Korespondence a spisové značky. Organizační opatření

Transkript

1 STRANA: 1 z 6 Organizační opatření 1. je závazná pro zaměstnance školy. 2. Kontrolou plnění této směrnice pověřuji asistentku ředitelky školy. 3. nabývá platnosti dnem podpisu a účinnosti dnem Pořadové číslo dopisu (Čj.), uvedené ve spisové značce, přiděluje asistentka ředitele školy. ZPRACOVAL: PODPIS: SCHVÁLIL: PODPIS: VYDAL: DATUM: Dana Mrázková PaedDr. Soňa Valušková ESOZ Asistentka ředitelky Ředitelka školy DATUM: DATUM: ORIGINÁL ULOŢEN: Sekretariát ředitelky KONTROLOVAL: PODPIS: UVOLNIL DO SYSTÉMU: PODPIS: ZRUŠENO DNE: Vlastimil Kocourek Představitel managementu pro kvalitu DATUM: DATUM: NAHRAZENO: Upozornění: Tento výtisk podléhá změnovému řízení a je určen výhradně pro interní potřebu organizace. Dokument je duševním vlastnictvím organizace. Jeho rozmnožování a předávání jiným organizacím není dovoleno bez souhlasu ředitelky školy.

2 STRANA: 2 z 6 Zavedení povinnosti pouţívat při korespondenci školy oficiální vzory dopisů, spisové značky a při stylizaci, psaní a úpravě dopisů vycházet z platné ČSN ISO , zákona č. 499/2004 Sb o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, jak vyplývá ze změn provedených zákonem č. 413/2005 Sb., zákonem č. 444/2005 Sb., zákonem č. 112/2006 Sb., zákonem č. 181/2007 Sb., zákonem 296/2007 Sb., zákonem č. 300/2008 a zákonem č. 190/2009 Sb., a návazných vyhláškách č. 191/2009 a 192/2009 o podrobnostech výkonu spisové sluţby. I. Spisová sluţba Zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. II. Úřední dopis Organizační úseky školy pouţívají pro písemný styk pouze uvedené vzory dopisů, které jsou opatřeny logem školy a certifikační značkou kvality managementu (vzor v barevném nebo černobílém provedení). Vzor dopisu obsahuje další náleţitosti dle této směrnice. Vzory dopisů - viz formulář č. 8-PP01c-001(barva); 8-PP01b-001(čb) III. Náleţitosti, styl a úprava dopisu 1. Záhlaví obsahuje - logo, platný název organizace, právní forma, popř. adresní údaje (nahoře nalevo), adresní rámeček (pole napravo). 2. Zápatí obsahuje další doplňující údaje - bankovní spojení, důleţitá telefonní čísla, fax, IČ, DIČ (spodním okraji papíru). 3. Odvolací údaje - sloupec v levé polovině adresového pole. Slouţí k bliţší identifikaci písemnosti (vaše značka, naše značka, vyřizuje, , datum). Jedná se o údaje zarovnaně vlevo ve sloupci, velká písmena na začátku slov. 4. Vaše značka - údaj, který vyplňuje pisatel pouze při odpovědi. Opisuje se z došlého dokumentu. 5. Naše značka ve tvaru 1111/07 ESOZ-Mra-Sek a) Vysvětlení: - pořadové číslo (Čj.) dopisu od začátku roku+lomítko+poslední dvojčíslí roku+spojovník+zkratka identifikující naši školu+spojovník+zkratka vyřizujícího (první 3 písmena příjmení)+spojovník+zkratka útvaru, - Čj. přiděluje sekretariát ředitele školy dle evidence, - Zkratka vyřizujícího: tři první písmena příjmení (Valušková Val, Tomanová Tom, Mrázková Mra).

3 STRANA: 3 z 6 b) Zkratky úseků: - Ř ředitelka - Sek sekretariát - ZŘŠ zástupce ředitelky školy (zástupce statutární orgánu) - ZŘTV zástupce ředitelky pro teoretické vyučování - ZŘPV zástupce ředitelky pro praktické vyučování - ZŘOV zástupce ředitelky pro odborné vyučování - VUOV vedoucí učitel odborného výcviku - Ek ekonomicko-správní úsek - PT provozně-technický úsek - OV odborný výcvik, praktické vyučování - TV teoretické vyučování - DM domov mládeţe - ŠJ školní jídelna - VP výchovný poradce - KP kariérový poradce - MP metodický poradce 6. Vyřizuje: jméno a příjmení osoby, která záleţitost vyřizuje ová adresa vyřizující osoby nebo oficiální ová adresa školy info@esoz.cz 8. Telefon, telefax: spojové číslo rozdělit s mezerami (nebo např. tel čísla Prahy) vzor: ( Praha ). 9. Datum: srozumitelnější forma je s vypsaným měsícem (01. října 2007 nebo ); den se píše v dvojkové soustavě (nepíše se v Chomutově místo vzniku je jiţ obsaţeno v adrese). IV. Adresa adresáta 1. Údaje o příjemci: a) fyzická osoba - oslovení, jméno, příjmení, vysokoškolský titul hodnost, vědecký titul (csc.), někdy uvádíme zpřesňující údaje ml., starší, b) právnická osoba - přesný název organizace, právní norma, vţdy zpřesňující údaj. 2. Místní údaje stejné pro fyzickou i práv osobu: ulice, číslo popisné popř. orientační, místo, PSČ. V některých případech se do místních údajů uvádí místo dodací pošty. Dále v některých případech dochází k tzv. zužování místních údajů /P. O. BOX 35, Praha 5, VÚ 5115 Rokycany vojenský útvar/. 3. Pro psaní adres platí: a) všechny údaje v adrese jsou uváděny vţdy v prvním pádě (nepoužívají se zastaralé výrazy k rukám, do rukou, bydlí u, tyto formulace nahrazuje latinské slovo via + jméno v 1. pádě, b) v adrese neškrtáme, nepřepisujeme, nevpisujeme, c) pouţíváme pouze spisovnou češtinu a slova citově neutrální,

4 STRANA: 4 z 6 d) při psaní pouţíváme barvu černou případně modrou, e) v adrese u doporučeného dopisu nesmí být ţádný údaj podtrţen, f) adresu umisťujeme pouze na místo k tomu určené, g) v adrese nepouţívat zkratky např. MŠMT, ale zkrátit název Min. školství, mlád. a těl., h) adresa má mít maximálně 4-6 řádků, i) směrovací číslo píšeme před městem určení ve formátu 3+2 vzor: , j) výrazně lze psát pouze město doručení (např. CHOMUTOV, PRAHA, ), k) pokud pouţíváme zkratky, měly by být vţdy stejné v jednom dopise. V. Administrativní styl dopisu 1. Všechny obchodní a úřední písemnosti musí být zpracovány podle zásad administrativního stylu. Jedná se o dodrţování určitých zásad při výběru slov, sousloví a vět. 2. Individuálně psané obchodní a úřední písemnosti slouţí k jednomu konkrétnímu účelu a jsou určeny jednomu konkrétnímu adresátovi (např. faktura). 3. Tiskopisy slouţí více uţivatelům k jednomu účelu (např. sloţenky, poukázky). 4. Rozmnoţené písemnosti vycházejí z určitého vzoru a tento kopírují. Jsou určeny neomezenému počtu uţivatelů. Ve většině případů se jedná o předtisky. 5. Písemnosti vnější externí jsou určeny ke komunikaci s vnějším obchodním nebo úředním partnerem a většinou jsou určeny k zveřejnění. 6. Písemnosti vnitřní interní jsou pouze pro vnitřní potřebu organizace a jejich zaměstnanců a nejsou určeny k zveřejnění. VI. 5 znaků administrativního stylu 1. Vţdy pouţíváme pouze slova spisovné češtiny. 2. Pouţíváme pouze slova citově neutrální. 3. Pouţíváme-li v textu odborné názvy, termíny a cizí slova platí zásada, kdy všechna pouţitá slova musí pisatel sám dobře znát po stránce obsahové i pravopisné. Při výběru a uţití musí pisatel přihlíţet k předpokládané úrovni adresáta a podle toho slova vybírat a volit (věk, vzdělání, odbornost, zájmy a záliby). Jestliţe nemůţe pisatel pouţít cizí slova a termíny, snaţí se o český přepis nebo slovo blíţe vysvětlit v textu. 4. Pouţíváme kratší věty a větná spojení. Tím dosáhneme srozumitelnosti jak pro adresáta, tak i pisatele. 5. V textu pouţíváme ustálená slovní spojení frázování. Tato slovní spojení se pro svou neobvyklost v běţném ţivotě neuţívají, ale v administrativní praxi jiţ zdomácněla a jejich uţití urychluje a zjednodušuje napsání písemností. VII. Nadpis název dopisu 1. Stručné naznačení obsahu písemnosti (objednávka, reklamace ) Údaj VĚC jiţ neuvádět! 2. Název dopisu lze napsat výrazně podtrţené, tučně.

5 STRANA: 5 z 6 3. Při odpovědi na došlý dopis nebo ţádost vţdy zopakujeme název původního dopisu + za pomlčku připíšeme slovo - vyřízení (př.: Ţádost o podání informací. Při odpovědi: Ţádost o podání informací vyřízení). VIII. Oslovení 1. Oslovení adresáta dopisu je povinné. 2. V oslovení jiţ nepíšeme jméno, akademický titul nebo hodnost (toto je jiţ obsaţeno v adrese). Stačí oslovení Váţená paní (pane). 3. Nikdy nespojujeme tituly a jména v oslovení, např. typu Váţená paní inţenýrko Nováková, 4. Oslovení zakončíme čárkou a pokračujeme malým písmenem (mezi oslovením a textem dopisu vynecháváme 1-2 řádky). IX. Článek 1. Dopisy lze psát se zarovnáním do bloku i do odstavců. 2. Úřední dopisy zarovnáváme do bloku (mezi bloky pouţíváme ½ - 1 řádkování), se zarovnanými okraji textu. 3. Při psaní dopisu v blokovém zarovnání je potřeba dávat pozor na samostatné slabikové předloţky na koncích řádků. 4. Při psaní dopisu musí být zvýrazněného a vyznačeného písma výrazně méně a lze pouţít maximálně 4 druhy písma v jednom dopise. 5. Kaţdá informace v dopise se opakuje pouze 1x (název organizace, tituly a hodnosti,.). 6. Minimální přípustná délka dopisu je 1 věta, která musí obsahovat sloveso + oslovení a rozloučení. Také zbytečně dlouhé, několikastránkové dopisy, ztrácí svůj význam z hlediska přehlednosti a účelnosti. X. Rozloučení případně poděkování Rozloučení na konci dopisu, případně poděkování je povinné a nikdy ho neukončujeme čárkou. XI. Podepisování a otisk razítka 1. Kaţdá úřední nebo obchodní písemnost musí být opatřena vlastnoručním podpisem odpovědného zaměstnance a otiskem úředního razítka. 2. Kulatá razítka školy se státním znakem otiskneme vţdy na písemnosti trvalého celorepublikového charakteru (všechny typy vysvědčení, rozhodnutí, usnesení apod.). Razítko umístíme nejméně tři řádky pod text a na střed listu nebo na značku L.S. Podpisy umístíme ve vodorovné ose. 3. Razítka školy jiný tvarů otiskneme na písemnosti běţné denní korespondence. Razítko umístíme pod text vpravo a podpisy pod razítko.

6 STRANA: 6 z 6 4. Pro otisk razítka a podepisování platí tyto zásady: a) podpis nesmí zasahovat do razítka nebo ho překrývat, b) pouţíváme pouze barvy modrá a černá, c) zásadně nepouţíváme zvýrazňovače, d) podepisuje-li se více osob, podpisy řadíme podle důleţitosti funkce od nejvyššího k nejniţšímu. V případě dvou podpisů je ten důleţitější umístěn vlevo, pokud dokument podepisují více neţ 2 osoby je vhodnější umístění podpisů podle důleţitosti pod sebe. Funkci a jméno můţeme vypsat strojopisně a vlastnoruční podpis pak umístíme nad strojopis.