ÚSPORA JISTÁ. Jedinečné řešení. KS-program - výhradní EPICOR partner pro oblast mzdy a personalistika. Úspory až na 1. Místě

Transkript

1 Úspory až na 1. Místě Možnosti úspor, které přináší mzdový a personální informační systém KS mzdy Pozvánka na bezplatné konzultace Změny v poskytování náhrady mzdy + fůze ČNZP a HZP a její dopad na mzdový software KS-program - výhradní EPICOR partner pro oblast mzdy a personalistika Spojili jsme síly s jedním z nejlepších dodavatelů ERP řešení na světě Jedinečné řešení ÚSPORA JISTÁ Ročník III., 03/2009, 29. Října 2009

2 Úspory až na 1. místě Úspory nákladů při zpracování mezd Úspora nákladů. Zaklínadlo dneška. Dá se říci, že šetří všichni, kteří umí sčítat a odčítat. Šetří domácnosti, šetří firmy a dokonce začal šetřit i náš stát. Úspory domácností ponechme jednotlivcům, úspory státu nechejme politikům a jejich ekonomickým poradcům a zabývejme se nyní úsporou firem. Firmy mají dnes celou řadu nákladů při tvorbě vlastního zisku. Jsou to náklady na vstupní materiály, náklady na technologie, náklady na logistiku nebo náklady na uskladněné zboží či výrobky. Ovšem nejvyšším nákladem firem jsou zpravidla náklady na zaměstnance, respektive na jejich odměňování. Tyto náklady se zvyšovaly v průběhu několika posledních let ekonomického růstu nepřímo úměrně počtu dostupných kvalifikovaných pracovníků. Běžné mzdové náklady se tak za posledních několik let navýšili o nadstandardní ohodnocení, zaměstnanecké benefity a jiné doplňkové položky. Hledá li dnes vedení jakékoliv společnosti úsporu nákladů, začne v první fázi přemýšlet o snížení či eliminaci zaměstnaneckých benefitů nebo rovnou o propouštění. Tímto způsobem lze jistě zajistit snížení jednoho typu nákladů firmy, tj. mzdových prostředků. Je to však jediné řešení na snížení nákladů ve vztahu k m? Odpověď zní: Jistěže není. Určitě je důležité zamyslet se na tomto místě nad poptávaným objemem vyráběného zboží či poskytovaných služeb a ve vztahu k těmto datům provést úpravu počtu a jejich rozmístění v rámci struktury firmy. Tomuto procesu by však mohl předcházet audit procesů zpracování mezd a řízení lidských zdrojů. V rámci těchto procesů lze totiž zpravidla nalézt celou řadu menších či podstatnějších úspor, aniž bychom museli rovnou řešit omezování prostředků určených k odměňování či přímo snížení počtu. Vhodným začátkem hledání úspor je zjištění možností stávajícího personálního informačního systému, který daná společnost používá. V tomto čísle KS NEWS jsme si připravili dvě ukázky možných úspor při zpracování mezd a řízení lidských zdrojů při využití aplikace KS mzdy. Úspora č.1 výplatní lístek Výplatní lístek, výplatnice či výplatní páska je dokument, který shrnuje informace o odpracované době, odměnách, příplatcích a současně o srážkách každého zaměstnance. Tímto dokladem předáváme zaměstnanci odměnu za jeho práci a de facto tak posíláme peníze ven z firmy. Je však možné ušetřit na něčem, co odvádí peníze z firmy? Dnes je však možné vydat zaměstnanci výplatní pásku jak v papírové podobě, tak i elektronickou formou. A to je právě místo pro námi hledanou úsporu. Spočítejme si vzorový příklad vynaložených nákladů na distribuci výplatních lístků ve středně velké společnosti, která zaměstnává cca 250. Výplatní páska Náklad na kus Počet měsíční Celkové náklady Skrytá obálka 4,- Kč ,- Kč ,- Kč Soubor zaslaný em 0,- Kč 250 0,- Kč 0,- Kč Soubor uložený v KS portálu 0,- Kč 250 0,- Kč 0,- Kč roční Celková úspora ,- Kč Do nákladů za tištěnou výplatní pásku je započítán jak samotný papír (obálka), tak i náklady na provoz tiskárny, nákup tonerů, třídění i samotnou osobní distribuci. Uvedený příklad nám jednoznačně ukazuje na úsporu až ,- Kč za rok při distribuci výplatních lístků v elektronické podobě.

3 Úspora č.2 Pracovně právní dokumenty Tvorba, tisk a archivace pracovněprávních dokumentů patří k neodmyslitelné práci každého personalisty. Současně jde o nezáživnou, ale přesto zodpovědnou práci. Chyba v pracovní smlouvě se může vymstít. Z průzkumu, který jsme provedli u některých stávajících zákazníků vyplývá, že při vystavování dokumentů platí následující životní cyklus dokumentů: Firemní právník - navrhuje znění prachovně právních dokumentů a poskytuje je v podobě vzorů dokumentů personálnímu oddělení Personalista pracuje podle připravených šablon připravuje smlouvy, mzdové či platové výměry a další dokumenty pro budoucí i současné zaměstnance. Tzn., že si otevře šablonu, přepíše základní data a smlouvu uloží jako nový dokument. Po tisku smlouvy archivuje. Personalista také dává podněty právníkovi k úpravě smluv dle platných legislativních požadavků či nových personálních a mzdových vnitrofiremních procesů. Právník - upravuje šablony pracovně právních dokumentů dle aktuálních potřeb. Z uvedeného příkladu vyplývá, že personalista znovu vypisuje některé údaje na smlouvě, které již vyplnil do personálního informačního systému, možná i do docházkového a stravovacího systému nebo do jiných firemních aplikací. Připravíme-li však šablony dokumentů přímo do personálního informačního systému, může být tisk dokumentů pro zaměstnance značně zjednodušen. Personalista pouze zadá data zaměstnance do mzdového systému a následně mu dvěma kliknutími systém vytvoří smlouvu dle vnitrofiremních pravidel. Odpadne tak hledání šablony na sdíleném disku, přepisování údajů o zaměstnanci, ukládání a kontrola správnosti vytvořeného dokumentu. Ukažme si další vzorový příklad. Do nákladů na tisk a správu dokumentů na sdíleném disku i v aplikaci byly započteny dva (2) dokumenty na každého zaměstnance za rok. Měsíční tarif personalisty byl převzat z informací portálu kde si výši mezd dle pozic může porovnat každý. Dokument Čas vytvoření Počet Hodinový tarif Celkové náklady Náklad za rok Na sdíleném disku 10 minut ,- Kč ,- Kč V aplikaci KS mzdy 3 minuty ,- Kč 4.018,- Kč Celková úspora 9.375,- Kč Tímto způsobem lze nazírat na všechny personální procesy a nalézt v již zaběhnutých dílčích procesech velkou řadu možností k úsporám času při zpracování mezd a řízení lidských zdrojů. Implementace aplikace KS mzdy jsou dnes řešeny i z pohledu budoucích úspor firem. V rámci implementačních studií jsou řešeny tyto i další procesy. Při sníženém nákladu na zpracování mezd a personalistiky jsou zde pro každou firmu další možnosti, jak se ještě více věnovat oblasti řízení lidských zdrojů a tím pečovat o své zaměstnance nejcennější kapitál společnosti. -dř- Pozvánka na bezplatné konzultace V rámci poskytované technické podpory jsme opět připravili možnost konzultace pro všechny současné uživatele aplikací KS mzdy a KS personalistika. Konzultace proběhnou ve dnech: od 9:00 do 13: od 9:00 do 13: od 9:00 do 13:00 Konzultace proběhnou v sídle KS-program a jsou pro přihlášené účastníky ZDARMA. Maximální počet účastníků je 10 osob. Prosíme Vás proto o včasnou registraci. Registrace přijímá paní Magda Havlíčková. Kontakt: ; magda.havlickova@ksprogram.cz

4 Změny v poskytování náhrady mzdy S účinností od je v platnosti změna v paragrafu 192 zákoníku práce: Náhrada mzdy nebo platu, která doposud podle 192 odst. 1 věta druhá za středníkem nepřísluší za první 3 dny dočasné pracovní neschopnosti, nově nepřísluší nejvýše za prvních 24 neodpracovaných hodin z rozvržených směn ; tímto opatřením se odstraňují neodůvodněné rozdíly v délce karenční doby v neprospěch s delšími než osmihodinovými směnami, zejména při nerovnoměrném rozvržení týdenní pracovní doby, Výše náhrady mzdy nebo platu při dočasné pracovní neschopnosti nebo při karanténě se sjednocuje a činí 60% průměrného redukovaného výdělku v obou případech. Účinnost těchto změn nastává dnem 9.října Dále k došlo ke sloučení České národní zdravotní pojišťovny (222) a Hutnické zaměstnanecké pojišťovny (205). Nově bude působit subjekt pod názvem Česká průmyslová zdravotní pojišťovna (205). V aplikaci KS mzdy byly v této souvislosti připraveny funkce pro snadnou změnu údajů u, kteří mají uvedené zdravotní pojišťovny. Současně bylo upraveno Hlášení změn pro zdravotní pojišťovny. Podrobné informace k fúzi najdete na internetové adrese: -jz- FOTOSOUTĚŽ Léto skončilo a s ním i naše foto soutěž, kterou jsme vyhlásili v minulém čísle KS NEWS. Úkolem soutěžících bylo zachytit nejlépe letní motiv, na kterém bude patrné spojení písmen KS. Přišla nám celá řada zajímavých snímků, nafocených běžnými fotoaparáty i mobilními telefony. Naše porota nakonec vybrala tři snímky dle vlastní úvahy takto: 1. Místo Veronika Zuzaňáková, společnost GURMEN KS-program výhradní EPICOR partner Ve čtvrtek proběhl klientský den společnosti EPICOR. Jde o setkání zákazníků firmy EPICOR Software Czech, s.r.o. - uživatelů celopodnikového ERP řešení iscala. Informační systém iscala letos slavil třicáté druhé narozeniny a současně zde byl představen nový podnikový informační systém EPICOR 9. Součástí programu byla také prezentace společnosti KS- program. Naše společnost se letos stala výhradním partnerem společnosti EPICOR pro dodávku mzdového a personálního informačního systému KS mzdy PROFi k produktům iscala a EPICOR 9. Firma EPICOR tak dále nebude ve svých produktech podporovat Českou legislativu v modulu Payroll a plně se spolehne na dodávku specializovaného řešení KS mzdy PROFi. Cílem prezentace bylo seznámit účastníky konference s migrací současných uživatelů modulu Payroll v ERP iscala na aplikaci KS mzdy PROFi. Do konference se podařilo provést migraci u firem Bellinda Česká republika, s.r.o. Dolní Ředice, Camping Gaz CS s.r.o. Praha a TECHNOLOGY s.r.o. Jablonec nad Nisou. Současně jsou rozpracovány další implementace, které budou do rutinního provozu předány v únoru roku Místo Ing. Petr Janík, COLORLAK, a.s. 3. Místo Petr Stenka, VALLECO, spol. s r.o. Výherci si odnesou tradiční výhru naší foto soutěže valašský lidový všelék slivovicu.

5 Jedinečné řešení ÚSPORA JISTÁ V roce 2005 oslovila naši společnost firma E-Consulting Czech s.r.o. s poptávkou na nabídku do výběrového řízení na dodávku mzdového a personálního informačního systému. Společnost E-Consulting Czech s.r.o. ( je poradenská firma zabývající se mimo jiné i outsourcingem účetnictví a mezd v České i Slovenské republice s více jak 14letou historií. Jejími klienty jsou jak středně velké společnosti s obratem překračujícím 750 mil. Kč, tak i drobné firmy živnostníků, v portfoliu jejich klientů jsou významně zastoupeny společnosti se zahraniční účastí. Typický zákazník KS-programu hledá mzdový a personální systém pro svou potřebu. U E-Consulting bylo od počátku jasné, že nehledají obyčejný mzdový program pro běžné zpracování mezd. Nároky vyplývající z jejich podnikatelského zaměření byly mnohem vyšší co do funkčnosti, technologického řešení i zabezpečení. Pochopili jsme, že takto náročný partner s ambiciózní vizí může i nám pomoci v dalším zlepšování aplikace KS mzdy, z čehož budou mít užitek i další naši zákazníci, a proto jsme byli rádi, že naše nabídka uspěla ve výběrovém řízení a díky tomu se rozjela spolupráce na implementaci mzdového sytému ve společnosti E-Consulting Czech s.r.o. Implementací aplikace KS mzdy ve společnosti E-Consulting vše teprve začalo. Obě společnosti nyní spojily své znalosti a zkušenosti v ojedinělém projektu na českém i slovenském trhu. E-Consulting začal nabízet klasický mzdový outsourcing Společné reference: rozšířený o možnost přístupu zákazníka k personálním údajům on-line. Díky tomu se zákazník E-Consultingu stává také uživatelem mzdového a personálního informačního systému KS mzdy. Zákazník, kterému společnost E-Consulting poskytuje mzdový outsourcing tak může: Tisknout sestavy, výstupy, reporty a přehledy s aktuálními daty on-line Zadávat nové zaměstnance do systému, upravovat data současných Tisknout pro nové i současné zaměstnance pracovně právní dokumenty Tvořit popisy pracovních pozic i strukturu firmy, plánovat budoucí strukturu a rozvoj Řešit a plánovat vzdělávání svých Plánovat a řídit lékařské prohlídky a evidovat úrazovost Provádět hodnocení a vytvářet motivační programy Plánovat kariérní růst Přidělovat a hlídat ochranné pracovní pomůcky Sledovat čerpání zaměstnaneckých benefitů Řídit nábor nových Plánovat mzdové prostředky na další období Společnost E-Consulting pak zajišťuje pro zákazníka: Outsourcing mezd podle české a slovenské legislativy Zastupování při jednáních na finančních úřadech, PSSZ, ZP Účetní a daňová agenda Účetní, ekonomické a daňové poradenství, audit Reengineering - systémové změny společnosti Školení pracovníků Za vzájemné spolupráce poskytují společnosti KS-program a E-Consulting outsourcing mezd a práci na aplikaci KS mzdy PROFi. To zákazníkům přináší úspory zejména na oblast zpracování mezd. V současné době jsou k dispozici dva modely práce: Zákazník vlastní hardware i software a E-Consulting se vzdáleně připojuje a zpracovává mzdy E-Consulting vlastní hardware i software a zpracovává mzdy, zákazník se vzdáleně připojuje a pracuje s agendami dle vlastních potřeb Cenovou nabídku na tato řešení si můžete vyžádat na obchodních odděleních obou společností. Bershka; ZARA ČESKÁ REPUBLIKA s.r.o.; TOYOTA MOTOR CZECH spol. s r.o.; ThyssenKrupp Výtahy, s.r.o.; Sara Lee Czech Republic a.s.; DHL Exel Automotive s.r.o.