Vnitřní předpis č. 1/2013

Transkript

1 Vnitřní předpis č. 1/2013 Zásady pro hospodaření a vedení účetnictví Občanského sdružení V Remízku I. Úvod 1. Občanské sdružení V Remízku (dále jen OS ) hospodaří se svými prostředky v souladu se zákonem o účetnictví č. 563/91 Sb. v platném znění. II. Zásady hospodaření 1. Základním zdrojem financování OS jsou členské příspěvky Základní výše členských příspěvků: - členský příspěvek na kalendářní rok činí pro fyzické osoby Kč 200,-- a lze jej zaplatit pololetně po částce Kč 100, Sestavení návrhu rozpočtu vychází z činnosti OS za minulý rok. 3. Schválení rozpočtu podléhá členské schůzi. 4. Kontrolor zpracovává a předkládá ke schválení Členské schůzi zprávu o provedení kontroly účetnictví OS. III. Kontrola hospodaření OS 1. Kontrolu hospodaření OS vykonává Členskou schůzí zvolený kontrolor. 2. Při kontrole postupuje kontrolor v souladu se zásadami hospodaření OS a s platnými právními předpisy. Na závěr kontroly sepíše kontrolor zápis z provedené kontroly, ve kterém uvede hlavní výsledky a případně navrhne nápravná opatření. Zápis z provedené kontroly bude vyhotoven ve 3 stejnopisech (1x OS - předseda, 1x kontrolor, 1x hospodář (účetní)). Kontrolor je povinen na závěr kontroly seznámit s jejím výsledkem předsedu OS a jeho stanovisko připojit k zápisu. Zápis bude podepsán předsedou a hospodářem a pověřeným kontrolorem. IV. Účetnictví a odvody daní OS 1. Účetnictví OS je vedeno v souladu se zákonem o účetnictví č. 563/1991 Sb. ve znění pozdějších předpisů a doplňujícími předpisy. 2. Účetnictví je zpracováváno souhrnně. 3. Odvod daní právnických a fyzických osob se řídí zákonem č. 586/92 Sb. v platném znění. 1

2 V. Účetní závěrka OS 1. OS zpracovává řádnou účetní závěrku k poslednímu dni účetního období (k kalendářního roku). 2. V mimořádných případech sestavuje OS a jeho organizační jednotky mimořádnou účetní závěrku podle zákona o účetnictví č. 437/2003 Sb. 17 (zánik, sloučení apod.). 3. Účetní závěrku tvoří: - výkaz o plnění rozpočtu - rozvaha (výkaz o majetku a závazcích) - výkaz zisku a ztrát (o příjmech a výdajích) - dále pak dle zákona o účetnictví č.437/2003 Sb. ve zjednodušeném rozsahu 4. Účetní závěrku OS schvaluje Členská schůze po vyjádření kontrolora OS. 5. OS zpracovává k účetní uzávěrce Zprávu o hospodaření. Charakteristika účetnictví VI. Vedení účetnictví OS je oddělené účtování o peněžním hospodaření v účetní knize od evidence majetku, pohledávek a závazků. OS od účtuje v účetním programu Money S3, který je v osobním vlastnictví hospodářky. Cíl účetnictví a) vedení nákladů a výnosů b) vedení správné, průkazné, úplné, přehledné, věrné, trvalé, spolehlivé, srovnatelné, včasné a opatrné evidence příjmů a výdajů. c) vykazování daňového hospodářského výsledku. Podklady, v nichž vedeme účetnictví a) účetní kniha b) pokladní kniha c) pomocné knihy (inventární kniha o majetku, kniha závazků, tj. faktury přijaté, kniha pohledávek, tj. faktury vydané) a) Účetní kniha - je určena pro účtování: a) příjmů a výdajů provedených v hotovosti b) příjmů a výdajů provedených bankou c) průběžných položek (převody mezi pokladnou a bankovním účtem, případně mezi bankovními účty). d) sledování nákladů a výnosů Otevření Účetní knihy Znamená převod počátečních stavů peněžních prostředků v hotovosti, prostředků na účtech v bankách a průběžných položek z minulého účetního období. 2

3 Zásady účtování v Účetní knize Zápisy v účetní knize se provádějí zásadně v časovém sledu podle jednotlivých účetních dokladů s rozpisem na příjmy a výdaje tak, aby byl o nich přehled za kalendářní měsíc. OS přijímají platby v hotovosti a na bankovní účet vedený u České spořitelny a.s.. Zápisy v účetní knize se provádějí způsobem, který umožňuje zjistit, za jaké činnosti byly příjmy a následně sleduje využití prostředků na činnost náklady (výdaje). Účtování příjmů a výdajů Účetní kniha musí obsahovat minimálně tyto údaje: a) přehled peněžních prostředků v hotovosti (hlavní sloupce deníku) b) přehled peněžních prostředků na bankovních účtech, tj. příjem peněz na bankovní účet, výdej peněz z bankovního účtu a zůstatek peněz na bankovním účtu. c) peněžní účty (přes pokladnu), tj. příjem peněz do pokladny, výdej peněz z pokladny, zůstatek v pokladně = peníze na cestě převod peněz z bankovního účtu nebo pokladny d) sledování nákladů a výnosů O pohybu peněžních prostředků na bankovních účtech se účtuje v účetní knize zásadně na základě výpisů z banky. Členění účetní knihy a) příjmy v hotovosti i na bankovní účet: - prodej zboží - prodej služeb - ostatní - příjmy z členských příspěvků a dobrovolných příspěvků - příjmy z pořádaných odborných akcí (např. semináře, expertné ) - dary (nutno provést přiznání daně darovací) - ostatní příjmy (např. vlastní vklady, půjčky, úvěry atd.) - dotace b) výdaje v hotovosti i z bankovního účtu: - nákup materiálu (kancelářské potřeby, materiál vzdělávací a výrobní..) - nákup zboží - mzdy, dohody - pojistné (zdravotní a sociální) - odvody z mezd (daň ze mzdy) - provozní režie (nákup cenin, odpisy majetku, poplatky, úroky, opravy a údržba apod.) - cestovné - služby - pokuty - penále - splátky půjček - vrácení osobního vkladu - pohoštění režie dle Vnitřního předpisu - dary - finanční příspěvky dle poslání a cílů OS c) průběžné položky převody mezi pokladnou a bankovním účtem. Na stranu příjmů se účtuje v případě dokladovaného výdaje peněžních prostředků na bankovních účtech. Na stranu výdajů se účtuje zdokladovaný příjem peněžních prostředků v hotovosti. Účetní kniha musí obsahovat počáteční zůstatky, obraty a končit vždy součty, kontrolními součty souhrnnými zůstatky za účetní období minimálně za 1 měsíc. 3

4 Oběh účetních dokladů Účetním dokladem se rozumí: - příjmový doklad - výdajový doklad - interní doklady - pohledávky - závazky - faktury přijaté - faktury vydané - objednávky - mzdové podklady (mzdové listy, pracovní smlouvy, mzdové výměry, ) - podpisové vzory oprávněných osob k nařizování a schvalování účetních operací - ostatní podklady dokumentující provedenou účetní operaci (např. smlouvy a její splátkové kalendáře) Účetní doklady se přezkušují: a) věcně z hlediska správnosti údajů obsažených v dokladu b) formálně z hlediska oprávněnosti pracovníků, kteří nařídili (schválili) operaci, ověření úplnosti náležitostí předepsaných pro účetní doklad. Po formální stránce přezkušuje doklad osoba pověřená vedením účetnictvím hospodář/ka. Účetní doklady se přezkušují po věcné i formální stránce před jejich zaúčtováním. Podpisové vzory pracovníků oprávněných k nařizování a schvalování účetních operací jsou nedílnou součástí oběhu účetních dokladů. Náležitosti účetních dokladů 1. Faktury přijaté a) označení účetního dokladu pořadové číslo b) obchodní jméno, sídlo, IČO, DIČ dodavatele i odběratele c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství d) okamžik vystavení účetního dokladu e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d) f) podpisový záznam odpovědných osob za jeho zaúčtování Pokud daňový doklad nemá potřebné náležitosti, musí být neprodleně opraven. Opravy provádíme bez zbytečného odkladu a musí být zřejmé, kdo opravu provedl, okamžik jejího provedení včetně obsahu účetního záznamu před a po opravě. Účetní záznamy ztracené, poškozené, odcizené, zničené se musí obnovit. Příjmové, výdajové doklady a faktury jsou číslovány pořadově, vzestupně (každý rok samostatně od čísla 1 - např. 1/ /2012). Pověřený pracovník provede věcnou likvidaci, popř. doplní o další potřebné náležitosti a předá stvrzenou svým podpisem k zaúčtování. Osoba pověřená účetnictvím provede formální kontrolu a po jejím schválení zajistí její zaúčtování, proplacení a archivaci. 2. Faktury vydané Faktury vydané se vystavují ve dvou vyhotoveních a musí obsahovat: a) obchodní jméno, sídlo organizace, IČO (DIČ), plátce, který uskutečňuje plnění b) obchodní jméno, sídlo organizace, IČO (DIČ) plátce, v jehož prospěch se uskutečňuje plnění c) pořadové číslo dokladu d) název akce, rozsah plnění služeb e) datum vystavení f) cenu g) jméno a podpis, toho kdo fakturu vystavil 4

5 Jedno provedení faktury dostane příjemce, druhé musí být bezodkladně předáno osobě pověřené vedením účetnictví. Pověřená osoba sleduje úhrady faktur, popř. provádí urgence jejich úhrad. Objednávky a smlouvy Objednávky na zboží, práce a služby pro OS je oprávněna vystavovat hospodářka po předchozím projednání a schválení popř. jím pověřený pracovník. Při jejich vystavování musí být zachována jejich číselná řada. Jejich evidenci vede hospodářka OS. Pokladní doklady Na základě pokladních dokladů je prováděn příjem a výplata hotovosti. Pokladník provede věcnou a formální správnost dokladů, vystaví příjmový nebo výdajový pokladní doklad, který nechá schválit nadřízeným pracovníkem a proplatí jej. Provedená operace musí být zapsána do pokladní a účetní knihy. U pokladních dokladů musí být zachována číselná řada - (číselnou řadu příjmových i výdajových dokladů vedeme zvlášť). Opravy v účetních dokladech Opravy v účetních dokladech a v peněžním deníku nesmějí vést k jejich neúplnosti, k neprůkaznosti a k nesprávnosti. Při provedené opravě musí být uvedeno datum provedení a jméno toho, kdo opravu provedl, včetně jeho podpisu. I po opravě musí být čitelná nová i původní částka. Pokladní kniha Vede hospodář/ka, který zde sleduje pohyb příjmů a výdajů v hotovosti a údaje dále zaznamenává v účetní knize. VII. Účetní souvztažnosti A02 Dlouhodobý majetek a jeho evidence, odpisový plán: Drobný krátkodobý hmotný majetek do 3 000,- Kč (účtují přímo do spotřeby) - bez evidence. Drobný krátkodobý hmotný majetek od 3 000,- Kč do ,- Kč a Dlouhodobý hmotný majetek kde je vstupní cena vyšší než ,- Kč 1) Drobný krátkodobý hmotný majetek: - je veden v operativní evidenci od 3 000,-Kč do ,- Kč a) vstupní cena je do 3 000,- Kč - účtuje se do nákladů na účet 50 bez další evidence b) vstupní cena od 3 000,- Kč do ,- Kč účtuje se na účet 50 a vede se kusově v operativní evidenci 2) Dlouhodobý hmotný majetek: a) vstupní cena vyšší než ,- Kč se účtuje na účet 02 a do nákladů se účtují odpisy dle daňových zákonů Vzor účtování: 5

6 1) Krátkodobý hmotný majetek: MD DAL a) pořízení a zaplacení hotově b) pořízení zaplacení z Bú zaplacení hotově ) Dlouhodobý hmotný majetek: MD DAL a) pořízení zaplacení z Bú odpis do nákladů dle daňových zákonů A21 a 22 a 26 Pokladna, ceniny, banka + převody mezi finančními účty účetní operace: 21 peníze v pokladnách, ceniny (kolky, telefonní karty, poštovní známky) 22 peníze na bankovních účtech 26 peníze na cestě = převody mezi pokladnou a účtem, vklady a výběry z pokladny a Bú průběžné položky a) POKLADNA MD DAL převedení peněžních prostředků z pokladny na Bú příjem členských příspěvků nákup kancelářských potřeb vyplacení zálohy zaměstnanci na cestovné vrácení zálohy na cestovné - zaměstnancem vyplacení cestovného úhrada poštovného občerstvení osobní spotřeba (dle Vnitřní předpis OS) příjem výběru z banky do pokladny výplaty odměny na dohodu o provedení práce úhrada faktury v hotovosti telefonní poplatky prodej výplata čisté mzdy zaměstnanci hotově b) BANKA MD DAL výpis z Bú o vkladu na účet příjem členských příspěvků úhrada faktury výběr z Bú do pokladny výplaty odměny na dohodu o provedení práce úhrada faktury výplata čisté mzdy zaměstnanci úhrada zdravotního pojištění úhrada sociálního pojištění úhrada daně ze mzdy Bú poplatky přijaté úroky z Bú c) CENINY MD DAL nákup poštovních známek k přímé spotřebě nákup kolků k přímé spotřebě nákup telefonní karty k přímé spotřebě A31 Pohledávky účetní operace: odběratelé faktury vydané naší organizací za služby aj. 6

7 POHLEDÁVKY MD DAL vystavená faktura vystavená faktura za externí a poradenskou činnost ID předpis na proplacení OS konzultací od RR SON P32 Závazky účetní operace: Dodavatelé přijaté faktury, uzavřené smlouvy (splátkové kalendáře) za dodávku služeb, zboží, materiálu ZÁVAZKY MD DAL faktura přijatá za služby faktura přijatá za nákup kancelářských potřeb, materiálu faktura přijatá za opravu a údržbu P(A)33 Zúčtování se zaměstnanci a institucemi účetní operace: mzdy zaměstnanců, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti, odvody sociálního a zdravotního pojištění, srážky ze mzdy (stravenky aj. závazky) INSTITUCE MD DAL ID předpis čisté mzdy zaměstnance ID předpis odvodu zdravotního pojištění ID předpis odvodu sociálního pojištění úhrada předpisu čisté mzdy z Bú úhrada předpisu zdravotního pojištění z Bú úhrada předpisu sociálního pojištění z Bú ZAMĚSTNANCI POHLEDÁVKY MD DAL vyplacená záloha zaměstnanci na drobná vydání vyúčtování zálohy byla nižší než vynaložené náklady vyúčtování zálohy- byla vyšší než vynaložené náklady zaúčtování nákladů na nákup materiálu do spotřeby z vyplacené zálohy zaměstnanci ID předpis náhrady škody zaměstnanci způsobené organizaci zaměstnancem na majetku organizace ve výši nákladů na opravu této škody úhrada škody zaměstnancem hotově do pokladny P(A)34 Zúčtování daní, dotací a ostatní zúčtování účetní operace: odvody daní z mezd, státní dotace aj. MD DAL příjem provozní dotace nebo daru na Bú vrácení nespotřebované provozní dotace v tomtéž roce, kdy byla přidělena, tj. předpis závazku vrácení nespotřebované dotace úhradou z Bú na účet poskytovatele P(A)37 Jiné pohledávky a závazky účetní operace: půjčky, splátky půjček P(A)38 Převodové účty aktiv a pasiv = časové rozlišení účetní operace: časové rozlišení (leasing odepisování, náklady příštích období, výdaje příštích období) NÁKLADY PŘÍŠTÍCH OBDOBÍ MD DAL nájemné placené předem na budoucí účetní období placené předplatné (jízdenky, časopisy,telefony aj.)

8 VÝDAJE PŘÍŠTÍCH OBDOBÍ MD DAL zúčtování nájemného placeného pozadu zúčtování nákladů na prémie a odměny související s běžným účetním obdobím, které budou vyplaceny zaměstnancům až následné účetní období (pokud známe výši částek) zúčtování nároku na výplatu prémií a odměn zaměstnancům v následujícím účetním období Náklady spotřebované nákupy účetní operace: nákupy do okamžité spotřeby (kancelářské potřeby, spotřeba energie aj.) SPOTŘEBOVANÉ NÁKUPY MD DAL nákup kancelářských potřeb drobný krátkodobý hmotný majetek Náklady služby účetní operace: SLUŽBY MD DAL náklady na nakupované služby v hotovosti NÁJEMNÉ, PRONÁJEM ZASEDACÍCH MÍSTNOSTÍ MD DAL ID předpis nájemného /splátkový kalendář/ přijatá faktura za nájemné přijatá faktura za pronájem zasedací místnosti TELEFONY A POŠTOVNÉ MD DAL přijatá faktura za telefon 51/2 32 přijatá faktura za poštovné 51/2 32 úhrada telefonních poplatků v hotovosti 51/2 21 úhrada poštovních poplatků v hotovosti 51/2 21 Náklady ostatní provozní náklady účetní operace: oprava a údržba, náklady na reprezentaci (občerstvení), DNM, HM (odpisovaný), bankovní poplatky, faktury OSTATNÍ PROVOZNÍ NÁKLADY MD DAL přijatá faktura za opravy bankovní poplatky občerstvení osobní spotřeba dle vnitřního předpisu přijatá faktura CESTOVNÉ MD DAL jízdné proplacené hotově pohonné hmoty hrazené kartou přes Bú Náklady osobní náklady účetní operace: mzdy, sociální pojištění, zdravotní pojištění a daně z mezd 53 Náklady daně a poplatky účetní operace: silniční daň, daň z nemovitosti, nákup kolků aj. 54 Náklady ostatní náklady účetní operace: pokuty, penále, odpis nedobytné pohledávky 55 Náklady odpisy, prodaný majetek, tvorba rezerv a opravných položek zúčtování zůstatkové ceny vyřazeného DNM (DHM) z důvodů fyzické likvidace (nefunkčnost již neopravitelný) 8

9 59 Náklady daň z příjmu 60 Výnosy tržby za vlastní výkony a zboží, Výnosy tržby daňové, Výnosy tržby nedaňové 64 Výnosy ostatní výnosy, úroky banka, úroky z termínovaného vkladu, Jiné výnosy pohledávka u fyzické osoby (ne zaměstnance), přebytek v pokladně 65 Tržby z prodeje majetku, zúčtování rezerv a opravných položek 68 Přijaté členské a dobrovolné příspěvky 69 Provozní dotace státní dotace nárok a příjem na Bú, vyúčtování nespotřebované dotace, vrácení dotace P90 P93 P94 Vlastní jmění Výsledek hospodaření Rezervy P(A)96 Závěrkové účty VH ve schvalovacím řízení, otevření A a P účtů rozvahy, převod nerozdělených zisků a ztrát z minulých let A(P)97,99 Podrozvahové účty vypůjčení majetku do užívání, vrácení majetku, vyřazení z účetnictví VIII. Závěrečná ustanovení 1. V případě, že v souvislosti s porušením zákona méně čí více závažným způsobem vznikne OS finanční nebo hmotná škoda, bude proti odpovědným funkcionářům OS uplatněna sankce ve výši 3% nebo až 6% aktiv celkem. 2. Úschova účetních písemností: - 10 let účetní závěrku a výroční zprávu - 5 let účetní doklady, účetní knihy, inventurní soupisy, přehledy, účetní záznamy dokladující formu vedení účetnictví a účetní záznamy jiné (mzdové listy, jiná dokumentace). 3. Archivace: - Výbor OS zabezpečí řádnou úschovu a archivaci písemností na dobu 5 let a 10 let ( 31 a 32 zákona o účetnictví). 4. Tento Vnitřní předpis nabývá účinnosti schválením Členskou schůzí dne Zapsala a předkládá na zasedání Členské schůze Kateřina Bejčková hospodářka OS V Praze dne Za správnost: Ing. Arch. Barbora Tesková předsedkyně OS V Remízku Schvaluje: Členská schůze 9