Směrnice č. 4/2004 o oběhu dokladů

Transkript

1 Směrnice č. 4/2004 o oběhu dokladů Obec : Sněžné Adresa : Sněžné 55 IČ: Směrnici zpracoval : Anna Havlíková Směrnici schválil : Rada Obce Sněžné Projednáno a schváleno v Zastupitelstvu Obce Sněžné : Datum zpracování : říjen 2004 Směrnice nabývá účinnosti : prosinec 2004 Obsah směrnice : I. Oddíl - Úvodní ustanovení Čl. 1. Legislativní rámec Čl. 2. Cíl směrnice Čl. 3. Předmět směrnice Čl. 4. Závaznost směrnice II. Oddíl - Společná ustanovení Čl. 5. Předmět úpravy Čl. 6. Náležitosti účetních dokladů III. Oddíl - Fáze oběhu dokladu Čl. 7. Fáze oběhu účetních dokladů IV. Oddíl - Oběh dokladů výdajová část Čl. 8. Dodavatelské faktury Čl. 9. Doklady k účtování o dlouhodobém majetku Čl. 10. Zásoby Čl. 11. Doklady k účtování o mzdách Čl. 12. Doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách Čl. 13. Doklady k účtování cenin V. Oddíl - Oběh dokladů příjmová část Čl. 14. Faktury Čl. 15. Interní doklady na předpis pohledávek VI. Oddíl - Oběh dalších (smíšených) dokladů Čl. 16. Pokladní operace Čl. 17. Pokladní doklady Čl. 18. Oběh bankovních dokladů VII. Oddíl - Ostatní (neúčetní) doklady Čl. 19. Smlouvy Čl. 20. Objednávky Čl. 21. Podpisové vzory a povinnost aktualizace VIII. Oddíl - Archivace Čl. 22. Úschova účetních písemností IX. Oddíl - Závěrečná ustanovení Oddíl I. 1

2 Úvodní ustanovení Čl. 1. Legislativní rámec Hospodaření obce a z toho vyplývající hospodářské operace a účetnictví je upraveno následujícími základními předpisy: Zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů Zákonem č. 250/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, v platném znění Vyhláškou č. 323/2002 Sb. o rozpočtové skladbě, v platném znění Zákonem č. 119/1992 Sb. o cestovních náhradách, v platném znění Zákonem č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole, v platném znění Vyhláškou č. 505/2002 Sb., v platném znění Českými účetními standardy v platném znění Obecně závaznými předpisy (obchodním a občanským zákoníkem) Čl. 2. Cíl směrnice Cílem vnitřní směrnice o oběhu dokladů je stanovení pravidel oběhu účetních dokladů, dodržení náležitostí podle 11 zákona o účetnictví, provádění průběžné vnitřní řídící kontroly podle zákona č. 320/2001 Sb. Čl. 3. Předmět směrnice Předmětem této směrnice je oběh vnějších a vnitřních (interních) dokladů, dokladujících provedení hospodářských výdajových a příjmových operací, o nichž se účtuje v účetnictví. Přílohou směrnice jsou podpisové vzory osob oprávněných podpisovat účetní doklady. Čl. 4. Závaznost směrnice Podle této směrnice a zásad v ní uvedených postupují všichni pracovníci obce, kteří se v rámci plnění svých úkolů stanou účastníky realizovaných účetních případů. Jsou povinni plnit pokyny ve smyslu zásad stanovených touto směrnicí o oběhu účetních dokladů. Kontrolu dodržování směrnice o oběhu účetních dokladů zabezpečuje starosta. Oddíl II. Společná ustanovení Čl. 5. Předmět úpravy Druhy účetních dokladů Ustanovení této směrnice se vztahují na oběh vnějších a vnitřních (interních) dokladů, dokladujících provedení hospodářských operací, o nichž se účtuje v účetnictví: došlé faktury a dobropisy za dodávky investiční povahy došlé faktury a dobropisy za dodávky neinvestiční povahy doklady k ostatním platbám (bez faktur) 2

3 doklady k výplatě mezd, odvodů pojistného na sociální a zdravotní pojištění, daní z příjmu a k srážkám z mezd vydané faktury fyzickým a právnickým osobám doklady k ostatním nefakturovaným příjmům doklady na předpis rozpočtových příjmů doklady při pracovních cestách pokladní doklady doklady za pohledávky z titulu smluvních pokut a úroků z prodlení doklady za závazky z titulu smluvních pokut a úroků z prodlení Jiné důležité účetní písemnosti, které se přímo můžou stát účetním dokladem, nebo jsou pro účetní případy důležité (kopie se přikládají k účetnímu dokladu, nebo se na ně odvolává), např. : zápisy z rady nebo zastupitelstva zápis z inventury nájemní, kupní či jiná smlouva vyúčtování služební cesty potvrzení o vkladu do katastru nemovitostí vyhláška obce směrnice obce Čl. 6. Náležitosti účetních dokladů V souladu s 11 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví v platném znění, je definován účetní doklad jako průkazný účetní záznam, který musí obsahovat zákonem stanovené náležitosti: a) označení účetního dokladu b) obsah účetního případu a jeho účastníky c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství d) okamžik vyhotovení účetního dokladu obec za okamžik považuje den vyhotovení účetních dokladů v návaznosti na 35 odst.4, kde se uvádí, že přesnost musí být taková, aby nejistota v určení času neměla za následek nejistotu v určení obsahu účetních případů. e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d) f) podpisový záznam podle ů 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování g) podpisový záznam příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní Skutečnosti podle písmen a) až f), které se týkají jednoho účetního dokladu, mohou být obsaženy na více účetních záznamech. Skutečnosti podle bodu b) a c) se mohou týkat více účetních případů. Podpisový záznam podle písmene f) může být společný pro více účetních dokladů. Účetní jednotky jsou povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečnosti, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle 8 odst. 5. Součástí této směrnice jsou podpisové vzory osob, které odpovídají za věcnou a formální správnost účetních dokladů a průběžnou řídící finanční kontrolu podle zákona č. 320/2001 Sb. V souladu se zákonem č. 320/2001 Sb, podléhají účetní doklady průběžné řídící finanční kontrole příkazcem operace a hlavní účetní. Podpis příkazce potvrzuje věcnou správnost a průběžnou řídící finanční kontrolu a podpis účetní potvrzuje formální správnost a průběžnou řídící finanční kontrolu účetního dokladu. 3

4 Příklad : Paragon za nákup čistících prostředků má tyto náležitosti: popis účetního případu (čistící prostředky) označení jednoho z účastníků (obchodní jméno a sídlo dodavatele, pozn. razítko dodavatele na dokladu není povinnou náležitostí účetního dokladu) peněžní částku (např. 120,-- Kč) datum (okamžik) vystavení dokladu prodejcem (např ) podpis osoby, která doklad vystavila Náležitosti účetního dokladu, které je třeba doplnit: označení účetního dokladu, přiřazení čísla v rámci dokladové řady v případě účtování pokladna na OÚ doplníme další předepsané náležitostí na výdajový pokladní doklad (VPD) Náležitostmi doplněný VPD spolu s paragonem tvoří pak jeden účetní doklad průkazný účetní záznam. a)označení účetního dokladu Účelem označení je rychlá orientace v účetních dokladech, které účetní záznam dokládají. K tomu patří číslování dokladů podle dokladových řad. Způsob číslování dokladů, volba dokladových řad a jejich označení je plně v kompetenci účetní jednotky. Doklady musí být označeny a číslovány tak, aby bylo možno doložit, že zaúčtování dokladů je kompletní. Označení dokladových řad: Pokladní doklady V pokladně jsou používány tyto doklady : příjmové označené P výdajové označené V Jsou číslovány vzestupně a mají společnou řadu. Pokladna se vede průběžně podle dokladů. 1x měsíčně, vždy k poslednímu dni měsíce se pokladna převede do měsíční účetní závěrky. Za správnost vedení pokladny zodpovídá účetní. Pokladní doklady podepisuje účetní a starosta obce. Pokladnu, pokladní doklady a pokladní knihu kontroluje 4x ročně finanční výbor. Bankovní výpisy Bankovní výpisy jsou účtovány dle samostatných řad na základě aktivních bankovních účtů. Bankovní výpisy jsou účtovány průběžně. Interní doklady Interní doklady rozdělujeme na : 1) Přijaté doklady : - faktury přijaté - FP - příjmové doklady - P (platby poukázané přímo na účet) - trvalé příkazy k úhradě - TP 2) Vydané doklady : - příkaz k úhradě (bez faktury) PÚ - mzdové listy (výplatní listiny) ML - protokol o vyřazení majetku - protokol o zařazení majetku 4

5 e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu Dnem uskutečnění účetního případu je podle postupu účtování den, kdy dojde : ke splnění dodávky k platbě závazku k inkasu pohledávky k postoupení pohledávky k poskytnutí či přijetí zálohy k převzetí dluhu ke zjištění manka, schodku, přebytku nebo škody k pohybu majetku uvnitř účetní jednotky doručení návrhu na vklad katastrálnímu úřadu při převodu vlastnictví k nemovitostem. Pokud není vklad později zapsán, musí se účetní zápisy zpětně opravit. V případě převodu nemovitostí je tedy datum uskutečnění účetního případu podmíněno nabytím právního účinku vkladu do katastru. Oddíl III. Fáze oběhu dokladu Čl. 7. Fáze oběhu účetních dokladů Fáze oběhu účetních dokladů jsou : vznik účetního dokladu příprava k zaúčtování zaúčtování účetního dokladu archivace skartace Vznik účetního dokladu 1. Den vzniku účetního dokladu externí doklady pro potřeby k zaúčtování v obci, vznikají dnem přijetí na obec interní doklady vznikají dnem vystavení vlastní účetní jednotkou. Musí obsahovat všechny předepsané náležitosti. 2. Kontrola formální správnosti Představuje kontrolu náležitostí účetního dokladu dle zákona o účetnictví, jak je uvedeno v čl. 2. této směrnice. 3. Kontrola věcné správnosti Znamená přezkoušení správnosti údajů uvedených v dokladech. Provádí ji pracovníci určení organizačním řádem (potvrdí svým podpisem např. Dodané množství, cenu, dodržení smluvních podmínek, ale i kvalitu, způsob převzetí zakázky, dodržení stanovených limitů) 4. Řídící průběžná finanční kontrola Zabezpečuje finanční kontrolu v návaznosti na směrnici o provádění finanční kontroly. Příprava k zaúčtování 1. Došlé externí doklady se opatří jasným označením dne přijetí na obec v návaznosti na den uskutečnění účetního případu, kterým si obec u došlých faktur stanovuje den přijetí. 2. Každý doklad se opatří číslem z číselné řady. 5

6 3. Doklad se opatří účtovacím předpisem. Účetní předepíše na účetní doklad, případně na průvodku (košilku, razítko) k účetnímu dokladu, účtovací předpis. 4. Opravy v účetních dokladech, účetních knihách i v ostatních účetních písemnostech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví. 5. Odpovědnost za správné označování účetních dokladů a za jejich případné opravy nesou příslušní pracovníci dále uvedení podle jednotlivých typů účetních dokladů. Zaúčtování dokladu Účetní doklady se zaúčtují do deníku a do hlavní knihy, případně do knih analytické nebo operativní evidence. V zaúčtovaném dokladu je třeba učinit poznámku o zaúčtování s podpisem odpovědné osoby a s uvedením data, kdy bylo účtováno. Archivace Zaúčtované účetní doklady se uloží podle druhů v návaznosti na číselné řady. Po uzavření účetního období se doklady založí podle archivačního plánu. Skartace Skartační plán definuje podmínky (zejména časové) a způsob vyřazení účetních dokladů. Oddíl IV. Oběh dokladů výdajová část Čl. 8. Dodavatelské faktury Dodavatelské faktury Faktury došlé na obec přijímá a datumovacím razítkem orazí pracovník zajišťující agendu přijaté a vyřízené pošty. Přijaté faktury jsou : předány účetní ihned, nejdéle do 2 pracovních dní označeny interní číselnou řadou vzestupně vždy za kalendářní rok zapsány do knihy došlých faktur opatřeny průvodkou faktur (tzv. košilkou) neprodleně předloženy starostovi, který ověří věcnou správnost Omylem dodaná faktura musí být neprodleně vrácena vystavovateli. Pokud nemá být dodavatelská faktura uhrazena, vrátí se s písemným odůvodněním starosty přímo dodavateli. Kopii s odůvodněním účetní založí. Věcnou správnost přezkušuje starosta a potvrzuje ji svým podpisem dle podpisového vzoru u všech došlých faktur. Provedení kontroly věcné správnosti a průběžné řídící finanční kontroly potvrdí starosta svým podpisem na účetním dokladu (košilce). Poté předá účetní doklad a fakturu se souvisejícími podklady účetní obce. Originál faktury s potvrzenou věcnou i formální správností slouží účetní jako podklad k úhradě v termínu určeném starostou a zaúčtování v termínu do 5 pracovních dnů po obdržení bankovního výpisu. 6

7 Formální správnost zkontroluje a průběžnou řídící finanční kontrolu potvrzuje svým podpisem účetní obce. O zaplacení faktury se účtuje na syntetickém účtu dodavatelé a v saldokontu dodavatelů. Zaplacená faktura se odepíše z evidence Knihy došlých faktur. Likvidace a placení faktur Pod pojmem likvidace rozumíme účetní zpracování faktur. Průvodky košilky faktur Průvodku košilku faktury vyhotovuje účetní ke každé došlé faktuře (jako její součást) ihned po obdržení faktury. Průvodka je předána spolu s fakturou k ověření věcné správnosti. Starosta po obdržení faktury zajistí : kontrolu věcné a finanční správnosti faktury průběžnou řídící finanční kontrolu jako příkazce Účetní provede : doplnění údajů v příslušném oddíle přiloženého účetního dokladu připojení příloh souvisejících s fakturou kopie smlouvy nebo objednávky, dodacích listů, příjemky, výdejky, apod., nebo se na příslušném dokladu uvedou odvolávky, kde se přílohy nacházejí kontrolu platby z hlediska výše limitu kontrolu přípustnosti operace (např. z hlediska přiřazení platby do příslušného paragrafu, výdajové položky, apod.) kontrolu podpisu odpovědné osoby podle podpisového vzoru provedení kontroly a průběžné řídící finanční kontroly potvrdí účetní svým podpisem na příslušném místě účetního dokladu Zaúčtování přijaté faktury : Účetní provede : kontrolu náležitostí účetního dokladu ( 11 zákona o účetnictví) zaznamenání data účetního případu (tj. data, kdy faktura došla na obec) v knize došlých faktur doplnění účtových předpisů a zaúčtování faktur dle připojených dokladů účtování na majetkové účty v případě dodávek charakteru nehmotného a hmotného majetku vydání platebního příkazu peněžnímu ústavu k úhradě faktury (vydání příkazu neprovede, pokud není přípustnost proplacení potvrzená podpisem starosty) Čl. 9. Doklady k účtování o dlouhodobém majetku Zařazení do operativní evidence majetku osvědčuje účetní podpisem v příslušném oddíle účetního dokladu. Při pořízení majetku vyhotoví protokol o převzetí DM a přidělí evidenční číslo, pod kterým je majetek evidován. Osoby pověřené vedením inventárních knih zodpovídají za to, že inventární knihy mají předepsané náležitosti, tj.: inventární číslo, název, pořizovací cenu, datum pořízení, způsob nabytí, odkaz na čísla dokladů k nabytí, datum a způsob vyřazení inventární knihy jsou k datu inventarizace minimálně 1x ročně uzavírány, tj. zapsáno datum, stav v jednotlivých skupinách a podpis zodpovědné osoby 7

8 Protokol o převzetí dlouhodobého majetku (DHM a DNM) vyhotovuje pověřený pracovník při převzetí DM do evidenčního stavu majetku. Jedno vyhotovení slouží k zaúčtování a jedno si ponechává pro vlastní evidenci. Protokol schvaluje starosta nebo jím pověřený pracovník. Pracovník pověřený vedením evidence DM současně provádí kontrolu správnosti a opatřuje doklad podpisem. Protokol tedy slouží jako doklad pro vyhotovení inventární karty DM (v oddělení majetkovém) a v účtárně k zaúčtování. Inventární karty drobného dlouhodobého hmotného majetku (DDHM) případně drobného dlouhodobého nehmotného majetku (DDNM) vyhotovuje formou záznamu do počítače pověřený pracovník v jednom vyhotovení při převzetí majetku do evidenčního stavu organizace. Evidence majetku je vedena ručně. Čl. 10. Zásoby - nakoupené zásoby se účtují na účet o materiálu na skladě se v průběhu roku neúčtuje, vede se pouze evidence - k se na základě inventarizace zjistí skutečný stav zásob a provede se zaúčtování : manko 460/112, přebytek 112/211 Čl. 11. Doklady k účtování o mzdách Podkladem pro účtování o mzdách včetně příslušenství jsou následující sestavy: rekapitulace vyplacených mezd vyúčtování za výplatní období, tj. měsíc přehled o výši pojistného a vyplacených dávkách přehled odvodů na zdravotní pojištění dle pojišťoven rekapitulace srážek Podklady pro výplatu mezd vyhotovuje pracoviště PVT, Žďár nad Sázavou. Obec má s touto organizací uzavřenu smlouvu o poskytování služeb. Pro zpracování mezd je nutno předkládat veškeré doklady se všemi potřebnými náležitostmi ke zpracování pracovištěm PVT nejpozději do 5. pracovního dne v měsíci. Podklady pro provedení výplaty dovolená, odměny stanovuje starosta. Pracoviště PVT zpracuje mzdy a celkovou rekapitulace do 10. pracovního dne v měsíci a zašle je účetní Obce, která provede jejich zaúčtování. Výplatní termín je 20. den v měsíci. Do tohoto termínu provede obec také veškeré odvody formou příkazu k úhradě. Čl. 12. Doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách a) Tuzemské pracovní cesty. Před započetím služební cesty musí mít pracovník vystaven cestovní příkaz. Konání pracovní cesty povoluje a schvaluje předem starosta, místostarosta. Po ukončení pracovní cesty je zaměstnanec povinen předložit vyúčtování pracovní cesty a doložit ho příslušnými doklady. 8

9 Řádně vyplněné cestovní příkazy, včetně přiložených dokladů a podpisu starosty nebo místostarosty schvalujícího cestu i její výsledky se předají účetní. Účetní prověří formální náležitosti cestovního příkazu včetně přiložených dokladů a správnost výše náhrad. Poté je cestovní náhrada je vyplacena v hotovosti z pokladny. b) Zahraniční pracovní cesty. Obec Sněžné nevykonává zahraniční pracovní cesty. Čl. 13. Doklady k účtování cenin Obec neúčtuje o ceninách, vede pouze operativní evidenci v písemné podobě. Za evidenci zodpovídá a hmotnou odpovědnost za ceniny nese pokladní. Známky a kolky jsou nakupovány hotově na stvrzenku u místní pošty, případně Katastrálního úřadu Žďár nad Sázavou. Stvrzenka je proplacena z pokladny a je účtována rovnou do spotřeby. Oddíl V. Oběh dokladů příjmová část Čl. 14. Faktury Faktury za dodávky, služby, práce aj., které za úplatu obec poskytuje, vystavuje účetní na základě podkladů, které obdrží od pracovníka pro technické služby v obci, pokynu starosty, usnesení zastupitelstva, nebo jiného podkladu, bezprostředně po uskutečnění služby nebo dodávky. Faktury se vystavují počítačově ve dvou vyhotoveních. Jedno vyhotovení se zašle odběrateli, druhé slouží účetní k evidenci a sledování platby. Faktura se zapíše do knihy odeslaných faktur. Účetní fakturu zaeviduje a sleduje dle splatnosti vystavených faktur den úhrady. Dále provede : - zaúčtování pohledávky - založení faktury do rejstříku podle čísla - zapsání data úhrady do knihy odeslaných faktur - upomenutí odběratele po uplynutí lhůty splatnosti - postoupení podnětu k vymáhání pohledávky Vydané faktury kontroluje po formální stránce účetní, po věcné stránce starosta, který ji rovněž schvaluje. Čl. 15. Interní doklady na předpis pohledávek Interní doklady na předpis pohledávek za rozpočtovými příjmy vystavuje účetní na základě rozpočtu nebo na základě vzniku pohledávky v průběhu roku Interní doklad zapíše do evidence pohledávek Pohledávku zaúčtuje k 1.1. běžného roku nebo v průběhu roku podle dne vzniku a dále: - podle data úhrady zapisuje do operativní evidence pohledávek - upomíná plátce po uplynutí lhůty splatnosti (v případě, že náklady na upomínky nejsou vyšší než pohledávka) 9

10 Související účetní písemnosti na předpis pohledávek je např. vyhláška o místních poplatcích, smlouva o nájmu apod. Oddíl VI. Oběh dalších (smíšených) dokladů Čl. 16. Pokladní operace Pokladními doklady jsou : - pokladní kniha - příjmové pokladní doklady - výdajové pokladní doklady - přílohy příjmových a výdajových pokladních dokladů Pokladna a pokladní kniha je vedena v počítači. Pokladní knihu vede pověřený pracovník - účetní obce. Ve stanovený den do 3 pracovních dnů po ukončení měsíce předá pokladní doklady ke kontrole formální správnosti, zaúčtování a posléze k archivaci. Pokladní limit je ,- Kč. Překročený limit musí být do 2 pracovních dnů odveden na účet obce v bance. Pokladní operace smí provádět jen pokladník, se kterým je uzavřena smlouva o hmotné odpovědnosti. Pokladník má tyto povinnosti: - zabezpečuje, prověřuje a odpovídá za to, aby pokladní doklady k výplatě měly stanovené náležitosti (název a číslo, název organizace, datum vyhotovení, jméno plátce nebo příjemce, částku platby číslicí a slovy, účel platby, podpisy oprávněných osob tj. účetní, pokladníka, starosty, popř. Místostarosty) - vede chronologicky záznamy v pokladní knize - dodržuje stanovený pokladní limit Účetní : - odsouhlasí doklady (příjmové a výdajové) s pokladní knihou - sečtením příjmů a výdajů s připočtením zůstatku z minulého dne odsouhlasí pokladní hotovost - překontroluje formální správnost dokladů (podpisy, účel platby) - po překontrolování dokladů doplní účtovací předpis na všechny příjmové a výdajové doklady a zaúčtuje na příslušné účty Pokladna se uzavírá společně s měsíční závěrkou a na konci každého měsíce se převádí do účetnictví. K běžného roku musí být pokladna vynulovaná. Čl. 17. Pokladní doklady Příjmový pokladní doklad Vystavuje pokladník v originále a jedné kopii při příjmu peněz do pokladny. Na tomto základě provede zaúčtování do pokladní knihy a příloží jej k vyúčtování pokladny. Na příjmovém dokladu nebo jeho příloze musí být uvedena rozpočtová skladba. Kopie zůstává uložena v pokladně a archivuje se společně s pokladními doklady. Příjmové doklady musí být číslovány a vedou se jako přísně zúčtovatelné tiskopisy. Za jejich evidenci je odpovědna pokladní. Výdajový pokladní doklad 10

11 Vystavuje pokladní v originále a jedné kopii při výdeji peněz z pokladny. Na tomto základě provede zaúčtování do pokladní knihy. Na dokladu musí být podpisy příjemce peněz, pokladníka, účetní, starosty, případně místostarosty. Čl. 18. Oběh bankovních dokladů Styk s bankou zajišťuje účetní, předává schválené příkazy k úhradě peněžnímu ústavu k proplacení, přebírá výpisy z peněžního ústavu, zúčtovává jednotlivé položky a provádí kontrolu účetního stavu bankovních účtů s bankovními výpisy. Časový průběh : Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru starosta. Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru účetní. Veškeré písemnosti, které se týkají disponování s peněžními prostředky na bankovních účtech ( v počítačové i písemné formě) musí být podepsány dvěma pracovníky, jejichž podpisové vzory byly předány příslušnému peněžnímu ústavu. Příkazy k úhradě se provádí formou homebankingu počítačovým přenosem (v případě b.ú. ČS a.s.), nebo písemným příkazem k úhradě u dalších účtů obce. Bankovními doklady se pro účely této směrnice rozumějí příkazy k úhradě a výpisy z bankovních účtů. Příkazy k úhradě peněžnímu ústavu vystavuje účetní na pokyn starosty. Výpisy z účtu doručuje peněžní ústav účtárně ke kontrole realizovaných plateb dle příkazu a k proúčtování. V případě závad způsobených neprovedením platby provádí účetní šetření příčiny a vydává opravený příkaz k úhradě. Oddíl VII. Ostatní (neúčetní) doklady Čl. 19. Smlouvy Veškeré smlouvy musí být vyhotoveny v souladu s věcnými záměry obce, rozpočtem a ustanoveními obsaženými v obecně závazných předpisech. Smlouvy o koupi majetku nebo dodávce služeb (opravy, údržba, investice atd.) musí obsahovat potvrzení kvalitativních, kvantitativních i termínových parametrů dodávky, záručních lhůt a případně i sankce za jejich nedodržení. Protože smlouva je podkladem pro hospodářskou operaci a tedy pro výdaj nebo příjem veřejných prostředků, musí se na její tvorbě a realizaci podílet starosta (jako příkazce operace) a účetní (jako strážce rozpočtu a hlavní účetní). Bez souhlasu každého z nich nemůže být uzavřena. Smlouvy o převodu vlastnictví zajišťuje účetní a starosta. V případě potřeby, v souladu se zákonem o obcích je třeba i souhlas zastupitelstva. Smlouvy podléhající registraci do katastru nemovitostí, se předkládají Katastrálnímu úřadu k registraci. Den předložení Katastrálnímu úřadu je dnem uskutečnění účetního případu. Registrovaná (potvrzená) smlouva se založí k majetkovému spisu. Ostatní smlouvy obchodního charakteru (např. smlouvy na užívání nebytových prostor a smlouvy na užívání bytů) podepisuje starosta. Vyhotovují se ve dvou vyhotoveních, z nichž jedno obdrží přejímající organizace nebo občan a druhá je založena v dokumentaci u obce. 11

12 Čl. 20. Objednávky Protože objednávka je podkladem pro uzavření smlouvy (smlouvou se může stát i objednávka potvrzená dodavatelem) je třeba v objednávce podrobně specifikovat požadované kvantitativní, kvalitativní a termínové parametry dodávky, záruční lhůty a případně i sankce za jejich nedodržení. Pro vystavování objednávek platí obdobný postup jako u smluv. Objednávky se vyhotovují ve dvou vyhotoveních. Jedno vyhotovení se zašle dodavateli a druhé je založeno u pracovníka, který objednávku se souhlasem starosty vystavil. Evidence objednávek vede účetní. Objednávku může vystavit vždy odpovědný pracovník pouze na to, co je zahrnuto v rozpočtu. V případě, že se bude jednat o objednávku mimo rozpočtová vydání, musí být odsouhlasena starostou (příkazcem operace). Objednávka musí být řádně očíslována, opatřena podpisem starosty nebo jím pověřeným pracovníkem a účetní (jako správcem rozpočtu). Čl. 21. Podpisové vzory a povinnost aktualizace Podpisové vzory osob oprávněných vydávat a schvalovat dispozice s rozpočtovými prostředky u peněžních ústavů zajišťuje a aktualizuje účetní. Originál seznamu podpisových vzorů je zasílán do příslušných peněžních ústavů, kopie je uložena v trezoru. Podpisové vzory osob oprávněných schvalovat hospodářské operace a pracovní cesty zajišťuje účetní. Seznam podpisových vzorů se vyhotovuje ve třech exemplářích, z toho 1x pro starostu, 1x pro účetní a 1x jako příloha této směrnice. V případě organizačních a personálních změn, v jejichž důsledku dojde ke změně kompetencí a odpovědností je nutné podpisové vzory aktualizovat. Podpisové právo u České spořitelny: Anna Havlíková, Ing. Jitka Kučerová, Marie Kučerová, Ing. Karel Juránek. Podpisové právo u Volksbank CZ : Anna Havlíková. Oddíl VIII. Archivace Čl.22. Úschova účetních písemností Účetní písemnosti a záznamy na technických nosičích dat budou uloženy podle předem stanoveného pořádku oddělené od ostatních písemností do archivu a budou uschovány po dobu stanovenou archivačními lhůtami. Před uložením do archivu musí být písemnosti uspořádány pracovníky, kteří je používali ke své práce a zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození. Archiv je přístupný pouze pracovníkům OÚ. Archivaci dokladů upravuje zákon o účetnictví v platném znění takto : - účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají 12

13 - účetní doklady, účetní knihy, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy- po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají - účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví ( 33 odst. 2)po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají - mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 let následujících po roce, kterého se týkají - účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení odvodů pojistného po dobu 10 let následujících po roce, kterého se týkají - doklady prokazující nárok na dávky penzijního připojištění po dobu 3 let následujících po výplatě poslední dávky penzijního připojištění - doklady prokazující nárok na státní příspěvek penzijních fondů pro účastníky po dobu 10 let následujících po podání žádosti o státní příspěvek Oddíl IX. Závěrečná ustanovení Tato směrnice je součástí vnitřního organizačního a kontrolního systému obce Tato směrnice podléhá aktualizaci podle daných potřeb a z měn kompetencí a odpovědnosti vyplývajících ze změn organizačního řádu Ustanoveními směrnice jsou povinni řídit se všichni zaměstnanci obce Návrhy na novelizaci směrnice podává účetní a schvaluje starosta Doplňování a případné změny uvedených ustanovení směrnice provádí starosta po projednání a schválení zastupitelstvem. Příloha: Podpisové vzory Ve Sněžném říjen 2004 místostarosta starostka Příloha č. 1. Podpisové vzory Anna HAVLÍKOVÁ písemnosti :... finanční doklady :... (příkazy k úhradě, pokladní doklady, faktury,..) Ing. Karel JURÁNEK písemnosti :... finanční doklady :... (příkazy k úhradě, pokladní doklady, faktury,..) 13

14 Marie KUČEROVÁ písemnosti :... finanční doklady :... (příkazy k úhradě, pokladní doklady, faktury,..) Ing. Jitka KUČEROVÁ písemnosti :... finanční doklady :... (příkazy k úhradě, pokladní doklady, faktury,..) 14