MANDÁTNÍ SMLOUVU o správě nemovitostí

Transkript

1 Níže uvedeného dne. měsíce a roku uzavírají ve smyslu ustanovení 566 a násl. obch. zák. Společenství se sídlem v IČ zapsána v rejstříku SVJ, vedeného Krajským soudem v Plzni, oddíl, vložka bankovní spojení: ebanka a.s., č.ú. jednající pověřeným vlastníkem na straně druhé a v textu označen jako Mandant a Ing Dagmar MENČÍKOVÁ - esprávce s místem podnikání V Cihelně 748, Vejprnice IČ bankovní spojení: ebanka a.s., č.ú /2400 na straně druhé a v textu označen jako Správce a/nebo Mandatář tuto MANDÁTNÍ SMLOUVU o správě nemovitostí Čl. 1. Specifikace nemovitosti 1.1. Mandant prohlašuje, že je ze zákona vzniklým společenstvím vlastníků jednotlivých jednotek v budově domu č.p. umístěné na stavební parcele č.parc. v k.ú. (dále jen Dům nebo Nemovitost) Uzavřením této smlouvy objednává mandant u mandatáře zajištění správy a provozu domu včetně případných souvisejících pozemků Mandatář se zavazuje tyto činnosti vykonávat s potřebnou odbornou péčí a v souladu se zájmy mandanta. Čl. 2. Předmět smlouvy 2.1. Předmětem této smlouvy je závazek mandatáře vykonávat pro mandanta administrativní správu nemovitosti specifikované v ustanovení čl. 1. této smlouvy s cílem zajistit dlouhodobě řádný stav a řádný provoz spravované nemovitosti a zajistit plnění z toho vyplývajících povinností mandanta vůči třetím osobám, tj. zejména - vést příslušnou evidenci, - zařizovat jménem mandanta a na jeho účet dodávky vody, energie, prací a služeb od třetích osob, - v případě zmocnění mandantem provádět platby jménem mandanta, vybírat platby na účet mandanta - vést účetnictví spravované nemovitosti, to vše v souladu s platnými právními předpisy, podmínkami této smlouvy a dalšími upřesňujícími pokyny mandanta v rozsahu této smlouvy Mandatář neodpovídá za škody vzniklé v důsledku nedostatečné péče o výše uvedenou nemovitost a/nebo související dokumentaci před datem účinnosti této smlouvy a/nebo za škody vzniklé v důsledku nedostatku finančních prostředků mandanta Z dále uvedeného podrobného výčtu činností budou položky uvedené slovem zařizovat pro účely této smlouvy chápány výlučně jako povinnost mandatáře zařizovat v součinnosti s mandantem jménem mandanta a na jeho účet uzavírání smluvních vztahů s třetími osobami, poskytovat takovým osobám přiměřenou součinnost s ohledem na plnění předmětu jejich smluv, dohlížet jménem mandanta na řádné plnění těchto smluvních vztahů a v případech vadného či neúplného plnění přijímat v součinnosti s mandantem jménem mandanta a na jeho účet v přiměřeném čase odpovídající opatření k nápravě. Strana 1 (celkem 5)

2 2.4. Mandatář nenese přímou odpovědnost za případné vadné či neúplné plnění třetích osob. Mandatář je však odpovědný za přijetí odpovídajících opatření k nápravě v přiměřeném čase Ostatní dále uvedené položky jsou vlastními výkony mandatáře, mandatář je provádí vlastními pracovníky a nese za ně plnou odpovědnost. Čl. 3. Provozně technická správa nemovitosti 3.1. Provozně technická správa nemovitosti zahrnuje zejména následující činnosti (za předpokladu, že se uvedená technická zařízení ve spravované nemovitosti nalézají nebo uvedené potřeby vzniknou): - zařizování dodávek služeb spojených s užíváním bytů a nebytových prostorů (dodávka vody, TUV, tepla, elektrické energie, plynu, odvoz odpadu, apod.); - zařizování odečtů, popř. výměn vodoměrů a poměrových měřidel na topných tělesech (IRTN) v bytech a nebytových prostorech, příp. včetně zařizování souvisejících dílčích vyúčtování vody a tepla, jsou-li též součástí smlouvy s třetí osobou provádějící odečty; - zařizování zimní služby na chodnících k pokynu mandanta; - zařizování havarijní služby (voda, elektro, plyn, topení, apod.); - zařizování nepřetržité služby vyprošťování z výtahů; - vedení technické evidence domů, bytů, nebytových prostorů, pozemků; - periodické hodnocení stavu nemovitostí, formulace koncepce údržby, oprav, příp. investic, plány oprav včetně předběžného odhadu nákladů; - zařizování technických prohlídek, odborných posouzení a znaleckých posudků; - zařizování revizí technických zařízení dle příslušných ČSN a předpisů státního odborného dozoru(výtahy, komíny, hromosvody, požární hydranty, kotelny apod.); - zařizování běžné údržby a oprav stavebních částí budov v rozsahu vyplývajícím ze zákona, popř. z uzavřených smluv; - zařizování provozu, běžné údržby a oprav technologických zařízení (výtahy, vytápění, vzduchotechnika, rozvody plynu, vody, kanalizace, silnoproudé a slaboproudé rozvody apod.); 3.2. Zařizování rozsáhlejších oprav a rekonstrukcí podstatně přesahujících rámec běžné údržby a vyžadujících spolupráci mandatáře při vyhotovení odborných posudků, projektové dokumentace, výběru zhotovitele, provádění úkonů ve stavebním řízení nebo odbornou kontrolu prováděných prací a správnosti účtovaných cen bude sjednáno individuální dohodou pro každou takovou akci nad rámec plnění této smlouvy a za samostatnou odměnu Předmět této smlouvy nezakládá právo mandatáře uzavírat smlouvy o dílo a/nebo vystavovat objednávky, jejichž předmět plnění přesahuje rámec běžných oprav a údržby, bez předchozího souhlasu mandanta. Za běžné opravy a údržbu budou pro účely této smlouvy považovány jednotlivé akce či plnění do výše 2.000,- Kč bez DPH. Čl. 4. Ekonomicko administrativní správa nemovitosti 4.1. Ekonomicko administrativní správa nemovitosti zahrnuje zejména následující činnosti: - vedení evidence vlastníků (popř. nájemců) bytů a nebytových prostor; - předpis, výběr a evidence plateb příspěvků do fondu oprav (popř. nájemného), a zálohových plateb za služby poskytované v souvislosti s užíváním bytů a nebytových prostorů, jakož i jiných povinných plateb; - vymáhání dlužných plateb včetně příslušenství jakož i náhrad škod na spravovaném majetku jménem vlastníků (vedení přehledu neplatičů, upomínky, příprava podkladů pro žaloby, součinnost v průběhu soudních řízení); - roční vyúčtování zálohových plateb za služby poskytované s užíváním bytů a nebytových prostorů jednotlivým vlastníkům (popř. nájemcům) dle platných předpisů a/nebo rozhodnutím Společenství vlastníků (příp. se zahrnutím výsledků vyúčtování dodávek služeb prováděnými třetí osobou v souvislosti s odečty měřidel); - vypořádání přeplatků a nedoplatků z vyúčtování služeb; - kontrola a úhrada dodavatelských faktur (věcná správnost, náležitosti dle zákona, sjednaná cena); Strana 2 (celkem 5)

3 - vedení podvojného účetnictví Společenství vlastníků, popř. vedení podvojného účetnictví týkajícího se nemovitosti spravované dle této smlouvy, (průběžné vedení účetnictví, příprava podkladů pro vypracování přiznání k dani z příjmu); - přebírání a předávání bytů a nebytových prostorů podle pokynu mandanta; - uzavírání nájemních smluv s osobami určenými mandantem a dle jeho dispozic; - zastupování zájmů mandanta týkajících se nemovitosti spravované dle této smlouvy v případech sporů (příprava podkladů pro jednání, spoluúčast na jednáních, součinnost v průběhu soudních řízení); - zařizování právního zastupování mandanta; - zastupování mandanta v případech pojistných událostí; - vyřizování stížností, oznámení, podnětů Vypracování přiznání k dani z příjmu a k dani z nemovitostí bude mandatář zařizovat či provádět na základě samostatných objednávek, zpracovatel bude stanoven dohodou a cena bude individuálně sjednána. Čl. 5. Plnění smluvních stran 5.1. Mandatář se zavazuje při výkonu správy dle této smlouvy: a. řídit se pokyny mandanta v rozsahu této smlouvy vyjma případů bezprostředního ohrožení zdraví, života či majetku; b. umožnit na požádání mandanta kontrolu vedené dokumentace mandantem nebo jím zplnomocněnými osobami a poskytovat přitom přiměřenou součinnost; c. vždy bez zbytečného odkladu po získání údajů potřebných pro vyhotovení vyúčtování, nejpozději však do 31. května roku následujícího, provést vyúčtování zálohových plateb za služby poskytované s užíváním bytů a nebytových prostorů za uplynulý kalendářní rok, když ve zvlášť odůvodněných případech (nedodání nebo pozdní dodání faktur nebo jejich reklamace) se tento termín může po vzájemné dohodě posunout; d. k žádosti mandanta poskytovat informace v souvislosti s plněním této smlouvy; e. při ukončení plnění této smlouvy v přiměřené době uzavřít vedenou dokumentaci a bez zbytečného odkladu ji předat mandantovi Povinnost provést účetní závěrku a vyúčtování zálohových plateb za služby se vztahuje v případech zahájení a ukončení správy vždy pouze na tu část roku, po kterou mandatář vykonával správu nemovitostí dle této smlouvy. Vyúčtování předchozích období, popř. též rekonstrukce účetní dokumentace, budou mandatářem v případě potřeby provedeny na základě samostatné objednávky mandanta a cena bude stanovena dohodou Mandant se zavazuje: a. vyhotovit pro mandatáře v případě potřeby písemnou plnou moc k zastupování mandanta při plnění závazků mandatáře podle této smlouvy; b. poskytovat mandatáři potřebnou součinnost k plnění předmětu smlouvy včetně pravidelného předávání podkladů pro zpracování účetnictví; c. zajišťovat přiměřené množství finančních prostředků pro řádnou správu a údržbu nemovitostí; d. uzavřít vlastním jménem pojištění nemovitosti včetně pojištění odpovědnosti za škody; e. přebírat od mandatáře a archivovat účetní dokumentaci nemovitostí spravovaných dle této smlouvy, starší 2 let. Čl. 6. Bankovní účet 6.1. Mandant se zavazuje zřídit samostatný bankovní účet pro správu domu, na který budou poukazovány úhrady příspěvků do fondu oprav (popř. nájemného) a zálohové platby za služby a ze kterého budou mandatářem hrazeny došlé faktury za služby a faktury za běžnou údržbu Předmětný bankovní účet bude zřízen u takového peněžního ústavu, který poskytuje službu internetového bankovnictví, nejlépe pak u ebanky a.s. nebo u České spořitelny a.s Mandant se zavazuje zajistit pro mandatáře právo elektronického přístupu k předmětnému bankovnímu účtu nebo zařídit jiný způsob dálkového zadávání příkazů k úhradě. Strana 3 (celkem 5)

4 Čl. 7. Odměna za výkon správy 7.1. Smluvní odměna za plnění předmětu této smlouvy se sjednává ve výši,-- Kč/měsíčně pro období prvních šesti (6) měsíců od účinnosti této smlouvy. Pro období následující, počínaje sedmým měsícem ode dne účinnosti této smlouvy se smluvní odměna za plnění předmětu této smlouvy sjednává ve výši,-- Kč/měsíčně Mandatář není plátce DPH Výše uvedená smluvní cena je kalkulována na základě jednotkové ceny za správu jedné bytové či nebytové jednotky umístěných v předmětné nemovitosti ve výši...kč/měsíčně pro období prvních šesti (6) měsíců a ve výši Kč/měsíčně pro období následující Při změně počtu spravovaných jednotek bude cena za plnění předmětu této smlouvy upravena a pro výpočet nové ceny budou použity uvedené jednotkové ceny Nárok na odměnu vzniká mandatáři na základě této smlouvy, vždy k 20. dni předmětného měsíce; za den zaplacení se považuje den, kdy je platba připsána na účet mandatáře Výše sjednané odměny bude upravována každoročně vždy k 1. březnu podle míry inflace za předchozí kalendářní rok vyhlášené Českým statistickým úřadem. Mandatář je oprávněn upravit cenu též podle úhrnné míry inflace za více roků trvání této smlouvy, pokud v předchozích rocích práva na úpravu ceny nevyužil Ostatní doplňující služby budou vykonávány na základě samostatných objednávek Ve výše uvedené odměně mandatáře za plnění předmětu této smlouvy nejsou zahrnuty náklady na odměny třetích osob za plnění dodávek vody, energií, prací a služeb, za odečty vodoměrů a poměrových měřičů tepla, za zpracování vstupních podkladů potřebných pro rozúčtování nákladů na teplo a TUV (např. přepočet započitatelných podlahových ploch apod.) včetně vyúčtování vody a tepla prováděného na základě odečtených hodnot a dále náklady na zpoplatněná podání úřadům jménem mandanta, výpisy z úřední dokumentace, ověřování dokumentů mandanta (kolkové známky, poplatky úřadům apod.), poštovné za poštovní zásilky posílané jménem mandanta, náklady na rekonstrukci či doplnění jakékoli dokumentace chybějící mandantovi při předání správy mandatáři, náklady na přepracování datových výstupů do jiné než standardní podoby dle této smlouvy, soudní poplatky, odměny advokátů, znalců, auditorů, daňových poradců, odměna za zpracování podkladů pro banky za účelem poskytnutí úvěru, apod. Čl. 8. Doba plnění 8.1. Tato smlouva se uzavírá na dobu neurčitou s účinností od Smlouva může zaniknout: a. Písemnou dohodou smluvních stran. b. Výpovědí jedné ze smluvních stran, a to i bez udání důvodu, přičemž výpovědní lhůta činí tři (3) měsíce a počíná běžet od prvního dne měsíce následujícího po dni doručení výpovědi druhé straně. Čl. 9. Datový formát a vzájemná komunikace 9.1. Nebude-li dohodnuto jinak, veškeré datové výstupy budou mandatářem poskytovány ve formě tištěných, popř. datových výstupů ze software Building Manager užívaného mandatářem pro správu nemovitostí Smluvní strany se dále dohodly, že vzájemná komunikace, nevymíní-li si kterákoli smluvní strana jinak, bude probíhat elektronicky za využití elektronické pošty ( ) a datových souborů v obecných formátech.xls (Microsoft Excel), doc (Microsoft Word) a pdf (Adobe Reader) Za závazné budou považovány úkony provedené níže uvedenými odpovědnými osobami (v souladu s platnými pravidly pro podepisování za příslušnou smluvní stranu) a doručené písemně, elektronickou poštou ( em) nebo faxem na níže uvedené adresy smluvních stran: Kontaktní údaje Mandanta: adresa: Strana 4 (celkem 5)

5 Kontaktní údaje Mandatáře: adresa: V Cihelně 748, Vejprnice telefon: espravce@espravce.cz ICQ: Mandatář bude vykonávat činnosti dle této smlouvy v rozsahu a četnosti dle potřeby s ohledem na řádné plnění této smlouvy a bude pro mandanta dosažitelný telefonem nebo elektronickou poštou v pracovních dnech v běžné pracovní době v celkovém rozsahu 40 hodin týdně Pro osobní jednání strany předem dohodnou termín a místo jednání Technické havárie zjištěné mimo běžnou pracovní dobu budou mandantem, popř. jednotlivými osobami užívajícími spravované nemovitosti, hlášeny přímo havarijní, popř. vyprošťovací službě, jejichž služby si může mandant v rámci plnění této smlouvy u mandatáře objednat Obě smluvní strany se zavazují bez zbytečného odkladu informovat druhou smluvní stranu o všech podstatných skutečnostech souvisejících s předmětem této smlouvy a o změnách údajů uvedených v této smlouvě. Čl. 10. Závěrečná ustanovení Tato smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu druhou ze smluvních stran Jakékoliv změny této smlouvy nebo doplňky k této smlouvě mohou být učiněny jen formou písemného samostatně číslovaného dodatku k této smlouvě Tato smlouva se pořizuje ve třech (3) vyhotoveních, z nichž mandant obdrží jedno (1) a mandatář dvě (2) vyhotovení. V Plzni dne 2007 za mandanta Ing. Dagmar Menčíková mandatář Strana 5 (celkem 5)