe výsledkov funkčných kontrol prijímať, resp. navrhovať opatrenia na odstránenie zistených nedostatkov a príčin ich vzniku, postihovať zamestnancov, ktorí nedostatky zapríčinili. 4. Poskytovať a zabezpečovať súčinnosť odborných útvarov s kontrolným útvarom pri vykonávaní kontrolných akcií a pri prešetrovaní sťažností, oznámení, podnetov a petícií občanov a organizácií. 5. Prešetrovať alebo zabezpečiť prešetrenie pridelených sťažností, oznámení a petícií občanov a organizácií vlastným odborným útvarom v zmysle zákona NR SR č. 152/1998 Z.z. o sťažnostiach a zákona SNR č. 85/1990 Zb. o petičnom práve v znení neskorších predpisov. 6. Využívať pre zefektívnenie riadenia poznatky z výsledkov kontrol v riadených útvaroch a podriadených organizáciách.

6 VI. Úlohy a postavenie vedúceho kontrolného útvaru a kontrolného útvaru organizácie pri zabezpečovaní kontrolnej činnosti A, Úlohy a oprávnenia vedúceho kontrolného útvaru Vedúci kontrolného útvaru a v primeranej miere referát kontroly, resp. zamestnanec poverený kontrolnou činnosťou plní predovšetkým tieto úlohy: 1. Organizuje a vykonáva kontrolné akcie. Riadi kontrolný útvar, zodpovedá za jeho činnosť, odbornú úroveň materiálov spracovaných v útvare a za výber a zvyšovanie kvalifikácie zamestnancov útvaru. 2. Zabezpečuje súčinnosť príslušných útvarov a vedúcich zamestnancov pri kontrole a realizácii jej výsledkov. 3. Spoluzodpovedá za správne fungovanie vnútorného kontrolného systému, jeho objektívnosť a účinnosť, aktívne ovplyvňuje kontrolnú činnosť v podriadených organizáciách. 4. Vedúci kontrolného útvaru a v primeranej miere referát kontroly, resp. zamestnanec poverený kontrolnou činnosťou je povinný: a, orientovať činnosť kontrolného útvaru na rozhodujúce úlohy organizácie, z toho zvlášť na efektívnosť a hospodárnosť využívania pridelených finančných prostriedkov a hospodárskych zdrojov, na dodržiavanie zákonnosti, štátnej, hospodárskej a pracovnej disciplíny, b, zabezpečovať kontrolným útvarom, v súčinnosti s odbornými útvarmi organizácie, organizovanie a vykonávanie kontrolných akcií a prešetrovanie sťažností, oznámení, podnetov a petícií občanov a organizácií. Aktívne pôsobiť na zvyšovanie úrovne, účinnosti a využívanie výsledkov kontrol na skvalitnenie riadiacej práce organizácie, c, zabezpečiť, aby útvar kontroly postupoval pri kontrole dôsledne podľa základných pravidiel kontrolnej činnosti uvedených v zákone a v týchto Zásadách, s cieľom objektívne zistiť skutočný stav, príčiny nedostatkov a ich škodlivé následky, osoby zodpovedné za vznik alebo pretrvávanie nedostatkov, presadzovať prijatie účinných opatrení na nápravu a ich dôsledné plnenie, d, predkladať vedúcemu organizácie informácie o nedostatkoch zistených pri kontrolných akciách a pri vybavovaní sťažností, oznámení, podnetov a petícií občanov a organizácií, e, oznamovať vedúcemu organizácie prípady, keď vedúci podriadenej organizácie neprijal napriek upozorneniam vedúceho útvaru kontroly v stanovenom termíne účinné opatrenia na odstránenie nedostatkov zistených pri kontrolných akciách alebo neuplatnil primerané závery a postihy voči zodpovedným zamestnancom, vrátane vymáhania náhrady spôsobených škôd spolu s návrhmi na riešenie, f, oznamovať nadriadenému orgánu závažné nedostatky najmä v prípadoch, keď kontrolou zistené závady trvajú, vzniká nebezpečie väčšej škody a vedúci organizácie neprijal i napriek upozorneniu účinné opatrenia,

7 g, oznamovať podozrenie z trestnej činnosti orgánom činným v trestnom konaní, ale i iné skutočnosti príslušným orgánom podľa osobitých predpisov. 5. Vedúci kontrolného útvaru, pracovník referátu kontroly a zamestnanec poverený kontrolnou činnosťou je oprávnený: a, zúčastňovať sa rokovaní kolégií a porád vedenia organizácie a na základe poznatkov a zistení z kontrolnej činnosti zaujímať stanoviská a podávať iniciatívne návrhy k prerokovávaným otázkam, b, požadovať od vedúcich zamestnancov organizácie a podriadených organizácií potrebnú súčinnosť pri výkone kontroly a pri prešetrovaní sťažností, oznámení, podnetov a petícií občanov a organizácií, prijatie opatrení na skvalitnenie kontroly a opatrení na odstránenie nedostatkov zistených kontrolným útvarom, c, navrhovať do kontrolných skupín odborníkov špecialistov odborných útvarov z vlastnej, ale aj kontrolovanej organizácie, v kontrolovanej organizácii vyžadovať predkladanie nevyhnutne potrebných dokladov a písomné vyjadrenia zodpovedných osôb k zisteným skutočnostiam, ktoré odôvodňujú uplatnenie právnej zodpovednosti, d, objednať so súhlasom vedúceho organizácie vypracovanie znaleckého posudku alebo odbornej expertízy ( v odôvodnených prípadoch aj za úhradu ) k zisteným skutočnostiam, ktoré si vyžadujú špeciálne znalosti, e, spolupracovať s vedúcimi kontrolovanej organizácie pri prijímaní opatrení na odstránenie nedostatkov a navrhovať uplatnenie postihu voči zodpovedným pracovníkom organizácie. B, Úlohy kontrolných útvarov 1. Zamestnanci kontrolných útvarov organizácie na základe poverenia na výkon kontrolnej akcie vykonávajú samostatne, alebo po predchádzajúcej dohode v súčinnosti s odbornými útvarmi organizácie: a, kontrolu prerozdeľovania a účelnosti využívania rozpočtových prostriedkov pridelených z dotácie MŠ SR, b, mimoriadne tematické previerky a kontroly, resp. tie, ktoré vyplynú z dožiadania orgánov policajného zboru, súdov, prokuratúry a iných orgánov činných v trestnom konaní, ktoré sú oprávnené túto činnosť vyžadovať, c, previerky zamerané na kontrolu použitia účelovo pridelených rezortných finančných prostriedkov, d, prešetrovanie sťažností, oznámení, podnetov a petícií občanov a organizácií obsahovo odpovedajúcich pôsobnosti kontrolného útvaru a jeho činnosti, a to samostatne alebo podľa povahy podaní, na základe rozhodnutia vedúceho organizácie aj v súčinnosti so zamestnancami odborných útvarov organizácie, e, previerky plnenia prijatých opatrení na odstránenie nedostatkov zistených na základe vykonanej kontroly hospodárenia, tematickej previerky alebo prešetrenia oznámení občanov, 2. Zamestnanci kontrolných útvarov, resp. referátu kontroly alebo zamestnanci poverení výkonom kontrolnej činnosti v rámci svojej činnosti spravidla zabezpečujú:

8 a, prijímanie a evidenciu sťažností, oznámení, podnetov a petícií občanov a organizácií, súčasne zabezpečujú prostredníctvom vedúcich zamestnancov organizácie, resp. príslušných akademických funkcionárov ich prešetrenie vybavenie v súlade so zákonom NR SR č. 152/1998 Z.z. o sťažnostiach a zákonom SNR č. 85/1990 Zb. o petičnom práve. b, oznámenia zistených nedostatkov, ktorých vecná podstata má náznak podozrenia trestného činu orgánom činným v trestnom konaní, c, ročné vyhodnotenie kontrolnej činnosti vo vlastnej organizácii a jej podriadených zložkách, d, ročné vyhodnotenie vybavovania sťažností, oznámení, podnetov a petícií občanov a organizácií vo vlastnej organizácii a jej podriadených zložkách. VII. Pravidlá pre organizovanie a výkon kontrolnej činnosti Podľa uvedených pravidiel záväzne postupujú pri výkone kontrolných akcií zamestnanci kontrolných útvarov, zamestnanci poverení výkonom kontrolnej činnosti, ako i prizvaní zamestnanci. A, Členenie a charakterizovanie kontrolných subjektov a foriem kontrol 1. Kontroly hospodárenie, tematické previerky, mimoriadne previerky a prešetrovanie oznámení občanov (ďalej len kontrolné akcie) vykonávajú poverení zamestnanci kontrolného útvaru spravidla v súčinnosti a po predchádzajúcej dohode s určenými zamestnancami odborných útvarov organizácie (ďalej len kontrolná skupina). 2. Kontrolnú skupinu a vedúceho tejto skupiny pre konkrétnu kontrolnú akciu menuje vedúci organizácie formou písomného poverenia. 3. Pri kontrolnej akcii s menším obsahovým zameraním môže funkciu kontrolnej skupiny a zároveň funkciu vedúceho kontrolnej skupiny plniť aj jeden zamestnanvec. B, Organizácia prípravy kontrolných akcií 1. Kontrolné akcie sa vykonávajú podľa časového a vecného plánu kontrolnej činnosti kontrolného útvaru organizácie spracovaného spravidla na polročné obdobie, alebo mimoriadne na základe rozhodnutia vedúceho organizácie, resp. na dožiadanie orgánov činných v trestnom konaní a orgánov na to splnomocnených. 2. Vedúci kontrolnej skupiny v súčinnosti s ostatnými členmi kontrolnej skupiny v rámci prípravy na kontrolnú akciu spracuje program príslušnej kontrolnej akcie, obsahujúci oblasti a činnosti, ktoré táto skupina

9 na kontrolovanom objekte v priebehu akcie prekontroluje. Program tvorí súčasť písomného poverenia na kontrolnú akciu a schvaľuje ho vedúci organizácie. 3. Vedúci kontrolnej skupiny pri vypracovávaní programu kontrolnej akcie orientuje jej obsah podľa špecifík kontrolovaného objektu, so zameraním kontroly predovšetkým na oblasť ekonomickú, technickú, prevádzkovú, oblasť služieb škole, personálnu prácu a pod. Pri vypracovávaní programu kontrolnej akcie, ak ide o kontrolu vonkajšiu, musí postupovať v zmysle platných právnych predpisov. C, Realizácia kontrolnej akcie Pri príprave kontrolnej akcie a počas jej realizácie majú zamestnanci kontrolných útvarov a taktiež členovia kontrolných skupín stanovené zo zákona tieto povinnosti a oprávnenia: 1. Kontrolná skupina pri kontrolnej akcii je povinná: a, vopred oznámiť kontrolovanému subjektu predmet a účel kontroly a preukázať sa svojím oprávnením na vykonanie kontroly spolu s preukazom totožnosti, ak to osobitný predpis neustanovuje inak, ak by oznámenie pred začatím kontroly mohlo viesť k zmareniu účelu kontroly, treba tak urobiť najneskôr pri začatí kontroly, b, vydať kontrolovanému subjektu potvrdenie o odňatí prvopisov dokladov, písomných dokumentov a iných materiálov a zabezpečiť ich riadnu ochranu pred stratou, zničením, poškodením a zneužitím, ak tieto veci nie sú potrebné na ďalší výkon kontroly alebo na iné konanie podľa osobitných predpisov, sú povinní vrátiť ich tomu, komu boli odňaté, c, oznámiť podozrenie z trestnej činnosti orgánom činným v trestnom konaní a iné skutočnosti orgánom príslušným podľa osobitných predpisov, d, v potrebnom rozsahu oboznámiť vedúceho kontrolovaného subjektu a zodpovedných zamestnancov s protokolom o výsledku kontroly pred jeho prerokovaním a vyžiadať od nich v určenej lehote písomné vyjadrenia ku všetkým skutočnostiam, ktoré odôvodňujú uplatnenie právnej zodpovednosti, e, preveriť opodstatnenosť námietok ku kontrolným zisteniam a zohľadniť opodstatnené a preukázané námietky v dodatku k protokolu alebo v zázname o kontrole, oboznámiť s ním vedúceho kontrolovaného subjektu a zodpovedných zamestnancov, f, neopodstatnenosť námietok písomne oznámiť zodpovedným zamestnancom kontrolovaného subjektu najneskôr do termínu prerokovania protokolu, g, prerokovať protokol s vedúcim kontrolovaného subjektu a zodpovednými zamestnancami, ktorých sa kontrolné zistenia týkajú, h, v zápisnici o prerokovaní protokolu uložiť vedúcemu kontrolovaného subjektu, aby v určenej lehote po skončení kontroly predložil orgánu kontroly opatrenia prijaté na odstránenie zistených nedostatkov, príčin ich vzniku a v určenej lehote predložil aj písomnú správu o ich plnení, i, v odôvodnených prípadoch informovať o výsledkoch kontroly príslušný nadriadený orgán,

10 j, odovzdať protokol o výsledku kontroly, ako aj zápisnicu o prerokovaní protokolu vedúcemu kontrolovaného subjektu, k, zachovávať mlčanlivosť o skutočnostiach, o ktorých sa dozvedeli pri výkone kontroly, ak ich od tejto povinnosti neoslobodí ten, v záujme koho túto povinnosť majú, alebo vo verejnom záujme vedúci orgánu kontroly, tým nie je dotknutá povinnosť zachovávať mlčanlivosť o štátnom a služobnom tajomstve, 2. Kontrolná skupina pri výkone kontroly je oprávnená v nevyhnutnom rozsahu: a, vstupovať do vlastných a nájomných objektov a zariadení kontrolovaných subjektov, ak bezprostredne súvisia s predmetom kontroly, nedotknuteľnosť obydlia nesmie byť dotknutá výkonom tohoto oprávnenia, b, vyžadovať od kontrolného subjektu a jeho zamestnancov, aby im v určenej lehote poskytovali doklady, iné písomnosti, vyjadrenia a informácie potrebné na výkon kontroly, prvopisy dokladov, pri vyžiadaní dokladov a informácií obsahujúcich predmet štátneho a služobného tajomstva je potrebné dodržať postup ustanovený osobitnými predpismi, c, v odôvodnených prípadoch odoberať a aj mimo priestorov kontrolovaného subjektu na zabezpečenia dôkazov premiestňovať prvopisy dokladov, ktorých vydanie nie je všeobecne záväzným predpisom zakázané, písomné dokumenty a iné materiály a vykonať ďalšie nevyhnutné úkony súvisiace s kontrolou, d, vyžadovať súčinnosť kontrolovaného subjektu, jeho všetkých zamestnancov, ako aj ďalších štátnych orgánov potrebnú na vykonanie kontroly. Od právnických a fyzických osôb možno súčinnosť vyžadovať v nevyhnutnom rozsahu len vtedy, ak nemožno účel kontroly dosiahnuť inak, a len s ich súhlasom. 3. Povinnosti podľa ods.1 písmena a k a oprávnenia podľa ods.2 písmena a d sa vzťahujú aj na prizvané osoby. D. Oprávnenie a povinnosti kontrolovaného subjektu 1. Kontrolovaný subjekt a zodpovední zamestnanci sú oprávnení počas výkonu kontroly najneskôr v čase oboznámenia sa s protokolom podľa časti VII/C/1/d písomne sa vyjadriť ku kontrolným zisteniam orgánov, ktoré kontrolu vykonali, 2. Kontrolovaný subjekt je povinný vytvárať vhodné materiálne a technické podmienky na vykonanie kontroly a poskytnúť súčinnosť zodpovedajúcu oprávneniam pracovníkov kontroly podľa časti VII/C/2. 3. Vedúci kontrolovaného subjektu a zodpovední zamestnanci, ktorých sa kontrolné zistenia týkajú, sú povinní na požiadanie pracovníkov kontroly dostaviť sa na prerokovanie protokolu. 4. Kontrolovaný subjekt je v určenej lehote povinný na základe výsledkov kontroly: a) prijať opatrenia na odstránenie zistených nedostatkov a príčin ich vzniku a predložiť ich orgánu kontroly b) predložiť orgánu kontroly písomnú správu o splnení opatrení prijatých na odstránenie zistených nedostatkov a o vyvodení dôsledkov voči zamestnancom zodpovedným za tieto nedostatky.

11 E. Spracovanie výsledkov kontrolnej akcie a jej ukončenie 1. O výsledku vykonanej kontroly vypracujú zamestnanci kontroly protokol, ktorý musí obsahovať označenie kontrolovaného subjektu, miesto a čas vykonanej kontroly, predmet kontroly. Kontrolované obdobie, kto kontrolu vykonal, preukázané kontrolné zistenia, dátum vypracovania protokolu, vlastnoručné podpisy zamestnancov kontroly, podpisy zodpovedných zamestnancov, ktorí boli s protokolom oboznámení a dátum oboznámenia sa s protokolom. Súčasťou protokolu je vyjadrenie vedúceho kontrolovaného subjektu, vyjadrenia zodpovedných zamestnancov ku kontrolným zisteniam a ďalšie písomnosti a materiály potvrdzujúce kontrolné zistenia vrátane priebežného a čiastkového protokolu. 2. Podobne ako v odseku 1 sa postupuje aj vtedy, ak je počas kontroly potrebné ku konkrétnemu kontrolnému zisteniu vypracovať priebežný alebo čiastkový protokol. 3. Priebežný protokol obsahuje výsledok kontroly stavu priamo na mieste v určenom čase sa účasti zamestnancov, ktorí sú za príslušný úsek zodpovední, alebo ďalších zamestnancov ak to vyžaduje osobitnosť alebo náročnosť preverovaného stavu. Čiastkový protokol obsahuje výsledok kontroly stavu len jednej časti predmetu kontroly na účely osobitného postupu a riešenia zistených nedostatkov. 4. Ak sú proti kontrolným zisteniam podané námietky, zamestnanci kontroly vypracujú dodatok k protokolu alebo k záznamu o kontrole, ktorý je jeho súčasťou. 5. O prerokovaní protokolu vypracujú zamestnanci kontroly zápisnicu, ktorá musí obsahovať dátum oboznámenia kontrolovaného subjektu a zodpovedných zamestnancov s protokolom, dátum prerokovania protokolu, mená prítomných na prerokovaní a ich vlastnoručné podpisy. V zápisnici sa uloží povinnosť vedúcemu kontrolovaného subjektu v určenej lehote: a, prijať opatrenia na odstránenie zistených nedostatkov a ich príčin a predložiť ich orgánu kontroly, b, predložiť orgánu kontroly správu o splnení opatrení na odstránenie nedostatkov a ich príčin, c, uplatniť právnu zodpovednosť za zistené nedostatky voči zamestnancom zodpovedným za tieto nedostatky. 6. Ak sa kontrolou nezistí porušenie všeobecne záväzných právnych predpisov a noriem alebo interných predpisov, vypracuje sa len záznam o kontrole. Pri jeho vypracovaní sa postupuje primerane podľa odseku Kontrola je skončená v deň prerokovania protokolu alebo podpísania záznamu. Protokol sa považuje sa prerokovaný vtedy, ak vedúci kontrolovaného subjektu, prípadne niektorý z jeho zodpovedných

12 zamestnancov odmietne sa oboznámiť s protokolom, písomne sa k nemu vyjadriť alebo podpísať zápisnicu o prerokovaní protokolu. Túto skutočnosť treba uviesť v zápisnici o prerokovaní protokolu. F. Predpojatosť v kontrolnej činnosti 1. Zamestnanci kontroly a prizvané osoby, ktorí vedia o skutočnostiach zakladajúcich predpoklady o ich nepredpojatosti, sú povinní tieto skutočnosti bez zbytočného odkladu, najneskôr do začatia kontroly písomne oznámiť príslušnému orgánu kontroly. 2. Ak majú zamestnanci kontrolovaných subjektov pochybnosti o nepredpojatosti zamestnancov kontroly alebo prizvaných osôb so zreteľom na ich vzťah k predmetu kontroly, ku kontrolovaným subjektom alebo k ich zamestnancom, môžu proti ich účasti na kontrole podať písomné námietky orgánu kontroly s uvedením dôvodu. Podanie námietok nemá odkladný účinok. 3. Zamestnanci kontroly a prizvané osoby, proti ktorým podal kontrolovaný subjekt námietky zakladajúce pochybnosti o ich nepredpojatosti, sú oprávnení vykonať pri kontrole len také úkony, ktoré nedovoľujú odklad. 4. Vedúci orgánu kontroly alebo ním určený vedúci zamestnanec je povinný rozhodnúť o námietkach najneskôr do 3 dní od ich uplatnenia a písomne oboznámiť s rozhodnutím toho, kto námietku uplatnil. Na rozhodovanie o nepredpojatosti sa nevťahujú všeobecné právne predpisy o správnom konaní. G. Súčinnosť orgánov kontroly 1. Orgány kontroly v rozsahu svojej pôsobnosti pri výkone kontrolnej činnosti vzájomne spolupracujú vrátane vykonávania spoločných kontrolných úloh a poskytujú si informácie súvisiace s kontrolnou činnosťou. 2. Orgány kontroly sú povinné upozorňovať príslušné orgány na nedostatky zistené kontrolou, ktorých riešenie patrí do pôsobnosti týchto orgánov, najmä na porušenie všeobecne záväzných právnych predpisov a opatrení vydaných na ich základe. O plnení prijatých opatrení na odstránenie zistených nedostatkov vrátane uplatnenia právnej zodpovednosti sú orgány kontroly oprávnené vyžadovať od nich informácie v určenej lehote. H. Prizvané osoby 1. Na vykonanie kontroly môže orgán kontroly prizvať zamestnancov iných orgánov, právnických osôb alebo fyzické osoby s ich súhlasom, ak je to odôvodnené osobitnou povahou kontrolnej úlohy, a požadovať ich uvolnenie najdlhšie na 12 pracovných dní v kalendárnom roku. Účasť týchto zamestnancov na kontrole a považuje sa iný úkon vo všeobecnom záujme,

13 za ktorý im patrí náhrada mzdy, prípadne platu vo výške priemerného zárobku. 2. Podmienky účasti na výkone kontroly dohodne vedúci orgánu kontroly podľa osobitných predpisov. I. Poriadková pokuta 1. Orgány kontroly sú oprávnené pri výkone kontroly ukladať zamestnancom kontrolovaného subjektu poriadkovú pokutu od 500 do Sk za zavinené marenie výkonu kontroly a za zavinené nesplnenie povinností, v súlade s časťou VI/6/F týchto Zásad. Poriadkovú pokutu možno uložiť aj opakovane, ak povinnosť nebola splnená v určenom termíne, najviac však do výšky Sk. 2. Pri určení výšky poriadkovej pokuty podľa odseku 1 sa prihliada najmä na závažnosť protiprávneho konania, na rozsah jeho následkov, na prípadné opakované porušenie povinností alebo na porušenie viacerých povinností a na mieru zavinenia. 3. Za porušenie právnej povinnosti možno začať konanie o uložení poriadkovej pokuty najneskôr do 3 mesiacov odo dňa skončenia kontroly. Poriadkovú pokutu nemožno uložiť po uplynutí jedného roka po skončení kontroly. 4. Pri ukladaní poriadkových pokút sa postupuje podľa všeobecne právnych predpisov o správnom konaní. J. Archivácia protokolov a dokumentácie z kontrolných akcií Protokol, písomná agenda a dokumentácia z kontrolnej akcie sa archivuje v kontrolovanom útvare, resp. v centrálnom archíve organizácie po dobu 10 rokov. VIII. Všeobecné ustanovenia o finančnej kontrole 1. Cieľom finančnej kontroly je zabezpečiť hospodárny, efektívny a účinný výkon verejnej správy, dodržiavanie všeobecne platných právnych predpisov kontrolovaným subjektom pri hospodárení s verejnými prostriedkami, dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti a účinnosti pri hospodárení s verejnými prostriedkami a včasné a spoľahlivé informovanie vedúceho organizácie o úrovni hospodárenia s verejnými prostriedkami a o vykonávaných finančných operáciách.

14 2. Finančná kontrola sa vykonáva ako predbežná, priebežná a následná finančná kontrola. Predbežnou finančnou kontrolou sa overuje každá finančná operácia, priebežnou finančnou kontrolou sa overujú vybrané finančné operácie a následnú finančnú kontrolu vykonáva podľa plánu činností referát kontroly a sťažností. 3. Vedúci zamestnanci v zmysle Štatútu a ostatných interných predpisov univerzity sú zodpovední za a) zabezpečenie vylúčenia zásahov smerujúcich ku ovplyvňovaniu zamestnancov vykonávajúcich finančnú kontrolu, b) vytvorenie, zachovávanie a rozvíjanie systému finančného riadenia, c) prijatie opatrení na nápravu nedostatkov zistených finančnou kontrolou a na odstránenie príčin ich vzniku, d) určenie zamestnancov zodpovedných za nedostatky zistené finančnou kontrolou a uplatnenie opatrení voči nim. IX. Predbežná finančná kontrola 1. Predbežnú finančnú kontrolu vykonávajú vedúci zamestnanci pracovísk, ktorí sú zodpovední za hospodárne a efektívne vynakladanie verejných finančných prostriedkov na im zverenom úseku. ( tajomníci, vedúci katedier, pracovísk a oddelení, riaditeľ Inštitútu, vedúci projektov, vedúci ŠD, vedúci UK a ostatní vedúci zamestnanci na UCM). 2. Predbežnou finančnou kontrolou sa so zameraním na dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti a účinnosti overuje, či je pripravovaná finančná operácia v súlade so schváleným rozpočtom univerzity, so zmluvami uzavretými organizáciou alebo vnútornými rozhodnutiami o hospodárení s verejnými finančnými prostriedkami a či je v súlade so všeobecne platnými právnymi normami. Verejnými finančnými prostriedkami sú prostriedky štátneho rozpočtu, štátnych fondov, štátnych príspevkových organizácií, prostriedky Európskych spoločenstiev a iné prostriedky zo zahraničia na financovanie projektov na základe medzinárodných zmlúv, ktorými je Slovenská republika viazaná. 3. Vykonanie predbežnej finančnej kontroly potvrdzujú vedúci zamestnanci podpisom na doklade súvisiacom s pripravovanou finančnou operáciou. 4. Finančné operácie nemožno vykonať alebo v nich pokračovať bez ich overenia predbežnou finančnou kontrolou. 5. Po vykonaní predbežnej finančnej kontroly sú vedúci zamestnanci povinní oznámiť nadriadenému zamestnancovi zistené nedostatky. 6. Ustanovenia odsekov 1 až 5 platia rovnako pri kontrole hospodárenia s vlastnými prostriedkami.

15 X. Priebežná finančná kontrola 1. Priebežnou finančnou kontrolou sa overujú finančné operácie vybrané vedúcimi zamestnancami, ktorí sú zodpovední rektorovi za hospodárenie s verejnými finančnými prostriedkami. Priebežnú finančnú kontrolu vykonávajú zamestnanci organizačného útvaru, s ktorého činnosťou kontrolovaná finančná operácia súvisí. 2. Priebežnou finančnou kontrolou sa overuje dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti a účinnosti pri hospodárení s verejnými finančnými prostriedkami, dodržiavanie všeobecne platných právnych noriem, rozpočtu univerzity a vnútorných predpisov, úplnosť a preukázateľnosť účtovných alebo iných dokladov súvisiacich s kontrolovanou finančnou operáciou a vykonanie predbežnej finančnej kontroly. 3. Priebežné finančné kontroly sa vykonávajú spravidla raz za štvrťrok 4. Po vykonaní priebežnej finančnej kontroly sú vedúci zamestnanci povinní písomne oznámiť nadriadenému zistené nedostatky, prijať opatrenia na nápravu zistených nedostatkov a na odstránenie príčin ich vzniku. 5. Ustanovenia odsekov 1 až 4 platia rovnako pri kontrole hospodárenia s vlastnými prostriedkami. XI. Následná finančná kontrola 1. Následnou finančnou kontrolou sa overuje objektívny stav kontrolovaných skutočností a ich súlad so všeobecne platnými právnymi normami a internými predpismi so zameraním na dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti a účinnosti pri hospodárení s verejnými finančnými prostriedkami, vykonanie predbežnej finančnej kontroly dodržanie postupu podľa článku X. pri výkone priebežnej finančnej kontroly a splnenie opatrení prijatých na nápravu nedostatkov zistených finančnou kontrolou a odstránenie príčin ich vzniku. 2. Následnú finančnú kontrolu vykonáva Referát kontroly a sťažností na Univerzite sv. Cyrila a Metoda v Trnave ( v odôvodnených prípadoch aj prizvané osoby z odborných útvarov a vedenia univerzity) na základe písomného poverenia rektora univerzity. Pri výkone následnej finančnej kontroly sa Referát kontroly a sťažností a kontrolované subjekty riadia základnými pravidlami následnej finančnej kontroly.

16 XII. Základné pravidlá následnej finančnej kontroly 1. Referát kontroly a sťažností pri vykonávaní následnej finančnej kontroly túto vykoná v zmysle ustanovení zákona NR SR č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a o doplnení niektorých zákonov. XIII. Záverečné ustanovenia Platnosť a účinnosť týchto Zásad sa začína dňom ich podpísania štatutárnym zástupcom organizácie a ruší sa tým vnútorný predpis Pokyny na realizáciu systému vnútornej kontroly organizácie a súhrn povinností a postupov na zabezpečenie zákona NR SR č. 10/1996 Z.z. o kontrole v štátnej správe na Univerzite sv. Cyrila a Metoda v Trnave zo dňa 23. februára Prof. RNDr. Eduard Kostolanský, CSc. rektor UCM v Trnave V Trnave, 13.december 2006