Předpokládaná technická specifikace

Transkript

1 Předpokládaná technická specifikace Účelem dokumentu je vymezení technických parametrů předmětu řešení. Předmětem řešení je hledání způsobu a následné vytvoření softwaru pro archivní zpracování (pořádání) archiválií a tvorbu archivních pomůcek ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a Základních pravidel pro zpracování archiválií (dále jen Software ). Minimální obsah výsledku řešení je veřejný přístup ke zdrojovým kódům v rámci vybraného vývojového prostředí instalační médium veřejná licence minimální standardem je licenční ujednání v souladu s Veřejnou licencí Evropské unie (European Union Public Licence, dále také jen EUPL); 1 projektová dokumentace, uživatelská a administrátorská dokumentace (příručka) v českém jazyce; software třetích osob nezatížený licenčními poplatky (včetně fontů pro zobrazování a tisk v rozsahu potřebném pro užití Software), pokud jej dodavatel použije ke svému řešení, přičemž celkové řešení Software nesmí být omezeno právy třetích osob. Software je primárně určen pro všechny typy archivů a kulturně vědeckých institucí ČR (archivy a kulturně vědecké instituce ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb.). Požadovaný výstup Softwaru splňuje požadavky na výstupní formát apeead 2, který umožní výměnu údajů se zahraničím. Technická specifikace uvažovaného řešení Vymezení předmětu a rozsahu Vstupní parametry V archivech České republiky a některých kulturně vědeckých institucích je uloženo archivních souborů, které tvoří bm archiválií v analogové podobě a cca 1,3 TB archiválií v digitální podobě. Jednotky popisu, které budou základní popisovanou entitou v pořádacím programu, jsou v jednotlivých archivních souborech zastoupeny v počtu 1 2 Viz např. Varianta standardu EAD (Encoded Archival Description) upravená pro potřeby Archivního portálu Evropa. Viz také a Při zahájení vývoje Software bode k dispozici verze schématu apeead upravená pro potřeby českého prostředí. Dokumenty XML vytvořené podle tohoto upraveného schématu budou validní i podle původního schématu apeead.

2 jednotek až desítek tisíc. V současnosti existuje v archivech archivních pomůcek, které popisují cca 47% archivních souborů nebo jejich částí. Z celkového počtu archivních pomůcek v současnosti existuje několik set až několik tisíc archivních pomůcek v digitální podobě uložených ve formátu Standardu pro ukládání a zasílání archivních pomůcek typu inventář a dílčí inventář v digitální podobě 3 (dále jen SUZAP). Archivní pomůcky (dále jen také AP ) vytvořené od roku 2013 jsou vytvářeny v souladu s novými Základními pravidly pro zpracování archiválií, které vstoupily v platnost 1. května 2013 Metodickým návodem č. 1/2013 odboru archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra, kterým se vydávají nová Základní pravidla pro zpracování archiválií (č. j. MV /AS-2013) 4 (dále jen Základní pravidla ) Archivy a obvykle i kulturně vědecké instituce jsou vybaveny pracovními stanicemi s HW na úrovni běžného kancelářského PC s operačními systémy Microsoft XP a vyšší nebo OS GNU/Linux s grafickým uživatelským rozhraním a dále obvyklým SW (kancelářské balíky, internetové prohlížeče). Servery jsou vybaveny OS od firmy Microsoft a OS GNU/Linux. Nejčastěji jsou využívány databáze MySQL a MS SQL a webové servery IIS a Apache. Odloučená pracoviště archivů (např. Státní okresní archivy) jsou připojeny k centrálám archivů (např. centrálám Státních oblastních archivů) obvykle prostřednictvím virtuální privátní sítě přes nesymetrické sdílené ADSL připojení, tj. Software musí počítat s rychlostí připojení od 256 kb/s směrem od klienta k serveru a od 1 Mb/s od serveru ke klientovi a s odezvou do 150 milisekund. Obecné systémové požadavky na Software Software bude vytvořen na bázi otevřeného zdrojového kódu, který bude poskytnut bezplatně a který umožní další vývoj, údržbu a úpravy softwaru nezávisle na dodavateli. Software bude možné provozovat na obvyklém HW a SW vybavení archivů podle předchozího bodu bez nutných dodatečných investic. Databázový stroj: Software bude nezávislý na použité SQL databázi. Minimálně bude umět využít databází MS-SQL, MariaDB, MySQL. Typ aplikace: síťová aplikace s grafickým uživatelským rozhraním a architekturou aplikace typu klient/server, preferován je přístup klienta prostřednictvím webového prohlížeče. V případě používání http protokolu v komunikaci klient-server musí být umožněna komunikace přes protokol https (Hypertext Transfer Protocol Secure). 5 Znaková sada pro kódování znaků v datech: Unicode/UCS pomocí UCS Transformatiom Format (UTF-8). Autentizace musí být jednak zakomponována v Software a jednak musí být možná autentizace uživatele prostřednictvím LDAP serveru (vč. Active Directory) Viz také Viz také Povinnost použití protokolu https (při použití http) může být upřesněna při zahájení vývoje Software.

3 Požadavky na serverovou část Provoz na platformě MS-Windows nebo GNU/Linux. Požadavky na klientskou část Nezávislost na webovém prohlížeči (verze aktuální dle doby vyhlášení zakázky), který splňuje webové standardy vydané jako W3C Recommendations 6. V případě, že nepůjde o klienta provozovaného na webovém prohlížeči, musí tento fungovat na platformách MS-Windows, GNU/Linux s grafickým uživatelským rozhraním; V případě, že klient bude vyžadovat instalaci, musí být instalace na platformě MS-Windows možná prostřednictvím Active Directory. Uvažované obecné funkční požadavky na Software Cílem vytvořeného Softwaru je umožnit jednotnou aplikaci nových Základních pravidel, při dodržení těchto základních principů: 1. Software umožní vytvářet archivní pomůcky typu manipulační seznam prvního a druhého typu, inventář (dílčí inventář) a katalog včetně jejich případných rejstříků podle Základních pravidel. Základní zpracování a analýzu Základních pravidel obsahují přílohy tohoto dokumentu: Příloha č. 1: Prvky popisu archiválií; Příloha č. 2: Prvky popisu v rejstřících; Příloha č. 3: Prvky popisu archivních pomůcek; Příloha č. 4: Použití prvků popisu archiválií. 2. Software umožní zpracování archiválií v analogové podobě. Software dále umožní zpracování archiválií v digitální podobě a zajistí komunikaci s národním portálem, který je součástí národního digitálního archivu při Národním archivu. 3. Umožnit připojení datových souborů (digitálních reprodukcí analogových archiválií, archiválií v digitální podobě) Unifikovaný výstup Softwaru ve formátu apeead pak umožní umístění archivních pomůcek na národním portálu a dalších archivních portálech. 5. Umožnit výstup a vstup dat v datově orientovaném dokumentu XML ve struktuře popsané schématem XML, které vytvoří dodavatel a které bude součástí dodávky. 6. Software musí umět čerpat informace o zpracovávaných (pořádaných) archivních souborech ze základní evidence Národního archivního dědictví. 7. Software musí umožnit transformovat data archivních pomůcek z formátu SUZAP do formátu apeead a umožnit tím doposud nerealizované zpřístupnění těchto pomůcek veřejnosti. 6 7 Viz U digitálních reprodukcí analogových archiválií se předpokládá uložení v lokálních datových úložištích archivů. Archiválie v digitální podobě budou uloženy v digitálním archivu.

4 8. Software musí umožnit práci s připojením do veřejné sítě (internet) a s omezenou funkčností v oblasti editace záznamů i bez tohoto připojení. 9. Software musí být popsán uživatelskou dokumentací přístupnou i při jeho chodu (kontextová nápověda). 10. Software umožní intuitivní a rutinní práci v požadovaném rozsahu a podle požadovaných funkčních požadavků. Tyto a následné funkční požadavky je třeba chápat jako základní a dodavatel musí zajistit doplnění funkcí Software, pokud to bude pro zajištění požadavků vyhlášky č. 645/2004 Sb., Základních pravidel a správný chod Software nutné. Další uvažované požadavky v oblasti funkcí Software 1. Software musí umožnit rychlé, intuitivní a rutinní zapisování do jednotlivých prvků popisu, určení úrovně popisu apod., a to při zápisu všech částí AP (úvodu AP, inventárního seznamu, tvorby rejstříků). 2. Uživatelské rozhraní klientské části Software musí umožnit snadnou orientaci ve vytvářené archivní pomůcce (např. umožnit zobrazit hierarchickou strukturu inventárního seznamu AP, zobrazit více jednotek popisu apod.) i v popisovaných archiváliích (např. zobrazení připojených digitalizátů i archiválií v digitální podobě). 3. Software umí vyhledávat a řadit. Výsledky řazení umí promítnout do struktury archivní pomůcky. 4. Software umožní importy a exporty AP podle apeead a SUZAP (jen import) a bezeztrátový přenos dat mezi jednotlivými instalacemi Software. 5. Software umožní tisk AP podle předpřipravených a modifikovatelných šablon. Software při tisku kontroluje a dodržuje základní typografická pravidla. 6. Software umožní spolupráci s jinými informačními systémy: a. evidence Národního archivního dědictví - v oblasti evidence archivních souborů, evidence archivů a kulturně vědeckých institucí), b. IS digitálního archivu (archivním portálem) v oblasti přírůstků archiválií (nově vybraných archiválií), vnitřních skartací, DIP (vyžádání, zobrazení, opravy metadat), spisových plánů původců. c. INTERPI v oblasti vyhledávání a převzetí výsledku dotazu, d. lokálním datovým úložištěm archivu, e. jinými (např. předpokládáme, že ve fázi implementace bude Software připraven na možnost doplnění importu z jiných datových zdrojů instituce). 7. Software umožní zjednodušení zápisu podle bodu jedna pomocí šablony vytvářených na úrovni celé AP i jejích jednotlivých částí až do úrovně struktury jednotky popisu a jejich prvků popisu. Software umožní přenos těchto šablon mezi instalacemi Software. 8. Software umožní vyznačit uživatelsky bod zpracování 8 a následné změny, ke kterým v AP od této doby došlo. 8 Vyznačení okamžiku dohotovení archivní pomůcky na určité úrovni popisu. Přičemž další zápis, ať už na úrovni dalšího prohloubení popisu nebo dalších přírůstků, případně doplnění informací v existujících jednotkách popisu, je v následujícím čase nutný.

5 9. Software umožní definovat práva jednotlivých uživatelů k vytvářeným AP či jejím částem (v rámci hierarchie vytvářené AP). 10. Software bude obsahovat samostatný administrátorský modul systémové správy, který bude zajišťovat provoz a dohled nad systémem (správa účtů, zálohování, správu databází, konfiguraci systému), informační správu (generování statistik apod.), správu v oblasti tiskových sestav, konfigurování Software (šablony) případně i v dalších oblastech Software, které vyplynou z výzkumu. Tabulky funkčních požadavků Následující tabulky obsahují podrobnější rozpis obecně formulovaných požadavků uvedených výše. Funkční požadavky v oblasti editace A Tvorba archivní pomůcky (zápis a editace dat) Software musí umožnit rychlé, intuitivní a rutinní zapisování do jednotlivých prvků popisu, určení úrovně popisu apod. A.1 Archivní pomůcka jako celek Název požadavku Poznámka A1.1 nová AP Software umožní založit archivní pomůcku s výběrem předdefinované nebo vytvořené šablony AP, na základě příslušných oprávnění a umožní záznam a výběr potřebných údajů (titulní list, tiráž viz např. příloha č. 3: Prvky popisu archivních pomůcek). A.1.2 změny AP Software umožní změnit zadané údaje. A.1.3 kontrola pravopisu A.2 Úvod AP Software umožní provedení automatické kontroly pravopisu v zapsaných údajích na základě určení příslušného jazyka. A.2.1 zápis úvodu Software umožní pro příslušný druh archivní pomůcky zápis úvodu pomůcky v předepsané struktuře (viz např. Základní pravidla, část 2.10) a způsobem umožňujícím základní formátování textu: zvýraznění textu zvolením řezu a velikosti písma, vytváření odstavců, vytváření číslovaných a nečíslovaných seznamů, vytváření tabulek včetně označení záhlaví, vkládání externích a interních odkazů jak na jednotlivé záznamy, tak do textu úvodu, aby bylo možno vytvářet poznámkový aparát, vkládání zalomení stránky. Dále umožní kombinování různých jazyků a abeced (latinka, řečtina, arabština, azbuka, ). A.2.2 uložení úvodu Software úvod ukládá podle předepsané struktury (kapitol) v otevřeném formátu - XML (apeead), HTML. A.3 Inventární seznam

6 A.3.1 A.3.2 A.3.2 A.3.3 A.3.4 A.3.5 A.3.6 A.3.7 A.3.8 Software musí umožnit zápis hierarchicky uspořádaných jednotek popisu a zápis do příslušných prvků popisu. úroveň jednotky popisu druh popisované archiválie prvky popisu jednotky popisu volitelné prvky popisu automaticky generované prvky popisu změna úrovně jednotky popisu změna pořadí jednotky popisu, přesun do jiné větve stromu AP změna druhu archiválie editace prvků popisu Software umožní vybrat povolenou úroveň jednotky popisu v příslušné hierarchii podle šablony archivní pomůcky. Software umožní vybrat pro příslušné úrovně jednotky popisu druh popisované archiválie (popisované jednotlivosti či její části). Software doplní údaje (prvky popisu) pro vybranou úroveň popisu, druh archivní pomůcky a druh archiválie (viz např. příloha č. 4: Použití prvků popisu archiválií) podle předdefinovaných a uživatelsky předpřipravených šablon. Software nabídne další (volitelné) prvky popisu pro vybranou úroveň popisu a druh archiválie. Software automaticky vygeneruje příslušné prvky popisu (např. referenční označení, zápis dle ČSN ISO 8601 na základě textového zadání datace viz také Z.4.3.2). Software umožní změnit úroveň jednotky popisu. Software umožní změnit uživateli pořadí jednotky popisu v rámci stejné úrovně popisu - stejné i jiné větve hierarchického stromu jednotek popisu archivní pomůcky (dále jen strom AP ). Software umožní uživateli automatizovanou hromadnou změnu pořadí jednotek popisu (v rámci jedné větve stromu AP) podle vybraného řazení (viz např. příloha č. 1). Software umožní změnit druh popisované archiválie. Software kontroluje vyplnění prvků popisu a pro příslušné prvky popisu nabízí výběr z předdefinovaných hodnot nebo hodnot již jednou zapsaných nebo hodnot průběžně doplňovaných při editaci do rejstříků (podrobněji např. příloha č. 1). Při vyplňování delších textových polí 9 umožní základní formátování textu (např. tučné písmo, kurzíva, vytváření odstavců). U textových polí obecně umožní kombinování různých jazyků a abeced. A.3.9 rejstříky Software umožní vytvoření seznamů opakujících se 9 Datový typ memo viz úvod přílohy č. 1.

7 zápisů do prvků popisu (rejstříky) a jejich kontrolu oproti sdílené databázi paměťových institucí INTERPI 10 (viz Y.2.10 a Y.2.11): rejstřík osob a rodů (viz příloha č. 1 a struktura popsaná v prvku č. 15), rejstřík korporativní (viz předcházející), rejstřík zeměpisný, rejstřík událostí, rejstřík děl, rejstřík věcný. A.3.10 přenos vyplnění Software umožní přenos hodnot z jiné jednotky popisu (určené zdrojové jednotky popisu) uživatelsky určených prvků popisu při volbě nové jednotky popisu, přičemž dokáže zohlednit zvolenou úroveň popisu, větev stromu AP a zvolený druh popisované archiválie. A.3.11 A.3.12 A.3.13 hromadné vyplnění záměna vyplněných údajů sčítání evidenčních jednotek Software umožní hromadné vyplnění prvků popisu s možností volit konkrétní prvek popisu, úroveň jednotky popisu, případně větev stromu AP na základě vyhledávacích kritérií (viz požadavky typu C). Software umožní hromadnou změnu (nahrazení) vyplněných prvků popisu s možností volit konkrétní prvek popisu, úroveň jednotky popisu, případně větev stromu AP na základě vyhledávacích kritérií (viz požadavky typu C). Software automaticky sčítá počty evidenčních jednotek v závislosti na jejich členění (hlavní, dílčí) a jejich druhu. Uživatelské rozhraní, zobrazení dat v uživatelském rozhraní B B.1. Uživatelské rozhraní, zobrazení dat v uživatelském rozhraní Vzhledem k obecnému požadavku v bodě A (umožnit rychlé, intuitivní a rutinní zapisování do jednotlivých prvků popisu, určení úrovně popisu) musí i koncepce zobrazení dat vycházet z tohoto předpokladu. Zobrazení dat Název požadavku Poznámka B.1.1 strom AP Software zobrazuje strom AP. Software umožní zobrazit či skrýt jednotlivé úrovně jednotek popisu (jednotlivě i hromadně v rámci zvolené úrovně jednotky popisu) - 10 Znalostní databáze paměťových institucí. Projekt výzkumu NAKI č. DF11P01OVV023 (

8 B.1.2 B.1.3 B.1.4 B.1.5 prvky popisu jednotky popisu současné zobrazení nadřízené jednotky popisu současné zobrazení zdrojové jednotky popisu. hromadné zobrazení prvků popisu B.2 Uživatelské rozhraní B.2.1 B.2.2 větve stromu AP. Software zobrazuje přehledně všechny prvky příslušné jednotky popisu. Současně se zobrazením (i při editaci) jednotky popisu Software zobrazuje hodnoty vybraných prvků popisu nadřízených jednotek popisu v rámci stromu AP. Ve výchozím nastavení nejbližší nadřízené jednotky popisu. Příklad: Při zobrazení nebo editaci jednotky popisu na úrovni popisu složka Software současně zobrazuje např. hodnoty prvků referenční označení, obsah, datace, evidenční jednotka, ukládací číslo z nejbližší nadřízené úrovně popisu, např. série 2. úrovně. Uživatelskou volbou je možné zobrazit další nadřízené jednotky popis. Podle příkladu tedy jednotky popisu minimálně na úrovni série 1. úrovně a archivní soubor. Současně se zápisem nové jednotky popisu Software volitelně zobrazuje hodnoty vybraných prvků popisu zdrojové jednotky popisu (viz A.3.10). Příklad: Při zápisu nové jednotky popisu na úrovni popisu složka Software současně zobrazuje hodnoty vybraných prvků nadřízené jednotky popisu podle požadavku B.1.3. Uživatelsky lze ale toto zobrazení přepnout do zobrazení obdobných prvků popisu ze zdrojové jednotky popisu, zde například předchozí zapsané složky. Software umožní současné zobrazení uživatelsky vybraných prvků popisu více jednotek popisu v řazení podle stromu AP nebo podle výsledů hledání nebo uživatelského řazení (podoba viz např. Základní pravidla s. 161, s. 195, s. 198) Software preferuje při ovládání použití klávesnice a klávesových zkratek tak, aby potřeba využití myši aj. obdobných zařízení byla při práci se Software v oblasti často opakovaných úkonů (typicky při zápisu nových jednotek popisu) minimalizována. klávesové zkratky Software zrychluje nejčastější operace pomocí klávesových zkratek a aktivačních kláves (kláves pro zrychlenou volbu v nabídkách nebo ovládání objektů rozhraní). kontextové nabídky Software zrychluje nejčastější operace pomocí kontextových nabídek vázaných na objekty rozhraní. B.2.3 zobrazení změn Software dokáže zobrazit změny v zápisu archivní pomůcky od posledního uzavření archivní pomůcky (Z.2.3), a to na úrovni jednotky popisu (nová jednotka

9 B.3 Zobrazení externích dat B.3.1 popisu, změněná jednotka popisu). Týká se požadavků popsaných v části s požadavky D a Y.2 prohlížení připojených souborů Software umožní prohlížení obsahu připojených datových souborů (minimálně obrazových, zvukových, audiovizuálních a souborů ve formátu pdf) interním nebo vnějším asociovaným prohlížečem. Interní prohlížeč umožní zobrazení náhledu (miniatury) na obrazové soubory připojené podle požadavku D.1. Funkční požadavky v oblasti vyhledávání a třídění dat C Vyhledávání a třídění dat Následné funkční požadavky je třeba chápat jako základní a dodavatel musí zajistit doplnění funkcí Software, pokud to bude pro správný chod Software nutné (viz také Základní pravidla a příloha č. 1). C.1 Vyhledávání Název požadavku Poznámka C.1.1 vyhledávání Software bude umět vyhledávat ve více prvcích popisu s možností použití logických operátorů, vyhledávání v řetězci, vyhledávání podle počátečního řetězce, vyhledávání podle intervalu numerických a časových prvků popisu apod. C.1.2 C.2 Řazení zobrazení výsledku hledání Software bude umět zobrazit i podřízené jednotky popisu, které mají společný obsah s vyhledanou nadřízenou jednotkou popisu viz dědičnost prvků popisu podle principů Základních pravidel (např. ZP část 3.2.4). C.2.1 možnosti řazení Software bude umět řadit podle zvolených prvků popisu (viz např. příloha č. 1) a v rámci zvolené úrovně popisu a ve zvolené větvi stromu AP, a to vzestupně nebo sestupně. C.2.2 promítnutí nového řazení do stromové struktury Software umožní změnit pořadí jednotek popisu v rámci stejné úrovně popisu (promítne výsledek řazení do stromu AP). Software automaticky přesune i příslušné podřízené jednotky popisu (viz také A.3.6 a příloha č. 1, prvek popis č. 1 Referenční označení).

10 Připojování datových souborů k jednotkám popisu D Datová úložiště, připojování souborů k jednotkám popisu Následné požadavky mají za úkol zaznamenat v jednotce popisu odkaz na umístění digitální reprodukce archiválie v analogové podobě nebo i archiválie v digitální podobě, uložené v datových úložištích archivu, tj. uložených mimo digitální archiv 11 (dále jen lokální datové úložiště ). Název požadavku Poznámka D.1 přiřazení souborů Software bude umět přiřadit ke každému záznamu příslušné úrovně popisu datový soubor nebo skupinu souborů (složku) se soubory s digitálními reprodukcemi (nebo archiváliemi v digitální podobě) umístěné v lokálním datovém úložišti. D.2 přístup k lokálnímu datovému úložišti D.3 zprovoznění lokálního datového úložiště D.4 kontrola a hromadné nahrazení lokálních odkazů Výběr a přiřazení souborů bude umožněno prostřednictvím uživatelského rozhraní na základě příslušného oprávnění konkrétního uživatele. Lokální datové úložiště bude zpřístupněno serveru (serverové části Software) prostřednictvím souborového systému, přičemž základní (povolenou) cestu k datovým souborům bude možné upravit v nastavení Software. Software bude navrhnut tak, aby bylo umožněno později doprogramovat další způsoby přístupu a komunikace s různými datovými úložišti instalovanými v různých archivech. Součástí dodávky Software bude dále funkční připojení k jednomu softwarovému lokálnímu datovému úložišti, které je šířeno pod veřejnou licencí. 12 Konkrétní software datového úložiště bude dohodnut s dodavatelem při zahájení vývoje Software. Software zajistí kontrolu platnosti odkazů na přiřazené soubory umístěné v lokálním datovém úložišti, a to na vyžádání nebo automaticky při uzavření AP (Z.2.3), vytváření exportu a importu AP (E.1.1, Z.5.1 a Z.5.2) apod. Na neplatné odkazy upozorní uživatele. Software umožní hromadně odstranit odkazy na soubory umístěné v lokálním datovém úložišti a nahradit je externími odkazy nebo odkazy do digitálního archivu. 11 Komunikace s Národním digitální archivem (digitálním archivem) je popsána v části Y Šířenému pod Veřejnou licencí Evropské unie či licencí s ní slučitelnou (

11 Výstupy a vstupy programu E E.1 Elektronické Výstupy a vstupy programu Název požadavku Poznámka E.1.1 apeead Software bude umět provést export a import archivní pomůcky ve formátu apeead. Software bude umět provést export a import části archivní pomůcky ve formátu apeead (viz např. Y.2.2 až Y.2.4 nebo výsledku hledání nebo změn podle B.2.3). E.1.2 SUZAP Software bude umět provést import archivní pomůcky uložené ve formátu SUZAP. E.1.3 E.1.4 datově orientovaný dokument XML import spisového plánu Software bude umět bezeztrátově exportovat a importovat archivní pomůcky podle bodů Z.5.1 a Z.5.2. Software bude umět importovat spisový plán podle přílohy č. 5 Národní standardu pro elektronické systémy spisové služby [Věstník Ministerstva vnitra čá. 64/2012 (část II)]. E.1.5 jiné importy Software bude připraven pro možnosti následného vývoje importů z jiných datových zdrojů. E.2 Tiskové Předpokládají se standardní prostředky tiskových výstupů programu včetně výběru formátu papíru a dalších nutných parametrů. Tisk AP může být řešen generováním souboru ve formátu PDF, který bude uživateli zobrazen a ten si jej bude moci prohlédnout, uložit nebo vytisknout. Pokud nebude tisk řešen generováním PDF souboru, musí SW umožnit náhled na výslednou tiskovou sestavu ještě před tiskem jiným způsobem. E.2.1 příprava tisku AP Software u archivní pomůcky umožní vytvořit koncepci tisku, a to zvláště u inventárního seznamu (výběr prvků popisu k tisku, jejich umístění, slučování prvků popisu do jednoho sloupce, a dále např. určení šířky sloupců, zápis záhlaví sloupců). E.2.2 šablony tisků AP Software umožní uložit, zobrazit, měnit a načíst šablony tisků AP. Software bude obsahovat předdefinované šablony pro základní druhy archivních pomůcek. Software umožní přenos šablon tisků AP mezi svými instalacemi. E.2.3 tisk AP Software umožní tisk AP v celém jejím rozsah - titulní list, úvod (pokud je obsažen), inventární seznam, rejstříky (pokud jsou rejstříková hesla definována), tiráž. E.2.4 tisk výsledků hledání Software umožní tisk přehledů výsledků hledání a třídění dat.

12 E.2.5 E.2.6 E E E E tisk změn po uzavření/otevření AP Software umožní tisk doplňku archivní pomůcky (inventárního seznamu) obsahujícího změny od posledního uzavření/otevření AP (Z.2.3) v rozsahu požadavku E.2.1 a E.2.2 (viz také B.2.3). Typografická pravidla (viz také E.2.1, A.2.1) Software při tisku kontroluje a dodržuje následná základní typografická pravidla: nedělitelnost tisku malých záznamů tisku nadřízeného a podřízeného záznamu na konci stránky kontrola sirotků a vdov oddělení tisků různých větví stromu AP Pokud maximální délka záznamu 13 nepřesahuje při tisku 3 řádky, nesmí se v něm vyskytnout zalomení stránky. Při tisku nadřízeného a podřízeného záznamu 14 (dvou jednotek popisu na vyšší a nižší úrovni popisu) inventárního seznamu nesmí nadřízený záznam zůstat samostatně na konci stránky s výjimkou případů, kdy maximální délka nadřízeného záznamu přesahuje 3 tiskové řádky. Na konci stránky nesmí být jen první řádek odstavce delšího než jeden řádek. Na začátku stránky se nesmí objevit jen poslední řádek odstavce delšího než jeden řádek. Obě pravidla musí být splněna při tisku úvodu, inventárního seznamu a rejstříků. Software umožní definovat zalomení stránky před tiskem nové větve stromu AP pro nejvyšší úrovně popisu (do úrovně nejnižší série). Spolupráce s jinými informačními systémy Y Spolupráce s jinými IS Y.1 Spolupráce s daty evidence Národního archivního dědictví (PEvA) Software umožní z této evidence načíst a uložit potřebné údaje pro vyplnění údajů sloužících k popisu AP (údaje titulního listu a tiráže viz také přílohy). Y.1.1 Název požadavku načtení dat evidence NAD Poznámka Software umí načíst základní údaje z evidence Národního archivního dědictví (NAD) v rozsahu evidence popisovaného archivního souboru (evidenčního listu NAD) z dokumentu XML strukturovaného podle schématu XML popisujícího evidenci NAD. 13 Maximální délkou záznamu v této části rozumíme z hlediska tisku nejdelší sloupec položky popisu (při tisku inventárního seznamu). 14 Tiskem záznamu v této části rozumíme tisk jedné jednotky popisu v inventárním seznamu.

13 Y.1.2 evidence archivů Software umí načíst základní identifikační údaje z evidence archivů, která je součástí evidence NAD (je dostupná např. z dokumentu XML strukturovaného podle schématu XML popisujícího evidenci NAD). Y.2 Spolupráce s IS digitálního archivu (archivním portálem) Y.2.1 Y.2.2 Y.2.3 Y.2.4 Y.2.5 přihlášení se k IS DA dotaz ke zjištění nových přírůstků nezpracovaných archiválií vrácení seznamu nových přírůstků/ nezpracovaných archiválií z IS DA převzetí seznamu přírůstků zpracování přírůstků Software zprostředkuje přihlášení uživatele do informačního systému digitálního archivu (IS DA), pokud není řešeno pomocí služeb (LDAP aj.). Na základě administrace v IS DA, jsou uživateli zpřístupněny konkrétní archivní soubory (jejich AIP Archival Information Package) uložené v digitálním archivu (DA). Software se dotáže IS DA na nové přírůstky nebo AIP po zadání a) čísla archivního souboru (dle PEvA), b) původce (jeho identifikátoru/preferovaného jména), c) čísla přejímky nebo d) předávající instituce. IS DA vrátí ve struktuře dle XML schématu apeead stručný seznam spisů (alternativně i dokumentů, pokud tvoří samostatné AIP), včetně informace o věcných skupinách a odkaz na informaci o původci (preferované jméno + identifikátor) uspořádané podle spisového plánu. Software seznam importuje tak, aby nebyla narušena dosavadní data zpracovávaného/zpracovaného archivního souboru (např. pro celý seznam vytvoří samostatnou sérii). Položky původního seznamu vytvoří záznamy jednotek popisu, se kterými se následně pracuje standardním způsobem. Vždy mají uložen identifikátor přidělený IS DA. Konkrétní záznam je možné smazat; v takovém případě Software vyzve uživatele, aby připojil identifikátor IS NDA k jinému záznamu, který smazán nebude. Y.2.6 vnitřní skartace V případě, že bude dokument/spis vyřazen vnitřní skartací, toto rozhodnutí zpracovatel zaznamená při mazání jeho záznamu.

14 Y.2.7 Y.2.8 Y.2.9 Y.2.10 Y.2.11 zaslání DIP z IS DA použití identifikátoru IS DA zaslání dat archivní pomůcky dotaz na databázi INTERPI zaslání odpovědi na dotaz dle Y.2.10 Zpracovatel může označit spisy, typové spisy nebo věcné skupiny, popř. dokumenty, od kterých požaduje náhledy komponent dokumentů (pokud jsou jejich komponenty v digitální podobě); takto vytvořený dotaz Software zašle prostřednictvím webové služby IS DA (dotaz obsahuje identifikátory IS DA); IS DA vytvoří ve struktuře dle XML schématu apeead DIP (Dissemination Information Package) obsahující náhledy, který vrací/ umožní stáhnout z úložiště na základě dočasného URI (alternativně: protokol https nebo ftp). Software DIP uloží a umožní náhledy z prostředí Softwaru znázornit (u příslušných jednotek popisu zprostředkuje odkaz na náhledy, kterých může být k jedné jednotce popisu víc). DIP může být komprimován metodou ZIP nebo TAR. Software uloží identifikátor IS DA jako ukládací číslo (může být v rámci jednotky popisu opakovatelné) viz příloha č. 1, prvek popis č. 14. Schválená archivní pomůcka je ve struktuře dle XML schématu apeead uložena do úložiště příslušného archivu, odkud je harvestována do IS NDA. IS NDA zprostředkuje dotaz do nebo ze znalostní databáze paměťových institucí INTERPI obsahující a) jméno nebo část jména, b) IČO nebo c) ID autoritního záznamu. Vyhledání nebo editace záznamů v databázi proběhne v jejím uživatelském rozhraní. IS NDA vrátí výsledek dotazu. Software uloží výsledek do rejstříků dle požadavku A.3.9 nebo do úvodu archivní pomůcky dle požadavku A.2. Funkční požadavky v oblasti administrace Software Z Administrace Software Jde o část Software, která zajistí systémovou správu zajišťující provoz a dohled nad systémem (správa účtů, zálohování, správu databází, konfiguraci systému), informační správu (generování statistik apod.). Administrace Software je soustředěna do správcovském modulu příslušných nástrojů v dále popsaných oblastech, ale také v oblasti správy tiskových sestav (viz E.2.1. a E.2.2) či nutných nastavení v oblasti požadavků Y.1 či Y.2, případně i v dalších oblastech konfigurování Software, které vyplynou z obecných požadavků popsaných v části Obecné systémové požadavky na Software a Obecné funkční požadavky na Software a případných dalších potřeb zjištěných při vývoji Software.

15 Z.1 Správa uživatelů (účtů) Z.1.1 Z.2. Z.2.1 Z.2.2 Z.2.3 Vedle standardních funkcí (definice účtů a jejich rušení, sledování aktivity) musí dále splňovat: Název požadavku oprávnění uživatele Poznámka Oprávnění konkrétního uživatele (prohlížet, měnit) vztažená vůči vytvářenému popisu archivního souboru - konkrétní vytvářené AP nebo její části (větvi stromu AP), zakládat nové AP a další, které vyplynou z analýzy Software. Práva vůči jednotkám popisu se dědí směrem dolů v rámci hierarchie jednotek popisu. Správa vytvářených archivních pomůcek definice nové archivní pomůcky změna definice archivní pomůcky uzavření/otevření archivní pomůcky Umožní založit novou archivní pomůcku: s vymezením jejích druhu (manipulační seznam prvního a druhého typu, inventář, katalog); s vymezením práv uživatelů (účtů); s vymezením archivního souboru(ů), který(é) bude pomůcka popisovat; vymezení úrovní popisu (Základní pravidla, část 3.3), které budou využity při tvorbě archivní pomůcky; se zápisem potřebných údajů pro titulní list a tiráž archivní pomůcky podle Základních pravidel a přílohy č. 2 vyhlášky č. 645/2004 Sb.; tyto údaje jsou zaznamenávány strukturovaně. Umožní přenést tuto funkci pomocí příslušného oprávnění na konkrétního uživatele. Umožní změnit vymezení archivní pomůcky v rozsahu podle předchozího bodu. Umožní přenést tuto funkci pomocí příslušného oprávnění na konkrétního uživatele. Umožní uzavřít zápis do archivní pomůcky a znovu otevřít zápis do archivní pomůcky. Umožní přenést tuto funkci pomocí příslušného oprávnění na konkrétního uživatele. Z.2.4 šablony Umožní uložit, měnit a opětovně načíst

16 archivních pomůcek šablony archivních pomůcek, které se aplikují při založení nové archivní pomůcky. Software bude po instalaci obsahovat předdefinované šablony pro základní druhy archivních pomůcek. Z.2.5 statistiky Software umožní tisk základních statistických údajů v oblasti vytvářených archivních pomůcek - počty pomůcek (uzavřených/neuzavřených), počty jednotek popisu a počty popsaných evidenčních jednotek (celkové a s vazbou na konkrétní AP). Z.3 Správa struktury zaznamenávaných údajů u úrovní popisu a druhů archiválií (evidenčních jednotek) Z.3.1 Z.3.2 Z.3.3 Z.3.5 Z.3.6 definice povinných vyplňovaných údajů definice povinných údajů definice volitelných údajů šablony struktury jednotek popisu předdefinované šablony struktury jednotek popisu Umožní definovat povinně vyplňované údaje (položky) zaznamenávané pro jednotlivé úrovně popisu a druhy archiválií (evidenční jednotky) v závislosti na druhu archivní pomůcky. Povinně vyplňované údaje (položky) musí být při uložení záznamu vyplněny. Umožní definovat povinné údaje (položky) zaznamenávané pro jednotlivé úrovně popisu a druhy archiválií (evidenční jednotky) v závislosti na druhu archivní pomůcky. Povinné údaje (položky) jsou v dané struktuře předepsány, ale Software umožní uložení záznamu i bez jejich vyplnění. Umožní definovat volitelně vyplňované údaje (položky) zaznamenávané pro jednotlivé úrovně popisu a druhy archiválií (evidenční jednotky) v závislosti na druhu archivní pomůcky. Umožní uložit, zobrazit, měnit a načíst šablony, které budou obsahovat definované struktury podle předcházejících bodů pro jednotlivé úrovně popisu a druhy archiválií (evidenční jednotky) v závislosti na druhu archivní pomůcky a jejich částí (titulní list, úvod, inventární seznam, rejstříky, tiráž). Software bude obsahovat předdefinované šablony podle předcházejícího bodu v rozsahu zaznamenaném v Základních pravidlech (viz také příloha č. 4). Z.4 Definice znamenávaných údajů (prvků popisu)

17 Z.4.1 Z.4.2 Z.4.3. Z Z definice nového údaje změna definice nového údaje definice údajů popsaných v Základních pravidlech změna oddělovačů referenčního označení šablona transformace zápisu datace Umožní definovat nový typ zaznamenávaného údaje (prvku popisu) v rozsahu: datový typ - text, rok, datum, čas, číslo; rozsah datového typu - délky textu, interval pro příslušné datové typy, tvar čísla (celé, desetinné, počet desetinných míst), určení použitého kalendáře; název a akronym údaje; popis obsahu údaje pomocí regulárního výrazu; popis obsahu údaje výčtem (definice předdefinovaných číselníků); uživatelský popis údaje; jedinečnost údaje (v rámci celé AP, v rámci větve stromu AP); užití a opakovatelnost pro jednotlivé úrovně popisu a druhy archiválií (evidenční jednotky) v závislosti na druhu archivní pomůcky; mapování prvku do struktury apeead. Umožní měnit definici uloženého údaje v rozsahu podle předcházejícího bodu. Dodavatel navrhne řešení problému užití nové definice údaje při aplikaci v již existujících archivních pomůckách. Software bude obsahovat definici údajů popsaných v Základních pravidlech ve struktuře podle bodu 4.1 a umožní jejich změnu na úrovni administrace, včetně změn předdefinovaných číselníků. Software umožní změnu oddělovačů jednotlivých úrovní popisu v referenčním označení (příloha č. 1, prvek č. 1). Z.5 Exporty, importy archivních pomůcek Software bude obsahovat šablonu transformace slovně zapisované datace (příloha č. 1, prvek č. 8) do strojově čitelné podoby datace (příloha č. 1, prvek č. 7) a umožní její změnu na úrovni administrace.

18 Z.5.1 export Software bude umět uložit kompletní archivní pomůcku do datově orientovaného dokumentu XML, včetně všech nastavení a definic položek a struktur podle předchozích bodů, případně dalších parametrů, které budou nutné pro bezeztrátový přenos archivních pomůcek mezi instalacemi Software. Software umožní volitelné připojení datových souborů připojených podle typu D (požadavek D.1) k vytvářenému exportu. Z.5.2 import Software bude schopen načíst kompletní archivní pomůcku uloženou do datově orientovaného dokumentu XML (vytvořeného podle předcházejícího bodu), včetně všech nastavení a definic položek podle předchozích bodů. Software umožní volitelný import připojených datových souborů (připojených podle požadavku D.1) s možností rozhodnout o konkrétním umístění souborů v lokálních datových úložištích archivu. Při importu datových souborů změní informaci o jejich umístění v záznamech archivní pomůcky. Z.5.3 schéma XML Součástí dodávky bude schéma XML, které bude popisovat strukturu datově orientovaného dokumentu XML, který bude používán pro import a export archivních pomůcek. Z.6 Spolupráce s NDA/DA Z.6.1 Z.6.2 Z.6.3 vazba AP a IS DA vazba na znalostní databázi paměťových institucí INTERPI komunikace Software a IS DA Software umožňuje k uživateli přiřadit konkrétní archivní soubor a konkrétního původce, které mají data uložená v NDA/DA; v tomto případě přejímá IS DA (informační systém digitálního archivu) přihlašovací údaje ze Software. Software umožňuje získat data pro rejstříky a úvod archivní pomůcky z databáze INTERPI; komunikaci zprostředkovává IS NDA. Komunikace se uskutečňuje prostřednictvím webových služeb (WSDL). Dodavatel navrhne webové služby potřebné k realizaci komunikace. Z.7 Ukládání a přenositelnost konfiguračních souborů Software Z.7.1 ukládání Software ukládá své nastavení (v oblasti

19 Z.7.2 nastavení přenositelnost nastavení Z.9 Jiná nastavení požadavků Z.2.4, Z.3, Z.4, případně dalších vlastností Software, které budou vyžadovat konfiguraci pomocí zadaných parametrů) do konfiguračních souborů ve volně přístupném formátu (prosté textové soubory, XML) umožňujícím jejich změnu i mimo Software (dokumentace těchto souborů je součásti dodávky). Software umožní přenos svého nastavení do své jiné instalace přenosem konfiguračních souborů. Z.9.1 úložiště archivu Software umožní definovat úložiště archivu pro připojování datových souborů podle požadavku D.1. Z.9.2 připojování souborů podle části 0. Software umožní definovat technické omezení připojovaných souborů (např. formáty), případně umožní tuto funkcionalitu zakázat. Další funkční požadavky vázané na konkrétní prvek popisu obsahují přílohy č. 1 až 3.