Lektor: Dominika Bieliková

Transkript

1 Lektor: Dominika Bieliková September 2010

2 Omega podvojné účtovníctvo 1. VYTVORENIE NOVEJ FIRMY Aby ste mohli začať pracovať v programe, je potrebné najskôr vytvoriť databázu Vašej firmy. Firmu vytvoríte cez menu Firma Nová. Zobrazí sa Vám formulár Založenie nového účtovníctva, kde postupne prechádzate jednotlivými nastaveniami. V závere formulára zadávate meno správcu účtovníctva a heslo, tieto údaje slúţia na prihlásenie sa do vytvorenej databázy. PRÍKLAD Spoločnosť Seminár pre pedagógov, s.r.o. sa zaoberá predajom nábytku. Program pouţívajú na evidenciu skladu s prepojením na fakturáciu a účtovníctvo. Ide o beţný podnikateľský subjekt mesačného platcu DPH s kalendárnym rokom. Do databázy sa budú prihlasovať pod menom Správca. V hlavnom menu Firma Nová sa prechádza všetkými nastaveniami cez tlačidlo Ďalej aţ po vytvorenie databázy. Postupne sa zadáva spôsob zaloţenia novej firmy, obchodné meno, účtovné obdobie VŠEOBECNÉ NASTAVENIA V menu Firma Nastavenie je potrebné uskutočniť prvotné nastavenia, ktoré pouţijete pri samotnej práci v programe Firemné iniciály V tejto časti zadávate základné firemné údaje, ktoré sa vyuţívajú na viacerých miestach programu. Ak sa tieto údaje v úvode nevyplnia, uţívateľ by musel pri kaţdej novej faktúre dopĺňať tieto údaje ručne. V prípade, ţe firma má aj svoju pečiatku, podpis alebo logo, môţu si ich v tomto formulári naimportovať priamo z počítača. TIP: Záloţky Pečiatka a Podpis umoţňujú importovať do programu naskenovanú pečiatku, prípadne podpis zodpovedného pracovníka. Pred importovaním pečiatky a podpisu zvoľte voľbu Firma alebo Uţívateľ. Ak označíte voľbu Firma, bude sa tlačiť rovnaký podpis alebo pečiatka pre celú firmu. Ak chcete aby mal kaţdý uţívateľ svoju vlastnú pečiatku alebo podpis, označte voľbu Uţívateľ. Ak ste platiteľom DPH vypĺňa sa aj kód Daňového úradu. Číslo Daňového úradu sa bude následne automaticky dopĺňať do výkazu DPH. KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 2

3 2.2. Režim účtovania V menu Firma Nastavenie Režim účtovania sa nachádzajú základné nastavenia programu. Reţim účtovania obsahuje záloţky pre jednotlivé moduly v programe. Slúţia na nastavenie vzhľadu programu, Fakturácie, Skladu, prípadne iných evidencií. V okne sa nachádza aj voľba Firma je platiteľom DPH, ktorá sa zapína v prípade, ak sa firma stane v priebehu účtovného obdobia platiteľom DPH. Záloţka Sklad umoţňuje nastaviť, či môţete ísť na sklade do mínusu, ako kopírovať skladové karty pri prevode na iný sklad, prípadne či Vás má program upozorniť na predaj pod skladovú cenu Účtový rozvrh Všetky účty účtovej osnovy sa nachádzajú v číselníku Účtový rozvrh. Pri vytvorení databázy program automaticky naplní tento číselník syntetickými účtami z účtovnej osnovy a pridelí im všeobecnú analytiku 000, prípadne 001 pre účty 211 a 221. POZOR: V programe je nastavené automatické účtovanie DPH. Aby táto automatika fungovala správne, odporúčame nemeniť analytické účty pre účet 343 Daň z pridanej hodnoty Číslovanie dokladov Číslovanie dokladov slúţi na nastavenie číslovania jednotlivých okruhov dokladov pokladnice, banky, skladu, došlých a odoslaných faktúr...po vytvorení databázy je uţ číslovanie nastavené. Toto nastavenie si môţete upraviť podľa Vašej potreby Pokladnice, Bankové účty Do tohto číselníka je potrebné pridať všetky bankové účty a pokladnice, ktoré pouţívate. Pri vytvorení databázy sa číselník naplní jedným bankovým účtom a jednou pokladnicou, ktoré môţete upraviť, prípadne vymazať a nahradiť svojimi údajmi. Kaţdá pokladnica a bankový účet musí mať samostatný analytický účet. Tento účet má byť rovnaký, ako účet nastavený príslušnému okruhu v číslovaní dokladov (menu Firma Nastavenie Číslovanie dokladov). KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 3

4 3. MODUL SKLADOVÉ HOSPODÁRSTVO Modul Skladové hospodárstvo slúţi na evidovanie skladových zásob a ich pohybov. Tento modul je prepojený s modulmi Fakturácia a Podvojné účtovníctvo. Pred samotnou prácou je potrebné najskôr zaloţiť sklad a upraviť jeho základné nastavenia. V hlavnom menu Sklad uskutočníte všetky potrebné nastavenia pre skladovú evidenciu Založenie skladu a základné nastavenia Sklad vytvoríte v hlavnom menu Sklad Sklady. Po vygenerovaní databázy program vytvorí Sklad č. 1, ktorý môţete upraviť, prípadne vymazať a nahradiť iným. Nastaveniami skladu Vás prevedie praktický sprievodca. V okne Základné nastavenia zadávate názov skladu vrátane jeho kódu. Kód musí byť pre kaţdý sklad jedinečný. Zároveň tu vyberáte spôsob výpočtu skladovej ceny. Na základe legislatívy môţete zásoby oceňovať priemerovanou cenou alebo pomocou metódy FIFO. Taktieţ si tu viete upraviť spôsob číslovania skladových kariet a pohybov. PRIEMEROVANÁ Jednotková cena bude daná pomocou aritmetického priemeru. Výpočet záleţí na nákupnej cene a počte prijatého tovaru alebo materiálu. FIFO Cena kaţdej jednotky na skladovej karte je rovnaká ako pôvodná nákupná cena, ktorá sa zadala na príjemke do skladu (tzv. systém prvý do skladu prvý zo skladu). POZOR: Podľa platných postupov účtovania sa v priebehu účtovného obdobia nesmie meniť spôsob oceňovania zásob. To znamená, ţe počas roka nie je moţné zmeniť spôsob výpočtu skladovej ceny. Pomocou tlačidla Ďalej sa dostanete do okna Prednastavenie skladových kariet a pohybov, kde sa nachádzajú tieto záloţky: - Merná jednotka : vyberá sa tu jednotka, v akej sa budú prevaţne tovary na sklad prijímať (ks, kg,...), - Sadzba DPH : slúţi na výber sadzby DPH, - Typ skladovej karty : slúţi na nastavenie, či pôjde prevaţne o beţné skladové karty, karty s výrobnými číslami prípadne šarţami. V spodnej časti si môţete nastaviť aj Typ pohybu, ktorý sa bude pri zadávaní pohybov na sklad najčastejšie vyuţívať. KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 4

5 V poslednom okne Účtovanie pohybov sa nastaví spôsob účtovania. 1. Spôsob účtovania A pri takomto nastavení sa o zásobách účtuje pomocou účtov obstarania. Pri uzávierke skladu odporúčame zapnúť voľbu Preúčtovanie pohybov, čím sa do evidencie účtovných dokladov, pomocou interného dokladu, zaúčtujú pohyby na sklade (131,132,111,112). 2. Spôsob účtovania B pri tomto spôsobe sa pohyby na sklade neúčtujú. Do účtovníctva vstupujú priamo účtovné doklady, na ktorých sa účtuje obstaranie zásob a to cez nákladové účty (501,504). TIP: Bunka Naplň účty pre slúţi na výber, či sa bude viesť tovarový alebo materiálový sklad. Po potvrdení tlačidlom Štandardné nastavenie účtov sa automaticky vyplnia účty pre sklad, fakturáciu, obstaranie a nákladový účet. V spodnej časti okna sa nachádza záloţka Nastavenie spôsobu zaúčtovania podľa typu pohybu. Ak zapnete túto voľbu, zobrazí sa Vám formulár so všetkými typmi pohybov, ktoré môţete na sklade zadať. Pre kaţdý typ pohybu si môţete nastaviť samostatný spôsob zaúčtovania. PRÍKLAD Vytvorte sklad Nábytok s kódom NAB. Tovar na sklade bude oceňovaný váţeným aritmetickým priemerom a prijímať sa bude prevaţne v kusoch. Spôsob číslovania skladových kariet a pohybov ponechajte štandardný. Prevaţovať budú tuzemské pohyby v 19 % - nej sadzbe DPH. Na sklad sa budú pridávať jednoduché skladové karty a o zásobách budete účtovať spôsobom A CENOVÉ ÚROVNE Pre prácu v module skladového hospodárstva je potrebné pre jednotlivé skladové karty zadefinovať predajné ceny. Ide o ceny, v akých sa bude tovar predávať. Spôsob výpočtu predajných cien sa nastavuje prostredníctvom cenových úrovní cez menu Sklad Cenové úrovne. V tomto formulári definujete aj spôsob ich výpočtu: - Priemerná cena + marža : vypočíta sa ako priemerná skladová cena + marţa (%) zo skladovej ceny. Tento typ výpočtu je moţné pouţiť pre sklad, ktorý je oceňovaný priemerovanou skladovou cenou. - Fifo cena + marža : priemerná cena z FIFO frontu + marţa (%). Tento typ výpočtu je moţné pouţiť pre sklad, ktorý je oceňovaný FIFO skladovou cenou. - Fixná predajná cena : statická cena, ktorá je nezávislá od skladovej ceny. Je to pevne stanovená predajná cena, ktorá je zadaná na skladovej karte. - Fixná v cudzej mene: pouţije sa predajná cena v cudzej mene, ktorá je zadaná priamo na skladovej karte. V programe môţete vytvoriť viacero cenových úrovní. Pomocou tlačidla Nastav ako predvolenú, môţete jednu cenovú úroveň nastaviť ako predvolenú. Takáto cena sa bude zobrazovať do výdajok a dokladov fakturácie. KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 5

6 PRÍKLAD Vytvorte cenové úrovne so zaokrúhlením na dve desatinné miesta: C1: s názvom Fixná cena, spôsob výpočtu Fixná predajná cena, nastavte ju ako predvolenú, C2: s názvom Priemerná cena 30% marţa, spôsob výpočtu Priemerná cena + marţa, Marţa 30%, C3: s názvom FIFO cena 25 % marţa, spôsob výpočtu FIFO cena + marţa, Marţa 25% SKLADOVÉ KARTY V menu Sklad Skladové karty sa nachádza číselník skladových kariet, do ktorého sa pridávajú všetky karty. Po stlačení tlačidla Pridaj sa zobrazí formulár Pridaj skladovú kartu. V zobrazenom okne sa postupne vypĺňajú tieto údaje: - v bunke Sklad zadávate názov skladu, na ktorý tovar prijímate. - Názov skladovej karty : slúţi na doplnenie názvu skladovej karty, - Merná jednotka, Typ skladovej karty a číslo karty : sa načíta automaticky z nastavenia skladu. Podľa potreby môţete zobrazené údaje upraviť, - Hmot. MJ : sa vypĺňa pre tie karty, ktoré vstupujú do hlásenia Intrastat, - Objem MJ : slúţi na evidovanie objemu materiálu, alebo tovaru a ťahá sa do dokladov fakturácie, - Rec. koef. : pouţijete na rozpočítanie vedľajších nákladov pre účely recyklačných poplatkov podľa zadaného koeficientu a hmotnosti jednotlivých poloţiek v pohyboch na sklade. POZOR: Číslo a názov skladovej karty v priebehu roka neodporúčame meniť. Je to z toho dôvodu, ţe zmena sa na dokladoch, ktoré boli vystavené pred opravou údajov neprejaví, čo môţe spôsobiť neprehľadnosť pri prípadnej kontrole. V spodnej časti sa nachádzajú ostatné záloţky: V záloţke Karta môţete zadať názov skladovej karty v cudzom jazyku. Bunka Voľná položka slúţi na zaevidovanie pomocných údajov, ktoré môţete po zadaní vidieť v niektorých tlačových zostavách. Záloţka Karta obsahuje aj ďalšie podzáloţky: Záloţka Nastavenie slúţi na zadanie záručnej doby, sadzby DPH, minimálneho a maximálneho mnoţstva prípadne i ďalších údajov. KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 6

7 V záloţke Automatické zaúčtovanie nastavíte spôsob zaúčtovania skladovej karty. Účty sa načítajú automaticky z nastavenia skladu, pričom tieto údaje máte moţnosť editovať. Záloţku Registračná pokladnica pouţijete pri predaji cez elektronickú registračnú pokladnicu. V záloţke Merná jednotka pre jednotkovú cenu sa uvádza merná jednotka, pre ktorú je stanovená jednotková cena a jej mnoţstvo v základnej mernej jednotke. Tento údaj sa vyuţíva pri tlači niektorých zostáv cenoviek. V záloţke Predajné ceny sa pridávajú predajné ceny, v akých sa bude skladová karta predávať. Údaje sa načítajú priamo z číselníka skladových kariet. Na skladovú kartu môţeme pridať aj viac cenových úrovní. Všetky sa následne zobrazia pri výdaji tovaru zo skladu, kde si uţívateľ môţe vybrať cenu, ktorú potrebuje. Pri fixnej predajnej cene zadávate konkrétnu sumu. Záloţku Dodávatelia vyuţijete na vyplnenie údajov o dodávateľovi, od ktorého danú kartu nakupujete. V záloţke Vlastnosti pridávate vlastnosti priamo pre konkrétnu kartu (farba, kvalita,...). Záloţka Ekvivalenty má pre Vás len informačný charakter. Vyuţijete ju najmä pri predaji podobných výrobkov ekvivalentov. V prípade, ţe zákazník má záujem o konkrétny výrobok, ktorý uţ nemáte na sklade, môţete ponúknuť iný tovar, ktorý ste si predtým pridali do tejto záloţky. Záloţka Položky makrokarty slúţi na prácu s makrokartami. Ide o karty, ktoré sú zloţené z iných skladových kariet (napr. zostava počítača). Záloţka Iné slúţi pre zadefinovanie iného názvu pre skladovú kartu a odvodenej mernej jednotky k základnej mernej jednotke. V záloţke Súbory môţete ku skladovej karte pridať ľubovoľný obrázok. Záloţka Zľavy umoţňuje nastaviť zľavy, ktoré sú pouţívané pri predaji tovaru alebo materiálu. V zobrazenom formulári je potrebné zadať výšku zľavy, druh zľavy a interval, pre ktorý bude zľava platiť. Ak v časti Poskytnúť zľavu za zapnete voľbu Finančný objem, tak je potrebné nastaviť interval finančného objemu Od - Do, pre ktorý bude zľava platiť. Taktieţ pri voľbe Množstvo je potrebné nastaviť interval pre mnoţstvo Od Do a bunka obdobie sa pouţije na nastavenie časovej platnosti zľavy. KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 7

8 V spodnej časti formulára sa nastavuje, či sa majú zľavy spočítavať alebo sa použije vyššia (zľava zadaná na skladovej karte a zľava na partnerovi). Zároveň môţete zľavu nastaviť pre konkrétneho partnera alebo všetkých. Posledným nastavením je výber, či sa má zľava prenášať aj do nasledujúceho roka. TIP: Ak v časti Pre partnera chcete pouţiť zľavu pre všetkých partnerov, zapnite voľbu Vybraného a textové pole nechajte prázdne. PRÍKLAD Na sklad Nábytok pridajte tieto skladové karty: Názov skladovej karty - Stolička Elfa. Predajné ceny Fixná predajná cena C1 v sume 85 EUR vrátane DPH. Zľavy 20 % - na zľava s názvom 20%, ktorá sa poskytne pri odbere mnoţstva v intervale 50 ks 80 ks. Zľava bude platiť pre všetkých partnerov v období od , pričom sa pouţije vyššia. Účty pre automatické zaúčtovanie účty pouţívané pre tovar s analytickým účtom 100. Názov skladovej karty Skriňa Patrícia. Predajné ceny Fixná predajná cenu C1 v sume 170 EUR vrátane DPH. Zľavy 15 % - zľava s názvom 15%, ktorá sa poskytne pri finančnom objeme nad 300 EUR, pričom poskytovaná bude len partnerovi Jozef Plaček v období od a pouţije sa vyššia. Účty pre automatické zaúčtovanie účty pouţívané pre tovar s analytikou 000. Názov skladovej karty Posteľ Diana. Predajné ceny Fixná predajná cena C1 v sume 540 EUR vrátane DPH. Zľavy 30 % - zľava s názvom 30%, ktorá sa poskytne pri finančnom objeme nad 1000 EUR. Zľava bude platiť pre všetkých partnerov v období od a pouţije sa vyššia. Účty pre automatické zaúčtovanie účty pouţívané pre tovar s analytikou 000. Skladovej karte č s názvom Vešiak TRIO pridajte cenovú úroveň C1 Fixná predajná cena 185 EUR vrátane DPH EVIDOVANIE POHYBOV NA SKLADE Všetky pohyby na sklade (príjemky a výdajky) sa evidujú v menu Sklad Pohyby na sklade. Pohyby na sklade sa pridávajú pomocou tlačidiel Príjem a Výdaj, ktoré sa nachádzajú v dolnej časti okna. Jedna príjemka, alebo výdajka môţe obsahovať poloţky skladové karty len z jedného skladu. Pre kaţdú skladovú príjemku/výdajku je okrem iného potrebné zvoliť správny Typ pohybu (príjmu/výdaja). KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 8

9 PRÍJEM NA SKLAD TYPY POHYBOV: Príjem tuzemsko slúţi na zaevidovanie príjemky od tuzemského partnera v mene EUR. Príjem zahraničie tento typ príjmu pouţijete pri zadávaní príjmu od zahraničného dodávateľa. Umoţní Vám zadať nákupnú cenu v cudzej mene, ktorá sa pomocou zadaného kurzu prepočína na EUR. Príjem z iného skladu pomocou daného pohybu vytvoríte príjem z iného skladu. Tento typ príjmu vyuţijete pri výdaji poloţky z jedného skladu a príjme na iný sklad vrámci firmy (napr. v prípade centrála pobočka). Medziskladové pohyby sa zadávajú v skladovej nie nákupnej cene. Príjem vrátené odberateľom tento typ pohybu je spojený s odoslaným dobropisom a následným vrátením uţ predaného tovaru (materiálu) od odberateľa späť na sklad. V príjemke sa zadávajú dve ceny: vratná (skutočná predajná cena vrátane vedľajších nákladov, v akej bol tovar predávaný) a skladová (skladová cena, v akej bol tovar pri predaji vydaný zo skladu). Prebytok pri inventúre pouţijete pri fyzickej inventúre skladu. Ak zistíte, ţe na sklade máte v skutočnosti väčšie mnoţstvo, ako je evidované v účtovníctve, pouţijete tento pohyb. Dodatočne tak príjmete kusy, ktoré máte v sklade fyzicky, a tým vyrovnáte stav v účtovníctve. Na vytvorenie danej príjemky môţete pouţiť aj automatickú funkciu Generovanie mánk a prebytkov z inventúry. Iný príjem - slúţi na zaevidovanie ostatných typov príjmu na sklad. Počiatočný stav pouţíva sa pri zaloţení firmy alebo pri prechode z iného účtovného programu. Zadávajú sa ním počiatočné stavy na skladových kartách. Pre kaţdý sklad sa vytvára samostatná príjemka. Príjem refundácie z pokladnice - tento typ pohybu pouţijete, ak predávate cez elektronickú registračnú pokladnicu. Ide o vrátenie peňazí v prípade reklamácie, ak uţ bol predtým vystavený doklad z pokladnice. Úprava ceny slúţi na zaevidovanie dobropisu. To znamená, ţe účtovná jednotka príjme došlý dobropis, ktorým sa nemení mnoţstvo na sklade, len sa upravuje cena poloţiek (napr. pri zľavách). Výsledok inventúry sa pouţíva na zaevidovanie skutočného stavu skladových kariet na sklade, ktorý bol zistený fyzickou inventúrou. Na základe hromadnej funkcie Generovanie mánk a prebytkov z inventúry sa porovná evidenčný zostatok skladových kariet so zaevidovaným zostatkom v pohybe Výsledok inventúry. Na základe daného porovnania sa vytvorí manko alebo prebytok priamo v pohyboch na sklade, ktorými sa vyrovnajú zistené rozdiely v zostatkoch skladových kariet VÝDAJ ZO SKLADU TYPY POHYBOV: Výdaj tuzemsko, zahraničie tento typ pohybu pouţijete, ak robíte výdaj tovaru tuzemskému i zahraničnému odberateľovi. Pohyb sa zadáva v tuzemskej mene. Výdaj na iný sklad eviduje sa ním prevod tovaru z jedného skladu na druhý. Po potvrdení výdajky sa automaticky vytvorí na prijímajúcom sklade príjemka s typom pohybu Príjem z iného skladu. Tieto medziskladového pohybu sa zadávajú v skladových cenách. KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 9

10 Výdaj vrátené dodávateľovi typ pohybu pouţijete pri reklamácii uplatňovanej z Vašej strany (na základe došlého dobropisu), kedy zasielate prijatý tovar späť dodávateľovi. Tovar sa vydá zo skladu v aktuálnej skladovej cene. Prípadný vzniknutý rozdiel medzi pôvodnou a aktuálnou skladovou cenou sa vyrovná interným dokladom v účtovníctve. Manko pri inventúre slúţi na zaevidovanie rozdielu zostatkov na skladových kartách zistených fyzickou inventúrou na sklade. Ak na sklade máte v skutočnosti menšie mnoţstvo tovaru, ako je evidované v účtovníctvo, pouţijete tento typ pohybu. Spotreba poloţky vo výdajke sa zadávajú v skladovej cene, nakoľko ide o výdaj zo skladu vo vlastnej réţii (výdaj do spotreby). Iný výdaj - slúţi na zaevidovanie ostatných typov výdaja zo skladu. Výdaj cez pokladnicu pouţijete pri predaji cez elektronickú registračnú pokladnicu alebo fiškálny modul. Po uloţení výdajky prebehne tlač dokladu z registračnej pokladnice. Nefinančné operácie ECR Výdaj - Tento pohyb sa pouţíva pri nefinančnom výdaji cez elektronickú registračnú pokladnicu pri off-line reţime. Výdaje do počítača stiahnete prostredníctvom binárneho ţurnálu a na základe daného pohybu vytvoríte skladovú výdajku VYTVORENIE SKLADOVEJ PRÍJEMKY Pomocou tlačidla Príjem, ktoré sa nachádza v menu Pohyby na sklade v dolnej časti, sa dostanete do formulára Pridaj príjemku. V hornej časti formulára sa vypĺňajú bunky: Na sklad slúţi na výber konkrétneho skladu, na ktorý sa bude robiť príjemka, Typ príjmu v tejto bunke je potrebné zvoliť, o aký typ príjmu ide, Dátum a čas zadávate tu dátum, kedy sa uskutočnil príjem na sklad, Dodávateľ do tejto bunky píšete údaje partnera, od ktorého ste tovar prijali, Vedľajšie náklady - sú náklady, ktoré vznikli pri nadobudnutí tovaru alebo materiálu na sklad (poštovné, preprava,...). Náklady je moţné zadať dvojakým spôsobom: užívateľsky alebo z dokladov. Pre príjemky viete nastaviť samostatné účtovanie týchto nákladov, ktoré bude odlišné od účtovania skladových poloţiek. KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 10

11 Do príjemky pridáte konkrétne poloţky pomocou tlačidla Pridaj. Názov: do bunky sa píše názov skladovej karty. Pomocou ikony lupy sa dostanete priamo do číselníka skladových kariet. Množstvo prijaté: do bunky sa zadáva skutočné mnoţstvo tovaru, ktoré na sklad prijímate. Nákupná cena: v tejto bunke je potrebné zadať cenu, v akej bol tovar obstaraný V pravej časti formulára sa nachádzajú tri záloţky: Zaúčtovanie zadávajú sa tu údaje potrebné pre automatické zaúčtovanie skladu. Pomocný výpočet jednotlivé polia v tejto záloţke sa sprístupnia podľa zvoleného typu príjmu. Nachádzajú sa tu pomocné výpočty ceny. SZČP sa pouţíva pri rozúčtovaní pohybu na stredisko, zákazku, činnosť alebo pracovníka. POZOR: skladu. Pohyby zo skladu sa zaúčtujú aţ po spustení uzávierky skladu v menu Firma Uzávierka Uzávierka 3.6. VYTVORENIE SKLADOVEJ VÝDAJKY Pomocou tlačidla Výdaj, ktoré sa nachádza v dolnej časti formulára Pohyby na sklade, sa dostanete do formulára Pridaj výdajku. Tento formulár je podobný formuláru pre pridanie skladovej príjemky. Vypĺňa sa tu sklad, typ výdaja, dátum kedy sa výdaj zo skladu uskutočňuje. V pravej časti sa nachádzajú ďalšie záloţky: Odberateľ do tejto bunky píšeme údaje o odberateľovi, ktorému bol tovar vydaný. Vedľajšie náklady sú náklady, ktoré vznikli pri predaji materiálu alebo tovaru (poštovné, balné,...). Ostatné údaje, nastavenia pouţijete na vpísanie nejakej poznámky prípadne na zapnutie voľby Neúčtovať pri automatickom zaúčtovaní skladu. Intrastat - táto záloţka sa zobrazí v tom prípade, ak je zapnutá voľba Zahrnúť doklad do hlásenia Intrastat. Vypĺňajú sa tu údaje potrebné hlásenie Intrastat (členský štát určenie, dátum vzniku daňovej povinnosti,...). KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 11

12 Konkrétne poloţky do výdajky pridáte pomocou tlačidla Pridaj. Otvorí sa okno Pridaj položku do výdajky. Názov: slúţi na vpísanie názvu skladovej karty. Pomocou ikony lupy sa dostanete do číselníka skladových kariet. Množstvo prijaté: do bunky je potrebné zadať vydávané mnoţstvo. Cenníková cena: Do tejto bunky program doplní predajnú cenu, ktorú máte pridanú na konkrétnej skladovej karte. Predajná cena: táto bunka obsahuje údaj o skutočnej predajnej cene. Vznikne z cenníkovej ceny, ktorá je upravená o zľavu a zaokrúhlenie. PRÍKLAD Na sklade je potrebné zaevidovať tieto pohyby: Príjemka s typom pohybu: Počiatočný stav. Dátum pohybu: Poloţky : Stolička Elfa v mnoţstve 15 ks, skladová cena je 40 EUR. Skriňa Patrícia v mnoţstve 58 ks, skladová cena je 90 EUR. Posteľ Diana v mnoţstve 41 ks, skladová cena je 280 EUR. Vešiak TRIO v mnoţstve 15 ks, skladová cena je 300 EUR. Príjemka s typom pohybu: Príjem tuzemsko. Dátum zaevidovania: Dodávateľ: Mirek, s.r.o. Dodávateľ poskytol jednorazovú 12 % - nú zľavu. Poloţky: 10 ks nočného stolíka Jack, nákupná cena je 35 EUR/ks. Príjemka s typom pohybu: Príjem zahraničie. Dátum zaevidovania: Dodávateľ: Nábytek CZ. Mena CZK, Kurz 25,90. Poloţky: Stôl PAEGAS, počet kusov 54, nákupná cena CZK/ks. Polica LUCIE, počet kusov 135, nákupná cena 840 CZK/ks. Vešiak OSKAR, počet kusov 15, nákupná cena CZK/ks. Vedľajšie náklady (preprava tovaru) 35 CZK. Príjemka s typom pohybu: Príjem vrátené odberateľom. Dátum pohybu: Odberateľ: Tinka, s.r.o. Poloţky: Stolička Elfa, počet kusov 2, vratná cena a skladová Výdajka s typom pohybu: Výdaj tuzemsko, zahraničie. Odberateľ: Kros, a.s. Dátum pohybu: KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 12

13 Poloţky: Skriňa Patrícia, počet kusov 4, vo svojej fixnej predajnej cene. Posteľ Diana, počet kusov 5, vo svojej fixnej predajnej cene. Vedľajšie náklady za prepravu 15 EUR. Pomocou hromadných funkcií pridajme na celý tovar jednorazovú 10 % - nú zľavu na celý doklad. Výdajka s typom pohybu: Výdaj na iný sklad. Dátum pohybu: Výdaj je robený na Sklad č. 1. Poloţky: Nočný stolík Jacko, 1 kus, opúšťacia cena je 30,80 EUR. Výdajka s typom pohybu: Manko pri inventúre. Po fyzickej inventúre sa zistilo, ţe chýba 5 kusov vešiaka TRIO. Dátum pohybu: Opúšťacia cena je 105 EUR HROMADNÉ FUNKCIE V menu Sklad Skladové karty sa nachádza v hornom menu záloţka Funkcie Zobrazené karty. Pomocou tejto funkcie môţete robiť hromadné zmeny na skladových kartách (kopírovanie kariet na iný sklad, zmena predajných cien, zliav, merných jednotiek,...). Hromadné funkcie sa nachádzajú aj v menu Sklad Pohyby na sklade v hornom menu v záloţke Funkcie Ďalšie funkcie. Viete tu hromadne prečíslovať doklady, zmeniť nákupné ceny, zmeniť spôsob zaúčtovania, KONTROLA SKLADU Pred spustením uzávierky skladu odporúčame vykonať programovú kontrolu cez menu Firma Kontrola Nová kontrola potvrdením tlačidla OK. Kontrola Vám vyhľadá nezrovnalosti v sklade, a tým Vás upozorní na chyby v evidencii. Medzi najzávaţnejšie chyby v skladovom hospodárstve patrí výdaj do mínusu. Spustená kontrola takéto výdaje nájde a zobrazí všetky skladové karty, na ktorých bol v priebehu roka realizovaný výdaj do mínusu. Mínusové stavy je potrebné odstrániť, aby výpočet skladových cien bol správny UZÁVIERKA SKLADU Po kontrole skladu je potrebné vykonať fyzickú inventúru skladu a následne zaevidovať zistené manká alebo prebytky na sklade. Uzávierku skladu vytvoríte v menu Firma Uzávierka Uzávierka skladu. Pomocou tlačidla Pridaj sa Vám zobrazí formulár, v ktorom zadávate kritéria tvorby uzávierky. Vytvorené uzávierky je moţné zrušiť pomocou tlačidla Zruš. Uzávierky je potrebné rušiť od konca, t.j. od najvyššieho poradového čísla. Touto funkciou sa uzávierky len zrušia. Pre ich úplné vymazanie označte zrušené uzávierky a v záloţke Funkcie zvoľte označené Vymaž. POZOR: Pri zrušení uzávierky skladu sa automaticky odstráni aj interný doklad z evidencie účtovných dokladov. Skladové pohyby, ktoré boli uzavreté sa dostanú do takého stavu, v akom boli pred vykonaním uzávierky. Skladové pohyby sa môţu po zrušení uzávierky opravovať, vymazávať, pridávať nové a pod. KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 13

14 4. FAKTURÁCIA Fakturácia sa pouţíva na vystavovanie všetkých dokladov smerujúcich von z firmy (odoslané faktúry, preddavkové faktúry, dodacie listy...). Tento modul je prepojený s modulom Podvojné účtovníctvo a s modulom Skladové hospodárstvo. Pred samotnou prácou odporúčame uskutočniť prvotné nastavenia pre túto časť programu cez Firma Nastavenie Režim účtovania. Slúţia na to dve záloţky: Fakturácia a Zaúčtovanie fakturácie: V záloţke Fakturácia sa nastavuje automatické generovanie výdajky z vystavenej faktúry. Ak zapnete voľbu Zapísať s otázkou, vţdy pri ukladaní odoslanej faktúry, sa Vás program spýta, či chcete vytvoriť aj výdajku zo skladu. Po potvrdení tlačidlom OK sa do pohybov na sklade uloţí automaticky vygenerovaná výdajka. V záloţke Zaúčtovanie fakturácie sa nastavuje automatický zápis vystavenej faktúry vo Fakturácii priamo do Evidencie účtovných dokladov. Taktieţ tu môţete zapnúť automatické rozúčtovanie faktúry pri zápise do EÚD. Čo znamená, ţe faktúra sa Vám nielen do účtovníctva zapíše, ale aj rozúčtuje na konkrétne analytické a syntetické účty Vystavenie odoslanej faktúry Faktúru vystavíte cez menu Fakturácia Odoslané faktúry. Pomocou tlačidla Pridaj sa dostanete do formulára Pridaj odoslanú faktúru. V tomto formulári sa pridávajú nielen tuzemské, ale aj zahraničné faktúry. Pri vystavovaní faktúry do zahraničia sa vyberá z bunky Evidencia v hornom menu okruh zof, ktorý je platný pre zahraničné faktúry. Okrem okruhu dopĺňajú údaje o odberateľovi, dátumové údaje a dodacie podmienky. V spodnej časti formulára je potrebné doplniť jednotlivé poloţky faktúry a ďalšie údaje súvisiace s poloţkami. TIP: Nový doklad (faktúru, dodací list,...) je moţné vystaviť aj pomocou tlačidla Kópia. Dostanete sa do zoznamu všetkých dokladov, kde je potrebné zvoliť konkrétny doklad, z ktorého sa bude nová faktúra generovať. Po potvrdení tlačidlom OK sa údaje zvoleného dokladu prenesú do faktúry, ktorú je moţné následne uloţiť. V záloţke Texty môţete doplniť pre faktúru úvodný, záverečný text a predmet fakturácie, ktorý program preberie pri zápise faktúry do evidencie účtovných dokladov do bunky Text. KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 14

15 Poloţky do faktúry je moţné pridať pomocou tlačidla: Pridaj poloţky môţete načítať priamo zo skladu, z číselníka sluţieb prípadne ich môţete pridať ako voľné poloţky (ručné vypísanie všetkých potrebných údajov bez akejkoľvek automatiky). Pridaj hromadne týmto spôsobom sa pridávajú poloţky do faktúry uţ z vytvoreného dokladu. Voľba sa vyuţíva najmä pri často opakujúcich sa pohyboch. Po potvrdení voľby Pridaj hromadne volíte druh dokladu, z ktorého budú poloţky kopírované, čím sa zobrazí zoznam dokladov. Následne stačí konkrétny doklad potvrdiť tlačidlom OK, čím sa poloţky z tohto dokladu prenesú do faktúry. Hromadné pridanie poloţiek je moţné napríklad z inej faktúry, z dodacieho listu,... TIP: V prípade, ţe sa poloţka do faktúry bude preberať z číselníka skladových kariet, alebo číselníka sluţieb, program automaticky doplní do faktúry prednastavené údaje o poloţke (názov, cenu, mernú jednotku, účet,...). POZOR: Ak sa vyuţíva automatické zaúčtovanie vystavenej faktúry do Evidencie účtovných dokladov je potrebné, aby pri vyhotovení faktúry mala kaţdá poloţka faktúry pridelený príslušný účet z účtovného rozvrhu. PRÍKLAD Vystavte odoslanú faktúru: Tuzemský odberateľ: Kros a.s. Dátum vyhotovenia, Dátum vzniku DP: Splatnosť: 14 dní. Úvodný text: Fakturujeme Vám za:. Predmet fakturácie: Dodaný tovar. Poloţky vyberte z číselníka skladových kariet: - Skriňa Patrícia, počet kusov 4, Fixná predajná cena, Účet , Sadzba DPH je vyššia. - Vešiak TRIO, počet kusov 2, Fixná predajná cena, účet je a sadzba DPH je vyššia. Zahraničný odberateľ: Depodom CZ. Dátum vyhotovenia, Dátum vzniku DP: Splatnosť: 7 dní. Úvodný text: Fakturujeme Vám za:. Predmet fakturácie: Dodaný tovar. Mena CZK, kurz 23,15. Poloţky vyberte z číselníka skladových kariet: KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 15

16 - posteľ Diana, počet kusov 3, vo svojej fixnej predajnej cene, Účet , Sadzba DPH Nulová. - polica Lucie, počet kusov 2, vo svojej fixnej predajnej cene, Účet , Sadzba DPH Nulová. Tuzemský odberateľ: Tinka, s.r.o. Dátum vyhotovenia, Dátum vzniku DP: Splatnosť: 14 dní. Úvodný text: Fakturujeme Vám za:. Predmet fakturácie: Dodaný tovar. Poloţky na faktúru pridajte pomocou hromadných funkcií uţ z vytvorenej príjemky od spoločnosti Mirek s.r.o. Po vystavení faktúry partnerovi Tinka, s.r.o. ste zistili, ţe mu mala byť poskytnutá vernostná zľava 20 %. Pomocou hromadných funkcií je potrebné pridať zľavu na poloţky faktúry Došlá faktúra V programe Omega existujú dva spôsoby evidovania došlých faktúr : - Došlé faktúry sa zaevidujú priamo do Evidencie účtovných dokladov. Tento spôsob je účtovný. V prípade, ţe bol došlou faktúrou zaevidovaný príjem tovaru/materiálu, je potrebné cez menu Sklad Pohyby na sklade ručne pridať príjemku na sklad. - Došlé faktúry sa zaevidujú do fakturácie cez menu Fakturácia Došlé faktúry. Ak je nastavená automatika v Reţime účtovania, program automaticky vytvorí z došlej faktúry příjemku na sklad a zaúčtuje doklad do Evidencie účtovných dokladov. PRÍKLAD Zaevidujte vo fakturácii došlú faktúru od spoločnosti : Mirek, s.r.o. Dátum vyhotovenia , na sklad ste prijali 15 ks nočného stolíka Jacko v nákupnej cene 38 EUR/ks. Po uloţení faktúry potvrďte vygenerovanie príjemky na sklad Odoslaný dobropis V menu Fakturácia máte moţnosť vystaviť aj odoslaný dobropis. Po uloţení dobropisu sa automaticky vygeneruje pohyb na sklade Príjem vrátené odberateľom. V príjemke bude zadaná skladová karta s vratnou cenou (cena, v akej bol tovar odberateľovi skutočne predaný) a aj skladovou cenou (skladová cena, ktorá je rovnaká ako cena zadaná na výdajke pri predaji tovaru). TIP: Dobropis môţete vytvoriť ručne cez tlačidlo Pridaj, ale aj Kópiou uţ z vytvoreného dokladu. Ak vytvárate dobropis kópiou, máte zjednodušenú prácu, nakoľko sa Vám automaticky načítajú údaje z faktúry, ku ktorej je odoslaný dobropis vystavený. PRÍKLAD Od partnera Kros, a.s. Vám prišla reklamácia na tovar, ktorý im prišiel poškodený. Reklamáciu ste im uznali a na základe toho im vystavíte odoslaný dobropis k faktúre. KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 16

17 Vylepšená tlač fakturácie NOVINKY V PROGRAME OMEGA ZA ROK 2010 Od verzie je upravená tlač fakturácie. V zozname tlačových zostáv fakturácie uţ nenájdete také mnoţstvo zostáv ako doteraz, vytlačiť však budete môcť naďalej to, na čo ste boli zvyknutí, dokonca pribudne pri tlači viac moţností. Tlač loga na dokladoch fakturácie: Ak ste mali vo firemných iniciáloch načítané logo, vytlačilo sa na tlačových zostavách, ktoré mali v názve text s logom. Teraz je uţ moţné vytlačiť logo na akúkoľvek tlačovú zostavu fakturácie (okrem došlých faktúr a došlých objednávok). Pred tlačou je moţné cez tlačidlo Nastavenie zapnúť voľbu Tlačiť logo. V tejto záloţke môţete zapnúť aj tlač pečiatky a podpisu. Tlač v cudzom jazyku: V nastaveniach pred tlačou pribudla aj moţnosť vytlačiť doklad z fakturácie v cudzom jazyku. V programe je moţnosť vybrať anglický alebo nemecký jazyk. Po zapnutí príslušnej voľby budú texty na faktúre uvedené vo zvolenom jazyku. KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 17

18 Tlač nastaviteľného stĺpca: V zozname tlačových zostáv fakturácie sa nachádza nová zostava, ktorá má v názve nastaviteľný stĺpec. Ak zvolíte túto zostavu, pred tlačou môţete vybrať, ktorý stĺpec sa v nej bude tlačiť. Cez tlačidlo Nastavenie zapnete voľbu Tlačiť stĺpec podľa nastavenia a vyberiete, ktorý stĺpec sa má vytlačiť. Na výber sú 4 moţnosti výberu stĺpca: Výr.čísla (šarže), Cudzí názov, EAN, JKPOV. Na tlačovej zostave sa zobrazí vţdy iba jeden stĺpec z týchto moţností. V zostavách pre odoslané faktúry pribudla tlač vyúčtovania preddavku, prehľadu vyfakturovaných preddavkov a prepočet cudzej meny na tuzemskú. Doteraz sa tieto moţnosti tlačili iba na faktúre komplet, v novej verzii budú doplnené aj do ostatných zostáv. Pre editovateľné zostavy odoslaných faktúr je spístupnené tlačidlo Nastavenie, a v ňom doplnené voľby Kaţdé výrobné číslo na novom riadku a Zlúčiť rovnaké poloţky pri tlači. Program Omega si pre kaţdú tlačovú zostavu samostatne v rámci jedného okruhu bude pamätať posledné nastavenie funkcií. Otváranie evidencií cez klávesové skratky Do programu boli dopracované klávesové skratky na otváranie najpouţívanejších evidencií z hlavného okna aj zo samotných evidencií. Klávesové skratky si môţete zobraziť v hlavnom menu Help - Klávesové skratky alebo stlačením tlačidla F2 na klávesnici. V zobrazenom formulári sa nachádza zoznam evidencií a skratiek. Pouţívaním klávesových skratiek môţete rýchlejšie otvárať potrebné evidencie, pričom nemusíte pouţívať myš. Pôvodná funkcia cez tlačidlo Moţnosti - Vstup do... zostala zachovaná. Ak v hlavnom okne programu Omega stlačíte F12, otvorí sa Evidencia účtovných dokladov. Taktieţ z akejkoľvek inej evidencie (napr. z Fakturácie) otvoríte pomocou F12 aj Evidenciu účtovných dokladov. Ak by sa stalo, ţe vyberiete evidenciu, ktorá uţ je otvorená, program vypíše upozornenie, ţe ju uţ druhýkrát nie je moţné otvoriť a taktieţ zobrazí zoznam otvorených evidencií. KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 18

19 Zjednodušené nastavenia skladu Od verzie je v programe upravené nastavenie skladu. Všetky nastavenia skladu sú na jednom mieste v programe pod menu Sklad Sklady, Sklad Cenové úrovne, Sklad Nastavenia skladov (pôvodné nastavenie bolo v menu Firma Nastavenie Sklady, Firma Nastavenie Cenové úrovne). Ak by ste chceli otvoriť formulár skladov alebo cenových úrovní z pôvodného nastavenia, program Vás upozorní, ţe evidencia bola presunutá pod menu Sklady. Po niekoľkých kliknutiach cez pôvodné nastavenie sa uţ upozornenie zobrazovať nebude. Pôvodné umiestnenie nastavení skladov: Nové umiestnenie nastavení skladov: Prevodky medzi skladmi V menu Sklad - Pohyby na sklade do prevodiek medzi skladmi bol dopracovaný výber prepojeného skladu priamo vo formulári pri pridávaní pohybu. Táto voľba umoţňuje jednoduchšie vytváranie prevodu na iný sklad. Priamo vo výdajke s typom výdaja Výdaj na iný sklad bude moţnosť výberu, na ktorý sklad sa má prevod vykonať. Program uţ nebude pri ukladaní výdaja na iný sklad zobrazovať ďalšie okno pre výber skladu, na ktorý sa má tovar prijať. Automaticky sa vytvorí príjemka na sklad zvolený priamo vo formulári výdajky. Ak na výdajke nevyberiete, na ktorý sklad sa má urobiť príjem (nezadaný sklad), program poloţí ešte kontrolnú otázku, či to povaţujete za správne a príjem na iný sklad automaticky nevytvorí. Príjemku potom môţete vytvoriť ručne. Vo formulári pre pridávanie výdaja na iný sklad a príjmu z iného skladu sú prepracované názvy na výber skladu, a to: Zo skladu, Typ výdaja a Na sklad. KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 19

20 Taktieţ je vo formulári Pohyby na sklade doplnený stĺpec "Prepojený sklad pre prevodky". Pri prevodkách budete teda priamo vo formulári skladových pohybov vidieť, z ktorého a na ktorý sklad bol prevod vytvorený. Aktualizácia z internetu počas práce v programe V tomto roku bolo upravené aj sťahovanie upgradu z internetu tak, ţe môţete sťahovať upgrade aj počas práce v programe. Ak cez záloţku Internet potvrdíte voľbu Over/stiahni verziu, program vyhľadá na internete aktuálnu verziu programu Omega a ponúkne jej stiahnutie. Počas sťahovania novej verzie z internetu môţete v programe naďalej pracovať. Po dokončení sťahovania program upozorní, ţe bol súbor s upgradom stiahnutý a opýta sa, či chcete teraz program automaticky zatvoriť a vykonať inštaláciu. Po potvrdení NIE sa uchová stiahnutý súbor v základnom adresári programu, môţete pokračovať v práci v programe. Keď potom program vypnete a nanovo otvoríte, v adresári sa nájde inštalácia a začne prebiehať upgrade. Ak zvolíte ÁNO, program sa automaticky zatvorí a následne sa spustí s tým, ţe začne prebiehať inštalácia novej verzie. Pred samotným spustením inštalácie program skontroluje, či sú všetci uţívatelia odhlásení z databázy. Ak by niektorý uţívateľ bol prihlásený, nespustí sa inštalácia, ale vypíše sa upozornenie, ţe inštalácia nie je moţná, pretoţe k databáze je prihlásený uţívateľ. TIP: Stiahnutie novej verzie z internetu môţete spustiť aj cez menu Omega Aktualizácia programu. KROS a.s., A. Rudnaya 21, Ţilina, tel.: 041/ , omega@kros.sk Strana 20