Vize následné novely. Národní standard pro elektronické systémy spisové služby PRAHA,

Transkript

1 Vize následné novely Národní standard pro elektronické systémy spisové služby JAN FRK PRAHA,

2 Národní standard pro essl Zmocnění standardu 70 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě NSESSS zveřejněn ve Věstníku Ministerstva vnitra Znění národního standardu je zpřístupněno způsobem umožňujícím dálkový přístup na internetových stránkách Ministerstva vnitra v sekci O nás, ve složce Archivnictví a spisová služba. Účel standardu Technická norma pro veškeré ISSD veřejné správy Prováděcí právní předpis zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě NSESSS stanovuje základní požadavky na funkce systémů a vytváří sjednocující parametry pro odbornou správu o dokumenty.

3 Pracovní skupina V roce 2008 rozhodnuto MV převzít evropskou specifikaci MoReq2 MV podepsalo se zástupci výrobců spisových služeb memorandum ohledně rozhraní pro komunikaci datovými schránkami Vznikla pracovní skupina zástupců dodavatelů spisových služeb konkurentů Začátkem roku 2012 vzniká pracovní skupina k NSESSS která částečně navazuje na skupinu memoranda k ISDS Občanské sdružení CNZ se s ohledem na svou působnost chopilo iniciativy - nezávislá platforma mimo státní i firemní struktury. Informace o pracovní skupně na:

4 Členové pracovní skupiny CNZ ZÁSTUPCI VÝROBCŮ ISSD ZÁSTUPCI VEŘEJNÉ SPRÁVY 1) 5P, s.r.o. 2) ALIS spol. s r.o. 3) aplis.cz, a.s. 4) Asseco Solutions, a.s. 5) BBM spol. s.r.o. 6) GORDIC spol. s r. o. 8) PilsCom, s.r.o. 9) Software602 a.s. 10) Triada, spol. s r.o. 11) VERA, spol. s r.o. 12) VITA software s.r.o. 13) VUMS LEGEND, spol. s r. o. 1) Archivy 1) Národní archiv 2) Národní digitální archiv 3) Archiv hlavního města Prahy 4) Státní okresní archiv Hradec Králové 2) Národní bezpečnostní úřad 3) Bezpečnostní informační služba ČR 4) Ministerstvo vnitra 1) Odbor archivní správy 2) Odbor egovernmentu 3) Odbor Hlavního architekta egovernmentu 4) Oddělení procesního řízení a standardizace agend veřejné správy 5) Specializovaný útvar MVČR 7) ICZ a.s.!!! 40 ODBORNÍKŮ NIKOLIV OBCHODNÍKŮ!!! Daniel Béda, Petr Pavouček, Luděk Galbavý, Jiří Bříza, Tomáš Dvořák, Miroslav Malaga, Vít Drbohlav, Daniel Matoška, Pavel Kopeček, Jan Heisler, Miroslav Širl, František Fiala, Lukáš Kos, Miroslav Čejka, Stanislav Fiala, Vít Cvrček, Karel Škrle, Vladimír Dinuš, Tomáš Vršek, Robert Piffl, Michal Rada, Jiří Úlovec, Květa Hrnčířová, Tomáš Šedivec, Oldřich Kalina, Miroslav Kunt, Martina Macek, Petr Fík, Dana Duchková, Tomáš Miler, Vladislav Krásný, Jan Frk, Miloslav Mikulka, Radek Pokorný, Tomáš Lechner, Jiří Pšenička, Jan Stodola, Ondřej Pacovský, Jan Křížek, Karel Vosátko

5 VÝSTUPY V ČEM JAK KDO Východiska pro návrh nového standardu Mezinárodně uznávaný rámec TOGAF mezinárodně uznávaný rámec pro řízení tvorby Enterprise architektury ve společnostech využívajících prostředků informačních technologií. Původní koncept vznikl v USA, ale již více než deset let se používá po celém světě včetně České republiky. Nástroj pro systémovou analýzu a návrh Pracovní skupina k NSESSS závislé grafické modelovací jazyky - ArchiMate UML BPMN 2.0 Enterprise Architect (EA) od společnosti Sparx Systems je kompletní nástroj pro systémovou analýzu a návrh, který pokrývá celý životní cyklus vývoje systému, tzn. od zadání požadavků přes analýzu stavů, návrh modelů, testování a údržbu, vše s využitím diagramů Datový model Textový popis

6 Důvody pro novelu NSESSS Zachování souladu s aktuálními právními předpisy (např. GDPR, AZ) ministerstvo vnitra ČR v rámci podkladů pro plán legislativních prací na rok 2018 připravilo záměr na komplexní rekodifikaci právního rámce pro oblast výkonu spisové služby Zjednodušení a zpřesnění požadavků (např. popisné diagramy) Aktualizace příloh dle aktuálních potřeb (např. UEP, eskartace, efaktuty) Verze částka 76/2009 Verze částka 101/2010 Verze částka 64/2012 Verze ? částka 57/2017 Verze ? částka??/2017 Zohledňující specifika českého národního prostředí Doporučující Povinné ? Celkem Účinnost cca od (+ přechodné období)

7 Model tříd

8 Model obecných organizačních činností business Organizační schéma obecných funkcí spisové služby Sféra dispozice externího subjektu Sféra dispozice původce Způsoby podání Podatelna Agenda Spisovna Podání Příjem Evidence Dlouhodobé ukládání Kontrola Externí subjekt Digitalizace Vyřízení Předání archiválií Způsoby doručení Výpravna Dodání Vypravení Uzavření Zničení Doručení

9 Model funkcí application Kontrola Kontrola na přítomnost DRM Kontrola místní a věcné příslušnosti Kontrola na neporušitelnost hashe epodpisu, epečetě, erazítka Kontrola přístupu Kontrola šifrování Kontrola dat na vstupu Spisová služba Kontrola na kapacitu Kontrola na duplicitu Kontrola pravopisu Kontrola datových formátů Kontrola na přítomnost a platnost elektronického ověřovacího prvku Kontrola na přítomnost škodlivého kódu

10 Model procesů Business Process Výběr způsobu doručování ve správním řízení Příjem Kontrola Konverze a vytěžování Rozdělování a oběh Potřeba doručit dokument ve správním řízení Doručuje se na místě? Doručuje se veřejnou vyhláškou? Doručování při jednání nebo jiném úkonu Doručování prostřednictvím úřední desky Je z bezpečnostních důvodů mezi odesílatelem a adresátem zavedena jiná forma elektronické komunikace? Vyhotovování Práce se spisy Označování Evidence Podléhá povaha dokumentu bezpečnostním pravidlům? Umožňuje povaha dokumentu odeslání do datové schránky? Doručování prostřednictvím veřejné datové sítě do datové schránky Má adresát aktivní datovou schránku? Doručování prostřednictvím veřejné datové sítě na elektronickou adresu Doručování dle bezpečnostních pravidel Doručování prostřednictvím Hybridní pošty Schvalování Převod do výstupních formátů Podepisování a fixace v čase nymizace Má adresát evidovanou doručovací adresu u odesílatele? Může odeslání na doručovací adresu přispět k urychlení řízení? Jedná se o elektronickou adresu? Musí být na dokumentu Podpis nebo razítko? Doručování prostřednictvím doručujícího orgánu na doručovací adresu Doručuje se kurýrem? Má adresát evidovanou doručovací adresu v ROB, ROS? Doručování prostřednictvím účastníka řízení nebo jeho zástupce na doručovací adresu Skartace Archivace Vyřizování a uzavírání Doručování Doručování prostřednictvím účastníka řízení nebo jeho zástupce na adresu trvalého pobytu, místa podnikání, či sídla společnosti Doručování prostřednictvím účastníka řízení nebo jeho zástupce na adresu trvalého pobytu, místa podnikání, či sídla společnosti

11 Model aplikačního rozhraní

12 Návrhy pro rozšíření rozhraní Rozhraní pro výměnu dokumentů a jejich metadat Rozhraní pro eskartaci Rozhraní pro GDPR Rozhraní pro Portál občana Rozhraní pro

13 Kontrolní seznam požadavků na essl Vydalo MV ČR dne Autoři: Jan Frk, Miroslav Kunt, Martina Macek Tento metodický návod je určen Veřejnoprávním původcům, kteří si chtějí ověřit, že jejich výkon SSL odpovídá klíčovým požadavkům platné právní úpravy. Kontrolním orgánům jakožto metodický návod pro kontrolu u veřejnoprávních původců. Metodický návod je pojat jako seznam a obsahuje vybrané požadavky především Zákona č. 499/2004 Sb., Vyhlášky č. 259/2012 Sb. a Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Metodický návod naleznete na stránkách Ministerstva vnitra. Momentálně se připravuje novela metodického návodu

14 Děkuji za pozornost JAN FRK J A N F R K 8 G M A I L.C O M H T T P S : / / C Z. L I N K E D I N.C O M / I N /JA N F R K