Zpracování záznamů publikační činnosti v ARL formuláře, klient

Transkript

1 Zpracování záznamů publikační činnosti v ARL formuláře, klient

2 KLIENT Instalace, aktualizace klienta, vyhledávání, editace záznamů k čemu potřebujeme klienta, co nelze provést ve formulářích: - spojování záznamů autorit - vložení speciálního pole pro opravy/mazání v RIV - změna typu dokumentu - správa individuálních uživatelských účtů myasep - formuláře - 90% práce se záznamy, zápis, opravy záznamů a autorit, kontroly, výstupy do RIV - vybrané operace se záznamy - kopie záznamů - zapsání nových autorit Výstupy do RIV

3 Instalace klienta První instalace / Instalace po změně počítače: - v obou případech si musíte zažádat na adrese arl@lib.cas.cz o zaslání odkazu pro instalaci klienta a potom si k nám zavolat ( ), my vám sdělíme heslo (vzhledem k tomu, že klient již není chráněn licencí, nemůžeme zasílat heslo mailem) Nová verze klienta: - nabídne se vám automaticky. Heslo pro instalaci zůstává stejné, mění se pouze 4 poslední znaky, které označují verzi. Pokud si jej nebudete pamatovat, opět nám zavolejte, sdělíme po telefonu

4 První instalace Vytvořte si na disku C: v adresáři Program Files složku s názvem arl. C:\Program Files\arl\ Pozn. Je možnost nejdříve si ve svém prohlížeči v např. nástrojích - možnostech zaškrtnout u každého souboru se dotázat, kam ho uložit. Odkaz na instalaci si vložíte do webového prohlížeče a potvrdíte enter. Nabídne se Vám okno, kde kliknete, že chcete uložit soubor. Soubor uložíte do C:\Program Files\arl\

5 Na disku C:\Program Files\arl\ si dvojklikem otevřete soubor, který se Vám tam uložil Může se Vám objevit toto okno, kde kliknete na Spustit.

6 Poté se Vás průvodce instalací zeptá, zda si přejete pokračovat Ano.

7 Odkliknete další a objeví se okno, které po Vás žádá heslo. Sem nakopírujete heslo pro instalaci, které dostanete od nás.

8 Dále zvolíte cílovou složku, kam se uloží data zvolíte arl. Odkliknete vše další, není nic potřeba měnit. Nakonec kliknete na instalovat a program se nainstaluje a otevře.

9 Připojení Po správném zadání sériového čísla se objeví vstupní obrazovka ARL, po kliknutí na Připojit vyskočí okno, kam zadáte jméno a heslo uživatele, které Vám vytvoříme. Pro odhlášení použijte tlačítko Odpojit, které se objeví na stejném místě jako Připojit.

10 Aktualizace klienta Pokud je k dispozici nová verze, program klient ji nabídne po vašem přihlášení. Soubor uložíte do C:\Program Files\arl\ Po uložení souboru je nutné zavřít klienta!!! Jinak aktualizace neproběhne správně.

11 Aktualizace klienta Nyní spustíte soubor, který jste stáhli. Soubory se začnou stahovat. Zvolíte spustit a dále pokračujete jako při instalaci viz výše.

12 Aktualizace klienta Může se objevit chybová hláška, která znamená, že v klientovi musíte nastavit adresář, do kterého jste soubory nakopírovali. V Nastavení Hlavní nastavení Editor Adresáře vyberete adresář, kam jste nainstalovali program.

13 Nastavení jazyka Nastavení klienta Nastavíte češtinu Nastavení Jazyk pro interface - Čeština Volba databází Nastavíte databáze Funkce Správce připojení vyberete databáze a šipkou je přesunete do Aktuálně zvolených databází Uložit a Zavřít

14 Báze, ke kterým jsme připojeni: cav_un_epca záznamy, autority zdrojových dokumentů cav_un_auth - autority autorů, konferencí, projektů, ústavu cav_is_user - vedení uživatelských účtů cav_cm_chronology - zaznamenává změny v záznamech, nelze editovat, ale lze zjistit kdo, kdy a jak záznam upravoval cav_wos hledání ve WOS podle názvu článku cav_scopus hledání ve Scopus Nyní také ve formulářích cav_woscit hledání citací ve WOS cav_un_ohl_cat báze ohlasů - citace, recenze

15 Klient - popis Báze pro vyhledávání ab editace záznamu Tlačítko zpět Jméno přihlášeného Připojení/Odpojení uživatele Vyhledávací techniky Index Detail vyhledaného záznamu Vyhledané záznamy Volba formátu záznamu

16 Funkce Správce připojení přidání databází do programu Přihlášení - znovu přihlášení, restart klienta Chronologie dřívější verze záznamu Obnovení záznamu z chronologie obnovení vymazaného záznamu Přehled chronologie změn přehledné zobrazení změn v záznamu Výstupy kontrola duplicit, kontrola před exportem do RIV, export do RIV, export pro odstranění z RIV, úpravy oddělení pracovišť ústavů, statistiky Konec zavře program

17 Soubor Načti záznam vložení záznamu ze souboru Vymaž záznam vymaže se záznam, který je označen Ulož záznam uložení záznamu Editace záznamu záznam se otevře ve formuláři a je možné ho editovat Pomoc nápověda firmy Cosmotron O programu najdete zde, jakou verzi klienta máte

18 Vyhledávání Přepněte se do báze, ve které budete hledat a zvolte vyhledávací techniku. Vyhledávací techniky: SCAN, BROWSE, Jednoduché vyhledávání Historie historie vyhledávání Košík další práce se záznamy spojování, export, tisk Scan index výběr rejstříku, ve kterém se má hledaný termín nalézt Kompletní termín zaškrtnete, pokud chcete vyhledat pouze daný termín - Enter - vyhledá zadaný termín - smaže pole termín

19 Jednoduché vyhledávání Pro vyhledání záznamů či pro zobrazení více než zobrazených 10 záznamů v dolním okně, kliknete pravým tlačítkem myši na vyhledané autority a zvolíte Načíst následujících 50/100 záznamů.

20 Jednoduché vyhledávání Jednoduché vyhledávání vyhledá konkrétní záznamy. Hledaný termín je označen žlutě. Př. Hledáte záznamy, ve kterých je autorka Zdeňka Chmelařová. 1. Chcete vyhledat autoritu autorky a na ní navázané záznamy. Hledáte v cav_un_auth, index autorita osobní jméno. Vpravo se zobrazí autorita, na kterou jsou pomocí ikonky lupy navázané záznamy, kde je uvedena jako autorka. Poklikem na lupu se zobrazí záznamy, které jsou zde připojeny. 2. Chcete vyhledat záznamy, kde se vyskytuje tato autorka. Hledáte v cav_un_epca, index autorské údaje. Vpravo se zobrazí 1. záznam ze seznamu, ve které je hledaná autorka.

21 Jednoduché vyhledávání zkrác. 1. Hledáte slovo jar v názvových údajích v cav_un_epca. Bez zaškrtnutí Zkrác. Najdou se pouze záznamy, které obsahují pouze slovo jar. 2. Hledáte slovo jar, ale zaškrtnete Zkrác. najdou se nejen záznamy, které obsahují slovo jar samostatně, ale i záznamy, které začínají na slovo jar např. Jaromír.

22 Zobrazovací formáty Mezi jednotlivými formáty se lze pohybovat kolečkem myši. U záznamů autorit je možné volit pouze mezi uživatelským formátem a řádkovým UNIMARCem. Ve chronologii se zobrazuje pouze formát řádkový UNIMARC. Zkrácený formát přehledný pro zobrazení sysna, ústavu, roku sběru, odeslání do RIV a druhu dokumentu. Uživatelský formát přehledný pro zobrazení autorit a odkazů, lze se na ně překliknout. Bibliografická citace Řádkový UNIMARC přehled jednotlivých unimarcovských polí.

23 Jednoduché vyhledávání - limity Limity slouží k upřesnění požadavků při vyhledávání. Pokud je již nechcete používat, musíte je vypnout. Př. Záznamy KNAV, rok vydání 2018, článek v odborném časopise a označen do RIV.

24 Editace záznamu/autority Do režimu editace se dostanete pomocí ikonky abi, tím se aktuální záznam, na kterém právě stojíte, zobrazí v hlavní obrazovce MARC Editoru. Editace 1 záznamu Editace více záznamů Sysno, název, autor záznamu, který je otevřený v editaci Druh dokumentu + - přidávání a odebírání polí a podpolí Vyhledávací okno Uložení záznamu Pole, indexy a podpole záznamu

25 Přidání, mazání tagu (pole), subtagu (podpole) Přidání tagu klikněte na tag, který je níže než tag, který chcete přidat, klikněte na +, vyberte z roletky č. tagu nebo ho napište, ve sloupci subtag vyberte z roletky subtag, do pole hodnota napište potřebnou informaci. Pokud se jedná o hodnotu z rejstříku, je potřeba ji vybrat pomocí shift + F4 nebo pomocí pokliku na šipku. Přidané pole i podpole po uložení automaticky zařadí na správné místo. Tag i subtag smažete pomocí tlačítka mínus. Stojíte na poli 700, dáte +, zvolíte název tagu Přidání subtagu klikněte na tag, který je níže než tag, ke kterému chcete přidat subtag, klikněte na +, do sloupce tag napište tečku, ve sloupci subtag vyberte z roletky subtag, do pole hodnota napište potřebnou informaci. Chcete připojit další podpole k poli c26, stojíte na poli c15, dáte +, vyplníte tečku, ve sloupci subtag vyberete z roletky hodnotu

26 Opakování polí a podpolí Pokud potřebujete opakovat pole nebo podpole (např. C51 při mazání záznamu v RIV pro více poskytovatelů, spolupráce nebo pole C83 pro opravu v RIV), je možné je hromadně přidat Pravým tlačítkem myši klikněte na pole a vyberte, zda chcete zduplikovat tag (prázdný), zduplikovat tag včetně hodnot (s obsahem polí) nebo přidat tag 10x (nevyplněná pole se po uložení smažou).

27 Mazání záznamu Záznam, který chcete smazat, musí být označen. Poté zvolíte z lišty Soubor DB vymaž záznam. Systém se zeptá, jestli chcete záznam opravdu vymazat potvrdíte. Stejným způsobem lze mazat i všechny autority. Vymazané záznamy lze do databáze vrátit pomocí chronologie. Nelze smazat záznam, který má připojen plný text! Nelze smazat autoritu, která má navázány záznamy!

28 Košík Košík slouží ke spojování duplicitních autorit či k vytištění/exportu vybraných záznamů. Záznamy vložíme do košíku dvojklikem či pravým tlačítkem myši můžeme vložit aktuálně zobrazené záznamy. Také lze využít tlačítka Dotáhni vše, který je přímo v košíku. Záznamy v košíku lze vybírat zaškrtnutím čtverečku vlevo u záznamu. Lze vybrat všechny záznamy pomocí Vybrat vše. Záznamy lze v košíku řadit podle různých kritérií. Záložka košíku Řazení v košíku Nabídka pravého tlačítka myši spojení záznamů Záznamy v košíku Šipkami posunujete záznam, x smaže vybrané záznamy Smaž všechno smaže všechny záznamy v košíku

29 báze opravy Přenesení změn v autoritě do záznamu Autorů Un_auth zpracovatelé Příjmení, jméno Konferencí Un_auth zpracovatelé vše Projektů Un_auth zpracovatelé Autoritu je třeba znovu natáhnout do záznamu Ústavů Un_auth zpracovatelé vše Přehled autorit Periodik Un_epca KNAV vše Sborníků Un_epca vlastník záznamu zpracovatel vše Institucí Un_auth zpracovatelé vše Uživatelů (vědeckých pracovníků) Cav_is_user KNAV / zpracovatelé Předregistrace autora - úprava polí (např. propojení uživatele s jeho autoritou kvůli navázání záznamů)

30 Jméno, příjmení Pracoviště Oddělení Rodné číslo ResearchID Scopus ID RIV ID ACTV pracovník je vyhledatelný na AA jako aktivní Pole pro potřeby hodnocení AV

31 Projekty struktura autority 001 SYSNO 230$a, $b, $h, $q, $r Název, prefix, číslo, akronym EU, číslo CORDIS 300$a Informační poznámka (u projektů EU, odkaz do CORDIS) 430$a, $8 C28$a, $b, $e C29$a, $b C31$3, $a, $h C35$3, $a, $b Překlad názvu, kód jazyka Poskytovatel CEP, poskytovatel ostatní, poskytovatel EU Začátek, konec Ústav - příjemce Řešitel, spoluřešitel Pro zpracovatele Manuál - Autority

32 Autorita projektu CEP Název projektu, prefix, číslo Překlad názvu, kód jazyka Poskytovatel CEP Začátek, konec, hlavní obor projektu Příjemce Řešitel, spoluřešitel

33 Autorita projektu - klient

34

35 Autorita ústavu - na ni jsou napojeny autority autorů ústavu

36 Autorita ústavu - struktura klient Název Zkratka Překlad názvu Kontaktní osoba pro RIV IČO

37 Úprava autority ústavu přes formuláře

38 Přidání autorit do záznamu Pokud chcete přidat autority do záznamů z dřívějších roků sběru, lze to provést i v klientovi (doporučujeme spíše autority přidávat ve formulářích, je to snažší). Autority projektů, autorů, zdrojových dokumentů, konferencí či odkazy na jiné varianty jmen autora se k záznamu PŘIPOJUJÍ tzn., nestačí je do záznamu pouze zapsat, ale musí se vybrat z rejstříku pomocí šipky/ikonky se čtyřkou/shift+f4 a v záznamu se po připojení musí objevit jejich sysno. Ikonka přes kterou navážete autoritu autora do záznamu Vyskočí okno, kde zvolíte index podle toho, co chcete připojit, zapíšete hodnotu do pole termín a dáte vyhledat. V dolním okně se zobrazí Dvojklikem označíte autoritu, kterou chcete přidat, zobrazí se v dolním okně zaškrtnutá, kliknete na OK a tím přidáte autoritu do záznamu. Poté je

39 Správný postup opravy autority autora (pro aktuální sběr i pro data odevzdaná dříve) Nejjednodušší je udělat opravu ve formuláři po přihlášení do myasep vyhledáme záznam, znovu vybereme autora z rejstříku Postup v klientu: zjistíme zda správná autorita existuje pokud ne, vytvoříme ji (např. přes formuláře) záznam otevřeme a napojíme autora na správnou autoritu

40 Práce se záznamy: Zápis záznamu Editace záznamu Přehled neodeslaných záznamů Kopie záznamu Založení autority Oprava autority Kontroly záznamů, autorit Výstupy do RIV Propojení autorit provdaných autorek použijeme formuláře Změna typu dokumentu Spojení autorit Mazání autorit Opravy/mazání v RIV vložení spec. polí Správa individuálních účtů autorů použijeme klienta

41 Kdy použijeme formuláře: Zápis záznamu Editace záznamu Přehled neodeslaných záznamů Kopie záznamu Založení autority Oprava autority Kontroly záznamů Výstupy do RIV

42 Kopie záznamů s daty Aktuální rok sběru: Zpracovatel pouze kopie záznamů svého ústavu ve formuláři (doporučujeme) v klientu U záznamů již odevzdaných: Administrátor KNAV napište na arl@lib.cas.cz kopie veškerých záznamů pouze v klientu

43 Kopie záznamů - použití vytvoření kopie záznamu, např. zapisuji více příspěvků z jedné konference, více kapitol jedné knihy Postup ve formulářích: Zapíšu nový záznam ve formuláři Uložím Pokliknu na ikonu Kopie záznamu v horní liště ve formuláři Otevře se duplikovaný záznam, provedu editaci a uložím

44 Kopie formulář (aktuální rok sběru)

45 Formuláře - vyhledání a editace autority autora Ve vyhledávání zvolíme Zdroje Autority. Zadáme jméno, zvolíme editovat

46 Otevřeme si nový záznam, vyhledáme autoritu, přes lupu v Uživatelském formátu se proklikneme do editace autority Přes formuláře provádíme zápis autorit, opravy, doplnění RČ, oddělení atd.

47 Vyhledání projektu v CEP

48 Z existujícího záznamu vyhledáme a pomocí lupy otevřeme formulář autority projektu Vyhledání autority projektu ve formulářích

49 Vyhledání autority projektu ve formulářích Otevřeme nový záznam, vyhledáme projekt v rejstříku projektů. Zkopírujeme sysno Zadáme sysno do horní vyhledávací lišty, vybereme bázi autority

50 Autorita projektu CEP ve formulářích a v klientovi

51 Kdy použijeme klienta: 1. Změna druhu dokumentu 2. Spojení autorit (např. omylem založíme autorovi více autorit a již jsme na ně napojili záznamy) 3. Opravy v RIV vložení speciálních polí do záznamů

52 1. Změna druhu dokumentu záznamu Druh dokumentu záznamu, který probíhá ve dvou krocích, lze změnit pouze v klientovi. Záznam otevřete k editaci. Nahoře vyberete správný typ dokumentu a kliknete na Změnit. Poté musíte kód druhu dokumentu změnit i v poli 970 a uložit. 1. krok 2. krok

53 Zásada: 2. Spojování autorit Zpracovatel spojuje pouze autority svého ústavu. Pokud jsou na autoritu navázány i záznamy jiných ústavů, je potřeba velmi dávat pozor a případně se domluvit. KDY spojuji autority Pokud naleznu dvě odlišné autority jednoho autora, konference, sborníku. chyba v příjmení, různá varianta jména sjednocení názvu konference, sborníku

54 2. Spojování autorit - košík Košík slouží ke spojování duplicitních autorit. Vyhledáte záznamy autorit, dvojklikem je vložíte do košíku, poté vyberete autoritu, která je správná a tu posunete pomocí šipky nahoru. Obě autority musí být v košíku zaškrtnuté. Na záznamy kliknete pravým tlačítkem myši a zvolíte Spojení záznamů. Záznamy se propojí a vytvoří se zpráva. Příklad dvou autorit, které je potřeba spojit. První autorita má na sebe navázaný 1 záznam, druhá 4. Dvojklikem autority přemístíte do košíku. Po vyhledání autority v jednoduchém vyhledávání se počet připojených záznamů zvýšil o jeden. V košíku označíte záznamy, nahoru posunete autoritu, která je správná a má v bázi zůstat. Pravým tlačítkem myši vyvoláte nabídku spojení záznamů. Objeví se potvrzovací okno

55 3. Opravy, mazání záznamů v RIV manuál na podpoře Oprava je možná pouze tak, že se záznam z RIV smaže a vloží opravený v nové dávce dat. Oprava je nutná za všechny poskytovatele a spolupráce z AV ČR. Záznam může smazat pouze poskytovatel a pokud byl záznam odevzdán několika poskytovatelům, musí záznamy smazat všichni poskytovatelé, stejně tak spolupracující ústavy AV ČR. Poskytovatelům se zašlou xml soubory se seznamem záznamů k opravě/vymazání. Poskytovatelé pak soubory zkontrolují a předají na RV. Teprve potom jsou data v RIV opravena/smazána. výsledek, který chceme smazat nebo opravit v RIV nalezneme v CEP do speciálního pole C83 (opravy) a C51 (mazání) vkládáme údaje z RIV všechny záznamy, které budete chtít vymazat nebo opravit v RIV, musíte nahlásit přes formulář oprav, abychom je měli v evidenci a provedli kontrolu. Vytvoříte xml soubory mazání (výstup X5.2.) a opravy (výstup X6.2.) v klientovi (až budete vyzváni) Opravy vyplníme pole C83 a uděláme export X6.2. Mazání vyplníme pole C51 a uděláme export X5.2.

56 tt V RIV zkontrolujeme na kolik poskytovatelů byl záznam zaslán tolik bude opakování pole C51/C83. Do pole C51/C83 zapisujeme z RIV pole Specifikace jedinečný identifikátor záznamu v RIV a Kontrolní číslo.

57 Sběr dat - postup Pro každého poskytovatele, na jehož projekty má ústav výsledky, je třeba vytvořit vav soubor Vytváří se ve formulářích nebo v klientovi výstup X3.2 (případně X2.1) Podle potřeby vytvoříte vav soubory s novými záznamy, na opravu/smazání dat již odevzdaných do RIV (opravné/mazací soubory), pro jednotlivé poskytovatele Každý vav soubor je třeba zkontrolovat pomocí aplikace Webová kontrolní služba RIV (řádné, opravné i mazací soubory) Pokud kontrola hlásí chyby, je třeba je opravit v ASEP a znovu vyexportovat vav soubory Jakmile jsou soubory bez chyb, vytvořte průvodky Všechny soubory vav a průvodky word/pdf zazipujete a zašlete službou Filesender na adresu arl@lib.cas.cz Po odsouhlasení správnosti vytisknete průvodku a dáte podepsat odpovědné osobě (ředitel, vědecký tajemník, případně pověřená osoba), průvodku naskenujete a uložíte v pdf Všechny soubory (vav a pdf) pro každého poskytovatele zašlete službou Filesender na adresu arl@lib.cas.cz Někteří poskytovatelé požadují tištěné průvodky. Po vyzvání jí zašlete poštou do KNAV. Aktuální informace ke sběru dat jsou na stránkách KNAV - Pro zpracovatele sběr+aktuální rok sběru

58 Výstupy v klientovi Výstupy z databáze kontroly RIV a vytvoření souborů xml/vav

59 Výstupy v MyAsep

60 Kontroly před exportem do RIV Kontroly před exportem do RIV Vám slouží ke kontrole záznamů před tím, než začnete vytvářet xml soubory. Kontrolu naleznete ve Funkce Výstupy Epca T.1.1 Kontroly před exportem do RIV (pro ústav) nebo T2.1 Kontroly před exportem do RIV (pro ústav + spolupráce). Zadejte zkratku Vašeho ústavu např. knav-k a rok sběru, který chcete zkontrolovat Klikněte na odkaz, který se Vám vygeneruje Zobrazí se stránka s jednotlivými záznamy a poli, ve kterých se nacházejí chyby. Chyby (tučně vyznačené) nutné opravit, neprojde do RIV Varování (WARN., šedivé) snažit se odstranit, ale projdou webovou kontrolní službou.

61 Kontrola duplicit Před vytvořením souborů do RIV by každý měl provést kontrolu duplicit záznamů. Kontrolu naleznete ve Funkce Výstupy EPCA Kontrola duplicit záznamů. Zkratku ústavu uvádějte velkými písmeny. Rozmezí let např. 2010,2013 bez mezery.

62 Vytvoření xml souboru do RIV Výstupy EPCA X3.2 Export do RIV (pro ústav + spolupráce, všechny GA z RVV) Vytvoří se soubory pro jednotlivé GA. Soubory uložíte na svůj disk a poté je překontrolujete webovou kontrolní službou. Vyplňte zkratku ústavu, aktuální rok sběru, verzi 1 a jednací č. Více viz podpora Návod na vytvoření xml souborů pro kontrolu RIV

63 Zkratka ústavu Aktuální rok sběru Verze (podle evidence) Přiděluje ústav (sekretariát) Export dat do formátu xml

64 Vytvoření vav souborů - ukládání Př: Export X3.2 Export RIV (ústav+spolupráce, všechny GA z RVV) - vytvoří se tolik souborů, kolik je poskytovatelů ve Vašich záznamech Na svém disku si vytvoříte adresář, kam uložíte soubory z Exportu (na soubor kliknete pravým tlačítkem a vyberete uložit odkaz jako)

65 Vytvoření vav souborů - druhy výstupů z klienta: výstup: X3.2 Export RIV (pro ústav + spolupráce, všechny GA z RVV) - pro vytvoření všech vav souborů najednou pro všechny poskytovatele Výstup automaticky vytvoří soubory s tímto názvem: Označení dodávky do RIV Poskytovatel IČO ústavu Verze dodávky Přípona souboru RIV18-AV ,R01.vav RIV18-GA ,R01.vav RIV18-MSM ,R01.vav výstup: X2.1 Export RIV (GA, ústav + spolupráce) - pro vytvoření jednoho vav souboru pro vybraného poskytovatele (např. po dodatečném doplnění projektu poskytovatele do záznamů) Označení dodávky do RIV Poskytovatel IČO ústavu Verze dodávky Přípona souboru AV0 GA AV ČR GA0 GA ČR MK0 Ministerstvo kultury ČR RIV18-AV ,R01.vav MSM Ministerstvo školství ČR MO0 Ministerstvo obrany ČR MPO Ministerstvo obrany ČR MV0 Ministerstvo vnitra ČR MZ0 Ministerstvo zdravotnictví ČR MZE Ministerstvo zemědělství ČR MŽP Ministerstvo životního prostředí ČR TA0 Technologická agentura ČR

66 Webová kontrolní služba (Pro zpracovatele - podpora odkazy)

67

68 Výsledek webové kontrolní služby s chybou Soubor není validní systém hlásí chybu Sysno které je třeba opravit / popis chyby

69 Oprava chyb Pokud dodávka obsahuje chyby, je nutné chybné záznamy vyhledat a opravit v ASEP - záznam lze nalézt podle systémového čísla Poté soubory znovu vyexportujete, uložíte a necháte zkontrolovat webovou kontrolní službou Bez chyb musí být všechny soubory, včetně opravných a mazacích Nejasnosti s chybami - napište na arl@lib.cas.cz

70 Validní výsledek webové kontrolní služby Celkový počet výsledků Soubor je validní

71 Vytvoření průvodky 1. Uložte soubor xml a průvodky txt Vav soubory s daty Hlavičky průvodek pro jednotlivé poskytovatele 2. Proveďte kontrolu webovou kontrolní službou

72 Vytvoření průvodky 3. Text průvodky nakopírujte do wordu a za něj nakopírujte výsledek validace Viz návod na vytvoření průvodek do RIV v Podpoře

73 Vytvoření průvodky 4. Podepsanou průvodku uložte jako soubor pdf, s názvem shodným jako je vav soubor. Přejmenujte jí nejlépe zkopírováním názvu, nepřepisujte název ručně, je tu velké riziko chyby (např. záměna nuly za písmeno O). Pokliknete myší do názvu vav souboru. Označíte název, CTRL+C (bez přípony vav), pokliknete na název průvodky, označíte (bez přípony pdf) CTRL+V) Příklad: RIV18-AV ,R01.vav RIV18-AV ,R01.pdf 5. Oba soubory (vav + pdf) zazipujte a zašlete do KNAV přes službu Filesender na adresu arl@lib.cas.cz. Pokud máte více poskytovatelů pošlete vše zazipované za váš ústav najednou. Návod na použití služby Filesender je v Podpoře.

74 Zaslání dat do KNAV ke kontrole a konečná data Webová kontrolní služba nehlásí chybu: 1. Doporučujeme poslat nejdříve soubory vav a nepodepsanou průvodku ve wordu ke kontrole. Všechny soubory zazipujte dohromady do jednoho souboru s názvem: Kontroly akt. rok sběru zkratka ustavu.zip (např. Kontroly 2018_UIACH.zip) Do předmětu mailu dejte: Kontroly akt.rok sběru:zkratka ustavu (např. Kontroly2018:UIACH) 2. Po odsouhlasení správnosti z KNAV nechejte podepsat průvodku, naskenujte a zašlete všechny konečné soubory (i mazací) znovu (vav, pdf). Všechny soubory zazipujte dohromady do jednoho souboru s názvem: RIVakt. rok sběru_zkratka ustavu.zip (např. RIV2018_UIACH.zip) Do předmětu uveďte RIV akt. rok sběru:název ústavu (např. RIV2018:UIACH) Př: ústav zasílá data na poskytovatele AV, AV mazání, GA, MSM, MSM opravy: RIV18-AV ,R01.vav RIV18-AV V01.vav RIV18-GA ,R01.vav RIV18-MSM ,R01.vav RIV18-AV ,R01.pdf RIV18-AV V01.pdf RIV18-GA ,R01.pdf RIV18-MSM ,R01.pdf RIV18-MSM ,Z01.vav RIV18-MSM ,Z01.vav RIV2018UIACH.zip

75 Služba Filesender Z důvodů ochrany osobních údajů je nutné využívat službu FileSender pro předávání dat s výsledky publikační činnosti ústavů AV ČR pro jednotlivé poskytovatele finanční podpory VaVaI. provozuje CESNET, je třeba být členem České akademické federace identit (eduid.cz) většina ústavů AV ČR mají členství (dotaz na odd. IT na přihlášení). Po přihlášení uživatel nahraje soubor, zadá příjemce arl@lib.cas.cz a časový údaj, v kterém je možné soubor stáhnout. Příjemce obdrží zprávu s URL odkazem na daný soubor. O stažení souboru bude uživatel informován em. Ve svém účtu uživatel vidí soubory, které může znovu sdílet i mazat před uplynutím expirace (po uplynutí doby expirace je automaticky soubor z datového úložiště odstraněn). Postup: 1. Přihlašte se ke službě FileSender. 2. Soubor nahrajte, zadejte příjemce arl@lib.cas.cz, nahrajte soubor, zadejte časový interval, kdy bude stažení možné (max. 1 měsíc). 3. Jakmile si soubor stáhneme, na obdržíte potvrzení, že soubor byl stažen. 4. Smažte soubor z FileSenderu, na obdržíte potvrzení, že byl soubor smazán. Podrobný návod na použití služby Filesender

76 Kontroly v KNAV Verze dodávky Kontrola čísla jednacího Počet záznamů Kontrola záznamů na smazání/opravu v RIV - porovnání se zadanými požadavky na opravu

77 Přehledy odevzdaných dat na stránkách KNAV K opravě: počet záznamů / rok opravy Pro zpracovatele Sběr 2019 (bude v roce aktuálního roku sběru) Aktualizovaný přehled s odevzdanými konečnými soubory: - počty záznamů, - počty záznamů na mazání/opravu v RIV Nové záznamy

78 Návody, manuály Podpora Dotazy