Příkazní smlouva / 2018 / O

Transkript

1 Příkazní smlouva / 2018 / O uzavřená dle ust a násl. z. č. 89/2012 Sb. Společenství vlastníků jednotek Rezidence Martinů, Brno Se sídlem: Bohuslava Martinů 941/41, Stránice, Brno IČ: Zastoupené: předsedou výboru BM bd, a.s., IČ: , při výkonu funkce v zastoupení Jiřím Pazderou místopředsedou výboru MADDOX MARK s.r.o., IČ: , v zastoupení Radkem Létalem Zápis v rejstříku společenství vlastníků jednotek, vedeného Krajským soudem v Brně, oddíl S, vložka 9947 (dále jen příkazce ) a BYTASEN, spol. s r. o. Se sídlem: Brno, Kotěrova 1b, PSČ IČ: , DIČ: CZ Číslo účtu: /0100 V zastoupení: Ing. Mojmír Oliva, výkonný ředitel Zápis v obchodním rejstříku Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka (dále jen příkazník ) uzavřely dle ust a násl. z.č. 89/2012 Sb. občanského zákoníku níže uvedeného dne, měsíce a roku tuto příkazní smlouvu: I. Předmět smlouvy 1. Předmětem této smlouvy je úplatné obstarávání správy a výkonu práv a povinností vyplývajících pro příkazce ze smluv a právních předpisů k vymezené části nemovité věci (společné části domů a pozemku) tvořené pozemkem parc. č. 1355/30 a domy č. pop. 941, č. or. 41, 41a, 41b a 68, 68a, 68b na ulicích Bohuslava Martinů a Preslova, katastrální území Stránice, LV 2249, obec Brno, okres Brno. Nemovitá věc je v územním obvodu, kde státní správu katastru nemovitosti ČR vykonává Katastrální úřad pro Jihomoravský kraj, Katastrální pracoviště Brno-město. Domy sestávají ze 48 bytových jednotek, 1 nebytové jednotky (hromadná garáž s 99 parkovacími stáními) a společných prostor. II. Obecná ustanovení 1. Příkazník prohlašuje, že je právnickou osobou, která je způsobilá vykonávat práva a zavazovat se ve všech věcech spojených se správou, provozem a opravami společných částí domů, příp. pozemku. Statutární orgán příkazce prohlašuje, že je oprávněn v souladu se stanovami společenství vlastníků tuto smlouvu s příkazníkem uzavřít. 2. Příkazník prohlašuje, že je oprávněn k podnikatelské činnosti, která je předmětem této smlouvy a je schopen požadovaný výkon materiálně, organizačně a technicky zajistit. 3. Zajištění předmětu správy podle čl. I. spočívá v právních jednáních jménem příkazce a na jeho účet. Příkazce uděluje příkazníkovi plnou moc k právním jednáním, která bude vykonávat v souladu s touto smlouvou, pověřuje jej výkonem správy a obstaráváním činností tak, jak je uvedeno ve smlouvě. 1 / 7

2 4. Příkazník přejímá od příkazce do správy v rozsahu smluvních ujednání ke dni účinnosti této smlouvy majetek dle čl. I. ve stavu a těch právních vztazích, v jakém se ke dni předání nachází, obojí popsáno v předávacím protokolu. 5. Příkazník je povinen plnit příkaz poctivě a pečlivě podle svých schopností. Je povinen přitom použít každého prostředku, kterého vyžaduje povaha obstarávané záležitosti, takového, který se shoduje s vůlí příkazce. 6. Od pokynů příkazcových se příkazník může odchýlit jen tehdy, pokud je to nezbytné v zájmu příkazce a nemůže-li včas obdržet jeho souhlas; jinak odpovídá za škodu. 7. Příkazník je povinen upozornit příkazce na jeho zřejmě nesprávné pokyny, takový pokyn je povinen splnit jen tehdy, když na něm příkazce bude přes upozornění trvat. 8. Příkazník je povinen přenechat příkazci veškerý užitek z obstarané záležitosti. 9. Příkazník prohlašuje, že má sjednáno pojištění své odpovědnosti za škodu, která by mohla vzniknout příkazci nebo třetí osobě v souvislosti s výkonem obstaravatelské činnosti. III. Povinnosti příkazníka 1. V souladu s čl. I. této smlouvy je příkazník povinen zejména zajišťovat: - vedení evidence vlastníků jednotek i počtu osob pro vyúčtování služeb tak, jak jsou nahlášeny vlastníkem jednotky či příkazcem - stanovení předpisu plateb vlastníkům, příp. uživatelům spol. prostor, po schválení příkazcem, včetně měsíčního předpisu záloh na úhradu nákladů za plnění poskytované s užíváním jednotek (služby) a následné předání statutárnímu orgánu příkazce - evidence předpisu plateb z titulu změn cenových předpisů nebo schválení úprav plateb - evidence plateb spojených se správou, provozem, údržbou a opravami společných částí domů, příp. pozemku, a záloh na služby a následné předávání provedených úprav (evidenčních listů, rozpisů plateb) statutárnímu orgánu příkazce - vyúčtování záloh na služby z předchozího kalendářního roku v souladu s právními předpisy a toto vyúčtování předat statutárnímu orgánu příkazce v termínech dle platných právních předpisů - zajištění vyplácení přeplatků vyúčtovaných zálohových plateb v termínech dle platných právních předpisů - upomínání nedoplatků a dluhů váznoucích na jednotkách jednotlivých vlastníků a informování statutárního orgánu příkazce o výši dluhu, a to vždy jedenkrát za čtvrtletí (do posledního dne měsíce, který následuje po uplynutí kalendářního čtvrtletí) - vedení účetnictví podle zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů - zpracování ročních účetních závěrek a jejich předložení statutárnímu orgánu příkazce v termínech daných platnou právní úpravou - přijímání, kontroly, úhrady a evidenci všech účetních dokladů souvisejících s poskytováním služeb jednotlivými dodavateli - předložení příkazci nebo jím pověřenému zástupci na požádání v dohodnutém termínu účetní doklady, účetní záznamy a účetní knihy, které se vztahují ke spravovanému majetku - předložení návrhu nutných oprav na příští období, pokud to stav nemovité věci vyžaduje - zajišťování revizí a zkoušek v termínech daných platnou právní úpravou, zajišťování porevizních oprav po jejich schválení příkazcem - vedení korespondence, administrativní a technické dokumentace - veškeré dokumenty starší 3 let, související s prováděnou správou nemovitostí (včetně dokumentů agendy účetní, provozní, apod.), budou předány/vány příkazci - využívání aplikace BYTASEN DOMOVNÍK 2 / 7

3 Příkazník je dále v souladu s čl. I. této smlouvy povinen zajišťovat jménem příkazce uzavírání následujících smluv, jejichž plnění je hrazeno z prostředků příkazce (nevyhradí-li si jejich uzavření sám příkazce): - smlouvy s dodavateli služeb spojených s užíváním nemovité věci tak, aby byla smluvně zajištěna dodávka těchto služeb, zejména: dodávka vody, odvod srážkových a odpadních vod dodávka el. energie pro společné prostory domů dodávka tepla a teplé užitkové vody (TUV) provoz výtahů úklid společných prostor a zajištění schůdnosti přilehlého chodníku atd. - smlouvy na komplexní pojištění nemovité věci (na živel a odpovědnosti za škodu), není-li smlouva v době podpisu této smlouvy sjednána, příp. pokud nedá příkazce jiný písemný pokyn - smlouvy na nepřetržitou havarijní službu - smlouvy na provádění oprav a údržby společných částí domů, předepsaných revizí jeho společných zařízení a odstraňování závad z revizí - provádění jen těch velkých oprav, investic a pořizování věcí, které předem písemně odsouhlasil příkazce. Schvalovat výše uvedenou činnost za příkazce je oprávněn jeho statutární orgán. Těmito opravami, investicemi a pořizováním věcí se rozumí činnost nad rámec běžné údržby a oprav společných částí domů, tj. činnost specifikovaná v čl. VI. - Finanční hospodaření. 2. Příkazník je povinen spravovat majetek poctivě a pečlivě. Pokud by z objektivních důvodů hrozilo nebezpečí ztráty, je příkazník povinen neprodleně o této skutečnosti informovat příkazce. Příkazník je povinen hospodárně nakládat s prostředky a dbát na to, aby opravy, jejichž úhrady přísluší vlastníkům jednotek, nebyly hrazeny z prostředků příkazce. 3. Příkazník je povinen nahradit příkazci škodu, která mu vznikla tím, že příkazník nesplnil všechny povinnosti podle této smlouvy. Náhradu nelze vymáhat, jestliže škodu, nebo porušení povinností příkazníka zavinil příkazce. Jestliže příkazník neplní řádně povinnost zajištění správy, provozu a oprav domů dle této smlouvy, vyzve ho příkazce, aby zjednal nápravu, a příkazník neprodleně zajistí řádné plnění povinností. 4. Je-li příkazce nespokojen se způsobem nebo kvalitou plnění smlouvy uzavřené příkazníkem jménem příkazce, požádá statutární orgán příkazce příkazníka, aby jeho jménem zjednal nápravu. Není-li nápravy dosaženo, příkazník smlouvu na pokyn příkazce vypoví. 5. Na základě samostatných smluvních ujednání příkazník zajistí pro příkazce rovněž např.: - opravy a rekonstrukce nad rámec běžné údržby vč. zajištění projektové dokumentace a inženýrské činnosti investora - stavební dozor investora - vedení mzdové agendy členů statutárního orgánu společenství - komplexní zajištění shromáždění společenství dle pokynů a za spolupráce statutárního orgánu, případně poskytnutí organizační a technické pomoci při jeho průběhu dle požadavků příkazce - příprava podkladů pro soudní vymáhání dluhů - zpracování přiznání k dani z příjmu právnických osob včetně podání u správce daně - poradenství pro právní jednání se spravovaným majetkem - zpracování individuálních interních dokumentů pro Společenství dle požadavku příkazce (Domovní řád, Požární řád, jednací řád Společenství, Stanovy apod.) - zápisy změn do veřejného rejstříku K těmto činnostem není příkazník touto smlouvou zavázán, za jejich případný výkon objednaný příkazcem mu náleží samostatná odměna dle Ceníku nadstandardních služeb společnosti BYTASEN, spol. s r.o. nebo za cenu dle dohody u služeb v ceníku neuvedených. 6. Příkazník je povinen podat příkazci, na jeho žádost, zprávy o postupu plnění příkazu a převést na příkazce užitek z prováděného příkazu; po jeho provedení je povinen předložit vyúčtování. 3 / 7

4 IV. Povinnosti příkazce 1. Příkazce se zavazuje poskytovat příkazníkovi součinnost potřebnou k výkonu činností podle této smlouvy a dávat bezodkladně příkazníkovi na vědomí veškeré dokumenty a usnesení přijaté orgány příkazce, dotýkající se správy domů, případně jej písemně informovat o záležitostech týkajících se správy domů. Příkazník nenese odpovědnost za realizaci úkolů stanovených příkazcem, s nimiž nebyl seznámen. 2. Příkazce se zavazuje platit příkazníkovi odměnu sjednanou v této smlouvě a dále účelně vynaložené výdaje nespecifikované v této smlouvě, avšak nezbytně nutné k zabezpečení předmětu činnosti podle této smlouvy a vynaložené se souhlasem příkazce ve lhůtě splatnosti dle daňového dokladu vystaveného příkazníkem. 3. Způsobí-li člen společenství vlastníků škodu na společných prostorách nebo zařízení domů, má povinnost ji na svůj náklad odstranit. Neučiní-li tak, zajistí příkazník odstranění škody na náklad příkazce. 4. Příkazce je povinen průběžně předávat příkazníkovi veškeré doklady rozhodné pro provádění správy a vedení účetnictví, nejpozději vždy do desátého dne následujícího měsíce. Příkazník odpovídá za správnost své činnosti v rozsahu příkazcem včasně předaných podkladů a dokladů. 5. Příkazce je povinen (pokud tak již neučinil), předat příkazníkovi ke dni uzavření této smlouvy písemné zmocnění zástupce (včetně tel. spojení) pro jednání s příkazníkem, pokud by šlo o jinou osobu, než člena statutárního orgánu příkazce. 6. Příkazce je povinen, v případě potřeby, vystavit příkazníkovi plnou moc. V. Užívání společných prostor a zařízení domů 1. Společné části domů (společné prostory, zařízení a vybavení domů) jsou vymezeny prohlášením, příp. smlouvou o výstavbě, a jsou ve spoluvlastnictví vlastníků jednotek. Společné prostory a zařízení domů mohou vlastníci jednotek, příp. uživatelé společných částí domů, užívat pouze k účelům, k nimž jsou určeny, a tak, aby nedocházelo k omezování práv ostatních vlastníků (příp. uživatelů spol. částí domů). Společná zařízení lze používat pouze podle pravidel schválených příkazcem. 4 / 7 VI. Finanční hospodaření 1. Platby vlastníků bytových jednotek a nebytové jednotky, příp. uživatelů spol. částí domů budou hrazeny na příkazcem založený provozní účet domů. O způsobu provádění plateb rozhoduje příkazce (prostřednictvím plateb SIPO, převodním příkazem na účet, hotově na pokladně peněžního ústavu, složenkou České pošty s.p.). 2. Z tohoto účtu budou hrazeny veškeré výdaje nutné k zajištění provozu domů, opravy společných částí domů, odměna za výkon správy a vedení účetnictví, pojištění, platby dodavatelům služeb (např., ale ne pouze, za vodné a stočné, elektřinu, odečty měřičů, sekání trávy apod.), jakož i přeplatky z vyúčtovaných zálohových plateb. 3. Dispozice příkazníka s bankovním účtem v rámci elektronického bankovnictví je dohodnuta v rozsahu: - hradí veškeré náklady spojené s provozem a správou domů, které jsou zúčtovatelné vlastníkům jednotek (příp. uživatelům společných částí domů) - hradí náklady na opravy a údržbu spravovaných domů s tím, že v případě jednotlivých oprav nad Kč (bez DPH) je povinen předem je projednat a odsouhlasit s příkazcem. Finanční omezení se nevztahuje na nejnutnější činnosti, zamezující vzniku havárie, či zabraňující vzniku dalších škod v případě havárie, nepodaří-li se příkazníkovi získat předchozí souhlas příkazce a záležitost nesnese odkladu - vypořádá zálohové platby po jejich vyúčtování 4. Je-li třeba k odstranění následků havárie větší finanční částka, než je na účtu příkazce, je příkazník povinen na tuto skutečnost příkazce neprodleně upozornit a předat mu konkrétní rozpis předpokládaných potřebných finančních prostředků nezbytných k zabránění vzniku škody na majetku či zdraví osob.

5 5. Opravy a údržba: - do výše Kč (bez DPH) jednotlivě zajišťuje příkazník po ohlášení příkazci - nad Kč (bez DPH) jednotlivě, až do výše fondu oprav na účtu příkazce, rozhoduje statutární orgán příkazce dle stanov společenství, nebo usnesení shromáždění 1. Příkazník je povinen zejména zajistit: VII. Vedení účetnictví - soustavné vedení kompletního účetnictví v souladu s platnými právními a jinými předpisy - zaúčtování všech účetních dokladů a případů, které vznikají při činnosti společenství, zejména pak dodavatelských faktur, zajištění jejich úhrad ve lhůtě splatnosti, zaúčtování bankovních výpisů, pokladních dokladů, interních dokladů, atd. - vyhotovení roční účetní závěrky a příprava podkladů pro zpracování daňového přiznání - vyhotovení ročního vyúčtování fondu oprav za celé společenství - uložení účetní závěrky ve smyslu zákona o účetnictví 2. Pro otevření účetních knih je příkazce povinen předat do účetnictví počáteční zůstatky, včetně dokladové inventury účtů, příp. posledního daňového přiznání. Neučiní-li tak, pak může příkazce po příkazníkovi požadovat zpracování účetnictví do data nabytí účinnosti této příkazní smlouvy, ale pouze za samostatně sjednanou odměnu. Možnost zpracování a výše odměny bude sjednána dle stavu (kvality, úplnosti a množství) předaných dokladů. O předání účetních dokladů a jiných účetních písemností bude sepsán předávací protokol s uvedením výše odměny za činnosti dle předchozí věty. 3. Veškeré podklady pro účetnictví je příkazce povinen předávat příkazníkovi minimálně 1x měsíčně, a to do 10. dne následujícího kalendářního měsíce. Doklady budou předávány v originálech, aby mohly být v případě potřeby předloženy kontrolním orgánům jako podklad pro vedení účetnictví. 4. Při nedodržení termínů pro předání podkladů je příkazník oprávněn prodloužit lhůtu pro zpracování podkladů o dobu, po kterou je příkazce v prodlení s předáním těchto podkladů. Příkazník v těchto případech rovněž nenese odpovědnost za případné sankce, uplatněné vůči příkazci z titulu nedodržení závazných termínů. VIII. Odměna 1. Za výkon činnosti podle této smlouvy náleží příkazníkovi měsíční odměna ve výši: měsíční příspěvek za jednu bytovou jednotku činí měsíční příspěvek za jedno parkovací stání činí 150 Kč + DPH 25 Kč + DPH 2. Odměna za správu a vedení účetnictví bude měsíčně hrazena příkazníkem ve lhůtě splatnosti z provozního účtu příkazce, na základě příkazníkem vystavené faktury. Faktura bude příkazníkem vystavena do 15. dne následujícího kalendářního měsíce, splatnost bude minimálně 14 dní. 3. Strany se dohodly, že výše odměny příkazníkovi bude upravována od 1. ledna příslušného kalendářního roku o částku odpovídající míře inflace vyjádřené přírůstkem průměrného ročního indexu spotřebitelských cen vyhlášené ČSÚ za předchozí kalendářní rok, nejdříve však od 1. ledna V odměně je zahrnuta i úhrada režijních nákladů příkazníka, které byly vynaloženy při plnění jeho závazků, vyplývajících z této smlouvy. Do těchto nákladů však nepatří náklady příkazníka spojené s provozem a správou nemovité věci, zejména platby za služby a opravy související s provozem nemovité věci, správní poplatky, kolky, pojistné, poštovné, bankovní poplatky, atd. Tyto účelně vynaložené neběžné výdaje, avšak nezbytně nutné k zabezpečení předmětu činnosti podle této smlouvy a vynaložené se souhlasem příkazce, je povinen příkazce uhradit příkazníkovi v souladu s čl. VIII., bod 2. 5 / 7

6 5. Za počáteční zavedení domů do evidence, zabezpečení nezbytné výchozí technické a ekonomické dokumentace, otevření účetních knih a nastavení počátečních stavů jednotlivých účtů, náleží příkazníkovi jednorázová odměna ve výši Kč + DPH. Smluvní strany se dohodly, že tuto jednorázovou odměnu je příkazník oprávněn vyúčtovat a příkazce povinen zaplatit pouze v případě, že dá příkazce výpověď z této smlouvy v období kratším než jeden rok od její účinnosti. IX. Zpracování osobních údajů 1. Příkazce zmocňuje příkazníka, aby zpracovával evidenci osobních údajů vlastníků, (příp. uživatelů vymezených jednotek nebo společných částí domů), kteří je užívají a jichž se tato smlouva týká - viz čl. I. Předmět smlouvy. Jedná se o evidenci údajů, které jsou nezbytné pro plnohodnotné poskytování služeb v rozsahu přesné a jednoznačné identifikace vlastníků (příp. uživatelů bytů, nebytové prostory a společných částí domů), informací o poskytnutých službách a platbách za ně. Příkazce se zavazuje informovat příkazníka bezodkladně o změnách údajů, které jsou podstatné pro výkon správy dle této smlouvy. 2. Příkazník prohlašuje, že bude při obstarávání správy nemovité věci zpracovávat shromážděné údaje pouze v nezbytném rozsahu, vyplývajícím z této smlouvy, za podmínek, stanovených zákonem č. 101/2000 Sb., a že přijal taková opatření, aby nemohlo dojít k přístupu cizích osob k osobním údajům, jejich změně, zničení, ztrátě, neoprávněným přenosům, ani jinému zneužití. Pro zpracování osobních údajů a jejich ochranu je příkazník dostatečně materiálně i technicky vybaven, zaměstnanci příkazníka byli poučeni o povinnosti zachovávat mlčenlivost dle ustanovení 15 zákona č. 101/2000 Sb. X. Platnost a účinnost smlouvy 1. Tato smlouva se uzavírá na dobu neurčitou, platnosti nabývá dnem jejího podpisu a účinnosti dnem 1. dubna Tuto smlouvu lze ukončit pouze: a) písemnou dohodou smluvních stran b) výpovědí jedné ze smluvních stran XI. Zánik příkazní smlouvy 2. Výpovědní doba činí 6 měsíců a počíná běžet od prvního dne měsíce následujícího po měsíci, kdy byla výpověď doručena druhé smluvní straně. Pro případ prodlení příkazce s úhradou odměny za správu delším než 15 dnů má příkazník možnost vypovědět smlouvu s jednoměsíční výpovědní lhůtou. 3. Výpověď se považuje za řádně doručenou i tehdy, jestliže byla doporučeně odeslána na poslední známou adresu druhé smluvní strany a nebyla v úložní době vyzvednuta. V pochybnostech se má za poslední známou adresu adresa, uvedená v obchodním rejstříku (rejstříku společenství) ke dni odeslání výpovědi, případně adresa uvedená v této smlouvě. 4. Při ukončení platnosti smlouvy je příkazník povinen předat veškerou dokumentaci domů a listiny s tím související přímo příkazci - pověřenému zástupci nebo jím označené osobě. Příkazník se zavazuje, že ke dni ukončení správy bude provedeno rozúčtování nákladů a záloh na služby na jednotlivé příkazce a poslední ukončený kalendářní rok, tento závazek platí v případě, že správa bude dle této smlouvy vykonávána ke dni následujícího roku. 5. Příkazník se dále zavazuje, že ke dni ukončení správy bude předána účetní závěrka za poslední ukončený kalendářní rok, pokud správa neskončí před datem V opačném případě bude předána dílčí účetní závěrka k datu ukončení správy, a to do tří měsíců od ukončení správy. 6 / 7

7 6. Byla-li udělena příkazníkovi samostatně plná moc k jednáním jménem příkazce, považuje se plná moc za odvolanou ke dni ukončení této příkazní smlouvy. 7. Ve všech případech zániku příkazní smlouvy je příkazník povinen zařídit ještě vše, co nesnese odkladu, dokud příkazce nebo jeho právní nástupce neprojeví jinou vůli. XII. Zvláštní ujednání 1. Činnosti dle této smlouvy bude pro příkazce zajišťovat pobočka: Brno - Centrum, Masarykova 37, Brno kontaktní osoba: vedoucí pobočky: Miroslava Pernová tel.: pernova@bytasen.cz nebo jiná osoba, jejíž jméno a telefonní a ová kontakt příkazník oznámí písemně příkazci. XIII. Ustanovení závěrečná 1. Obě strany se zavazují, že veškeré případné spory, do nichž se při plnění této smlouvy dostanou, budou řešeny v prvé řadě dohodou. Nedojde-li k dohodě, platí, že pro řešení sporu mezi stranami platí příslušné zákony. 2. Smluvní strany prohlašují, že souhlasí s obsahem této smlouvy a na důkaz toho připojují vlastnoruční podpisy. 3. Smlouva je sepsána ve 2 vyhotoveních, přičemž každá smluvní strana obdrží po 1 výtisku. 4. Všechny otázky, výslovně neupravené touto smlouvou, se řídí příslušnými ustanoveními Občanského zákoníku, případně ustanoveními obecně právních předpisů, které upravují právní vztah založený touto smlouvou. 5. Není-li v této smlouvě uvedeno jinak, řídí se příkazník při správě domů pokyny příkazce, avšak vždy v souladu s aktuální legislativou. 6. Změny a dodatky této smlouvy lze sjednat po vzájemné dohodě pouze písemnou formou. V Brně dne Společenství vlastníků jednotek Rezidence Martinů, Brno BYTASEN, spol. s r. o. zastoupené předsedou výboru BM bd, a.s., IČ: , v zast. Ing. Mojmír Oliva, výkonný ředitel při výkonu funkce v zastoupení Jiřím Pazderou příkazník příkazce Společenství vlastníků jednotek Rezidence Martinů, Brno zastoupené místopředsedou výboru MADDOX MARK s.r.o., IČ: , v zastoupení Radkem Létalem příkazce 7 / 7