5.1 Vyhľadávanie údajov

Transkript

1 5.1 Vyhľadávanie údajov Určite ste potrebovali rýchle nájsť číslo vášho priateľa v telefónnom zozname. Asi ste sa pri tom dosť zapotili, kým ste našli správne písmeno a potom správne krstné meno. Pomocou webovej stránky telekomunikácií bolo vyhľadávanie oveľa rýchlejšie a pre vás pohodlnejšie. Údaje o majiteľoch telefónnych čísel sú uložené v databáze poskytovateľa telefónneho pripojenia. Databáza na vašu otázku okamžite zobrazí požadované informácie. V rozsiahlej databáze je nevyhnutné vyhľadávať, zoraďovať údaje podľa kritérií (napríklad podľa dátumu narodenia, priezviska, adresy), respektíve filtrovať údaje v tabuľkách pomocou špecializovaných funkcií databázových systémov. Pre filtrovanie, hľadanie a usporiadanie záznamov sa v hlavnom paneli nástrojov v okne databázy nachádzajú nasledovné tlačidlá: Vyhľadávanie konkrétnej hodnoty Napríklad v tabuľke Žiaci potrebujeme nájsť všetkých žiakov s krstným menom "Pavol". Voľbou: Úpravy / Nájsť, alebo stlačením tlačidla v horizontálnom menu sa otvorí okno, do ktorého dopíšeme hľadaný reťazec. Ak presne nepoznáme jeho hodnotu môžeme ju nahradiť zástupným znakom: * Znak Použitie Príklad ľubovoľný počet znakov, môže Pa* - nájde heslá Pavol, stáť na začiatku aj na konci Paulina, Patricia sekvencie? ľubovoľný abecedný znak # ľubovoľná cifra [ ] jeden zo znakov v zátvorkách M????? zastupuje slová Martin ale aj Michal, ale nie Mária 20## - nájde všetky letopočty 21. storočia p[áí]ska nájde iba heslá páska alebo píska 1

2 Okno pri hľadaní údajov v tabuľke Príklad: V cvičnej databáze Northwind usporiadajme tabuľku Zakaznici zostupne (od Z po A) podľa poľa Mesto a zmeňme v poli Kontaktná osoba záznam Rita Müller na Rita Salzmann. Riešenie: Otvoríme cvičnú databázu Northwind (nachádza sa na disku C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\Samples) V okne databázy medzi objektami Tabuľky nájdeme tabuľku Zakaznici - otvoríme ju Nastavíme sa kurzorom do poľa Mesto a stlačíme tlačidlo, alebo vyberieme možnosť Záznamy/zoradiť/Zoradiť zostupne - tabuľka sa usporiada zostupne podľa abecedy Preklikneme niekde do poľa Kontaktná osoba a stačíme tlačidlo. Do otvoreného okna pre vyhľadávanie zadáme kritérium Rita M*. Ako oblasť hľadania Kontaktná osoba. Vtedy sa miesto prehľadávania celej tabuľky sa bude prehľadávať iba pole Kontaktná osoba. Vo vyznačenom zázname zmeníme - prepíšeme - na Salzmann 5.2 Filtrovanie údajov Filtrovanie umožní zobraziť v danej tabuľke len záznamy, ktoré vyhovujú zvolenému kritériu a ostatné záznamy sa nezobrazia. Napríklad v tabuľke Žiaci chceme zobraziť žiakov bývajúcich na ulici Masarykovej. Môžeme postupovať dvoma spôsobmi: Filter podľa výberu: kurzor umiestnime do poľa, ktoré obsahuje reťazec, podľa ktorého chceme vyfiltrovať záznamy resp. označme len časť hesla a zvolíme Záznamy / Filter / Filtrovať podľa výberu alebo stlačíme. V tabuľke budú zobrazené len záznamy, ktoré vyhovujú kritériu. Filter podľa formulára : môžeme zvoliť zložitejšie kritériá filtrovania. Záznamy / Filter / Filtrovať podľa formulára alebo stlačením - zobrazí sa tabuľka s poliami, z roletového menu vyberieme zvolenú hodnotu, alebo dopíšeme vhodné kritérium. 2

3 Formulár obsahuje karty Hľadať a Alebo. Ak na karte Hľadať nastavíme dve kritériá, tak tie platia pre hľadané údaje súčasne, avšak kritériá na karte Alebo sú alternatívou pre vyhľadávanie. Nastavovanie filtrovania podľa formulára Pre spresnenie výberu môžeme do polí v okne filtrovania podľa formulára zadávať aj špeciálne požiadavky na filtrovanie. Môžeme tam napríklad dopísať požiadavku: between # # and # #. Po spostení filtra sa zobrazia len tie záznamy, ktoré vyhovujú. Príklad: NIEKTORÉ KRITÉRIÁ PRE FILTROVANIE Výraz between #D1# and #D2# In ( Bratislava, Košice, Nitra ) Like Novák Year([dátum])=1996 < date ( ) 30 Význam hľadá dátumy medzi hodnotou D1 a D2 vrátane zobrazenie záznamov, ktoré v odpovedajúcom poli majú textový výraz Bratislava,... zobrazenie záznamov, v ktorých je obsiahnutý výraz Novák (Ján Novák, Peter Novák) zobrazenie záznamov typu dátum s hodnotou 1996 záznamy s dátumom starším ako 30 dní V cvičnej databáze Northwind zobrazme v tabuľke Výrobky všetky výrobky, ktoré patria do kategórie Cukrovinky. Riešenie: Postupujme podľa obrazoviek 3

4 Náhľad obrazovky po spustení filtra 4

5 Ukrytie stĺpca Ak potrebujeme napríklad pre tlačenie údajov z tabuľky ukryť niektoré informácie v stĺpcoch, postupujeme nasledovne: v zobrazení dátového listu označíme stĺpec, ktorý chceme ukryť klikneme do označeného stĺpca pravým tlačidlom a z kontextového menu vyberieme Skryť stĺpce Odkrytie stĺpca Ukryté stĺpce tabuľky v zobrazení dátového listu odkryjeme voľbou Formát/Zobraziť skryté stĺpce Tlačenie záznamov tabuľky Z pripravenej tabuľky vieme vytlačiť len vybrané záznamy, alebo celý dátový list. Tlačíme výberom Súbor/Tlačiť alebo stlačením tlačidla v náhľade dátového listu tabuľky. Okno Tlač 5

6 5.3 Úlohy 1. V cvičnej databáze Northwind v tabuľke Objednávky zobrazte len tie údaje, ktoré boli dodané pre Poľsko v roku 1996 a dopravné nebolo väčšie ako 100 Sk. Údaje zoraďte vzostupne podľa krajiny, skryte nepodstatné stĺpce. 2. Akým reťazcom sa v podmienke pre filtrovanie zobrazia údaje medzi a ? 3. Vysvetlite rozdiel medzi hľadaním a filtrovaním záznamov! 4. Ako odkryjeme skryté stĺpce tabuľky? Zadanie 5 1. V databáze Miniknižnica, ktorú ste navrhli pre knižnicu cudzích jazykov v tabuľke Kniha o Zobrazte tituly všetkých anglických kníh o Zobrazte tituly kníh začínajúcich na Z 2. V tabuľke Autori o Zoraďte autorov podľa abecedy vzostupne 3. V tabuľke Študenti o ukryte stĺpec Meno 4. V Tabuľke Pozicka, alebo Poziciavanie o zobrazte len tie pôžičky, ktoré majú dátum požičania od do Databázu "zazipujte do súboru zadanie5.zip a preneste na server e-learningu 6