PŘÍKAZNÍ SMLOUVU o ekonomicko administrativní správě nemovitostí. Čl. 1. Specifikace nemovitosti

Transkript

1 Níže uvedeného dne, měsíce a roku uzavírají. Společenství vlastníků jednotek domu Chebská č.p. 398, Karlovy Vary se sídlem Chebská 398/17, 17a, 17b, Karlovy Vary IČ:.. zapsané v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem pod sp. zn.. zastoupené.. bankovní spojení: č.ú. :. (dále jako Příkazce ) a Aleš Neumann, IČ: s místem podnikání Jateční 2121/6, Karlovy Vary, bankovní spojení: UniCredit Bank Czech Republic and Slovakia a.s. č.ú / 2700 (dále jako Příkazník a Správce ) (společně též jako smluvní strany ) tuto PŘÍKAZNÍ SMLOUVU o ekonomicko administrativní správě nemovitostí Čl. 1. Specifikace nemovitosti 1. Příkazce prohlašuje, že je Společenstvím vlastníků jednotek domu Chebská č.p. 398, Karlovy Vary v budově domu č.p. 398, bytový dům (dále jen Dům ), který je součástí pozemku p.č. 41/4, zastavěná plocha a nádvoří, obec Karlovy Vary, v k.ú. Karlovy Vary (dále jen Pozemek ), vše zapsáno Katastrálním úřadem pro Karlovarský kraj, Katastrální pracoviště Karlovy Vary na LV č Uzavřením této smlouvy se Příkazník zavazuje obstarat pro Příkazce zajištění ekonomicko - administrativní správy a provozu Domu včetně souvisejícího Pozemku. 3. Příkazník se zavazuje tyto činnosti vykonávat osobně s potřebnou péčí, poctivě a pečlivě podle svých schopností a v souladu se zájmy Příkazce. Čl. 2. Předmět smlouvy 1. Předmětem této smlouvy je závazek Příkazníka vykonávat pro Příkazce ekonomicko - administrativní správu Domu a Pozemku specifikovaného v ustanovení čl. 1. odst. 1.1 této smlouvy s cílem zajistit dlouhodobě řádný stav a řádný provoz spravovaného Domu a Pozemku a zajistit plnění z toho vyplývajících povinností Příkazce vůči třetím osobám, tj. zejména : - Vést příslušnou evidenci, - Zařizovat jménem Příkazce a na jeho účet dodávky vody, energie, prací a služeb od třetích osob, Stránka 1 z 7

2 - Provádět platby jménem Příkazce z bankovního účtu Příkazce, vybírat platby na účet Příkazce, - Vést účetnictví spravovaného Domu a Pozemku. to vše v souladu s platnými právními předpisy, podmínkami této smlouvy a dalšími upřesňujícími pokyny Příkazce v rozsahu této smlouvy. 2. Příkazník neodpovídá za škody vzniklé v důsledku nedostatečné péče o Dům a Pozemek a/nebo související dokumentaci před datem účinnosti této smlouvy a/nebo za škody vzniklé v důsledku nedostatku finančních prostředků Příkazce. 3. Z dále uvedeného podrobného výčtu činností budou položky uvedené slovem zařizovat pro účely této smlouvy chápány výlučně jako povinnost Příkazníka zařizovat v součinnosti s Příkazcem jménem Příkazce a na jeho účet uzavírání smluvních vztahů s třetími osobami, poskytovat takovým osobám přiměřenou součinnost s ohledem na plnění předmětu jejich smluv, dohlížet jménem Příkazce na řádné plnění těchto smluvních vztahů a v případech vadného či neúplného plnění přijímat v součinnosti s Příkazcem jménem Příkazce a na jeho účet v přiměřeném čase odpovídající opatření k nápravě. 4. Z dále uvedeného podrobného výčtu činností budou položky uvedené slovem zajišťovat pro účely této smlouvy chápány výlučně jako povinnost Příkazníka zajišťovat v součinnosti s Příkazcem svým jménem a na svůj účet. Takto označené položky jsou vlastními výkony Příkazníka, Příkazník je provádí vlastními pracovníky a nese za ně plnou odpovědnost. 5. Příkazník nenese přímou odpovědnost za případné vadné či neúplné plnění třetích osob. Příkazník je však odpovědný za přijetí odpovídajících opatření k nápravě v přiměřeném čase. Čl. 3. Provozně technická správa nemovitosti 1. Tato činnost není předmětem této smlouvy a Příkazník technickou správu Domu a Pozemku nezajišťuje. Čl. 4. Ekonomicko administrativní správa nemovitosti 1. Ekonomicko administrativní správa Domu a Pozemku zahrnuje zejména následující činnosti: - Vedení evidence vlastníků (popř. nájemců) bytů a nebytových prostor včetně kontaktů. - Předpis, výběr a evidence plateb příspěvků do fondu na správu a údržbu Domu a Pozemku (fondu oprav) a zálohových plateb za služby poskytované v souvislosti s užíváním bytových a nebytových jednotek, jakož i jiných povinných plateb. - Provádění plateb jménem Příkazníka z bankovního účtu Příkazníka. - Vymáhání dlužných plateb včetně příslušenství jakož i náhrad škod na spravovaném majetku jménem vlastníků, vedení přehledu neplatičů, zasílání upomínky, příprava podkladů pro žaloby, součinnost v průběhu soudních řízení. - Roční vyúčtování zálohových plateb za služby poskytované s užíváním bytových a nebytových jednotek jednotlivým vlastníkům dle platných předpisů a/nebo rozhodnutím Společenství vlastníků jednotek domu Chebská č.p. 398, Karlovy Vary, zpracovat a předložit nejpozději do 30.dubna příslušného roku. - Na žádost Příkazníka provést vyúčtování fondu na správu a údržbu Domu a Pozemku ( fondu oprav ) do 30.dubna příslušného roku. - Vypořádání přeplatků a nedoplatků z vyúčtování služeb. - Kontrola a úhrada dodavatelských faktur (věcná správnost, náležitosti dle zákona, sjednaný rozsah a cena). Stránka 2 z 7

3 - Vedení účetnictví Společenství vlastníků jednotek domu Chebská č.p. 398, Karlovy Vary, příprava podkladů k přiznání k dani z příjmu, příprava podkladů a zajištění vypracování účetní uzávěrky v termínu do 15. března příslušného roku. - Vedení nebo zajištění vedení personální a mzdové agendy členů výboru, dle platné právní úpravy, v rozsahu 1 osoby s výplatními termíny 12x ročně včetně výpočtu příslušných odvodů, sestavení platebních příkazů k úhradě mezd a zákonných odvodů, sestavení příslušných přehledů o platbě pojistného pro zdravotní pojišťovny a přehledu o výši pojistného a vyplacených dávkách pro OSSZ. - Zastupování zájmů Příkazce týkajících se Domu a Pozemku spravované dle této smlouvy v případech sporů (příprava podkladů pro jednání, spoluúčast na jednáních, součinnost v průběhu soudních řízení). - Zařizování právního zastupování Příkazce. - Zastupování Příkazce v případech pojistných událostí. - Svolání a organizace shromáždění vlastníků 1x ročně. - Na vyžádání účast na schůzích výboru společenství Společenství vlastníků jednotek domu Chebská č.p. 398, Karlovy Vary. - Vyřizování stížností, oznámení, podnětů. 2. Vypracování přiznání k dani z příjmu a k dani z nemovitostí (Domu a Pozemku) bude Příkazník zařizovat či provádět na základě samostatných objednávek, zpracovatel bude stanoven dohodou a cena bude individuálně sjednána. Čl. 5. Plnění smluvních stran 1. Příkazník se zavazuje při výkonu ekonomicko - administrativní správy dle této smlouvy: a) Řídit se pokyny Příkazce v rozsahu této smlouvy vyjma případů bezprostředního ohrožení zdraví, života či majetku. b) Umožnit na požádání Příkazce kontrolu vedené dokumentace Příkazcem nebo jím zplnomocněnými osobami a poskytovat přitom přiměřenou součinnost. c) Vždy bez zbytečného odkladu po získání údajů potřebných pro vyhotovení vyúčtování, nejpozději však do 30. dubna roku následujícího, provést vyúčtování zálohových plateb za služby poskytované s užíváním bytových a nebytových jednotek za uplynulý kalendářní rok, když ve zvlášť odůvodněných případech (nedodání nebo pozdní dodání faktur nebo jejich reklamace) se tento termín může po vzájemné dohodě posunout. d) Na žádost Příkazce poskytovat informace v souvislosti s plněním této smlouvy. Při ukončení plnění této smlouvy v přiměřené době uzavřít vedenou dokumentaci a bez zbytečného odkladu ji předat Příkazci. e) Vykonávat ekonomicko administrativní správu v souladu s dokumentací převzatou od Příkazce. f) Hospodařit s příspěvky na správu Domu a Pozemku a s finančními prostředky poskytovanými na úhradu služeb a evidovat je způsobem v souladu s aktuálními verzemi dokumentů prohlášením vlastníka Domu a Pozemku, stanovami Příkazce a pravidly způsobu rozúčtování. g) Vždy do 15. března příslušného roku předložit výboru Společenství vlastníků jednotek domu Chebská č. p. 398, Karlovy Vary účetní závěrku za uplynulý kalendářní rok. h) Na vyžádání do 30. dubna příslušného roku provést roční vyúčtování zůstatku fondu oprav jednotlivým vlastníkům. Stránka 3 z 7

4 i) Při ukončení plnění této smlouvy, nebude li dohodnuto jinak, v přiměřené době uzavřít vedenou dokumentaci (účetní dokumentaci) v průběhu kalendářního roku do 1 měsíce po ukončení ekonomicko administrativní správy. V případě ukončení ekonomicko administrativní správy k do následujícího roku a bez zbytečného odkladu ji předat Příkazci. 2. Povinnost provést účetní závěrku a vyúčtování zálohových plateb za služby se vztahuje v případech zahájení a ukončení ekonomicko administrativní správy vždy pouze na tu část roku, po kterou Příkazník vykonával ekonomicko administrativní správu Domu a Pozemku dle této smlouvy. Vyúčtování předchozích období, popř. též rekonstrukce účetní dokumentace, budou Příkazníkem v případě potřeby provedeny na základě samostatné objednávky Příkazce a cena bude stanovena dohodou. 3. Příkazce se zavazuje: a) Vyhotovit pro Příkazníka v případě potřeby písemnou plnou moc k zastupování Příkazce při plnění závazků Příkazníka podle této smlouvy. b) Poskytovat Příkazníkovi potřebnou součinnost k plnění předmětu smlouvy včetně pravidelného předávání podkladů pro zpracování účetnictví. c) Uzavřít vlastním jménem pojištění nemovitosti včetně pojištění své odpovědnosti za škody. d) Ke dni zahájení plnění předmětu smlouvy dle čl. 8., odst této smlouvy předat Příkazníkovi všechny platné smlouvy, se kterými musí být Příkazník s ohledem na řádné plnění předmětu této smlouvy seznámen. e) Ke dni zahájení plnění předmětu smlouvy dle čl. 8., odst této smlouvy předat Příkazníkovi stanovy Společenství vlastníků jednotek domu Chebská č.p. 398, Karlovy Vary v platném znění a následně o všech změnách stanov Příkazníka neprodleně písemně informovat. f) Pokud tak dosud neučinil, přijmout pravidla o poskytování a rozúčtování plnění nezbytných při užívání bytových a nebytových jednotek" a předat je Příkazníkovi, a to nejpozději do třech měsíců ode dne zahájení plnění předmětu smlouvy dle čl. 8., odst této smlouvy a následně vždy nejméně jeden měsíc před zahájením zúčtovacího období, od jehož počátku dochází k jejich změně. g) Poskytovat Příkazníkovi potřebnou součinnost k plnění předmětu smlouvy, zejména: - pravidelně předávat příslušné podklady pro zpracování účetnictví, - přebírat poštu i elektronickou poštu a komunikovat telefonicky na adresách a telefonních číslech dle čl. 9., odst této smlouvy a přiměřeným způsobem a v přiměřených lhůtách reagovat na podněty Příkazníka, - v přiměřené době rozhodovat o neodkladných záležitostech a vydávat příslušné instrukce Příkazníkovi pro řádné zajištění ekonomicko administrativní správy, údržby a provozu Domu a Pozemku, způsob dalšího vymáhání dluhů apod. h) Zajišťovat přiměřené množství finančních prostředků pro řádnou ekonomicko administrativní správu Domu a Pozemku. i) Přebírat od Příkazníka a ukládat účetní dokumentaci Příkazce starší 2 let. j) Na výzvu Příkazníka, pokud to vyžaduje plnění jeho povinností vyplývajících z této smlouvy, zapůjčit Příkazníkovi dostupnou účetní dokumentaci a poté zapůjčenou či nově pořízenou dokumentaci převzít zpět k uložení. Stránka 4 z 7

5 Čl. 6. Bankovní účet 1. Příkazce se zavazuje zřídit samostatný bankovní účet pro ekonomicko administrativní správu Domu a Pozemku, na který budou poukazovány úhrady příspěvků do fondu oprav (popř. nájemného) a zálohové platby za služby, a ze kterého budou Příkazcem hrazeny došlé faktury za služby a faktury. 2. Předmětný bankovní účet bude zřízen u takového peněžního ústavu, který poskytuje službu internetového bankovnictví. 3. Příkazce se zavazuje zajistit pro Příkazníka právo elektronického přístupu včetně provádění plateb k předmětnému bankovnímu účtu. Čl. 7. Odměna za výkon správy 1. Smluvní odměna za plnění předmětu této smlouvy se sjednává ve výši ,- Kč / měsíčně. 2. Dle dokumentu prohlášení vlastníka budovy se v objektu nachází: 112 bytových a nebytových jednotek 27 garážových stání 3. Rozdělení jednotlivých položek odměny za správu - Účetnictví a vyúčtování (byt a nebytový prostor 112 x 100,- Kč, garážové stání 27 x 10,- Kč) ,- Kč 4. Příkazník není plátce DPH. 5. V případě, že se Příkazník v průběhu trvání této smlouvy stane plátcem DPH, bude odměna za plnění na základě této smlouvy navýšena o příslušnou aktuální sazbu DPH. 6. Výše uvedená smluvní cena je kalkulována na základě jednotkové ceny za ekonomicko administrativní správu jedné bytové či nebytové jednotky umístěné v Domě. 7. Při změně počtu spravovaných jednotek bude cena za plnění předmětu této smlouvy upravena a pro výpočet nové ceny budou použity uved ené jednotkové ceny. 8. Nárok na odměnu vzniká Příkazníkovi na základě této smlouvy, vždy k 15. dni v měsíci následujícího po měsíci, za který je platba určená; za den zaplacení se považuje den, kdy je platba připsána na účet Příkazníka. 9. Výše sjednané odměny bude upravována každoročně vždy k 1. březnu podle míry inflace za předchozí kalendářní rok vyhlášené Českým statistickým úřadem. Příkazce je oprávněn upravit cenu též podle úhrnné míry inflace za více roků trvání této smlouvy, pokud v předchozích rocích práva na úpravu ceny nevyužil. 10. Ostatní doplňující služby budou vykonávány na základě samostatných objednávek. 11. Ve výše uvedené odměně Příkazníka za plnění předmětu této smlouvy nejsou zahrnuty, náklady na odměny třetích osob za plnění dodávek vody, energií a služeb, dále náklady na zpoplatněná podání úřadům jménem Příkazce, výpisy z úřední dokumentace, ověřování dokumentů Příkazce (kolkové známky, poplatky úřadům apod.), poštovné za poštovní zásilky posílané jménem Příkazce, náklady na rekonstrukci či doplnění jakékoli dokumentace chybějící Příkazci při předání ekonomicko administrativní správy Příkazníkovi, náklady na spotřební materiál zejména zdroje světla a příslušenství do svítidel, náklady na přepracování Stránka 5 z 7

6 datových výstupů do jiné než standardní podoby dle této smlouvy, soudní poplatky, odměny advokátů, znalců, auditorů, daňových poradců, odměna za zpracování podkladů pro banky za účelem poskytnutí úvěru, rozúčtování tepla, studené a teplé vody a pod. Čl. 8. Doba plnění 1. Tato smlouva se uzavírá na dobu neurčitou s účinností od podpisu této smlouvy. 2. Smlouva může zaniknout: a) Písemnou dohodou smluvních stran. b) Výpovědí jedné ze smluvních stran, a to i bez udání důvodu, přičemž výpovědní lhůta činí šest (6) měsíců a počíná běžet od prvního dne měsíce následujícího po dni doručení výpovědi druhé straně. Čl. 9. Datový formát a vzájemná komunikace 1. Nebude-li dohodnuto jinak, veškeré datové výstupy budou Příkazníkem poskytovány ve formě tištěných, popř. datových výstupů ze software užívaného Příkazníkem pro ekonomicko administrativní správu Domu a Pozemku. 2. Smluvní strany se dále dohodly, že vzájemná komunikace, nevymíní-li si kterákoli smluvní strana jinak, bude probíhat elektronicky za využití elektronické pošty ( ) a datových souborů v obecných formátech.xls (Microsoft Excel), doc (Microsoft Word) a pdf (Adobe Reader). 3. Za závazné budou považovány úkony provedené níže uvedenými odpovědnými osobami (v souladu s platnými pravidly pro podepisování za příslušnou smluvní stranu) a doručené písemně, elektronickou poštou ( em) nebo faxem na níže uvedené adresy smluvních stran: Kontaktní údaje Příkazníka: Odpovědná osoba : Aleš Neumann adresa: Jateční 2121/6, Karlovy Vary, telefon: neumann@akneumannova.cz Kontaktní údaje Příkazce: Odpovědná osoba : Aleš Neumann, předseda výboru Společenství vlastníků jednotek domu Chebská č.p. 398, Karlovy Vary Adresa: Chebská č.p. 398/17, 17a, 17b, Karlovy Vary Příkazník bude vykonávat činnosti dle této smlouvy v rozsahu a četnosti dle potřeby s ohledem na řádné plnění této smlouvy a bude pro Příkazce dosažitelný telefonem nebo elektronickou poštou v pracovních dnech v běžné pracovní době v celkovém rozsahu 40 hodin týdně. 5. Pro osobní jednání smluvní strany předem dohodnou termín a místo jednání. 6. Technické havárie zjištěné mimo běžnou pracovní dobu budou Příkazcem, popř. jednotlivými osobami užívajícími spravovaný Dům a Pozemek, hlášeny Příkazníkovi popřípadě přímo havarijní, popř. vyprošťovací službě, jejichž služby si může Příkazce v rámci plnění této smlouvy u Příkazníka objednat. 7. Obě smluvní strany se zavazují bez zbytečného odkladu informovat druhou smluvní stranu o všech podstatných skutečnostech souvisejících s předmětem této smlouvy a o změnách údajů uvedených v této smlouvě. Stránka 6 z 7

7 Čl. 10. Závěrečná ustanovení 1. Tato smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu druhou ze smluvních stran. 2. Jakékoliv změny této smlouvy nebo doplňky k této smlouvě mohou být učiněny jen formou písemného samostatně číslovaného dodatku k této smlouvě. 3. Tato smlouva se pořizuje ve třech (3) vyhotoveních, z nichž Příkazce obdrží jedno (1) a Příkazník dvě (2) vyhotovení. V Karlových Varech, dne., Příkazník V Karlových Varech, dne..., Příkazce Stránka 7 z 7