PŘÍKAZNÍ SMLOUVA O OBSTARÁNÍ SPRÁVY DOMU

Transkript

1 PŘÍKAZNÍ SMLOUVA O OBSTARÁNÍ SPRÁVY DOMU A VÝKONU DALŠÍCH POVINNOSTÍ uzavřená podle 2430 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., Občanského zákoníku, v platném znění. Příkazce: Společenství vlastníků pro Rezidenci Houbalova na pozemku parc.č. 6162/2, k.ú. Líšeň sídlo: Houbalova 3044/6 IČ: rejstřík společenství: Krajský soud v Brně, oddíl S, vložka bankovní spojení: /2100 Fio banka a.s. zastoupené: Ing. Dušanem Nevrtalem, předsedou výboru a Ing. Ladislavem Smutným, místopředsedou výboru (dále jako příkazce ) a Příkazník: Byt Brno spol. s r.o. sídlo: Brno, Turgeněvova 1245,/30, PSČ IČ: DIČ: CZ obchodního rejstřík: Krajský soud v Brně, oddíl C, vložka bankovní spojení: / Fio banka a.s. jednající: Alenou Čejkovou, jednatelkou společnosti (dále jako příkazník nebo správce ) se dohodli na následující smlouvě. I.1. Článek I. Předmět smlouvy Předmětem smlouvy je úplatné obstarávání správy, údržby a oprav společných částí bytového domu, zajištění jeho provozu a zajišťování poskytování služeb spojených s užíváním bytových jednotek ve vlastnictví různých vlastníků, kteří nabudou spoluvlastnický podíl na společných částech budovy, která se nachází na pozemku p.č. 6162/2, zapsáno na LV č u katastrálního úřadu pro Jihomoravský kraj, KP Brno-město, k.ú. Líšeň. Bytový dům sestává z 260 jednotek, zahrnujících 124 bytů a 136 jiných nebytových prostor. II.1. II.2. Článek II. Úvodní ujednání Příkazce prohlašuje, že je právnickou osobou, která je způsobilá vykonávat práva a zavazovat se ve všech věcech spojených se správou, provozem a opravami domu a pozemků. Statutární orgán příkazce prohlašuje, že je oprávněn tuto smlouvu se správcem uzavřít. Příkazník prohlašuje, že je oprávněn k podnikatelské činnosti, která je předmětem této 1

2 smlouvy a je schopen požadovaný výkon materiálně, organizačně a technicky zajistit. II.3. II.4. II.5. II.6. II.7. II.8. II.9. Zajištění předmětu správy podle čl. I. spočívá v právních jednáních jménem příkazce a na jeho účet na základě plné moci a v praktických činnostech, k nimž není plné moci třeba. Příkazce jako vlastník objektu pověřuje správce výkonem správy tohoto majetku a obstaráváním činností, tak jak jest uvedeno v této smlouvě. Smlouvou se správce zavazuje zařídit záležitosti příkazce v rozsahu a za podmínek sjednaných v této smlouvě. Správce přejímá od příkazce ke dni účinnosti této smlouvy majetek dle čl. I. ve stavu a v takových právních vztazích, v jakém se ke dni předání nachází. O předání a převzetí nemovitosti bude sepsán předávací protokol. Správce je povinen postupovat při zajištění správy s náležitou péčí podle pokynů příkazce a v souladu s jeho zájmy, které by mu dle povahy předmětu smlouvy měly být známy. V případě pochybností o obsahu pokynu je správce povinen vyžádat si stanovisko příkazce. Od jeho pokynu se může odchýlit jen pokud je to nezbytné v zájmu příkazce a nemůže-li včas obdržet, nebo neobdrží jeho souhlas, ačkoliv si jej vyžádal. Jinak odpovídá za prokazatelně vzniklou škodu. Nevyplývá-li z pokynů příkazce týkajících se obstarání konkrétních záležitostí podle čl. I smlouvy něco jiného, je správce oprávněn k plnění této smlouvy použít třetí osobu, jako svého zástupce. Pokud tak učiní, odpovídá jako by záležitost obstarával sám. III.1. III.2. Článek III. Povinnosti správce Správce se zavazuje provádět pro příkazce na základě této smlouvy správu domu, zajišťovat provoz domu, údržbu a opravy společných částí shora specifikovaného domu jako celku. Je povinen zabezpečovat řádné a včasné plnění služeb, jež jsou poskytovány dodavateli v souvislosti s užíváním bytových jednotek a domu jako celku s výjimkou těch služeb, které si zajišťují vlastníci jednotek od dodavatelů přímo. Správce je povinen včas a řádně zabezpečit zejména: zajištění dodávky vody, odvodu srážkových a odpadních vody zajištění dodávky elektrické energie pro společné prostory domu; zajištění oprav a údržby společných částí domu, běžné údržby pohyblivých částí budov (zejména oken, dveří apod.), svítidel a provádění kontroly jejich funkčnosti; zajištění provedení předepsaných revizí, u kterých je to dle obecně závazných právních předpisů nezbytné včetně odstranění zjištěných závad; zajištění zimní údržby domovních vchodů a schůdnosti přilehlého chodníku. III.3. Správce je dále povinen včas a řádně: vést evidenci vlastníků (uživatelů) bytových jednotek a tuto evidenci na vyžádání předat příkazci; stanovit rozpis plateb vlastníkům bytů po schválení příkazcem vč. měsíčních záloh na úhradu nákladů na plnění (služby) poskytovaná v souvislosti s užíváním jednotek; 2

3 vybírat platby a zálohy spojené s provozem, údržbou a opravami domu na účet příkazce; rozúčtovávat náklady a vyúčtovávat zálohy na energie a ostatní služby spojené s užíváním spravovaného majetku a zaplacených vlastníky bytových jednotek, nejpozději do následujícího roku. Ve zvlášť odůvodněných případech (např. nedodání nebo pozdní dodání faktur, nebo jejich reklamace) se tato lhůta prodlužuje do 30. dne od doručení posledního dokladu obsahující data potřebná pro provedení vyúčtování; vést a průběžně aktualizovat evidenci údajů souvisejících s užíváním jednotek; přijímat, kontrolovat, proplácet a evidovat všechny účetní doklady související s poskytováním služeb jednotlivými dodavateli, a to na základě předchozího písemného souhlasu příkazce; hospodaření příkazce vést podvojné účetnictví podle zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb. ve znění pozdějších předpisů včetně zpracovávání účetních závěrek; na požádání neprodleně předat příkazci nebo jím pověřenému zástupci účetní knihy, spisy, doklady a soubory dat, které se vztahují k zajišťování předmětu smlouvy; vést agendu účtovaných plateb a záloh spojených s užíváním bytových jednotek a společných prostor včetně mimosoudního vymáhání nedoplatků. V případě dluhu členů SVJ informovat členy výboru měsíčně, vždy při prodlení nad 21 dnů, s uvedením jména dlužníka a čísla jeho jednotky. předložit příkazci po skončení kalendářního roku do konce prvního kalendářního čtvrtletí následujícího roku podrobnou zprávu o své činnosti a přehled o příjmech a výdajích za uplynulý rok; vést poštovní a elektronickou korespondenci, veškeré písemné materiály získané v souvislosti se zajišťováním předmětu smlouvy a technickou dokumentaci včetně jejich archivace; poskytovat příkazci veškerou potřebnou součinnost při zajišťování předmětu smlouvy; vytvářet dle dohodnutých podmínek fond oprav a další složky předpisu, ze kterých bude hrazeno také pojištění domu, odměny správci za výkon správy včetně vedení účetnictví a další provozní výdaje; neprodleně učinit veškeré potřebné kroky směřující k zabránění rozšiřování poruchy či havárie s cílem zamezit dalším škodám na nemovitosti; neprodleně informovat správce inženýrských sítí o vzniklé poruše či havárii; 1 x ročně zkontrolovat stav společných částí domu a provést vyhodnocení této kontroly, jako podklad návrhu plánu oprav pro následující rok; 1 x měsíčně provádět běžnou kontrolu společných částí domu za účelem zjištění potřebných oprav a o jejich nutnosti informovat příkazce; provádět jen ty velké opravy, investice a pořizování věcí, které předem písemně odsouhlasil příkazce. Schvalovat výše uvedenou činnost za příkazce je oprávněn jeho statutární orgán. Těmito opravami, investicemi a pořizováním věcí se rozumí činnost nad rámec běžné údržby a oprav nemovitosti, tj. činnost jednotlivě nad hodnotu ,- Kč. Do této výše zajišťuje drobné opravy a provozní údržbu správce, po ohlášení zmocněné osobě příkazce; 3

4 informovat vlastníky jednotlivých bytů o způsobu užívání společných prostor v domě a o telefonních číslech havarijních služeb. III.4. III.5. III.6. Odměna, za demonstrativně shora uvedené činnosti, jež jsou předmětem této příkazní smlouvy, je stanovena v čl. VIII této příkazní smlouvy. Správce je povinen při hospodaření s majetkem příkazce jednat s péčí řádného hospodáře. Pokud by z objektivních důvodů hrozilo nebezpečí ztráty, je správce povinen neprodleně o této skutečnosti informovat příkazce. Správce je povinen hospodárně vynakládat prostředky a dbát na to, aby opravy jejichž úhrada přísluší vlastníkům bytů a nebyly hrazeny z prostředků příkazce. Jestliže správce neplní včas a řádně povinnost zajištění správy, provozu a oprav domu dle této smlouvy, je příkazce oprávněn vyzvat správce, aby zjednal nápravu a správce neprodleně zajistí řádné plnění povinností. V případě opakovaného porušení povinnosti plynoucí z této smlouvy má příkazce právo odstoupit od této smlouvy. IV.1. Příkazce je zejména povinen: Článek IV. Povinnosti příkazce vyhotovit pro správce písemnou plnou moc k zastupování příkazce při plnění závazků správce podle této smlouvy; zajistit možnost vstupu do všech společných částí prostor domů pro zásah havarijní služby v době mimo obvyklou pracovní dobu správce, popř. nést náklady na zpřístupnění společných prostor v případě nutnosti; zřídit samostatný provozní účet pro správu domu a zajistit pro správce právo elektronického přístupu k tomuto účtu; poskytnout správci potřebnou součinnost k plnění předmětu smlouvy včetně pravidelného předávání podkladů pro zpracování účetnictví; zajišťovat na provozním účtu přiměřené množství finančních prostředků pro řádnou správu a údržbu nemovitostí; uzavřít vlastním jménem pojištění nemovitosti včetně pojištění zodpovědnosti za škody; přebírat od správce a archivovat účetní dokumentaci nemovitostí spravovaných dle této smlouvy, starší 2 let. IV.2. IV.3. IV.4. Příkazce se zavazuje zabezpečit řádné předání všech dokumentů potřebných k výkonů předmětu smlouvy příkazník a to nejpozději do 1 měsíce od uzavření této smlouvy. Příkazce se zavazuje poskytovat správci součinnost potřebnou k výkonu činností podle této smlouvy, předávat správci údaje poskytnuté vlastníky a dávat na vědomí dokumenty a usnesení přijaté orgány příkazce, dotýkající se správy domu. Příkazce se zavazuje platit správci odměnu sjednanou v této smlouvě a dále účelně vynaložené neběžné výdaje nespecifikované v této smlouvě, avšak nezbytně nutné k zabezpečení předmětu činnosti podle této smlouvy a vynaložené s předchozím písemným souhlasem příkazce. 4

5 V.1. Článek V. Užívání společných prostor a zařízení domů Spoluvlastnictví společných prostor je spoluvlastnictvím všech společných částí domu, které jsou vymezeny prohlášením vlastníka. Společné prostory a zařízení domu se můžou používat pouze k účelům k nimž jsou určeny a tak, aby nedocházelo k omezování práv ostatních vlastníků. Společná zařízení lze používat pouze podle pravidel stanovených správcem a schválených příkazcem. VI.1. VI.2. Článek VI. Zpracování osobních údajů uživatelů jednotek Příkazce zmocňuje správce, aby jako zpracovatel zpracovával evidenci osobních údajů uživatelů vymezených jednotek, kteří je užívají a jichž se tato smlouva týká - viz. čl. I. Předmět smlouvy. Jedná se o evidenci údajů, které jsou nezbytné pro plnohodnotné poskytování služeb v rozsahu přesné a jednoznačné identifikace uživatelů bytů a nebytových prostor, informací o poskytnutých službách a platbách za ně. Příkazce se zavazuje bez odkladu informovat správce o změnách údajů, které jsou podstatné pro výkon správy dle této smlouvy. Správce prohlašuje, že bude při obstarávání správy nemovitostí zpracovávat shromážděné údaje pouze v nezbytném rozsahu vyplývajícím z této smlouvy za podmínek stanovených zákonem č.101/2000 Sb., přijal taková opatření, aby nemohlo dojít k přístupu cizích osob k osobním údajům, jejich změně, zničení, ztrátě, neoprávněným přenosům, ani jinému zneužití. Pro zpracování osobních údajů a jejich ochranu je správce dostatečně materiálně i technicky vybaven, zaměstnanci správce byli poučeni o povinnosti zachovávat mlčenlivost dle ustanovení 15 zákona č. 101/2000 Sb. VII.1. VII.2. VII.3. Článek VII. Financování provozu a platební styk Součástí plnění této smlouvy je dle čl. I. této smlouvy mimo jiné zařizování platebního styku příkazce příkazníkem. Příkazce za tímto účelem bez zbytečného odkladu zřídí samostatný provozní účet pro správu domu uvedeného v čl. I. této smlouvy a zajistí pro příkazníka výhradní právo elektronického přístupu k tomuto účtu (formát platebních transakcí a výpisů: ABO, KB BEST nebo GEMINI). Právo přístupu k informacím o účtu bez možnosti provádět platby může být jednatelem příkazníka uděleno dalším pověřeným osobám příkazníka v souvislosti s plněním pracovních úkolů v oblasti předpisu a výběru plateb a vedení účetnictví příkazce. Právo zadávat platební příkazy v bance na základě standardních podpisových vzorů a vybírat hotovost z účtů (výběrem na pokladně, vystavením šeku, platební kartou) zůstává výhradně na straně příkazce. Na výše uvedený provozní účet budou vybírány zejména příspěvky do provozního fondu a ostatních fondů a zálohové platby na služby. Z tohoto účtu budou příkazníkem hrazeny veškeré výdaje nutné k zajištění provozu domu, opravy společných částí domu, odměny správci, splátky pojištění, platby dodavatelům služeb a přeplatky z vyúčtovaných zálohových plateb. Příkazce odpovídá za zajištění dostatečného zůstatku na provozním účtu pro krytí svých závazků. Příkazník je povinen na základě informací, které má k dispozici, včas upozornit příkazce na nedostatečné krytí či riziko budoucího 5

6 nedostatečného krytí na provozním účtu. VIII.1. Článek VIII. Odměna správci Smluvní odměna za plnění předmětu této smlouvy v rozsahu dle čl. I. této smlouvy činí pro konečného vlastníka: 119,- Kč bez DPH / měsíc / bytová/nebytová jednotka, 15,- Kč bez DPH / měsíc / sklep, garáž.stání, ke kterým bude účtována 21 % DPH. pro jednotky Rezidence Houbalova, s.r.o.: 60,- Kč bez DPH / měsíc / bytová/nebytová jednotka, 0,- Kč bez DPH / měsíc / sklep, garáž.stání, ke kterým bude účtována 21 % DPH. VIII.2. VIII.3. VIII.4. VIII.5. Nárok na odměnu vzniká správci na základě jím vystaveného daňového dokladu - faktury po ukončení kalendářního měsíce, za který správce nárokuje odměnu. Faktura je splatná do 14 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění na účet správce uvedený v záhlaví této smlouvy, za den zaplacení se považuje den kdy je platba připsána ve prospěch účtu správce. Úpravu odměny za plnění předmětu této smlouvy lze provést po dohodě s příkazcem jednou za kalendářní rok, a to vždy v lednu, odměna bude upravena o inflaci předcházejícího kalendářního roku. Při výpočtu inflačního růstu bude postupováno podle indexu růstu spotřebitelských cen (ISC) za předcházející kalendářní rok, který publikuje Český statistický úřad. Ostatní doplňující služby budou vykonávány na základě samostatných objednávek. Ve výše uvedené odměně správce za plnění předmětu této smlouvy nejsou zahrnuty odměny třetích osob nebo správce za plnění dodávek vody, energií, dalších služeb a prací, zejména za havarijní službu, domovnické a údržbářské práce, provozování tepelných zdrojů a za odečty vodoměrů a /nebo poměrových měřičů tepla a vyúčtování vody a /nebo tepla prováděného na základě naměřených hodnot, dále náklady na zpoplatněná podání úřadům jménem příkazce, výpisy z úřední dokumentace, ověřování dokumentů příkazce (kolkové známky, poplatky úřadům apod.), poštovné za poštovní zásilky posílané jménem příkazce, náklady na rekonstrukci, či doplnění jakékoliv dokumentace chybějící příkazci při předání správy správci, náklady na přepracování datových výstupů do jiné než standardní podoby dle čl. III. této smlouvy, soudní poplatky, odměny advokátů, znalců, auditorů, daňových poradců, odměna za svolání a vedení shromáždění vlastníků apod. IX.1. IX.2. Článek IX. Doba platnosti smlouvy Tato smlouva je uzavírána na dobu neurčitou. Termín zahájení plnění předmětu smlouvy v plném rozsahu je od Přípravné práce související s převzetím správy budou zahájeny po podpisu této smlouvy. Smlouva může zaniknout: a) písemnou dohodou smluvních stran; b) odstoupení od smlouvy v případě hrubého porušení smlouvy druhou smluvní 6

7 stranou. Odstoupení od smlouvy je účinné dnem doručení oznámení o odstoupení druhé straně. Za hrubé porušení smlouvy na straně příkazníka bude považováno zejména: - neoprávněné nakládání se svěřenými nemovitostmi, - neoprávněné nakládání s finančními prostředky příkazce, - neplnění povinností přes písemnou výzvu příkazce podle této smlouvy po dobu delší než 30 dnů. Za hrubé porušení smlouvy na straně příkazce bude považováno zejména: - neplacení odměny dle čl. VIII této smlouvy příkazníka, pokud závazky příkazce po lhůtě splatnosti dosáhnou výše odpovídající odměně příkazníka dle čl. VIII této smlouvy za dobu tří měsíců. c) výpovědí jedné ze smluvních stran, a to bez udání důvodu. Výpovědní lhůta činí 6 měsíců a začíná běžet od prvního dne následujícího měsíce po dni doručení výpovědi druhé straně. d) výpovědí příkazce v případě, že první shromáždění vlastníků neschválí tuto smlouvu. V tom případě činí výpovědní lhůta jeden měsíc a začíná běžet od prvního dne následujícího měsíce po doručení výpovědi. IX.3. IX.4. Správce je povinen při skončení účinnosti této smlouvy předat ve lhůtě deseti dnů od zániku smlouvy příkazci veškeré písemné materiály (zejména dokumentaci pořízenou v souvislosti se zajišťováním předmětu smlouvy) a elektronická data, jež byla správcem získána v souvislosti se zajišťováním předmětu smlouvy. O tomto předání bude vyhotoven protokol vč. stavu měřidel dodávaných energií. Nejpozději do tří měsíců od zániku této smlouvy je správce povinen provést vyúčtování správy včetně příjmů a výdajů a předat je ihned příkazci. Za toto vyúčtování nepřísluší správci zvláštní odměna. X.1. X.2. X.3. Článek X. Komunikace, pracovní doba Vzájemná komunikace bude vedena v českém jazyce, a to písemně i ústně. V případě odlišného výkladu smluvními stranami bude za průkaznou považována písemná forma. Za závazné budou považovány úkony provedené níže uvedenými odpovědnými osobami (v souladu s platnými pravidly pro podepisování za příslušnou smluvní stranu) a doručená písemně, či elektronickou poštou na adresy uvedený v záhlaví této smlouvy. Příkazník bude vykonávat činnosti dle této smlouvy a v rozsahu a četnosti dle potřeby s ohledem na řádné plnění předmětu této smlouvy a bude pro příkazce dosažitelný telefonem, či elektronickou poštou v pracovních dnech v běžné pracovní době v celkovém rozsahu 40 hodin týdně. Stanovení plánu jednotlivých činností, jakož i z toho vyplývajících odpovědnost, jsou na správci. Termíny mimořádných návštěv spravovaných nemovitostí pracovníky správce budou stanoveny dohodou. Posouzení závažnosti hlášených závad a potřeba mimořádné osobní návštěvy spravovaných nemovitostí pracovníkem správce náleží správci. Tím není dotčena povinnost správce provádět periodické kontroly společných prostor dle čl. III této smlouvy. 7

8 X.4. X.5. Technické havárie v mimopracovní dobu budou příkazcem, popř. jednotlivými osobami užívající spravované nemovitosti, hlášeny přímo havarijní, popř. vyprošťovací službě, dáli příkazce souhlas, aby správce takové služby smluvně zajistil. Obě smluvní strany se zavazují bez zbytečného odkladu informovat druhou smluvní stranu o všech podstatných skutečnostech souvisejících s předmětem této smlouvy a o změnách odpovědných osob a spojení na tyto osoby. XI.1. XI.2. XI.3. XI.4. XI.5. Článek XI. Závěrečná ustanovení Obě strany se zavazují, že veškeré případné spory, do nichž se při plnění této smlouvy dostanou, budou řešeny v prvé řadě dohodou. Nedojde-li k dohodě, platí, že pro řešení sporů mezi stranami platí příslušné zákony. Smluvní strany prohlašují, že souhlasí s obsahem této smlouvy a na důkaz toho připojují vlastnoruční podpisy. Smlouva je sepsána ve dvou vyhotoveních, přičemž každá smluvní strana obdrží po jednom výtisku. Všechny otázky neupravené touto smlouvou se řídí příslušnými ustanoveními Obchodního zákoníku, případně ustanoveními obecně právních předpisů, které upravují právní vztah založený touto smlouvou. Není-li v této smlouvě uvedeno jinak, řídí se správce při správě domu pokyny příkazce, avšak vždy v souladu se stanovami, usneseními společenství vlastníků a zákonem č. 89/2012 Sb., občanským zákoníkem v jeho platném znění. V Brně dne Příkazce: Ing. Dušan Nevrtal, předseda Ing. Ladislav Smutný, místopředseda Příkazník: za Byt Brno spol. s r.o. Alena Čejková, jednatelka 8