KATALOG OSOBNÍCH ÚDAJŮ a OPERACÍ KRAJSKÉ HYGIENICKÉ STANICE ZLÍNSKÉHO KRAJE SE SÍDLEM VE ZLÍNĚ dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679

Transkript

1 Osobní údaj kategorizace, typ, název, charakteristika Osobní spis státního zaměstnance / osobní spis zaměstnance v prac. poměru (prac. smlouva a dodatky, dokumenty k rodinným poměrům, k zasílání platu, k nástupu a výstupu zaměstnance, rozhodnutí dle ZSS, změny služ. poměru, služební hodnocení, údaje o zdravotním stavu, půjčky z FKSP, osvědčení, certifikáty, výtky k pracovní kázní, kárná opatření, atd. ) Subjekt údajů KATALOG OSOBNÍCH ÚDAJŮ a OPERACÍ KRAJSKÉ HYGIENICKÉ ICE ZLÍNSKÉHO KRAJE SE SÍDLEM VE ZLÍNĚ dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 Rozsah údajů JP, RČ, N, A, ZDR, BIO Právní titul zákonnost zpracování Z / S 234/2014, 262/2006, kol. dohoda/sml., interní Účel zpracování Forma zpracování Informační systém PERS, ÚE O e-spis, VEMA, ISoSS Dokumentovaný postup metodika státního tajemníka Způsob zpracování 1. shromáždění 2. zaznamenání 3. uspořádání 4. přidělení 5. uložení 6. vyhledání 7. nahlížení 8. použití 9. zpřístupnění přenosem 10. šíření 11. seřazování 12. omezení 13. výmaz (zničení) Doba uchování Odpovědnost 1 až 13 SPIŘ správní odbor Přestupky a řízení o nich (správní spis o uložení pokuty rozhodnutí, usnesení, protokoly z jednání, podání účastníka řízení atd.) Z 500/2004 VSLČ, ÚE O e-spis 500/2004, 250/ až 13 SPIŘ správní odbor Výběrová řízení do služ.poměru / do prac. poměru - spis JP, RČ, N, A, ZDR, BIO 500/2004, služební a interní VSLČ, ÚE O e-spis, INTER, ISoSS 234/2014, metodika státního tajemníka 1 až 13 SPIŘ správní odbor Kárné řízení - spis (podnět služ. orgánu kárné komisi, jednání, usnesení komise, výslech účastníka, kárné rozhodnutí...), Z 234/2014, 500/2004, služební a interní VSLČ, ÚE O e-spis 234/2014, metodika státního tajemníka 1 až 13 SPIŘ správní odbor Dokumenty z činnosti prošetřovatele (evidence oznámení, prošetřovací spis) korespondence s jinými úřady a se státním tajemníkem komunikace ředitele s odborovou organizací KHS ZK zápisy z porad organizačních útvarů + prezenční listiny účasti Zápisy z vnitřních kontrol a metodických návštěv představených JP, A Z 234/2014 NV 145/2015 metodika NMV 8/2015 Z 234/2014, 500/2004, 255/2012 atd. VSLČ, ÚE O - NV 145/ až 13 osoba určená jako prošetřovatel VSLČ, ÚE O e-spis 1 až 13 SPIŘ jednotlivé organizační útvary KHS ZK ZAM JP Z 234/2014, 262/2006 ÚE O e-spis 1 až 13 SPIŘ ředitel KHS ZK ZAM JP OZS VSLČ, ÚE O - interní 1 až 13 SPIŘ jednotlivé organizační útvary KHS ZK ZAM JP OZS VSLČ, ÚE O - interní 1 až 13 SPIŘ jednotlivé organizační útvary KHS ZK

2 dokumentace k BOZP, PO, školení řidičů (prezenční listiny, knihy prac. úrazů a NP, zázamy aj.), 309/2006, 361/2000 ÚE L - interní 1 až 13 SPIŘ ekonomicko provozní odbor Vnitřní a služební ZAM JP kolektivní smlouvy a kolektivní dohody zřízení interních komisí (škodní, skartační apod.) OZS VSLČ, ÚE O - interní 1 až 13 SPIŘ správní odbor, ředitel, ekon.-provoz odbor ZAM JP Z 234/2014, 262/2006 VSLČ, ÚE O - interní 1 až 13 SPIŘ ředitel KHS ZK, správní odbor ZAM JP, A Z 234/2014, 262/2006 VSLČ, ÚE O e-spis interní 1 až 13 SPIŘ ředitel KHS ZK, správní odbor veřejné zakázky a výběrová řízení obchodní smlouvy mezi odběratelem / dodavatelem smlouvy majetkoprávní, nájemní, správa budov a pozemků J Z 134/2016 VSLČ, ÚE E TEN interní 1 až 13 dle zákona ekonomicko provozní odbor Z 235/2004, D ÚE O RS 1 až 13 SPIŘ ekonomicko provozní odbor Z 219/2000, 89/2012, D VSLČ, ÚE O až 13 SPIŘ ekonomicko provozní odbor zpracování mzdových nároků (platové listy, evid. listy důchod. pojištění, záznamy pro odvod soc. a zdr. poj., daň z příjmu, nemoc. dávky a náhrady, mzdové programy...) ZAM JP, RČ, N, A Z 234/2014, 262/2006 VSLČ, ÚE O VEMA interní 1 až 13 SPIŘ ekonomicko provozní odbor služební a pracovní cesty (cestovní příkazy, zrpávy z ZAM JP, A Z 234/2014, 262/2006 VSLČ, ÚE O FUS interní 1 až 13 SPIŘ ekonomicko provozní odbor cest, evidence) Převzetí výplatního lístku a ZAM JP OZS ÚE L až 13 SPIŘ ekonomicko provozní odbor stravenek Databáze uživatelů ZAM JP OZS ÚE E INTRA - dle potřeby ekonomicko provozní odbor intranetu Databáze uživatelů FUSIO ZAM JP OZS ÚE E INTRA - - dle potřeby ekonomicko provozní odbor E-spis OZS VSLČ, ÚE E e-spis interní 1 až 13 ekonomicko provozní odbor Databáze uživatelů ereg ZAM JP, N OZS ÚE E EREG interní 1 až 13 dle potřeby ekonomicko provozní odbor dokumenty na sdílených discích jednotlivých odborů VEMA databáze zaměstnanců a jejich personálních údajů EIS databáze uživatelů Účetnictví (účetní závěrka, výkazy, zprávy, sestavy, doklady, osnovy, rozvahy) Inventarizace majetku JP, N, RČ, A OZS VSLČ, ÚE E ADSRV interní 1 až 13 dle potřeby ekonomicko provozní odbor JP, N, RČ, A, ZDR, BIO, Z / S / OZS 234/2014, 262/2006, kol. dohoda/sml., interní PERS, VSLČ, ÚE E VEMA - 1 až 13 SPIŘ (dle osobního spisu) ekonomicko provozní odbor, správní odbor ZAM JP OZS VSLČ, ÚE E EIS - 1 až 13 SPIŘ ekonomicko provozní odbor JP, A Z zákon o účetnictví, interní VSLČ, ÚE O EIS interní 1 až 13 SPIŘ ekonomicko provozní odbor ZAM JP účetní VSLČ, ÚE O - interní 1 až 13 SPIŘ ekonomicko provozní odbor

3 rozpočty (tabulky, rozbory plnění a hospodaření) Ochranné pracovní prostředky Smlouvy o praxi lékařů a studentů Dokumentace ke Vzdělávání konference pořádané KHS ZK Poskytování informací dle zák.č. 106/1999 Sb. a zák.č. 123/1998 Sb. řízení/úřední postup na základě žádosti vůči správnímu orgánu (podání, výzvy, usnesení, protokoly z jednání atd.) správní rozhodnutí a jiná opatření správní rozhodnutí - nařízení protiepid. optření, mimořádná opatření při epidemii státní zdravotní dozor (pověření pro přizvané osoby, úkony v rámci kontroly, protokol SZD, komunikace s kontrolovanou osobou, objednávka u ZÚ, atd.) ZAM JP účetní VSLČ, ÚE O - interní 1 až 13 SPIŘ ekonomicko provozní odbor ZAM JP 234/2014, 262/2006, BOZP, interní VSLČ, ÚE O - interní 1 až 13 SPIŘ ekonomicko provozní odbor Z 89/2012 ÚE O e-spis interní 1 až 13 SPIŘ správní odbor JP, N interní ÚE O e-spis interní 1 až 13 SPIŘ správní odbor Z 106/1999, 123/1998 VSLČ, ÚE O e-spis interní 1 až 13 SPIŘ jednotlivé organizační útvary KHS ZK Z 500/2004 VSLČ, ÚE O e-spis správní řád 1 až 13 SPIŘ jednotlivé organizační útvary KHS ZK Z 500/2004, 258/2000 VSLČ, ÚE O e-spis/intra správní řád 1 až 13 SPIŘ jednotlivé organizační útvary KHS ZK, RČ Z 500/2004, 258/2000 VSLČ, ÚE O e-spis správní řád 1 až 13 SPIŘ odbor protiepidemický Z 500/2004, 255/2012, 258/2000, 373/2011, 110/1997, 634/1992, 65/2017 aj. VSLČ, ÚE O e-spis /IS KaPr/ IS kontrolní řád, správní HVY a PBU, IS PiVo, IS řád, interní HDM, INTRA 1 až 13 SPIŘ jednotlivé organizační útvary KHS ZK epidemiologické šetření v ohnisku nákazy (epid. listy, zápisy), RČ, ZDR Z 258/2000 VSLČ, ÚE O e-spis / EPIDAT / INTRA interní 1 až 13 SPIŘ odbor protiepidemický šetření nemocí z povolání řešení podnětů, petic a správních stížností (vedení spisu o věci) stanoviska, vyjádření k řízení, kde je KHS dotčeným správním úřadem Příkazové bloky ová komunikace (sdělení, podávání informací, stručné konzultace, odpovědi na dotazy apod.) JP, RČ, N, A, ZDR, BIO, GEN Z 258/2000 VSLČ, ÚE O e-spis/is KaPr/NRNP Z 500/2004, Z 258/2000, o právu petičním Z 500/2004, Z 258/2000, 183/2006 aj. zák.č. 258/2000, 373/ až 13 SPIŘ odbor hygieny práce VSLČ, ÚE O e-spis / INTRA interní 1 až 13 SPIŘ jednotlivé organizační útvary KHS ZK VSLČ, ÚE O e-spis /INTRA interní 1 až 13 SPIŘ jednotlivé organizační útvary KHS ZK Z 258/2000, 250/2016 VSLČ, ÚE O interní 1 až 13 SPIŘ jednotlivé organizační útvary KHS ZK; kopie ekonomicko provozní odbor JP OZS ÚE E až 13 dle potřeby jednotlivé organizační útvary KHS ZK

4 Zpávy a statistiky (roční statistický výkaz pro ÚZIS, výroční zprávy o činnosti ZAM JP Z 258/2000 VSLČ, ÚE O e-spis - 1 až 13 SPIŘ správní odbor pro MZD, zpávy o epidemiích a epid. situaci atd.) Regionální úkoly Z 258/2000 ÚE O - interní 1 až 13 SPIŘ jednotlivé organizační útvary KHS ZK přihlašovací údaje do ereg a do IS PIVO, KAPR, HV, PBU, EPIDAT, ARI, NRLUD, PAN, RPN, TBC ZAM JP OZS VSLČ E IS HDM, HV, PBU, HOK atd. - 2, 5, 9 dle potřeby jednotlivé organizační útvary KHS údaje vkládané do IS PiVo, KaPr, HV, PBU, HDM Z 258/2000 VSLČ, ZP E IS PiVo, KaPr, HDM, HV, PBU, HOK atd. - 2, 5, 9 dle nastavení registrů jednotlivé orgnaizační útvary KHS Registr EPIDAT - údaje JP, RČ, A, ZDR Z 258/2000 VSLČ, ZP E EPIDAT - 2, 5, 9 dle nastavení registru odbor protiepidemický Registr ARI - údaje JP, RČ, A, ZDR Z 258/2000 VSLČ, ZP E ARI - 2, 5, 9 dle nastavení registru odbor protiepidemický Registr NRLUD - údaje N, ZDR Z 258/2000 VSLČ, ZP E NRLUD - 2, 5, 9 dle nastavení registru odbor protiepidemický Registr RPN - údaje JP, RČ, A, ZDR Z 258/2000 VSLČ, ZP E RPN - 2, 5, 9 dle nastavení registru odbor protiepidemický Registr TBC - údaje JP, RČ, A, ZDR Z 258/2000 VSLČ, ZP E TBC - 2, 5, 9 dle nastavení registru odbor protiepidemický Ohledací zprávy J Z 256/2001 VSLČ, ÚE L - interní 1 až 13 SPIŘ odbor hygieny obecné a komunální Průvodní list těla Z 256/2001 VSLČ, ÚE L - interní 1 až 13 SPIŘ odbor hygieny obecné a komunální zemřelého, umrlčí pasy zkoušky odborné způsobilosti nakládání J Z 500/2004 Z 258/2000 VSLČ, ÚE O e-spis interní 1 až 13 SPIŘ odbor hygieny práce s chemickými látkami hlášení prací s azbestem J Z 258/2000 VSLČ, ÚE O e-spis/ INTRA interní 1 až 13 SPIŘ odbor hygieny práce projednání pravidel s NCHLaS Zdravá školní jídelna evaluační dotazník, dotazník pro pedagogy.. Karty klientů z poradny (zdravotní stav) Hlášení infekční nemoci Žádanka o vyšetření, průvodní dopis k laboratornímu vyšetření Epidemiologické hlášení výskytu patogenů (laboratorní výsledky) Hlášení seznamu sledovaných diagnóz pro transfúzní stanice Kontrolní hlášení tuberkulózy a ostatních mykobakterióz J Z 258/2000 VSLČ, ÚE O e-spis/ INTRA interní 1 až 13 SPIŘ odbor hygieny práce J JP, A S, D ÚE L až 13 SPIŘ odbor hygieny dětí a mladistvých JP, A, N, ZDR, RČ S, D ÚE L až 13 SPIŘ odbor hygieny dětí a mladistvých J JP, RČ, A, ZDR Z 258/2000 VSLČ, ZP O EPIDAT interní 1 až 13 SPIŘ odbor protiepidemický JP, RČ, A, ZDR Z 258/2000 VSLČ, ÚE L - interní 1 až 13 SPIŘ odbor protiepidemický JP, RČ, (A), ZDR Z 258/2000 VSLČ, ZP L - interní 1 až 13 SPIŘ odbor protiepidemický JP, RČ, ZDR Z 473/2008 VSLČ, ZP L - interní 1 až 13 SPIŘ odbor protiepidemický JP, RČ, A, ZDR Z 258/2000 VSLČ, ZP O Registr TBC interní 1 až 13 SPIŘ odbor protiepidemický

5 Povinné hlášení tuberkulózy a ostatních mykobakterióz Zprávy o zdravotním stavu osob převedených do dispenzárních skupin inaktivní tuberkulózy nebo mykobakteriózy Propouštěcí zprávy Dotazník pro jednotlivý případ ACHP Hlášení podezření na nežádoucí účinek léčiva Požadavek na provedení laboratorní expertízy Konzultace k očkování dokumentace ke spisové službě (podací deníky pošty, poštovní arch odsílané pošty, soupis došlých doporučených zásilek, evidence provedených konverzí z moci úřední) dokumety ke skartačnímu řízení, předání listin do spisovny a k archivaci (předávací protokoly, soupisy, kniha zápůjček ze spisovny služební průkazy S Publikační činnost vydání knihy /autorský kolektiv JP, RČ, A, ZDR Z 258/2000 VSLČ, ZP O Registr TBC interní 1 až 13 SPIŘ odbor protiepidemický JP, RČ, ZDR Z 258/2000 VSLČ, ZP O Registr TBC interní 1 až 13 SPIŘ odbor protiepidemický J JP, RČ, A, ZDR Z 258/2000 VSLČ L - interní 1 až 13 SPIŘ odbor protiepidemický J JP, N, ZDR Z 258/2000 VSLČ, ZP O - interní 1 až 13 SPIŘ odbor protiepidemický N, ZDR Z 258/2000 VSLČ, ZP O - interní 1 až 13 SPIŘ odbor protiepidemický JP, RN, ZDR Z 258/2000 VSLČ O - interní 1 až 13 SPIŘ odbor protiepidemický, ZDR Z 258/2000 VSLČ O - interní 1 až 13 SPIŘ odbor protiepidemický ZAM JP Z 499/2004, interní Z 499/2004, interní VSLČ, ÚE O e-spis interní 1 až 13 SPIŘ správní odbor VSLČ, ÚE O e-spis interní 1 až 13 SPIŘ správní odbor ZAM JP Z 234/2014 VSLČ, ÚE L až 13 SPIŘ (dle osobního spisu) správní odbor ZAM JP S ÚE Evidence knižního ISBN O INTRA - 1 až 13 dle potřeby ekonomicko provozní odbor

6 Vysvětlivky: ZAM J PS JP P RČ N RN A OČ EČ BIO GEN ZDR Z S D L E JM O ÚE VSLČ ODZ OZS e-spis VEMA standardní osobní údaje původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filosofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu údajů a genetický údaj subjektu údajů; dále i biometrický údaj, který umožňuje přímou identifikaci nebo autentizaci subjektu údajů) zaměstnanec (státní zaměstnanec, zaměstnanec v pracovním poměru, osoby zaměstnané na dohodu o pracích konaných mimo pracovní poměr) jiná osoba (zejména osobní údaje osob blízkých, dodavatelů zboží a služeb pro KHS ZK, osoby konající profesní praxi v KHS ZK apod.) osobní údaje vzniklé při provozu správce (zejména údaje vedené na prezenčních listinách, zápisech z jednání, tabulkách, výkazech ) jméno a příjmení (tiskacím písmem či psaným projevem) pouze příjmení (tiskacím písmem či psaným projevem) rodné číslo datum narození pouze rok narození adresa trvalého pobytu osobní číslo zaměstnance, jedinečný identifikátor vygenerovaný v personálně-mzdovém systému evidenční číslo státního zaměstnance biometrický osobní údaj (osobní údaje vyplývající z konkrétního technického zpracování týkající se fyzických či fyziologických znaků nebo znaků chování fyzické osoby, které umožňují nebo potvrzují jedinečnou identifikaci, například zobrazení obličeje nebo daktyloskopické údaje) genetický osobní údaj (osobní údaje týkající se zděděných nebo získaných genetických znaků fyzické osoby, které poskytují jedinečné informace o její fyziologii či zdraví a které vyplývají zejména z analýzy biologického vzorku dotčené fyzické osoby) údaj o zdravotním stavu (osobní údaje týkající se tělesného nebo duševního zdraví fyzické osoby, včetně údajů o poskytnutí zdravotních služeb, které vypovídají o jejím zdravotním stavu) podzákonných norem, služebních předpisů, vnitřních směrnic, příkazů, závazných metodických pokynů státního tajemníka apod.(subjekt je ze zákona povinen své údaje pro daný účel zpracování poskytnout, uvést, sdělit je správci) povinnost své údaje pro daný účel poskytnout, uvést, sdělit, ale projevil se zpracováním svých osobních údajů souhlas; souhlasem se rozumí jakýkoli svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů) osobní údaje získané nikoli od subjektu údajů další zdroj údajů (jedná se o všechny osobní údaje, které byly správcem získány jinak než od vlastního subjektu údajů, např. laboratorní výsledky, údaje získané na základě smlouvy apod.) osobní údaje jsou uvedeny v listinné podobě, jsou obsahem listiny osobní údaje jsou uvedeny v elektronické (digitální) podobě, jsou obsahem elektronické komunikace, nahrány na datovém nosiči ap. osobní údaje jsou uvedeny na jiném materiálu či nosiči (např. informační tabule, plasty, dřevo, kovy, osobní údaje jsou obsaženy v listinné i elektronické podobě, příp. na jiné platformě (tj. v obou formách či více formách) osobní údaje jsou zpracovány správcem pro účely úřední evidence, výkon předmětu činnosti správce a povinné archivace osobní údaje jsou zpracovány správcem z důvodu výkonu služebních činností osobní údaje jsou zpracovány pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osobní údaje jsou zpracovány pro oprávněné zájmy správce informační systém elektronické evidence a oběhu dokumentů informační systém mzdové a personální agendy

7 IS KaPr informační systém kategorizace prací IS PiVo informační systém pitné a rekreační vody IS HVY informační systém hygieny výživy IS PBU Informační systém předmětů běžného užívání IS HDM Informační systém hygieny dětí a mladistvých INTER internetové stránky KHS ZK INTRA intranet KHS ZK TEN Tendermarket RS Registr smluv SZD státní zdravotní dozor FUS informační systém služebních a pracovních cest ADSRV Active directory databáze uživatelů na serveru Windows 2010 osobní údaj má informační význam pro třetí osoby, orientaci veřejnosti v budovách, prezenci INFO zaměstnance apod. (např. vizitky, jmenovky atp.) OL ošetřující lékař STČ soukromé telefonní číslo subjektu údajů NCHLaS nakládání s nebezpečnými chemickými látkami a směsmi NzP nemoc z povolání NRNP národní registr nemocí z povolání SP služební průkaz státního zaměstnance SPIŘ spisový a skartační řád KHS ZK PERS personální věc Zabezpečení povinností týkajících se ochrany a podpory veřejného zdraví, povinné shromažďování ZP údajů k dalšímu zpracování EPIDAT Informační systém EPIDAT ARI Registr akutních respiračních nemocí NRLUD Národní registr léčby uživatelů drog PAN Informační systém Pandemie RPN Registr pohlavních nemocí TBC Registr tuberkulózy EIS Ekonomický informační systém - elektronický (faktury apod.) ereg Hygienické registry zdravotnických informací