Microsoft Project CVIČENIE 2 1

Transkript

1 Microsoft Project CVIČENIE 2 1 Sprievodca Ganttovým diagramom Vyvoláme ho kliknutím na ikonu na Paneli nástrojov resp. cez menu Formát Průvodce Ganttovým diagramem... Používame ho na zobrazenie tzv. kritickej cesty, ktorá zvýrazní červenou farbou dôležité úlohy v diagrame. Kritická cesta predstavuje skupinu úloh (resp. jednu úlohu), ktoré slúžia na výpočet celkového času dokončenia projektu. Úlohám na kritickej ceste sa preto venuje zvýšená pozornosť, lebo vplývajú na celkový čas trvania celého projektu. V prípade, že chceme kritickú cestu vypnúť, opäť spustíme sprievodcu, ale vyberiem prvú ponuku Standardní informace. Obr.1 : Sprievodca Ganttovým diagramom s voľbou Kritickej cesty Zmena meny na EUR Cez menu Nástroje Možnosti záložka Zobrazení. 1 Vypracoval: Ing. Tomáš Páleník, FM TnUAD, palenik@tnuni.sk 1

2 Priradenie pevných nákladov k úlohám Niektorým úlohám je potrebné priradiť pevné náklady v EUR. To dosiahneme tak, že zvolíme menu Zobraziť Tabuľka Náklady. Zmení sa nám hlavná tabuľka, do ktorej môžeme potom zapisovať jednotlivé náklady k vybraným úlohám. Medzi hlavné stĺpce tejto tabuľky patria Pevné náklady a Nabiehanie pevných nákladov. Obr. 2: Ukážka tabuľky s možnosťou zadávania pevných nákladov Namiesto vysvetľovania pojmov, ktoré sú v hlavičke každého stĺpca, si ukážeme drobný trik. Presunutím kurzora myši na záhlavie stĺpca Pevné náklady si zobrazíme bublinového pomocníka s odkazom na hlavného pomocníka programu. V ňom si prečítame podrobnosti o význame daného stĺpca. Tento trik môžeme používať aj pri iných stĺpcoch. Obr.3: Bublinový pomocník pre zobrazenie pomocníka k danému stĺpcu Ak nechceme pracovať s nákladmi, tak späť sa vrátime podobne ako sme sa dostali do Nákladov: cez hlavné menu Zobraziť Tabuľka Zadávaní. Vytvorenie zoznamu zdrojov V Paneli zobrazení sa prepnite z Ganttovho diagramu na ikonu Seznam zdrojů. Obr.4: Náhľad na zobrazenie Zoznam zdrojov 2

3 V tomto zobrazení sa vypĺňajú hlavne tieto položky: Názov zdroja pomenovanie ľudského alebo materiálového zdroja (napr. sekretárka, papier) Typ sú dve možnosti, buď pracovný (ľudský) alebo materiálový. Popisek materiálu možnosť uviesť merné jednotky zdroja (napr. ks alebo kg a pod.). Maximálny počet jednotiek predstavuje maximálnu kapacitu zdroja, pozri príklady z Pomocníka (treba použiť trik z kapitoly Priradenie nákladov k úlohám) Standardná sadzba plat pracovníka v Sk za 1 hodinu, je možné meniť aj na iné jednotky napr. Sk za rok a pod. (ak sa zobrazí #### namiesto sadzby, je potrebné zmeniť šírku stĺpca) Presčasová sadzba sa použije v prípade nadčasovej práce ľudského zdroja Náklady na použitie jednorazový náklad, ktorý vždy, keď sa použije daný zdroj na úlohe je potrebné zaplatiť (napr. pri každom použití zdroja upratovačka je potrebné jej vždy kúpiť nové rukavice z dôvodu hygieny a pod.) Základný kalendár pracovná doba zdroja, dá sa vybrať zo štandardnej ponuky resp. pridať vlastný kalendár, ako ukážeme neskôr... K daným stĺpcom je možné pridať aj ďalšie vlastné stĺpce. A to tak, že klepneme pravým tlačidlom na záhlavie napr. posledného stĺpca a zvolíme zo zobrazeného menu ponuku Vložit sloupec... Vyplníme jeho typ a meno v zobrazenom okne a potvrdíme s OK. Obr. 5: Možnosť pridania nového stĺpca Priradenie a odobratie zdroja Potom ako sme si v predchádzajúcej úlohe ukázali vytvorenie zoznamu zdrojov, ukážeme si ako tieto zdroje priradiť k jednotlivým úlohám. Ak sa nachádzame v zobrazení Ganttov diagram, označme si vybranú úlohu, ku ktorej chceme priradiť zdroj. Klepnime na ikonu na Paneli nástrojov. Otvorí sa nám okno z Obr. 6. 3

4 Obr. 6: Priraďovanie zdrojov Tu si môžeme vybrať zdroje a jednotky a pomocou tlačidla Přiřadit ich priradíme k danej úlohe. Zmena sa vizuálne prejaví aj na Ganttovom diagrame: postupom po klepnutí na tlačidlo Odebrat, odoberieme priradený zdroj.. Podobným Upozornenie pri priraďovaní úloh: niektoré úlohy, aj keď na nich pracuje viacero ľudí naraz, nechceme časovo skrátiť - nechceme, aby išlo o tzv. spoločnú prácu (v MS Projecte je to nazvané ako riadenie úsilím). Pr. na riadenie úsilím (spoločnú prácu): Ak natierajú dvaja maliari jednu stenu, čas sa skráti na polovicu oproti tomu ako keby to robil len jeden. Pr. na situáciu, keď nejde o riadenie úsilím: Ak sekretárka a vedúci podniku letia spolu lietadlom, tak let sa neskráti na polovicu oproti tomu, ako by letel vedúci podniku sám. Ak chceme zapnúť alebo vypnúť riadenie úsilím (spoločnú prácu), tak to spravíme tak, že si označíme úlohu v tabuľke, klepneme na ňu pravým tlačidlom a z menu zvolíme Informace o úkolu... resp. klepnutím na ikonu na Paneli nástrojov. Na záložke Upresniť vypneme Řízený úsilím. Ak sme už pridelili zdroje k úlohe a zabudli sme predtým vypnúť riadenie úsilím, zvýšime Dobu trvání na pôvodnú hodnotu (pretože pri pridelení zdroja sa táto doba automaticky znížila kvôli štandardnému predpokladu spoločnej práce). Ak uvedené upozornenie nefunguje, je možné, že je zapnutá voľba Automatického vyrovnávania zdrojov (pozri ďalej ako zmeniť na Ručné...) 4

5 Obr. 7: Riadenie úsilím Vyrovnávanie zdrojov Automatické vyrovnávanie zdrojov je štandardne vypnuté a slúži na riešenie konfliktov spôsobených preťaženými zdrojmi sú zvýraznené červenou farbou v zozname zdrojov (napr. jeden zdroj s maximálnym počtom jednotiek 100% pracuje na 2 rôznych úlohách so 100% nasadením v jednom čase): Obr. 8: Zobrazenie preťaženého zdroja Cez menu Nástroje Vyrovnaní zdroju... zapnime voľbu Ručně pre lepšiu (neautomatickú) kontrolu nad programom. 5

6 Obr. 9: Ručné prepočítavanie vyrovnávania zdrojov Aplikácia nákladov na zdroje Niektoré náklady na zdroje sa menia aj behom trvania projektu. Ak chceme definovať takéto zmeny, tak je potrebné sa v Paneli zobrazení prepnúť na Seznam zdrojů a v ňom si vyznačiť zdroj, s ktorým chceme pracovať. Klepneme naň pravým tlačidlom a z menu zvolíme ponuku Informace o zdroji resp. klepneme na ikonu potom zvolíme záložku Náklady. na Paneli nástrojov. V zobrazenom okne Obr. 10: Zmena nákladov k vybranému dátumu 6

7 Tak ako je zreteľné z Obr. 10 môžeme od určitého dátumu zmeniť sadzby pre daný pracovný zdroj (od má sekretárka zmenený plat). Sadzbu zadáme buď v číselnom vyjadrení - priamo, alebo vložíme počet percent a znak percentá. (napr. zvýšenie o 50% oproti predošlej sadzbe dosiahneme tak, že do okienka zadáme 50% a potvrdíme s klávesom Enter, zníženie realizujeme cez znamienko - ) Ak si všimnete, tak okrem Záložky A (Výchozí) sa na obrázku nachádzajú aj ďalšie záložky označené ako B, C...až E. Tie slúžia na definovanie iných sadzieb. Napr. ak sekretárka pracuje na účtovníctve, má vyššiu štandardnú sadzbu ako keď obsluhuje hostí pri firemnej návšteve. Takúto inú sadzbu môžeme zadefinovať práve na záložke B. Ak chceme priradiť takúto novú sadzbu pracovnému zdroja pre danú úlohu, zmeníme si v Paneli zobrazenia Ganttov diagram na Používaní zdrojů (príp. Používaní úkolů). Označíme si zdroj priradený k úlohe: Obr. 11: Vyznačenie zdroja v zobrazení Používaní zdrojů Klepneme naň pravým tlačidlom a zvolíme v menu Informace o přirazení alebo klepneme na ikonu na Paneli nástrojov. Obr. 12: Informácie o priradení, kde možno zmeniť sadzbu Kde v pravej časti zmeníme Tabulku nákladových sazeb napr. na typ B. Pretože nikde nie je priamo viditeľné, že pre danú úlohu sme zmenili sadzbu z typu A na B pre daný pracovný zdroj a danú úlohu, je vhodné k danému zdroju a k danej úlohe priradiť malú poznámku ako 7

8 informáciu pre nás o tejto zmene. To dosiahneme tak, že klepneme v Paneli nástrojov na a v zobrazenom okne vyplníme poznámku, že používame typ B. K poznámke sa dostaneme aj klepnutím pravým tlačidlom myši na úlohu a voľbou ponuky Poznámky k přiřazení... Po aplikácií poznámky sa nám pri úlohe a zdroji zobrazí ikona poznámky: Obr. 13: Zobrazenie poznámky 8

9 SAMOSTATNÉ CVIČENIE (40 min) 1.) Stiahnite si z adresy už predpracovaný projekt. 2.) Zobrazte kritickú cestu v Ganttovom diagrame 3.) Zobrazte štandardný Ganttov diagram bez kritickej cesty 4.) Priraďte náklady k úlohám 8,12 a 16 (200, 300 a 2000 ) 5.) Pridajte do zoznamu zdrojov pracovníka s názvom: organizátor. Vyplňte pri ňom skupinu ako zamestnanec a kód ) Pridajte do zoznamu zdrojov aj nový stĺpec s názvom MAIL (v zozname typu stĺpca nájdite položku Adresa elektronickej pošty) 7.) Do zoznamu zdrojov pridajte ďalej (názov, iniciály, skupina, max. počet jednotiek): a. Námestník, n, vedenie, 100% b. Vedúci úradu, vú, vedenie, 100% c. Sekretárka, s, zamestnanec, 200% 8.) Priraďte tieto úlohy k nasledujúcim zdrojom (uvažujte 100% jednotiek): a. 3 sekretárka, vedúci úradu (riadenie úsilím vopred vypnúť!, ak ste vypli riadenie úsilím až po pridelení zdrojov - nastavte ho na pôvodnú dobu 0,5 dňa) b. 4, 8, 16 organizátor (priraďte zdroj k úlohám naraz) c. 5, 10 vedúci úradu d. 9, 11, 15, 17 sekretárka 9.) V zozname zdrojov vytvorte nasledujúce náklady (zdroj, štand. sadzba, nadčas): a. Organizátor, 10 /hod, 15 /hod b. Námestník, /rok, 0 c. Vedúci úradu, /rok, 0 d. Sekretárka, 5 /hod, 6 /hod Od (naozaj nastavte rok 2007) zmeňte v príklade plat organizátora tak, že mu zdvihnete plat o 13% k štandardnej aj nadčasovej sadzbe. Zmeňte maximálny počet jednotiek pre organizátora, tak aby nebol v červenej farbe v Sezname zdrojů) 10.) Sekretárka má inú sadzbu za rôzne úlohy. Vytvorte ďalšiu tabuľku nákladov (tabuľka B) pre sekretárku s normálnou sadzbou 4 /hod a nadčasovou 5 /hod. 9

10 11.) Priraďte úlohe 17 pre zdroj sekretárka novú sadzbu B. Pripojte k danému zdroju a úlohe krátku poznámku o zmenenej sadzbe. 12.) Zobrazte štatistiku projektu. Sedí vám štatistika? 10