Řízení dokumentů a záznamů

Transkript

1 Řízení dokumentů a záznamů Směrnice Dokument Název dokumentu Typ dokumentu Garant dokumentu Vymezení působnosti FES_SME_2012_001/A Řízení dokumentů a záznamů Směrnice Tajemník FES FES středisko: 40 Účinnost od: Datum datum verze: A stav: návrh Vypracoval Ing. Petr Urbanec datum Schválil jméno osoby datum Schválil jméno osoby datum Schválil jméno osoby datum Správce dokumentace jméno osoby datum Řízená kopie č. Razítko a podpis správce dokumentace: Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem 1 / 16

2 1 Všeobecná ustanovení 1.1 Cíl a účel směrnice Cílem této směrnice je zajistit správné vedení dokumentace FES UPa a garantovat dostupnost aktuálních verzí dokumentů a záznamů na všech místech FES UPA, která je vyžadují. Účelem této organizační směrnice je stanovit dokumentované zásady pro řízení dokumentů a záznamů na FES UPA. Tato směrnice stanovuje zásady, pravomoci a odpovědnosti pro: řízení interních dokumentů vznik nových dokumentů změny existujících dokumentů, rušení existujících dokumentů, publikování, distribuci a uchovávání dokumentů, revizi dokumentů řízení externích dokumentů řízení provozních dokumentů a záznamů zaznamenání doručených dokumentů zaznamenání na FES UPa vytvořených záznamů a dokumentů distribuci a uchovávání záznamů a dokumentů nakládání se záznamy a dokumenty po skončení jejich provozní upotřebitelnosti 1.2 Oblast platnosti Směrnice je závazná pro všechny útvary a zaměstnance FES UPa. 1.3 Definice pojmů Dokumentace souhrn materiálů, které obsahují informace definující, popisující a dokumentující chod fakulty. Dokumentace se skládá ze Systémové dokumentace, Operativní dokumentace a Provozní dokumentace. Interní dokumentace systémové a operativní dokumenty, které jsou vytvořeny na FES UPa. Externí dokumentace dokumenty, jejichž původ je mimo FES UPa. Zde patří nařízení nadřízených orgánů, vyhlášky, zákony, normy, vnitřní normy Univerzity Pardubice, ale také dokumenty partnerů FES UPa, pokud mají vliv na její činnost. Legislativní dokumenty souhrnné označení pro zákony, nařízení a vyhlášky vlády a dalších nadřízených orgánů, pro celostátně platné normy, pro statuty a řády vysoké školy a fakulty. Za legislativní dokumenty se rovněž považují směrnice, vyhlášky či příkazy s celouniverzitní platností. Dokumenty systému managementu jakosti (SMJ) popisují nebo definují produkty FES UPa, její procesy, pravidla, postupy nebo činnosti. Příkladem dokumentů tohoto typu jsou vnitřní předpisy fakulty, směrnice, popisy procesů a pracovní instrukce (systémová dokumentace) a příkazy, sdělení, vyhlášky (operativní dokumentace). Systémová dokumentace se používá pro standardizaci opakujících se činností, procesů či postupů. V systému managementu jakosti FES UPa jsou používány tyto typy systémových dokumentů: vnitřní předpis fakulty, směrnice, popis procesu a pracovní instrukce. Operativní dokumentace závazné řídící předpisy určené k řešení konkrétních jednorázových situací, ke stanovení změn organizačního a personálního charakteru, ke stanovení zásad pro provádění dílčích Směrnice 2 / 16

3 aktivit ve specifických podmínkách. V systému managementu jakosti FES UPa jsou používány tyto typy operativních dokumentů: příkazy děkana, sdělení děkana a vyhlášky děkana. Provozní dokumentace je soubor veškerých dokumentů, které jsou dokladem o prováděné činnosti. Řízení dokumentace stanovení a uplatňování standardizovaných postupů při navrhování systémových a operativních dokumentů, jejich schvalování, distribuci, uchovávání, provádění změn, revizí a rušení. Řízené dokumenty označení pro dokumenty, pro které jsou vytvořena pravidla jejich řízení, tj. pravidla pro jejich vznik, změny, revize, distribuci, uchovávání a rušení. Jsou označeny v záhlaví dokumentu identifikačním znakem. Řízená kopie dokumentu kopie dokumentu v listinné podobě vyhotovená správcem úložiště dokumentů, opatřená jedinečným pořadovým číslem řízené kopie a razítkem správce řízené dokumentace, distribuovaná správcem řízené dokumentace uživateli dokumentu. Při změně dokumentu zajišťuje správce řízené dokumentace jeho aktualizaci u uživatele. Neřízená kopie dokumentu kopie dokumentu nepodléhající závazným pravidlům řízení dokumentů. Nenese identifikační znaky řízené kopie (tj. pořadové číslo řízené kopie a razítko správce řízené dokumentace). Neřízená kopie slouží pouze pro informaci, při změně dokumentu není zajištěna její aktualizace. Uživatel neřízené kopie dokumentu nese riziko, že její obsah není v době použití aktuální. Kopie dokumentu z moci úřední taková kopie dokumentu, která vznikla z rozhodnutí vedoucího pracovníka nebo její vznik požaduje vnitřní legislativa fakulty. Úložiště řízené dokumentace místo, kde jsou uchovávány originály systémových a operativních dokumentů v listinné i elektronické podobě. Úložištěm řízené dokumentace systému managementu jakosti FES UPa je děkanát fakulty. Správce řízené dokumentace odpovídá za fungování úložiště řízené dokumentace fakulty. Přiděluje identifikační znaky jednotlivým dokumentům systému managementu jakosti, spravuje úložiště aktuálních verzí dokumentů v listinné i elektronické podobě, odpovídá za umístění aktuálních verzí dokumentů na intranetu, vydává a distribuuje řízené kopie aktuálních verzí dokumentů, spravuje úložiště neaktuálních verzí dokumentů v listinné i elektronické podobě. Změna dokumentu změna jakékoli části dokumentu. Navrhovatel pracovník, který navrhne vznik nebo změnu řízeného dokumentu. Garant dokumentu odpovídá za formální a věcný obsahu dokumentu a jeho aktuálnost. Je to role přiřazená odpovídajícímu funkčnímu místu FES UPa. Vlastník procesu odpovídá za průběh daného procesu. Jedná se o roli přiřazenou odpovídajícímu funkčnímu FES UPa. Garant záznamu odpovídá za ochranu a zacházení s daným typem záznamu (uložení a zpřístupnění oprávněným uživatelům). Záznamy jsou dokladem o realizované činnosti. Záznamy obsahují dynamické informace, které průběžně podléhají změnám, úpravám, atp. Jako příklad je možné uvést studijní záznamy, záznamy o provedených školeních, účetní doklady, zápisy z jednání, záznamy o provedených opatřeních, dokumentace realizovaných grantů a projektů, a podobně. Dokument vzniká uložením konečné verze záznamů do systému spisové služby. Takto vytvořené dokumenty se již nemění a stávají se předmětem předarchivní péče. Směrnice 3 / 16

4 1.4 Seznam zkratek FES UPa SMJ IS Fakulta ekonomicko-správní Univerzity Pardubice Univerzita Pardubice Systém managementu jakosti informační systém 1.5 Pravomoc a odpovědnost Za řízení dokumentů a záznamů požadovaných systémem managementu jakosti je odpovědný Správce řízené dokumentace. Další odpovědnosti v procesu řízení dokumentů a záznamů vyplývají z popisu jednotlivých procesů v systému managementu jakosti. Směrnice 4 / 16

5 2 Systém řízených dokumentů a záznamů Základní členění dokumentace (tj. Dokumentů a Záznamů) na úrovni FES UPA: Dokumenty interní Dokumenty systémové Dokumenty operativní (příkaz, sdělení) Dokumenty externí Provozní dokumentace a záznamy Interní systémové dokumenty mají hierarchickou strukturu. Na úrovni fakulty mají členění: Příručka řízení fakulty Vnitřní předpisy fakulty a další legislativní dokumenty fakulty Popisy procesů Směrnice, pracovní instrukce, normy, externí dokumenty Provozní dokumentace a záznamy Směrnice 5 / 16

6 3 Řízení interních dokumentů 3.1 Identifikace dokumentů Pro účely identifikace je každému internímu dokumentu přiřazen základní identifikační znak: PPPP - je označení původce dokumentu PPPP_TTT_RR-CCC-VV FES dokument Fakulty ekonomicko-správní UMKM dokument Ústavu matematiky a kvantitativních metod USSV dokument Ústavu správních a sociálních věd USII dokument Ústavu systémového inženýrství a informatiky UPEM dokument Ústavu podnikové ekonomiky a managementu UEV dokument Ústavu ekonomických věd URBV dokument Ústavu regionálních a bezpečnostních věd TTT - je označení typu dokumentu PR systémový příručka řízení LEG systémový legislativní dokumenty PPR systémový popisy procesů SME systémový směrnice PI systémový pracovní instrukce OST systémový ostatní, blíže nespecifikované dokumenty PRI operativní příkaz SDE operativní sdělení VYH operativní vyhláška RR-CCC-VV poslední dvě číslice roku vydání dokumentu (uvolnění), pořadové číslo tohoto typu dokumentu (v daném roce počínaje číslem 001) a verze tohoto dokumentu (v případě systémové dokumentace). Příručka řízení (příručka jakosti ve smyslu požadavku bodu standardu ISO 9001) je základním navigačním dokumentem systému řízení FES UPa. Obsahuje popis organizace, organizační schéma, mapu procesů a popis aktivit řízení organizace, které nejsou zahrnuty v popisu procesů. Legislativní dokument Vnitřní předpisy požadované zákonem č. 111/1998 Sb. o vysokých školách a statutem fakulty. Zejména statut fakulty, volební a jednací řád akademického senátu FES, jednací řád vědecké rady FES a disciplinární řád FES. Dokumenty vymezující rámec a pravidla zaměření řízení fakulty mise, vize, politika jakosti, cíle fakulty, dlouhodobý záměr a jeho aktualizace, ostatní statuty a řády a další dokumenty mající legislativní charakter. Popis procesu dokument popisující postup provádění uceleného řetězce činností v rámci fakulty, jednotlivé činnosti jsou zpravidla vykonávány zaměstnanci více různých organizačních jednotek; popis procesu obsahuje vymezení procesu (zákazníky procesu, jeho přidanou hodnotu, záměr, cíle, kritéria pro monitorování a měření procesu, vstupy, výstupy, zdroje, a regulátory) garanta procesu, vlastní popis procesu s přidělením odpovědnosti za jednotlivé činnosti v rámci procesu a způsob zaznamenávání průběhu a výsledků procesu. Pracovní instrukce dokument popisující postup provádění konkrétní činnosti v rámci fakulty, má charakter instrukcí či návodů. Pracovní instrukce (na rozdíl od popisu procesu) se zpravidla týká pouze jedné osoby či úzce spolupracující skupiny, která příslušnou činnost vykonává. Směrnice závazný organizační předpis upravující zásady a pravidla pro určitý okruh činností, který zpravidla přesahuje rámec jednoho procesu. Směrnice 6 / 16

7 Příkaz je vydávána k zajištění plnění operativních úkolů v různých oblastech činnosti. Sdělení operativní dokument týkající se opatření organizačního charakteru nebo jmenování a odvolání vedoucích pracovníků, složení komisí a pracovních týmů. Vyhláška operativní dokument, který obsahuje (v návaznosti na obecně platné legislativní dokumenty, směrnice a popisy procesů) zásady pro provádění dílčích činností ve vymezeném časovém období (kupříkladu v konkrétním akademickém roce), zásady týkající se vymezených kategorií pracovníků či studentů apod. U každého systémového dokumentu se sleduje jeho verze. První vydání řízeného dokumentu je označeno verzí A. Verze se mění při každé změně dokumentu. V tomto případě se mění písmeno v označení verze za bezprostředně následující písmeno abecedy. Číslo řízeného dokumentu se nemění. Operativní dokumenty se označuje shodným způsobem jako systémové dokumenty. Operativní dokumenty jsou neměnné a nedochází k vytváření jejich verzí. Titulní list dokumentu obsahuje následující informace: identifikační znak dokumentu včetně verze, název dokumentu, typ dokumentu, garant dokumentu, vymezení působnosti dokumentu, určení účinnosti dokumentu, datum uvolnění dokumentu identifikace osoby, která dokument vypracovala, její funkční zařazení, identifikace osob, které dokument schválily, jejich funkčního zařazení, pořadové číslo řízené kopie, poznámku Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem, ostatní strany obsahují v záhlaví: Copyright FES UPa, garant dokumentu nalevo, Název dokumentu a identifikační znak dokumentu včetně verze vpravo, v zápatí: typ dokumentu vlevo, údaj o stránkovém rozložení dokumentu (strana / celkový počet stran) vpravo. Systémové dokumenty obsahují jako poslední list dokumentu Seznam změn a revizí dokumentu. Pokud některý z interních dokumentů vyžaduje zařazení příloh, je taková příloha identifikována shodně jako související interní dokument a je doplněna o identifikátor přílohy, který je v rámci interního dokumentu jedinečný. Identifikátor tvoří rozlišovací znak typu přílohy (F formuláře, S informace pro studenty, N ostatní přílohy a informace) a třímístné pořadové číslo. U příloh systémových dokumentů se sledují jejich verze. První vydání přílohy je označeno verzí A. Verze se mění při každé změně přílohy. V tomto případě se mění písmeno v označení verze za bezprostředně následující písmeno abecedy. Pořadové číslo přílohy se nemění. Pokud při revizi souvisejícího systémového dokumentu dojde ke změně (a tedy i ke změně čísla verze systémového dokumentu), ale současně se příslušná příloha nemění, zůstává i označení verze této příloze nezměněno. V případě, kdy v rámci revize systémového dokumentu dojde ke zrušení přílohy, nedochází k přečíslování ostatních příloh a identifikátor zrušené přílohy se pro tento systémový dokument již nepoužije. Směrnice 7 / 16

8 Formální stránka dokumentů je pro jednotlivé typy dokumentů určena samostatnými šablonami. Šablony jsou dostupné na intranetu fakulty. Pro tvorbu řízených dokumentů se doporučuje používat písmo Times New Roman velikosti 10, řádkování 13 b., použít zarovnání do bloku a nepoužívat dělení slov. Doporučuje se novou hlavní kapitolu začínat vždy na nové stránce, což přinese prostor pro eventuální změny v dokumentu. Při ukládání dokumentů do souboru se název soubor volí podle dále uvedeného schématu. Názvy souborů jsou bez diakritiky a interpunkčních znamének, mezery jsou nahrazeny znakem podtržítko _. Povoleny jsou velká a malá písmena abecedy, číslice, znaky podtržítko a pomlčka. Popis procesu [identifikační znak dokumentu] [identifikátor procesu] [název procesu] Příloha popisu procesu [identifikační znak dokumentu] [identifikátor procesu] [identifikátor přílohy] [název přílohy] Pracovní instrukce [identifikační znak dokumentu] [identifikátor pracovní instrukce] [název pracovní instrukce] Příloha pracovní instrukce [identifikační znak dokumentu] [identifikátor pracovní instrukce] [identifikátor přílohy] [název přílohy] Ostatní interní dokumenty [identifikační znak dokumentu] [název dokumentu] Přílohy ostatních interních dokumentů [identifikační znak dokumentu] [identifikátor přílohy] [název přílohy] 3.2 Příručka řízení Příručka řízení je základním dokumentem SMJ na FES UPa. Její členění odpovídá členění kapitol v normě ČSN EN ISO Garantem tohoto dokumentu je manažer jakosti FES UPa. Příručka řízení se reviduje minimálně jednou ročně a publikování její aktuální verze je zajištěno na intranetu. 3.3 Definování práv a povinností studentů Práva a povinnosti studentů jsou definovány těmito legislativními dokumenty: zákon č. 111/1998 Sb. o vysokých školách (v platném znění), konkrétně 62 a 63, vnitřní předpisy univerzity či fakulty, pravidla studijních programů fakulty, na které je student zapsán, pravidla univerzity nebo fakulty upravující používání zařízení univerzity nebo fakulty a používání informačních technologií potřebných pro studium ve studijních programech, obecné předpisy o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci a pracovních podmínkách žen ( 132 až 138 a 150 zákoníku práce a navazující směrnice Univerzity Pardubice), směrnice univerzity nebo fakulty, které jsou ve výše uvedených vnitřních předpisech uvedeny. Jedná se především o tyto vnitřní normy: studijní a zkušební řád Univerzity Pardubice, stipendijní řád Univerzity Pardubice, směrnice UPa č. 5/2010 knihovní řád Univerzitní knihovny, směrnice UPa č. 13/2006 zásady provozování a využívání datové sítě a výpočetní techniky UPa, směrnice UPa č. 7/2007 provozní řád tělovýchovného areálu Univerzity Pardubice, směrnice UPa č. 1/2010 studentská grantová soutěž, směrnice UPa č. 1/2009 pravidla a postupy pro přiznávání a výplatu stipendií, Směrnice 8 / 16

9 směrnice UPa č. 7/2008 využívání volné kapacity při výuce studijního předmětu tělesná výchova volitelná, směrnice UPa č. 7/2009 poplatky za studium a za úkony spojené s přijímacím řízením na UPa, směrnice UPa č. 20/2004 průkaz studenta, směrnice UPa č. 3/2011 kolejní řád Univerzity Pardubice Vyhlášky, směrnice fakulty ani popisy procesů nedefinují žádná nová práva či povinnosti studentů. Vyhlášky doplňují a upravují konkrétní detaily práv či povinností studentů vztahující se ke konkrétnímu období. Směrnice fakulty a popisy procesů upravují zásady a postupy pro vykonávání konkrétních činností zaměstnanců fakulty. Pokud je nutné zveřejnit postupy, návody či jiné informace, které jsou pro studenty podstatné, budou uvedeny jako samostatná příloha směrnice nebo popisu procesu. Takové informace jsou publikovány na studentském intranetu fakulty v sekci Předpisy a sdělení / Směrnice, příkazy, atd. / Pokyny a návody. 3.4 Popisy procesu Popis procesů v systému řízené dokumentace musí obsahovat: titulní list a identifikaci systémového dokumentu podle kapitoly 3.1 této směrnice, list následující po titulním listu obsahující tyto parametry procesu: název a označení procesu, nadřízený proces, zadavatel procesu, garant procesu, účel procesu, vymezení působnosti, zákazník, klíčové vstupy, klíčové výstupy, zdroje, regulátory, měřitelná kritéria, cíle pro jednotlivá měřitelná kritéria. schéma procesu (případně diagramem vnořených procesních aktivit) v notaci EPC, legendu grafického schématu procesu, slovní popis procesu, tabulku s úplným výčtem typů záznamů vznikajících v procesu s uvedením: názvu záznamu, formy vedení záznamu (listinná, elektronická), místa uložení záznamu, osoby odpovědné za ochranu záznamu, doby uložení, způsobu naložení se záznamem po uplynutí doby uložení záznamu, identifikace šablony záznamu, seznam změn a revizí, případné přílohy. Garantem popisu procesu je garant procesu. Popis procesu musí být podroben revizi minimálně jednou ročně. Každý proces je označen identifikátorem procesu. Identifikátor má hierarchickou strukturu a tvoří jej rozlišovací znak skupiny procesů (R řídící procesy, H hlavní procesy, Z procesy zdrojů, P pomocné procesy) následovaný pořadovým číslem procesu a jeho podprocesů. Jednotlivá pořadová čísla jsou od sebe vzájemně oddělena tečkou. Příklad identifikátoru procesu: R1.1 Popisy procesů neupravují práva a povinnosti studentů a nejsou studentům zpřístupněny. 3.5 Pracovní instrukce Pracovní instrukce v systému řízené dokumentace musí obsahovat: titulní list a identifikaci systémového dokumentu podle kapitoly 3.1 této směrnice označení pracovní instrukce označení a identifikace souvisejícího procesu označení a identifikace souvisejícího procesního kroku (je-li to možné) záměr pracovní instrukce seznam legislativních dokumentů Směrnice 9 / 16

10 Pracovní instrukce volně navazuje na popis procesu a poskytuje detailní popis konkrétní činnosti. Identifikátor pracovní instrukce obsahuje identifikátor souvisejícího procesu, rozlišovací znak P pracovní instrukce a třímístné pořadové číslo. Identifikátor souvisejícího procesu jsou od sebe odděleny znakem pomlčka -. Příklad identifikátoru pracovní instrukce: R1.1-P001 U každé pracovní instrukce se sleduje její verze. První vydání pracovní instrukce je označeno verzí A. Verze se mění při každé změně pracovní instrukce. V tomto případě se mění písmeno v označení verze za bezprostředně následující písmeno abecedy. Identifikační znak dokumentu ani pořadové číslo pracovní instrukce se nemění. Revize pracovní instrukce se provádí alespoň jednou ročně. 3.6 Směrnice Směrnice musí obsahovat: titulní list a identifikaci systémového dokumentu podle kapitoly 3.1 této směrnice, seznam změn a revizí. Rozčlenění směrnice je následující: 1 Všeobecná ustanovení 1.1 Cíl a účel směrnice 1.2 Oblast platnosti 1.3 Definice pojmů 1.4 Seznam zkratek 1.5 Pravomoc a odpovědnost 2 Podle potřeby popis činnosti členěný v dalších kapitolách a podkapitolách (následují kapitoly v souvislém číslování) 3 Související dokumenty 4 Přílohy Garantem směrnice je osoba označená na titulním listu. Směrnice se musí podrobit revizi minimálně jednou ročně, za revizi zodpovídá garant dokumentu u interních dokumentů. 3.7 Publikování a uchovávání řízených dokumentů Řízené dokumenty jsou primárně pro potřebu pracovníků organizace zveřejněny na intranetu FES UPa, kde je udržována aktuální podoba dokumentů v needitovatelném formátu (PDF). Za aktuálnost zveřejněných dokumentů odpovídá správce úložiště dokumentů, realizaci umístění na intranetu zajišťuje správce intranetu, který odpovídá za nastavení přístupových práv k jednotlivým dokumentům pro pracovníky organizace. Listinná podoba originálu dokumentu s pořadovým číslem 000 je uložena v úložišti aktuálních dokumentů, které spravuje správce úložiště dokumentů. Podpisy osob, které dokument vypracovaly a schválily, jsou uvedeny pouze na originálu dokumentu s pořadovým číslem 000. Na jednotlivá pracoviště fakulty je možné podle potřeby systémový dokument vydat jako řízenou kopii v tištěné podobě. Každá řízená kopie bude očíslována pořadovým číslem počínaje 001, 002, 003, a opatřena na první straně dokumentu razítkem správce úložiště dokumentů. U tištěného originálu řízeného dokumentu (s pořadovým číslem 000) je uložen distribuční seznam, obsahující přehled všech tištěných řízených kopií uvolněných správcem úložiště dokumentů. O vytvoření řízené kopie se provede záznam do systému Spisové služby UPa. Elektronická podoba dokumentu je digitálně podepsána osobou, která dokument schvaluje na nejvyšší úrovni a vložena do systému Spisové služby UPa. Směrnice 10 / 16

11 3.8 Vznik, změna a zrušení řízených dokumentů Proces vzniku, změny a zrušení řízených dokumentů musí probíhat v souladu diagramem procesní aktivity Vznik, změna a zrušení řízeného dokumentu uvedeným v popisu procesu Řízení dokumentů a záznamů. V popisu tohoto procesu je rovněž popsán postup při seznamování pracovníků s novými dokumenty a se změnami dokumentů. Informace o vytvořených, měněných či rušených interních dokumentech jsou vždy zaznamenány do systému Spisové služby UPa, a to v rámci spisového uzlu Řízená dokumentace FES. Pro účely spisové služby se jako typu dokumentu uvede Interní legislativa. Dokumenty jsou v systému Spisové služby Upa organizovány prostřednictvím spisů. Pro každý typ interního dokumentu (příručka řízení, popisy procesů, vyhlášky, směrnice, atp.) je vytvořen odpovídající spis. Každá nová verze interního dokumentu se do systému Spisové služby UPa zaznamenává jako nový dokument. Po celou dobu platnosti interního dokumentu bude záznam ve spisové službě ve stavu vyřizuje se. Při ukončení platnosti interního dokumentu nebo jeho konkrétní verze (např. ukončení platnosti operativního dokumentu, nahrazení systémového dokumentu novou verzí, zrušení systémového dokumentu) bude záznam v systému Spisové služby UPa uveden do stavu vyřízeno a od tohoto okamžiku začne běžet jeho archivační a skartační lhůta. Dokument se současně převede do spisu Neplatné řízené dokumenty FES RRRR, kde za RRRR bude dosazen rok, ve kterém dokument pozbyl platnosti. 3.9 Revize řízených dokumentů Účelem revize řízených dokumentů je přezkoumat vhodnost a aktuálnost dokumentu a v případě potřeby iniciovat změnu systémových dokumentu. Proces revize řízených dokumentů musí probíhat v souladu s diagramem procesní aktivity Revize řízeného dokumentu uvedeným v popisu procesu Řízení dokumentů a záznamů. O provedené revizi systémového dokumentu provádí garant dokumentu záznam v Seznamu změn a revizí řízeného dokumentu. Není-li výsledkem pravidelné revize dokumentu vznik požadavku na změnu dokumentu, označení verze dokumentu se nemění. Dokumenty spadající do skupiny operativní dokumentace nepodléhají změnám. Cílem revize operativní dokumentace je ověření platnosti aktuálních dokumentů a zajištění archivace již neaktuálních dokumentů. Směrnice 11 / 16

12 4 Řízení externích dokumentů Externí dokumenty zařazené do systému dokumentace FES UPa jsou dokumenty, které mají vliv na její činnost a jejichž původ vzniku je mimo FES UPa. Zde patří zákony, vyhlášky, normy, nařízení nadřízených orgánů, ale také dokumenty partnerů FES UPa (zákazníků, dodavatelů) apod. Externí dokumenty nepodléhají revizím. Aktuálnost těchto dokumentů v systému řízené dokumentace garantuje Správce řízené dokumentace. 4.1 Identifikace externích dokumentů U převážné části externích, zejména legislativních dokumentů a norem jsou tyto jednoznačně identifikovány identifikačním znakem, který dokumentu přiřadil jeho původce (např. Zákon č.xx/sb., norma ČSN EN ISO xxx, ). Pokud externí dokument není jednoznačně identifikován identifikačním znakem, který dokumentu přiřadil jeho původce, je mu správcem úložiště dokumentů přiřazen jednoznačný identifikační znak: PPPP_ EXT_RR_CCC PPPP - je označení původce dokumentu na FES UPA (viz. řízení interních dokumentů) EXT - znamená, že se jedná o dokument externího původu RR_CCC poslední dvě číslice roku zařazení externího dokumentu do systému dokumentace fakulty a pořadové číslo tohoto typu dokumentu v daném roce počínaje číslem 001. U externích dokumentů se při změně externího dokumentu původní dokument ruší a aktualizovanému se přidělí nový identifikační znak. Nedochází k vytváření verzí externího dokumentu. 4.2 Řízení norem Normy jsou chráněny autorským zákonem a není možno pořizovat jejich kopie, jak v elektronické, tak listinné podobě bez souhlasu vydavatele (a zaplacení příslušného poplatku). On-line přístup k normám zajišťuje na jednom počítači knihovna Univerzity Pardubice, která rovněž (za úhradu tisku) zajistí tištěnou podobu normy, případně tajemník fakulty. Před použitím každé normy je jejich uživatel povinen přesvědčit se o jejich platnosti na webovém portálu Úřadu pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví ( 4.3 Řízení zákonů, nařízení a vyhlášek vlády Vzhledem ke stavu legislativy, četnosti novelizace zákonů nařízení a vyhlášek vlády v ČR je nutno při jejich aplikaci zkontrolovat jejich obsah z hlediska aktuálnosti. Zaměstnanci FES UPa mají na přístup k systému ASPI prostřednictvím vzdáleného přístupu na terminálovém serveru terminal.upce.cz, prostřednictvím kterého získají přístup k aktuálně platné verzi legislativy v ČR. Pracovník, který zákon, resp. nařízení, resp. vyhlášku aplikuje, odpovídá za použití aktuálního znění zákona, nařízení, vyhlášky. 4.4 Řízení ostatních typů externích dokumentů Jedná se o externí dokumenty, které mají v systému dokumentace fakulty přiřazen identifikační znak PPPP_EXT_RR_CCC. Funkci garanta externích dokumentů zastává správce řízené dokumentace. Směrnice 12 / 16

13 Externí dokumenty v listinné podobě jsou uloženy u správce řízené dokumentace, elektronická verze je umístěna na intranetu. Správce úložiště dokumentace vede databázi externích dokumentů využívaných organizací analogicky jako u interních dokumentů. Informace o externích dokumentech jsou vždy zaznamenány do systému Spisové služby UPa, a to v rámci spisového uzlu Řízená dokumentace FES. Pro účely spisové služby se jako typu dokumentu uvede Interní legislativa. Externí dokumenty jsou po dobu jejich platnosti zařazeny do spisu Externí dokumenty ve stavu vyřizuje se. Při ukončení platnosti externího dokumentu bude záznam v systému Spisové služby UPa uveden do stavu vyřízeno a od tohoto okamžiku začne běžet jeho archivační a skartační lhůta. Dokument se současně převede do spisu Neplatné řízené dokumenty FES RRRR, kde za RRRR bude dosazen rok, ve kterém dokument pozbyl platnosti. Směrnice 13 / 16

14 5 Řízení provozní dokumentace a záznamů 5.1 Řízení záznamů Záznamy jsou informace, které vznikají v průběhu provádění veškerých činností fakulty. Se záznamem se dá nakládat jako se samostatnou jednotkou. Účelem řízení záznamů je: zachovávat data na vhodných nosičích po stanovenou dobu na vhodných místech, zpřístupňovat data všem definovaným funkcím v organizaci. Záznamy jsou ukládány po potřebnou dobu, většinou v místech jejich vzniku nebo v jejich těsné blízkosti. Záznamy mohou být uchovávány ve fyzické (zpravidla listinné nebo i jiné analogové podobě) nebo elektronické podobě. Mohou obsahovat jakoukoli kombinaci textu, dat, grafiky, zvuku, pohyblivých obrazů nebo jakékoli jiné formy informací. V elektronické podobě se může jednat například o textové dokumenty (zejména formáty *.doc, *.docx, *.pdf), tabulky (zejména formáty *.xls, *xlsx), prezentace (zejména formáty *.ppt, *.pptx), ové zprávy, obrazové soubory (zejména formáty *.jpg, *.tif, *.gif, *.png) a další včetně dokumentů individuálních speciálních aplikací. Záznam se může skládat z několika částí (například a jeho přílohy). Záznamy mohou podléhat průběžným změnám. Popisy jednotlivých procesů systému managementu jakosti FES UPa specifikují: typy příslušných záznamů, strukturu záznamu (např. formou šablony), formu vedení záznamu (listinná, elektronická), místo uchování záznamu, osobu odpovědnou za ochranu záznamu (garant záznamu), označení věcné skupiny záznamu (spisový znak), dobu uchovávání a způsob vypořádání záznamu po uplynutí doby uchovávání (skartační lhůtu a znak). V případě, že je nutné záznamy využít pro dokumentaci činnosti organizace nebo mají-li tyto záznamy archivní hodnotu, je nezbytné (je-li to technicky možné) konečnou verzi záznamu uložit ve výstupním datovém formátu, který je vnímatelný pro člověka nebo do analogové podoby (zpravidla listinné). Za tento převod zodpovídá garant záznamu. Pro uložení statických textových dokumentů nebo statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů se použije: formát Portable Document Format/Archvive (PDF/A, ISO 19005); Pro uložení statických obrazových dokumentů se použije: formát Portable Network Graphics (PNG, ISO/IEC 15948), formát Tagged Image File Format (TIFF, revize 6 nekomprimovaný), formát JPEG File Interchange Format (JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918); Pro uložení dynamických obrazových dokumentů se použije: video programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818), video programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172), formát Graphics Interchange Format (GIF); Směrnice 14 / 16

15 Pro uložení zvukových dokumentů se použije: zvukový programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) MP2 (MPEG-1 Audio Layer 2), zvukový programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) MP3 (MPEG-1 Audio Layer 3), formát Waveform audio format (WAV), modulace Pulse-code modulation (PCM). V okamžiku uložené konečné verze záznamu vzniká dokument jako součást provozní dokumentace fakulty. 5.2 Řízení dokumentů Přijaté dokumenty i dokumenty vytvořené vlastní činností jsou zpracovávány v souladu se směrnicí Univerzity č. 18/2006 Spisový a skartační řád. 5.3 Evidence a identifikace dokumentů Shodně jako v případě interních dokumentů je i u provozních dokumentů nutné zajistit jejich jednoznačnou identifikaci, aby nemohlo dojít k jejich záměně. Ve většině případů je u provozních dokumentů zajištěna jejich jednoznačná identifikace názvem příslušného dokumentu (např. Zápis z jednání ze dne.., Protokol z měření, Plán auditu č., Prezenční listina z, Výkaz práce., apod.). V případě, kde tomu tak není, je nutné dokument opatřit jednoznačným identifikačním znakem. Funkci identifikačního znaku plní číslo jednací dokumentu, uloženého v systému spisové služby. Směrnice 15 / 16

16 Seznam změn a revizí řízeného dokumentu Verze Datum Obsah změny / revize Jméno a podpis garanta dokumentu A První verze dokumentu Směrnice 16 / 16