Inštrukcie k vypracovaniu žiadostí o platbu v rámci OPZI, priorita 3 Lokálna infraštruktúra

Transkript

1 Inštrukcie k vypracovaniu žiadostí o platbu v rámci OPZI, priorita 3 Lokálna infraštruktúra Vážení koneční prijímatelia, s cieľom napomôcť konečným prijímateľom pri spracovaní kvalitnej dokumentácie žiadostí o platbu a prispieť k plynulému a bezproblémovému čerpaniu schválených finančných príspevkov pripravil Riadiaci orgán pre OPZI Inštrukcie k vypracovaniu žiadostí o platbu. Odporúčame Vám, aby ste si Inštrukcie preštudovali ešte pred realizáciou plánovaných aktivít a pred fakturáciou. Inštrukcie sú pomocným informatívnym materiálom a nenahrádzajú zmluvné podmienky zmluvy o poskytnutí finančného príspevku, ani záväzné predpisy. Inštrukcie sú zverejnené na internetovej stránke MVRR SR v časti Regionálny rozvoj a programy EÚ - Podpora EÚ v programovom období OP Základná infraštruktúra finančné riadenie. Obsah: A. Všeobecné pokyny B. Systémy financovania a typy žiadostí C. Príprava dokumentácie žiadostí Príloha č. 1 Pridelenie projektov manažérom pre finančné riadenie Príloha č. 2 - formulár žiadosti o platbu Príloha č. 3 - formulár žiadosti o zúčtovanie predfinancovania Príloha č. 4 - formulár Oznámenia o vrátení finančných prostriedkov Príloha č. 5 - formulár Stručnej správy k žiadosti o platbu Používané skratky: ŽoP ŽoZP KP MVRR SR MF SR RO ORPRR OPZI VO SO IČO DIČ DPH NFP ŠF ŠR ŠRO = žiadosť o platbu = žiadosť o zúčtovanie predfinancovania = konečný prijímateľ = Ministerstvo výstavby a regionálneho rozvoja SR = Ministerstvo financií SR = riadiaci orgán = = Operačný program Základná infraštruktúra = verejné obstarávanie = stavebný objekt = identifikačné číslo organizácie = daňové identifikačné číslo = daň z pridanej hodnoty = nenávratný finančný príspevok = štrukturálne fondy = štátny rozpočet = štátna rozpočtová organizácia 1

2 A. VŠEOBECNÉ INFORMÁCIE A POKYNY 1. KONTAKTNÍ PRACOVNÍCI Hlavným kontaktným pracovníkom APRR pre projekt, zmluvu o poskytnutí NFP a monitorovacie správy je príslušný projektový manažér na Odbore realizácie programov regionálneho rozvoja, ktorému je projekt pridelený. Hlavným kontaktným pracovníkom APRR pre vybavovanie žiadostí o platbu je príslušný manažér pre finančné riadenie na Odbore realizácie programov regionálneho rozvoja, ktorému je projekt pridelený. KONTAKTY Projektový manažér Opatrenie telefón mail Ing. Valentíková Eva, 3.1, / valentikova@build.gov.sk vedúca oddelenia Ing. arch. Juraj Krajčírik vedúci oddelenia 3.3, / krajcirik@build.gov.sk Manažér pre finančné telefón mail riadenie Ing. Pivková Anna, 02/ pivkova@build.gov.sk vedúca oddelenia Mgr. Zvirinska Jitka 02/ zvirinska@build.gov.sk Ing. Baradlay Jozef 02/ baradlay@build.gov.sk Mgr. Orbán Róbert 02/ orban@build.gov.sk Ing. Kušický Michal 02/ kusicky@build.gov.sk Ing. Bella Radoslav 02/ bella@build.gov.sk Zoznam projektov s uvedením finančného manažéra, ktorému je projekt pridelený je uvedený v prílohe č. 1. Manažéri pre finančné riadenie vybavujú telefonické, ové a osobné konzultácie v čase konzultačných hodín. Osobné konzultácie je potrebné dohodnúť vopred. Konzultačné hodiny: pondelok streda piatok od 9,00 do 14,00 hod. 2. MIESTO PREDKLADANIA ŽIADOSTÍ KP predkladá žiadosti poštou alebo osobne na adresu: Ministerstvo výstavby a regionálneho rozvoja Oddelenie financovania projektov regionálnej infraštruktúry Prievozská 2/B 2

3 Bratislava 26 Osobne doručené žiadosti sa predkladajú na podateľni MVRR v rámci stránkových hodín: Pondelok až piatok od 6,30 do 14,30 hod. Obedňajšia prestávka od 12,00 do 12,30 hod. 3. KEDY JE MOŽNÉ ZASIELAŤ ŽIADOSŤ O PLATBU Prvú žiadosť o platbu je konečný prijímateľ oprávnený predložiť ak: je podpísaná Zmluva o poskytnutí nenávratného finančného príspevku (NFP), ktorá v rozpočte zohľadňuje výsledok verejného obstarávania, alebo je podpísaný dodatok k Zmluve o poskytnutí NFP, ktorý v rozpočte zohľadňuje výsledok verejného obstarávania, je podpísaný dodatok, k Zmluve o poskytnutí NFP ak KP požiadal o zmenu podmienok projektu. Nasledujúcu žiadosť o platbu je konečný prijímateľ oprávnený predložiť: najskôr spolu so žiadosťou o zúčtovanie predfinancovania k predchádzajúcej žiadosti o platbu predloženej systémom predfinancovania, až po schválení predchádzajúcej žiadosti o platbu predloženej systémom priebežnej platby - refundácie, až po podpísaní dodatku k Zmluve o poskytnutí NFP ak KP požiadal o zmenu podmienok projektu. Záverečnú žiadosť o platbu je konečný prijímateľ oprávnený predložiť: ak predložil projektovému manažérovi kompletnú záverečnú monitorovaciu správu vrátane príloh. B. SYSTÉMY FINANCOVANIA PROJEKTOV a TYPY ŽIADOSTÍ Schválené oprávnené výdavky je možné čerpať dvomi systémami: 1. Systémom predfinancovania Pri systéme predfinancovania sa používajú tieto typy žiadostí: žiadosť o platbu predfinancovanie žiadosť o zúčtovanie predfinancovania žiadosť o záverečnú platbu 2. Systémom priebežnej platby refundácie Pri systéme priebežnej platby refundácie sa používajú tieto typy žiadostí: žiadosť o platbu priebežná platba žiadosť o záverečnú platbu 3

4 Pre organizácie, ktoré nepatria do verejného sektora (napr. mimovládne organizácie) je povolený len systém priebežnej platby refundácie. 1. SYSTÉM PREDFINANCOVANIA PRAVIDLÁ KP si uplatní len neuhradené účtovné doklady, a to bezodkladne po ich vystavení Odporúčaná lehota splatnosti fakturovaných záväzkov je 90 dní v prípade schválenia žop je konečnému prijímateľovi poskytnutý NFP vo výške 95% schválených oprávnených výdavkov v žop O schválení žop je KP informovaný oznámením. Dátum oznámenia o schválení žop nemusí byť totožný s dátumom odoslania finančných prostriedkov na účet KP. KP je povinný uhradiť účtovné doklady dodávateľovi do 5 pracovných dní (nikdy nie skôr ani neskôr) od prijatia NFP. V prípade predčasnej úhrady musí finančný príspevok vrátiť. Preto odporúčame sledovať pohyby na zmluvnom bankovom účte. KP uhrádza vždy celú sumu faktúry vrátane 5% podielu spolufinancovania oprávnených výdavkov, a prípadných neoprávnených výdavkov. KP uhrádza každý účtovný doklad samostatne zo svojho zmluvného osobitného účtu na účet dodávateľa uvedený na účtovnom doklade a zároveň v zmluve s dodávateľom. Variabilný symbol úhrady má byť zhodný s číslom faktúry KP je povinný do 15 kalendárnych dní od prijatia NFP predložiť ORPRR žiadosť o zúčtovanie predfinancovania (formulár je uvedený v prílohe inštrukcií) Prílohou žozp sú výpisy z bankového účtu k úhradám schválených faktúr. Ak nebola uhradená celá suma faktúry, KP doloží k žozp dobropis od dodávateľa. Konečný prijímateľ je oprávnený uplatniť si v žiadostiach o platbu - systém predfinancovania maximálne 95% z celkovej sumy schválených oprávnených výdavkov. Konečný prijímateľ je povinný zabezpečiť, aby výška oprávnených výdavkov uplatnených v záverečnej žiadosti o platbu predstavovala minimálne 5% celkových schválených oprávnených výdavkov Záverečná žiadosť o platbu zodpovedá systému refundácie, t.z. predkladané účtovné doklady musí KP uhradiť najskôr z vlastných zdrojov - odporúčame rezervovať si na tento účel dostatok finančných prostriedkov. KP je povinný viesť osobitný bankový účet pre účely financovania schváleného projektu, ak je účet úročený. Osobitný bankový účet KP používa výhradne len na finančné transakcie týkajúce sa projektu Konečný prijímateľ je povinný odviesť výnosy vzniknuté na osobitnom účte do ŠR v súlade s usmernením k odvodu výnosov zo ŠF zverejneným na internetovej stránke v časti Regionálny rozvoj a programy EÚ - Podpora EÚ v programovom období OP Základná infraštruktúra finančné riadenie. 2. SYSTÉM PRIEBEŽNEJ PLATBY REFUNDÁCIE PRAVIDLÁ 4

5 KP si uplatní len uhradené účtovné doklady v prípade schválenia žop je konečnému prijímateľovi poskytnutý NFP vo výške 95% schválených oprávnených výdavkov v žop KP uhrádza vždy celú sumu faktúry vrátane 5% podielu spolufinancovania oprávnených výdavkov, a prípadných neoprávnených výdavkov. KP uhrádza každý účtovný doklad samostatne zo svojho zmluvného osobitného účtu na účet dodávateľa uvedený na účtovnom doklade a zároveň v zmluve s dodávateľom. Variabilný symbol úhrady má byť zhodný s číslom faktúry Ak KP uhradí účtovné doklady z iného ako zmluvného bankového účtu, predloží overenú kópiu zmluvy o zriadení účtu a čestné prehlásenie konečného prijímateľa, že KP je majiteľom uvedeného účtu Štátna rozpočtová organizácia je povinná viesť okrem bankového účtu pre príjem NFP aj osobitný výdavkový účet za účelom zúčtovania refundácie po prijatí NFP O schválení žop je KP informovaný oznámením. Dátum oznámenia o schválení žop nemusí byť totožný s dátumom odoslania finančných prostriedkov na účet KP. C. PRÍPRAVA DOKUMENTÁCIE ŽIADOSTÍ 1. PODKLADY K PRÍPRAVE ŽIADOSTÍ Základným podkladom pre vyplnenie formulára žiadosti o platbu je Zmluva o poskytnutí NFP a jej dodatky, najmä súhrnný rozpočet po VO a výkaz výmer, resp. podrobný rozpočet po VO Upozorňujeme, že konečný prijímateľ je povinný bezodkladne písomne informovať ORPRR o akejkoľvek okolnosti, ktorá môže spôsobiť zmenu týkajúcu sa projektu alebo ktorá spôsobila zmenu projektu. KP musí požiadať ORPRR o schválenie prípadnej zmeny projektu ešte pred jej realizáciou a fakturáciou (aj pri nedočerpaní rozpočtu)! Ďalšími podkladmi pre prípravu dokumentácie žiadosti sú zmluva medzi KP a dodávateľom a účtovné doklady (napr. faktúry) Minimálna odporúčaná výška jednej žiadosti o platbu je: 50% celkových oprávnených výdavkov pri projektoch do 500 tis. Sk 30 % celkových oprávnených výdavkov pri projektoch nad 500 tis. Sk 2. ZOZNAM DOKUMENTÁCIE ŽIADOSTÍ Predfinancovanie Zúčtovanie Záverečná platba Refundácia predfinancovania Formulár žop Formulár žozp Formulár žop Formulár žop Účtovný doklad Výpis z bankového Účtovný doklad Účtovný doklad účtu Prílohy k účt. Dobropis Prílohy k účt. Prílohy k účt. dokladu (ak je potrebný) dokladu dokladu Z m l u v a Výpis z bankového Výpis z bankového o osobitnom účte účtu účtu Stručná správa k Stručná správa k Stručná správa k žop žop žop 5

6 Prílohy k stručnej správe (fotodokumentácia vykonaných prác, alebo fakturovaný dokument na CD) MINISTERSTVO VÝSTAVBY A REGIONÁLNEHO ROZVOJA SR 3. ÚČTOVNÉ DOKLADY A ICH PRÍLOHY Prílohy k stručnej správe ( f otodoku me ntácia vykonaných prác, alebo fakturovaný dokument na CD) Prílohy správe k stručnej Všetky výpisy z osobit-ného účtu za celú dobu realizácie projektu-ak KP využíval predfinancovanie Druh účtovného dokladu Faktúra Dohoda o vykonaní práce Mandátna zmluva Cestovný príkaz Dobropis Povinné prílohy k účtovnému dokladu Stavebné práce: - krycí list faktúry, zisťovací protokol, súpis vykonaných prác, rekapitulácia Dodávky tovarov, prác a služieb nestavebného charakteru: - dodací list s uvedením podrobných položiek a preberací protokol Konferencie, zasadania: - zápisnica, prezenčná listina, program, príp. menovacie dekréty zástupcov v komisii Nákup PC u opatrenia 3.3 D: - opisy pracovných miest zamestnancov, ktorým sú PC určené - čestné vyhlásenie VUC potvrdzujúce že menovaní zamestnanci plnia úlohy spojené s implementáciou OPZI priority 3 - opatrenie 3.4. v rozsahu 100% pracovného času - pracovné listy - pracovné listy - vyúčtovanie SC, správa zo SC, technický preukaz, bloček o nákupe PHM, cestovný lístok - špecifikácia podrobných položiek 4. FORMÁLNE NÁLEŽITOSTI DOKUMENTÁCIE ŽIADOSTÍ KP predkladá žiadosti spolu so sprievodným listom Musí byť použitý predpísaný formulár žiadosti a stručnej správy k žop, ktorý je prílohou týchto inštrukcií. Žop má byť vyplnená na PC Vo formulári žop sa používa kód projektu v ITMS Názvy výdavkov a schválené sumy v žop sa používajú presne podľa súhrnného rozpočtu po verejnom obstarávaní v zmluve o poskytnutí NFP/aktuálnom dodatku Kód výdavku podľa funkčnej klasifikácie sa uvádza pri všetkých žiadostiach Kód výdavku podľa ekonomickej klasifikácie sa uvádza nasledovne: Druh konečného prijímateľa Bežné výdavky Kapitálové výdavky Obec, mesto VUC

7 Rozpočtová organizácia VUC, príspevková organizácia Štátna rozpočtová organizácia Podpoložka podľa typu výdavku okrem transferu Občianske združenie Nezisková organizácia Združenie obcí/právnic. osôb Podpoložka podľa typu výdavku okrem transferu Kód investičnej akcie pri kapitálových výdavkoch uvádzajú len ŠRO Povinné identifikačné údaje KP názov, adresa, IČO a DIČ musia byť uvedené na všetkých zmluvách s dodávateľmi, dohodách, faktúrach a CP Číslo účtu dodávateľa, na ktorý bude KP uhrádzať záväzky, musí byť uvedené na všetkých zmluvách s dodávateľmi, dohodách, faktúrach a CP a musí byť zhodné na všetkých týchto dokumentoch Všetky číselné údaje v žop, účtovných dokladoch a prílohách sa uvádzajú s presnosťou na 2 desatinné miesta Príloha účtovného dokladu má obsahovať podrobnú špecifikáciu dodaného tovaru, prác, resp. služieb podľa druhu dodávky Názvy objektov, položiek a sumy uvedené vo faktúre a vo všetkých jej prílohách musia byť zhodné Sumy uvádzané v žop, účtovných dokladoch a prílohách sa musia zhodovať Všetky dokumenty žop, vrátane príloh majú byť potvrdené pečiatkou KP a oprávnenou osobou KP podľa podpisového vzoru uvedeného v zmluve o poskytnutí NFP Účtovné doklady (faktúry, dohody o vykonaní práce, mandátne zmluvy), aj ich prílohy majú byť potvrdené 3 pečiatkami a 3 podpismi oprávnenou osobou za KP, za dodávateľa a za stavebný dozor (pečiatka a podpis stavebného dozoru sa vyžaduje len pri investičných projektoch stavebného charakteru) Ku každému účtovnému dokladu KP potvrdí, že bola vykonaná predbežná finančná kontrola s uvedením dátumu a podpisu pracovníka, ktorý kontrolu vykonal Pri všetkých typoch žiadostí o platbu predkladá KP kompletnú dokumentáciu v 3 sadách, t.j. 2 origináloch a 1 kópii Pri zúčtovaní predfinancovania a oznámení o vrátení finančných prostriedkov predkladá KP kompletnú dokumentáciu v 2 sadách, t.j. 2 origináloch 5. ODPORÚČANIA K OBSAHU ÚČTOVNÝCH DOKLADOV A. faktúry : Vo faktúrach sa uvádzajú len skutočne vykonané dodávky. Odporúčame konečným prijímateľom, aby vykonávali dôkladnú predbežnú finančnú kontrolu došlých faktúr od dodávateľov!!! Vykonané dodávky (názvy objektov, položiek, jednotkové ceny, množstvá, sumy) musia byť v súlade so schváleným výkazom výmer, resp. podrobným rozpočtom nie je možné predkladať zálohové účtovné doklady ani faktúry so zádržným Pri fakturácii investičných dodávok odporúčame, aby Súpis vykonaných prác bol vytváraný priamo z Výkazu výmer po VO (resp. podrobná špecifikácia vykonaných prác z podrobného schváleného rozpočtu po VO) pričom položky žiadané na preplatenie 7

8 MINISTERSTVO VÝSTAVBY A REGIONÁLNEHO ROZVOJA SR v žiadosti o platbu (bod 7 žiadosti KP o platbu) budú mať vyplnené kolonky týkajúce sa množstva a pri položkách, ktoré v konkrétnej žiadosti o platbu nie sú požadované bude uvedený nulový údaj. Neodporúčame, aby v prípade viacerých faktúr týkajúcich sa toho istého objektu boli v súpise vykonaných prác uvádzané kumulatívne údaje so započítaním predchádzajúcich faktúr. Pri investičných projektoch musí byť vo faktúre a vo všetkých jej prílohách (napr. pri stavebných prácach v súpise vykonaných prác, zisťovacom protokole) vždy jednoznačne a prehľadne uvedený presný názov stavebného objektu/objektu vychádzajúci z rekapitulácie rozpočtu a súhrnného rozpočtu po verejnom obstarávaní v zmluve o poskytnutí NFP, resp. aktuálneho dodatku. B. Výdavkový pokladničný doklad - hotovostné úhrady: obec môže realizovať úhradu oprávnených výdavkov v hotovosti max. do výšky ,- Sk denne a ,- Sk mesačne výdavkový pokladničný doklad musí byť vyplnený v súlade so zákonom č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve C. Výpis z bankového účtu bankové poplatky: oprávnené sú len poplatky za založenie a vedenie osobitného účtu bankové poplatky sa uplatňujú len v žop priebežná, alebo záverečná platba D. Cestovný príkaz: cestovné výdavky je možné uplatniť si len systémom priebežnej platby -refundácie, alebo v záverečnej žop vyúčtovanie cestovných výdavkov musí byť v súlade so zákonom č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách a súvisiacimi Opatreniami MPSVaR 8

9 9