Akademie Věd ČR. Metodika Full Cost

Transkript

1 Akademie Věd ČR Metodika Full Cost Třešť, dne 16. května 2013

2 Agenda prezentace O Full Costu Reference Příklady projektů OP LZZ Manažerské shrnutí / Závěr 2 AV ČR, Full Cost

3 Fullcost Fullcost neboli alokace úplných nákladů na jednotlivý projekt, činnost, je vlastně kalkulační metoda, která umožní zohlednit v ceně každé činnosti veškeré související náklady. Zavedením fullcostu se nemění podstata činností, jen se zpřesňuje zobrazení nákladů. Fullcost by neměl přinést další výrazně vyšší administrativní zátěž. Flat rate nebo %? Flat rate je jen jednoduchá forma stanovení režie jednou sazbou, která se nemusí blížit skutečnosti a nemá vypovídající hodnotu. Pokud spočítáme skutečné náklady metodou fullcost, zjistíme, jakou část nákladů v případě dotovaného projektu, platíme z vlastních zdrojů. Režie se může u jednotlivých pracovišť výrazně lišit, obvykle nejvýznamnější roli hrají náklady spojené s provozem budov / prostor a náročnějších technologická zařízení. 3 AV ČR, Full Cost

4 Metody alokace nákladů v organizaci Požadované viditelnosti nákladů můžeme dosáhnout za použití různých metod / přístupů alokace Malý detail Viditelnost podrobností o nákladech (transparentnost) Velký detail Metody Bez alokace Flat Rate Budget rate Full Cost Popis metody účtování Příklad Žádná alokace na samostatné funkce. Na základě jednoho měřítka (např. % přímých nákladů). Měřítko nemusí být nositel nákladů. % přirážka nad přímé náklady objektu. Na základě jednoho alokačního klíče, který zajišťuje alokace nepřímých nákladů. Jako alokační klíč zvolenu tržby. Tržby trhu A jsou 50 a tržby trhu B jsou 100, tudíž 1/3 nákladů je účtována na trh A a 2/3 na trh B. Alokace nákladů na jednotlivé objekty na základě více klíčů. Klíč je nositelem nákladů. Alokace může být jednokroková, častější je však vícekroková. Jednotlivé položky nákladů jsou alokovány k cílovým objektům na základě nositele nákladu (počet zaměstnanců, podlahová plocha). Activity Based Costing Na základě stanovení ceny služeb podle jednotky vytvořeného pro agregaci souvisejících nákladů, včetně mezd, systémů, režie apod. Fixní jednotkové ceny podle procesu se násobí konkrétními objemy pro výpočet zpětného přeúčtování. 4 AV ČR, Full Cost

5 Co přináší metodika Full Cost organizaci? Rozvoj Full Costu v organizaci, využití potenciálu 1) OP VaVpI 2) Interní využití Splnění požadavků nastavených v Operačním programu. Možnost srovnání jednotlivých pracovišť z hlediska režijní náročnosti. Podpora rozhodovacích procesů ohledně účasti v dotovaných programech. FULL COST Vyčíslení úplných nákladů činností, které jsou prováděny pro komerční využití. Možnost čerpat podporu na režijní náklady ve skutečné výši. Operativní řízení nákladovosti organizaci, čerpání zdrojů a odkrývání neefektivit. Transparentnost, srovnání, udržitelnost a důležitá zpětná vazba. Poznámka: Přínos interního využití kalkulačních metod potvrzují i zahraniční zkušenosti, viz The Finnisch Funding Agency for Technology and Innovation. 5 AV ČR, Full Cost

6 Co by mohla přinést metodika Full Cost v organizaci? Udržitelnost financování komplexních projektů a jejich zatížení v následujících letech (jak budou ovlivňovat režijní náklady?); V souvislosti s vícezdrojovým financováním se bude rozlišovat mezi standardními a nestandardními službami centrálních úseků (tzn. institucionální vs. grantové finanční prostředky); Organizace přijímající sdílené služby v rozsáhlých strukturách od centrálních úseků budou preferovat klientský přístup ve smluvní kvalitě; Full Cost může sloužit jako přechodový můstek pro rozšíření povědomí o režijních nákladech, jejich řízení a nelézání vyšších efektivit v době snižujících se institucionálních finančních prostředků. Benchmark / srovnání podklad pro rozhodnutí Make or Bay. Přesné nákladové ocenění výstupních produktů / služeb (komercializace VaV propojení s privátním sektorem). Zvyšování efektivity finančním prostředků organizace. 6 AV ČR, Full Cost

7 Příklad průběhu Full Cost projektu I II III Vstupní analýza Návrhová část Implementace Postup v projektu Vstupy projektu Výstup projektu Zhodnocení současného stavu alokace nákladů v organizaci; Systém alokace nákladů a vedení účetnictví / controllingu; Zjištění možnosti dostupnosti alokačních klíčů; Definice režijních středisek; Definice (ne)způsobilých nákladů; Systémová podpora. Výstupy z účetnictví / controllingu; Alokační klíče; Interní směrnice, nařízení a jiná pravidla. Externí vlivy (rámec) např. zřizovatele. Metodický návrh kalkulace (obecné principy přizpůsobené klientovi). Definice a přiřazení palety alokačních klíčů (rozvrhových základen) a zdrojů informací; Návrh modelu kalkulace a výpočtů; Realizace testovacího výpočtu; Korekce a úpravy odchylek. Realizované společné workshopy pro odladění odchylek / anomálií; Upřesňování dat. Kalkulační mechanismu (MS Excel, kombinace MS Access x MS Excel). Detailní úroveň kalkulované režie (sekce, odbory, oddělení, týmy) Implementaceřešení do provozních struktur organizace s podporou interních směrnic a určení kompetencí; Změny v systému klienta (účetnictví, controlling) Odsouhlasení celkového výstupu. Společné workshopy pro odsouhlasení metodiky a směrnic; Prezentace výsledků. Organizační směrnice a podpůrná dokumentace (popis kalkulačního nástroje). Doplňující podklady pro auditní proces. Doporučení pro místa k optimalizaci a návrh konkrétních opatření. Časová náročnost do 2 týdnů 4-5 týdnů 2-3 týdny Poznámka: Výrok auditora je nedílnou součástí celého procesu návrhu Full Costul pro projeky OP VaVpI a další. Nicméně metodika Full Cost může splnit cíl i bez auditního výroku jako metodika pro řízení režijních nákladů. Časová náročnost je ovlivněna velikostí klienta, rozsahem implementace, úrovní použitých podpůrných nástrojů. 7 AV ČR, Full Cost

8 Výzvy ve zpracování Full Cost v organizaci Nastavení ekonomické struktury tak, aby podporovala a umožňovala full cost (např. zavedení režijních nákladových středisek). Konsensus ohledně míry detailu a zvolených rozvrhových základen, tzn. zachování míry spravedlnosti a solidarity. Nutnost proškolit zaměstnance a vysvětlení rozdílů mezi přímými a nepřímými náklady. Kvalita dat, tzn. dostupnost přesných dat u např. historických objektů, rozdělení času pracovníků. Změna myšlení a přístupu k řízení nákladů (využívání zdrojů) napříč organizací. Zohlednění různých nároků na uznatelné a neuznatelné náklady různými poskytovateli grantů. 8 AV ČR, Full Cost

9 Reference / realizované projekty v oblasti full cost Projekt EFIN pro Ministerstvo školství, tělovýchovy a mládeže (2011); Fyzikální ústav v Praze, projekt ELI (2012, 2013*); Technická univerzita v Liberci (2012); Západočeská univerzita v Plzni (2013). Poznámka: * Právě realizováno. 9 AV ČR, Full Cost

10 Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost, AV ČR je oprávněným žadatelem Využití OP LZZ, Výzvy B6 - Zvýšení kvality řízení lidských zdrojů a optimalizace chodu úřadů a územních samosprávných celků. Globálním cílem této oblasti podpory je posilování institucionální kapacity a efektivnosti výkonu veřejné správy a veřejných služeb. Specifické cíle: - zvýšit kvalitu regulace, - zefektivnit vzdělávání, odbornou přípravu a rozvoj úředníků správních úřadů a úřadů územních samosprávných celků a politiků včetně volených zastupitelů územních samosprávných celků, - zlepšit kvalitu řízení a managementu ve správních úřadech a v úřadech územních samosprávných celků, - zmírnit regionální rozdíly v poskytování veřejných služeb a zajistit jejich adekvátní dostupnost. Datum vyhlášení výzvy Datum platnosti výzvy Financování 15 % / 85 % 10 AV ČR, Full Cost

11 Manažerské shrnutí Finanční řízení a plánování projektů v souladu s požadavky poskytovatelů, legislativa V a V. Legislativa EU - zamezení dumpingových cen služeb (přesné nákladové ocenění služeb / výstupů). Spravedlivé rozdělení nepřímých nákladů na jednotlivá pracoviště transparentnost. Výpočet skutečných nepřímých nákladů na poskytování služeb jednotlivým nákladových střediskům. Podpora efektivního řízení nákladů. Možnost provádět interní srovnávání / hodnocení, mj. srovnání sdílených nejen režijních služeb s externími poskytovateli (outsourcing vs. insourcing). Plně v souladu s 3E (ekonomické, efektivní, účelné). Přehled o čerpání nákladů z institucionálních (rozpočtových), a grantových (projektových) a ostatních zdrojů. 11 AV ČR, Full Cost

12 Otázky? 12 AV ČR, Full Cost

13 Komplexní nabídka služeb společnosti Deloitte Deloitte Advisory Příprava metodiky Full Cost na míru dle legislativního rámce; Zhodnocení metodiky a doporučení zlepšení; Navržení a rozvoj dalších nástrojů v controllingové oblasti. Deloitte Audit Provedení auditu ověření souladu metodiky fullcost s požadavky přílohy č. 10 OP VaVpI včetně souvisejících oblastí (nezpůsobilé náklady apod.) Kontakt Milan Drahoňovský mdrahonovsky@deloittece.com Kontakt Jitka Kazimírová jkazimirova@deloittece.com 13 AV ČR, Full Cost

14 Deloitte označuje jednu či více společností Deloitte Touche Tohmatsu Limited, britské privátní společnosti s ručením omezeným zárukou, a jejích členských firem. Každá z těchto firem představuje samostatný a nezávislý právní subjekt. Podrobný popis právní struktury společnosti Deloitte Touche Tohmatsu Limited a jejích členských firem je uveden na adrese