ÚČETNÍ DOKUMENTACE A JEJÍ VÝZNAM PRO ÚČETNICTVÍ, ČLENĚNÍ A OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ

Transkript

1 Otázka: Účetní dokumentace a účetní doklady Předmět: Účetnictví Přidal(a): Tereza P. ÚČETNÍ DOKUMENTACE A JEJÍ VÝZNAM PRO ÚČETNICTVÍ, ČLENĚNÍ A OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ PRÁVNÍ ÚPRAVA ÚČETNÍ DOKUMENTACE A JEJÍ VÝZNAM - zákon o účetnictví vymezuje vedení účetnictví jako soustavu účetních záznamů záznamem se rozumí data, která jsou nositeli informací o stavu a pohybu majetku a závazků, vlastního kapitálu, o nákladech, výnosech a výsledku hospodaření - soustava účetních záznamů zahrnuje veškeré písemnosti, které s účetnictvím souvisejí (začíná to účetním dokladem a končí výroční zprávou) - jednotlivé účetní záznamy musí na sebe navazovat obsah účetního záznamu musí být prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů (zápisy do účetních knih na základě účetních dokladů z toho se pak sestavuje účetní závěrka) - mezi účetní písemnosti patří: účetní doklady, účetní knihy, účetní závěrky a výroční zprávy, vnitropodnikové směrnice ÚČETNÍ DOKLADY VÝZNAM - zákon o účetnictví ukládá účtovat na základě účetních dokladů musí to být průkazný účetní záznam s určitými povinnými náležitostmi - může mít písemnou nebo technickou formu - za písemnou formu se považuje účetní záznam provedený rukopisem, psacím strojem, výstupním zařízením výpočetní techniky - za technickou formu se považuje účetní záznam provedený elektronickým způsobem, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný - v účetních dokladech se zaznamenávají: a) hospodářské operace, které působí změny v majetkových složkách, závazcích, vlastním kapitálu, nákladech a výnosech účetní jednotky - faktura přijatá, PPD, VBÚ, výdejka b) účetní operace, které vyplývají z techniky účetních zápisů page 1 / 6

2 - účetní převody při uzavírání účtů ÚČETNÍ DOKLADY ČLENĚNÍ 1) podle druhů a) faktury vystavené vyúčtování odběrateli - sestavuje se podle konkrétní dodávky (lze nebo je nutné přiložit k faktuře výdejky, soupis provedených prací, dodací list) b) faktury přijaté vyúčtování od dodavatele - na základě tohoto dokladu vzniká účetní jednotce povinnost zaplatit dodavateli za provedené práce a služby c) příjmové pokladní doklady - používají se u plateb za hotové, účetní jednotka vypisuje dvakrát originál podává zákazníkovi a kopii si ponechá d) výdajové pokladní doklady - obsahuje podobné položky jako u PPD, na jehož základě se účtují výdaje v hotovosti e) bankovní výpisy - informují účetní jednotku o stavu a pohybu peněz na BÚ f) vnitřní (interní) účetní doklady - slouží pro zaúčtování hospodářských operací uvnitř podniku (příjemky, výdejky, výplatní listina) 2) podle počtu dokumentovaných účetních případů a) jednotlivé dokumentují jednu hospodářskou operaci b) sběrné zahrnují více jednotlivých účetních dokladů zahrnujících stejnorodé hospodářské operace do nového dokladu, aby mohly být zaúčtovány jednou položkou - maximálně za období jednoho měsíce 3) podle místa vzniku a) vnější (externí) mají vztah k okolí podniku (VBÚ, faktura) - jsou to veškeré doklady, kdy účastníkem účetního případu je někdo z okolí účetní jednotky b) vnitřní (interní) mají vztah k účetním případům, které se uskutečnily pouze uvnitř podniku - příjemka či výdejka NÁLEŽITOSTI ÚČETNÍCH DOKLADŮ - aby mohly být průkazným prostředkem o provedených operacích, musí mít podle ZoÚ řadu náležitostí: 1) označení účetního dokladu: musí být označeny způsobem zabezpečujícím vazbu mezi jednotlivými doklady a účetními zápisy v účetních knihách - označování dokladu je v zásadě možné dvojím způsobem: a) v jedné číselné řadě = 1,2,3 n (malý počet dokladů) page 2 / 6

3 b) v několika číselných řadách = b1, b2 - účetní jednotky mají dále povinnost označovat účetní doklady tak, aby bylo zřejmé, že jsou kompletní (nejlépe se ověří postupným číslováním dokladů vzestupnou řadou) 2) obsah účetního případu a označení jeho účastníků 3) peněžní částku nebo údaje o ceně za měrnou jednotku a vyjádřeni množství 4) okamžik vyhotovení účetního dokladu 5) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodné s okamžikem vyhotovení účetního dokladu 6) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho účtování a) osoba odpovědná za účetní případ měla by garantovat věcnou správnost účetního případu (že vše proběhlo tak, jak je dáno na dokladu) b) osoba odpovědná za účtování účetního případu měla by přezkoušet doklad z hlediska formálního a odpovídá za to, že účetní případ je zaúčtován v souladu s účetními předpisy OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ - proces oběhu účetního dokladu od jeho vystavení nebo obdržení až po archivaci neprobíhá ve všech účetních jednotkách stejně záleží zejména na organizačním uspořádání účetní jednotky - ve větších podnicích je stanovení pravidel oběhu účetních dokladů nutné -> v takovém případě se vytváří vnitropodniková směrnice, která spočívá v zajištění plynulého pohybu dokladů v rámci účetní jednotky od okamžiku vyhotovení nebo přijetí dokladu, přes jejich ověření, zaúčtování až po archivaci - postup oběhu dokladů: 1) přezkoušení správnosti - jedná se o kontrolu dokladů z hlediska věcné (obsahové) a formální stránky a) věcná stránka: ta se týká prověřením správnosti údajů na účetním dokladu a přípustnosti účetního případu, kterého se účetní doklad týká (kontrola, zda faktura za nákup zboží odpovídá skutečně dodanému množství, druhu a jakosti, zda byly účtovány smluvené ceny) - součástí je i také početní kontrola, která má ověřit správnost výpočtů, které jsou v účetním dokladu provedeny b) formální stránka: zaměřuje se na úplnosti náležitostí účetního dokladu c) účetní stránka: vyčíslení a přepočítání cen 2) příprava k zaúčtování a) třídění dokladů: jedná se o rozdělení dokladů podle stanoveného hlediska, zpravidla podle druhu (bankovní výpisy, faktury došlé a vystavené) b) označování dokladů: přidělení určitého číselného nebo abecedně číselného označení c) evidence: zápis dokladů do pomocných účetních knih d) určení účtovacího předpisu: představuje stanovení účtů a jejich stran, na kterých bude doklad zaúčtován včetně uvedení peněžních částek e) zaúčtování dokladů: účetní zápisy v účetních knihách, poznámka o zaúčtování datum a podpis page 3 / 6

4 f) úschovna dokladů: založení do pořadačů šanonů - účetní doklady jsou důležitým průkazným materiálem, a proto musí být pečlivě uschovány, aby je bylo možno použít při kontrole a nebo při objasnění později vzniklých nesrovnalostí - podnikatel je povinen uschovat veškeré účetní písemnosti po dobu minimálně 5 let - po uplynutí doby dochází k vyřazení účetních dokladů skartaci DAŇOVÉ DOKLADY - v souvislosti s DPH se vyhotovují daňové doklady - má zákonem o DPH předepsané náležitosti, které jsou obsahově širší než vyžadované náležitosti účetních dokladů charakteristika: jedná se o vznik daňové povinnosti v určitém čase a výši - vznik daňové povinnosti je signálem pro vystavení daňového dokladu s následnou povinností odvést daň FÚ - odběratel (plátce daně), v jehož prospěch se uskutečňuje zdanitelné plnění, může uplatnit nárok na odpočet daně pouze na základě daňového dokladu druhy: plátce DPH má povinnost vystavit daňový doklad nejpozději do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění nebo do 15 dnů ode dne přijetí platby (zálohy) - daňové doklady mají různé formy, nejčastěji se setkáváme s: a) daňový doklad faktura, která musí obsahovat tyto náležitosti: - přesné označení kupujícího a prodávajícího (včetně DIČ - evidenční číslo dokladu - datum vystavení dokladu - datum uskutečnění zdanitelného plnění nebo datum přijetí platby - jednotková cena bez daně - rozsah a předmět zdanitelného plnění (zda zboží nebo služby) - údaje rozhodné pro stanovení daně b) zjednodušený daňový doklad - nemusí obsahovat některé náležitosti (údaje o kupujícím, jednotkovou cenu bez daně, základ daně a výši daně) - obsahuje pouze celkovou částku (cenu včetně daně) a sazbu daně - daň si příjemce vypočítá z ceny včetně daně prostřednictvím přepočítacího koeficientu - vystavit pouze, když je cena za zdanitelné plně menší než Kč (včetně DPH) c) ostatní daňové doklady doklad o použití, splátkový kalendář, souhrnný daňový doklad d) opravný daňový doklad jedná se o opravu základu daně a výše daně (třeba z důvodu zrušení nebo vrácení zdanitelného plnění - obsahuje: náležitosti odpovídající původnímu dokladu, důvod opravy, rozdíl mezi opraveným a původním základem daně, rozdíl mezi původní a opravenou částkou page 4 / 6

5 ÚČETNÍ ZÁPISY V ÚČETNÍCH KNIHÁCH - účetní případy se zaznamenávají účetními zápisy do účetních knih - v podvojném účetnictví se účtuje: a) v deníku, v němž se účetní zápisy uspořádají z hlediska časového (chronologicky) b) v hlavní knize, v níž se účetní zápisy uspořádají z hlediska věcného (systematicky) c) v knihách analytické evidence, v nichž podrobně rozvádějí účetní zápisy a) deník - schopnost prokázat úplnost účetnictví účetní jednotky obsahuje všechny účetní případy týkající se účetního období b) hlavní kniha - zahrnuje soubor všech syntetických účtů, které účetní jednotka používá - získávají se z ni nejdůležitější informace o stavu a pohybu jednotlivých složek aktiv, pasiv, N a V - musí obsahovat mimo jiné: zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha souhrnné obraty strany MD a D účtů, nejvýše za kalendářní měsíc zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka - součástí jsou také podrozvahové účty, na kterých se účtuje zejména o majetku, který účetní jednotka používá, ale nevlastní c) knihy analytické evidence - zaznamenávají se zde různé oblasti účetnictví, v praxi se můžeme setkat s těmito: inventární kniha karty dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku kniha zásob skladní karty pokladní kniha kniha pohledávek a závazků evidence daně z přidané hodnoty formy účetních knih: - může být různá, a to v závislosti na tom, zda se jedná o ruční nebo počítačové zpracování - při ručním lze použít: vázané knihy volné listy - při počítačových sestavách: účetní knihy na volných listech page 5 / 6

6 Powered by TCPDF ( Studijni-svet.cz Účetní dokumentace a účetní doklady - účetnictví OPRAVY ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ - nesmějí hlavně vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesrozumitelnosti, nesprávnosti a nepřehlednosti účta - účetní jednotka je povinna provést opravy bez zbytečného odkladu, a to tak, aby bylo možno určit: a) osobu odpovědnou za provedení opravy b) okamžik provedení opravy c) obsah účetního záznamu (před opravou i po opravě) - chybný údaj je možné přeškrtnout tenkou čárou, aby původní zápis zůstal čitelný, a do volného místa napsat údaj správný, dále se připojí datum opravy a podpis osoby, která opravu provedla - nesmí se přepisovat, mazat a přelepovat VYHOTOVENÍ ÚČETNÍCH DOKLADŮ - mají se vyhotovovat bez zbytečných odkladů, tedy ihned po zjištění skutečnosti, které se jimi ověřují - údaje musí být zapsány prostředkem zaručujícím trvalost zápisu, aby zůstalo vše čitelné po určitou dobu page 6 / 6