RECEPCE NOVINKY ROK 2018

Transkript

1 RECEPCE NOVINKY ROK ver V menu Nastavení - Konfigurace - Uzávěrky je nová volba "Posílat informačně marketingové y podle pobytu hostů", povoluje přístup do okna Informační y v číselníku Hostů - tlačítko Pobyty. Volba je dostupná jen pro Superuživatele. V editaci číselníku Hostů je nová volba "Neposílat informační y". Pokud si host nepřeje dostávat informační y, bude zatržením této volby vyřazen z hromadného výběru hostů v okně Pobyty, tlačítkem "Informační y". pro běžný obchodní kontakt však zůstane k dispozici. Pod volbou "Neposílat informační y" je vypsán datum a čas posledního odeslání informačního u. Z programu Recepce lze nyní odesílat y hostům, kteří mají v číselníku Hostů zapsanou ovou adresu. V zabudovaném editoru si lze připravit samostatné y, které se posílají hostům před příjezdem a zahájením pobytu a po odjezdu po ukončení pobytu, tyto y se posílají automaticky na konci Denní uzávěrky. Všem hostům, které je možné vybrat v okně Pobyty podle různých podmínek, lze posílat y kdykoliv, bez ohledu na Denní uzávěrku. y se můžou vytvořit ve dvou jazykových verzích (pro hosty z domácí země, pro hosty z ciziny). Pro všechna posílání ů hostům je nutné mít vlastní SMTP server. Pro odesílání při uzávěrce nebo z Pobytů lze nastavit různé Prodlevy mezi y, aby nebyl přetížen SMTP server. V číselníku Hostů je tlačítko Pobyty. V okně podmínek výběru hostů je nové tlačítko "Informační e- maily". Po stisku tlačítka "Informační y" se vyberou hosté, kteří vyhovují nastaveným filtrům a mají zapsanou ovou adresu. Vybraní hosté se zobrazí v novém přehledovém okně, kde lze ještě jednotlivě volbou omezovat výběr hostů. V dolní části okna jsou dostupné tlačítka "Nastavit šablonu", "Test domácí" a "Test cizí". Všechny slouží pro vytvoření a úpravy HTML u, ve dvou jazykových verzích pro hosty z domácí země a cizích zemí. Do u lze vložit několik maker, které se při odesílání

2 přepíší reálnými hodnotami jednotlivého hosta (příjmení, jméno a aktuální datum). Před odesíláním informačních ů je vhodné nastavit dostatečnou "Prodlevu odeslání u", jinak hrozí zahlcení SMTP serveru. Předpokládaná doba odesílání je zobrazená nad tlačítkem "Poslat y". Již zahájené odesílání je možné přerušit pomocí tlačítka Zastavit v okně s teploměrem, které ukazuje celkový průběh odesílání. Pro odesílání informačních ů nelze "Použít přednastavený účet", je nutné předem v menu Nastavení - Konfigurace - Uzávěrky vyplnit vlastní Účet, Heslo a SMTP odesílatele. Pokud bude host odpovídat na doručený , odpověď má přijít na účet, ze kterého se odesílal. Průběh odesílání se zapisuje do Logu událostí. Hosta lze trvale vyřadit z výběru zatržením volby v číselníku Hostů - "Neposílat informační y". Po odeslání každého u se k hostovi poznamená datum a čas odeslání. Výchozí setřídění přehledové tabulky hostů se přebírá z okna Pobyty. V menu Nastavení - Konfigurace - Uzávěrky lze nyní zatrhnout volbu "Informační před příjezdem hosta". Dá se nastavit počet dnů před příjezdem, kdy se má poslat a zda je posílat "Pouze domácím hostům". Lze zvolit typ editoru, pomocí kterého se bude upravovat. Tlačítkem "Nastavit šablonu" se spustí zvolený editor. Připravené y pro hosty podle národnosti se dají odeslat tlačítky "Test domácí" a "Test cizí". Barvy tlačítek odpovídají barvám tlačítek v editorech, pomocí kterých se zapisují y do databáze ve tvaru připraveném pro hromadné rozesílání. Pro odesílání ů před příjezdem a po odjezdu hosta již nelze "Použít přednastavený účet", je nutné předem vyplnit vlastní Účet, Heslo a SMTP odesílatele. Pokud bude host odpovídat na doručený , odpověď má přijít na účet, ze kterého se odesílal. V menu Nastavení - Konfigurace - Uzávěrky lze zvolit editor HTML u také pro odesílání ů hostům po ukončení pobytu a odjezdu. Tlačítkem "Nastavit šablonu" se spustí zvolený editor. Připravené y pro hosty podle národnosti se dají odeslat tlačítky "Test domácí" a "Test cizí". Při hromadném rozesílání ů před příjezdem a po odjezdu je možné posílat jednotlivé y s "Prodlevou odeslání u sekund". Pro odesílání ů hostům je v Recepci nový vizuální editor HTML ů. V menu Nastavení - Konfigurace - Uzávěrky se zvolí Editor HTML vizuální a pak tlačítkem "Nastavit šablonu" se zvolená volba zapamatuje a spustí se editor. V editoru se zapisuje text u, text lze běžným způsobem zformátovat - tučné, kurzíva, podtržené písmo, velikost, font a barva písma. Odstavce lze zarovnat vlevo i vpravo, lze použít odrážky číslované nebo s tečkami. Všechny změny se ihned zobrazí. Text lze doplnit obrázky. Obrázky lze vložit vyhledáním na lokálním disku počítače nebo URL odkazem na webové úložiště. Lze vložit tabulku, v tabulce lze dokonce spojovat sousední buňky. Předmět a tělo e- mailu lze kdykoliv uložit do souboru na disk, tak lze připravovat různé verze ů (jazykové, podle účelu...). Rozepsaný lze kdykoliv otestovat tlačítkem "Odeslat testovací ". Do u lze vložit několik maker, které se při odesílání přepíší reálnými hodnotami jednotlivého hosta (příjmení, jméno, datum příjezdu, odjezdu a aktuální datum). Editor má mnoho ovládacích prvků, podržením kurzoru myši nad prvkem se zobrazí krátká nápověda. Připravený se zapíše do databáze tlačítky "Uložit pro odesílání domácím hostům" pro hosty z domácí země nebo "Uložit pro odesílání cizím hostům" pro hosty z cizí země. Do databáze se zapíše tělo v HTML formátu a všechny použité obrázky z lokálního disku počítače, na kterém se připravuje. y pak může odesílat jakákoliv stanice s připojením k internetu, na které se spustí Denní uzávěrka. Pro odesílání ů hostům lze také použít profesionálně připravený HTML . V menu Nastavení - Konfigurace - Uzávěrky se zvolí Přímá editace HTML a pak tlačítkem "Nastavit šablonu" se

3 spustí editor. Volba editoru se zapamatuje pro další spuštění. lze načíst z disku, zobrazí se v textovém editoru zdrojového kódu ve formátu HTML. Na požadovaná místa lze vložit odkazy na obrázky nebo jakkoliv upravit text a formátování u. Rozepsaný lze kdykoliv otestovat tlačítkem "Odeslat testovací ". Do u lze vložit několik maker, které se při odesílání přepíší reálnými hodnotami jednotlivého hosta (příjmení, jméno, datum příjezdu, odjezdu a aktuální datum). Editor má mnoho ovládacích prvků, podržením kurzoru myši nad prvkem se zobrazí krátká nápověda. Připravený se zapíše do databáze tlačítky "Uložit pro odesílání domácím hostům" pro hosty z domácí země nebo "Uložit pro odesílání cizím hostům" pro hosty z cizí země. Do databáze se zapíše tělo v HTML formátu a všechny použité obrázky z lokálního disku počítače, na kterém se připravuje. y pak může odesílat jakákoliv stanice s připojením k internetu, na které se spustí Denní uzávěrka. V menu Uzávěrky - Denní uzávěrka lze spustit denní uzávěrku. Před uzávěrkou se zjistí, zda se budou odesílat y hostům. V přehledové tabulce událostí v uzávěrce se zobrazí samostatné řádky s informací o ech přijíždějícím hostům a hostům po odjezdu. Kliknutím na tlačítko "Více..." lze zobrazit hosty, kterým se budou posílat y. Samotné odesílání se spustí po dokončení uzávěrky, mezi jednotlivými y je časová prodleva, kterou lze nastavit v menu Nastavení - Konfigurace - Uzávěrky. V poznámkách (u ubytovaného hosta, rezervace) lze zapsat URL odkazy na webové stránky nebo e- maily: nebo mailto:servis@cominn.cz. Rozpoznané odkazy jsou podbarveny modře a podtrženy. Nyní se po kliknutí na tyto rozpoznané odkazy spustí příslušná aplikace (webový prohlížeč, ový klient) ver Při převodu účtů z pokladen Vectron na hotelový účet se soubor HOTEL.EXP dosud přejmenoval na HOTELSAV.EXP. Nyní se přejmenuje na jméno složené ze zkratky HOTSAV a jména počítače, na kterém je program Recepce spuštěn. Úprava řeší potenciální problém, kdy textový soubor zpracovaly během jedné sekundy dva počítače. Zpracování se zapisuje do Logu událostí. Pokud je při ubytování hosta vyžadováno číslo dokladu (OP, pas), je políčko Doklad nutné vyplnit a zapsat lze pouze čísla a písmena, nejméně 6 znaků dle požadavků Cizinecké policie PČR ver Tisk rezervace ve formátu "zálohová faktura s potvrzením" a "proforma faktura zálohy" nyní netiskne výraz "DIČ", pokud je vlastní firma neplátce DPH a DIČ není uvedeno v Konfiguraci (DIČ se již od nemusí tisknout, i když je zapnuto EET) ver Důležité: Při startu programu, před denní uzávěrkou a před zaplacením platbou podléhající EET se nově kontroluje shoda DIČ osoby, pro kterou je elektronický podpis pro EET vydán, s DIČ zapsaným v parametrech vlastní firmy. Tato kontrola se ukazuje jako podstatná! Někteří uživatelé mění/měnili provozovatele nevhodně/špatně a to tak, že si změnili DIČ a neprovedli instalaci respektive nastavení

4 nového EET certifikátu. V dokumentaci MFČR k EET je nesoulad mezi DIČ a EET certifikátem akceptovanou chybou a přes nesoulad server EET poskytne FIK!! Pokud si uživatel neprovedl kontrolu na portálu EET, zda do EET se zapisují účtenky ke správné firmě, EET přijímalo účtenky a poskytovalo FIK a uživatel v dobré víře vystavoval účtenky do EET, ale ty se registrovaly k původní firmě. V poslední době několik našich uživatelů kontaktovali pracovníci FÚ s tím, že účtenky nového subjektu se zapisují ke starému s novým DIČ. Finanční úředníci požadují provést opravu zpětně odmarkovat po měsících tržby v EET u staré firmy a domarkovat k nové firmě. Je hodně pracné, zvlášť pokud se kombinují plátci a neplátci DPH. Tato verze nově provede kontrolu souladu mezi DIČ a EET certifikátem a nedovolí markovat, dokud to neuvedete do souladu!!! Proveďte si upgrade. Tato nová kontrola Vám může usnadnit spousty problémů!!!! ver Pokud je na pokojích v rezervaci nastavené cenové aranžmá, zobrazuje se v přehledu pokojů cenové aranžmá i s nulovou cenou. Předtím se nulová cena nezobrazila a políčko s cenou zůstalo prázdné. Nová statistika Platné rezervace bez aranžmá, která v zadaném období zobrazí platné rezervace, které nemají nastavené aranžmá. Nová statistika Předpokládaná tržba z rezervací. Odhad tržeb se spočítá podle aranžmá rezervací ve zvoleném období. Bere se ohled na změny sezónních cen v období a také na Použití aranžmá - natížení denně nebo jednou za pobyt. K vybraným rezervacím se hledají také depozity, které se započítají v předpokládaný den nájezdu rezervace. Nakonec se udělají součty tržeb a depozitů bez DPH a s DPH a vyčíslí se rozdíly mezi tržbami a depozity bez DPH a s DPH. Na účtu hosta je možné po stisku tlačítka Balíček vytvářet jednorázové balíčky. Nyní se položky vyúčtování záloh a depozitů NEPŘESUNOU do nového balíčku, ani když jsou označené. Účetně to totiž není možné. Když se do balíčku přesouvá jiný balíček, vnitřně se načte složení původního balíčku a toto složení se použije jako položky nového balíčku. Nyní prodejní cena nového balíčku vždy odpovídá součtu prodejních cen všech do balíčku přesouvaných položek. Předtím se prodejní cena nového balíčku mohla deformovat, pokud prodejní cena přesouvaného balíčku nezávisela na složení balíčku. To je umožněno v Ceníku, když se nastaví rozbalovací seznam Prodejní cena na hodnotu 3 - Balíčková nezávislá cena nebo 4 - Balíčková se sezónní cenou. V Konfigurace - Vazby ostatní - WEB rezervace je nyní zapnutý parametr Online objednávky rezervací snižují dostupnou kapacitu. Tyto předběžné rezervace pak snižují počet volných pokojů daného typu v průběhu zápisu web rezervace. V Knize On-line objednávek lze tlačítkem Tisk vytisknout "výpis objednávky" (opis rezervace pro interní potřebu v hotelu) nebo "potvrzení" s hlavičkou pro odeslání přijaté rezervace hostovi. Výpis nebo potvrzení lze také zaslat em na adresu hosta. Nyní jsou všechny výpisy zvolených typů pokojů doplněny o cenu za nocleh a počet osob na pokoji, pokud jsou tyto informace zapsané ve webové rezervaci. V Knize On-line objednávek se tlačítkem Převést pomocí průvodce z webové rezervace vytvoří nová platná rezervace. Pro novou rezervaci se automaticky označí první volné pokoje podle na webu

5 zvolených typů pokojů. Průvodce se nyní nastaví rovnou na poslední stránku tvorby rezervace, kde se nastavuje jméno, adresa hosta, nábor a jde upravit cenové aranžmá a počty osob na pokojích. Výběr pokojů lze upravit návratem na předchozí stránku. Při zápisu webové rezervace zapsané včetně ceny za nocleh na pokoj a případně také s počtem osob na pokoj se v cenovém aranžmá na zvoleném pokoji zapne volba Volná cena a nastaví se počty osob podle webové rezervace. PLU cenového aranžmá je nastaveno podle PLU doporučené ceny v číselníku Typů pokojů nebo Pokojů. Úprava ukládání záznamů v číselníku Typů pokojů do databáze, nyní se při změně kódu typu pokoje nastaví nový kód i v tabulce webových rezervací. Doplnění indexů do tabulek pro webové rezervace značně zrychlí práci s webovými rezervacemi ver Dveřní zámky: Nová verze řídícího program systému dveřních zámků Salto se nyní jmenuje SPACE. Proběhlo otestování kompatibility a funkčnosti napojení. Všechny odkazy na systém Salto HAMS přejmenovány na Salto SPACE (HAMS) od této verze garantujeme kompatibilitu s SW SPACE ve verzi 2018/07. Pokud je program Recepce napojen na systém řízení dveřních zámků, je možné použít tlačítko Karty, zámky pro otevření okna na vytváření karet pro hosty. V okně je nyní nově pojmenováno tlačítko Blokující klíč (dříve Nový originál). Lépe to vystihuje funkci nově vytvořeného klíče, který po prvním použití zablokuje všechny dříve vytvořené klíče pro určitý dveřní zámek. Pokud host ohlásí ztrátu klíče, je tak možné ztracené klíče zablokovat před možným zneužitím ver Rozšíření ukládání konfiguračních dat do databáze v závislosti na jménu počítače. Dosud se data ukládala podle jména počítače jen v případě spouštění programu lokálně přímo na stanici. Nyní program zjistí, že je spuštěn terminálově (pouze při Připojení ke vzdálené ploše) a může zjistit jméno stanice, ze které je spuštěn. Proto i při terminálovém spuštění lze ukládat data podle jména počítače. Takto lze zajistit správnou konfiguraci různých periferních zařízení, která jsou připojena vždy ke konkrétnímu počítači a nejsou dostupná všem počítačům. V Nastavení - Konfigurace - Dveřní zámky je u zámků Salto RS232 a TCP/IP nyní uloženo ID Enkodéru lokálně podle jména počítače i v případě terminálového spuštění přes Připojení ke vzdálené ploše. Lze tak adresovat konkrétní enkodér připojený k určitému počítači. Dosud bylo ID Enkodéru vždy globální a stejné pro všechny počítače. Na účtu hosta je možné již dlouho po stisku tlačítka Balíček vytvářet jednorázové balíčky. Označené položky objednávek se přesunou do nového balíčku a na účtu hosta zůstane místo různých položek jen nově vytvořený balíček. Dosud se tyto přesunuté položky z účtu hosta stornovaly a proto byly započteny do statistiky Storna natížení (objednávek). Pro usnadnění kontroly jsou nyní položky přesunuté do balíčků označeny jinak a do statistiky Storna natížení (objednávek) se již

6 nedostanou. Položky natížení přesunuté do balíčků jsou nyní zobrazené v nové statistice Objednávky přesunuté do jednorázových balíčků. Při zapnuté volbě "Odesílat Oznámení ubytovaných cizinců elektronicky webovou službou UBYPORT?" se nově ubytovaní cizinci automaticky těsně před denní uzávěrkou odesílají na webovou službu UBYPORT. Pokud si cizinec následně prodlouží pobyt (ručně nebo denní uzávěrkou), je nutné nové nahlášení na UBYPORT. Program proto automaticky zjistí cizince s prodlouženým pobytem a odešle je na UBYPORT tolikrát, kolikrát se zjistí prodloužení pobytu. V záznamu odesílaném do webové služby je však při prodloužení datum počátku pobytu nastaveno vždy podle předpokládaného konce předchozího pobytu. Např. bydlí od do , do UBYPORT se odešle cizinec s pobytem od do Po prodloužení do se do UBYPORT odešle stejný cizinec s pobytem od do Při zkrácení pobytu se nehlásí nic. Nyní je také opravena chyba v určení počtu odesílaných dávek, pokud byl počet odesílaných cizinců přesně shodný s požadovanou velikostí jedné dávky. Velikost jedné dávky se může měnit v závislosti na zatížení serveru webové služby UBYPORT. Nová uložená procedura pro zjištění cen za období podle PLU doporučené ceny v číselníku Typy pokojů. Zpracuje PLU s pevnou, sezónní a balíčkovou cenou i ceny v cenové mapě podle počtu osob a cenových kódů. V Knize rezervací se dá tlačítkem Nový depozit daňový vytvořit depozit zaplacený předem k určité rezervaci. Nyní se ještě před zaplacením depozitu zjišťuje, zda rezervaci nezačal na jiném počítači opravovat někdo jiný. Pokud ano, depozit nejde zaplatit. Jinak hrozí, že stav rezervace se nezmění správně, i když depozit je zaplacený ver Při napojení Recepce na systém Medicus se do poznámky přenášené do databáze Medicus přidává číslo rezervace, když se jedná o hosta s rezervací. Mohou tam totiž být i hosté ubytovaní přímo bez rezervace nebo ambulantní hosté. Při ubytování hosta z domácí země je pro pole Město a Ulice vyžadováno vyplnění, pokud je zapnutá volba Konfigurace - Systémové parametry - "Při ubytování hosta z domácí země vyžadována adresa". Pole jsou viditelné vždy a je možné zadávat úplnou adresu, ale není to povinné, pokud volba není zapnutá. Při ubytování hosta z ciziny je adresa povinná vždy. Číselník Státy má aktuální vízovou povinnost automaticky doplněnu změnovým skriptem. Číselník Státy má v menu Výpisy doplněny dva nové výpisy číselníku: Státy s vízovou povinností - vytiskne státy se zapnutou vízovou povinností. Všechny státy - vytiskne úplně všechny státy v číselníku. Eliminace chyby obsluhy: Pokud se v okně Hledání hosta obsluha spletla a do čtečky dokumentů s OCR vložila doklad opačně, čtečka vrátila řetězec, ze kterého se nedají zjistit žádné údaje. I v tomto případě se však spustilo hledání, které zobrazilo všechny hosty z databanky hostů. U velké databanky s mnoha

7 tisíci záznamy pak tato operace trvala desítky sekund. Nyní se to již nestane a obsluha může ihned správně vložit doklad a opakovat hledání. V okně ubytování nového hosta nebo vložení nového hosta do databanky hostů se řetězec bez údajů vrácený čtečkou dokumentů s OCR po chybném vložení dokladu odstraní a obsluha může ihned načíst doklad správně. V okně Hledání hosta se dá použít čtečka dokumentů s OCR. U tuzemských hostů se pak pro hledání v databance hostů použije Příjmení, Jméno doplněné podle Konfigurace - Systémové údaje buď číslem dokladu nebo datumem narození. U cizinců se vždy k Příjmení a Jménu doplní datum narození. V okně Hledání pak sloupec "Doklad, Narození" zobrazí číslo dokladu nebo datum narození. Ohledně vhodného typu čtečky nás kontaktujte. V Číselníky - Hosté nebo po stisku tlačítka Nový během hledání hosta se v okně editace hosta dá použít čtečka dokumentů s OCR pro načtení dokladu hosta (občanka, pas, vízum). Pak lze hosta velmi rychle zapsat do databanky hostů ver Úprava pro splnění obecných požadavků klientů spojených s GDPR: Pole pro Datum narození je nyní viditelné a je vyžadováno vyplnění, pokud se jedná o cizince nebo je zapnutá volba Konfigurace - Systémové parametry - "Při ubytování hosta z domácí země vyžadováno datum narození". Pokud volba není zapnutá, je pole také viditelné a je možné zadávat Datum narození, což je nutné u objednavatele služby ubytování. Když u hosta není nutné evidovat datum narození, je nyní možno novou volbou zatrhnout Neevidovat narození. Pak se pole pro datum narození skryje a do databáze se datum nezapíše. V tisku Registrační karty se kolonka Datum narození vždy zobrazí, ale ukazuje jen reálné datumy nebo je prázdná. Přehledové okno Kniha rezervací na monitoru s dostatečnou šířkou zobrazilo sloupec Depozit a také sloupec Zaplacen. Protože zjištění depozitů a datumu zaplacení je časově náročné, u recepcí s hodně platnými rezervacemi se velmi zpomalilo překreslení Knihy rezervací. Nyní se proto sloupce Depozit a Zaplacen zobrazí jen pokud je zatržena volba Ukázat depozity u rezervace. Výchozí hodnota je nezatrženo a díky tomu se okno překreslí velmi rychle. Na monitoru s malou šířkou, kde stejně pro sloupce Depozit a Zaplacen není místo, se skryje i volba Ukázat depozity u rezervace. Další zrychlení překreslení Knihy rezervací je dosaženo uložením Příjmení, Jména a Města ve tvaru vhodném pro hledání postupným psaním přímo do databáze. Nyní již položka "Místo a stát narození" není viditelná ani u ubytovaného hosta, ani v číselníku Hosté. Nyní nově je u všech ubytovaných hostů povinné vyplnit Město, Ulice. Doklad je povinné vyplnit vždy u cizinců, podle volby Konfigurace - Systémové parametry - "Při ubytování hosta z domácí země vyžadováno číslo dokladu" je možné nastavit povinné vyplnění u hostů z domácí země ver

8 V Konfigurace - Vazby ostatní je rozšířena sekce WEB rezervace. Pro novou verzi modulu pro WEB rezervace se zde dají nastavit potřebné údaje: - GDPR odkaz - url adresa dokumentu s údaji o GDPR pro zobrazení na webu - Obchod. podmínky - url adresa dokumentu s obchodními podmínkami pro zobrazení na webu oddělení vyřizujícího webové rezervace (zpravidla recepce) - Telefon - telefon oddělení vyřizujícího webové rezervace (zpravidla recepce) - CSS soubor - soubor pro individuální nastavení vzhledu webové aplikace. GDPR: V Konfigurace je nová sekce "GDPR Osobní údaje". Zde se dá nastavit "Minimální délka uchování údajů hosta z domácí země" (6 let) a "Minimální délka uchování údajů hosta z ciziny" (6 let). Dále se dá nastavit, zda "Evidovat pohlaví hostů" "0 - Nikdy" nebo "1 - Volitelné". Výchozí je "0 - Nikdy", pak ve všech oknech, kde se dříve zadávalo pohlaví, je rozbalovací seznam úplně skrytý. Při nastavení na "1 - Volitelné" lze pohlaví zvolit v rozbalovacím seznamu. Pak lze podle volby Konfigurace - Systémové parametry - "Při ubytování i rezervaci hosta vyžadovat určení pohlaví" nastavit povinné vyplnění tohoto údaje. V tisku Registrační karty se kolonka Pohlaví skryje nebo zobrazí. GDPR: Nyní u žádného hosta již není přístupná položka "Místo a stát narození" a "Hraniční přechod". Dříve se tyto údaje vyžadovaly u cizinců pro vyplnění přihlašovacích lístků. GDPR: Číselník Hostů nyní v přehledové tabulce zobrazuje počet Pobytů hosta a datum odjezdu při Poslední návštěvě. Obě informace jsou potřebné pro rozhodnutí o Anonymizaci osobních údajů hosta. GDPR: Číselník Hostů má v menu Tvorba novou položku "Anonymizace osobních údajů". Pokud host požádá o vymazání svých osobních údajů z evidence hotelu, tato funkce smaže všechny osobní údaje hosta. Aby se nezměnil tisk statistik, položka "Státní občanství" a "Stát trvalého pobytu" se ponechají, v datumu narození se ponechá rok, měsíc a den se nahradí 1. lednem. Příjmení je nahrazeno slovem Host doplněným původním číslem hosta. Anonymizace je povolena až po uplynutí minimální délky uchování údajů hosta, nastavené v Konfiguraci. GDPR: Číselník Hostů má v menu Výpisy nové položky "Osobní údaje hosta" a "Osobní údaje a historie". Na vyžádání hosta lze vytisknout osobní údaje, které hotel u hosta eviduje, případně doplněné historií pobytů hosta ver V Knize rezervací je nová funkce Import evidenčních depozitů. Depozity je možno sledovat v účetnictví odděleně od programu Recepce. Účetnictví může exportovat textový soubor csv, je vyžadovaný přesný formát souboru. Tlačítkem "Párování evidenčních depozitů" se zobrazuje stejnojmenné okno, kde je dostupné jen tlačítko Načíst soubor. V dialogu otevření souboru obsluha vyhledá příslušný csv soubor. Cesta umístění souboru se zapamatuje pro další načtení. Během načítání z csv souboru se párují věty souboru s platnými rezervacemi podle čísla rezervace. Výsledek se zobrazí v okně. Okno je možno opakovaně zavírat a otevírat, aby bylo možno párování přerušit a dokončit podle potřeby. Při zobrazení okna se zároveň zkontrolují sazby DPH v textovém souboru, každé sazbě musí být přiděleno PLU, pod

9 kterým se depozit zapíše do objednávek. Pomocí tlačítka "Nastavit PLU podle DPH" se zobrazí všechny sazby DPH použité v csv souboru, každé sazbě je možno přiřadit libovolné PLU. Po výběru se PLU zapíše také do záznamů připravených k zápisu depozitů. Vybraná PLU se pamatují pro další použití. Tlačítkem "Nastavit vazbu" je možné zvolit platnou rezervaci, se kterou se depozit spáruje. Tlačítkem "Zrušit vazbu" je možné spárování depozitu a rezervace zrušit. Tlačítkem "Zapsat depozity k rezervacím" se spustí akce, při které se ke spárovaným rezervacím zapíší evidenční depozity. Každý záznam se po úspěšném zápisu odstraní z tabulky, v ideálním případě se tedy tabulka úplně vyprázdní. Pokud některé záznamy nejsou spárované, zůstanou v tabulce až do načtení dalšího souboru. Textové soubory csv se po načtení přesunou do složky ArchivImportu, kde již zůstanou. Okno párování záznamů s rezervacemi je možné opakovaně zobrazovat, zobrazené záznamy jsou však závislé na počítači, na kterém se načetl textový soubor. Záznamy jsou viditelné jen na stejném počítači, kde se načetly. Toto řešení umožňuje nezávislou práci na více počítačích najednou ver K rezervaci lze zapsat evidenční depozit. Nyní lze při zápisu položek evidenčního depozitu vkládat také Variabilní symbol dokladu, kterým je depozit zaplacený. Variabilní symboly se poté přenášejí až do Generování účetních vět ve Skladu od ver V přehledovém okně Kniha rezervací - Správa depozitů - Depozity jsou evidenční depozity seskupené a sečtené podle variabilních symbolů, viditelných ve sloupci Doklad. V Nastavení - Konfigurace - Systémové parametry lze pomocí přepínače "Při vložení evidenčního depozitu vyžadovat variabilní symbol" nastavit povinné vkládání variabilního symbolu. Rozšíření statistik Depozity a zálohy podrobně, Přijaté zálohy, Vyúčtované zálohy a Nevyúčtované zálohy ke dni, kde se nyní u přijatých evidenčních depozitů zobrazuje vložený Variabilní symbol ver Při zaplacení depozitu k rezervaci nebo zálohy na pobyt hosta vznikají číslované daňové doklady. Tato čísla dokladů (variabilní symboly) se nyní přenášejí do vyúčtování depozitů a záloh a pomocí funkce Generování účetních vět ve Skladu od ver je lze exportovat do účetnictví Pohoda. Při použití terminálu FiskalPRO Verifone VX520/VX675 je při stornu účtenky podle vnitřních pravidel terminálu někdy použit "Návrat platby", někdy "Storno poslední platby". Při použití návratu je vyžadováno vložení karty a vytiskne se kontrolní ústřižek s titulkem "Návrat platby", bez dodatku. Při použití storna poslední platby se karta nevyžaduje a vytiskne se ústřižek s titulkem "Prodej", ukončený dodatkem "Transakce zrušena!". Storno účtenky v Knize účtů nyní bere ohled na čas vystavení účtenky a díky tomu nedojde k prolnutí historických a aktuálních objednávek ve stejné číselné řadě.

10 Číslo číselné řady (např. účtenky podléhající EET, podklady pro fakturaci, účtenky mimo EET, zálohy,...) se nyní začíná ukládat ke každé účtence, do budoucna to umožní měnit číselné řady dokladů podle potřeby. Tisk účtenek (daňový doklad, text na dokladu) se nyní řídí hodnotami uloženými u každé platby účtenky. Předtím se řídil hodnotami v číselníku Plateb, což mohlo vést k tomu, že po změně v číselníku se změnil také dotisk účtenky. Kniha rezervací zvýrazňuje rezervace s opcí, kterým vypršel datum Potvrdit do. Pokud je aktuální účetní datum vyšší než požadované datum potvrzení, je rezervace s opcí zobrazena červeným písmem, stejně jako v Grafickém přehledu. V rezervaci se po vyplnění pole "Požadovaná záloha" nastaví a zpřístupní pole "Zaplatit do". Nyní se podle datumu "Zaplatit do" nastaví také datum "Potvrdit do" a Stav rezervace se změní na "Požadováno potvrzení, záloha" (tj. opce). Rezervace s opcí lze lépe sledovat pomocí statistik a Grafického přehledu. Pokud je to nutné, lze Stav rezervace a datum "Potvrdit do" změnit podle potřeby. V Nastavení - Konfigurace - Nastavení - může nyní měnit Formáty číselných řad pouze Superuživatel. Přehledové okno Kniha rezervací je vytvořeno tak, aby na monitoru se šířkou 1024 bodů zobrazilo všechny podstatné sloupce. Protože šířky monitorů rostou, okno lze roztahovat do šířky podle monitoru, na kterém se okno zobrazí. Při šířce okna Knihy rezervací nad 1095 bodů se ke stávajícím sloupcům přidá sloupec Depozit (celkový součet daňových a evidenčních depozitů). Při šířce okna nad 1170 bodů se zobrazí další sloupec Zaplacen, datum zaplacení posledního depozitu ver V Knize On-line objednávek se tlačítkem Převést pomocí průvodce z webové rezervace vytvoří nová platná rezervace. Pro novou rezervaci se označí volné pokoje podle na webu zvolených typů pokojů. Výběr pokojů lze upravit. Podle číselníku pokojů se na zvolených pokojích nastaví počet osob a cenové aranžmá. Počty osob na pokojích i cenové aranžmá lze upravit. Pro celou rezervaci se nastaví výchozí strava, kde počet celých porcí odpovídá součtu osob na pokojích, nastavení stravy lze také upravit. Po uložení nové rezervace se webová rezervace označí stavem Použitá. Při ukončení programu je uvolněna všechna používaná paměť ver Při zobrazení okna "Statistiky za období" se ihned rozbalí první dvě větve, tj. Oblíbené sestavy a Poslední zobrazené sestavy. Umožní to rychlejší přístup k používaným sestavám. V rezervaci lze vyplnit pole "Požadovaná záloha". Tím se nastaví a zpřístupní pole "Zaplatit do". Nyní není povoleno nastavit datum splatnosti na nižší než účetní datum recepce, protože zálohu by měl host zaplatit ještě před příjezdem. Po vyplnění "Požadované zálohy" lze rezervaci vytisknout jako Proforma fakturu.

11 Pro zlepšení přehledu o zaplacení vystavených proforma faktur k rezervacím jsou doplněny 3 nové statistiky: Proforma faktury a depozity - zobrazí všechny rezervace s proforma fakturou se splatností v zadaném období. Pokud existují, vypíše všechny depozity k vypsaným rezervacím Proforma faktury a depozity nezaplacené - zobrazí rezervace s proforma fakturou se splatností v zadaném období, pokud součet všech depozitů k rezervaci nedosáhne výše Požadované zálohy, tj. nejsou zaplacené. Pokud existují, vypíše všechny depozity k vypsaným rezervacím Proforma faktury nezaplacené po splatnosti - období se nezadává, zobrazí rezervace s proforma fakturou, jejíž splatnost již vypršela a součet všech depozitů k rezervaci nedosáhne výše Požadované zálohy, tj. nejsou zaplacené. Pokud existují, vypíše všechny depozity k vypsaným rezervacím. Nová statistika Bydlící hosté podle skupin, náboru a pokojů. Po výběru období se v dalším okně dá zvolit požadovaná Skupina a Nábor. Ve statistice se zobrazí hosté bydlící ve zvoleném období, rozdělení podle skupin a náborů. Jsou seřazení podle čísel pokojů a chronologicky podle datumu příjezdu. Sčítané údaje jsou počet osob a počet nocí ve zvoleném období, skupině a náboru. Při použití terminálu FiskalPRO Verifone VX520/VX675 nelze přímo změnit platbu z jiného druhu (např. hotovosti) na platbu kartou nebo platbu kartou změnit na jiný druh platby. Program informuje, že účtenku lze stornovat a pak zaplatit. Ke všem operacím s platebním terminálem FiskalPRO Verifone VX520/VX675 je nutná autorizace platební kartou (přiložení bezkontaktní nebo vložení čipové karty). V Nastavení - Konfigurace - Periférie - Platební terminál POS 1 a 2 lze nastavit komunikaci s bankovním platebním terminálem, nově se dá nastavit typ 3 - Verifone VX520, VX675 - FiskalPRO - TCP/IP. Tento terminál je univerzální pro všechny banky, je nutné jej přepnout do režimu Tiskárna Epson kompatibilní s platební funkcí. Podle banky lze změnit volbu "Zveřejnit variabilní symbol v transakci?". Terminál komunikuje s počítačem a programem Recepce pomocí TCP/IP protokolu, proto je nutné nastavit pole "TCP/IP adresa" a "TCP/IP port" (výchozí hodnota je 6090). Terminál se dynamicky připojuje před každou autorizací. Zjištění IP adresy v terminálu: současně stisknout červené tlačítko X + tlačítko 1. Vedle údaje IP_T: je IP adresa, vedle údaje P: je port. Pro odhalení problémů je možné zapisovat komunikaci mezi počítačem a terminálem do Logu událostí. Pomocí tlačítka "Test připojení terminálu" lze před uložením údajů otestovat komunikaci s terminálem a zobrazit údaje o registraci terminálu. Terminál se použije pouze pro typ platby 2 - Platební karta, bezhotovostní. Terminál autorizuje pomocí karty 3 operace: Prodej, Refund a Reversal: - Prodej se použije při běžné platbě, placená částka musí být kladná, prodej záporné částky není povolen. Prodej znamená, že se peníze převedou z účtu zákazníka na účet obchodníka. - Operací Reversal a Refund se peníze převedou z účtu obchodníka zpět na účet zákazníka. Program Recepce sám určuje, zda použije Reversal nebo Refund. - Operace Reversal se použije při stornu jen úplně poslední transakce, pro případ chyby obsluhy je bankou tato možnost povolena. Ve výjimečných případech, pokud to banka na zvláštní žádost povolí, je možno pomocí operace Refund stornovat také předchozí transakce. Ke všem operacím přes terminál se na zabudované tiskárně vytiskne potvrzení.

12 Pokud při použití terminálu FiskalPRO Verifone VX520/VX675 během autorizace dojde k přerušení komunikace mezi programem a terminálem, zobrazí se okno s výzvou k obsluze, aby podle výsledku autorizace na terminálu operaci schválila nebo zamítla. Zápis do EET již není podporován na Windows XP a Vista, které neobsahují požadované bezpečnostní protokoly ver Speciální verze programu podporující EET na Windows XP a Vista. Díky zapnutí této podpory nelze použít přihlašování k webové službě UBYPORT a odesílat elektronicky oznámení o ubytovaných cizincích. Toto je poslední verze SW RECEPCE SAVARIN pro WINDOWS XP, VISTA ver Od není na účtence DIČ povinné pro neplátce DPH. Nyní se tedy DIČ tiskne v závislosti na účetním datumu a volbě Plátce DPH: - Plátce DPH tiskne DIČ vždy, pokud je v Konfiguraci zapsáno, bez ohledu na datum. - Neplátce DPH, pokud je účetní datum Recepce nižší než , je povinný tisknout DIČ a program jej tiskne. Když je účetní datum a vyšší, je podle výchozího nastavení v nové verzi tisk DIČ zakázaný, i když je v Konfiguraci zapsáno. Neplátce DPH může zrušením zatržení volby "Netisknout DIČ na účtence?" povolit tisk DIČ. Od zprovoznila Cizinecká policie PČR testovací provoz pro vybrané hotely. Adresa webové služby je : ver Upraveno a zpřesněno hledání obce a ulice ve všech oknech, kde se zadává adresa (ubytování, rezervace, ambulantní host, číselník hostů, firem, budov). V Knize On-line objednávek se zobrazuje Telefon a z webové rezervace. Nová sestava Ubytovaní cizinci - automatické oznámení UbyPort. Úprava názvů tlačítek v okně "Uzávěrky - Protokol přenosů do WS UbyPort". Změna v přihlašování k webové službě UbyPort pro oznámení ubytovaných cizinců. Nyní je vyžadované přihlášení s autentifikací Windows, což prakticky znamená vložit jméno domény před jméno Uživatele. V současné době Policie ČR vyžaduje ověření v doméně "EXRESORTMV". Mezi doménu a jméno se vkládá znak zpětné lomítko, např. "EXRESORTMV\jméno". Od této verze programu Recepce je ukončena podpora operačního systému Windows XP. Tento zastaralý systém nesplňuje bezpečnostní požadavky kladené PČR pro zasílání dat o ubytování cizinců,

13 GDPR a Zákonem o evidenci tržeb. Účtenky tedy již nelze elektronicky podepsat a evidovat v EET. Pro evidenci účtenek v EET je nutno použít novější operační systém (Windows 7 a novější). Program upozorňuje obsluhu na zastaralý operační systém při startu a před placením ver Nová sestava Měsíční dotazník o hostech CR1-12 pro rok Nová sestava Čtvrtletní dotazník o hostech CR2-04 pro rok Do hlášení při kontrole existence a platnosti certifikátu je doplněno jméno profilu uživatele Windows. V hlavním okně Recepce v nabídce Uzávěrky se dosud přes položku "Oznámení ubytovaných cizinců" zobrazilo výběrové okno pro tvorbu mailu nebo samotného souboru UNL. Nyní, pokud je to zapnuto a účetní datum Recepce je stejné nebo vyšší než Datum zahájení v Konfiguraci, se rovnou spustí přenos dat do webové služby. Po dokončení přenosu (během několika sekund) se zobrazí okno s oznámením o úspěchu odeslání. Pokud některé záznamy hostů nejsou přijaty, zobrazí se okno "Protokol přenosů do WS UbyPort". Stejné okno se dá kdykoliv zobrazit pomocí nabídky Uzávěrky - Protokol přenosů do WS UbyPort. V levé části okna je seznam všech přenosů, u přenosu je zobrazen přesný čas přenosu, jméno obsluhy, celkový počet Odeslaných a Nepřijatých záznamů. Ke každému přenosu se ukládá Doručenka ve formátu PDF, pokud ji webová služba v odpovědi po zpracování pošle. Stiskem tlačítka Doručenka se soubor PDF zobrazí v přidruženém prohlížeči. V pravé části okna je tabulka se jmény nepřijatých hostů a důvod, proč jsou odmítnuti. K jednomu hostu může být více záznamů s důvodem odmítnutí, např. nekorektní datum narození a nekorektní číslo dokladu. Tlačítkem Oprava se můžou chybné údaje u hosta opravit, i když už host mohl odjet a přes běžné otevření okna s ubytovaným hostem už hosta nejde opravit. Po dokončení oprav lze tlačítkem "Oznámení ubytovaných cizinců" znovu spustit přenos do webové služby. Každý přenos do webové služby je interně rozdělen na dávky po asi 30 záznamech, proto mohou být k jednomu přenosu dva i více řádků v Protokolu přenosů. Průběh přenosu je zapisován do Logu událostí jako skupina "UBYPORTCIZINCI". Každý host (cizinec) se do přenosu zařadí jen jednou. Pokud je zapnuto "Odesílat Oznámení ubytovaných cizinců elektronicky webovou službou UBYPORT ", před zobrazením okna Denní uzávěrky se automaticky spustí přenos do webové služby UbyPort. Po dokončení se pak vždy zobrazí okno Denní uzávěrky. ComInn, s.r.o., Fügnerovo nábřeží 5476, Zlín, Registrována v OR u KS v Brně, oddíl C, vložka obchod@cominn.cz