Co nového ve spisové službě? Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a jeho optimalizace

Transkript

1 Co nového ve spisové službě? Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a jeho optimalizace Tomáš Dvořák, Archiv hl. města Prahy Radek Pokorný, Státní okresní archiv Hradec Králové DRMS Forum listopadu 2010

2 Národní standard po roce Určen pro organizace veřejné správy s povinností vést spisovou službu a provozující ERMS, dodavatele ERMS, pracovníky spisové služby a odborníky na správu dokumentů. Řada povinných a nepovinných požadavků. Firmy začali s postupnou implementací. Fórum DLM ukončilo vývoj MoReq 2 a začalo s přípravou MoReq Povědomost o standardu rozšířena především u původců ve státní a veřejné správě v souvislosti s pořizováním e-ssl. Důraz na úspory ve státní správě.

3 Zásada optimalizace flexibilita při stanovení náročnosti spisové služby dle typu organizace, zároveň zachování všech přijatých zásad a postupů. Text byl upraven a doplněn rozšířenou pracovní skupinou při Odboru archivní správy a spisové služby MV ČR. Řada požadavků vyvedena do režimu nepovinné. Upřesněny či interpretovány postupy a pojmy.

4 Základní pojmy Slouží k definování pojmů spojených s e-ssl v návaznosti na související legislativu. Zachován důraz na rozdíly mezi záznamem (angl. document): informace, která nebyla deklarována jako dokument, tedy nebyla zatříděna, evidována a uzavřena proti změnám a dokumentem (angl. record): každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci předána. Klíčovou vlastností dokumentu je jeho neměnnost a trvalost jeho informačního obsahu. Standard se vztahuje i na tzv. agendové systémy.

5 Upravena a dopracována definice typového spisu. Součást a díl určeny jako skladebné prvky typového spisu, nikoliv spisu běžného. Upraveny bezpečnostní kategorie. Upraven pojem jediné operace. Upraveny diagramy vztahů mezi entitami.

6 Spisový plán Deklarace záznamu jako dokumentu při příjmu je zakončena zatříděním do spisu nebo věcné skupiny spisového plánu. Všechny spisy musí být zatříděny do věcných skupin. Mimořádná pozornost věnována správě spisového plánu. Plně aplikovaná dědičnost a hierarchické uspořádání. Zjednodušeny technické postupy, řízené slovníky nepovinnou výbavou. Upraveny požadavky na typové spisy, rozšířeno užití role pracovníka s typovými spisy, díly a součásti určeny jako skladebné prvky typového spisu. Zpřesněno zatřiďování dokumentů a křížových odkazů do součástí typových spisů.

7 Kontrola a bezpečnost Zajištění kontroly nad nakládáním s dokumenty systémem oprávnění. Provedené operace jsou uchovávány v rámci transakčního protokolu, jeho každodenní výstup je nově považován za dokument a ve formátu dle normy PDF/A denně zálohován. Vyžadována pravidelná záloha umožňující obnovu dat i systému, v souladu s platnou legislativou upraveno nakládání s tzv. škodlivým kódem. Vzhledem k naší praxi tzv. nezbytné dokumenty nově považovány za nepovinné, nepředpokládají se u veřejnoprávních původů.

8 Ukládání a vyřazování dokumentů Proces tvorby, popisu a uplatnění skartačního režimu. Odborná prohlídka dokumentů po uplynutí stanovené doby skartační operaci svěřena posuzovateli skartačních operací (zvláštní správcovská role). Definice přenosu, exportu a zničení dokumentů, určeny požadavky na dokumenty a jejich metadata. Nově vzhledem k požadavkům NDA jako základní forma pro odevzdání archiválií do archivu určen export se současným zachováním dokumentů v rámci ERMS. Několik požadavků vyvedeno mezi nepovinné.

9 Příjem a evidence dokumentů Příjem je kontrolovanou činností vkládání dokumentu i metadat. Vyžadována funkce vložení jakéhokoli digitálního dokumentu a jeho zatřídění do spisového plánu. Do metadat se zaznamenává datový formát komponenty s odkazem na registr datových formátů. Nově se do metadat zaznamenává i hash dokumentu a použitý hashovací algoritmus. Hromadný import dokumentů a metadat se provádí podle stanovených schémat XML.

10 Vyžadován je příjem ových zpráv přímo z poštovního klienta. Metadata z hlavičky ové zprávy jsou využívána k importu příslušných metadat. Nově je v případě skenování dokumentů nepovinné provádění OCR. Rozvádí se ustanovení spisové vyhlášky o evidenci. Údaje v evidenci dokumentů se generují do samostatného dokumentu se skartačním režimem A 1. Kapitola dále popisuje typy dokumentů, komunikaci s ISDS a standardní práci s datovými zprávami.

11 Identifikování a odkazování entit Všem entitám jsou přiřazovány spisové znaky a jednoznačné identifikátory. Tato označení jsou jedinečná a jejich tvorba závisí na libovolné konfiguraci systému. Spisové znaky jsou identifikací entit uvnitř registratury; jednoznačné identifikátory jsou technickou identifikací systému. Řetězením spisových znaků entity umístěné v hierarchickém spisovém plánu vzniká plně určený spisový znak entity.

12 Standardní funkce systému Popis vyhledávání, výběru, zobrazení, vytištění a dalšího znázorňování dokumentů. Některé požadavky byly nově přesunuty mezi nepovinné. Definice souboru správcovských funkcí. Popis technické správy ukládacího prostoru. Systém poskytuje hlášení, za účelem sledování činnosti a stavu systému. Až na výjimky z pověření posuzovatele skartační operace nemohou být dokumenty v systému smazány. Za účelem skrytí chráněné informace se z dokumentů (v procesu redakce) vytvářejí výtahy nebo jsou tyto dokumenty vyloučeny z dalšího zpracování. Nově je provádění redakce přesunuto do nepovinných požadavků.

13 Účelové moduly Definice požadavků na práci s analogovými spisy a dokumenty, jejich označování jako fyzických entit. Nově byla podrobněji vysvětlena práce s typovými spisy. Popsána integrace se systémy pro správu obsahu (CMS), rozepsány požadavky stanovené vyhláškou k elektronickému podepisování, popis práce se šifrovanými dokumenty a distribuovanými systémy. Nově byly do nepovinných přesunuty požadavky na práci off-line, integraci faxu, automatizaci pracovního procesu, ochranu duševního vlastnictví, zohledňování bezpečnostních kategorií, správu záznamů, tzv. verzování dokumentů a integraci s dalšími systémy. Vyznačování právní moci nebo vykonatelnosti na dokumentech digitální povahy bylo nově zrušeno.

14 Dokumentace životního cyklu a metadata Definice požadavků na vedení typového spisu k dokumentaci systému v analogové podobě. Definice společných požadavků pro práci systému s metadaty. V metadatech se z časových důvodů nic nemění, třebaže bylo shromážděno několik připomínek.

15 Děkujeme za pozornost! Tomáš Dvořák Radek Pokorný