NAŠE HODNOTY A STANDARDY ZÁKLADY NAŠEHO ÚSPĚCHU. Etický kodex III. vydání. Etický kodex, III. vydání 1

Transkript

1 NAŠE HODNOTY A STANDARDY ZÁKLADY NAŠEHO ÚSPĚCHU Etický kodex III. vydání 1

2 Vážení kolegové, je to již něco málo přes deset let, kdy jsme v roce 1999 poprvé představili brožuru Naše hodnoty a standardy. Za těchto 12 let společnost prošla obrovskou změnou stejně jako naše odvětví i svět kolem nás. Čelili jsme a nadále budeme čelit výzvám nových technologií, novému stylu vedení, novým organizačním strukturám, novým obchodním modelům a novým způsobům podnikání na každé úrovni naší společnosti. A když se znovu začtu do této brožury, ohromuje mě pevnost našich základních hodnot a standardů, které budou nadále efektivně vést naše kroky v tomto rychle se měnícím prostředí. Čestnost, poctivost a vysoké standardy chování nadále zůstávají základním prvkem, na kterém budujeme novou společnost. V tomto třetím vydání Našich hodnot a standardů jsou zopakovány tyto trvalé hodnoty a standardy, a také jsou aktualizovány tak, aby zohlednily nové výzvy. V tomto vydání například naleznete standardy používání sociálních médií a také vylepšené standardy týkající se ochrany osobních údajů. Rád bych vás požádal, abyste si prošli toto vydání Našich hodnot a standardů, a zamysleli se nad tím, jak každý z nás může dále propagovat etiku a poctivost v každodenní praxi, kdy sloužíme pacientům. Naším úkolem je objevovat, vyvíjet a poskytovat inovativní produkty a služby, které zachrání a zlepší životy. Bez ohledu na to, jak se budeme měnit a růst, v jádru toho, kdo jsme, což je zakotveno v našich hodnotách a standardech, zůstaneme stejní. A tyto hodnoty a standardy zůstanou nadále základem našeho úspěchu. Se srdečným pozdravem Kenneth C. Frazier předseda, prezident a generální ředitel 1

3 DALŠÍ POMOC Zdroje pro naše zaměstnance OBSAH Vedoucí nebo manažer Měli byste začít tím, že se obrátíte na osobu, která nejlépe rozumí vaší oblasti zodpovědností: na svého vedoucího. Lidské zdroje Pokud jde o záležitosti spojené se zaměstnanci, jako jsou záležitosti týkající se managementu a jiných zaměstnanců, měli byste kontaktovat zástupce lidských zdrojů. Právní oddělení Právní oddělení může poskytnout pomoc v oblasti otázek týkajících se práva a přijatelných obchodních postupů. Pro každou obchodní skupinu jsou určení právníci. Finanční ředitel Pokud jde o otázky týkající se finančních záležitostí, můžete kontaktovat finančního ředitele určeného pro vaši obchodní jednotku. Globální organizace pro dodržování předpisů Naši pracovníci pro dodržování předpisů na divizní, regionální a národní úrovni vám pomohou s problémy týkajícími se našich směrnic a obchodních postupů. Dále zástupci globální organizace pro dodržování předpisů včetně kanceláře pro etiku, kanceláře na ochranu osobních údajů a oddělení globální bezpečnosti a životního prostředí jsou vám k dispozici, aby vám pomohli. Kancelář pro etiku Mohou nastat situace, kdy byste raději své otázky či obavy ohledně našich hodnot a standardů prodiskutovali s někým mimo svou divizi/místo. Kancelář pro etiku je korporátní zdroj, který je vám k dispozici, aby zodpověděl takové otázky či se vyjádřil k daným obavám. Tuto kancelář kontaktujte kdykoli a ohledně jakékoli záležitosti, která se vztahuje k našim hodnotám a standardům nebo chcete-li prodiskutovat obavy ohledně možných porušení našich standardů, zákonů či nařízení. Jakýkoli zaměstnanec nebo třetí osoba, kteří upozorní na problémy v dodržování obchodních postupů, budou chráněni před možnými odvetnými opatřeními. Tato ochrana se také rozšiřuje na kohokoli, kdo poskytne informace související s vyšetřováním. KONTAKTOVÁNÍ KANCELÁŘE PRO ETIKU Bezplatné číslo: 1 (800) Č. důvěrného faxu: 1 (908) maureen.mcgirr@merck.com Linka pomoci Linka pomoci je důvěrná externí linka, která je vám k dispozici pro prodiskutování obav a potenciálních porušení našich hodnot a standardů. Je k dispozici 24 hodin denně, sedm dní v týdnu. K dispozici jsou tlumočníci. KONTAKTOVÁNÍ LINKY POMOCI Online přístup na adrese Bezplatná přímá linka: 1 (877) Volejte na účet volaného tak, že zavoláte místnímu telefonnímu operátorovi a vyžádáte si spojení na číslo 1 (704) Auditní výbor představenstva Auditní výbor představenstva vytvořil proces, v rámci kterého mohou zaměstnanci předkládat stížnosti ohledně účetnictví, interních kontrol nebo dalších auditních záležitostí tomuto výboru a také důvěrné či anonymní obavy ohledně sporných účetních či auditních záležitostí. Pokud chcete předložit otázku či obavu auditnímu výboru, můžete kontaktovat kancelář pro etiku nebo linku pomoci na kontaktních číslech výše. Vaše obavy budou předány předsedovi auditního výboru představenstva. Úvod 4 Zdroje 6 Naši zákazníci 7 Kvalita produktů a služeb 7 Nepříznivé zkušenosti nebo stížnosti na kvalitu produktů 7 Čestná komunikace 7 Klinické testy 8 Vědecká a akademická poctivost 9 Postmarketingové klinické testy 9 Dary a pohoštění 9 Dávání darů 9 Přijímání darů 10 Poskytování občerstvení a dalšího pohoštění 11 Pozvání na konference/sympózia 11 Spravedlivá soutěž 12 Získávání konkurenčních informací 12 Ochrana dat a osobní údaje pacientů/spotřebitelů 13 Naši zaměstnanci 15 Naše pracovní prostředí 15 Osobní údaje zaměstnanců 15 Rovné zacházení 16 Zdraví a bezpečnost 16 Užívání drog a alkoholu 16 Obtěžování na pracovišti 17 Násilí na pracovišti 17 Sexuální obtěžování 17 Nábor příbuzných a přátel 18 Naši akcionáři 19 Střety zájmů 19 Využívání majetku společnosti 20 Osobní využívání komunikačních nástrojů 20 Používání sociálních médií 21 Ochrana informací společnosti 22 Přesnost účtů/záznamů 23 Přesnost veřejných informací 23 Nelegální využívání vnitřních informací k burzovním transakcím 24 Naši dodavatelé 25 Výběr dodavatelů 25 Přístup k dodavatelům 25 Přijímání darů 25 Přijímání občerstvení a dalšího pohoštění 26 Naše komunity a společnost 27 Filantropie a investice do komunity 27 Lidská práva 27 Komunikace s veřejností 28 Dozor nad životním prostředím 28 Provozní postupy 29 Péče o zvířata 29 Nevhodné platby 29 Využívání a výběr agentů 30 Dodržování zákonů, pravidel a nařízení 30 Americké zákony z oblasti zdravotnictví 30 Bojkoty 31 Ekonomické sankce a další pravidla pro dovoz/vývoz 31 Politické aktivity 31 Předkládání obav 32 Prošetření možného nesprávného chování 33 Anonymita a důvěryhodnost 33 Odveta 34 Řízení odpovědnosti za vytvoření kultury pro bezpečné vyjádření názorů 34 Pokyny pro předkládání obav 35 Pokyny pro přijímání obav 35 Glosář

4 ÚVOD ÚČEL POUŽITELNOST Naše hodnoty a standardy vždy tvořily základ našeho úspěchu. Jsou inspirací pro důvěru ze strany lékařské veřejnosti, státních úředníků, regulatorních úřadů, finančních trhů, našich zákazníků, spotřebitelů a pacientů všech, kteří jsou zásadní pro náš úspěch. Co je ještě důležitější, tyto hodnoty inspirují důvěru našich zaměstnanců vytváří se tak pocit hrdosti a touhy každého z nás dosáhnout ještě větších věcí. Ano, hodně nám záleží na výsledcích, kterých dosahujeme. Ale stejně tak se staráme i o to, jak jich dosahujeme. V několika předchozích letech jsme výrazně změnili způsob, jakým podnikáme. Nicméně bez ohledu na to, jak se měníme a rosteme, v jádru toho, kdo jsme, vždy zůstaneme stejní poskytujeme inovativní, odlišné produkty a služby, které chrání a zlepšují životy. Snažíme se nikdy nezapomínat na to, že medicína je pro lidi. Není pro zisky. Zisk následuje a pokud na to nezapomeneme, nikdy nezmizí. Jak můžeme poskytnout to nejlepší z medicíny každému člověkovi? Nemůžeme být spokojeni do té doby, než bude naší pomocí nalezen způsob, jak přinést naše nejlepší výsledky každému. George W. Merck Toto prohlásil George W. Merck v roce 1950 slogan medicína je pro lidi zcela vystihuje naše hodnoty a aspirace. Ale někdy není jasné, co to znamená v našem každodenním životě a při rozhodování v rámci komunity naší společnosti. Tato brožura ilustruje, jak jsou naše hodnoty použité v rámci standardů chování s každým z našich klíčových rozhodujících činitelů: zákazníky, zaměstnanci, akcionáři, dodavateli a komunitami. Tento etický kodex a všechny příslušné směrnice společnosti jsou použitelné pro každého, kdo jedná při projednávání záležitostí týkajících se společnosti jménem společnosti včetně zaměstnanců, výkonných pracovníků (např. generálního ředitele, finančního ředitele, kontrolora atd.), členů představenstva, agentů, konzultantů, smluvních pracovníků a dalších osob. Pokud by výjimečná situace zaměstnance donutila zřeknout se standardů společnosti, toto zřeknutí musí být projednáno manažerem s příslušným orgánem. Členové vedení nebo členové představenstva se mohou zřeknout postupů pouze na základě rozhodnutí představenstva či výboru představenstva. Každé takové zřeknutí musí být legální a oznámeno našim akcionářům. ZODPOVĚDNOST Každý z nás je odpovědný za to, že postupuje dle těchto hodnot a standardů stanovených v kodexu, že jedná v souladu s příslušnými směrnicemi společnosti a že klade otázky, pokud si není jistý tím, zda jsou tyto standardy splněny či nikoli. Porušení kodexu může vyústit v různé korektivní kroky a v některých případech může vyústit v disciplinární řízení vedoucí k ukončení pracovního poměru. DOSTUPNOST Domníváme se, že všichni naši rozhodující činitelé mají právo znát naše obchodní postupy. Brožura Naše hodnoty a standardy je k dispozici veřejnosti. Naši zákazníci Naše podnikání chrání a zlepšuje životy lidí a zdraví zvířat. Všechny naše kroky musí být měřeny úspěchem při dosahování tohoto cíle. Nade vše si ceníme naší schopnosti sloužit pacientům a spotřebitelům, kteří mají užitek z vhodného používání našich produktů a služeb. Věnujeme se poskytování nejvyšší úrovně profesionální dokonalosti a zdravotnických systémů. Ze všech sil se snažíme identifikovat nejdůležitější potřeby poskytovatelů zdravotní péče a spotřebitelů a jsme zasvěceni tomu, aby naše zdroje naplnily tyto potřeby. Domníváme se, že všichni naši rozhodující činitelé mají právo znát naše obchodní postupy. Brožura Naše hodnoty a standardy je k dispozici veřejnosti. Naši zaměstnanci Naše schopnost úspěchu závisí na poctivosti, znalostech, představivosti, dovednostech, různorodosti, flexibilitě a týmové práci našich zaměstnanců. Za tímto účelem se snažíme vytvořit prostředí vzájemného respektu, podpory a týmové práce pracovní prostředí, které si zaslouží odhodlání a výkon a snaží se reagovat na potřeby zaměstnanců. Snažíme se poskytnout takovou pracovní atmosféru, která přiláká vysoce talentované lidi a pomůže jim dosáhnout jejich plného potenciálu. Každý z nás je zodpovědný za vytvoření prostředí plného důvěry a respektu a za propagaci produktivního pracovního prostředí. Tyto zodpovědnosti jsou uvedené v dokumentu Chování vedoucích pracovníků. Viz strana 40. NAŠE HODNOTY A STANDARDY Naši akcionáři Uznáváme, že naše schopnost zvládnout naše cíle závisí na udržení finančního výkonu, který podpoří investice do pokročilého výzkumu a vývoje. To nám na oplátku umožní poskytovat efektivní produkty a inovativní služby. Ze všech sil se snažíme poskytovat čestné, přesné a včasné informace o našem výkonu akcionářům a také jasné informace ve všech veřejných zprávách a sděleních. Naši dodavatelé Věříme rozvoji vzájemně přínosných vztahů s našimi dodavateli. Uznáváme, že jsou důležitými partnery pro náš úspěch, a přistupujeme k nim čestně, rovně a s respektem. Také očekáváme, že zaměstnanci budou provádět obchodní aktivity pro společnost či jménem společnosti v souladu s obchodními standardy a hodnotami, které jsou v souladu s těmi našimi. Naše komunity a společnost Být dobrým korporátním občanem znamená, že postupujeme v souladu se všemi platnými zákony, pravidly a nařízeními. Také sloužíme naší společnosti počínaje místními komunitami, ve kterých působíme, až po národní a mezinárodní úroveň tím, že podporujeme četné programy, včetně těch, které zlepšují zdraví a propagují trvalou udržitelnost životního prostředí. Všechny naše aktivity jsou vedeny principem korporátní odpovědnosti Pomáháme světu cítit se dobře. Pokud máte otázky nebo obavy, použijte stránku Další pomoc. 4 5

5 ZDROJE NAŠI ZÁKAZNÍCI Žádné pokyny, ani ty sebedetailnější, nemohou předpokládat, s jakými výzvami se můžeme během provádění pracovních úkolů potkat. Z tohoto důvodu existují dodatečné zdroje, které můžeme použít, když máme otázky ohledně obchodního chování. Tato brožura slouží jako průvodce našimi standardy včetně častých dotazů a jejím záměrem není vyčerpávající popis směrnic a standardů společnosti. V této publikaci najdete odpovědi na skutečné otázky, které zaměstnanci vznesli. Dodatečné informace ohledně mnoha problémů lze nalézt v příslušných korporátních směrnicích. Pokud tyto zdroje na vaše otázky plně neodpoví, dalším krokem by měla být diskuze s manažerem. Jsou k dispozici také další zdroje včetně specialistů v právním a finančním oddělení, v oddělení pro korporátní audit, oddělení lidských zdrojů, oddělení pro globální dodržování předpisů, kancelář pro etiku a linky pomoci. (Další informace ohledně kontaktování a využívání těchto zdrojů naleznete na stránce doplňkové pomoci). Tyto zdroje můžete použít, pokud potřebujete vyjasnit směrnice, pomoc při projednávání šedých zón nebo pokud si děláte obavy o možné porušení standardů, zákonů nebo nařízení. TEST ROZHODOVÁNÍ Test rozhodování je soubor kritérií, která můžete použít pro stanovení dalšího vhodného postupu. Pouze se sami sebe zeptejte: Je daný krok legální? Je to v souladu s našimi standardy a směrnicemi? Je to v souladu s duchem našich standardů a směrnic? Jak by to vypadalo v novinách? Zdálo by se vám to nevhodné či byste se cítili trapně? Pokud si nejste jisti tím, co byste měli udělat, kontaktuje svého manažera a využijte zdroje uvedené na stránce doplňkové pomoci. Pokud hledáte odpovědi na otázky ohledně obchodního chování, využijte zdroje společnosti uvedené v této brožuře. Zdá se, že se mě řada těchto témat netýká. Proč bych se měl touto příručkou zabývat? Jedná se o dokument určený pro celou společnost, proto mohou být některé části a témata vhodná pro určité funkce nebo oddělení více než pro ostatní. Nicméně pro vás může být užitečné mít informace o tom, jakým způsobem probíhá podnikání v ostatních oblastech společnosti. Proč máme jednu příručku pro standardy? Proč nemáme regionální příručky, které by se zabývaly problémy více souvisejícími s určitými oblastmi? Naše hodnoty a standardy jsou univerzální. Snažíme se podnikat tak, abychom postupovali dle stejných vysokých etických standardů bez ohledu na to, kde působíme. Stejně tak uznáváme, že skutečné využití těchto standardů a také zákony a nařízení mohou být v různých oblastech různé. Společnost poskytla zdroje, které pomohou zvládnout tyto specifické problémy v rámci určitého regionu. Kromě zdrojů na úrovni celé společnosti, jako je globální organizace pro dodržování předpisů, kancelář pro etiku a linka pomoci, se můžete obrátit také na svého manažera, zástupce lidských zdrojů, divizního právníka, regionálního finančního ředitele a na divizní, regionální a národní vedoucí pro dodržování předpisů. Jsem manažer a jeden z mých zaměstnanců vznesl otázku týkající se obchodní etiky. Nejsem si jistý tím, jak mám takovou situaci zvládnout. Jaké zdroje mohu využít? Ve většině případů je nejlepším prvotním zdrojem pro konzultaci váš manažer. Kromě toho je také k dispozici kancelář pro etiku, která poskytne pomoc při zvládnutí jakéhokoli etického problému a může vám pomoci při hledání řešení pro určitou obavu či problém. KVALITA PRODUKTŮ A SLUŽEB Jsme vázáni tím, abychom dodrželi či přesáhli požadavky zákazníka a regulatorní požadavky ohledně výzkumu, vývoje, výroby, balení, testování, dodávání a marketingu našich produktů. Kvalita znamená neustálé uspokojování požadavků a očekávání tím, že budeme dodávat produkty a služby nejvyšší hodnoty a včas. Mezi naše zákazníky patří pacienti, spotřebitelé, zdravotničtí profesionálové, zdravotnické organizace, vládní agentury, velkoobchody a distributoři. Zlepšování kvality ve všech oblastech našeho podnikání, od výzkumu v našich laboratořích až po použití našich produktů a služeb pacienty, je pro nás při poskytování inovativních produktů a služeb, které zlepší kvalitu života, povinností. Dosahování našich cílů v oblasti kvality závisí na naší schopnosti naslouchat a respektovat potřeby zákazníka v každodenní aktivitě. Jsme pozadu a pod velkým tlakem. Můžeme upravit několik výrobních kroků pro urychlení výroby? S největším pravděpodobností nikoli. Ačkoli se snažíme upravit výrobní postupy tak, aby byly co nejefektivnější, musíme vždy používat správné kanály pro přijetí schválení úpravy stávajících výrobních postupů. Některé kroky mohou být vyžadovány státními regulatorními úřady. Jiné mohou být vyžadovány, aby vyhověly našim vlastním standardům v oblasti kvality. Je možné, že ačkoli se kroky zdají být zbytečné, mohly by sloužit pro kritickou funkci kvality. Máte-li další otázky nebo chcete-li podat návrhy, jak by postupy mohly být vylepšeny zkonzultujte to s manažerem nebo vedoucím pro kvalitu ve vašem závodě předtím, než provedete jakékoli kroky. Nepříznivé zkušenosti nebo stížnosti na kvalitu produktů Všichni hrajeme při pomoci společnosti naplňovat její závazek a zlepšovat lidské zdraví svou roli. Jedním z našich nejdůležitějších závazků je informovat společnost o jakékoli nepříznivé zkušenosti (AE) nebo o stížnostech na kvalitu produktů (PQC). Všichni musíme oznámit jakékoli AE nebo PQC, které mohou souviset s použitím našich produktů, včetně předepsaných léků, volně prodejných přípravků (OTC) a produktů určených pro zvířata. Ze všech sil se snažíme poskytovat vysoce kvalitní produkty, služby a informace. Když jsem se účastnil večírku, jeden z hostů zmínil vedlejší účinek jednoho z našich léků. Je skutečně třeba toto oznamovat společnosti? Ano, toto musíte okamžitě oznámit. V zájmu bezpečnosti pacienta musíme vědět o všech stížnostech na nepříznivé účinky. Kontaktujte člena týmu určených kontaktních míst (DPOC) s danou informací do 24 hodin od chvíle, co jste se o této zkušenosti dozvěděli. Můžete kontaktovat také manažera či kancelář pro etiku, kteří vás nasměrují ke správnému zdroji. ČESTNÁ KOMUNIKACE Životy nezávisí pouze na kvalitě našich produktů a služeb, ale také na kvalitě informací, které poskytujeme lékařské komunitě a veřejnosti. Informace poskytované našim zákazníkům o našich produktech a službách, včetně dostupnosti a dodání, musí být užitečné, přesné, podpořené vědeckými poznatky (pokud je to vhodné) a předkládané čestně, férově a vhodnými prostředky. To znamená, že propagační sdělení ohledně léků na předpis, biologických přípravků a vakcín bude zahrnovat popis použití či doporučené dávkování a musí také zahrnovat (pokud není jinak vyžadováno zákonem či nařízením) shrnutí vedlejších účinků, upozornění, varování a kontraindikace, stejně jako účinnost popsaných indikovaných použití. Neprovádíme veřejná sdělení s cílem propagovat produkty pro užívání, pokud přípravek ještě nebyl pro takové užívání schválen. To ovšem nijak nezamezuje komplexní a vhodné výměně vědeckých informací týkajících se produktu, včetně šíření výzkumných zjištění ve vědeckých a dalších médiích. 6 7

6 NAŠI ZÁKAZNÍCI Jsem obchodník pro jeden z farmaceutických produktů a vím, že nemám doporučovat či propagovat výrobky způsobem, který není v souladu s produktovými informacemi. Ale když se lékař začne ptát na dané použití, mohu ho odkázat na studie a další lékaře, kteří pro dané použití přípravek předepisují? Všeobecně platí, že obchodníci nesmí poskytovat přímo lékařům informace, které nejsou v souladu s tím, co je obsaženo v příbalovém letáku. Měli byste lékaři sdělit, že naše společnost nedoporučuje použití produktu pro jiné účely, než jsou ty, které jsou uvedené v příbalovém letáku. Nicméně pokud lékař požaduje doplňující informace k tomuto tématu, můžete jeho žádost předat našemu oddělení pro služby lékařům. Toto oddělení má povolení za určitých omezených okolností poskytovat takové informace přímo lékařům. Jak bych se měl postavit k požadavkům na vzorky, které nejsou vhodné např. JANUVIA vyžádaná ortopedem? Pokud se domníváte, že použití vzorků ze strany lékaře není v souladu se směrnicemi společnosti, doporučujeme zjistit důvod daného požadavku. Pokud stanovíte, že požadavek není vhodný, např. pokud lékař vzorky nevyužije u svých pacientů pro vyhodnocení použití produktu v praxi, nesmíte vzorky poskytnout. Nevhodné použití farmaceutických vzorků porušuje směrnice společnosti a může být nelegální. Měli byste lékaři vysvětlit směrnice společnosti pro vzorky a sdělit požadavek lékaře svému manažerovi kvůli dalšímu prošetření. Pracuji se zákaznickou organizací, která má vlastní etický kodex. V určitých případech tento kodex vyžaduje, abych já jako dodavatel souhlasil s těmito standardy. Podle kterého kodexu mám postupovat? Naše společnost pečuje o ochranu zdraví a bezpečnost účastníků klinických testů. Tato dvě děvčátka byla zapojena do studie léku SINGULAIR, což je přípravek společnosti na astma pro pacienty od věku 12 měsíců a na sezónní alergické rýmy pro pacienty od 2 let. Jako zaměstnanec společnosti musíte postupovat dle našich standardů ve všech obchodních situacích. Jako farmaceutická společnost máme velmi komplexní kodex s velmi vysokými standardy. Nicméně, občas může nastat situace, kdy požadavky zákazníka jsou přísnější, jako je úplný zákaz darů nebo i přiměřené zábavy. V takových případech byste měli postupovat dle standardů našich zákazníků nad rámec našich vlastních. KLINICKÉ TESTY Klinické testy stanoví bezpečnost a účinnost našich produktů u lidí, kteří se dobrovolně zúčastní našich studií. Z tohoto důvodu je klíčové, abychom tyto testy prováděli s maximálním ohledem na zdraví a bezpečnost účastníků, kdy budeme dále zdůrazňovat zájmy vědy a společnosti. Pro klinické testy a produktové protokoly jsou k dispozici detailní standardy a pokyny. Pracuji v oddělení prodeje a marketingu a lékař mě požádal, zda může použít vzorky pro provedení malého klinického testu na skupině pacientů. Je to přípustné? Ne. Vzorky nesmí být použité pro klinické testy. Pro klinické testy a protokoly jsou k dispozici detailní standardy a pokyny. Ačkoli společnost v souladu s protokolem pro klinické testy obvykle poskytuje při testech sponzorovaných společností produkty výzkumným střediskům, tento produkt se dodává prostřednictvím skupiny společnosti, která řídí studii (např. MRL), a nikoli prostřednictvím oddělení prodeje a marketingu. Další informace vám poskytne lékařské oddělení nebo regionální či národní úředník pro dodržování předpisů. Vědecká a akademická poctivost Chápeme a respektujeme roli nezávislého vědeckého a akademického výzkumu a diskusi ohledně lékařského a lidského pokroku. V souladu s tím se všechny výzkumné kroky, které jsou sponzorovány společností, nebudeme snažit nijak nevhodně ovlivnit, včetně jejich výsledků a závěrů. Klinický výzkum by měl být prováděn pod vedením kvalifikovaného lékařského a vědeckého personálu a v souladu s vysokými standardy lékařské a klinické etiky. Úzká spolupráce a interakce s lékařskou a vědeckou komunitou je zásadní pro náš úkol zlepšovat lidské zdraví tím, že poskytneme společnosti nové a efektivní léky včetně vakcín. Všechny takové vzájemné kroky by měly být vedeny dle následujícího principu: Všechny aktivity zahrnující lékařskou a vědeckou komunitu, které jsou sponzorované nebo podporované společností, včetně jejích poboček, by měly být v souladu s kodexy odvětví a obchodním účelem a měly by být implementovány v souladu s nejvyššími standardy etiky a poctivosti, kdy musí být nejvyšší ohled brán na zdraví a bezpečnost pacienta. Postmarketingové klinické testy Postmarketingové klinické testy nám pomohou dozvědět se více o bezpečnosti a účinnosti našich produktů. Poskytují důležité informace pro praktické lékaře, pro plátce z oblasti třetích stran a pro klíčové rozhodující činitele, kteří podpoří používání našich produktů. Lékař mi oznámil, že konkurent mu poskytl platbu za každý předpis jeho produktu. Je pro mě přijatelné toto také provést? Ne, toto není přípustný postup. Nicméně je možné, že se lékař účastní postmarketingové studie bona fide. V takovém případě je vhodné kompenzovat lékaři dodatečnou práci s účastí na studii, ale toto nemá vztah k předepsaným lékům. Domnívám se, že bych byl schopný přesvědčit klíčového lékaře, aby změnil své zaměření z produktů konkurence na předepisování jednoho z našich produktů, pokud mu doporučím provedení pozorovací studie pro získání zkušeností s naším produktem. Je toto přípustný postup? Ne. Pozorovací programy zahrnující naše produkty nesmí být použité za účelem přesvědčení lékařů převést pacienty na naše produkty nebo pro udržení pacientů na našich produktech. Stejně tak nesmí být pozorovací programy použité, pokud by vytvořily dojem, že k tomuto dochází. Pozorovací programy mohou být použité pouze k získání údajů, které pomohou společnosti a lékařům zlepšit péči o pacienty prostřednictvím přímého pozorování používání produktů v klinickém prostředí. Musí existovat smlouva s lékařem a písemné protokoly, které identifikují potřebu údajů a detailně vysvětlí, jak budou použity výsledky programu. DÁRKY A POHOŠTĚNÍ Dávání darů Věříme, že jsme schopni konkurovat našimi produkty a službami a chceme se vyhnout jakémukoli náznaku nevhodného chování u našich zákazníků. Dávání darů, v hotovosti či nikoli, včetně služeb u zákazníků vzbuzuje vážné otázky o konfliktu zájmů nebo o možném konfliktu zájmů. Z tohoto důvodu je dávání darů zakázáno, pokud toto není v souladu se specifickými očekáváními popsanými níže. Uznáváme, že v některých kulturách může nastat příležitost, kdy je dávání darů vhodné a očekávané. Rozhodnutí o těchto situacích musí být pečlivě zváženo, a pokud takto chcete postupovat, musí být předem získán písemný souhlas manažera. Pro zákazníky ze strany lékařů: Jelikož chceme chránit důvěru veřejnosti v lékaře, že provádějí rozhodnutí pouze na základě zdraví pacientů, neposkytujeme dárky nebo jiné motivační nástroje našim zákazníkům z řad lékařů. Součástí informací poskytovaných lékařům o našich produktech mohou být příležitostné a prakticky využitelné předměty, pokud mají nominální hodnotu a lékařské využití, např. lékařské knihy a další položky, které slouží skutečnému vzdělávání a jsou v rámci země povolené. Kromě toho jsou povolené také propagační předměty s nominální hodnotou (např. propisky, 8 9

7 NAŠI ZÁKAZNÍCI Můžeme přijímat občerstvení nebo skromné společenské rozptýlení za předpokladu, že je to v souladu s kritérii společnosti. poznámkové bloky, kalendáře atd.) za předpokladu, že souvisí s praxí lékaře. Mějte na paměti, že v některých oblastech jsou více restriktivní směrnice na základě místních zákonů či kodexů odvětví ohledně dárků pro lékaře. Pro další informace se obraťte na místního/regionálního právníka. Pro jiné zákazníky: Kromě lékařů se také setkáváme s dalšími důležitými zákazníky včetně velkoobchodů, distributorů a maloobchodů. Pokud jde o tyto zákazníky, jsou povolené pouze položky související s podnikáním v nominální hodnotě. Dávání darů těmto zákazníkům musí být v souladu s místními zákony, se směrnicemi společnosti a s kodexy daného odvětví. Pro další pomoc a podporu se obraťte na místního právního zástupce nebo na místního úředníka pro dodržování předpisů. Byl jsem pozván na svatbu důležitého zákazníka. V mém kulturním prostředí se očekává, že hosté přinesou dary v hotovosti. Co bych měl udělat? Jsou dary, které nejsou v hotovosti, přijatelné? Dary v hotovosti a také nehotovostní dary jsou zakázané. Obraťte se na svého manažera, pokud se domníváte, že je přípustná výjimka ze směrnice společnosti. Hlavní kardiolog ve velké nemocnici požádal o dar v podobě zařízení pro novou kardiologickou jednotku. Byl by takový dar porušením našich obchodních standardů? Může být vhodné a potřebné, aby společnost přispěla ke zlepšení kvality místní zdravotní péče. Nicméně se musíte ujistit, že je postupováno dle správného procesu pro vaše umístění. Kontaktujte odpovědného pracovníka pro dodržování předpisů pro další pokyny. Jeden z mých zákazníků je můj velmi blízký přítel a o Vánocích si pravidelně vyměňujeme cenné dary. Je v pořádku, abych takto dále postupoval? Společnost nijak neomezuje přátelství s obchodními partnery, ale v takových případech vyžaduje diskrétnost a dobrý úsudek. V některých situacích může být dar vhodný, pokud se jedná o osobní dar, není placený společností a výměna darů nemůže být vnímána jako střet zájmů. O svém přátelském vztahu musíte informovat svého manažera. Váš manažer posoudí situaci a stanoví, jak zvládnout potenciální konflikt zájmů způsobem, který je konzistentní se směrnicemi o konfliktech zájmů. Může být nezbytné přiřadit daného zákazníka jinému pracovníkovi společnosti. Státní úředníci nebo zaměstnanci: dary, občerstvení, pohoštění a další výhody Ve většině zemí je zakázáno poskytovat platby či jiné hodnoty pro získání či udržení obchodu. Mějte na paměti, že ve většině případů jsou zákazníci z řad lékařů považováni za státní úředníky. Z tohoto důvodu poskytování darů, občerstvení, pohoštění, honorářů za účast na konferencích nebo sympóziích či podobné výhody pro státní úředníky vyžaduje další zvážení pro zajištění toho, že se nejedná o nevhodnou platbu či výhodu. Kromě toho se chce společnost vyhnout i pouhému dojmu nekalého chování. Zákony týkající se vhodných darů a pohoštění s ohledem na tyto skupiny jsou složité a mohou být v různých zemích různé a dokonce i v rámci země (např. místní versus státní zákony). Z tohoto důvodu se obraťte na místního a regionálního úředníka pro dodržování předpisů předtím, než poskytnete dar, pozvání, pohoštění či jinou výhodu pracovníkům z řad státních zaměstnanců. Přijímání darů Přijímání darů může být častější v kontextu vztahů s dodavateli. Z tohoto důvodu použijte pokyny k přijímání darů v části NAŠI DODAVATELÉ na straně 25. Poskytování občerstvení a dalšího pohoštění Můžeme poskytnout občasné občerstvení či jiné pohoštění za následujících předpokladů: Jedná se o obchodní vztah vedený bona fide. Jedná se o aktivitu v rámci vzdělávání či podnikání. Je to legální. Je to v souladu s příslušnými kodexy odvětví. Je to v souladu se směrnicemi a postupy společnosti. Nelze to vnímat jako snahu o nevhodné ovlivňování obchodních rozhodnutí. Pokud by se to veřejně zkoumalo, pro společnost by to nebylo nepříjemné. V mé zemi je běžné pozvat kvůli diskuzi o produktech lékaře do restaurace. Je to v rámci této směrnice přijatelné? Preferované místo pro diskuzi ohledně našich produktů je ordinace lékaře nebo nemocnice či jiné klinické zařízení. V některých případech může být vhodné provést tuto diskuzi mimo takové zařízení. Pokud máte pocit, že taková diskuze je zajištěná, musíte nejdříve obdržet souhlas svého manažera, který bude specifikovat speciální okolnosti, aby bylo možné zaručit vhodnou kontrolu a dohledové postupy. POZVÁNÍ NA KONFERENCE/SYMPÓZIA Jsme zavázáni k tomu, abychom vedli a účastnili se vzdělávacích programů, kde jsou sdíleny lékařské a vědecké informace. Uznáváme důležitost toho, abychom se ujistili, že tyto aktivity jsou vedené vhodným a profesionálním způsobem s cílem zlepšit péči o pacienty. Nicméně naše standardy nemusí nutně zohledňovat všechny místní právní požadavky. Pokud jsou místní zákony přísnější, potom jsou upřednostněny. Naším cílem při podpoře vědeckých/vzdělávacích setkání je zlepšování péče o pacienty. V souladu s tím musí být program setkání vhodný pro účastníky a musí podporovat vědecký účel daného setkání. Místo by mělo být vybráno na základě dostupnosti, nákladů a vhodnosti pro daný typ setkání a publika. Rozhodnutí ohledně sponzorování musí být v souladu s místními zákony, s místními/regionálními směrnicemi a pokyny společnosti a také v souladu s kodexy odvětví. Musíme také zohlednit to, zda jsou účastníci zástupci vládních organizací či státní úředníci, což bude všeobecně vyžadovat další rady a vedení. Neposkytujeme prostředky na cestovní výdaje pro partnery/ partnerky nebo pro doprovod účastníků. Hradíme cestovní náklady důležitého názorového vůdce, který bude hovořit na konferenci sponzorované společností. Ráda by s sebou na své náklady vzala svého manžela. Je to povolené? Na konferenci může jet i manžel či partner za předpokladu, že to není placeno společností. To znamená, že jakékoli cestovní náklady, ubytování, jídlo a náklady spojené s přítomností manžela nejdou k tíži společnosti. Nicméně není konzistentní s účely takových událostí, aby se manžel/manželka nebo partneři zúčastnili jednání či setkání, kde jsou diskutovány obchodní záležitosti. Můžeme vyhovět požadavku lékaře poskytnout pro cestu na konferenci dvě letenky do ekonomické třídy namísto jedné do business třídy? Ne, to není možné. Pozvání jsou určena pro lékaře a společnost bude krýt pouze výlohy přímo spojené s účastí pozvané osoby. Můžeme zaplatit cestovní výlohy za lékaře zapojeného do procesu schvalování nových léků za cestu na jednání? Zákony a nařízení řídící takové aktivity jsou komplikované a liší se v závislosti na nejrůznějších faktorech: Je lékař státní zaměstnanec? Je lékař rozhodující činitel v regulatorním schvalovacím procesu? Je registrace produktu společnosti v procesu zpracování či se dá již brzy očekávat? Může to být vnímáno jako nevhodné ovlivňování? 10 11

8 NAŠI ZÁKAZNÍCI Vyhodnocení zapojení musí být vedeno konzistentně dle našich stanovených postupů pro určení toho, zda společnost může zaplatit cestovní výlohy. Pro další pokyny se obraťte na místního či regionálního úředníka pro dodržování předpisů. Čas od času lékaři, které zveme na sympózia, nepřijedou nebo se nezúčastní všech setkání, kterých by se měli zúčastnit. Jak bych měl tyto situace zvládnout? Pokud zvete lékaře na sympózium, měli byste s ním prodiskutovat naše očekávání ohledně účasti na určitých akcích. Pokud je účast lékaře problematická, měli byste nejdříve prodiskutovat hodnotu akce s lékařem a ujistit se, že si uvědomuje, o co přichází, když se akce plně nezúčastní. Mějte na paměti, že nemůžeme plně kontrolovat účast lékařů na takových událostech. Pokud je účast lékaře nadále problematická, měli byste daný případ prodiskutovat s manažerem a stanovit, zda by lékař měl být zván na budoucí akce. FÉROVÁ KONKURENCE Domníváme se, že zákazníci a společnost jako celek, mohou mít užitek ze spravedlivého, svobodného a otevřeného trhu. Z tohoto důvodu si konkurujeme pouze našimi produkty a službami a neprovádíme dohody s konkurenty ohledně fixních cen nebo jinak obchod neomezujeme. Naše principy férové konkurence požadují, abychom: Nesdíleli nebo si nevyměňovali ceny či informace o nabídkách s konkurenty. To zahrnuje směrnice v oblasti cen, slev, propagačních akcí, poplatků, záruk a podmínek prodeje. Pokud chce konkurent poskytnout takové informace dobrovolně, v rámci setkání sdružení nebo v čekárně u lékaře, měli bychom takovou konverzaci okamžitě ukončit a situaci probrat s právním oddělením. Ačkoli taková výměna informací může být vedena nevinně, mohla by vytvořit zdání toho, že se domlouvá cena či se dohaduje nabídka. Agresivně bojovali o zákazníka na jakémkoli trhu. Neuzavíráme s konkurenty žádné dohody ani žádné všeobecné smlouvy ohledně zákazníků, distributorů nebo území. Konkurujeme spravedlivě a čestně, spoléháme na pověst našich produktů a služeb. Naše standardy férové konkurence jsou také záležitostí zákona v každé zemi, ve které působíme, a jsou zde další právní požadavky, které musíme splňovat. Každý manažer se musí ujistit o tom, že zaměstnanci zapojeni do marketingu, prodeje a nákupu si jsou vědomi obsahu a významu našich standardů a použitelných zákonů o hospodářské soutěži. Budu se účastnit setkání obchodní asociace a několik členů chce diskutovat o cenové strategii. Co bych měl udělat? Pokud konkurenti diskutují o tématech, jako je cenová strategie, je zde možnost, že by mohlo dojít k dohadování cen nebo by takové chování bylo předpokládáno či vnímáno. V mnoha zemích je diskuze mezi konkurenty z tohoto důvodu zakázána. Pokud se ocitnete v takové situaci, musíte se okamžitě z daného setkání omluvit. Neprodleně informujte právní oddělení o tom, co jste zjistili. Získávání konkurenčních informací Konkurujeme čestně a spravedlivě. Nezískáváme tržní informace na základě špatné interpretace, zcizení nebo vniknutí do soukromí či nátlaku. Všeobecně lze získat informace o konkurentech z přijatelných zdrojů, jako jsou zákazníci, konzultanti a za příslušných podmínek dokonce i samotní konkurenti. Například můžete získat informace o konkurentech (i) z novin a z dalších veřejných zdrojů, jako jsou výroční zprávy u příslušných regulatorních úřadů, (ii) přezkoumáním produktů a marketingových materiálů našich konkurentů, které jsou veřejně k dispozici, (iii) od zákazníků konkurentů (pokud to není zakázáno jako prozrazení informace o konkurenci) nebo (iv) z přednášek konkurentů na konferencích a veletrzích. Neměli byste navádět zaměstnance společnosti, kteří předtím pracovali pro naše zákazníky nebo konkurenty, aby porušovali smlouvu nebo povinnost nevyzradit důvěrné informace s ohledem na neveřejné informace konkurence. Jelikož je obtížné přesně se dozvědět, jaké povinnosti v oblasti zachování mlčenlivosti byly dohodnuté, důrazně nedoporučujeme ptát se pracovníků společnosti, kteří dříve pracovali pro konkurenci, na informace o předchozím zaměstnavateli. Neměli byste umožnit zaměstnancům společnosti, jako jsou podřízení nebo konzultanti v marketingu, aby se mylně prezentovali při získávání konkurenčních informací. Vztah ke společnosti by měl být zveřejněn, pokud je důvodné se domnívat, že by zdroj nechtěl sdílet takovou informaci v případě, že by věděl o vztahu ke společnosti. Neměli byste získávat informace o cenách nebo jiné citlivé informace přímo od konkurenta. Místní zákony mohou být odlišné v definici toho, co znamená veřejná a důvěrná informace, takže se ujistěte, že vaše chování je také v souladu s místními požadavky. Kromě toho pravidla ohledně sběru informací až po veřejné nabídky jsou často velmi přísná. Pro další informace kontaktujte svého manažera nebo právní oddělení. Právě jsme přijali zaměstnance od konkurence. Kolik informací nám může dobrovolně sdělit o svém předchozím zaměstnavateli? Nesmíme nechat zaměstnance, aby nám dobrovolně sděloval jakékoli soukromé nebo důvěrné informace o svém předchozím zaměstnavateli, ani se ho na to nesmíme ptát. Zeptejte se sami sebe, zda byste se cítili pohodlně, kdyby bývalý zaměstnanec společnosti sdílel takové informace s konkurentem. Kromě toho existují právní omezení související s prozrazováním důvěrných informací jiným společnostem. Pro další objasnění se obraťte na svého manažera nebo právní oddělení. Dlouhodobý zákazník, který je zároveň mým přítelem, mi nedávno řekl o datu uvedení nového léku konkurence na trh, což v danou dobu ještě nebyla veřejně známá informace. Mohu tuto informaci sdělit ostatním v mé oblasti? Co když vím, že tuto informaci lékař získal během setkání konzultantů? Pokud víte, že poskytnutá informace byla zákazníkovi poskytnuta jako důvěrná (nebo je to z okolností zřejmé), např. během setkání konzultantů, měli byste diskuzi se zákazníkem na dané téma ukončit. Nesmíte sdělovat informace ostatním ve vaší oblasti, ale měli byste o konverzaci informovat svého manažera, který v případě potřeby situaci prodiskutuje s právním oddělením. Pokud se jedná o veřejně dostupnou informaci, pak není problém o tom diskutovat otevřeně v souladu se všemi platnými směrnicemi ohledně diskuzí o produktech. OCHRANA DAT A OSOBNÍ ÚDAJE PACIENTŮ/ SPOTŘEBITELŮ Domníváme se, že je důležité respektovat soukromí všech, se kterými obchodujeme. To je zvláště pravdivé v případě zákazníků, pacientů a účastníků klinických testů. Jsou období, kdy legitimní výzkumné a obchodní aktivity mohou vyžadovat revizi lékařského záznamu pacienta nebo sběr osobních údajů. Náš závazek v oblasti soukromí se zaměřuje na několik provozních principů, včetně (výčet není úplný): Nutnost Musíme identifikovat obchodní účel pro použití či sběr osobních údajů a v co největším rozsahu použít neidentifikovatelné informace. Prohlášení a možnost volby Jednotlivým osobám musíme před provedením sběru osobních údajů poskytnout příslušné prohlášení. Kromě toho všeobecně musíme jednotlivcům poskytnout právo nesouhlasit s použitím jejich osobních údajů. Integrita údajů Osobní údaje musí být přesné, kompletní a aktuální dle dohod a prohlášení. Neuváděli špatné nebo mylné informace o produktech či službách konkurence

9 NAŠI ZÁKAZNÍCI NAŠI ZAMĚSTNANCI Bezpečnost a převod Musíme provést rozumné kroky na ochranu osobních údajů před ztrátou, zneužitím, neautorizovaným přístupem, prozrazením nebo poškozením. Kromě toho převod údajů přes hranice země vyžaduje dodatečnou ochranu a kontrolu. Ochrana osobních údajů je ve většině zemí, ve kterých fungujeme, zahrnuta v zákonech. Musíme jednat nejen v souladu se standardy naší společnosti, ale také se všemi zákonnými požadavky. Pro další informace kontaktujte kancelář na ochranu osobních údajů. Co přesně je považováno za osobní údaje? Ačkoli přesná definice osobních údajů může být v různé zemi různá, všeobecně se jedná o informace, které přímo identifikují jednotlivce nebo by mohly být použité pro identifikaci jednotlivce. Příkladem jsou jména a iniciály, data narození, fotografie, biometrické informace, kontaktní údaje, informace o zdravotním stavu, genetické informace a osobní charakteristiky. Toto však není úplný seznam a podrobnější informace lze najít v směrnicích společnosti. Musím prokázat efektivitu mých prodejních dovedností zahrnující největší regionální nemocnici. Nemocniční lékárník mi nabídl, že mi poskytne kopie záznamů o předpisech obsahující osobní údaje pacientů. Je pro mě přijatelné prohlížet tyto záznamy? Ačkoli zákony řídící ochranu osobních údajů ze strany lékárníků mohou být v různých zemích různé, v mnoha zemích existují zákony, podle kterých pacienti musí výslovně souhlasit s vyzrazením osobních údajů ze strany lékárníků. V zemích, kde takové zákony neexistují, je třeba použít naše principy na ochranu osobních údajů: nutnost, prohlášení a možnost volby. Tyto principy vyžadují, abychom shromažďovali či přijímali minimum osobních údajů, které potřebujeme pro legitimní obchodní účely, kdy osoba, o které informace shromáždíme, bude informována lékárníkem o záměru odhalit tyto informace a způsobu jejich použití, a tato osoba nesmí vznést námitku. Projednejte to se zástupci právního oddělení či kanceláře na ochranu osobních údajů, abyste se ujistili, že přístup k údajům je v souladu s místními zákony a s našimi směrnicemi. Plánuji sympózium a rád bych pozval zákazníky z několika zemí. Potřebuji mít přístup k informacím o zákaznících v různých zemích, abychom mohli poslat pozvánky. Existují nějaká zvláštní opatření pro situaci, kdy jsou informace předávány z jedné země do druhé? V mnoha zemích existují zákony na ochranu osobních údajů a dat, které upravují převod osobních údajů a jejich zobrazování bez ohledu na to, zda se jedná o zákazníky, spotřebitele, pacienty, zaměstnance nebo osoby jinak propojené se společností. V některých případech i předání jmen jednotlivců z jedné země do jiné může vyžadovat speciální povolení či pozornost. Zkonzultujte to se zástupci kanceláře na ochranu osobních údajů země, z které chcete převést informace předtím, než provedete jakékoli kroky. NAŠE PRACOVNÍ PROSTŘEDÍ Snažíme se poskytnout takové pracovní prostředí, které přiláká vysoce talentované lidi a pomůže jim dosáhnout jejich plného potenciálu. Každý z nás je zodpovědný za vytvoření prostředí plného důvěry a respektu a za propagaci produktivního pracovního prostředí. Tyto zodpovědnosti jsou popsané v dokumentu Chování vedoucích pracovníků (viz strana 40), který slouží jako základ pro všechny směrnice, postupy a procesy v oblasti lidských zdrojů. Chování vedoucích pracovníků popisuje specifické chování, které se od nás očekává. Podporujeme otevřenou komunikaci tím, že přijímáme nápady a obavy ostatních a nabízíme i přijímáme konstruktivní zpětnou vazbu. Osobní údaje zaměstnanců Respektujeme soukromí a důstojnost našich zaměstnanců a chráníme důvěrnost záznamů zaměstnanců. Společnost shromažďuje a uchovává osobní údaje potřebné pro dané funkce, jako jsou zaměstnanecké výhody, odměny a výplaty, a také pro další účely vyžadované zákony a v souladu s prohlášeními o ochraně osobních údajů, které zaměstnancům poskytujeme. Budeme chránit soukromé údaje zaměstnanců a používat je pouze k legitimním obchodním účelům v souladu se všemi zákony. Závazek chránit osobní údaje zaměstnanců jde nad rámec doby trvání zaměstnaneckého poměru a vztahuje se i na informace o předchozích zaměstnancích. Můj bratr je finanční poradce a chtěl by nabídnout finanční služby společnosti v místě mojí působnosti. Požádal mě o jména a kontaktní údaje na zaměstnance v mém místě působnosti. Mohu mu takovou informaci poskytnout? Kontaktní údaje na zaměstnance jsou osobní údaje a jsou chráněné našimi směrnicemi ve všech lokalitách, ve kterých naši zaměstnanci pracují, a v mnoha zemích i zákony. Naše prohlášení o ochraně osobních údajů zaměstnanců neumožňuje prozrazení informací o zaměstnancích našim rodinám a přátelům z osobních či profesionálních důvodů. Jakékoli vyzrazení osobních údajů o zaměstnanci musí být provedeno v souladu s našimi směrnicemi, prohlášením o ochraně osobních údajů zaměstnanců a platnými zákony. Při plnění těchto povinností postupujeme dle principu nezbytnosti ochrany osobních údajů. Snažíme se udržet prostředí, kde nebude docházet k obtěžování a kde budeme respektovat všechny zaměstnance. Soukromí komunikace zaměstnanců včetně ů a využívání intranetu/internetu je předmětem obchodních a provozních potřeb společnosti i místních zákonů. Máme zodpovědnost monitorovat technologie vlastněné společností používané pro zasílání ů, využívání internetu a dalších komunikačních prostředků a také prošetřit jejich nevhodné používání v souladu s místními zákony. Při plnění těchto povinností postupujeme dle principu nezbytnosti ochrany osobních údajů. Provádí společnost aktivní monitorování přístupu na internet či ů? Pokud ano, za jakých okolností? Společnost má přístup ke svým komunikačním systémům z mnoha různých obchodních důvodů. Například zaměstnanci provozu a sítí společnosti mohou mít přístup k ům během běžné údržby systému, při správě sítí nebo při řešení problému. Kromě toho vedení může povolit monitorování ů kvůli prošetření nevhodného použití či krádeže duševního vlastnictví společnosti nebo z jakýchkoli jiných obchodních důvodů v souladu s místními zákony. V závislosti na okolnostech to může zahrnovat přečtení či odhalení ových zpráv. Stejně tak společnost jako součást standardní správy počítačových systémů, pokud toto umožňuje zákon, uchovává zprávy o použití internetu, které může oprávněný personál použít pro prošetření problémů s výkonem, bezpečnostních problémů (např. vniknutí do sítě/ systému, nevhodné použití či virové útoky) nebo k jiným obchodním účelům

10 NAŠI ZAMĚSTNANCI Tradičně vyvěšujeme narozeniny zaměstnanců na nástěnku. Je to v pořádku? Tím, že zveřejníte narozeniny zaměstnanců, vyzrazujete osobní údaje, s čímž někteří zaměstnanci nemusí souhlasit. Předtím, než přidáte osobní údaje zaměstnanců na seznam, měli byste získat jejich svolení. ROVNÉ ZACHÁZENÍ Abychom mohli jednat v souladu s dlouhodobým růstem a požadavky na efektivitu, musíme vybudovat organizaci, která rychle reaguje na změny, a ve které všichni zaměstnanci mohou dosáhnout svého plného potenciálu. Rozdíly v zázemí, zkušenostech, perspektivách a talentu jsou základní silnou stránkou naší globální společnosti. Zacházíme s každým jednotlivcem rovně a nabíráme, vybíráme, školíme, povyšujeme a platíme na základě zásluh, zkušeností a dalších kritérií souvisejících s prací. Další informace vám poskytne zástupce lidských zdrojů nebo korporátní oddělení pro různorodost lidských zdrojů. Rovné zacházení také znamená, že respektujeme práva našich kolegů na konstruktivní nesouhlas či námitku. A stejně tak to znamená, že někdy musíme být ochotni přijmout situace, kdy rozhodující činitelé nepřijmou naše postoje. Musíme si pamatovat, že otevřená komunikace včetně vůle souhlasit s nesouhlasem je životně důležitá pro pozitivní pracovní prostředí a pro náš obchodní úspěch. Je přípustné u volné pozice požadovat pohlaví a věk? Neexistuje žádné obchodní zdůvodnění pro inzerování pozic na základě pohlaví či věku. Zacházení s lidmi spravedlivě pouze na základě kritérií souvisejících s pozicí není pouze správný postup, je to také chytré. Může mi kancelář pro etiku poskytnout radu, jak zvládnout obtížné situace s kolegy? Kancelář pro etiku může poskytnout důvěrné rady a může doporučit způsob komunikace pro zvládnutí obtížné situace s kolegy. Pokud je to pro vás pohodlné, můžete to prodiskutovat také s manažerem či s oddělením lidských zdrojů. ZDRAVÍ A BEZPEČNOST Provádíme naše operace s nejvyšším ohledem na bezpečnost a zdraví zaměstnanců a ochranu veřejnosti. Každý z nás je zodpovědný za to, že jedná v souladu s bezpečnostními pravidly a nařízeními a že provádí nezbytná opatření na ochranu kolegů a i sebe sama. Všechny nehody a pracovní úrazy je třeba oznámit a také přijmout opatření pro nápravu nebezpečných postupů či podmínek s cílem neustále zlepšovat náš výkon. Specifické otázky týkající se bezpečnostních standardů vám zodpoví oddělení globální bezpečnosti a životního prostředí. Je skutečně nutné oznámit i tu nejmenší nehodu či poranění? Nechci ohrožovat bezpečnostní záznamy našeho závodu. Ano. Pro udržení skvělé bezpečnostní výkonnosti a ve snaze dosáhnout prostředí bez nehod musíte oznámit všechny nehody bez ohledu na to, jak byly závažné, i pracovní úrazy, aby bylo možné odstranit nebezpečné postupy a podmínky. Oznámení i těch nejmenších pracovních úrazů, malých nehod a skoronehod je důležité, protože nám to pomůže identifikovat rizika a provést nápravné kroky předtím, než dojde k vážným zraněním. Náš závod má bezpečnostní směrnice, které vyžadují sundání veškerých šperků. Jak bude společnost reagovat na to, když zaměstnanec odmítne odstranit šperk z náboženských důvodů? Společnost chce zajistit lidem příznivé prostředí pro jejich náboženské vyznání. Pokud je to možné, je třeba nalézt alternativu (např. pokud daný předmět může být zajištěn, může to být povoleno). Nicméně pokud neexistuje uspokojivá alternativa, poté má bezpečnost přednost. Pokud máte další otázky k tomu, co je přijatelné, měli byste se obrátit na manažera nebo použít doplňující zdroje uvedené v této brožuře. Užívání drog a alkoholu Užívání nelegálních drog, alkoholu a legálních léků vytváří na pracovišti vážná zdravotní a bezpečnostní rizika. Vlastnění, prodej nebo užití nelegálních drog nebo jednání pod vlivem takových drog v pracovní době nebo v prostorách společnosti a na akcích sponzorovaných společností je zakázáno. Zakázáno je také být pod vlivem alkoholu při jednání jménem společnosti nebo na akcích sponzorovaných společností. Je důležité, aby případy užití drog a alkoholu byly okamžitě oznámeny vedení. Informace o zdrojích týkajících se zneužívání látek, které jsou k dispozici ve vaší lokalitě, najdete na stránce doplňkové pomoci. OBTĚŽOVÁNÍ NA PRACOVIŠTI Snažíme se udržet prostředí, kde nebude docházet k obtěžování a kde budeme respektovat všechny zaměstnance. V mnoha případech je obtěžování na pracoviště ve formě diskriminace, což je všeobecně definováno jako verbální či fyzické chování, ke kterému dochází z důvodu různých vlastností, jako je rasa, pohlaví, věk nebo náboženské vyznání. Obtěžování na pracovišti je všeobecně definováno jako jakýkoli krok, který nevhodně nebo bezdůvodně vytváří prostředí zastrašování, nevraživosti či je urážlivé. Je přijatelné mít na svém pracovišti vyvěšené politické plakáty? A co náboženské symboly a znaky? Zaměstnanci by neměli využívat pracoviště pro demonstraci osobní podpory určité politické otázky, strany či kandidáta. Jiní zaměstnanci mohou považovat toto chování za nevhodné, jelikož politické záležitosti jsou často spojeny s kontroverzními otázkami, které mohou ostatní vnímat jako urážlivé či zastrašující. Pokud jde o osobní zobrazení náboženských symbolů a znaků, respektujeme touhu zaměstnanců vyjádřit náboženské vyznání. Nicméně bychom měli mít také na paměti, že přílišné osobní vyjádření a náboženské symboly v pracovním prostředí či v prostorách společnosti mohou být vnímané jako zastrašující nebo nevraživé vůči kolegům, kteří mají jiné vyznání. Násilí na pracovišti Snažíme se udržet pracovní prostředí, které respektuje důstojnost, bezpečnost a bezpečí všech zaměstnanců, vede k dobrým pracovním výsledkům a nejsou v něm stopy po jakémkoli násilí na pracovišti. Nebudeme tolerovat žádné násilí, výhrůžky, ohrožování a zákeřné chování, zastrašování nebo jakoukoli formu násilí na pracovišti. Všeobecně definujeme násilí na pracovišti jako chování, které zahrnuje zastrašování nebo obtěžování, a které má vliv na vytváření strachu u příjemce a vytváří pro danou osobu bezdůvodně nevraživé nebo zastrašující pracovní prostředí. Sexuální obtěžování Sexuální obtěžování je forma obtěžování na pracovišti, která ovlivňuje důstojnost mužů a žen na pracovišti. Sexuální obtěžování zahrnuje (výčet není úplný) požadování sexuálních aktivit výměnou za pracovní výhody, výhrůžky nebo protiopatření v zaměstnání, pokud nejsou sexuální požadavky splněny, nebo nepříjemný fyzický kontakt. Pokud máte pocit, že jste obtěžováni, informujte danou osobu, že její chování není vhodné. Pokud vám přímé řešení situace není příjemné nebo se nepodaří problém vyřešit, prodiskutujte záležitost s vedoucím nebo s oddělením lidských zdrojů, případně použijte zdroje uvedené na stránce doplňkové pomoci. Je možné chodit s podřízeným, pokud se jedná o vztah na bázi oboustranné shody? Řízení osoby, se kterou máte intimní vztah, je konfliktem zájmů. I když se domníváte, že jednáte nestranně, vaše objektivita může být bez vašeho povšimnutí zkompromitována. Bez ohledu na aktuální kroky bude váš vztah velmi pravděpodobně vnímán tak, že má nevhodný vliv na vaše rozhodování. Takové vztahy mohou poškodit morálku a narušit pracovní produktivitu. Z tohoto důvodu je nepřijatelné začít nebo udržovat intimní vztah s přímým či nepřímým podřízeným s někým, kdo je vám podřízen a jehož hodnocení výkonnosti, odměňování a povýšení můžete ovlivňovat. O takovém vztahu musíte okamžitě informovat oddělení lidských zdrojů. Intimní vztah s kolegou, pokud mezi vámi neexistuje přímý či nepřímý vztah podřízenosti, je přijatelný. Pokud se dostanete do situace, že nový či ukončený intimní vztah je v linii podřízenosti, měli byste tuto situaci oznámit oddělení lidských zdrojů