TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI. PŘÍRUČKA ADMINISTRATIVNÍHO PRACOVNÍKA nejen v textilním průmyslu. Ludmila FRIDRICHOVÁ

Transkript

1 TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI PŘÍRUČKA ADMINISTRATIVNÍHO PRACOVNÍKA nejen v textilním průmyslu Ludmila FRIDRICHOVÁ LIBEREC 2006

2 Ing. Ludmila Fridrichová, Ph.D ISBN XXX-X

3 ÚVOD 7 Semestrální práce 8 1 Podnikatelský záměr Dokument podnikatelský záměr Jak sestavit dokument PZ Příklady a náměty pro tvorbu PZ Jak vytvořit dokument PZ 14 2 Základy tvorby písemností Norma Typografické zásady Personální písemnosti Obchodní písemnosti Písemnosti při organizování a řízení 62 3 Literatura 68

4

5 Poděkování: Elektronická podoba skript vznikla díky podpoře získané z grantu FRVŠ 3102/2006.

6

7 ÚVOD Vážení čtenáři, dostávají se vám do ruky skripta s neobvyklým názvem Příručka administrativního pracovníka nejen v textilním průmyslu, která jsou určena pro studenty oboru Textilní marketing. Předmět uvedeného oboru se jmenuje Administrativa na počítači, proto bude každé téma obohaceno o příklady použití vhodného softwaru. Skripta budou v průběhu semestru aktualizována a doplňována. Současně se skripty jsou k dispozici přednášky v elektronické podobě, které budou pro distanční studenty obohaceny zvukovým záznamem výkladu pedagoga, proto je třeba sladit obsah informací v obou dokumentech tak, aby nedocházelo k jejich zdvojení. Skripta jsou určena pro studenty oboru Textilní marketing, věřím však, že budou užívána i širší veřejností. Mnoho úspěchů ve studiu vám přeje Autorka Příručka administrativního pracovníka Fridrichová 7

8 Semestrální práce Cílem oboru Textilní marketing je vychovat ekonomické odborníky pro textilní průmysl, nikoliv ekonomy pracující převážně v jiném odvětví. Proto si studenti pro svou semestrální práci vytvoří fiktivní firmu podnikající v textilním oboru, zpracují dokument podnikatelský záměr a vyhotoví další firemní písemnosti. Při hodnocení semestrální práce klade pedagog důraz na tvořivý přístup studenta, oceňuje náměty a nápady, nové myšlenky a způsob formálního zpracování dokumentů. 8 Příručka administrativního pracovníka Fridrichová

9 1 Podnikatelský záměr Cíl výuky: Seznámíte se s náležitostmi dokumentu podnikatelský záměr. Z uvedených příkladů se poučíte, jaké postupy - při vypracování dokumentu podnikatelský záměr - jsou správné a jaké chybné. Dozvíte se základní pravidla a postupy, které využijete při sestavování a tvorbě dotazníku. Naučíte se zpracovávat firemní data, z nichž některá budou požadována v dokumentu podnikatelský záměr. Objasníte si pojem corporate identity Dokument podnikatelský záměr Vytvořit dokument podnikatelský záměr (plán) je mnohem složitější, než zde bude ve zkratce uvedeno. Studenti budou seznámeni pouze se základními informacemi, které budou potřebné pro zpracování semestrální práce. Všechny informace, které je třeba znát o zakládání malé a střední firmy se studenti dozvědí v ekonomických předmětech nebo si je mohou sami prostudovat v doporučené literatuře. Dokument podnikatelský záměr (PZ) se vytváří při novém zakládání firmy a slouží jako nástroj pro získání a přesvědčení investora. Dokument je sestavován také v okamžiku, kdy chceme stávající firmu významně rozšířit či změnit předmět podnikání. Dokument se stane vizí a zároveň plánem v podnikání, čímž je rovněž umožněno sledovat stanovené cíle. Při jeho sestavování a tvorbě projdete třemi etapami. Příručka administrativního pracovníka Fridrichová 9

10 Úvaha o podnikání Vyhledávání informací Tvorba dokumentu Jak sestavit dokument PZ Uvažujete-li o podnikání, chaoticky vás napadá mnoho otázek, na které hledáte odpovědi. Jaké otázky to mohou být? Proč chci podnikat? Co umím? Je můj nápad pro podnikání nosný? Jakou formu podnikání zvolím? Bude můj produkt na trhu žádaný? Existuje v mém oboru podnikání konkurence? Mám šanci uspět proti konkurenci?jaké mám finanční možnosti? Budu podnikat sám nebo se společníky? Jak velké budu potřebovat prostory? Mám je nebo je musím pronajmout? Jaké poradenství budu potřebovat - právní, ekonomické, odborné? A mnoho dalších otázek. Je třeba zvážit, zda budete schopni informace shromažďovat sami nebo zda budete potřebovat poradce či společníka. Například budete prodávat oblečení pro cyklisty. Zvažujete zda rozumíte problematice ze tří hledisek. Z hlediska odborného, například uvažujete zda sami umíte posoudit vlastnosti prodávaných výrobků, jejich kvalitu, zda správně vyberete dodavatele, atd. Z hlediska ekonomického posuzujete, zda znáte všechny úkony, které musíte provést při zakládání firmy, zda víte jaké daně budete odvádět, zda umíte vést účetnictví atd. Z hlediska právního vedete úvahy zda znáte zákony, které s vaší prací souvisejí, zda umíte sestavit potřebné smlouvy (kupní, nájemní ) a další. 10 Příručka administrativního pracovníka Fridrichová

11 Kde hledat informace? V poradenských centrech pro malé a střední podnikání V odborných časopisech V monografiích Prostřednictvím podnikatelských sdružení Na internetu Na výstavách a veletrzích Náležitosti dokumentu - podnikatelský záměr Provedli jste úvahy o projektu podnikání a dostáváte se do další etapy, tj. tvorby dokumentu jehož struktura je. Titulní strana Obsah (volitelný) Sumarizace Hlavní část Co by měl dokument obsahovat můžete nastudovat z různých příruček a literatury pro tvorbu dokumentu [1], [2], norma k této problematice není. Titulní strana Nepleťme si titulní stranu dokumentu s jeho obalem, tj. první stránkou, která může být zajímavě graficky zpracována, může obsahovat logo firmy, její název a slogan. Dokument má většinou strohý vzhled, a proto jako první stránka poslouží strana titulní. Obsahuje všechny nejdůležitější údaje o projektu: Název firmy Sídlo firmy-kontakt Osoby spojené s projektem: zakladatel, společníci Datum vytvoření Po titulní straně může následovat obsah a sumarizace. Příručka administrativního pracovníka Fridrichová 11

12 Sumarizace Tato část je shrnutím nejdůležitějších informací z hlavní části, proto převážně kopíruje i strukturu hlavní části. V tomto oddíle se má čtenář možnost rychle zorientovat v problematice. Hlavní část Text hlavní části se dělí do oddílů, přičemž není přesně definováno, jaké to mají být. Záleží na tvůrci a jeho schopnostech co nejvýstižněji vyjádřit své myšlenky, náměty a cíle. Náležitosti hlavní části dokumentu: Předmět podnikání Cílová skupina zákazníků Dodavatelé Popis podniku a lokality prostory pro podnikání Vybavení (zařízení) firmy Personální politika (pokud máte zaměstnance) Právní aspekty firmy Reklama a podpora prodeje Finanční rozvaha a plán (náklady, plánované příjmy, zdroje finančních prostředků, včetně výpočtu návratnosti nákladů) Časový harmonogram podnikání Příklady a náměty pro tvorbu PZ Následující kapitola má být praktická, to znamená předložené příklady vám mají posloužit jako inspirace pro vaši semestrální práci. Autorka čerpala ze starších studentských prací. Námětů pro podnikání nalezli studenti velmi mnoho, uveďme některé příklady názvu firmy a předmětu podnikání. 12 Příručka administrativního pracovníka Fridrichová

13 Jedna semestrální práce předkládá PZ pro firmu studio InterMóda, předmětem podnikání je vybavení interiéru textiliemi, počínaje záclonami, dekoračními textiliemi, přes služby ušití polštářků, potahů, čalounění nábytku, atd. Jiná práce popisovala firmu prodávající luxusní spodní prádlo. Vyskytovaly se i práce, kterým lze vytknout některé nedostatky. Jako je definice předmětu podnikání, název firmy, slogan. Jiná semestrální práce obsahovala předmět podnikání prodej metráže na kostýmky. To není nejšťastnější a nejvhodnější definice předmětu podnikání je příliš obecná a nepřesně definovaná, což si studenti ujasní až v předmětu textilní zbožíznalství (odborná zdatnost podnikatele je velmi důležitá). Další chybou byl název firmy - Charlotte (nevystihovalo předmět podnikání, nebylo jménem zakladatelky). Slogan by mohl být vylepšen následovně Být krásná pro nás znamená cítit se ve své kůži, který by musel projít několika úpravami. Sloužil by firmě, která prodává výhradně kožené oblečení a kožené doplňky, dále by se pozměnil jeho text. Po úpravě zněl: Být krásná znamená cítit se ve své kůži. Jaký vztah k firmě a k zákazníkovi ve sloganu můžeme nalézt? být krásná s našimi výrobky budete krásná, naše výrobky vás obohatí, udělají vás ještě přitažlivější cítit se ve své kůži předmět podnikání kožené zboží, cítit se ve své kůži ráda nakupujete naše výrobky, je vám dobře v našich výrobcích berete je za svou nepostradatelnou součást, jako vlastní kůži. Tvoříte-li podnikatelský záměr je důležité vymyslet, najít vhodný název firmy, popřípadě slogan. Více o této problematice se pojednává v přednášce Corporate identity. Příručka administrativního pracovníka Fridrichová 13

14 1.1.3 Jak vytvořit dokument PZ Předložené příklady byly vytvořeny v programu MS Word Nashromáždili jste potřebná data a zjistili jakou strukturou má dokument mít. Zbývá vytvořit jeho v elektronickou a tištěnou podobu. Při tvorbě dokumentu použijete následující funkce: Konec nebo zalomení Ohraničení a stínování Zápatí stránky, číslování Tvorba osnovy dokumentu Rejstříky a seznamy Konec zalomení stránky dokumentu obr. 1 Příklad obálky a titulní strany PZ Obsahuje-li dokument obálku či titulní stranu nebo obojí, jak je patrné z obr. 1. Obálka, popřípadě titulní strana, mají většinou jiné formátování, například nemají číslované stránky, obsahují vložená textová pole a vložené obrázky, a proto se pro 14 Příručka administrativního pracovníka Fridrichová

15 další tvorbu dokumentu používá nový oddíl. Vytvoříte jej pomocí funkce KONEC NEBO ZALOMENÍ, viz. postup na obrázku Oddíly umožní samostatné formátování 3 4 Ohraničení a stínování stránky První stránka (obálka) bude obsahovat rámeček. Ten lze vytvořit funkcí KRESLIT objekt OBDÉLNÍK Příručka administrativního pracovníka Fridrichová 15

16 Vhodnější je však funkce OHRANIČENÍ A STÍNOVÁNÍ. Kurzor umístíte na první stránku a vyberete nabídky, viz obrázek Zápatí stránky, číslování U delších dokumentů je vhodné vložit číslování stánek, popřípadě doplňující text, postup je stejný vkládáte-li údaje do záhlaví stránky nebo do jeho zápatí. Při práci využijete oddíly a zalomení. První dvě stany dokumentu, které jsou součástí prvního oddílu nebudou číslované, avšak následující oddíly číslované budou. Povšimněte si v otevřeném okně programu, že v levém spodním rohu je označení stránky a oddílu. 16 Příručka administrativního pracovníka Fridrichová

17 Aby se při tvorbě zápatí neobjevilo číslování také v prvním oddílu, musíme správně nastavit funkci ODKAZ NA PŘEDCHOZÍ. Jste-li kurzorem na třetí straně dokumentu, ve druhém oddíle, stavový řádek vám ukazuje. Pro vložení zápatí zvolte funkci ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ, postup vidíte 1 na obrázku. Objeví se zápatí, všimněte si, že se v pravé horní části záhlaví objevil nápis STEJNÉ JAKO MINULÉ Pokud 2 byste do zápatí vložili text a číslo nyní, zobrazilo by se vše i v zápatí prvního oddílu. První oddíl však číslování a text v zápatí nemá mít, proto pomocí ikony ODKAZ NA PŘEDCHOZÍ tuto funkci (Stejné jako minulé) zrušíte, jak je patrné z následujícího obrázku zápatí. Nyní bez obav vložte text a ikonu číslo stránky. Ukážete-li kurzorem na ikonu objeví se nápověda Nyní můžete napsat do zápatí text, nastavit tabelační zarážku na zarovnání čísla stránky vpravo, kliknutím na příslušnou ikonu vložit číslo stránky. Příručka administrativního pracovníka Fridrichová 17

18 Tvorba osnovy dokumentu Základ dokumentu máte hotový. Podnikatelský záměr má svou osnovu, viz. teorie v oddíle na straně 11 a 12. Při spuštění programu MS Word se okno s dokumentem nastaví do režimu ZOBRAZIT-ROZLOŽENÍ PŘI TISKU, viz. na obrázku označení (a). Uvedené zobrazení poznáte i podle nastaveného stylu písma, které se zobrazuje jako STYL NORMÁLNÍ, viz. na obrázku označení (b). Později až budete tvořit OBSAH potřebujete, aby názvy vašich kapitol měly nastavený STYL NADPISX, kde místo X jsou v názvu čísla 1,2,3,, která značí úroveň nadpisů, jejich důležitost. Například hlavní nadpis má č. 1, tj. NADPIS 1, nižší úroveň č. 2, atd. Styly můžete měnit i v zobrazení OSNOVA (c) pomocí roletové nabídky, postup viz obrázek. Styl NORMÁLNÍ (d) změníte na styl NADPIS 1 (e). Pak už jen vložíte text vaší osnovy, viz na obrázku dále (f). 1 c b 2 a d 3 e 4 18 Příručka administrativního pracovníka Fridrichová

19 5 f Chcete-li vytvořit nadpis nižší úrovně, například druhé, změníte styl NADPIS 1 na NADPIS 2. Zvolíte příslušný text, v našem případě Předmět podnikání (5), a to tak, že na text kliknete nebo jej označíme blokem. Pak zvolíte příslušný styl, jak je předvedeno na následujícím obrázku, styl se změnil (g). 6 g 7 Po zapsání osnovy a nastavení úrovní, můžete očíslovat nadpisy. Kurzor umístěte do nadpisu první úrovně, a zvolte příslušnou funkci, jak ukazuje obrázek h Příručka administrativního pracovníka Fridrichová 19

20 Vaše nadpisy jsou tímto očíslovány, jak ukazuje obrázek. Tlačítko Obnovit Okno funkce ODRÁŽKY A ČÍSLOVÁNÍ (h), může mít někdy nesprávně nastavené parametry. Někdo před vámi mohl upravovat formátování odrážek. O tom, že jsou vaše odrážky správně nastaveny se přesvědčíte tlačítkem OBNOVIT, viz. (ch). Jsou-li odrážky správně formátované, je tlačítko OBNOVIT nefunkční, byly-li odrážky nějakým způsobem měněny, je tlačítko funkční (i) a kliknutím na něj se odrážky obnoví do správné funkce. ch i Rejstříky a seznamy Vytvořit obsah pomocí funkce Rejstříky a seznamy je pro vás již jednoduchá záležitost. Vrátíte se do zobrazení Rozložení při tisku, pod jednotlivé nadpisy doplníte text. Kurzor umístíte na stránku a pozici kam chcete obsah vložit. Může to být na konci textu nebo na začátku, před 20 Příručka administrativního pracovníka Fridrichová

21 kapitolou Úvod. Nezapomeňte, že Obsah není nadpis kapitoly, a proto musí mít styl NORMÁLNÍ. Dále už jen provedete následující operace, viz obrázek a 5 b 6 7 c Vodící znaky (a) v obsahu (c) se nastaví dle zvolené šablony. Úroveň (b) označuje počet podnadpisů, které se v obsahu objeví, tři úrovně jsou dostačující, tzn. nadpisy by se zobrazily například pro první kapitolu až do nadpisu číslované úrovně až 1.x.x. Příručka administrativního pracovníka Fridrichová 21

22

23 2 Základy tvorby písemností Cíl výuky Zjistíte, že k psaní písemností je třeba znát normu ČSN Úprava písemností Oživíte si vědomosti o typografii. Naučíte se některé funkce z programu MS Word, které využijete při psaní písemností. Získáte informace o písemnostech personálních, obchodních, právních a organizačních Norma ČSN Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovým editorem je základním studijním materiálem pro každého administrativního pracovníka. V kapitole norma budou zmíněny pouze některé její části. Norma stanoví pravidla pro grafickou úpravu textů. Norma stanoví zásady formálního uspořádání obchodních a úředních písemností. Pravopisná stránka textů se řídí Pravidly českého pravopisu. Členící (interpunkční znaménka) jako jsou, tečka, čárka, dvojtečka, středník, vykřičník, otazník se připojují k předcházejícímu slovu, zkratce, značce nebo číslu bez mezery. Za každé členící znaménko patří mezera. Existují výjimky, které naleznete v normě na straně 17. Jmenujme některé výjimky: Číslování kapitol (2.1.3.) Čárka vyznačující desetinná místa (22,4) Čárka za vědeckou hodností (Ing. Malý, Ph.D., Louny) Před a za spojovníkem (česko-slovenská, ) Příklady textů budou psány jiným řezem písma kurzivou Příručka administrativního pracovníka Fridrichová 23

24 Tři tečky (výpustek), vynechaný text nebo pokračování výčtu se zapíše pomocí výpustku, tj. tři tečky za sebou. Tato norma stanoví pravidla pro V programu MS Word výpustek provedete pomocí funkce: VLOŽIT- SYMBOL- SPECIÁLNÍ ZNAKY-VÝPUSTEK Spojovník spojuje dvě části slova krátkou pomlčkou bez mezer, končí-li řádek spojovníkem, opakuje se spojovník na novém řádku. anglicko český, anglicko-český. VLOŽIT- SYMBOL- SPECIÁLNÍ ZNAKY-KRÁTKÁ POMLČKA VLOŽIT- SYMBOL- SPECIÁLNÍ ZNAKY-PEVNÁ POMLČKA použijete-li jako spojovník PEVNOU POMLČKU, pak se na konci řádku spojené slovo nerozdělí. Nevýhodnou jsou však dlouhá spojení a jiná grafika, jak ukazuje příklad Pomlčka může nahrazovat výrazy až, až do nebo proti je používána, je-li do věty vložen výraz nebo věta. Je od slov z obou stran oddělena mezerami. Nepíše se na konec řádku ani na začátek nového řádku. Kontrolní dny se uskuteční února Jelikož je před a za pomlčkou mezera, docházelo by při zarovnání do bloku ke zvětšení mezery mezi pomlčkou a slovem. Proto je vhodné před a za mezeru použít funkci Pevná mezera. VLOŽIT-SYMBOL-SPECIÁLNÍ ZNAKY-PEVNÁ MEZERA. Závorky a uvozovky přiléhají k výrazu bez mezer. V dalším odstavci upozorníme na odsuvník (apostrof). Apostrof se používá za vynechané písmeno. Leh si; psal se rok Příručka administrativního pracovníka Fridrichová

25 Zkratka na konci věty platí jako tečka za větou a proto se nepíší na konci této věty dvě tečky. Nabízíme dámskou konfekci velikostí 36, 38, atd. Za zkratkami tvořenými začátkem slova se píše tečka. p. (pan) Za zkratkami tvořenými začátkem a koncem slova se tečky nepíšou. pí (paní), fy (firmy) Uvnitř zkratek patří za každou tečkou mezera (použijeme pevnou mezeru). s. r. o. Za iniciálovými zkratkami (jsou tvořeny počátečními písmeny) se tečka nepíše. ČEDOK; ČD Značky jednotek se od číselné hodnoty oddělují mezerou (pevnou). V textu se značky jednotek, pokud nejsou použity s číslem, vypisují 5 %; 10 kg; 10 km až 15 km Budete potřebovat několik metrů geotextilie, Vyjadřují-li přídavné jméno, píší se hned za číslo. 5% sleva (pětiprocentní) Značky měn. V sestavách se značky měn píšou před peněžní částku. Hodnota s desetinným číslem je většinou uváděna s měnou před číslem, bez desetinného čísla je uváděna měna za číslo. Kč 12,50 12 Kč Příručka administrativního pracovníka Fridrichová 25

26 Rozměry a tolerance 60 mm x 20 mm; 20 mm ± 2 mm; (20 ± 2) mm Měřítko čísla od dvojtečky jsou oddělena mezerami (pevnými). 1 : 100 Exponenty indexy se připojují přímo k číslici či písmenu. 150 m 2 ; H 2 SO 4 Při psaní indexu si můžete pomoci funkcí horká klávesa. Horní index nastavíte kombinací kláves CTRL+SHIFT+ ROVNÁ SE opakovanou volbou vrátíte písmo na původní velikost Dolní index nastavíte kombinací kláves CTRL+ROVNÁ SE opakovanou volbou vrátíte písmo na původní velikost Paragraf. U více paragrafů se značka píše pouze jednou. 45; dle paragrafů 45, 50, 55. Stejnítka nahrazují opakování výrazu. 100 m plátna barvy červené 80 m modré Kč Kalendářní data je možné psát sestupně i vzestupně způsob je odlišen pomlčkou a tečkou mezi číslicemi ; ; ; Příručka administrativního pracovníka Fridrichová

27 Časové údaje se píšou sestupně, tj. hodiny, minuty vteřiny a oddělují se dvojtečkou. Desetiny sekundy se oddělují čárkou 08:55; 12:20:45; 08:55,12; zlepšil výkon o 0,25 s. Členění textů Norma [4] na str. 14 definuje členění textů a označování jejich částí. Formátování textu odstavce pro běžnou obchodní a úřední korespondenci: Jednoduché řádkování, zarovnání textu k levé svislici, mezi odstavci se řádkuje dvakrát (v editoru to znamená nastavit velikost mezery odpovídající velikosti písma nebo mírně vyšší, např. pro písmo vel. 16b. nastavíme mezeru 18b. Formátování odstavce textu osobních dopisů a písemností zvláštního charakteru Pro odsazení prvního řádku nepoužíváme klávesu Tab, ale funkci FORMÁT-ODSTAVEC-ODSAZENÍ A MEZERY- SPECIÁLNÍ-PRVNÍ ŘÁDEK Příručka administrativního pracovníka Fridrichová 27

28 Pro mezery mezi odstavci nepoužíváme klávesu Enter, ale funkci FORMÁT-ODSTAVEC-ODSAZENÍ A MEZERY- MEZERA ZA ODSTAVCEM (MEZERA PŘED ODSTAVCEM). Výčty Před začátkem a koncem výčtu je prázdný řádek, jednotlivé body výčtu obsahující více řádek se oddělují prázdným řádkem, členící znaménka se do textu nepíší, jsou-li výčty dostatečně graficky odlišeny, např. výrazné posunutí textu odrážek. Nyní se podívejte na příklad, který ukazuje formátování textu dle uvedených pravidel. Skryté znaky (a), viz. ikona vlevo, ukazují, jak byl text formátován v programu MS Word. a Ukázka členění pro odstavce s obsáhlejším textem Nadpisy Nadpisy nemají tečku. Tečka je pouze za dílčím nadpisem, který je v textu zvýrazněn. Jako je uvedeno v tomto odstavci, který slouží zároveň jako příklad. 28 Příručka administrativního pracovníka Fridrichová

29 Velikost papíru a okraje a velikost písma, řádkování Pro obchodní a úřední písemnosti se používá formát papíru A4. Hromadné zprávy (např. zápisy ze schůze) se rozesílají pouze s adresou a odvolacími údaji na papíru formátu 1/3 A4. Levý a pravý okraj písemnosti je stejně široký (2,5 cm nebo 2 cm). Velikost písma minimálně 10 b, řádkování jednoduché. 2.2 Typografické zásady Vynález knihtisku (Johannese Gutenberga) odstartoval tvorbu velkého množství textů. Postupem času vznikla potřeba stanovit pravidla pro sazbu a tisk, těmto pravidlům říkáme typografické zásady, jejich znalost a dodržování umožní vytvořit profesionální vzhled textů. Než začneme tvořit písemnosti, ujasněme si některé zásady typografické úpravy. Patkové písmo (Times New Roman) se užívá většinou pro dlouhé texty, je lépe čitelné, méně unavuje oči. Bezpatkové (Arial) se pro svou jednoduchost často používá v odborných textech technického charakteru. Najednou se používají maximálně tři typy písma. Nadpisy se odlišují jinou velikostí písma. Pojmy, na které chceme upozornit se vyznačují jiným řezem písma, kurzíva, tučné (používá se spíše v učebnicích). Způsoby zvýraznění textu naleznete v normě ČSN na straně 13. Za sebou by neměly následovat více jak tři řádky s rozdělovníkem. Příručka administrativního pracovníka Fridrichová 29

30 Zajímavý je pojem normovaná stránka, vztahuje se k posuzování objemu práce, nikoliv k počtu vytištěných listů. Z historického hlediska jde o počet stránek rukopisu, který se psal psacím strojem na speciální předtištěné formuláře při dodržení průměrné délky řádku 60 znaků a při 30 řádcích a řádkování dvě na stránku rukopisu. Jedna normovaná stránka obsahuje 60*30 = 1800 znaků. Vybrané funkce programu MS Word Symboly Postup vložení symbolu a vysvětlení dalších pojmů a 4 b c d e 5 30 Příručka administrativního pracovníka Fridrichová

31 Okno Symboly Speciální znaky ukazuje: a) Název značky b) Popis operace c) Klávesová zkratka (horká klávesa) d) Přidat text do Automatických oprav e) Přiřadit značku Klávesovou zkratku Proložené (prostrkované) znaky Neprostrkovaný p r o s t r k o v a n ý Příručka administrativního pracovníka Fridrichová 31

32 Formáty písma Do nabídky písmo jsme se dostali v předchozí ukázce, nyní si vyzkoušejte jaké písmo vytvoříte při volbě různého stylu. S ohledem na typografické zásady mnohá písma nevyužijete. Na textu Měníme písmo jsou předvedeny postupně jednotlivé druhy písma. Zajímavé je snad písmo skryte, protože při tisku se opravdu tento text neobjeví. a) Měníme písmo b) Měníme písmo c) Měníme písmo d) Měníme písmo e) Měníme písmo g)) Měnííme píísmo h)) Měnííme píísmo i) MĚNÍME PÍSMO J) MĚNÍME PÍSMO Hodí se znát i rychlé kopírování formátu stylu. K tomu vám poslouží nástroj. 32 Příručka administrativního pracovníka Fridrichová

33 Odrážky Vkládat odrážky není nic složité. Důležité je znát nadstandardní vlastnosti tohoto nástroje. Zejména víceúrovňové. Použijeme při psaní jednoduchých textů s více úrovněmi (c), ale i k psaní číslovaných nadpisů (f). Vyzkoušejte si jednoduchý víceúrovňový text, STYL odstavce musí být Normální, nikoliv NadpisX, viz. příklad Administrativní úkoly 1) Elektronická pošta a) výuka i) Havlátová - kombinované studium ii) Adamec - zadání BP 2) Vytvořit zprávy a) Hospodaření pracoviště za rok 2006 b) Inventární majetek c c c a b 4 Příručka administrativního pracovníka Fridrichová 33

34 Napíše se text, buď celý nebo první řádka, označí se blokem a zvolí víceúrovňové odrážky. Další řádek víceúrovňového textu přizpůsobíte tak, že jeho úroveň pomocí ikony (d) zvětšíte (paradoxně to znamená že v úrovních jdete hlouběji a hlouběji) nebo ji zmenšíte (e), tj. čímž dostáváte s textem směrem vlevo k hlavní úrovní. d e Chcete-li v číslování odrážek pokračovat za dalším odstavcem textu použijete funkci NAVÁZAT NA PŘEDCHOZÍ (b), chcete-li mít číslování nové od začátku, zvolíte ČÍSLOVAT OD ZAČÁTKU (a). Pokud chcete číslovat nadpisy, vložíte kurzor do odstavce se Stylem NadpisX a potom volíte funkci víceúrovňové odrážky, postup byl popsán výše, které obsahují styly NadpisX (f). f a b 34 Příručka administrativního pracovníka Fridrichová

35 2.3 Personální písemnosti Do této skupiny řadíme písemnosti potřebné pro přijetí, průběh a ukončení pracovního poměru. Mají formu individuálně stylizovaných písemností nebo formu vyplněných tiskopisů. Studenti by měli umět sestavit následující písemnosti: Motivační dopis Životopis Reference a doporučení Hodnocení pracovníka Motivační dopis, žádost o místo Písemná žádost o místo, která je doplněná životopisem a doklady o vzdělání. Žádost by měla být promyšleně stylizovaná bez pravopisných chyb. Někdy mají firmy požadavek na ručně psanou žádost. Žádost o místo není opakováním životopisu. Žádost se píše na kancelářský papír velikosti A4, přílohy kopie dokladů, mají stejnou velikost A4. Dopis má obvykle následující strukturu: Adresa žadatele Adresa budoucího zaměstnavatele Místo a datum Věc Odkaz na nabídku Důvod žádosti -proč vybrané místo- termín možného nástupu Pozdrav Místo, datum vyhotovení, podpis Přílohy (např. vysokoškolský diplom) Příručka administrativního pracovníka Fridrichová 35

36 Životopis Základní personální písemností je životopis, nebo-li curriculum vitae (CV), či méně používané biography. Existuje množství návodů a postupů, jak životopis tvořit. Jednoduše je můžeme rozdělit na dva druhy. Vyprávěcí, volnou formou zaznamenané důležité informace o životě. Blokový, tj. stručný, shrnutý informací do bodů. Struktura životopisu bývá předepisována budoucím zaměstnavatelem, proto je dobré, před vyhotovením životopisu, tyto požadavky zjistit. Obvykle životopis obsahuje následující informace: osobní údaje, údaje o vzdělání, jazykové a odborné znalosti, popřípadě další znalosti, popis průběhu zaměstnání (dosažená praxe), doporučení a reference, informace o zdravotním stavu, popřípadě zájmy záliby. Osobní údaje Vzdělání Jazykové znalosti Zaměstnání - dosažená praxe, ocenění, stáže Reference, doporučení Ostatní - zdravotní stav, zájmy, záliby Místo, datum vyhotovení, podpis Další písemnosti, jako je pracovní smlouva, dohody o provedení práce, atd. jsou podrobněji zmíněny v přednáškách právní písemnosti. 36 Příručka administrativního pracovníka Fridrichová

37 2.4 Obchodní písemnosti Autorka Kuldová zmiňuje ve své práci [7] čtyři zásady, které uplatníte při psaní soukromé i úřední korespondence. 1. Dopis je vizitkou pisatele (dopisem je i elektronická pošta). 2. Jeden dopis by se měl věnovat jedné problematice. 3. Na individuálně napsaný dopis odpovídáme v každém případě (kladně nebo záporně). 4. Odpovídáme ihned. Korespondencí a písemným projevem reprezentujete firmu. Pozornost je třeba věnovat úpravě jazykové, estetické a typografické i věcné. Základem firemních písemností je hlavičkový (dopisní) papír. Lze na něm představit firmu novému zákazníkovi nebo napsat žádost, upomínku atd. Kvalitu a způsob předtisku dopisního papíru pro obchodní a úřední korespondenci stanovuje již dříve zmíněná norma ČSN Úprava písemností Formu, umístění a přesné rozměry předtištěných značek určuje norma ČSN Dopisní papíry pro hospodářskou a úřední korespondenci. Úřední dopis by měl být psán na kvalitním papíru, obsahuje tyto náležitosti: Hlavička dopisu Adresa adresáta Odvolací údaje Datum Věc Oslovení Text dopisu Příručka administrativního pracovníka Fridrichová 37

38 Pozdrav Razítko Podpis Parafování Přílohy Rozdělovník Hlavička dopisu Obsahuje přesný název firmy, právní formu, firemní znak (logo), úplnou adresu včetně PSČ. Úpravu hlavičky norma nestanoví. V záhlaví dopisů mohou kromě telefonního a faxového čísla být další údaje, jako jsou: identifikačních čísla firmy, internetová nebo ová adresa, popřípadě slogan firmy. Záhlaví by však mělo zůstat přehledné. Adresa Rozměry, umístění a obsah jsou stanoveny normou ČSN ISO Poštovní adresování. V normě Úprava písemností se k adresám vztahují následující údaje: Adresa se píše k levé svislici jako text pokud není dopis vkládán do okénkové obálky, pak se píše vpravo. Na dopisy s předtiskem píšeme adresu rovněž vpravo. Další údaje se nesmějí uvádět v pásmu-10 mm nad adresovým polem a v pásmu 13 mm pod adresovým polem. V adrese uvádíme jednoznačné označení adresáta dopisu a úplné místní údaje. Pro úpravu adres platí tyto zásady: adresa začíná velkým písmenem, údaje se píší v 1. pádě, řádky adresy jsou zarovnány k levé svislici, 38 Příručka administrativního pracovníka Fridrichová

39 používá se jednoduché řádkování, řádkuje se rovnoměrně (nikde se nevynechává řádek), adresy na dopisech, které budou vloženy do okénkové obálky, se píšou stojatým, nezdobným písmem o velikosti 2,5 mm, název adresní pošty se zvýrazní velkými písmeny v adrese se nic nezvýrazňuje podtržením, tučným písmem ani proložením; název firmy lze napsat velkými písmeny, neproloženě, adresa musí být psaná latinkou, čitelně bez přepisování musí být použita dostatečně kontrastní černá barva, adresa nesmí být psána červenou barvou, tužkou, luminiscenční barvou nebo průpisem. Poštovní směrovací číslo a název adresní pošty se uvádějí takto: poslední řádek adresy musí obsahovat PSČ a název adresní pošty, PSČ se píše vždy k levé svislici, PSČ se píše do stejného řádku jako název adresní pošty, mezi PSČ a názvem adresní pošty jsou umístěny dvě mezery, název okresu se v adrese neuvádí Odvolací údaje Obchodní a úřední dopisy lze opatřit odvolacími údaji: Vaše značka, Váš dopis značky, Ze dne, Naše značka, Vyřizuje, Telefon, Linka, Fax, , Datum. Podnik si vybere údaje, které jsou pro jeho vyřizování účelné. Úprava odvolacích údajů může být sloupcová (vlevo nebo vpravo od adresového pole) nebo řádková, výběr opět záleží na firmě. Oba typy nesmí zasáhnout do adresového pole a člení se do skupin prázdným řádkem. Příručka administrativního pracovníka Fridrichová 39