Vytvoření a kontrola souborů pro RIV

Transkript

1 Vytvoření a kontrola souborů pro RIV

2 Postup Vytvoření vav souborů Kontrola vav souborů webovou kontrolní službou Oprava chyb Uložení průvodek Zaslání dat ke kontrole do KNAV Podpis a scan průvodek Zaslání kompletních dat pro RIV do KNAV Přehledy odevzdaných dat na stránkách KNAV

3 Sběr dat - postup Pro každého poskytovatele, na jehož projekty má ústav výsledky, je třeba vytvořit vav soubor Vytváří se pomocí programu klient výstup X3.2 (případně X2.1) Podle potřeby vytvoříte vav soubory na opravu/smazání dat již odevzdaných do RIV (mazací soubory), pro jednotlivé poskytovatele Každý vav soubor je třeba zkontrolovat pomocí aplikace Webová kontrolní služba RIV (i mazací soubory) Pokud kontrola hlásí chyby, je třeba je opravit v ASEP a znovu vyexportovat vav soubory Jakmile jsou soubory bez chyb, webová kontrolní služba vytvoří průvodky, které uložíte v html Všechny soubory vav a průvodky html zašlete ke kontrole na arl@lib.cas.cz Po odsouhlasení správnosti vytisknete html průvodku a dáte podepsat odpovědné osobě (ředitel, vědecký tajemník, případně pověřená osoba), průvodku naskenujete a uložíte v pdf Všechny soubory (vav, html a pdf) pro každého poskytovatele zašlete mailem na arl@lib.cas.cz Někteří poskytovatelé požadují tištěné průvodky. Po vyzvání jí zašlete poštou do KNAV. Aktuální informace ke sběru dat jsou na stránkách KNAV - Pro zpracovatele sběr+aktuální rok sběru

4 Vytvoření vav souborů - druhy výstupů z klienta: výstup: X3.2 Export RIV (pro ústav + spolupráce, všechny GA z RVV) - pro vytvoření všech vav souborů najednou pro všechny poskytovatele Výstup automaticky vytvoří soubory s tímto názvem: Označení dodávky do RIV Poskytovatel IČO ústavu Verze dodávky Přípona souboru RIV15-AV ,01.vav RIV15-GA ,01.vav RIV15-MSM ,01.vav výstup: X2.1 Export RIV (GA, ústav + spolupráce) - pro vytvoření jednoho vav souboru pro vybraného poskytovatele (např. po dodatečném doplnění projektu poskytovatele do záznamů) Označení dodávky do RIV Poskytovatel IČO ústavu Verze dodávky Přípona souboru AV0 GA AV ČR GA0 GA ČR MK0 Ministerstvo kultury ČR RIV15-AV ,01.vav MSM Ministerstvo školství ČR MO0 Ministerstvo obrany ČR MPO Ministerstvo obrany ČR MV0 Ministerstvo vnitra ČR MZ0 Ministerstvo zdravotnictví ČR MZE Ministerstvo zemědělství ČR MŽP Ministerstvo životního prostředí ČR TA0 Technologická agentura ČR

5 Vytvoření vav souborů - druhy výstupů z klienta: Ústav požaduje opravu nebo smazání záznamů z RIV: žádost o opravu/smazání se zadavá na stránkách KNAV - Pro zpracovatele - Požadavky na opravy. KNAV požadavky prohlédne, bude vás informovat o převedení záznamů do aktuálního roku sběru (v případě opravy) a vyzve k doplnění mazacích kódů - viz odkaz. výstup X5.2 Export pro odstranění z RIV (ústav, všechny GA) - pro vytvoření všech vav mazacích souborů najednou pro všechny poskytovatele - vyexportují se záznamy, opatřené mazacími kódy v poli C51 Označení dodávky do RIV Poskytovatel IČO ústavu Výmaz a verze dodávky Přípona souboru RIV15-AV V01.vav RIV15-GA V01.vav RIV15-MK V01.vav

6 Vytvoření vav souborů Z horního menu Funkce zvolíme Výstupy

7 Vytvoření vav souborů Výstup pro vytvoření vav souborů pro všechny poskytovatele X3.2 Export RIV (pro ústav + spolupráce, všechny GA z RVV) Z roletky databáze zvolíme: EPCA Vybereme výstup X3.2. Zapíšeme zkratku ústavu Rok sběru je defaultně nastaven Verze dodávky za rok aktuálního sběru, defaultně 1 Číslo jednací zvolí ústav Potvrdíme OK

8 Vytvoření vav souborů Výstup pro vytvoření jednoho vav souboru pro požadovaného poskytovatele X2.1 Export RIV (GA, ústav + spolupráce) Z roletky databáze zvolíme: EPCA Vybereme výstup X2.1 Zapíšeme zkratku ústavu Rok sběru je defaultně nastaven Vybereme z roletky poskytovatele Verze dodávky za rok aktuálního sběru, defaultně 1 Číslo jednací zvolí ústav Potvrdíme OK

9 Vytvoření vav souborů Výstup pro vytvoření mazacích souborů výstup X5.2 Export pro odstranění z RIV (ústav, všechny GA) Z roletky databáze zvolíme: EPCA Vybereme výstup X5.2 Zapíšeme zkratku ústavu Rok výmazu je defaultně nastaven Verze dodávky za rok aktuálního sběru, defaultně 1 Číslo jednací zvolí ústav Potvrdíme OK

10 Vytvoření vav souborů - ukládání Př: Export X3.2 Export RIV (ústav+spolupráce, všechny GA z RVV) - vytvoří se tolik souborů, kolik je poskytovatelů ve Vašich záznamech Na svém disku si vytvoříte adresář, kam uložíte soubory (na soubor kliknete pravým tlačítkem a vyberete uložit jako)

11 Kontrola vav souborů webovou kontrolní službou (odkaz v Podpoře klient Výstupy) Kliknutím na Procházet vybereme soubor z adresáře na svém počítači, odešleme ke kontrole tlačítkem Odeslat

12 Oprava chyb Dodávka dat obsahuje chyby: Pokud dodávka obsahuje chyby, jejich přehled je v seznamu chyb spolu s podrobným hlášením o chybách Chybné záznamy je nutné vyhledat a opravit v ASEP v klientovi - záznam lze nalézt podle systémového čísla Poté soubory znovu vyexportujete, uložíte a necháte zkontrolovat webovou kontrolní službou Bez chyb musí být všechny soubory, včetně mazacích Nejasnosti s chybami - napište na arl@lib.cas.cz

13 Oprava chyb - příklady Chybí anotace v AJ Sysno záznamu Chybějící RČ

14 Oprava chyb - příklady Rok vydání nezadán Neuvedeno číslo článku DOI nenalezeno nutné ověřit zápis nebo nahlásit výjimku (podobně s ISBN)

15 Oprava chyb příklady upozornění na shodu RČ Kontrola upozorňuje na shodu RČ zkontrolujeme v klientovi, zda se jedná o provdanou autorku a zda máme obě autority správně propojeny. Do RIV data projdou, jedná se o upozornění

16 Oprava chyb příklady upozornění na neplatné znaky Seznam chyb zkopírování neplatného znaku, otevření vav souboru (např. v PSPadu) a vyhledání (horní menu Hledat). Vyhledání čísla záznamu v ASEP, oprava znaku v klientovi v záznamu a opětovný export souboru vav. Na vyžádání vám vyhledáme systémová čísla záznamů s neplatnými znaky v KNAV (dotaz mailem).

17 Kontrola vav souborů webovou kontrolní službou Data bez chyb - uložení průvodky Průvodka mazacího souboru

18 Uložení průvodek Z nabídky Soubor vybereme Uložit stránku jako. Ukládáme jako webovou stránku pouze html

19 Uložení průvodek Průvodka musí mít stejný název jako vav soubor. Přejmenujeme jí nejlépe zkopírováním názvu, nepřepisujeme název ručně, je tu velké riziko chyby (např. záměna nuly za písmeno O) Poklikneme myší do názvu vav souboru. Označíme název, CTRL+C (bez přípony vav), poklikneme na název průvodky, označíme (bez přípony html) CTRL+V).

20 Zaslání dat do KNAV ke kontrole Webová kontrolní služba nehlásí chybu: 1. Doporučujeme poslat nejdříve soubory vav a html ke kontrole. Všechny soubory zazipujte dohromady do jednoho souboru s názvem: Kontroly akt. rok sběru_zkratka ustavu.zip (např. Kontroly 2015_UIACH.zip) Do předmětu mailu dejte: Kontroly akt.rok sběru:zkratka ustavu (např. Kontroly2015:UIACH) 2. Po odsouhlasení správnosti z KNAV nechejte podepsat průvodku, naskenujte a zašlete všechny konečné soubory (i mazací) znovu (vav, html, pdf). Všechny soubory zazipujte dohromady do jednoho souboru s názvem: RIVakt. rok sběru_zkratka ustavu.zip (např. RIV2015_UIACH.zip) Do předmětu mailu uveďte RIV akt. rok sběru:název ústavu (např. RIV2015:UIACH) Př: ústav zasílá data na poskytovatele AV, AV mazání, GA, MSM: RIV15-AV ,01.vav RIV15-AV V01.vav RIV15-GA ,01.pdf RIV15-MSM ,01.htm RIV15-AV ,01.htm RIV15AV V01.htm RIV15-GA ,01.vav RIV15-MSM ,01.vav RIV15-AV ,01.pdf RIV15-AV V01.pdf RIV15-GA ,01.htm RIV15-MSM ,01.pdf RIV2015KNAV.zip

21 Kontroly v KNAV Porovnání pdf a html průvodky - kontrola údajů a kryptografických součtů Verze dodávky Kontrola čísla jednacího Počet záznamů Kontrola záznamů na smazání/opravu v RIV, porovnání se zadanými požadavky na opravu

22 Přehledy odevzdaných dat na stránkách KNAV - Kontrola zaslaných dat Aktualizovaný přehled s odevzdanými soubory ke kontrole Pro zpracovatele Sběr2015 (aktuální rok sběru)

23 Přehledy odevzdaných dat na stránkách KNAV Aktualizovaný přehled s odevzdanými konečnými soubory Pro zpracovatele Sběr2015 (aktuální rok sběru) Poskytovatelé Scan požadují pouze elektronickou průvodku Tisk požadují tištěnou průvodku nutné zaslat do KNAV Počty záznamů, Počty záznamů na mazání/opravu v RIV Ústav

24 Dotazy: