Microsoft Project CVIČENIE 3 1

Transkript

1 Microsoft Project CVIČENIE 3 1 Kalendár Kalendár určuje akým spôsobom (pracovné a nepracovné časy dni) sú plánované zdroje a úlohy. Rozlišujeme tri druhy kalendárov: 1.) kalendár projektu (určuje, kedy môže byť na úlohách projektu vykonaná práca) 2.) kalendár zdrojov (vplyv len na určitý zdroj, možné meniť len pre pracovné, nie materiálové zdroje) 3.) kalendár úloh (keď úloha má iný kalendár ako kalendár projektu) Existujú tri štandardné preddefinované (tzv. základné) kalendáre štandardný (od 8:00 do 17:00 s hodinovou prestávkou, Pon až Pia), 24 hodín (bez nepracovanej doby) a nočná zmena (od 23:00 do 8:00 s hodinovou prestávkou). Ak nám nevyhovujú spomínané kalendáre, môžeme si vytvoriť vlastné. Zmena už existujúceho kalendára projektu Cez menu Projekt Informace o projektu... položka Kalendář. Zmena už existujúceho kalendára zdrojov Cez zobrazenie Seznam zdrojů je možné v stĺpci Kalendář pre každý pracovný zdroj zmeniť jeho kalendár. Obr. 1: Výber už existujúceho kalendára Vytvorenie nového vlastného kalendára: z menu Nástroje Zmeniť pracovný čas tlačidlo Nový... 1 Vypracoval: Ing. Tomáš Páleník, FM TnUAD, palenik@tnuni.sk 1

2 Obr. 2: Vytvorenie vlastného nového kalendára OSLAVA Úprava a priradenie pracovného kalendára pre zdroj Úprava: ak chceme upraviť pracovný čas, použijeme možnosť úpravy kalendára. Zvolíme opäť menu Nástroje Zmeniť pracovný čas. Tu si vyberieme vlastný kalendár pomocou vrchnej rozbaľovanej ponuky (napr. kalendár Oslava ) pozri Obr. 3. Zmena času sa prevádza tak, že si označíme jeden alebo viac dní a zmeníme čas v pravej časti na nové časy Od - Do. Viac dní naraz môžeme označiť podržaním klávesu Ctrl. Ak klepneme myšou na záhlavie okna názvy dní (napr. Po ), tak sa označia všetky tieto dni v každom roku. záhlavie okna Obr. 3: Úprava kalendára so zvýraznenou rozbaľovanou ponukou Takto je možné upraviť špeciálny kalendár aj pre každý zdroj. Stačí, ak si nájdeme meno požadovaného zdroja vo vrchnej rozbaľovanej ponuke. Rýchlejší spôsob ako upraviť kalendár pre konkrétny zdroj je dvojklikom na názov zdroja v zobrazení Seznam zdrojů. Na záložke Pracovný čas sa potom upraví kalendár zdroja. 2

3 Priradenie: Ak chceme priradiť novovytvorený alebo modifikovaný kalendár k vybranému pracovnému zdroju, urobíme to cez Panel zobrazení, ak si zvolíme Seznam zdrojů. V tabuľke nájdeme stĺpec Základní kalendář a nastavíme si iný požadovaný kalendár: Iný priamy spôsob zmeny kalendára zdroja Nastaviť priamo kalendár pre jeden vybraný zdroj je možné aj cez zobrazenie Seznam zdrojů. Nastavenie pracuje len pre pracovné zdroje a vyvolá sa cez pravé tlačidlo myši na označenom zdroji s výberom ponuky Informace o zdroji... V zobrazenom okne na karte Pracovný čas podobným spôsobom ako vo vyššie uvedenom prípade dokážeme realizovať zmeny v pracovnom kalendári zdroja (napr. na vyznačenie dovoleniek a pod.) Možnosti kalendára Vybrané nastavenia kalendára dotýkajúce sa celého projektu je možné prestaviť aj v menu Nástroje Možnosti na karte Kalendár. Odporúča sa pred prácou s programom skontrolovať tieto nastavenia a nastaviť ich do pôvodného resp. želaného stavu. Obr. 4: Možnosti kalendára - štandardný stav 3

4 Indikátor prekročenia termínu Do poľa Konečný termín (pozri Obr. 6) sa môže zadať dátum určujúci termín požadovaného dokončenia úlohy. Ak táto úloha nie je dokončená a uplynie konečný termín, zobrazí sa indikátor. V grafe Ganttovho diagramu bude zobrazená šípka (pozri Obr. 5) Obr. 5: Prekročenie konečného termínu zvýraznené červeným výkričníkom a šípkou Aplikácia obmedzenia úlohy Obmedzenia úlohy nastavujeme v Ganttovom diagrame tak, že vyznačíme si úlohu, klepneme na ňu pravým tlačidlom a z menu zvolíme ponuku Informace o úkolu. Potom na záložke Uprěsnit, sa zmení Typ omezení. Toto obmedzenie sa používa pri plánovaní. Napr. pri automatickom vyrovnávaní zdrojov dosiahneme to, že sa úloha nepresunie za nejaký zvolený termín a podobne. Obr. 6: Zmena typu obmedzenia Nastavenie typu úlohy Pri plánovaní každej úlohy vystupujú ako základné položky: 4

5 - jednotky priradenia (alebo len zdroje ) - práca - doba trvania (úlohy) Pričom platí vzťah, že doba trvania = práca / jednotky priradenia. Ak nechceme meniť pri úlohe dobu, prácu alebo jednotky a chceme ich nechať pevne (nemenne) nastavené, zvolíme si jeden z typov úlohy pre vybrané úlohy v projekte: Pevná doba trvania úloha, pri ktorej je množstvo doby trvania vyjadrené pevnou hodnotou a akékoľvek zmeny práce alebo priradených jednotiek (zdrojov), neovplyvní množstvo doby trvania. Pevná práca úloha, pri ktorej je množstvo práce vyjadrené pevnou hodnotou a akékoľvek zmeny doby trvania alebo priradených jednotiek (zdrojov), neovplyvní množstvo ich práce Pevné jednotky (štandardne nastavené) úloha, pri ktorej je množstvo jednotiek vyjadrené pevnou hodnotou a akékoľvek zmeny doby trvania alebo práce, neovplyvní počet jej jednotiek Pri rôznom nastavenom type úlohy a zmenách sa dejú nasledovne veci: Príklad: Na nejakú úlohu, ktorá trvá 2 dni a pracuje na nej zdroj so 100% vyťažením, nastavím typ Pevná práca. Inými slovami celkovú prácu nechcem meniť. Čo sa stane (čo sa automaticky prepočíta), ak skrátim dobu trvania práce o jeden deň? To zistím pomocou tabuľky tak, že si pozriem tretí riadok a tretí stĺpec, kde sa nachádza odpoveď Prepočítajú sa jednotky. Inými slovami, ak skrátim prácu na 1 deň, tak sa zmení počet jednotiek zo 100% na 200%. Typ úlohy nastavujeme v Ganttovom diagrame tak, že vyznačíme si úlohu, klepneme na ňu pravým tlačidlom a z menu zvolíme ponuku Informace o úkolu (to isté sa dá realizovať aj cez ikonu ). Potom na záložke Upresniť, zmeníme Typ úkolu: 5

6 Obr. 7: Výber typu úlohy Zobrazenie pracovného zaťaženia zdrojov Pre zobrazenie zaťaženia je nutné zobraziť na Paneli nástrojov nový panel, pokiaľ nie je viditeľný: Obr. 8: Panel nástrojov Správa zdrojov Zobrazíme ho tak, že klepneme na prázdnu plochu vedľa už existujúcich panelov nástrojov pravým tlačidlom a zobrazíme si Správa zdrojů. Pracovné vyťaženie je dobré viditeľné, ak si na paneli nástrojov zobrazíme Zobrazenie pridelených zdrojů:. Okno sa rozdelí na dve časti. Vrchná zobrazuje používanie zdrojov, spodná zase Vyrovnaný Ganttov diagram. Vo vrchnej časti môžeme potom presne vidieť, ktoré zdroje sú preťažené (červenou farbou) a riešiť to na Ganttovom diagrame. Zobrazenie okna v dvoch častiach zatvoríme dvojitým poklepaním na rozdeľovač okien (pozri Obr. 7) 6

7 Obr. 9: Zvýraznený rozdeľovač okien v Zobrazení pridelených zdrojov Medzi viacerými preťaženými zdrojmi prechádzame cez ikonu:. Ručné riešenie preťažení Ručne prestavíme nejakú z nasledujúcich možností: - odoberieme preťažený zdroj z úlohy - zvýšime počet jednotiek zdroja pri úlohe - presunieme začiatok úlohy na iný termín - skrátime úlohu - rozdelíme úlohy (cez ikonu na Paneli nástrojov, pozri Obr. 8) - nastavíme predstih alebo oneskorenie úlohy (získame tým časovú rezervu) - zmeníme počet hodín práce zdroja Obr. 10: Rozdelená úloha Automatické riešenie preťažení zdrojov 7

8 Na vyriešenie preťaženia si môžeme pomôcť tzv. Vyrovnaním zdrojov. To vyvoláme cez menu Nástroje Vyrovnaní zdrojů. Tam klepneme na tlačidlo Vyrovnat. Ak súhlasíme s navrhovaným vyrovnaním, tak súbor uložíme a zmeny sa zapamätajú. Zobrazenie: Sieťový diagram Zobrazenie Sieťový diagram ponúka prehľadné a rýchle vytváranie väzieb medzi úlohami. Úlohy, ktoré si vytvoríme v Ganttovom diagrame jednoduchým ťahaním z jedného obdĺžnika úlohy na druhý vytvorí väzbu. Pre prehľadnosť je možné skryť políčka s textom úlohy pomocou pravého tlačidla myši, tak ako je znázornené na Obr. 11. Poklepaním na väzbu medzi úlohami je možné meniť typ závislosti a nastavovať oneskorenie (predstih) úloh ako aj väzbu odstrániť. Obr. 11: Jednoduché väzby medzi úlohami Založenie smerného plánu Vykoná sa cez menu Nástroje Sledování Uložit směrný plán... Jeho zrušenie prevedieme cez menu Nástroje Sledování Vymazat směrny plán... Smerným plánom rozumieme plán, ktorý je záväzný a na základe, ktorého chceme sledovať zmeny a odchýlky počas reálneho trvania projektu od pôvodného (smerného) plánu. Pri založení smerného plánu ho dobre vidieť v tzv. Sledovacom Ganttovom diagrame. 8

9 Obr. 12: Sledovací Ganttov diagram po založení smerného plánu (šedá farba) Takisto súhrnné štatistiky si možno prezrieť cez tlačidlo Statistika... v Informáciach o projekte v menu Projekt. Sledovanie pokroku jednotlivých úloh Pre zobrazenie sledovania je nutné zobraziť na Paneli nástrojov nový panel, pokiaľ nie je viditeľný: Obr. 13: Panel nástrojov Sledovanie Zobrazíme ho tak, že klepneme na prázdnu plochu vedľa už existujúcich panelov nástrojov pravým tlačidlom a zobrazíme si Sledovanie. Pomocou percentuálneho prestavovania môžeme zadávať stav splnenia úlohy podľa skutočnosti. Výhodne zobrazenie ponúka potom Sledovací Ganttov diagram. Posledná ikona (zvýraznená na Obr. 13) nám umožňuje presné zadanie v percentách odrobenej práce alebo môžeme cez ňu nastaviť skutočnú dobu trvania úlohy. Obr. 14: Aktualizácia splnenia úlohy 9

10 SAMOSTATNÉ CVIČENIE (15 min) 1.) Stiahnite si súbor 2.) Vytvorte nový základný kalendár a nazvite ho OSLAVA. 3.) V kalendári OSLAVA zmeňte pracovné hodiny: každý pondelok len na 13:00-17:00, každý utorok až piatok len na 8:00 12:00. 4.) Do kalendára pridajte nepracovný čas na dátum ) Vytvorte si zdroj vedúci úradu a sekretárka a priraďte ich k úlohe 9. 6.) Priraďte kalendár OSLAVA všetkým pracovným zdrojom. 7.) V kalendári pre vedúceho úradu označte aj ako nepracovný čas 8.) Úlohu plán občerstvenia rozdeľte tak, aby úloha začínala v utorok a potom pokračovala až od pondelka 9.) Vytvorte smerný plán a pozrite si štatistiku o projekte 10.) Nastavte úlohu plán občerstvenia ako na 50% splnenú. 11.) Zavolajte vyučujúceho na kontrolu a potom zrušte smerný plán 10