ID-Ware II Posílání upozornění em na událost s datumovou závislostí

Transkript

1 ID-Ware II Posílání upozornění em na událost s datumovou závislostí

2 Obsah 1.Princip činnosti Nastavení uživatelských práv a příkazů Popis uživatelského prostředí Detail upozornění Seznam upozornění dle osoby Seznam upozornění všech osob Práce v uživatelském prostředí Detail upozornění Vytvoření nového upozornění Editace již vytvořeného upozornění Kopírování upozornění Smazání upozornění Smazání upozornění z Detailu upozornění Smazání upozornění ze Seznamu upozornění dle osoby Smazání upozornění ze Seznamu upozornění všech osob Seznam upozornění dle osoby Seznam upozornění všech osob ová upozornění

3 Posílání upozornění em na událost s datumovou závislostí (konec platnosti průkazů, lékařských prohlídek) Tato nová funkce umožňuje zasílání upozornění na událost s datumovou závislostí prostřednictvím u a to definovaný počet dnů před tím, něž má událost nastat. Událost např. pravidelné lékařské prohlídky, končící platnost různých průkazů ( jeřábnický, svářečský, vysokozdvižný vozík atp.). ová upozornění se budou zasílal pro aktivní a platné osoby (v době zasílání u musí být položka Je aktivní-ano a Platnost do >= aktuální datum). Podmínkou funkčnosti zasílání ových upozornění je: používání SMTP serveru firmou nutnost denního spuštění modulu OsobaEcho.exe, jenž bude y zasílat nakonfigurování souboru OsobaEcho.ini ( konfigurují se parametry SMTP serveru ) minimálně verze idware.dll na tuto vlastnost se vztahuje licence takže pro aktivaci musí být povolen parametr v licenčním souboru Lokalizace a význam jednotlivých souborů OsobaEcho.exe (C:\Program Files\IDKarta\IDWare) Je žádoucí nastavit spouštění tohoto souboru v plánovači IDScheduler. OsobaEcho.ini (C:\Program Files\IDKarta\IDWare\Ini) konfigurační soubor. Obsahuje parametry SMTP Serveru ( IP adresu, přihlašovací jméno a heslo k SMTP serveru atp.) a další parametry pro začátek, konec a interval zasílání ů. Parametry jsou v ini souboru popsány. OsobaEcho.log (C:\Program Files\IDKarta\IDWare\Log) Obsahuje informace o odeslaných ech a další informace o běhu modulu OsobaEcho.exe 1. Princip činnosti V pracovním okně Osoba-detail si uživatel pro konkrétní osobu vytvoří jednotlivé položky/upozornění, o kterých chce zasílat informační (Seznam upozornění dle osoby). Pro každé upozornění nadefinuje základní parametry (Detail upozornění) jako název a popis události, začátek platnosti, doba platnosti, případně další (viz dále Detail upozornění). Systém na základě nastavení zašle definovaný počet dnů před tím než má událost nastat upozorňovací na určené ové adresy. Vzhledem k tomu, že tato funkce slouží k upozornění zaměstnavatele na vypršení určitého termínu (např. lékařské prohlídky), po splnění události uživatel zedituje datum Začátku platnosti, upraví na datum nové na které se bude dále vztahovat doba platnosti. Pro případ výpadku ového serveru nebo klienta ( ové aplikace) existuje Seznam upozornění všech osob ve kterém uživatel uvidí, které události nastanou např. aktuální měsíc, následující měsíc pro všechny (jemu povolené) osoby. 2. Nastavení uživatelských práv a příkazů V případě, že má uživatel nastavena administrátorská práva, nemusí mu být nic víc nastavováno pro práci s uživatelským rozhraním ová upozornění

4 V případě, že nemá administrátorký přístup je rozsah práce s upozorněními osob/zaměstnanců závislý na nastavení uživatelských práv druhu záznamu Pozice- Osoba. ová upozornění

5 Dále je důležité povolení příkazů, které jsou ve výchozím stavu všechny zakázány, především pro následující kategorie příkazů: Ostatní příkazy Osoby Upozornění detail ová upozornění

6 Upozornění dle osoby Upozornění všech osob ová upozornění

7 3. Popis uživatelského prostředí 3.1. Detail upozornění Přes Detail upozornění se realizuje nastavení parametrů upozornění. Parametry upozornění jsou platné pro jedno konkrétní upozornění a jednoho konkrétního zaměstnance. Při změně a uložení parametrů již vytvořeného upozornění systém umožní znovunačtení nových/změněných parametrů bez nutnosti restartu systému. Na obrázku níže je nevyplněný Detail upozornění. Datum události Zasílání ových upozornění je určeno především ke sledování datumů ukončení platnosti průkazů a lékařských prohlídek. Datum události je roven datumu ukončení platnosti. Datum události je vypočten dle níže popsaných parametrů Začátek platnosti a Doba platnosti. ové upozornění bude zasláno definovaný počet dnů před datumem události viz. parametr Počet dnů předem. Parametry upozornění: Osoba příjmení a jméno soby na kterou se vztahuje definovaná událost. Název události - textové pole, které slouží jako položka "Předmět" v u. Současně text je v Seznamu událostí zobrazen ve sloupci Název. Jednotlivé události lze pak podle sloupce Název setřídit vzestupně, či sestupně, filtrovat dle hodnoty atp. Proto je vhodné při definici názvu události používat takové názvy, které co nejlépe charakterizují danou událost a současně ji dostatečně odlišují od událostí podobných abychom si v budoucnu ulehčili vyhledávání ová upozornění

8 konkrétních událostí. Doporučujeme v názvu události uvádět např. Lékařská prohlídka, Z-E1 Svařečský průkaz, Z-G1 Svařečský průkaz, L-Vysokozdvižný vozík el. ručně vedený, E1-Vysokozdvižný vozík el. do 5t., E2-Vysokozdvižný vozík el. nad 5t., H1-Vysokozdvižný vozík spal. do 5t, H2-Vysokozdvižný vozík spal. nad 5t. atp. Popis události - textové pole, případně víceřádkové textové pole. Slouží jako samotný text u. Např. " Za 14 dnů konec svářečského průkazu". V popisu události může být například uveden také kontakt na firmu realizující školení. Začátek platnosti: dd.mm.rrrr - je datumový údaj (ve formátu d.m.rrrr), jenž určuje datum poslední lékařské prohlídky, datum získání určitého průkazu nebo v případě sledování narozenin je to datum posledních narozenin. Přičtením parametru Doba platnosti k tomuto údaji je vypočten Datum události. Doba platnosti 3 x číslo - počet dnů, počet měsíců, počet roků. Tento parametr určuje dobu platnosti průkazu nebo lékařské prohlídky (v případě sledování narozenin je doba platnosti jeden rok). V případě, že je požadováno opakované zasílání upozornění, tak tento parametr definuje také interval opakování, ve kterém budou upozornění zasílána. S použitím tohoto parametru a parametru Začátek platnosti je určen Datum události (viz. předchozí text). Zasílat Ano/Ne parametr povoluje/zakazuje zasílání ů. Počet dnů předem - číslo určuje kolik dnů před Datumem události má být zasláno ového upozornění. Opakovat zasílání u ano/ne určuje zda se má ové upozornění zasílat opakovaně (tedy více než jednou). Hodnota Ne určuje, že se upozornění pošle pouze jednou. Hodnota Ano určuje, že se upozornění bude zasílat opakovaně v intervalu, jenž definuje parametr Doba platnosti. Další upozornění bude odesláno o hodnotu parametru Doba platnosti později než bylo odesláno poslední upozornění. Seznam ů víceřádkový text seznam ových adres, na které má být zasláno upozornění, oddělovač čárka, eventuelně mohou být jednotlivé adresy uváděny v textovém poli pod sebou bez oddělovače. Upozorňovací Předmět: V položce Předmět bude text dle parametru "Název události" z Detailu upozornění. Kromě toho tam budou následující informace: a) osobní číslo, příjmení, jméno zaměstnance b) datum kdy skutečně má událost nastat Obsah: Obsah u bude text dle parametru Popis události Příklad u Předmět: Upozornění: Jan Novák os.číslo Lékařská prohlídka: Za 14 dnů vyprší lékařská prohlídka Zasílání upozornění na narozeniny V případě, chceme-li posílat upozornění na narozeniny bude se datum parametru Začátek platnosti vztahovat nikoliv ke skutečnému roku narození, ale k roku posledních narozenin. Příklad: ová upozornění

9 Skutečné datum narozenin: Aktuální datum: Parametry: Začátek platnosti: Doba platnosti: 1 rok 3.2. Seznam upozornění dle osoby Detail osoby obsahuje formulář Seznam upozornění dle osoby, což jsou všechna nadefinovaná upozornění pro danou osobu. Přes tento seznam se zobrazí Detail upozornění v němž lze realizovat editaci a nastavování parametrů jednotlivých upozornění. Zároveň slouží k přehledu kolik událostí se u konkrétního zaměstnance sleduje. Na obrázku níže je doposud needitovaný formulář Seznam upozornění dle osoby. ová upozornění

10 Na dalším obrázku je formulář Seznam upozornění dle osoby s vytvořeným seznamem upozornění Seznam upozornění všech osob Formulář Seznam upozornění všech osob slouží pro kontrolu ukončení platnosti (datumu události) hromadně pro více osob najednou pro zvolený datumový rozsah např. pro předchozí měsíc, aktuální měsíc, další měsíc apod.nebo také pro kontrolu ová upozornění

11 nastavení zpráv určitého typu dle názvu zprávy. Uživatel tedy bude vidět které události nastanou např. aktuální měsíc pro všechny (jemu povolené) osoby. Toto řešení nabízí alternativu ke kontrole ů pro případy např. výpadku ového serveru nebo klienta ( ové aplikace). Formulář Seznam upozornění všech osob se zobrazí po volbě příkazu Upozornění ve formuláři Seznam osob. Na obrázku níže ze zobrazen formulář Seznam upozornění všech osob v případě, že ještě žádná osoba nemá nadefinováno žádné upozornění. V případě, že již máme vydefinovány upozornění u více zaměstnanců, bude formulář Seznam upozornění všech osob vypadat dle obrázku níže. 4. Práce v uživatelském prostředí 4.1. Detail upozornění Detail upozornění slouží k zadání a editaci parametrů upozornění. ová upozornění

12 Vytvoření nového upozornění Chceme-li vytvořit nové upozornění pro konkrétního zaměstnance, je třeba si nejdříve zobrazit Detail osoby kliknutím na osobní číslo zaměstnance ve formuláři Seznam osob. Zobrazí se Detail osoby s formulářem Seznam upozornění dle osoby. Volbou příkazu Nový ve formuláři Seznam upozornění dle osoby vyvoláme Detail upozornění. Po vyplnění požadovaných údajů a volbě příkazu Uložit bude Detail upozornění vypadat dle následujícího obrázku. ová upozornění

13 Po zadání dalších upozornění dané osobě a jejich uložení se pak všechna nadefinovaná upozornění zobrazí ve formuláři Detail upozornění dle osoby v Detailu osoby dle následujícího obrázku. ová upozornění

14 Editace již vytvořeného upozornění Pro editaci již vytvořeného upozornění slouží opět Detail upozornění. Detail již vytvořeného upozornění zobrazíme a) z Detailu osoby kliknutím na název upozornění ve formuláři Seznam upozornění dle osoby ová upozornění

15 b) ze Seznamu upozornění všech osob kliknutím na název upozornění Po volbě některého z obou výše zmíněných způsobů se zobrazí Detail upozornění. Po editaci požadované položky (v tomto případě např. Začátek platnosti ) a volbě příkazu Uložit se zobrazí upozornění s aktualizovanými údaji ( viz obrázek níže ). ová upozornění

16 Kopírování upozornění Nová upozornění jednotlivým zaměstnancům lze také kopírovat z databáze již vytvořených upozornění. Stejně jako v předešlých případěch je zapotřebí nejdříve si zobrazit Detail upozornění. K zobrazení Detailu upozornění je v tomto případě vhodnější použít formulář Seznam upozornění všech zaměstnanců, protože záznamy v tomto seznamu lze vhodně třídit dle jednotlivých sloupců a uživatel si tak může lépe vybrat zdrojové upozornění ( například podle datumu začátku nebo názvu upozornění ). Zobrazí se Detail upozornění, které chceme zkopírovat jinému zaměstnanci. ová upozornění

17 V Detailu upozornění (formulář Opravit upozornění) zvolíme příkaz Kopie. Zobrazí se nový Detail upozornění (formulář Nové upozornění). V položce Název události je před názvem události text Kopie, což upozorňuje uživatele, že vytváří kopii upozornění. ová upozornění

18 Jednotlivé položky formuláře obsahují texty a data původního záznamu/formuláře. Při kopírování dále postupujeme tak, že v rozbalovacím seznamu položky Osoba vyhledáme zaměstnance, kterému chceme dané upozornění kopírovat a klikneme na něj (text se podbarví modrou barvou) a odstraníme z Názvu události text Kopie. Další položky jsou také editovatelné, takže je možné je v případě potřeby, před uložením upravit ( např. Začátek platnosti ). Pak zvolíme příkaz Uložit. Takto dojde ke zkopírování upozornění jinému zaměstnanci. ová upozornění

19 Smazání upozornění Smazání upozornění lze několika způsoby Smazání upozornění z Detailu upozornění Po zobrazení Detailu upozornění volíme příkaz Smazat. Zobrazí se dialog pro mazání záznamu upozornění. Volbou příkazu Smazat v dialogu pro mazání záznamu upozornění dojde k nevratnému smazání záznamu. ová upozornění

20 Smazání upozornění ze Seznamu upozornění dle osoby Zobrazíme si Detail osoby. Ve formuláři Seznam upozornění dle osoby označíme záznam-upozornění, které chceme smazat a zvolíme příkaz Smazat. ová upozornění

21 Zobrazí se dialog pro mazání záznamu upozornění. Volbou příkazu Smazat v dialogu pro mazání záznamu upozornění dojde k nevratnému smazání záznamu Smazání upozornění ze Seznamu upozornění všech osob Zobrazíme si Seznam upozornění všech osob. V tomto formuláři označíme záznamupozornění, které chceme smazat a zvolíme příkaz Smazat. Zobrazí se dialog pro mazání záznamu upozornění. Volbou příkazu Smazat v dialogu pro mazání záznamu upozornění dojde k nevratnému smazání záznamu. ová upozornění

22 4.2. Seznam upozornění dle osoby Formulář Seznam upozornění dle osoby slouží k zobrazení všech nadefinovaných upozornění pro daného zaměstnance a volbou názvu upozornění se zobrazí Detail upozornění. Zobrazí se v Detailu osoby. Detail osoby je dostupný z formuláře Seznam osob volbou osobního čísla zaměstnance. Formulář Seznam upozornění dle osoby se chová stejně, jako kterýkoliv jiný formulář typu Seznam záznamu. To znamená, že záznamy lze třídit dle jednotlivých sloupců ová upozornění

23 vzestupně/sestupně, povolovat/zakazovat zobrazení jednotlivýách sloupců, měnit pořadí jednotlivých sloupců, mazat kterýkoliv záznam atp Seznam upozornění všech osob Seznam upozornění všech osob slouží k zobrazení upozornění všech zaměstnanců. Formulář Seznam upozornění všech osob se chová stejně, jako kterýkoliv jiný formulář typu Seznam záznamů. To znamená, že záznamy lze třídit dle jednotlivých sloupců vzestupně/sestupně, povolovat/zakazovat zobrazení jednotlivých sloupců, měnit pořadí jednotlivých zobrazených sloupců, záznamy lze tisknou a exportovat, filtrovat, mazat kterýkoliv záznam, zobrazovat Detail upozornění atp. ová upozornění