KOMISE PRO SZZ ZADÁVÁNÍ SZZ KOMISÍ, PŘEVOD STUDENTŮ DO MODULU ABSOLVENT, NÁVRH PŘIŘAZENÍ STUDENTŮ JEDNOTLIVÝM SZZ KOMISÍM.

Transkript

1 KOMISE PRO SZZ ZADÁVÁNÍ SZZ KOMISÍ, PŘEVOD STUDENTŮ DO MODULU ABSOLVENT, NÁVRH PŘIŘAZENÍ STUDENTŮ JEDNOTLIVÝM SZZ KOMISÍM. KARVINÁ, 2014 Tisk: :36

2 Obsah OBSAH Obsah... 2 Úvod... 3 Schéma postupu přiřazení studentů SZZ komisím Převedení studentů do modulu Absolvent Zadání SZZ komisí Přiřazení studentů jednotlivým komisí pro SZZ v režimu návrh Tisk návrhu Definitivní přiřazení studentů komisím Zpracování podkladů pro výsledný tisk SZZ komisí Tisk a Kontroly Výsledný tisk Kontroly /22 SU OPF v Karviné

3 Úvod ÚVOD Jednou z činností, která se opakuje každý rok v červnu a v srpnu, je vytváření komisí pro státní závěrečné zkoušky (SZZ) a přiřazování studentů těmto komisím dle formy, typu a oboru studia. Na ÚIT jsme se pokusili úkony související s tvorbou a přiřazováním studentů SZZ komisím zautomatizovat pomocí sad připravených sql příkazů. Výsledkem těchto příkazů jsou data připravená pro tisk SZZ komisí včetně studentů těmto komisím přiřazených. Tisk se provádí pomocí hromadné korespondence v aplikaci Word s výstupem do pdf souboru, popřípadě se převádějí do Excelu a data se distribuují příslušným uživatelům. Data připravuje studijní oddělení (SO) převedením studentů do modulu Absolvent v IS/STAG. Návrh složení SZZ dodají katedry odpovědnému pracovníku (vedoucímu SO) a ten komise opět zadá do IS/STAG a přiřadí studenty zadaným komisím. Jakmile jsou studenti zařazeni do jednotlivých SZZ komisí, pak: Administrátor IS/STAG spustí sadu SQL příkazů, která vygeneruje pomocné tabulky v Oraclu. Tyto tabulky slouží jako podklad pro výstupy na intranet, do excelu a k tiskům SZZ komisí. Pověřený pracovník SO vytiskne seznamy SZZ komisí a vyvěsí na příslušné učebny, ve kterých se SZZ konají. Předá podklady ve formě pdf dokumentu děkanátu fakulty k publikaci na intranetu fakulty. Pracovníci ÚIT vyhotoví seznamy pro členy komisí (kde, kdy a jejich komise zasedá). Pracovníci ÚIT distribuují seznamy studentů na komisích včetně údajů o VKP pro sekretářky kateder. Zapisovatelé SZZ mohou zadávat výsledky SZZ zkoušek přímo do IS/STAG a vytisknout protokoly o průběhu SZZ. Následující část dokumentu podrobně popisuje postup: Zadání dat do IS/STAG (zadání SZZ komisí, převod studentů do modulu Absolvent, přiřazení studentů komisím). Spouštění jednotlivých skriptů. Tvorby výstupů pro příslušné uživatele. 3/22 SU OPF v Karviné

4 Schéma postupu přiřazení studentů SZZ komisím SCHÉMA POSTUPU PŘIŘAZENÍ STUDENTŮ SZZ KOMISÍM Na následujícím schématu je zobrazena posloupnost jednotlivých kroků, které je třeba vykonat pro přiřazení studentů SZZ komisím, včetně zodpovědnosti pracovišť ÚIT a SO za tyto jednotlivé kroky. Postup přiřazení studentů příslušným SZZ komisím 1 Převedení studentů do modulu absolvent Studijní referentky převedou studenty do modulu ABSOLVENT na formuláři AN Podklady pro výsledný tisk ÚIT spustí sadu SQL dotazů, jejichž výsledkem je sada tabulek v Oraclu, které obsahují data pro požadované výstupy. 7 Zveřejnění komisí Zveřejnění složení SZZ komisí na intranetu. Vytištění a nalepení komisí na dveře místností, kde se budou SZZ konat. 2 Zadání SZZ komisí 5 Tvorba výstupních tabulek 8 Organizační opatření Vedoucí SO zadá SZZ komise na základě podkladů z kateder do formuláře AN0050. Tvorba podkladových tabulek v Oraclu pro výstup do Excelu. (Podklady pro SO, sekretářky, vyučující) Schůzka k SZZ se zapisovateli. 3 Přiřazení studentů komisím 6 Výstupy do excelu SO přiřadí studenty převedené do modulu Absolvent na formuláři AN0050, záložka Výběr studentů pro přiřazení. 1) Tisk SZZ komisí do PDF 2) Seznamy : - členové komisí -seznam studentů na SZZ komisích. -seznam studentů na komisích vč. údajů o VKP pro sekretářky kateder. Konec 4/22 SU OPF v Karviné

5 Převedení studentů do modulu Absolvent 1. PŘEVEDENÍ STUDENTŮ DO MODULU ABSOLVENT Studijní referentka převede studenty v IS/STAG do modulu absolvent nabídkou Absolvent > Převod studentů do modulu Absolvent. Ve formuláři AN0080 Převod studentů mezi absolventy studijní referentka (SR) převede vybrané studenty do modulu Absolvent. SR vidí jen ty absolventy, které sama převedla, viz obrázek 1. Obrázek 1 Převod studentů do modulu Absolvent Postup činnosti studijní referentky při převodu studentů do modulu Absolvent: 1. Vyhledá a vybere studijní program a obor. 2. Označí studenty, kteří podali přihlášku k SZZ. 3. Tlačítkem -> označené studenty převede do modulu Absolvent. Důležité: takto převedené studenty vidí pouze ta SR, která je převedla! 4. Pokud byl student převeden do modulu Absolvent omylem, tímto tlačítkem <- ho vyřadí. Z modulu Absolvent lze vyřadit pouze studenty v počátečním stavu zpracování (nacházející se ve stavu 1 Převeden). Pokud jejich zpracování postoupilo a studenti jsou např. převedeni do zálohy, mají přidělené číslo vysvědčení apod., vyřadit z modulu Absolvent je nelze. Po převedení studentů do modulu Absolvent na formuláři AN0080 již lze připravit seznam absolventů, který bude přiřazován jednotlivým komisím. V TOADu spustíte skript 2Script_SZZ_Absolvent.sql. Výsledek si můžete zobrazit sql příkazem SELECT * FROM szz_absolvent. Seznam studentů v tabulce szz_absolvent slouží jako mezivýsledek, který je používán dalšími navazujícími skripty. 2. ZADÁNÍ SZZ KOMISÍ Druhým krokem je jmenovité zadání členů komisí. Vedoucí SO obdrží podklady o složení komisí SZZ z jednotlivých kateder. Podklady zkompletuje a komise zadá do IS/STAG nabídkou Absolvent > Komise pro závěrečné zkoušky do formuláře AN0050. Nejprve ve vyhledávacím režimu vybere příslušné pracoviště, 5/22 SU OPF v Karviné

6 Zadání SZZ komisí tzn. komise zadané již dříve pracovištěm OPF. Pokud se nezobrazí žádné komise nebo pouze omezený počet, zvolí Všechny komise; viz obrázek 2. Obrázek 2 Vyhledání SZZ komise. Vedoucí SO projde zobrazené komise a u těch, které si přeje aktualizovat, upraví období v sekci Nabízeno, viz obrázek 3. Obrázek 3 Aktualizace údajů SZZ komise. Aby skripty správně fungovaly, musí při zadávání dodržet několik základních pravidel: Zkratka komise na formuláři AN0050 musí být jednoznačná. Zkratka je zakódována následovně: OterminTYPoborPORADI, kde: O = OPF, termin nabývá hodnot: 1=červnový termín SZZ, 2=srpnový termín SZZ, 3=únorový termín, Typ nabývá hodnot: B=bakalářský nebo N=navazující magisterský, obor: zkratka oboru na max. 4 místa, PORADI: pořadové číslo komise v rámci oboru. např. OB1MM1, OB1MM2, ON2EKPO1 atp. Autoři IS/STAG předpokládali, že komise jsou v každém akademickém roce více méně stabilní a nedochází v jejich složení k zásadním změnám. To jestli se má komise nabízet v daném období, 6/22 SU OPF v Karviné

7 Přiřazení studentů jednotlivým komisí pro SZZ určuje uživatel zadáním období v sekci Nabízeno v polích Od kdy nabízet, Do kdy nabízet a Datum nejbližšího sezení komise. POZOR: v této sekci může být zadán pouze jeden řádek s časovými údaji. IS/STAG sice povoluje zadání více řádků, ale pro správné fungování skriptů sekce Nabízeno musí obsahovat pouze jeden řádek. Pokud by komise měla zasedat i v dalších termínech, uživatel musí zadat novou komisi. Skript pracuje s Nyní nabízenými komisemi (viz obrázek 2). Důležité: Nezapomeňte vyplnit do pole Poznámka obory, kterých se komise týká. Tisknou se na papírové archy, které se vyvěšují na dveře místnosti, ve které komise zasedá. Vypisuje se úplný název oboru, např. Ekonomika podnikání v obchodě a službách nebo Řízení logistiky a Ekonomika cestovního ruchu. V sekci Omezení kterým studentům nabízet se zadávají všechny obory, pro které je komise určena. V poslední sekci Členové komise se zadávají jednotliví členové komise. Všem členům je nutno přiřadit funkci. Komise musí mít předsedu, zapisovatele a minimálně jednoho člena, maximálně pět členů (čili max.2+5; běžná komise sestává z předsedy, zapisovatele a dvou tří členů (2+3)). Tyto požadavky je třeba dodržovat z důvodu omezení hromadné korespondence ve Wordu. Poznámka: V době zadávání SZZ komise do IS/STAG nemusí být složení komise známo. Členové komise mohou být zadáni kdykoliv později. Výstup do excelu bez zadaných členů komisí slouží ke kontrole termínů konání SZZ a k rezervování místností pro SZZ. Údaje v sekcích Komise, Nabízeno a Omezení-kterým studentům nabízet zadány být musí. Musí být také přiřazeni studenti komisi. 3. PŘIŘAZENÍ STUDENTŮ JEDNOTLIVÝM KOMISÍ PRO SZZ Studijní referentky přiřadí studenty jednotlivým SZZ komisím v nabídce Absolvent > Komise pro závěrečné zkoušky. Na formuláři AN050 se přepnou na kartu Výběr studentů pro přiřazení a vyhledají příslušnou SZZ komisi. Obrázek 4 - Vyhledání SZZ komise. 1) Do pole Zkratka zadá vyhledávací znaky komise. 2) Zkontroluje, zda je obrazovka přepnuta do režimu Nyní nabízené komise. 3) Komise vyhledá stiskem klávesy F8. 7/22 SU OPF v Karviné

8 Přiřazení studentů jednotlivým komisí pro SZZ Po vyhledání komise studijní referentka vyhledá studenty příslušného oboru. Pro vyhledání studentů může použít kteroukoliv kombinaci kritérií, viz červený rámeček na obrázku. Obrázek 5 - Vyhledání studentů na oboru. Studijní referentka si v nabízeném seznamu zobrazí studenty, kteří půjdou k obhajobě VŠKP a státnice nebo pouze k obhajobě VŠKP nebo pouze k obhajobě státnice pomocí k tomu určených přepínačů. Pak označí studenty, které si přeje přiřadit SZZ komisi a tlačítkem Přiřadit komisi je přiřadí (viz obrázek 6). Důležité upozornění: Takto můžete přiřadit max. 20 studentů na jednu komisi. Omezení je dáno tím, že pro tisk výsledných sestav se používá hromadná korespondence ve wordu, kterou máme nastavenu na max. 20 studentů přiřazených jedné komisi. Obrázek 6 - Označení studentů a jejich přiřazení SZZ komisi. Přiřazené studenty si studijní referentka zkontroluje na formuláři AN0050 na kartě Studenti přiřazení ke komisi. Zobrazí se všichni studenti, kteří budou u zvolené komise dělat obhajobu i všechny státnice nebo jenom 8/22 SU OPF v Karviné

9 Tisk návrhu obhajobu (ve formuláři jsou podbarveni světle zeleně) nebo některou zapsanou státnici (podbarveni světle oranžovou). Studenty, kteří byli u komise zapsaní pro obhajobu i všechny státnice je možno od komise vyřadit označením v bloku Studenti. Pokud studenti měli u komise pouze obhajovat VŠKP, vyřadíme je označením VŠKP v bloku Přiřazené VŠKP studenta nebo označením státnice v bloku Přiřazené státnice studenta, pokud šlo o komisi pro konkrétní státnice. Tlačítkem Vyřadit se komise u studenta zruší (viz obrázek 7). Obrázek 7 - Vyřazení studenta ze SZZ komise. 4) TISK NÁVRHU Nyní je potřeba obě tabulky szz_kom_clen_radek a szz_kom_abs_radek_navrh spojit a výsledek uložit do textového souboru, který bude sloužit jako podklad pro hromadnou korespondenci. Spojení provedete v TOADu následujícím sql příkazem: SELECT * FROM szz_kom_abs_radek_navrh abs JOIN szz_kom_clen_radek ucit ON ABS.komiidno=ucit.komiidno Výstup se uloží do textového souboru (Tab Delimited, Include Column Headers součást nastavení exportu v TOADu, viz obrázek 8) do uživatelem určeného adresáře. 9/22 SU OPF v Karviné

10 Tisk návrhu Obrázek 8 Nastavení parametrů exportu textového souboru z TOADu. Název souboru: Ok_SZZ_xxx.txt, kde: O = OPF, k = 1->červnový, 2->srpnový, popř. 3->únorový termín, SZZ = Státní závěrečné zkoušky, xxx = nabývá hodnot Navrh nebo Final. Nyní si otevřete dokument wordu SZZ_final_absolvent_komise.docx nebo SZZ_final_absolvent_komise_bez_tisku_ekonoma.docx (u tohoto dokumentu se netiskne identifikace, zda člen komise je ekonom a v poslední době používán) a pomocí hromadné korespondence napojíte soubor Ok_SZZ_xxx.txt a vytisknete návrh přiřazení studentů jednotlivým komisím. Příklad návrhu vytištěné sestavy viz obrázek 9. 10/22 SU OPF v Karviné

11 Tisk návrhu Obrázek 9-Příklad návrhu přiřazení studentů SZZ komisi pomocí hromadné korespondence dokumentu wordu SZZ_final_absolvent_komise.docx. Studenty navržené k přiřazení komisi je třeba přiřadit číslu komise uvedenému v pravém dolním rohu dokumentu. Jelikož se jedná o návrh, můžete upravovat jak komise, tak seznamy studentů komisím přiřazené. Po schválení definitivní verze návrhu je nutno přiřadit studenty komisím i v IS/STAG. Postup je popsán v následující kapitole. 11/22 SU OPF v Karviné

12 Definitivní přiřazení studentů komisím 5) DEFINITIVNÍ PŘIŘAZENÍ STUDENTŮ KOMISÍM Po schválení návrhu přiřazení studentů jednotlivým SZZ komisím vedoucím studijního oddělení je nutno jednotlivým studentům přiřadit číslo SZZ komise. Jakmile budou studenti přiřazeni příslušným SZZ komisím, lze provést následující úkony: Pověřený pracovník SO vytiskne seznamy SZZ komisí a vyvěsí na příslušné učebny, ve kterých se SZZ konají. Publikuje seznamy na webových stránkách fakulty. Pracovníci ÚIT vyhotoví seznamy pro členy komisí (kde, kdy a jejich komise zasedá). Pracovníci ÚIT distribuují seznamy studentů na komisích včetně údajů o VKP pro sekretářky kateder. Zapisovatelé SZZ mohou zadávat výsledky SZZ zkoušek přímo do IS/STAG a vytisknout protokoly o průběhu SZZ. Přiřazení studentů jednotlivým SZZ komisím se provádí v klientovi IS/STAG v nabídce Absolvent > Zápis o závěr. zkoušce na formuláři AN0010, viz obrázek 10. Obrázek 10 Výběr studentů převedených do modulu Absolvent k přiřazení čísla SZZ komise. Výběr studentů je dobré omezit dle parametrů vytištěné sestavy (forma, typ, obor), viz obrázek 9 pro snadnější dohledávání jmen studentů. 12/22 SU OPF v Karviné

13 Definitivní přiřazení studentů komisím Po provedeném výběru se zobrazí seznam studentů odpovídající výběrové podmínce. Studijní referentka porovnává seznam studentů na formuláři AN0010 s vytištěným seznamem (viz obrázek 9) podle příjmení a jména studenta a přiřazuje číslo SZZ komise studentům dle vytištěného seznamu. Obrázek 11 - Seznam studentů vybraného oboru Studijní referentka vybere studenta a přepne se na záložku Celková klasifikace a dole vpravo v sekci nadepsané Komise pro státnice i VŠKP (viz obrázek 12) vybere ze seznamu číslo SZZ komise, které je uvedeno na vytištěném seznamu (viz obrázek 9) a uloží záznam klávesou F10. V seznamu komisí se nabízejí pouze ty komise, které na formuláři AN0050 splňují následující podmínky: jsou v současné době otevřeny (tzn. je u nich v sekci Nabízeno uvedeno aktuální datum od kdy do kdy se má komise nabízet), shoduje se studentova fakulta, typ, forma, studijní program a obor s těmito parametry zadanými u komise (formulář AN0050). Důležité: číslo SZZ komise se musí zadávat na záložce Celková klasifikace. Ostatní záložky na formuláři AN0010 také obsahují pole na zadávání SZZ komise, ale ty nelze pro tyto účely použít. 13/22 SU OPF v Karviné

14 Definitivní přiřazení studentů komisím Obrázek 12 - Výběr SZZ komise Studijní referentka vybere příslušnou SZZ komisi. Údaje se přenesou do polí Zkratka a Název. Studijní referentka záznam uloží klávesou F10. Tím je číslo SZZ komise studentovi přiřazeno a studijní referentka pokračuje v přiřazování dalším studentem. Pokud by bylo třeba číslo komise přidělené studentovi změnit, studijní referentka musí nejprve smazat údaje v polích Zkratka a Název, a teprve potom klikne na šipku pro zobrazení seznamu SZZ komisí. 14/22 SU OPF v Karviné

15 Zpracování podkladů pro výsledný tisk SZZ komisí Jestliže student nevykonal úspěšně SZZ v červnovém termínu, může se přihlásit k opravnému termínu v srpnu běžného nebo v únoru následujícího kalendářního roku. To, kterou část SZZ bude student skládat znovu (obhajoba, obor, ekonomie) lze zapsat do poznámky na kartě studenta (formulář ES0010) záložka Os. údaje, pole Poznámka (os. údaje)viz obrázek 13. Údaje zadané do tohoto pole se vytisknou ve výstupní sestavě ve sloupci Poznámka. Obrázek 13 Studijní referentka může na kartě studenta (formulář ES0010)do pole poznámka na záložce Os. údaje zadat, které části SZZ bude student opakovat. Po zadání čísel komisí všem studentům vedoucí studijního oddělení informuje příslušného pracovníka ÚIT, obvykle administrátora IS/STAG. Pracovník ÚIT zpracuje zadané údaje do výsledných sestav. 6) ZPRACOVÁNÍ PODKLADŮ PRO VÝSLEDNÝ TISK SZZ KOMISÍ Pověřený pracovník ÚIT spustí skript 4Script_SZZ_Final.sql, který připraví tabulky pro finální tisk studentů přiřazených jednotlivým SZZ komisím. Výstupem skriptu je tabulka SZZ_KOM_ABS_RADEK_FINAL se seznamem studentů přiřazených SZZ komisi ve formě vhodné pro hromadnou korespondenci ve wordu. Finální dotaz, který spojí výstupní tabulku SZZ_KOM_ABS_RADEK_FINAL (studenti přiřazení SZZ komisím) s tabulkou komisí (vyučující, termíny, místnosti zadané u SZZ komisí) spustí administrátor v TOADu následujícím příkazem: SELECT * FROM SZZ_KOM_ABS_RADEK_FINAL ABS JOIN SZZ_KOM_CLEN_RADEK ucit ON ABS.komiidno=ucit.komiidno -- WHERE ucit.typ='navazující magisterskou' --'bakalářskou' -- odfiltrování Bc nebo NMg ORDER BY ucit.datum_a_cas, ucit.nazev 15/22 SU OPF v Karviné

16 Zpracování podkladů pro výsledný tisk SZZ komisí V zeleném řádku zrušit komentování, pokud chcete exportovat komise pouze pro Bc. (WHERE ucit.typ='bakalářskou') nebo NMg.(WHERE ucit.typ='navazující magisterskou') studium. Výstup tohoto dotazu do textového souboru je připraven pro hromadnou korespondenci ve wordu. Jeden řádek souboru tedy obsahuje seznam až max. 20 studentů včetně seznamu členů SZZ komise a termínu a místnosti, kde se SZZ koná. Obrázek 14 - Natavení exportu finálního souboru z TOADu. Název výstupního finálního souboru sestává z následujících parametrů: Ok_rrrr_SZZ_Final.txt, kde: O = OPF, k = 1 - červnový, 2 - srpnový, popř. 3- únorový termín SZZ, rrrr = akademický rok, SZZ_Final.txt = pevná, neměnná část názvu souboru, Tímto krokem je připraven výstupní soubor pro finální tisk seznamu SZZ komisí pomocí hromadné korespondence z wordu. Postup pří vytváření tiskových výstupů popisuje následující kapitola. 16/22 SU OPF v Karviné

17 Tisk a Kontroly 7) TISK A KONTROLY VÝSLEDNÝ TISK Administrátor IS/STAG vygeneruje následující tiskové sestavy, tabulky excelu a PDF dokumenty: 1. Tisk seznamu SZZ komisí, jedna komise = jeden list papíru A4. Výstup je určen pro nalepení na dveře místnosti, kde se SZZ koná a obsahuje podrobné údaje o složení komise a seznam studentů dané komisi přiřazených. Stejný výstup seznamu SZZ komisí ve formě PDF dokumentu je vystaven na webu OPF. Číst dále zde: Ad 1) 2. Podklad pro jednotlivé vyučující, aby měli přehled o tom, kdy a kde zasedá SZZ komise, jejímž členem vyučující je. Výstup ve formě excelovské tabulky. Číst dále zde: Ad 2) 3. Seznam studentů přihlášených na SZZ. Určeno pro sekretářky kateder, výstup do tabulky excelu. Výstup obsahuje i identifikaci VKP včetně vedoucího práce, protože formulář seznamu SZZ komisí tyto údaje neobsahuje (viz obrázek 15). Číst dále zde: Ad 3) Ad 1) Otevřete si dokument SZZ_final_absolvent_komise_bez_tisku_ekonoma.docx ve wordu. V nabídce hromadné korespondence si vyhledáte a otevřete soubor Ok_rrrr_SZZ_Final.txt (např. O2_2013_SZZ_Final.txt, postup přípravy souboru viz předcházející kapitola: Zpracování podkladů pro výsledný tisk SZZ komisí). Dokument sloučíte a vytisknete do PDF souboru, který pojmenujete stejně jako soubor se vstupními daty, pouze s koncovkou pdf (např. O2_2013_SZZ_Final.pdf). Hotový PDF soubor předáte vedoucímu studijního oddělení, který zajistí jeho tisk a zveřejnění na webových stránkách OPF. Příklad jedné stránky vytištěného dokumentu viz obrázek /22 SU OPF v Karviné

18 Tisk a Kontroly Obrázek 15 - Příklad finálního výstupu SZZ komise, který se tiskne na list A4. Ad 2) Administrátor IS/STAG nejprve v TOADu musí spustit následující sql dotaz: SELECT DISTINCT prac_zkr AS Katedra, titul_pred, prijmeni, jmeno, titul_za, DECODE(funkce,'P','Předseda','C','Člen','Z','Zapisovatel') AS Funkce, datum_a_cas AS datum, Cislo_mist AS mistnost, Nazev AS Nazev_komise, 18/22 SU OPF v Karviné

19 Tisk a Kontroly obor, typ -- v excelu odmazat FROM SZZ_KOM_CLEN ORDER BY prac_zkr, prijmeni, jmeno, datum Výsledná data je třeba vyexportovat do textového souboru. Nastavení parametrů exportu z TOADu je stejné jako u exportu ostatních textových souborů, viz obrázek 14. Struktura názvu exportovaného souboru je následující: Ok_rrrr_SZZ_Tisk_Clenu_Komisi.txt, kde: O = OPF, k = 1 - červnový, 2 - srpnový, popř. 3- únorový termín SZZ, rrrr = akademický rok, Tisk_Clenu_Komisi.txt = pevná, neměnná část názvu souboru. Vyexportovaný textový soubor je třeba otevřít v excelu a následně uložit jako excelovskou tabulku (soubor s příponou xlsx). V souboru jsou abecedně seřazeni vyučující spolu s termíny konání SZZ, takže vyučující vidí, v který den zasedá SZZ komise jejímž je členem. Excelovský soubor administrátor uloží do adresáře L:\valentiny\SZZ. Následně pošle mail sekretářkám s informací, že si vyučující dané katedry mohou soubor prohlédnout nebo že jim sekretářka může termíny SZZ vytisknout. Ad 3) Administrátor IS/STAG nejprve v TOADu spustí následující sql příkaz: SELECT ucit.datum_a_cas AS datum_konani_szz, ucit.cislo_mist, ucit.nazev AS nazev_komise, ABS.rank_st_komi AS poradi_abs, ABS.os_cislo, ABS.prijmeni, ABS.jmeno, -- ABS.poznamka, vkp.rozsah_gr_pr AS vkp_kod, zkratka_a AS obor, ABS.forma, DECODE(ABS.typ,7,'Bc',0,'NMg',9,'Dok') AS typ, ucit.cislo AS Cis_komise, vkp.identifikator AS vkp_theses, vkp.dat_odevzdani AS dat_odevzdani_vkp, uc.prijmeni ' ' uc.jmeno AS Vedouci_prace, vkp.dat_obhajoby AS SZZ_Dat_Obhajoby, DECODE (abo.znamka_celkem, '1', 'A', '1,1', 'P', '1,5', 'B', '2', 'C', '2,5', 'D', '3', 'E', '4', 'F', NULL, 'O') AS SZZ_znamka_celkem, DECODE(ABO.vyznamenani,NULL,'Ukončil studium','a','absolvoval','n','neabsolvoval','v','absolvoval s vyzn.') AS SZZ_Absolvoval, abo.pokus, ucit.studijni_program, ucit.predseda, ucit.zapisovatel, ucit.clen1, ucit.clen2, ucit.clen3, ucit.clen4, 19/22 SU OPF v Karviné

20 Tisk a Kontroly ucit.clen5 FROM SZZ_KOM_ABS_RANK_FINAL ABS JOIN SZZ_KOM_CLEN_RADEK ucit ON ABS.KOMIIDNO=ucit.komiidno JOIN abn_absolventi ABO ON ABS.os_cislo=abo.os_cislo LEFT OUTER JOIN abn_diplomove_prace vkp ON ABS.os_cislo=vkp.os_cislo LEFT OUTER JOIN abn_dp_osoby vpr ON vkp.adipidno=nvl(vpr.adipidno,0) JOIN ucitele uc ON vpr.ucitidno=uc.ucitidno WHERE vkp.tisknout='a' AND vpr.typ_osoby='vedoucí' -- pouze vedoucí VKP -- AND ABS.rank_st_komi>20 -- aktivovat pouze pro kontrolu, zda některé komisi nebylo přiřazeno > 20 absolventů. ORDER BY ucit.datum_a_cas, ucit.nazev, ABS.rank_st_komi Výsledná data je třeba vyexportovat do textového souboru. Nastavení parametrů exportu z TOADu je stejné jako u exportu ostatních textových souborů, viz obrázek 14. Struktura názvu exportovaného souboru je následující: Ok_rrrr_SZZ_Tisk_pro_Sekretarky.txt, kde: O = OPF, k = 1 - červnový, 2 - srpnový, popř. 3- únorový termín SZZ, rrrr = akademický rok, Tisk_pro_Sekretarky.txt = pevná, neměnná část názvu souboru. Vyexportovaný textový soubor je třeba otevřít v excelu a následně uložit jako excelovskou tabulku (soubor s příponou xlsx). Excelovský soubor administrátor uloží do adresáře L:\valentiny\SZZ. Následně pošle mail sekretářkám s informací, že si mohou vytisknout seznam absolventů, kteří skládají SZZ na jejich katedře. KONTROLY Následující sql příkazy slouží ke kontrole správnosti zadání SZZ komisí a správnému přiřazení studentů SZZ komisím. i. Kontrola po proběhlém skriptu 1Script_SZZ_Komise.sql Kontrola se provádí bezprostředně po zpracovaném skriptu. Zjišťuje duplicitní komise. Následující příkaz musí vrátit prázdný výstup. Pokud příkaz zjistí duplicitní číslo komise, musí se komise v sekci Omezení kterým studentům nabízet rozdělit na dvě nebo více komisí v IS/STAG na formuláři AN0050. SELECT komiidno, COUNT(*) FROM SZZ_KOM_CLEN_RADEK GROUP BY komiidno HAVING COUNT(*)>1 Zobrazení seznamu komisí včetně jejich složení. Dotaz slouží pro informaci o složení SZZ komisí. SELECT * FROM SZZ_KOM_CLEN_RADEK 20/22 SU OPF v Karviné

21 Tisk a Kontroly ii. Kontrola po proběhlém skriptu 3Script_SZZ_Navrh.sql a) Následující kontrola zjišťuje, zda nebylo některé SZZ komisi přiřazeno více něž 20 studentů. Pokud ano, musí se zadat další nová komise. Výsledek dotazu musí být prázdná množina. SELECT * FROM SZZ_KOM_ABS_RANK_NAVRH WHERE rank_st_komi > 20 b) Zjišťuje, kteří studenti nebyli komisím přiřazeni vůbec. Může se stát tehdy, jestliže studijní referentka zapomene zadat SZZ komisi s příslušným oborem (např. zapomene nadefinovat komisi s oborem FF a existují studenti, kteří budou z oboru FF skládat státnice). Výsledek následujícího dotazu musí být prázdný. SELECT * FROM SZZ_ABSOLVENT WHERE os_cislo NOT IN (SELECT os_cislo FROM SZZ_KOM_ABS_NAVRH) c) Kontrola počtu absolventů i. Zjistit počet absolventů dotazem: SELECT COUNT(*) FROM SZZ_absolvent ii. Počet studentů si poznamenejte. Zjistit počet absolventů dotazem: SELECT COUNT(*) FROM SZZ_KOM_ABS_RANK_FINAL ABS JOIN SZZ_KOM_CLEN_RADEK ucit ON ABS.KOMIIDNO=ucit.komiidno JOIN abn_absolventi ABO ON ABS.os_cislo=abo.os_cislo LEFT OUTER JOIN abn_diplomove_prace vkp ON ABS.os_cislo=vkp.os_cislo LEFT OUTER JOIN abn_dp_osoby vpr ON vkp.adipidno=nvl(vpr.adipidno,0) JOIN ucitele uc ON vpr.ucitidno=uc.ucitidno WHERE vkp.tisknout='a' AND vpr.typ_osoby='vedoucí' -- pouze vedoucí VKP Počet studentů si poznamenejte. Počty studentů obou dotazů se musí rovnat. Pokud došlo k rozdílu, pak: Nebyli všichni studenti přiřazeni SZZ komisím. Důvodem je většinou opomenutí v přiřazení oboru k některé SZZ komisi na formuláři AN0050. Další možností je, že student byl mezitím vyřazen z modulu Absolvent. V takovém případě je třeba celý proces tvorby návrhu přiřazení studentů spustit znovu. 21/22 SU OPF v Karviné

22 Zveřejnění komisí 8) ZVEŘEJNĚNÍ KOMISÍ Zveřejnění složení SZZ komisí: Na intranetu. Informace pro studenty v aktualitách na webových stránkách OPF. Vytištění a nalepení složení komisí vč. zapsaných studentů na dveře místností, kde budou SZZ komise zasedat. 9) DOPLŇUJÍCÍ VÝSTUPY DO EXCELU Zveřejnění pomocných excelovských tabulek vytvořených v bodě xxx s informacemi pro sekretářky kateder na publicu: Seznam členů komisí (kde, kdy komise, jejímiž jsou členy, zasedá). Seznam studentů na SZZ komisích vč. údajů o VKP, vedoucím práce. 10) ORGANIZAČNÍ ZABEZPEČENÍ Pro zdárný průběh SZZ nutno dodržet následující organizační opatření: Zajistit notebooky pro zapisovatele SZZ z řad doktorandů a nainstalovat/zkontrolovat následující sw (pozn.: pokud doktorandi notebooky nemají, musí je zajistit katedry): o Doktorand musí mít přístup k bezdrátové síti (nastavení na eduroam, viz eduroam.opf.slu.cz) o Novell (nutný pro přístup k tiskárnám). o Nainstalovat tiskárnu nejbližší k místnosti, ve které se SZZ budou konat: Tisk musí být proveden na formát A3 a musí být zaslán v zabezpečeném režimu secure. Každý zapisovatel v předstihu na zkušebním tisku jakéhokoliv dokumentu vyzkouší, zda mu funguje karta v režimu secure na příslušné tiskárně. Tisk musí být proveden na zaměstnanecký účet (ne na studentký). Informovat doktorandy, že provedené tisky si budou moci přeúčtovat na účet studijního oddělení. o Zkontrolovat, zda doktorandovi funguje přihlášení do portálu IS/STAG. o Zkontrolovat, zda doktorand vidí studenty přidělené SZZ komisi, u které je doktorand zapisovatelem. Zajistit úvodní školení zapisovatelů SZZ za účasti: o Administrátora IS/STAG. o Proděkana pro studijní záležitosti. o Vedoucího studijního oddělení. Zajistit prodlužovací šňůry k notebookům ve spolupráci se správcem budovy. Proškolení doktorandů v zapisování průběhu SZZ. 22/22 SU OPF v Karviné